Pengurusan Mesyuarat

Kumpulan 4

Apa itu MESYUARAT?

Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk

dan

proses

mesyuarat

boleh

dilaksanakan secara formal atau informal.

CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

 Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa

TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat Tempahan secara bertulis Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Tentukan bilangan salinan kertas kerja Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

Contoh surat jemputan mesyuarat

JENIS-JENIS MESYUARAT

JENIS-JENIS MESYUARAT
MESYUARAT TERGEMPAR MESYUARAT AJK MESYUARAT AGONG

MESYUARAT KHAS

MESYUARAT AGONG LUAR BIASA

MESYUARAT TERGEMPAR tujuan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. Contohnya - pemecatan anggota yang melanggar peraturan persatuan atau sesebuah organisasi

 Ciri-cirinya:
Diadakan pada masa yang amat diperlukan Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan mencatat minit mesyuarat Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskan dalam mesyuarat

MESYUARAT AGONG
Diadakan sekali setahun Tujuan:
Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu. Meluluskan penyata kira-kira. Merancang kegiatan tahun hadapan. Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru. Meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan

 Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah

dihantar kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan

Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh hari

sebelum mesyuarat dijalankan

Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkan

laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.

MESYUARAT AGONG Tujuan diadakan kerana:

LUAR BIASA

keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahupertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak penyelesaian masalah kewangan yang mendesak hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasa yang lama.

MESYUARAT KHAS
Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan

MESYUARAT JAWATANKUASA
Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan

oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi

mesyuarat agung. Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.

 Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat, seminggu sebelum tarikh

selewat-lewatnya

mesyuarat berkenaan. pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa

 Tujuan :
Meneliti dan membincangnya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang. Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.

Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat

Pengerusi - Mempengerusikan mesyuarat. -Menandatangani peringatan mesyuarat. Timbalan Pengerusi
- Memangku jawatan semasa ketiadaan Pengerusi.
- Tugas yang sama seperti Pengerusi dan hanya boleh dijalankan semasa ketiadaan Pengerusi.

Naib Pengerusi - Jika Pengerusi dan Timbalan Pengerusi tidak

ada, maka Naib Pengerusi akan memangku jawatan semasa ketiadaannya.

Setiausaha Kehormat
-Menjalankan kerja-kerja Pertubuhan mengikut

peraturanperaturan
-Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa. -Merekodkan peringatan Mesyuarat bagi semua Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa. - Menyimpan satu buku daftar semua ahli-ahli persatuan. - Menjalankan semua kerja surat menyurat bagi pihak persatuan ini. -Boleh menyediakan dan menandatangi semua cek-cek bersama-sama Bendahari.

Penolong Setiausaha
- Membantu Setiausaha dalam menjalankan tugas-tugas. - Bertanggungjawab atas hal-hal kebajikan ahli-ahli persatuan -Memangku jawatan dan tugas-tugas Setiausaha semasa ketiadaannya.

Bendahari
-Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan. -Menyediakan Penyata kira-kira Tahunan di akhir tahun kewangan Persatuan.

-Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas pembetulannya. -Menandatangani semua cek-cek Persatuan bersama-sama dengan Pengerusi atau Setiausaha.

Ahli Jawatankuasa Biasa

-Membantu pegawai lain menjalankan tugas

mengikut arahan jawatankuasa.

Kuasa-kuasa Jawatankuasa
Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa melantik Jawatankuasa kecil sekiranya perlu. Jawatankuasa kecil hendaklah menjalankan semua tugas-tugas yang diberikan kepadanya dan hendaklah terus menerus tertakluk kepada arahan dan kawalan Jawatankuasa Persekutuan. Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa untuk membuat undang-undang kecil atau perintah-perintah tetap yang selaras dengan undang-undang Persatuan sepertimana yang telah ditetapkan.

AGENDA Mesyuarat
Untuk memaklumkan ahli-ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan. Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal.

Semasa Mesyuarat

Pra Mesyuarat
Tatacara Mesyuarat

Selepas Mesyuarat

Pra Mesyuarat
Tentukan agenda, tarikh & tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Hantar surat jemputan Mengetahui minit mesyuarat yang lalu Membaca kertas kerja Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Perbincangan pra-mesyuarat Beritahu etika semasa mesyuarat kepada ahli-ahli

Semasa Mesyuarat
Menyediakan juru trengkas Memastikan senarai kehadiran Membuat catatan perkara penting yang dibincangkan

Memberi kerjasama atau pandangan mengenai

keputusan yang dibuat

Mengenal pasti tindakan susulan yang perlu diambil

Selepas Mesyuarat
Menyediakan catatan perbincangan. Menyiapkan susunan nama ahli-ahli mesyuarat. Penyediaan minit mesyuarat. Menyediakan format minit mesyuarat. Mengedarkan minit mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat.

Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan

mesyuarat. Sediakan laporan maklumbalas.

MINIT MESYUARAT
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.

Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

MINIT MESYUARAT
Penting sebagai; Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat Imej Jabatan/Kementerian

PETUA PENULISAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi PADAT, bukan bercerita TEPAT, bukan panjang berjela

JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga

BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan

BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan

PROFESIONAL, tunjukan kematangan

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

TULEN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

CARA PENULISAN MINIT MESYUARAT

Secara verbatim : mencatatkan setiap sesuatu yang diperkatakan oleh ahli yang hadir dan diakhiri dengan persetujuan yang dicapai. Laporan inti sari : tidak dicatatkan nama orang yang mengemukakan pendapat dan butir yang dihujahkan.yang ditulis hanya pokok perbincangan,ringkasan hujah dan

persetujuan sama ada menerima, menolak atau diambil

perhatian

Struktur Minit Mesyuarat

Perutusan Pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

Perkara-perkara yang berbangkit

Pembentangan kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

CONTOH STRUKTUR MINIT

1. Perutusan Pengerusi 2. Pengesahan Minit Mesyuarat 3. Perkara-perkara Berbangkit - Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan a) b)

4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) 5. Hal-hal Lain 6. Penutup

TAMAT