MODUL KEPIMPINAN DAN PENGURUSAN ORGANISASI

ISI KANDUNGAN
BI L. JENIS MODUL MUKA SURAT 45 79 14 15 17

1 ICE-BREAKING 2 KEPEMIMPINAN DAN KERJA BERPASUKAN 3 RIADHAH 4 PENGURUSAN ORGANISASI

ICE-BREAKING

ICE-BREAKING
Matlamat: Memupuk keceriaan, kemesraan dan keserasian di kalangan peserta BI L. 1 NAMA MODUL Sehati Sejiwa MASA 10 minit ALATAN Tiada KAEDAH PELAKSANAAN Peserta diarah untuk berada dalam keadaan berpasangan Setiap pasangan berdiri membelakangkan pasangan mereka Setiap peserta meletakkan jari telunjuk kanan dan kiri di tepi bahagian dahi pasangan mereka Kemudian mereka diminta untuk mengagak dan menjeritkan perkataan yang pasangan mereka akan sebutkan secara serentak. Perkataan-perkataan tersebut ialah, sama ada: - Salam / Aman / Peace - Kemudian, peserta diminta bertukar-tukar pasangan sehingga masa mencukupi KONKLUSI

Persefahaman
tidak boleh terjalin melalui naluri dan intuisi sematamata Persefahaman wujud dengan ikatan ukhuwah yang mantap dan berteraskan sifat keterbukaan dan toleransi Titik persamaan dapat mengukuhkan ikatan silaturrahim sesama insan

Seiya Sekata

20 minit

Tiada

Peserta dibahagikan kepada beberapa kumpulan

Setiap kumpulan diminta untuk mencari beberapa persamaan di kalangan mereka melalui taaruf yang diadakan secara ringkas Kemudian, setiap kumpulan diminta untuk mencipta satu nama bagi kumpulan dan mencipta atau memilih satu lega tema berdasarkan persamaan yang mereka sepakati Contoh: Nama kumpulan: Pemuda Desa Lagu tema: Balik Kampung (sebab kesemua ahli berasal dari kampung) Setiap kumpulan akan mempersembahkan apa yang mereka bincangkan iaitu dengan menyebut nama kumpulan dan menyanyikan serangkap lagu tema tersebut

Taaruf Khususi

30 minit

Tiada

Setiap peserta akan dibahagikan kepada persatuan masing-masing Setiap kumpulan akan dikendalikan oleh 2 fasilitator yang terdiri daripada mantan pimpinan bagi persatuan terbabit Fasilitator akan meminta kesemua ahli kumpulan bertaaruf secara terperinci dan masa yang diperuntukkan untuk setiap ahli adalah selama 5 minit Taaruf tersebut mestilah merangkumi butiran diri peserta dan perasaan serta pandangan beliau sepanjang menjawat jawatan sebagai pimpinan persatuan terbabit Fasilitator akan cuba mengurai permasalahan yang mungkin wujud dalam persatuan terbabit dan cuba mendapatkan jalan penyelesaian bersama

Berkongsi dan meluahkan pandangan dapat membina organisasi yang telus tanpa ada sebarang prejudis dan masalah hati

KEPEMIMPINAN DAN KERJA BERPASUKAN

KEPEMIMPINAN DAN KERJA BERPASUKAN

6

Matlamat: Membina kepemimpinan dalam diri peserta Membina kesatuan dalam pemikiran dan gerak kerja Berkongsi idea dalam menyelesaikan masalah BIL . 1 NAMA MODUL Aku Ibarat Lalang MASA 15 minit ALATAN Kain Tali KAEDAH PELAKSANAAN KONKLUSI Adakalanya, bukan mudah untuk menaruh kepercayaan kepada orang lain hatta dengan rakan sendiri Kesatuan boleh dibina dengan adanya rasa tanggungjawab antara satu sama lain

Peserta dibahagikan kepada beberapa

kumpulan Setiap kumpulan diminta untuk membuat bulatan Seorang peserta diminta untuk berdiri di tengah-tengah bulatan Peserta tersebut akan ditutup matanya dan kedua-dua tangannya hendaklah berada di sisi dan diikat dengan tali atau kain Kemudian, peserta tersebut akan menjatuhkan dirinya (seperti lalang) manakala rakan-rakan yang lain akan menyambutnya dan memastikan beliau tidak jatuh ke lantai atau tanah Rakan yang menyambutnya akan pass beliau kepada rakan-rakan di sebelah hingga habis satu pusingan

Mengurai Masalah

30 minit

Kertas mahjong Pen marker

Setiap peserta akan dibahagikan kepada 4 Setiap organisasi kumpulan dan setiap kumpulan mempunyai bercampur muslimin dan muslimat masalah-masalah tersendiri tidak kira Setiap peserta akan dibekalkan kertas sama ada berpunca mahjong dan pen marker daripada dalaman Setiap kumpulan dikehendaki berbincang atau luaran dan menyatakan masalah-masalah yang lazimnya terjadi dan mungkin bakal terjadi Pandangan dan idea yang variasi dalam organisasi sebenarnya Setiap masalah tersebut hendaklah

disertakan dengan cadangan penyelesaian yang praktikal Setiap kumpulan akan membuat pembentangan hasil daripada apa yang dibincangkan Kumpulan lain berhak mempertikaikan dan menambah pandangan mereka terhadap perkara yang dibentangkan 3 Esei Berantai 15 minit Kertas A4 / kertas mahjong Pen biasa / pen marker Peserta akan dibahagikan kepada 2 kumpulan (muslimin dan muslimat) Setiap kumpulan akan diberi kertas A4 (sekiranya kedudukan seperti dalam kuliah) atau kertas mahjong (sekiranya kedudukan dalam halaqah) dan pen biasa atau pen marker Setiap kumpulan dikehendaki menyiapkan satu esei yang berjudul Organisasi Yang Ideal dengan setiap ahli akan berhilir-gilir membuat satu ayat. Ayat-ayat yang ditulis hendaklah relevan dengan ayat sebelumnya atau sesuai dengan tajuk yang diberikan Masa diperuntukkan adalah bebas dan bergantung kepada Fasilitator Peserta akan dibahagikan kepada 4 kumpulan (2 muslimin dan 2 muslimat) Setiap kumpulan akan diberi kertas A4 (sekiranya kedudukan seperti dalam kuliah) atau kertas mahjong (sekiranya kedudukan dalam halaqah) dan pen biasa atau pen marker

menguatkan perencanaan dalam mencapai matlamat yang satu

Realiti bermula dengan teori Perkongsian pintar menjana kemantapan organisasi

Permainan Huruf

15 minit

Kertas A4 / kertas mahjong Pen biasa / pen marker

Ilmu pengetahuan boleh dikongsi dengan pelbagai cara sama ada secara serius atau santai

Kertas tersebut dibahagikan kepada

beberapa kolum (kategori): - Negeri / Negara - Tokoh

- Artis - Buku - Buah - Binatang atau sebagainya yang sesuai Fasililator akan menyebut satu huruf dan setiap kumpulan diminta untuk menyiapkan perkataan untuk setiap kategori berdasarkan huruf yang disebut Contoh: Huruf: M - Negeri: Melaka - Tokoh: Mustaffa Ali - Artis: M. Daud Kilau dan seterusnya Setiap kategori mempunyai 10 markah penuh. Sekiranya terdapat kumpulan yang mempunyai perkataan yang sama, markah tersebut akan dikurangkan. Cara kiraan: 10 / jumlah kumpulan yang sama perkataan Pemenang yang memperoleh mata yang tertinggi dikira sebagai pemenang 5 Pemikiran Kritis 15 minit Kertas mahjong / kertas kosong / papan putih Pen marker / pen Fasilitator akan melukis satu frasa: |+| Peserta diminta untuk menuliskan jawapan yang berlainan daripada frasa tersebut Sebagai contoh: |+|= 2 || V > dan sebagainya Pemimpin harus mempunyai pemikiran yang kreatif dan kritis

KEMBARA ALAM
9

Matlamat: Membina dan menguji: - kecerdasan mental dan kecergasan fizikal - semangat berpasukan yang mantap - ukhuwah dan persefahaman Prosedur: Setiap peserta dibahagikan kepada beberapa kumpulan (setiap kumpulan maksimum 6 orang) Setiap kumpulan dibekalkan dengan: - sebotol air mineral 1.5 liter - sebuku roti dan kaya Setiap kumpulan diberikan kata laluan yang sama: Bunga dan setelah mereka tiba di checkpoint, kata laluan tersebut hendaklah disebut dan tunggu sehingga petugas memberi respon dengan menyebut kata laluan yang lain iaitu: Raya Kemudian, ketua kumpulan dikehendaki memberi laporan kepada petugas sebaik sahaja tiba di setiap checkpoint. Laporan merangkumi: - nama kumpulan - jumlah kekuatan - akhiri laporan dengan bersedia menerima arahan Setiap kumpulan akan dinilai di setiap checkpoint dan kumpulan yang memperoleh markah tertinggi akan menerima hadiah ketika majlis penutup. Meskipun hadiah diberikan kepada kumpulan yang menang tetapi hakikatnya ia haruslah dikongsi bersama dengan semua. Hadiah cadangan: - sebiji tembikai untuk setiap kumpulan BI L. 1 CHECKPOINT Pertama: Ukhuwah dan Kerjasama TEMPO H ALATAN PETUGAS KAEDAH PELAKSANAAN Segmen 1: Taaruf Setiap ahli diminta untuk menanyakan pada rakan sebelahnya tentang dirinya sendiri Perkara tersebut akan berlaku sehingga dirinya sendiri akan ditanya oleh rakan sebelahnya pula Hanya 3 soalan maksimum yang diminta untuk ditanyakan Masa diperuntukkan selama 5 minit Segmen 2: Uji kekuatan Setiap ahli dikehendaki untuk mencari KONKLUSI Tanpa ukhuwah dan keserasian, kerjasama yang baik sukar untuk direalisasikan

10 minit Kertas Pen (untuk penilaian)

10

beberapa benda yang dikehendaki oleh petugas checkpoint: - 5 helai daun kering - 5 helai daun hijau - 5 batang ranting kayu - segenggam tanah - sekelumit kulit kayu reput Setiap kumpulan akan dinilai melalui catatan masa yang terpantas Kemudian, petugas akan menyerahkan barang amanah kepada setiap kumpulan sebelum berangkat ke checkpoint seterusnya. >> sekampit beras Masa diperuntukkan selama 5 minit 2 Kedua: Isu semasa 10 minit Kertas Pen (untuk penilaian) Segmen 1: Syarahan berantai Setiap kumpulan akan diberikan satu tajuk yakni satu perkataan dan setiap ahli dikehendaki mereka satu huraian ringkas yang berkaitan dengan politik atau isu semasa terhadap tajuk tersebut. Huraian yang diberikan mestilah berkaitan dengan huraian rakan yang lain Contoh: Tajuk: Bola Huraian: 1) Pasukan bola sepak Malaysia terus dirundung malang apabila tewas dengan pasukan Indonesia di peringkat separuh akhir 2) Sesungguhnya bola itu bulat dan macam-macam boleh terjadi dalam dunia bola sepak dan begitulah seterusnya Masa diperuntukkan selama 5 minit Pemimpin dan pengikut yang bijak haruslah peka terhadap suasana sekelilingnya

11

Segmen 2: Kuiz Setiap kumpulan akan diajukan beberapa soalan yang berkaitan dengan isu semasa yang berlaku di dalam dan luar negara Setiap kumpulan akan dinilai melalui pemarkahan Kemudian, petugas akan menyerahkan barang amanah kepada setiap kumpulan sebelum berangkat ke checkpoint seterusnya >> kayu api Masa diperuntukkan selama 5 minit 3 Ketiga: Kepentingan kerja berpasukan 10 minit Kertas Pen (untuk penilaian) Segmen 1: Ulangkaji Setiap kumpulan diminta untuk menghuraikan tentang kepentingankerja berpasukan mengikut kepada apa yang mereka pelajari sebelum ini Masa diperuntukkan selama 5 minit Segmen 2: Perkongsian pintar Petugas checkpoint akan cuba menghuraikan serba sedikit tentang kepentingan kerja berpasukan dalam konteks sebagai pemimpin persatuan Kemudian, petugas akan menyerahkan barang amanah kepada setiap kumpulan sebelum berangkat ke checkpoint seterusnya >> alatan memasak Masa diperuntukkan selama 5 minit Mendalami dan memahami Fiqh Awlawiyyat mampu membina kepimpinan yang bijak dan berhikmah

12

RIADHAH

RIADHAH
Matlamat: Menjana mental dan fizikal yang aktif Mengeratkan ukhuwah

13

 Membina semangat berpasukan yang mantap BI L. 1 NAMA MODUL Senaman Ringan MASA 10 minit ALATAN Tiada KAEDAH PELAKSANAAN Peserta dikumpulkan di padang yang sama Kedudukan peserta muslimin di depan manakala peserta muslimat di belakang Senaman seperti biasa Untuk slot ini, peserta muslimin dan muslimat akan diasingkan di lokasi yang berbeza Peserta akan dibahagikan kepada 2 kumpulan muslimin dan 2 kumpulan muslimat Permainan ini menguji kepantasan masa dan ketangkasan peserta Setiap peserta dibahagikan kepada kumpulan yang ditetapkan (berasingan muslimin dan muslimat) Setiap kumpulan dikehendaki berdiri dalam satu barisan dan selang setiap ahli hendaklah menghadap pandangan yang berbeza (barat dan timur) Setiap kumpulan akan diberikan kayu berukuran lebih kurang 1 meter Mereka dikehendaki untuk menimang kayu tersebut dengan menggunakan jari telunjuk kiri dan kanan Mereka dikehendaki mengawal kayu itu agar tidak jatuh dan fasilitator akan memberi arahan tertentu sebagai menguji kecekapan peserta dalam mengawal kayu tersebut Tiada KONKLUSI

Sukaneka - Isi air dalam botol - Bawa telur atas sudu - Lari ikat kaki - Sepakan Beckham

30 minit

Span Botol Sudu Telur Kain Bola

Minda yang cerdas terbina daripaa jasmani yang cergas

Timang Kayu

10 minit

Kayu berukuran 1 meter

Kerja berpasukan memerlukan kepatuhan kepada arahan ketua dan kesepakatan antara rakan sepasukan

14

Soccer Hustle

40 minit

Kain tutup mata Bola

Modul ini dilaksanakan berasingan antara kumpulan muslimin dan muslimat Setiap peserta dibahagikan kepada dua kumpulan Setiap ahli dikehendaki menutup mata dengan kain kecuali beberapa orang ahli yang ditugaskan untuk memberi arahan kepada ahli-ahli bagaimana untuk bermain dan menjaringkan gol Fasilitator akan mengganggu peserta dengan memberi arahan yang salah

Ketua bertanggungjawab memobilasi anak buahnya untuk mencapai visi dan misi organisasi Setiap anak buah mesti bersedia menerima arahan dan bertanggungjawab untuk mematuhi arahan tersebut selagi tidak melanggar syara dan melampaui batas

15

PENGURUSAN ORGANISASI

PEMBAHAGIAN BIDANG TUGASAN

PEMIKIR EXCO MAJLIS TERTINGGI AHLI JAWATANKUASA

16

PELAKSANA

Jika merujuk kepada rajah di atas, ia menunjukkan bahawa mereka yang berada di jawatan Majlis Tertinggi sepatutnya mempunyai lebih banyak peranan untuk berfikir tentang perancangan organisasi. Manakala Exco berperanan sebagai pemikir dan pelaksana kepada perancangan yang dibuat. Ahli jawatankuasa lebih banyak berperanan sebagai pelaksana berbanding pemikir. Rajah di atas memberi gambaran yang mudah bahawa setiap golongan mempunyai peranan masing-masing yang perlu diutamakan. Apabila setiap golongan tahu peranan mereka, barulah gerak kerja organisasi akan menjadi lebih lancar, teratur atau sistematik.

kutipan derma bagi mangsa tsunami. > Selepas berfikir dan berincang, akhirnya mereka bersetuju untuk menganjurkan program Konsert Nasyid > Kemudian, mereka menugaskan Exco Biro Kesenian dan Kebudayaan untuk menguruskan gerak kerja program Exco Biro Kesenian dan Kebudayaan > Berfikir dan merancang bagaimana untuk mencari tenaga kerja dan menyusun bidang tugasan > Mereka melantik individu-individu tertentu untuk memegang jawatan-jawatan yang ditetapkan seperti Majlis Tertinggi, Ketua-ketua Biro dan ahli jawatankuasa > Mereka akan memastikan bahawa setiap individu yang dilantik menjalankan tanggungjawab yang diamanahkan Ahli Jawatankuasa > Melaksanakan tugasan yang diarahkan oleh Ketua Biro > Sebagai contoh, Ketua Biro Promosi mengarahan AJKnya untuk membuat poster dan menampalnya di sekitar sekolah

Berikut merupakan contoh mudah bagi penjelasan di atas: Majlis Tertinggi > Berfikir tentang bagaimana untuk mengadakan

PENGURUSAN DOKUMENTASI
1.0 SISTEM PEMFAILAN 1.1 Objektif Memastikan penyimpanan rekod dan maklumat teratur dan sistematik Memudahkan rujukan dibuat Melancarkan gerak kerja organisasi 1.2 Kaedah

17

 Menyediakan fail untuk setiap jawatan tertinggi seperti Majlis Tertinggi dan Exco Setiap fail mestilah dilabelkan dengan jawatan masing-masing Perkara-perkara asas yang perlu ada dalam fail tersebut ialah: Taqwim perancangan Kertas kerja Minit mesyuarat Laporan (setiap dokumen di atas akan dijelaskan dalam bab yang berikutnya nanti) 2.0 DOKUMEN-DOKUMEN ASAS 2.1 Taqwim Taqwim adalah seperti kalendar aktiviti. Ia merupakan kalendar bagi aktiviti-aktiviti yang dirancang dan akan dilaksanakan oleh organisasi pada satu sesi (contohnya setahun). Lazimnya, aktiviti-aktiviti atau program yang diletakan di dalam taqwim ini adalah berdasarkan pada perbincangan dan persetujuan setiap Majlis Tertinggi dan Exco di dalam organisasi. Lihat contoh dalam bahagian lampiran. 2.2 Kertas Kerja Cadangan Kertas kerja cadangan ialah dokumen asas bagi setiap organisasi yang akan mengadakan sebarang aktiviti atau program. Ia berfungsi sebagai satu garis panduan untuk melaksanakan sebarang gerak kerja. Lihat contoh dalam lampiran. 2.3 Minit Mesyuarat Minit mesyuarat adalah dokumen yang mengandungi butiran mesyuarat yang dicatat ketika mesyuarat yang lalu. Ia amat penting kerana setiap kali mesyuarat yang seterusnya diadakan, ahli mesyuarat akan merujuk minit mesyuarat untuk mengetahui atau mengingati kembali perkara-perkara yang dibincangkan pada mesyuarat yang lalu. Lihat contoh dalam bahagian lampiran. 2.4 Laporan Laporan terbahagi kepada dua iaitu laporan bulanan dan laporan program. Laporan bulanan adalah laporan umum bagi perkembangan atau perjalanan aktiviti sesebuah biro manakala laporan program ialah laporan yang khususnya

18

untuk program yang telah selesai diadakan. Kedua-dua laporan ini mempunyai fungsi yang sama iaitu untuk menceritakan perkembangan yang telah berlaku dalam sesebuah organisasi atau hasil yang berlaku dalam sesebuah program. Lihat contoh dalam bahagian lampiran.

ARAHAN: 1. Fasilitator akan meminta setiap kumpulan menyediakan satu contoh dokumen di atas dengan menggunakan kertas mahjong dan pen marker. 2. Setiap kumpulan boleh ditugaskan untuk menyediakan dokumen yang berbeza-beza. 3. Masa yang diperuntukkan adalah selama 30 minit. 4. Fasilitator akan meminta setiap kumpulan membentangkannya dan kumpulan-kumpulan lain akan menilai dan memberi cadangan sekiranya perlu. 5. Fasilitator juga akan membantu membuat penilaian dan pembetulan. PERINGATAN: 1. 2. Kertas kerja cadangan program yang ingin dibuat mestilah berkaitan dengan program yang bakal dilaksanakan oleh mereka pada masa akan datang. Setiap dokumen yang dibuat hendaklah disimpan oleh peserta sebagai sumber rujukan mereka dalam gerak kerja organisasi.

LAMPIRAN
19