5.

3 SPESIFIKASI TUGAS

JAWATAN Pengerusi -

TUGAS Ketua pengurusan program Mempengerusikan mesyuarat Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan Menjadi rujukan setiap ahli jawatankuasa program Menjalankan tugas lain yang diarahkan oleh penasihat dari semasa ke semasa. Memantau dan menyelaras tugas-tugas ahli.

Setiausaha

Menyediakan kertas kerja program Menguruskan hal-hal surat menyurat. Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-kegiatan. Mencatat kehadiran ahli semasa mesyuarat diadakan. Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan program. Menyediakan laporan akhir program. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pensyarah penasihat dan pengurus dari masa ke semasa.

Bendahari

Bertanggungjawab ke atas semua hal kewangan program. Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya. Menyediakan laporan Penyata Kira-Kira program. Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pensyarah penasihat dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa Majlis Perasmian dan Penutup

Merancang, mengatur dan menjalankan perbarisan lintas hormat. Menentukan kedudukan ahli-ahli jawatankuasa semasa istiadat

sambutan. Menentukan kedudukan pasukan-pasukan di tempat permulaan perbarisan, di padang dan di astaka. Menentukan pasukan-pasukan mempunyai bendera, papan nama dan pakaian kemas serta berdisplin. Jawatankuasa Teknikal Menyusun aturcara istiadat perasmian. Mengadakan raptai Menyediakan juruacara perasmian.

Menyediakan borang penyertaan dan borang markah. Menentukan peraturan pertandingan dan permainan. Membuat tempahan stadium . Memeriksa dan menentukan keadaan gelanggang dan kawasan permainan yang sesuai dan selamat untuk digunakan. Menyediakan alat-alat sukan, alat-alat untuk hakim dan lain-lain pegawai sukan. Menyediakan pembantu-pembantu yang cukup dan menentukan tugas serta mengawal displin mereka. Menjemput dan mengatur jadual bertugas untuk pegawai-pegawai sukan dan mengadakan taklimat untuk mereka. Mengatur acara-acara sukan yang dipertandingkan dan

mempastikan ianya berjalan lancar. Jawatankuasa Urusetia Mengembalikan peralatan sukan dalam keadaan yang selamat.

Menyediakan dan memasang bendera-bendera hiasan Menyediakan pasu-pasu bunga dan meletakkan di tempat-tempat yang sesuai. Memastikan kebersihan astaka, arena pertandingan / gelanggang bilik-bilik semasa dan selepas pertandingan. Menyediakan bakul-bakul sampah, penyapu, berus dan kain pengelap. Mengemas semula dan memulangkan alat perhiasan yang digunakan.

Jawatankuasa Cenderamata & Sijil

Mencari contoh-contoh hadiah/cenderamata dan harganya sesuai untuk acara pertandingan. Menempah cenderamata. Menyemak bekalannya dalam keadaan baik bilangan. Menyusun mengikut giliran penyampaiannya. Membawa semua hadiah dan cenderamata ke tempat penyampaian. dan mencukupi

Menyediakan meja, alas meja, dulang dan lain-lain alat diperlukan. Mengiringi penyampai hadiah. Menjalankan upacara penyampaian hadiah / cenderamata selaras dengan bahagian pertandingan dan juruacara. Menyediakan sijil kepada peserta dan pegawai.

Jawatankuasa Peralatan -

Mendapatkan senarai peralatan yang diperlukan dari pengerusipengerusi jawatankuasa kecil. Mendapatkan / meminjam peralatan tersebut dari pihak-pihak tertentu. Mendapatkan bantuan kenderaan dari pihak IPGK PM atau lainlain punca sekiranya terpaksa. Memastikan peralatan diangkut dan diserahkan di tempat-tempat yang memerlukannya dalam masa yang ditetapkan dalam keadaan yang baik. Mengemas / memulangkan peralatan tersebut selepas pertandingan. selesai

Jawatankuasa Makanan

Menyediakan dan memesan menu untuk jamuan. Menghidang dan menghias bilik jamuan VIP pastikan segala kelengkapan jamuan disediakan seperti pinggang, piring, cawan , tisu. Memastikan kebersihan peralatan dan makanan. Menyediakan minuman bagi pegawai dan peserta. Menolong mengawal kebersihan.

Jawatankuasa Seranta

Memasang orang berkenaan.

banner

di tempat-tempat yang mudah dilihat oleh mendapat kebenaran daripada pihak

ramai

setelah

Membuat poster-poster, mengedarkan dan menampal di tempattempat yang munasabah. Memaklumkan kepada para peserta agar menyediakan sepanduk kumpulan masing-masing. Menyediakan dan mengelolakan alat pembesar suara yang cukup untuk juruacara, pengelola peserta dan majlis ucapan. Pastikan alat tersebut dalam keadaan baik. Mengemas dan memulangkan alat-alat yang telah digunakan. Mengumumkan pemenang bagi setiap sesi permainan.

Jawatankuasa Keselamatan

Menjaga keselamatan peserta sepanjang perjalanan program. Menjaga kebajikan para peserta program. Menyediakan kotak kecemasan. Memberi pertolongan cemas kepada peserta yang cedera.

Jawatankuasa Dokumentasi

Merakam video dan mengambil gambar sepanjang program berlangsung Menyediakan gambar-gambar yang diambil semasa program berlangsung.

Mengumpulkan segala maklumat seperti kertas kerja, minit mesuarat, laporan,surat dan borang-borang daripada jawatankuasa yang bertanggungjawab. Mendonkumentasikan semua maklumat tersebut ke dalam folio.

Jawatankuasa Protokol

Menyediakan kad jemputan dan buku program Menyediakan senarai jemputan, pengarah, timbalan pengarah, pensyarah penasihat. Memperuntukkan sebahagian kad jemputan dan buku program untuk jawatankuasa teknikal bagi pegawai-pegawai sukan. Menyediakan aturcara karnival

Menyediakan teks ucapan pengarah,ketua jabatan PJK dan pengerusi program.