SOALAN 3B (i) PENGENALAN Dokumen rasmi kerajaan adalah semua jenis maklumat berkenaan dengan perkaraperkara yang rasmi.

Maklumat dokumen rasmi terbahagi kepada 4 jenis iaitu yang pertama perkara-perkara bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan juga draf dan buangan. Jenis maklumat dokumen rasmi yang kedua adalah jenis fotograf, fotosalinan, negatif foto dan filem, jalur suara dan rakaman serta pelan cetak. Jenis maklumat yang ketiga pula adalah pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta. Manakala jenis maklumat yang keempat adalah huruf cetak atur atau cetak miring, bloklitografer, acuanstensil, prosesplat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi. Kesemua jenis maklumat dokumen rasmi kerajaan ini dibahagikan kepada dokumen terperingkat dan dokumen tidak berperingkat. Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Maklumat dalam dokumen terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan berdasarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsia-rahsia negara dengan berkesan. Oleh yang demikian penyimpanan dokumen terperingkat adalah perkara yang perlu diambil perhatian dalam setiap jabatan kerajaan.

DEFINISI Dokumen/Suratan Rasmi Fail-fail, surat-surat, borang-borang yang telah diisi, disket yang mengandungi maklumat rasmi termasuk soalan peperiksaan. Dokumen Terperingkat Dokumen / surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad.

Terdapat 4 kaedah yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz dalam penyimpanan dokumen terperingkat. Antaranya ialah :

Rahsia Besar Iaitu dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara Malaysia. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna kuning dan berpalang merah dikulit depan dan belakang. Contohnya kertas-kertas kabinet mengenai politik dan ekonomi, maklumat perancangan ketenteraan dan surat menyurat negara asing dengan kerajaan mengenai perdagangan dan pertahanan. Penyimpanan dokumen Rahsia Besar adalah di dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang palang besi (sementara) dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan yang rapi.

Rahsia Iaitu dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada

kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna merah jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Contohnya arahan penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Cara peyimpanan dokumen adalah di dalam bilik kebal, peti besi dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang palang besi dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan rapi.

Sulit Iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan martabat Malaysia. Warna fail bagi Sulit adalah warna hijau dan contoh dokumen adalah laporanlaporan perisikan biasa. Cara penyimpanan dokumen adalah di dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

Terhad Iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan. Fail Sulit adalah berwarna putih dan contohnya adalah buku-buku Jabatan bagi maksud arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan. Cara penyimpanan dokumen ini adalah kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu yang singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci. Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama (melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet/almari besi yang dikunci.

Semua kunci bagi almari besi/kabinet/bilik tempat penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah/Timbalan Pengarah dan/atau PegawaiPegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh

Pengarah/Timbalan Pengarah. Bagi pegawai-pegawai kanan yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh mengarahkan Pembantu-pembantu Khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan;

Pengarah/Timbalan Pengarah adalah dikehendaki mempastikan pegawaipegawai yang akan bertukar/bersara hendaklah menyerahkan dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambilalih tugas sebelum tarikh

pertukaran/bersara;

Pengarah/Timbalan

Pengarah

hendaklah

menyerahkan

rekod

dokumen-

dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

SOALAN 3B (ii) PERATURAN PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT Menurut Perkara 16 dalam Arahan Keselamatan keselamatan adalah Ketua Jabatan

bertanggungjawab

sepenuhnya

mengenai

jabatannya,

mengambil

langkah-langkah menurut peruntukan-peruntukan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat yang ada di jabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa dan menentukan supaya laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila dikehendaki. Ini membuktikan kuasa Ketua Jabatan adalah amat penting dalam mengendalikan keselamatan dokumen terperingkat terutamanya dalam penghantaran dokumen terperingkat. Selaras dengan Perkara 17 Arahan Keselamatan, Ketua pegawai Keselamatan Jabatan perlu dilantik bagi membantu dalam bidang Arahan Keselamatan Kerajaan dan menyuruh pegawai tersebut mendapatkan nasihat daripada Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan mengenai penghantaran dokumen terperingkat. Di antara tugas utama yang perlu dijalankan oleh Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap keselamatan di jabatan, mengambil langkah mematuhi arahan supaya kawalan terperingkat terkawal dan mengemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila dikehendaki.

4 sistem penghantaran dokumen terperingkat : Sistem satu lapis sampul surat Dihantar melalui peti atau beg berkunci Sampul surat ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima Sampul dimeteri dengan meteri pejabat

Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci Sampul surat dalam ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima serta dimeteri dengan meteri pejabat. Sampul surat dalam ini dimasukkan ke dalam sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima dan digam sahaja. Sistem peti atau beg berkunci Dibekalkan dengan dua kunci keselamatan. Satu kunci dipegang oleh pejabat menghantar dan satu lagi dipegang oleh pejabat menerima. Utusan selamat Perkhidmatan penghantaran sembopyan tentera. Pemandu kapal terbang TUDM atau MAS. Orang yang dibenar melihat perkara yang sama dengan dokumen yang dihantar. Lain cara yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan selepas dipersetujui oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan.

PROSEDUR PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT DALAM JABATAN YANG SAMA Mengetatkan peraturan menerusi fail terperingkat yang hanya boleh disemak oleh pegawai yang dibenarkan mencapai sahaja (akses). Dalam pada itu juga, penjawat lain perlulah dilantik untuk menguruskan penghantaran dokumen terperingkat ini melalui peti dan beg berkunci. Disebabkan penghantaran dokumen ini melibatkan di dalam jabatan atau pejabat, maka pergerakan fail dibuat melalui pendaftaran rahsia. Contohnya penghantaran surat antara jabatan dalam pejabat yang sama mengenai perkara-perkara dasar yang penting yang dihantar melalui beg berkunci dan memaklumkan kepada Pendaftaran Rahsia Jabatan yang diketuai oleh Pendaftar Rahsia.

PENGHANTARAN KE JABATAN-JABATAN LAIN

Penghantaran dokumen semua peringkat kecuali dokumen terhad dihantar melalui peti atau beg berkunci atau melalui Utusan Selamat dengan menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul Surat, manakala bagi dokumen terhad dihantar dengan menggunakan pos tidak berdaftar atau pos biasa. Ketua jabatan perlulah memastikan pekerja bawahan yang dipertanggungjawabkan menghantar surat adalah pekerja yang berpengalaman, mempunyai rekod yang baik dan boleh dipercayai. Hal ini kerana dalam peraturan ini melibatkan penghantaran dokumen terperingkat luar dari jabatan, nilai dan etika pekerja amat penting bagi memastikan penghantaran dokumen terperingkat dengan selamat. Selepas beberapa hari penghantaran, seterusnya perlu membuat tindakan susulan dengan memeriksa dokumen tersebut telah diterima ataupun tidak oleh penerima.

Bagi memantapkan lagi sistem keselamatan, ketua jabatan semestinya mengadakan kursus atau latihan di bawah pengelolaaan pegawai dari Insitut Integriti Malaysia (IIM) berkaitan dengan nilai dan etika penjawat awam dan penerapan tonggak 12 dalam dirinya dan pekerja bawahan dan ini juga selaras dengan dasar Pelan Integriti Nasional (PIN).

RUMUSAN Kesimpulannya, penentuan pengurusan penghantaran dokumen berperingkat ke tempat-tempat berbeza mengikut peringkat keselamatan berdasarkan Arahan

Keselamatan perlulah diutamakan. Kepimpinan yang diamalkan hendaklah lebih kepada bersifat Autokratik agar semua penjawat awam sedar akan penghantaran dokumen terperingkat adalah perkara yang serius dan perlu diberi penekanan. Selain itu, kepimpinan secara Demokratik juga diamalkan agar kerjasama wujud diantara semua pihak yang berkaitan. Ini akan melicinkan lagi pengurusan penghantaran dokumen terperingkat dan sistem kawalan keselamatan.

Menurut SEKSYEN 8 (2) (Baru) mengenai Penalti, Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih dari tujuh tahun. Berdasarkan Seksyen ini menunjukkan pentingnya menjaga dokumen terperingkat terutamanya dalam peraturan penghantaran dokumen terperingkat oleh penjawat kakitangan awam. Kebocoran dokumen terperingkat tidak akan berlaku sekiranya penjawat awam melakukan segala tindakan mengikut peraturan penghantaran dokumen berperingkat yang dinyatakan.