PENGURUSAN MESYUARAT UNIT KOKURIKULUM Azwin Atiqah Sollehah Azianida Adilah Wan Lin

MESYUARAT AGUNG
a)

Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Persatuan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan dengan disertakan minit mesyuarat yang sebelumnya.

b) Atur cara majlis Mesyuarat Agung Ucapan alu-aluan Ucapan Penasihat Kelab Ucapan Perasmian Mesyuarat Agung

c) Agenda Mesyuarat Agung Ucapan Pengerusi Majlis Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu. Membentang dan laporan tahunan. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan.

Pemilihan Ahli Jawatankuasa Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Jawatankuasa (5-7 orang) Pemilihan dua orang juruaudit

Membahaskan usul-usul yang diterima

Ucapan penangguhan

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja. Notis hendaklah disiarkan 2 minggu sebelum diadakan. Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana : Permintaan bertulis 2/3 ahli Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

MESYUARAT JAWATANKUASA
Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang di lantik oleh Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah dipanggil dalam tempoh satu minggu. Agenda mesyuarat hendaklah merangkumi perkara berikut : Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.

MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA PROJEK

Agenda Mesyuarat a) Ucapan Pengerusi b) Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu c) Perkara-perkara berbangkit d) Membincangkan hal projek Tarikh Hari Masa Tempat

e) Melantik ahli jawatankuasa projek f) Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek g) Kewangan Projek h) Hal-hal lain

PKBA BIL. 2/1991 : PANDUAN PENGURUSAN

Tujuan Pengurusan Menentu dan memastikan pengurusan masa yang berkesan. Mengatasi kelemahan dan meningkatkan keberkesanan pengurusan. Menentukan tindakan susulan yang berkesan.

PERINGKAT PELAKSANAAN DAN TINDAKANTINDAKAN

Tindakan-tindakan PraMesyuarat Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat dengan pengerusi J/K. Menyediakan atau membuat tempahan bilik mesyuarat dengan ambil kira tempoh masa, bilangan anggota yang akan hadir, peralatan, dan jamuan ringan. Menentu dan menyediakan bahan perbincangan dan diserahkannya kepada urusetia dan ahli-ahli dua minggu sebelum hari mesyuarat.

Menyediakan dan menghantar surat jemputan mesyuarat dengan maklumat yang lengkap termaksud jenis pakaian yang sesuai. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan dalam bilik mesyuarat adalah mencukupi, termasuk kebersihan dan keselesaan. Memastikan kehadiran ahli-ahli mengikut senarai kehadiran disediakan dua hari sebelum mesyuarat.

Mengadakan perbincangan pramesyuarat dengan Pengerusi supaya tindakan-tindakab diambil terhadap masalah yang dijangkakan. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat, menepati masa dan sebagainya.

Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat I. Catatan minit mesyuarat termasuk Senarai kehadiran Perkara yang dibincangkan Keputusan mesyuarat Tindakan-tindakan susulan dicadangkan.

Tindakan-Tindakan Selepas Mesyuarat Mengemas dan menyedia minit mesyuarat Menghantar minit mesyuarat ke Urusetia selewatlewatnya satu minggu selepas mesyuarat. Menerima Laporan Maklumbalas dari Urusetia. Menyedia dan menghantar Laporan Maklumbalas yang di kemas kini ke Urusetia.

SEKIAN, TERIMA KASIH