PENGURUSAN MESYUARAT

MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

DEFINISI

Mesyuarat - perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi Mesyuarat berbeza antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya

JENIS-JENIS MESYUARAT

a). Mesyuarat bagi mendapat maklumat/memberi maklumat b). Mesyuarat kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi

c. membuat keputusan ataupun menyelesaikan masalah d. Analisis hala cara dan perancangan masa depan e. Memperbaiki kerja-kerja semasa

ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

WAKTU MESYUARAT OBJEKTIF

PERWAKILAN

TEMPAT MESYUARAT

MESYUARAT
ORGANISASI

MAKLUMAT

KEPIMPINAN

ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

Mempunyai agenda dan objektif yang jelas

Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa

Kemudahan fizikal yang selesa

Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi

Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran

Perbincangan diadakan secara positif Peranan pengerusi yang berkesan Peranan setiausaha yang berkesan

Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat. Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

MESYUARAT YANG TIDAK BERKESAN

Mesyuarat jarang diadakan Minit lewat dihantar Agenda tidak ditetapkan

Wakil tidak dapat memberi sumbangan

Tiada persedian rapi dalam perancangan mesyuarat. Tidak ada maklum balas terhadap tindakan dalam mesyuarat seterusnya

TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT

Urus Setia/Setiausaha perlu : a) Menentukan agenda,tarikh,masa jemputan dan tempat mesyuarat b) Membuat tempahan bilik mesyuarat c) Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan

d) Menghantar surat jemputan mesyuarat

e) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat f) Menentukan kehadiran

g) Perbincangan sebelum mesyuarat

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

a) Senarai kehadiran b) Senarai ketidakhadiran dan alasan c) Perkara penting yang dibincangkan

d) Keputusan yang dibuat

e) Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Urus setia/Setiausaha bertanggung jawab untuk mergambil tindakan berikut

a) Penyediaan minit b) Format minit mesyuarat c) Susunan nama ahli mesyuarat d) Catatan perbincangan

e) Pengesahan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat. f) Laporan maklum balas oleh urus setia g) Menentukan format maklum balas

PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT

Prinsip Susun Atur

a) Susunan keutamaan ahli Pengerusi orang yang utama memimpin mesyuarat b) Antara ahli yang bergelar (seperti Tun, Tan Sri atau Datuk) mendahului mereka yang tak bergelar

c) Penjawat awam mendahului penjawat swasta (dalam hal ini gelaran anugerah tidak diambil kira)

d) Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya (walaupun antara mereka menyandang gelaran)

Kaedah menentuan keutamaan ahli

i) Antara yang bergelar

- Kriteria penentuan adalah seperti yang berikut - Tarikh menerima anugerah darjah kebesaran (rujuk Bahagian Istiadat JPM)

- Pemegang pingat bergelar Datuk (Persekutuan) mendahului pemegang pingat Dato Negeri
- Antara Dato Negeri kekananan berasaskan tarikh kurniaan pingat yang disandang.

ii) Antara pejawat awam dengan swasta

- Penjawat awam mendahului penjawat swasta - penjawat swasta yang bergelar dan menyandang gelaran persekutuan mendahului penjawat awam yang tidak bergelar

iii) Antara yang tinggi dengan yang rendah pangkatnya - yang lebih kanan diutamakan

- Jika yang rendah pangkatnya menyandang gelaran Dato Negeri, asas penentuan masih tertakluk kepada kekananan pangkat

b) Susunan tempat duduk

Susunan keutamaan Susunan kekananan Fungsi ahli

Kriteria penentuan i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi di sebelah kanan (bersetentangan) ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselangselikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka

iii) *Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi di sebelah kiri)
iv)* Setiausaha duduk di meja khas

Pengerusi mempunyai kuasa untuk merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv) Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi

MERANCANG MESYUARAT

Perlukah mesyuarat diadakan?

- timbangkan kos bagi ahli yang hadir

- ada tidak cara lain untuk capai matlamat yang dikehendaki

MESYUARAT UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT

Adakah faktor masa itu penting? Adakah wakil yang akan hadir datang dari tempat yang jauh dan melibatkan kos yang tinggi?

Adakah saiz kumpulan yang terlibat itu munasabah? Adakah perlu semua wakil memahami sesuatu peraturan tertentu atau hanya sekadar diberitahu melalui surat edaran jabatan? Adakah maklumat atau taklimat yang hendak disampaikan itu memerlukan bahan rujukan disediakan?

MESYUARAT UNTUK MEMBUAT KEPUTUSAN

Adakah wakil yang hadir mempunyai kepakaran untuk membuat keputusan yang dikehendaki?

Adakah wakil yang hadir mempunyai komitmen untuk melaksanakan sesuatu keputusan yang dicapai?

Dapatkah proses kerjasama kumpulan digunakan untuk mencapai sesuatu keputusan yang berkualiti? Adakah terdapat konflik pandangan yang perlu diatasi? Adakah suasana mesyuarat itu bercorak terbuka dan bebas berkomunikasi antara ahli?

TATASUSILA MESYUARAT

Suatu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, ialah dengan menggalakkan ahli memberi sumbangan secara berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.

TINDAKAN :

Jangan tiba lewat. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara yang terlalu penting. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat.

Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat.

Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbangan ahli; semak diri sama ada anda memberi perhatian sepenuhnya kepada mesyuarat. Tanya pada diri mengenai perkara yang dibincangkan, pencapaiannya, dan bagaimana anda boleh membantu setiap ahli dalam memberi sumbangan

Cuba memberi sumbangan dan mendengar secara yang boleh menggalakkan ahli memberi sumbangan yang berkesan. Memberi fokus/tumpuan sewajarnya supaya objektif mesyuarat dicapai

Mencari perkara yang positif dan mengelakkan dari perkara yang negatif

Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif seperti yang anda harapkan daripada ahli lain.

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA

Perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti yang berikut: Perutusan Pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

Senarai perkara baru yang hendak dibincangkan Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain

Penutup

Agenda hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Secara umumnya mesyuarat di peringkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

.Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini

ialah dengan menetapkan agenda mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan dengan persetujuan utama Pengerusi.

SENARAI SEMAK KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Jelaskan objektif mesyuarat Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat Gunakan peluang untuk mendapatkan pelbagai sudut pandangan yang berbeza-beza sebelum merumuskan sesuatu perkara

Dapatkan persetujuan majoriti (concensus)

Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang

Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan.

CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI Minit Mesyuarat . (catatkan nama mesyuarat)

Bil.Tahun. (catakan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : Masa : Tempat :

Urusetia : (Senaraikan nama pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan).

Kehadiran :

Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.

Turut hadir : Senaraikan nama pegawai yang bukan merupakan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau turut menghadiri mesyuarat. Sususnan hendaklah mengikut kekananan.

Agenda

1. Perutusan Pengerusi
a. Ruang ini mengandungi catatan perkaraperkara yang penting yang dibangkitan oleh pengerusi mesyuarat. Perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada awal mesyuarat.

Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas kerja ataupun pada akhir mesyuarat.

2. Pengesahan minit mesyuarat. b. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada diterima tanpa pindaan atau diterima tertakluk kepada pindaan

3. Perkara berbangkit c. Ruangan ini mengandungi catatan perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

c. Tajuk utama perkara berbangkit dibincangkan hendaklah dicatatkan. d.

yang

Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. e. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

4. Perbincangan :
f. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan tajuk mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

5. Perbincangan kertas kerja

g. Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.Perkara- perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah :

Tajuk kertas kerja

Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan Tujuan kertas kerja disediakan

Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitan di dalam kertas kerja berkenaan
Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil.

6. Hal-hal lain h. Ruangan ini merekodkan perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

7. Penutup

i. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara :

Bila mesyuarat itu ditamatkan atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi dan tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

Urusetia

catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggung jawab dalam mengendalikan mesyuarat.

Tarikh

catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Perkara Berbangkit Tajuk : a. Mesyuarat mengambil maklum i. . ii.

b. Mesyuarat membuat keputusan : i. ii. Tindakan :

Pembentangan kertas kerja :

1. Inti kertas a. Mesyuarat mengambil maklum i. . ii.

b. Mesyuarat membuat keputusan : i. ii.

Hal-hal lain

Penutup