COLORSCOPE, Inc.

Pendahuluan Colorscope, Inc. merupakan sevuah perusahaan yang bergerak di bidang industry seni grafis. Pendirinya, Andrew Cha, menyadari bahwa perkembangan lingkungan bisnis dan teknologi seperti desktop publishing dan World Wide Web mulai mengancam pangsa pasar Colorscope, Inc ditambah lagi konsolidasi yang dilakukan oleh perusahaan sejenis.

Sejarah Perusahaan Colorscope, Inc., yang didirikan pada 1 Maret 1976, pada awalnya dikembangkan sebagai sebuah laboratorium fotografi dengan efek khusus yang melayani agensi periklanan local yang ada di alifornia Selatan. Pada tahun 1988 bisnis Andrew Cha reputasi Andrew ha berkembang seiring dengan perkembangan bisnisnya. Penjualan meningkat pesat sepanjang tahun dan mencapai angka $5 juta dollar. Perusahaan memberikan layanan kepada agensi-agensiperiklanan yang besar seperti Saatchi & Saatchi, Grey Advertising, dan J Walter Thompson serta perusahaan perusahaan entertainment besar seperti The Walt Disney ompany dan R. H. Macy & Co. Untuk meningkatkan pelayanannya maka Cha melakukan investasi pada peralatan computer yang berbiaya besar yang mampu menghasilkan efek tertentu yang sulit. R. R. Donneley & Sons Co., perusahaan percetakan terbesar, melakukan pendekatan terhadap Colorscope untuk adanya kemungkinan akuisisi dengan nilai sebesar $10 juta dollar. Donnelley mengharapkan dengan akuisisi Colorscope maka penyelamatan kontrak pencetakan yang masih dalam penawaran dan tentunya Donnelley mampu menciptakan bisnis yang jauh lebih efisien. Namun pada akhirnya Cha tidak puas dengan penawaran yang diajukan oleh Donnelley dalam perjanjian. Cha mempercayai bahwa. Cha meyakini bahwa hubungan personal yang kuat dengan para pelanggan menjadi kunci utama kesuksesan Colorscope, Inc. Pada kenyataannya perkembangan teknologi di bidang industry desktop publishing membawa perubahan yang besar. Dampak yang paling menonjol adapah pada penentuan harga. Meskipun Cha menawarkan kualitas yang baik namun pasar memberikan tekanan yang cukup besar untuk mengurangi harga produknya. Bahkan Cha harus kehilangan pelanggannya yang paling

signifikansehingga memutuskan untuk membenahi bisnisnya dan melakukan evaluasi terhadap industri, posisi perusahaan pada segmen industry pre-press, kebijakan harga, dan operasinya.

Pre-Press Production Process Pre-press production process merupakan proses dasar untuk material cetak atau yang lebih dikenal dengan pemisahan warna, yang pada dasarnya proses ini berlangsung sama selama sekitar 20 tahun. Pre-press process diawali dengan perancangan dan penataan buku atau project yang memerlukan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, fotografer mengambil dan mengembangkan gambar untuk diproses selanjutnya pada pre-press house Selama proses tersebut (proofing) client dapat membandingkan dan mengajukan permintaan untuk mengubah atau melakukan berbagai penyesuaian. Adjustment untuk efek tertentu dikenakan biaya tertentu pula. Setelah mendapat persetujuan akhir, Colorscope akan mengirimkan master book atau file ke precetakan. Setelah pencetakan selesai, pesana siap untuk dikirimkan kepada klien.

Industry Dynamics Keseluruhan pasar komersil jasa percetakan di US pada tahun 1995 mencapai puncakya yaitu $66 miliar dollar. Hal ini dikarenakan diversifikasi material cetak yang diproduksi oleh setiap perusahaan. Perusahaan cenderung melakukan spesifikasi pasar seperti kartu ucapan, form bisnis, laporan keuangan, surat kabar, majalah, catalog, dsb. Colorscope menganggap pasar berubah sangat drastis yang mana posisi Colorscope yang dikenal memiliki kualitas dan pelayanan yang baik mencadi tidak tepat lagi pada kondisi pasar yang penuh oleh penyedia jasa

yang mengklaim memiliki kualitas yang sama pada harga yang lebih rendah.

Direct Competition Tipe I: Perusahaan yang secara teknis memiliki keahlian percetakan didukung oleh tenaga pemasaran yang profesional yang mendorong paket harga dengan menggabungkan jasa pre-press house dan percetakan. Diantaranya adalah R. R. Donnelley & Sons Co. dan Quad Graphics Tipe II: Perusahaan lokal yang menggabungkan jasa pre-press house secara horisontal . ontoh perusahaan local ini adalah American Color dan Wace Techtron. Tipe III: Perusahaan yang bekerjasa sama dengan percetakan atau agensi periklanan untuk meghalau pesaing yang potensial. Pesaing utama Colorscope termasuk dalam tipe ketiga ini.

Work Flow Organization Pekerjaan bermula saat konsumen melakukan pesanan yang akan diterima oleh CS dan akan dicatat pada rincian spesifikasi pekerjaan. Pekerjaan tersebut akan dilimpahkan sesuai dengan spesifikasi pekerjaan untuk pemrosesan cutting, pasting text, grapics, photographs, dan extensive marking Proses selanjutnya adalah scanning dan menghasilkan output berupa file computer. Pekerjaan selanjutnya adalah assembly yang menghasilkan perangkat output tertentu Proses selanjutnya adalah Quality Control pada proofing yaitu denga membandingkan output yang berbentuk hardcopy dengan spesifikasi pelanggan. Dalam tahap ini sering terjadi pengerjaan kembali karena ditemukan peredaan antara spesifikasi dan hardcopy

The Future

 Cha menyadari bahwa Colorscope perlu melakukan kapitalisasi atas aset dan karyawannya Diperlukan adanya strategi jangka pendek untuk meningkatkan pemasaran utamanya pada bulan-bulan tertentu dimana pesanan untu pre-press meningkat. Meminimalkan rework karena adanya perubahan spesifikasi dan rework yang disebabkan oleh kesalahan proses. Penentuan harga produk yang berkaitan dengan efek tertentu atau pesanan khusus.

Permasalahan Bagaimana Colorscope dapat memperbaiki operasinya? Bagaimana cara Colorscope mengubah strategi harga? Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian apa yang seharusnya digunakan? Untuk mengatasi masalah yang perlu dipecahkan oleh Andrew Cha, maka yang perlu dilakukan adalah menganalisis kondisi pasar serta kompetisi yang dihadapi oleh Colorscope. Berikut adalah kondisi yang dihadapi oleh Colorscope yang: Colorscope menolak untuk mengikuti trend business yaitu dengan tetap melayani pesanan dalam jumlah yang besar (high margin client) dan harga yang lebih tinggi. Perkembangan teknologi dan perubahan yang cepat memaksa terjadinya perubahan yang signifikan pada Colorscope yang berpengaruh pada harga. (exhibit 1) Colorscope dalam proses produksinya menghabiskan banyak waktu dalam pre-press production (Exhibit 2). Pada Proses Proofing banyak waktu yang terbuang karena adanya rework yang disebabkan karena pelanggan mengubah spesifikasi pesanan. Persaingan yang intens (exhibit 3) dalam usaha pre-press

 Dulunya konsumen secara konsisten mampu dan akan membayar untuk sebuah kualitas terbailk namun sekarang konsumen lebih mengutamakan pada penawaran harga (exhibit 5) Alokasi Biaya overhead ke dalam 5 proses produksi yang tepat. Keunggulan yang dimiliki Colorscope adalah berupa kualitas produk yang baik dan filosofi Andrew Cha terkait hubungan baik yang harus dipertahankan dengan para pelangga. Berikut adalah cara Colorscope mengalokasikan biayanya Descriptio n Job Preparati on $ 8,000 500 2,000 1,311 $11,811 160 1000 Scanin Assemb g ly Outp ut Qualit Idle y Contr ol $ 11,000 500 13,000 1,000 1,311 $ $13,00 13,811 0 160 0 500 6500 Total

Wages Depreciati on Rent Other Total Overhead Labour hour Floor space in sg. Ft. Overhead rate per labour

$ $ 64,000 $10,00 32,000 10,000 0 25,000 8,000 14,000 2,000 10,492 4,000 5,246 1.639 $64,24 $92,492 $29,63 6 9 640 1280 200 1000 4000 2000

$125,0 00 50,000 30,000 20,000 $225,0 00

15000

$ 74

$100

$72

$148

$86

Pembahasan. 1. Yang perlu dilakukan Colorscope dalam memperbaiki manajemen operasinya adalah dengan mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Dengan mengikuti perkembangan tren bisnins yang ada Colorscope diharapkan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya. Pertama Colorscope, Inc. perlu menerapkan desktop publishing dalam prepress production process. Sebelum desktop publishing muncul, pencetakan end to end membutuhkan waktu sekitar 8 minggu. Namun dengan

penerapan desktop publishing, waktu produksi menjadi lebih singkat yaitu 2 minggu. Kedua, Colorscope, Inc perlu melakukan spesialisai utamanya di bidang yang masih kurang diminati oleh perusahaan lain misalnya seperti agency, newspaper, book, dan catalog serta cukup melayani beberapa konsumen utama agar dapat menghemat biaya produksi. Karena ketika Colorscope harus melayani sejumlah pesanan yang bervariasi, ia harus menyediakan sumber daya yang sifatnya lebih beragam lagi. Ketiga, perusahaan perlu memperbaiki kebijakan harga yang sudah tidak signifikan untuk pasar yang menyediakan berbagai jasa dengan klaim memiliki kualitas yang sama dan pada harga yang lebih rendah. Keempat, Colorscope, Inc. perlu memperbaiki proses produksi agar pada proses proofing perusahaan tidak perlu melakukan pengerjaan ulang karena adanya perbedaan antara output dengan spesifikasi pesanan pelanggan. Pengerjaan ulang menyebabkan penggunaan waktu yang tidak efektif terutama disaat mendekati deadline. Kelima, dengan menyadari bahwa perlunya mendorong agar perusahaan mampu memenuhi pesanan dibulan-bulan tertentu perusahaan perlu melakukan efisiensi operasi dengan mengurangi rework atau pengerjaan ulang yang sangat membutuhkan kerjasama dari para pekerjanya. 2. Strategi harga harus didasarakan pada efektivitas pengerjaan dengan frekuensi rework yang lebih kecil dan pembebanan ke konsumen seharusnya didasarkan pada konsumsi biaya dari setiap pesanan. Konsumen dengan pesanan khusus akan dikenanakan biaya produksi yang lebuh besar. Dari perhitungan alokasi obiaya overheadnya, terlihat bahwa Colorscope menghitung biaya berdasarkan proses sehingga harga untuk pesanan khusus dan tidak tergolong pesanan khusus mendapat pembebanan biaya yang sama. Adrew Cha perlu membenaho cara perhitungan biaya dan menerapkan Job Order Costing untuk setiap pesanan. 3. Terkait dengan strategi harga maka perusahaan perlu menetapkan Job Order Costing dalam penentuan harga pesanan agar sesuai dengan konsumsi biaya dari setiap jenis pesanan pelanggan.