ZHVILLIMI I AFTSIVE T OJF-VE

Menaxhimi i projektit

QENDRA RAJONALE E MJEDISIT pr Evropn Qendrore dhe Lindore

ZHVILLIMI I AFTSIVE T OJF-VE

Menaxhimi i projektit

Shkruar nga ERMIRA LUBANI Redaktuar nga ILDIKO SIMON dhe CERASELA STANCU

QENDRA RAJONALE E MJEDISIT pr Evropn Qendrore dhe Lindore

sht REC
Qendra Rajonale e Mjedisit pr Europn Qendrore dhe Lindore (REC), sht nj organizat e pavarur, jofitimprurse, ndrkombtare, q punon pr prmirsimin e mjedisit n Europn Qendrore dhe Lindore. Misioni i REC sht mbshtetja pr zgjidhjen e problemeve mjedisore n Europn Qendrore dhe Lindore duke nxitur bashkpunimin midis organizatave jofitimprurse, qeverive, biznesit dhe grupimeve t ndryshme t interesuara pr mjedisin, duke mbshtetur shkmbimin e lir t informacionit dhe duke nxitur pjesmarrjen publike n procesin e vendim-marrjes pr shtjet e mjedisit. REC si organizat u krijua n 1990, nga Hungaria, Shtetet e Bashkuara t Ameriks dhe Komisioni Europian. Sot jan 27 vende, qeverit e t cilave kan nnshkruar statutin e REC. REC ka zyrn e tij qendrore n Hungari dhe sht i shtrir n t gjith Europn Qendrore dhe Lindore n 15 zyra shtetesh dhe zyrat n Kosov e Banja Luka (Bosnje-Hercegovin). Donator t REC jan Komisioni Europian dhe qeverit e shteteve t Shqipris, Belgjiks, Bosnje dhe Hercegovins, Bullgaris, Kanadas, Republiks eke, Danimarks, Estonis, Finlands, Francs, Gjermanis, Italis, Japonis, Lituanis, Letonis, Hollands, Polonis, Sllovenis, Suedis, Zvicrs, Britanis s Madhe, Shteteve t Bashkuara t Ameriks dhe Srbia dhe Mali i Zi, si dhe struktura t tjera ndrqeveritare dhe institucione private. E tr prmbajtja e ktij publikimi sht e mbrojtur me t drejtn e autorit 2002 Qendra Rajonale e Mjedisit pr Evropn Qendrore dhe Lindore asnj pjes e ktij publikimi nuk lejohet t shitet n asnj form ose t riprodhohet pa lejen paraprake t mbajtsit t s drejts s autorit. ISBN: 963 9424 64 1 Botuar nga: Qendra Rajonale e Mjedisit pr Evropn Qendrore dhe Lindore Ady Endre ut 9-11 , 2000 Szentendre, Hungary Tel: (36-26) 504-000, Faks: (36-26) 311-294 E-mail: info@rec.org eb site: www.rec.org Redaktimi: Steven Graning Faqosja Sylvia Magyar dhe Laszlo Falvay, Ilustrimi: Laszlo Falvay Prkthimi: Mimoza Gjika Redaktimi: Mihallaq Qirjo dhe Alken Myftiu T gjitha botimet e REC jan shtypur n letr t ricikluar ose n letr t prodhuar pa prdorimin e klorit ose t substancave me baz klori.

PRMBAJTJA

Material teorik rreth shtjes

Prshkrim i prgjithshm Trajnimi i menaxherve t projekteve

5
7 10

Mjete Trajnimi
Mjeti 1: Mbledhsi i antikuarve Mjeti 2: Udhzime t paqarta Mjeti 3: Robott

23
25 27 28

Shembull i Programit t Takimit

29

MENAXHIMI I PROJEKTIT

MENAXHIMI I PROJEKTIT

Material teorik rreth shtjes

MENAXHIMI I PROJEKTIT

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Prshkrim i prgjithshm
Hyrje
Menaxhimi i nj projekti mund t duket si nj detyr e paprballueshme, e cila krkon shum prvoj, njohuri dhe praktik pune. Shpesh kjo detyr mund t duket e vshtir pr tu kuptuar ndjekur dhe plotsuar me sukses. N jetn e prditshme, n nj mnyr apo n nj tjetr, do njeri sht, gjat gjith kohs, menaxher projektesh. Disa shembuj t ktyre projekteve t ndrlikuara t jets s prditshme jan: Blerja e gjrave t ndryshme Pastrimi i shtpis Organizimi i nj ndeshjeje futbolli Prgatitja pr nj provim Planifikimi i pushimeve, si dhe Mbajtja e vetes dhe familjes me rrogn mujore Kur i sheh me kujdes aktivitetet e msiprme, kupton se ata jan t gjith projekte ku secili ka nga nj menaxher t tij, i quajtur menaxher projekti. Tek t gjith kto aktivitete vrehen elemente t njjt me detyrat e zakonshme q duhen kryer pr t realizuar aktivitetin e planifikuar.

far sht nj projekt?

Nj projekt sht: prpjekje e orientuar drejt rezultateve praktike dhe konkrete veprim i prqndruar n zgjidhjen e problemeve apo shtjeve relativisht t ndrlikuara. veprim me objektiva t qarta dhe rezultate t pritshme veprim i kryer gjat nj kohe t caktuar, me burime t kufizuara financiare, teknike dhe njerzore veprim i planifikuar paraprakisht dhe i vlersuar n fund t tij. A i prmbajn aktivitetet e msiprme kto elemente? Elementve t msiprm mund tiu shtohet fakti se projekti sht nj mundsi q ndodh vetm nj her, pra nuk sht nj prpjekje q prsritet her pas here. Gjithashtu, nj projekt sht shkronja P m e vogl q qndron n fund t vargut: PPP. Shkronja P q ndodhet n mes nnkupton Program, pra nj plan m i madh, m i shtrir n koh dhe m pak i drejtuar nga objektivat afatshkurtra. Shkronja P m e madhe q qndron e para n kt varg, nnkupton Politikat e caktuara sektoriale ose t organizats, q prgjithsisht jan drejtimet kryesore t prgjithshme ku do t ecet dhe q prvijojn kuadrin e veprimeve tona n t ardhmen.

far sht menaxhimi?

Disa nga prgjigjet m n mod pr kt pyetje jan: Man-age-ment (nga anglishtja menaxhim) 1) Veprimi, mnyra apo prvoja pr menaxhimin, vzhgimin ose kontrollin. -2) Personi apo njerzit q administrojn dhe drejtojn nj biznes t ngritur, nj organizat apo institucion (Burimi: American Heritage Dictionary)

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Prpjekja pr t planifikuar, organizuar dhe mobilizuar njerzit dhe burimet pr nj qllim t caktuar. Procesi i ndrmarr prej dikujt apo disa individve pr koordinimin e veprimeve t t tjerve, me qllim arritjen e rezultateve t prcaktuara, t cilat nuk mund t arrihen prej nj personi t vetm. Menaxhimi nuk sht vese nj mjet relativisht i thjesht q na ndihmon pr t krijuar faktort ndihms pr t patur sukses n veprimet tona.

far sht menaxhimi i projektit?

Prgjigjja e sakt do t ishte kombinimi i t dy koncepteve: projekti prcakton kuadrin pr objektivat e vendosura, rezultatet e pritshme dhe burimet e nevojshme njerzore, financiare, etj. Menaxhimi prmbledh arritjen e objektivave, ndjekjen e ecuris s puns gjat fazave t ndryshme t saj, dhe organizimin s bashku me ndarjen e detyrave.
FIGURA 1

Projekti pr pastrimin e shtpis

ELEMENTT E PRKUFIZIMIT prpjekje e orientuar drejt rezultateve praktike dhe konkrete veprim i prqndruar n zgjidhjen e problemeve apo shtjeve relativisht t ndrlikuara. veprim me objektiva t qarta dhe rezultate t pritshme veprim i kryer gjat nj kohe t caktuar, me burime kufizuara financiare, teknike dhe njerzore PROVA: Po, shum praktik dhe pr shumicn ton sht nj prpjekje e madhe. N rastin e dhoms s fmijve prbn nj shtje shum t komplikuar. Po, shtpia duhet pastruar. Po, asnjri nuk dshiron t humbas or t tra duke pastruar shtpin, nj fshes me korent sht nj ndihm teknike, ndrsa nj person shtes do t ndihmonte pr ta mbaruar m shpejt. Po, pastrimi rrall ndodh t jet i rastsishm dhe t kryhet pa rn n sy. h, do t dshironim t ishte kshtu, por edhe pastrimi i do dhome mund t shihet i ndryshm nga ai i herve t shkuara, p.sh. pastrimi i tre muajve m par. Si bhet pastrimi? Sa shpesh? far nnkupton pastrimi i shtpis n vetvete? Kto pyetje i takojn nivelit t programit. Mnyra e jetess kushtzon nivelin e politikave kuadrin e programeve dhe t projekteve. Pastrimi i shtpis sht nj shembull shum i mir pr t treguar se si arrihet qllimi i caktuar.

veprim i planifikuar paraprakisht dhe i vlersuar n fund t tij nj mundsi q ndodh vetm nj her, pra sht nj prpjekje q nuk prsritet her pas here

3 PPP projekti sht pjes e nj programi, programet jan pjes e nj politike

nj mjet apo nj qllim?

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Prse menaxhimi sht i rndsishm? Duhet t prmendim se asgj nuk bhet pr hir t faktit se duhet br. Ne kemi nj synim t prgjithshm, nj politik t caktuar (mnyrn e jetess, mnyrn e trajtimit t shtjeve t caktuara, qllime afatgjata, etj), disa programe dhe shum projekte. Menaxhimi i projektit sht vetm nj mjet, nj list metodash dhe teknikash, t cilat na ndihmojn t arrijm qllimin dhe objektivat tona. Figura 1 paraqet shembullin e pastrimit t shtpis pr t par sa prputhet ky veprim me prkufizimin e projektit. Pasi treguam se menaxhimi i projektit nuk sht ndonj gj aq e madhe, dhe se do kush mund ta bj at, shtrojm pyetjen: Prse duhet t msojm pr t? Prgjigjet e ksaj pyetjeje vijojn m posht duke prdorur shembujt e dhn m par: dokush mund t luaj futboll, por t luash n skuadr dhe t shnosh gola krkon praktik, taktik dhe drejtim t mir. Pastrimi i shtpis nuk sht nj gj aq e leht ky veprimin sht dika m shum sesa fshi ktu e atje. Blerja e sendeve t nevojshme mund t jet edhe humbje kohe kur harxhojm shum para pr gjra t panevojshme dhe t jetuarit me rrogn mujore prbn nj art m vete. Sigurisht q ky manual nuk i drejtohet shitsve dhe pastrueseve t shtpive, por menaxherve t projekteve t organizatave jofitimprurse mjedisore (OJF). Meq koncepti i menaxhimit t projektit nuk sht nj koncept i ri, dshirojm t theksojm disa prej aspekteve praktike dhe t japim disa metoda dhe mjete q lehtsojn punn e menaxherve t projekteve.

Objektivi i ktij udhzuesi

Ky udhzues jep t dhna dhe veprimtari t mundshme pr t ndihmuar nj trajner q t: njoh konceptin e menaxhimit t projekteve prmirsoj aftsit e pjesmarrsve pr t planifikuar, zbatuar dhe vlersuar projektet ndihmoj, duke dhn prvojn e tij, n zhvillimin e strategjive, przgjedh mekanizma dhe fitoj aftsit e krkuara pr zbatimin me efektivitet t projekteve jap aftsit teknike t nevojshme pr t planifikuar drejt.

Aftsi pr tu zhvilluar
Pas prfundimit t suksesshm t aktivitetit t trajnimit t bazuar n kt udhzues, pjesmarrsit do t jen n gjendje t ndrmarrim dhe kryejn analiza t kujdesshme t nevojave t mjedisit, ndikimit t projekteve t mundshme dhe njohjen e kapaciteteve t organizats s tyre. Ata do t msojn disa mnyra se si mund t rrisin efektivitetin dhe rendimentin menaxherial t tyre.

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Prmbajtja
Ky udhzues sht ndrtuar pr t paraqitur disa nivele t analizs, planifikimit, zbatimit, vlersimit dhe raportimit. Ai prmban prkufizime, shpjegime t detajuara dhe veprimtari t menduara pr t paraqitur dhe prforcuar konceptet dhe aspektet praktike te menaxhimit t projekteve mjedisore.

Dhnia e trajnimit
Ky udhzues duhet prdorur i kombinuar me veprimtarit e prshkruara n Mjetet e trajnimit. Pjesa m e madhe e prmbajtjes s udhzuesit sht prgatitur n mnyr t till q t prdoret si material pune ose material pr studim t pavarur gjat seksioneve t trajnimit. Trajneri mund t bj ndryshime dhe prshtatje t mundshme sipas kushteve specifike dhe kohs n dispozicion pr aktivitetin e trajnimit.

10

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Trajnimi i menaxherve t projekteve

Menaxhimi i projektit
Cikli i projektit
N kt pjes do t theksojm fazat m t rndsishme t ciklit t projektit nga ajo e planifikimit deri tek vlersimi prfundimtar. Krijimi i ciklit t projektit sht nj aftsi shum e rndsishme. Shumica e organizatave t shoqris civile punojn n mnyr t vazhdueshme dhe jetojn n saj t projekteve t zhvilluara paralelisht, ndjekin njri-tjetrin apo mbivendosen. Idet pr nj projekt t ri mund t lindin n momentin kur nj projekt sht duke u mbyllur duke br q nj projekt t ndiqet prej nj tjetri. Cikli i projektit vendos linjat kryesore t do projekti duke shmangur lnien jasht t elementve t ndryshm t tij. Pjest prbrse t ciklit t projektit gjenden n kutin anash faqes.

Fazat e ciklit t projektit

Analiza e nevojave Qllimi dhe objektivat Strategjia dhe metodika Plani i aktiviteteve Zbatimi Vlersimi Vazhdimsia

Analiza e nevojave
do projekt fillon me nj ide. Prpara hedhjes s hapit tjetr drejt zhvillimit t projektit, menaxheri i tij dhe grupi i puns duhet t mendojn dhe kryejn nj vlersim t gjendjes. Pr kt sht i rndsishm vlersimi i dy elementve kryesor: nevojat dhe mjedisi. Vlersimi i nevojave mbshtetet n parimin se projekti nuk sht t bjm dika se duhet br, por veprimtari pr t arritur nj qllim t caktuar. Figura 2 paraqet elementet e vlersimit t nevojave sipas nj kuadri t prgjithshm social. sht e rndsishme t kujtojm se ka dy lloje projektesh: Reaktive: q krkojn t zgjidhin nj problem ekzistues dhe

Proaktive: q krkojn t ndryshojn gjendjen pr t shmangur probleme n t ardhmen

FIGURA 2

Analiza e nevojave prfshin

Analiza e nevojave prfshin

Analizn sociale

Gjendjen e grupeve t synuara

Analizn politike

Analizn e problemit

Kushtet ekonomike

GJENDJA E PRGJITHSHME SOCIALE

MENAXHIMI I PROJEKTIT

11

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

N kt faz u duhet dhn prgjigje pyetjeve t mposhtme: Cilt jan antart e grupit t synuar apo prfituesit? A ka nevoj pr kt projekt? A prmban projekti nevojat e vrteta t komunitetit? A e pranon komuniteti problemin n fjal? A e mirpret komuniteti kt projekt? Cila sht zgjidhja e problemit sipas tyre? Cilat jan mundsit pr kt projekt? far t rejash sjell ky projekt? far do t ndryshoj zbatimi i ktij projekti? Kjo analiz e nevojave do t jet nj prballje e mir me idet tona: ose do ti forcoj ato, ose do t na detyroj t rishikojm edhe nj her logjikn e ngjarjeve. Vlersimi i kushteve dhe mjedisit rrethues ndihmon t shohim nivelet e ndryshme t problemit n mjedisin rrethues, t cilat kan ndikim n menaxhimin dhe suksesin e projektit. Ka tre nivele t vlersimit t kushteve dhe mjedisit rrethues: n nivelin e organizats, mikromjedisit dhe makromjedisit. Organizata jon: A i kemi kapacitetet e duhura dhe dshirn? Burimet njerzore, financiare dhe teknike Vendimmarrja (kush? dhe si?) Kultura e puns n organizat Projekte t tjera Strategjia, prputhshmria me misionin e organizats Mikromjedisi: A sht i gatshm komuniteti rreth nesh t prfshihet drejtprsdrejti n projekt? Burimet (dhurues t mundshm ose klient) Kontaktet Mjedisi social dhe kulturor Informacioni

Objektivat duhet t jen SMART

Specifike (T) Matshme (T) Arritshme (T) Realiste t - T prcaktuara n koh

Makromjedisi: Cilat jan shtjet e nj niveli m t lart q duhen marr n konsiderat? Sociale Politike Ekonomike Ligjore

Planifikimi i projektit
Prcaktimi i qllimit
Nga analiza e nevojave kuptojm prse projekti sht i rndsishm. Tani sht momenti t prcaktojm: Kujt i shrben projekti?; far do t arrij projekti?; dhe Prse duhet ai?. Shkurtimisht mund t themi se: Cili sht qllimi i projektit?

12

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Qllimi sht nj fraz e prbr prej nj fjalie, i cili prshkruan imazhin e nj t ardhme t mundshme, e cila mund t arrihet nse punohet pr kt gj. Qllimi nuk prmend afatet kohore dhe aktivitetet e projektit. Ai nuk duhet t ndryshoj gjat periudhs s zbatimit t projektit, meqnse ndryshimi i tij mund t sjell ndryshime t konsiderueshme pr t gjith projektin.

Prcaktimi i objektivave
Shpesh projekt-idet ndrtohen n baz t nevojave, mungess s burimeve apo rreth problemeve ekzistuese pa u prqndruar n hollsit e tyre. N fillim t puns son na duhet t fokusohemi n detyrat konkrete prmes copzimit t qllimit n objektiva. Objektivat rrjedhin prej qllimit t projektit, ku do objektiv formulohet n nj fraz me nj fjali. Ata paraqesin qartsisht hapat npr t cilat duhet t kaloj projekti deri n fund t zbatimit t tij. N mnyr q t arrihet do objektiv, duhen renditur aktivitetet e projektit n trajtn e nj serie. Sa m i vogl t jet numri i objektivave t projektit aq m pak e komplikuar sht pema e aktiviteteve t projektit. Nj objektiv SMART (shihni kutin n faqen e mparshme) mund t shndrrohet n aktivitete dhe arritje specifike. Sa m abstrakt t jet nj objektiv, aq m e vshtir do t jet matja e suksesit t puns son. Menaxhert duhet ti diskutojn objektivat e projektit me t gjith grupin e puns, grupet e synuara, partnert dhe bashkpuntort. Objektivat duhet t jen t kuptueshme dhe t pranueshm pr ata q do t punojn pr arritjen e tyre. Nj strategji tregon sesi sht e rndsishme t sqarojm dika rreth treguesve t sukmenaxhimi synon t arrij sesit. Treguesit e suksesit jan mjete t vzhgueshme, empirike dhe objektivat e vendosura objektivisht t matshme q prbjn bazn pr matjen e efektivitetit t puns s kryer dhe vlersuar projektet. Ata jan parametrat e ndryshimit ose t matjes s rezultateve t arritura, q tregojn se deri n far niveli jan prmbushur objektivat e projektit. Treguesit e suksesit ndihmojn n paraqitjen e nj procesi transparent vlersimi pr arritjet e projektit q n fillim t planifikimit t tij. Treguesit e suksesit prcaktohen m leht pr detyrat e matshme nga ana sasiore. Pr shembull, sht e leht t tregohet nse jan drguar apo jo 25 letra n adresa t ndryshme. Detyrat cilsore jan m t vshtira pr tu matur. Kshtu pr shembull sht m e vshtir t vlersohet nse letra sht shkruar n cilsin e duhur. Pr disa nga treguesit e suksesit mund t diskutohet dhe bihet dakort paraprakisht me donatorin dhe grupet e synuara n mnyr q t unifikohet ajo far pritet nga aktivitetet dhe rezultatet e projektit.

Analiza e gjendjes
N kt faz t prgatitjes s projektit, pyetjet m t rndsishme jan rreth strukturs organizative q duhet t ngrihet pr kt projekt dhe madhsis e shtrirjes s saj. Paralelisht me diskutimin rreth pikave t msiprme, kshillohet t bhet gjithashtu edhe nj analiz e e burimeve. Forma m e thjesht sht analiza SWOT, e cila tregon ndikimet pozitive dhe negative t projektit: prshkrim i anve t forta t organizats, anve t dobta, mundsive dhe rreziqeve.

Strategjia dhe metodika

Strategjia prmban hapat kryesor t planit t menaxhimit t vendosura sipas nj rrjedhe logjike me qllim arritjen e objektivit ose objektivave t vendosura. Przgjedhja e ksaj apo asaj strategjie bhet pasi t jet vendosur se cili sht qllimi i projektit. Prcaktimi i strategjis bhet prmes: renditjes s nj numri strategjish t mundshme vlersimit dhe testimit nse grupi i synuar e kupton procesin e sugjeruar.

MENAXHIMI I PROJEKTIT

13

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Metodika sht procesi sipas t cilit grupi i puns trajton objektivat e vendosura. Ajo mund t ket shum forma, por kurdoher duhet t siguroj arritjen e rezultateve t pritshme brenda kohs s planifikuar. Metodika e przgjedhur duhet t reflektoj konceptin e prgjithshm t projektit, si dhe misionin e organizats. Pr shembull, shumica e organizatave mjedisore nuk do t przgjidhnin nj metodik q vret grabitqart natyror pr t ruajtur nj lloj t rrezikuar pr tu zhdukur. Metodikat e puns jan mnyra sesi do t zbatojm aktivitetet e ndryshme pr t arritur objektivat e vendosura ose pr t prmbushur nj hap t projektit. sht shum e rndsishme q njerzit e tjer ose partnert ta kuptojn metodikn dhe strategjin e projektit t dhn.

Vendosja e parametrave dhe afateve kohore (koha, mjetet financiare, burimet)

Si u theksua m sipr, projektet jan t kufizuara n kohzgjatjen e tyre. Sipas mnyrs tradicionale, n llogaritjen e kohzgjatjes s do veprimtarie prfshihen edhe vshtirsit e paparashikuara. Afatet kohore duhen diskutuar dhe rn dakort paraprakisht me grupin e puns s projektit. Menaxhert e zgjuar mbajn gjithmon afate kohore sekrete, duke shpresuar m t mirn, por duke parashikuar m t keqen. Buxheti i projektit paraqet asetet e ngurtsuara dhe shpenzimet e personelit, s bashku shpenzimet e drejtprdrejta pr zbatimin e projektit. Sikundrse n rastin e afateve kohore, duhet t prgatisim rastin pr skenarin m t mir q mund t ndodh me kushtet financiare m ideale, por duhet t prgatitemi edhe pr skenarin m t keq me nj buxhet minimal, por ende t mjaftueshm pr zbatimin e projektit. Prgatitja e buxhetit ndihmon n shkrimin e projektit dhe ndihmon pr afrimin e mbshtetsve t tjer n t ardhmen.

Mnyra e vendimmarrjes, detyrat, rolet, prgjegjsit

Ndonse financimi sht nj pjes e domosdoshme e do projekti, grupi i puns dhe rrjeti i bashkpuntorve jan shum m t rndsishm pr suksesin e prgjithshm t projektit. Prkushtimi, prvoja dhe prpjekjet e tyre jan vendimtare pr fatin e projektit. sht e rndsishme q t diskutohen paraprakisht far pritet dhe cilat jan prgjegjsit e gjithsecilit, sepse pritjet e paprcaktuara mund t shkaktojn keqkuptime serioze, konflikte dhe probleme personale q mund t ngadalsojn ecurin e projektit ose ta ojn deri n dshtim t plot. Kuadri i detyrave, marrveshjet e punsimit dhe metodika pr kontrollin e cilsis nuk jan t rndsishme vetm pr organizatat fitimprurse!
FIGURA 3

Prse nevojitet nj plan?

Planifikimi e lejon nj organizat ti jap form t ardhmes dhe jo ta pranoj at pa kushte Planifikimi sht nj mundsi pr t koordinuar veprimet dhe shkmbyer mendime n nivele t ndryshme t organizats Prmes planifikimit organizata i prkushtohet veprimeve Planifikimi i lejon menaxhert t prqndrohen n detyrat m t rndsishme dhe urgjente. Planifikimi i jep menaxherve pamjen e plot dhe t sakt t projektit Grupi i puns i prfshir n procesin e planifikimit do t punoj duke pasur nj kuptim m t plot dhe m t sakt rreth asaj far po kryen Planifikimi parashikon burimet e nevojshme pr veprimtarit e projektit

14

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Menaxheri i projektit sht i pari mes t barabartve, veanrisht n procesin e dhnies s prgjegjsive dhe ndarjes s detyrave. Gjithmon mbetet e rndsishme t diskutohet sesi duhet ndar informacioni: madje edhe zhvillimet teknologjike si posta elektronike mund t shkaktoj probleme nse nuk jan prcaktuar qart kush?, kur?, far? dhe si?

Planifikimi
Do t ishte joefektive pr nj menaxher t punonte pa nj plan. Figura 3 rendit shum mnyra se si planifikimi efektiv mund t prmirsoj cilsin e projektit. Figura 4 tregon sesi planifikimi mund ti jap prgjigje disa pyetjeve specifike. Menaxhert e kan planifikimin detyr parsore t tyre. N fakt disa menaxher e shohin planifikimin si funksionin e par menaxhues dhe mendojn se organizimi dhe monitorimi jan funksione dytsore. Ndrmjet shum pyetjeve t rndsishme menaxhert duhet tiu prgjigjen dy prej tyre: far duhet kryer? dhe Si? Funksioni planifikues u krkon menaxherve t marrin vendime rreth elementve t rndsishm t projektit t tilla si objektivat, veprimet, burimet dhe procesin e zbatimit. Si e fillon nj menaxher procesin e planifikimit? Shum specialist jan dakort me mendimin se brja e shum pyetjeve grupit t puns mund tu jap zgjidhje menjher shum prej detyrave t menaxherit. Figura 4 prmban nj list t gjat pyetjesh q duhet tu jap prgjigje nj menaxher rreth objektivave t projektit, veprimeve, burimeve dhe procesit t zbatimit.

Zbatimi i projektit
Zbatimi i projektit sht procesi prmes s cilit vihen n jet planet e prgatitura. Duke u kthyer srish n shembullin e pastrimit t shtpis, ku sht procesi i larjes s rrobave, fshirjes s dyshemes dhe marrjes s pluhurave. Sfidat me t cilat prballet menaxhimi i projektit jan: mbajtja parasysh e objektivave t projektit dokumentimi i projektit grumbullimi dhe shprndarja e informacionit koordinimi dhe organizimi respektimi i afateve kohore marrja e vendimeve monitorimi dhe vlersimi mbajtja e kontakteve me partnert dhnia e prgjegjsive krijimi i atmosfers s puns dhe personeli, manaxhimi i burimeve njerzore do gj tjetr q mund t shfaqet ose lind gjat procesit t zbatimit Monitorimi i t gjith ktyre detyrave krkon aftsi dhe prkushtim. Ndonse sipas nj thnieje vetm budallai kontrollon gjrat kur jan n rregull, ndrsa gjeniu parashikon edhe kaosin, e vrteta sht se mbajtja e gjrave nn kontroll krkon shum talent sidomos kur jan t prfshir shum njerz dhe duhet grumbulluar dhe shprndar informacion. N vijim do tju paraqesim disa mjete t dobishme pr t mbajtur gjendjen nn kontroll.

MENAXHIMI I PROJEKTIT

15

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

FIGURA 4

shtje t planifikimit menaxhues

Objektivat

Cilt do t jen objektivat e przgjedhur? Cila sht rndsia e do objektivi n raport me t tjert? Si jan t lidhur objektivat me njri-tjetrin? Kur do t prmbushet secili objektiv? Si do t matet do objektiv? Cili person apo njsi organizative sht prgjegjs pr objektivat?

Veprimet

Cilat jan veprimet m t rndsishme t cilat ndikjn n arritjen e suksesshme t objektivave? Cilat jan informacionet q ka organizata pr secilin veprim?

sht e rndsishme t bni pyetjet e duhura pr do element t planit

Cila sht teknika e duhar pr t parashikuar cilat do t jen veprimit e rndsishme n t ardmem? Cili person apo njsi orgasnizative sht prgjegjs pr veprimet? Burimet far burimesh duhen parashikuar n kt plan? Cila sht varsia e burimeve t ndryshme nga njri-tjetri? far teknikash duhen prdorur pr prgatitjen e buxhetit? Cili person apo njsi organizative sht prgjegjs pr prgatitjen e buxhetit? Processi zbatimit A e ka organizata pushtetin e mjaftueshm pr zbatimin e ktij plani? A ka nevoj pr vendime t politiks s organizats pr zbatimin e ktij plani? Sa t drejta, tolerante, realiste, etike, dhe t shkruara qart jan vendimet e organizats? Cili person apo njsi organizative do t ndikohet nga vendimet e organizats?

16

MENAXHIMI I PROJEKTIT

SUB TITLE: MAIN TITLE

FIGURA 5

Plani logjik sipas grafikut Gantt

Semestri 1
Veprimet Shta Tet

Semestri 2
Nen Dhje

Semestri 3
Jan Shku Mar

Semestri 4
Pri Maj

FAZA E VLERESIMIT T NEVO JAVE Analizimi i t dh nave ekzistuese Hartimi i pyetsorve per prindrit dhe msuesit Shprndarja e pyetsorve Grumbullini dhe analizimi i pyetsorve FAZA STUDIMORE Vzhgim nsh skolla t tjera Vlersimi i programeve t ngjashme FAZA PZANIFIQUESE Takim me prindrit Diskutim me fakultetin Shkrimi i propozimit Miratimi i planit nga komiteti FAZA E ZBATIMIT Takim me dhuruesit Aplikimi pr fonde Punsim personeli Prfehirja e studentve FAZA ANALIZUESE Vzhgimi i t dhnave Testimi i studenteve, prindrve, msuesve Hartimi i raportit Paraqitja e rezultateve prfundimtare drejtuesve t shkolls

P R O J E C T M A NAG E M E N T

17

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Grafiku Gantt
Grafiku Gantt sht krijuar si nj mjet ndihms n menaxhim pr t mbajtur nn kontroll lidhjet e ndrsjellta t aktiviteteve t projektit. Figura 5 dhe 6 paraqesin dy forma t grafikut Gantt. N t dy rastet tregohet: koncepti i grafikut Gantt si mund t paraqiten skematikisht detyrat e ndrlikuara t menaxhimit t projektit se nj menaxher i mir projektesh prgatit grafik Gantt t thjesht pr mos humbur n detajet e teprta. N shum raste, mund t jet e dobishme edhe nj tabel e thjesht si ajo e treguar n figurn 7. Veprimet shpesh jan t varura nga njri-tjetri. Figura 8 paraqet se si mund t prfshihen n tabel edhe afatet kohore t veprimeve t ndryshme. Ky mjet praktik lejon menaxhert t mbajn nn kontroll shum veprimtari q jan t lidhura mes tyre dhe krkojn koh pr tu zbatuar nga grupi i puns s projektit. Kur i njjti person apo grup pune duhet t punoj n dy projekte t ndryshme njkohsisht, menaxheri duhet t vendos se cili prej tyre sht m i rndsishm. N kt grafik mund t vzhgojm: nj plan pune t shtrir n koh afatet kohore kur pritet nj rezultat i caktuar afatet kohore kur duhet dhn apo marr dika (varsit brenda strukturs s projektit) nj renditje t qart t detyrave Ndr t tjera, e rndsishme sht vendosja e nj date t sakt pr fillimin dhe prfundimin e projektit. Prgatisni nj tabel t plot t aktiviteteve dhe afateve kohore pr veten tuaj, edhe sikur publiku t krkoj t shoh vetm pjes t veanta t tij. Prpiquni t mos planifikoni shum aktivitete gjat t njjts periudh kohore, sepse mund t shfaqen probleme pr monitorimin dhe ndarjen e burimeve t projektit. Nj plan pune i mir pune duhet paraqitur dhe specifikuar edhe n termat financiar. Menaxheri duhet t przgjedh at lloj buxheti, i cili i prshtatet m mir nevojave t planifikimit t organizats. Qllimi, objektivat dhe planet e projektit nuk jan pjes t ndara nga procesi i menaxhimit t projektit. Ata jan tepr t ndrvarur dhe t pandar nga njri-tjetri. sht e kuptueshme se objektivat e qart dhe t kuptueshm jan shum t rndsishm pr mbarvajtjen e projektit.

18

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

FIGURA 6

Planifkimi i zhvillimit t projektit

Semestri 1
Hapat e projektit Vlersimi i nevojave t tregut Prpunimi i ides rreth produktit Fillimi i ciklit te zbatimit Prodhimi Vlersimi i testimeve me prdoruesit Nxjerrja e versionit alfa Faza 1: vlersimi i standartit t cilesis Korrigjimi i problemeve t alfa Nxjerrja e versionit beta Faza 2: vlersimi i standartit t cilesis Korrigjimi i problemeve t beta Prgatitja e etikatave t kutive dhe CD ve Fillimi i fushats s avancuar t marketingut Prgatitja e produktit Testimi prfundimtar i standardit t cksis Nxjerrja e versionit prfundimtar Prodhimi dhe paketimi Pik kritike 1 Pik kritike 2 Pik kritike 3 Jan Shk Mar

Semestri 2
Pri Maj Qer

Semestri 3
Kor Gus Sht

Semestri 4
Tet Nen Dhj

MENAXHIMI I PROJEKTIT

19

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

FIGURA 7

Tabela e monitorimit t projektit

far duhet br? Si dhe kush do ta bj? Kur? Ku? Rezultatet Treguesit e suksesit Buxheti

FIGURA 8

Renditja sipas rndsis dhe kohs

Dita Veprimtaria A Veprimtaria B Veprimtaria C Veprimtaria D Veprimtaria E Veprimtaria F 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Kuadri logjik
S fundi, matrica e kuadrit logjik n formn e tabels s puns, ose logframe sht nj mjet i prgatitjes s projektit dhe i menaxhimit. Duke renditur objektivat sipas rndsis s tyre dhe duke i krkuar planifikuesve t prcaktojn se cilat mund t jen rreziqet dhe supozimet q mund t ndikojn ekzistencn e vet projektit, kuadri logjik prbn nj mjet pr kontrollin e logjiks s brendshme t planit t projektit. Gjat gjetjes s treguesve objektivisht t verifikueshm t suksesit dhe mjeteve t verifikimit, planifikuesit duhet t mendojn si do t monitorojn dhe vlersojn projektin q n fillim t tij. Kuadri logjik ndihmon t ndrtohet logjika e brendshme e projektit. Ai ndihmon procesin e prcaktimit t qllimeve, objektivave dhe veprimtarive t projektit si dhe i jep dor menaxherit pr tu prballur m supozimet. Duke i vendosur elementt e ndryshm sipas rrjedhs logjike ky mjet ndihmon t kuptohen m mir ndrlidhjet midis tyre. Prmes gjetjes s treguesve t suksesit t verifikueshm objektivisht, ai lidh elementt e planifikimit me ata t zbatimit duke siguruar monitorimin q n fazat e para si dhe gjat ecuris s mtejshme t projektit. Teknikisht, kuadri logjik paraqitet me nj tabel matrice, n t ciln vendosen t gjith elementt e projektit dhe ku lidhjet logjike zbulohen duke kaluar nga qeliza n qeliz, nga posht-lart dhe nga e majta n t djatht. Kuadri logjik i paraqitur n Figurn 9 sht nj mjet i mir pr projektet e vogla t OJFve, por meqnse Bashkimi Evropian e ka futur at n prdorim gjithnj e m shum, sht br i domosdoshm studimi i tij n thellsi. Grafiku i mposhtm sht vetm nj pjes e vogl treguese pr kt mjet, sepse prshkrimi i detajuar i tij shkon deri n 60 faqe. M shum informacion mund t gjeni n kt faqe n internet: <europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/pcm.htm>

20

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

Menaxhimi i burimeve
Nj ndr detyrat m parsore t nj menaxheri sht gjetja e burimeve t nevojshme pr t kryer punn. Burimet mund t jen financiare, materiale, teknike ose njerzore.

Burimet financiare
far sht buxhetimi? Fjalori Webster jep nj numr t madh prkufizimesh, ndr t cilat m i prshtatshmi pr rastin ton sht: nj shum t hollash gjendje, t krkuara diku ose dikujt, apo t lna mnjan pr nj qllim t caktuar. Buxhetimi nuk sht nj shtje e re. Ai sht vlersimi juaj rreth far keni gjendje, ose far do t merrni nga diku/dikush, dhe sa mendoni t shpenzoni pr dika.

Prse nevojitet buxhetimi?

Si u theksua m par, buxheti sht nj paraqitje e qart e burimeve financiare t nevojshme pr t zbatuar planin e aktiviteteve. Para s gjithash, ky informacion krkohet nga dhuruesi pr ta miratuar dokumentin e projektit. Zakonisht midis dhuruesit dhe organizats zbatuese nnshkruhet nj marrveshje q paraqet se aktivitetet e paraqitura n projektin e propozuar do t kyhen prej grupit t puns brenda nj kohe t prcaktuar dhe me nj shum t prcaktuar t hollash. sht n interesin e t dy palve, t dhuruesit por edhe t organizats q projekti t zbatohet n prputhje sa m t plot me kt marrveshje. Sa m i sakt dhe i menduar drejt t jet buxheti sipas aktiviteteve dhe shpenzimeve realiste t pritshme, aq m t leht do ta keni pr tiu prmbajtur marrveshjes me dhuruesin. Buxheti luan nj rol shum t rndsishm n t gjith procesin e menaxhimit. Nj buxhet i prgatitur keq on n shum probleme gjat fazs s zbatimit t projektit. Pr t prgatitur nj buxhet t mir duhet t shohim me kujdes se far burimesh do t nevojiten pr ta zbatuar projektin, sasin e nevojshme pr do z, kohn kur do t na nevoFIGURA 9

Tabela matric e kuadrit logjik

Treguesit e suksesit objektivisht t verifikueshm Qllimi i projektit Objektivat e projektit Rezultatet e pritshme

Burimet e verifikimit

Supozime

Veprimtarit

Mjetet

Kostos

Parakushtet

MENAXHIMI I PROJEKTIT

21

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

FIGURA 10

Fokusi i menaxhimit
A jan menaxhert e suksesshm t ndryshm nga menaxhert efektiv? Shumica e specialistve mendojn se ka ndryshime t mdha midis ktyre dy kategorive. Menaxher t suksesshm konsiderohen ata t cilt jan ngjitur shpejt n hierarkin e organizats. Menaxher efektiv quhen ata q kan patur rezultate t larta n punn e njsis s tyre si n aspektin sasior ashtu edhe n at cilsor duke krijuar nj atmosfer t mir pune dhe knaqsie tek punonjsit e tjer. Ku qndron ndryshimi? Menaxhert efektive (ata q krkojn q puna t bhet!) shpenzojn m shum koh pr komunikimin mes punonjsve dhe menaxhimin e burimeve njerzore.

jiten dhe sa do t kushtoj secili prej tyre, duke prfshir edhe efektet e mundshme q ka projekti si rezultat i rritjes s inflacionit. Pr t mbajtur llogari t sakta dhe raportuar leht sa her q krkohet, sht e rndsishme t prgatitet nj buxhet i veant pr do veprimtari t parashikuar n projekt.

Menaxhimi i burimeve njerzore

Menaxhimi i njerzve sht nj sfid e madhe dhe nj detyr e vshtir n punn e menaxherve. do person sht i ndryshm nga t tjert dhe ndonse shum teori rreth motivimit mund t parashikojn sjelljen e njerzve n pjesn m t madhe t kohs, ato nuk jan shum t dobishme kur duam t parashikojm se far do t bj dikush n nj situat t caktuar. Arti i menaxhimit sht t kuptuarit e kufizimeve q ka teoria dhe aftsia pr t modifikuar parashikimet kur kjo gj sht e nevojshme. Menaxhimi i burimeve njerzore mund t prshkruhet si procesi i gjetjes s numrit t prshtatshm t njerzve t kualifikuar pr nj pun t dhn n nj koh t caktuar. M tej, ai quhet pjes e procesit t prmbushjes s objektivave t vendosura prmes krkimit, mbajtjes, zhvillimit dhe prdorimit t sakt t burimeve njerzore brenda organizats. Krkimi i njerzve t aft, t talentuar dhe t motivuar sht pjes e rndsishme e menaxhimit t burimeve njerzore. Menaxhert duhet t zbulojn far aftsish ka brenda organizats prmes vzhgimeve dhe studimeve t ndryshme. Kur kto aftsi mungojn menaxhert duhet t vendosin pr t kryer kurse kualifikimi pr personelin ekzistues ose punsimin e punonjsve t rinj n mnyr q kjo mangsi t mos bhet penges pr ecurin e puns. Figura 10 paraqet ndryshimin midis menaxherve t suksesshm dhe atyre efektiv. sht e kuptueshme se jo t gjitha pengesat mund t kaprcehen n kt mnyr, megjithat menaxhert duhet t mbajn parasysh se kshillat e msiprme mund t jen t dobishme n shum raste. Mbshtetur tek informacioni i grumbulluar, menaxhert mund t ndrtojn nj program aktiv zhvillimi, i cili prfshin kualifikimin, arsimimin dhe prgatitjen e prgjithshme t grupit t puns pr punn e tanishme dhe at t ardhshme.

Planifikimi dhe improvizimi

N nj rast fatlum, kur puna ka mbrritur n mes t zbatimit t planit, menaxhert kan prgatitur plane t mira pune, grafik dhe argumentime t ndryshme; grupi i puns punon si duhet dhe dokush sht i knaqur. Pavarsisht nga ky rast, menaxhert duhet t jen t prgatitur edhe pr rastin kur mund t jen t pafat. Aftsia e veant e menaxherve duket kur nevojitet ti prshtaten kushteve t pafavorshme me zgjidhje krijuese se sa me receta t ngurta dhe t pandryshueshme. Ndonse disa njerz din ti menaxhojn situatat stresuese m mir se disa t tjer, dokush mund t prmirsoj aftsit e veta pr t menaxhuar situata krize dhe stresi duke ndjekur disa rregulla t thjeshta. Dhnia e mendimeve dhe komunikimi jan gjra t thjeshta dhe t parat q duhen zbat-

22

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M AT E R I A L T E O R I K R R E T H S H T J E S

uar. Kujtoni se kur gjrat marrin pr keq, sht krejt e natyrshme q njerzit t kalojn n pozit mbrojtse pr punn e br prej tyre. Kjo mund t oj q n disa raste ata t mbulojn edhe gabimet e kolegve t tjer. Krijimi i nj atmosfere ku punonjsit ndjehen mir dhe kan besim tek drejtuesit e tyre krkon koh. Tregohuni t kujdesshm q organizata juaj t krijoj n mnyr t vazhduar nj atmosfer t till ku punonjsit flasin lirshm dhe hapur. Kur ndesheni me nj situat krize, dokush n grupin e puns duhet t prqndrohet n kaprcimin e ksaj situate t vshtir. Komunikoni me mbshtetsit tuaj. Nse problemet ndikojn n zbatimin dhe suksesin e projektit, sht mir ti paralajmroni mbshtetsit tuaj q n fillim. Organizatat mbshtetse dhe personat e veant jan partner dhe jo armiqt tuaj.

Mbyllja dhe vlersimi

Shum organizata mendojn n mnyr t gabuar se nj projekt prfundon me zbatimin e veprimtaris s fundit t planit t puns; megjithse projekti nuk quhet i prfunduar derisa t kryhet vlersimi i tij, mbshtetsit t ken miratuar raportin e tij dhe dosjet e dokumentacionit t jen mbyllur. Rrall ndodh q antart e grupit t puns t prgatisin me qejf dokumentacionin prmbylls t projektit, shkruajn dhe redaktojn raportet e aktiviteteve dhe ata financiar. Kjo faz nuk sht krijuese dhe aktive, ajo sht m tepr nj faz e mrzitshme, s cils i duhet kushtuar e njjta rndsi. Mund t jet m e leht pr ju, nse kjo faz konsiderohet si nj hap i rndsishm pr nj projekt t ardhshm. Vlersimet nuk kryhen vetm n fazn prmbyllse t projektit. sht mir t kryhen: vlersime sipas fazave apo t ecuris s projektit gjat do faze t rndsishme t tij, t cilat ndihmojn n ndreqjen dhe prshtatjen e nevojshme t projektit. vlersimin prfundimtar n fund t projektit vlersime t vazhdimsis pas disa muajsh deri n nj vit nga prfundimi i projektit pas nj periudhe kohe, sukseset dhe msimet e nxjerra mund t shrbejn pr t shtuar aspekte t reja n projektet e ardhshme dhe zhvillimin e organizats.

Pjest e raportit prshkrues t aktiviteteve

Hyrje Objektivat dhe veprimtarit e planifikuara Rezultatet, arritja e objektivave, sukseset Vshtirsit, problemet, ndryshimet (prse ishin kto ndryshime t domosdoshme? Msimet e nxjerra prej tyre) Mendime nga grupi i synuar rreth zbatimit t projektit Veprimtari pr vazhdimsin e projektit Shtojca: Kopje ose mostra t materialeve t prodhuara gjat kohs s zbatimit t projektit (postera, fletpalosje, raporte studimore, gazeta, botime t ndryshme, etj.)

Raportimi
Rezultatet e vlersimit mund t futen si pjes e raportit prfundimtar, t cilit menaxheri i projektit ja paraqet mbshtetsit t projektit. Raporti sht i prbr nga dy pjes: pjesa prshkruese e veprimtarive dhe raporti i shpenzimeve financiare. Raporti prshkrues i veprimtaris s projektit duhet t jet nj prfaqsim besnik i ecuris dhe zhvillimit t projektit. Megjithat prmbajtja duhet t jet e prmbledhur dhe brenda tems, duke u prqndruar n pikat pr t cilat nj person i jashtm mund t ket interes, si pr shembull mbshtetsi apo dhuruesi i projektit. Struktura e raportit prshkrues t veprimtarive paraqitet n kutin anash faqes. Raporti i shpenzimeve financiare duhet t tregoj qart dhe me prpikmri prdorimin e t gjith fondeve t projektit. Mnyra m e thjesht sht krahasimi i buxhetit t planifikuar me shpenzimet e kryera. Pr zrat e buxhetit ku ndryshimi sht m i madh se 10% duhet br justifikimi prkats. sht e rndsishme q raporti financiar t jet i lidhur dhe ti prmbahet raportit prshkrues t veprimtarive t zbatuara.

MENAXHIMI I PROJEKTIT

23

24

MENAXHIMI I PROJEKTIT

Mjete trajnimi

MENAXHIMI I PROJEKTIT

25

26

MENAXHIMI I PROJEKTIT

M J E T E T R A J N I M I M B L E D H S I T E A N T I K UA R V E

Mjeti 1: Mbledhsit e antikuarve

Prshkrimi: Njohja e pjesmarrsve me njri tjetrin Pjesmarrsit: I gjith grupi Kohzgjatja: 30 minuta

Procedura

1 2 3

Shpjegojini grupit se do t luajn lojn e mbledhsit t antikuarve. Normalisht nj mbledhs i till shkon der m der npr shtpi dhe krkon sende t rralla, t cilat i ka t renditura n nj list. N kt loj pjesmarrsit do t krkojn n grup pr persona t tjer t cilt prputhen m disa kritere t veanta. Shprndani formularin e Mbledhsit t antikuarve (Figura 11). Shpjegoni se ata duhet t mbushin sa m shum zra me emrat dhe informacione t veanta rreth tyre. Krkojini pjesmarrsve t mos bazohen n informacione q ata i din paraprakisht rreth antarve t tjer t grupit. Grumbulloni flett dhe ngjitini ato n mur ose lexojini prpara grupit.

1
MENAXHIMI I PROJEKTIT

27

M J E T E T R A J N I M I M B L E D H S I T E A N T I K UA R V E

FIGURA 11

Thesaret e grumbulluesit t antikuarve

Gjeni dik q i plqen t rris perime n kopshtin e tij. far lloje perimesh? Gjeni dy njerz q dshirojn t thyejn monotonin e prditshme. Si mendojn ta bjn kt gj? Gjeni dy njerz t cilt punojn t paktn 10 or n dit. far ju plqen atyre m shum n punn q bjn? Gjeni dy njerz q duan shum vllezrit dhe motrat e tyre. Si e tregojn kt dashuri? Gjeni dik i cili mendon se ka vendosur nj balanc t mir midis puns (ose shkolls) dhe jets n familje. Si ja ka arritur ksaj? Gjeni dy njerz q kan fituar gjat nj diskutimi me prindrit apo fmijt e tyr gjat ktij muaji. Si ja kan arritur? Gjeni dy njerz q e quajn veten e tyre si krkues. Pr far jan krkues? Gjeni dy njerz q mendojn se jan krijues. Prse mendojn kshtu? Gjeni dik q ka stres n pun. Si ja del ai/ajo? Gjeni tre njerz q kan qeshur me gjith shpirt javn e shkuar. Cili ka qen shkaku q kan qeshur?

1
28
MENAXHIMI I PROJEKTIT

M J E T E T R A J N I M I : U D H Z I M E T PAQ A R TA

Mjeti 2: Udhzime t paqarta

Objektivi: Demonstrim sesi edhe udhzimet m t thjeshta mund t keqinterpretohen Materialet: Disa flet letre (flett katrore jan m t mira) Kohzgjatja: 5-10 minuta

Procedura:

1 2 3 4 5

Zgjidhni 4 pjesmarrs (ose pyetini kush dshiron t dal vullnetar) dhe krkojuni t qndrojn n kmb prpara klass me fytyr nga grupi. Jepini secilit nga nj flet letre.

Thuajini pjesmarrsve t mbyllin syt gjat ushtrimit dhe t ndjekin udhzimet n mnyr sa m besnike pa br pyetje. Udhzojini t palosin letrn m dysh dhe m pas t grisin ann e djatht-posht t saj. Vazhdoni tiu krkoni ta palosin srish m dysh dhe t grisin pjesn e djatht sipr t saj. Krkojini ta palosin srish m dysh dhe t grisin ann e majt m t poshtme t saj. Krkojini t hapin syt dhe t tregojn letrn e mbetur shokve t tjer dhe grupit.

Diskutim
Cilat fjal t udhzimeve mund t interpretoheshin n mnyra t ndryshme. Si duhet t ishin udhzimet pr t zvogluar n maksimum paqartsit. Si mundet t nxiten njerzit t bjn pyetje kur dika sht e paqart pr ta?

2
MENAXHIMI I PROJEKTIT

29

MJETE TRAJNIMI ROBOTT

Mjeti 3: Robott
Prshkrimi: Demonstrimi i vshtirsive pr t menaxhuar dy gjra njhersh Pjesmarrsit: Grupe prej tre vetsh Kohzgjatja: 15 minuta

Procedura:

1 2 3 4

Ndaji pjesmarrsit n grupe prej tre vetsh: dy robot dhe nj robot kontrollues. Kontrolluesi lviz njrin robot djathtas duke prekur me dor supin e djatht t robotit dhe n t majt duke prekur supin e majt t tij. Filloni duke iu thn robotve t ecin n nj drejtim t caktuar.

Kontrolluesi duhet t prpiqet ti ndaloj robott nga prplasja me sende t ndryshme si tavolina, karrike dhe muret e dhoms. Pas tre minutash krkoni q kontrolluesi t ndryshoj rolet me njrin prej robotve. Prsritni hapat 2 dhe 3. Ndryshoni rolet edhe pr tre minuta t tjera.

Diskutim
Si u ndje kontrolluesi gjat prpjekjes pr drejtuar dy robott njhersh? Si u ndje ai n rolin e robotit?

3
30
MENAXHIMI I PROJEKTIT

Shembull i programit t trajnimit

MENAXHIMI I PROJEKTIT

31

32

MENAXHIMI I PROJEKTIT

SHEMBULL I PROGRAMIT T TRAJNIMIT

Si t japim trajnimin
Ky model programi ka si qllim tju ndihmoj t krijoni nj aktivitet trajnues mbi menaxhimin e projektit duke prdorur elementt q ofron ky manual. Prdorimi i prpikt i tij i kombinuar edhe me aktivitete t tjera, duhet bazuar n njohjet tuaja rreth pritshmris dhe prvojave t pjesmarrsve n trajnim dhe n kohn q dispononi pr realizimin e aktiviteteve q parashikon trajnimi. Prve temave t trajnimit, shembulli i programit propozon aktivitete me element t tjer ndrveprues.
FIGURA 12

Shembull i programi t takimit

Pjesa 1 Parathnie
KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje

Njohja e pjesmarrsve me tematikn e trajnimit njohja me njri-tjetrin Paraqitja dhe qartsimi i pritjeve Pyesni: far sht projekti? far sht menaxhimi? far sht menaxhimi i projektit? far sht cikli i projektit? Qartsoni planin e trajnimit dhe metodikn q do t prdoret, tregoni lidhjen e tyre me pritjet e pjesmarrsve

Mjeti 1: Mbledhsi i antikuarve Diskutim Diskutim Dhnie mendimesh

Pritjet e pjesmarrsve Prkufizime

Paraqitja e programit

Paraqitje teorike

Pjesa 2 Analiza e nevojave

KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje

Pyesni pjesmarrsit si i prcaktojn ata nevojat mjedisore t komunitetit t tyre

Diskutim

Analiza e nevojave Prcaktimi i qllimit dhe objektivave

Paraqesni tre nivelet e Paraqitje teorike analizs s mjedisit rrethues Prcaktoni qllimin, objektivat dhe treguesit e suksesit Paraqitje teorike

MENAXHIMI I PROJEKTIT

33

SHEMBULL I PROGRAMIT T TRAJNIMIT

FIGURA 12

Shembull i programi t takimit

Pjesa 3 Analiza e gjendjes

KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje Analiza SWOT

Paraqitje e analizs SWOT

Paraqitje teorike

Praktik rreth nalizs SWOT Pun n grupe n grupe t vogla duke prdorur si shembull OJFn e tyre Diskutoni prparsit dhe Diskutim vshtirsit e analizs SWOT

Aktivitet prmbylls

Pjesa 4 Strategjia dhe Metodika

KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje

Prcaktoni dhe tregoni ndryshimet ndrmjet strategjis dhe metodiks

Diskutim

Parametrat dhe afatet kohore Pune n grupe

Paraqisni parametrat dhe Paraqitje teorike afatet kohore pr planifikimin (koha, parat dhe burimet) Msim rreth paqartsive q ndeshen n dhnien e udhzimeve Mjeti 2: Udhzime t paqarta

Pjesa 5 Planifikimi
KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje Planifikimi menaxhues Aktivitet prmbylls

Rrahje mendimesh rreth planifikimit: Prse? Kush? Paraqisni shtjet kryesore t planifikimit menaxhues Bni pyetje rreth temave dhe shtjeve t trajtuara deri n kt koh

Rrahje mendimesh Paraqitje teorike Diskutim

34

MENAXHIMI I PROJEKTIT

SHEMBULL I PROGRAMIT T TRAJNIMIT

FIGURA 12

Shembull i programi t takimit

Pjesa 6 Zbatimi
KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje

Paraqit metodat e ndryshme pr mekanizmat q kontrollojn zbatimin dhe kryerjen e detyrave Paraqit shtjet e ndryshme t menaxhimit t burimeve (financiare, materiale, teknike, njerzore, etj)

Material teorik / Paraqitje

Burimet

Paraqitje teorike

Pun n grupe Improvizimi

Demonstro vshtirsit gjat Mjeti 3: Robott menaxhimit Diskutoni problemet me t Diskutim cilat mund t ndesheni gjat zbatimit t projektit dhe si mund t zgjidhen ato

Pjesa 7 Mbyllja dhe vlersimi

KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Hyrje

Diskutoni nevojn pr t kryer vlersime dhe far prvoje kan pjesmarrsit rreth tyre Paraqisni elementt dhe lojet e vlersimit Paraqisni elementt dhe llojet e raportimit Pyetini pjesmarrsit si mund t prmirsojn vlersimin dhe raportimin e tyre

Diskutim

Vlersimet Raportimi Aktivitet prmbylls

Paraqitje teorike Paraqitje teorike Diskutim

Pjesa 8 Prmbledhje
KATEGORIA QLLIMI AKTIVITETET Q SUGJEROHEN

Prmbledhje Vlersimi

Prmblidhni pikat kryesore t trajnimit Shprndani formulart e vlersimit

Diskutim Vlersim

MENAXHIMI I PROJEKTIT

35

QENDRA RAJONALE E MJEDISIT PR EVROPN QENDRORE DHE LINDORE (REC) sht nj organizat jo-partizane, jo-advokuese, jo-fitimprurse q ka mision t ndihmoj n zgjidhjen e problemeve n Evropn Qendrore dhe Lindore (EQL). Qendra prmbush misionin e saj prmes nxitjes s bashkpunimit mes organizatave joqeveritare, qeverive, bizneseve dhe subjekteve t tjera t fushs s mjedisit, prmes mbshtetjes t shkmbimit t lir t informacionit dhe pjesmarrjes s publikut n vendimmarrjen pr mjedisin. REC sht themeluar m 1990 nga Shtetet e Bashkuara t Ameriks, Komisioni Evropian dhe Hungaria. Sot, REC mbshtetet n Dokumentin themeltar t nnshkruar nga qeverit e 27 vendeve dhe Komisioni Evropian, si dhe n nj Marrveshje Ndrkombtare me Qeverin e Hungaris. REC ka zyrn qendrore n Szentendre, Hungari dhe zyra lokale n secilin nga 15 vendet prfituese t EQL: Shqipri, Bosnj-Hercegovin, Bullgari, Kroaci, Republikn eke, Estoni, Hungari, Letoni, Lituani, Maqedoni, Poloni, Rumani, Sllovaki, Slloveni, dhe Jugosllavi.Donatort e sotm jan Komisioni Evropian dhe qeverit e Shqipris, Belgjiks, Bosnj Hercegovins, Bullgaris, Kanadas, Republiks eke, Danimarks, Estonis, Finlands, Francs, Gjermanis, Italis, Japonis, Letonis, Lituanis, Hollands, Polonis, Sllovenis, Suedis, Zvicrs, Mbretris s Bashkuar, SHBAs, Srbia dhe Mali i Zi, si dhe organizata t tjera ndr-qeveritare dhe institucione private.

Menaxhimi i projektit