BRO YNETM ( 1.

BLM)
BRO ORGANZASYONU Gnmzde iletmelerde grlmekte olan iler artarak karmak bir yap haline gelmitir. Teknolojik gelimelere bal olarak her alanda uzmanlk dallar gelimitir. Bro yneticisi bro organizasyonu konusunda yeterli bilgiye sahip olmaldr. Bir bronun organize edilebilmesi iin ilerin belirlenmesi, dzenlenmesi gibi ilemlerin gerekletirilmesi gerekmektedir. Bro organizasyonu yaplrken iletmenin amalar ve bro hizmetlerinin zellikleri esas alnmaldr. Seilecek organizasyon modeli iletmeyi amacna ulatracak ve planlarn gerekletirecek en uygun yapda bir model olmaldr. Bronun yerindeki Fonksiyonu: letmelerde retimin dnda ynetim ile ilgili faaliyetlerin yapld alanlara bro denir. Brolarda retilen esas rn, bilgi ve bunlara bal belgelerdir. zel ve kamu iletmelerinin faaliyetlerinin belirli bir blm brolarda yrtlmektedir. alma konusu ne olursa olsun bir iletmede mutlaka bro hizmeti vardr. Hizmet reten iletmelerin bro hizmetleri mal retenlere gre daha genitir. Bro faaliyetlerinde baar salanabilmesi iin bro yneticisinin iletmenin genel amalarn, politikalarn, planlarn ve igren birimlerinin fonksiyonlarn iyi bilmesi gereklidir. Bro Ynetimi: Bro ynetimindeki esas ama; insanlar ve maddi kaynaklar arasndaki uyumu salayp ilerin verimli bir ekilde yrtlmesini gerekletirmektir. Verimlilik; yaplan ite, retilen mal ve hizmette kaynaklarn etkili kullanlmasyla elde edilen sonutur. BRO ETLER Ak Brolar: Ak brolar toplu halde alma mekanlar bulunan, 150 m ile 3000 m arasnda bykl bulunan brolara ak bro denir. Ak brolarda 5 ile 100 kiilik personel alabilmektedir. Ak brolarda gelen gidenin okluu alanlarn hareketlilii nedeniyle olduka youn bir faaliyet gze arpar. Ak Brolarn Yararlar: 1. Binann maliyeti der, 2. Daha ekonomiktir, 3. Yerden tasarruf salar, 4. Dekorasyon ve temizleme maliyeti der, 5. Kap adedi ve koridorlar azalr, 6. Haberleme ve i akm kolaylar, 7. Daha iyi fiziksel koullar salanmasna elverilidir, 8. Daha etkin ynetime ve denetime uygundur. Ak Brolarn Sakncalar: 1. zellikle para ile ilgili gvenilirliin nemli olduu trdeki ilerde gizlilik azalr. 2. Ziyaretiler ve genel hareketlilik iteki dikkatin datlmasna neden olur. 3. Konumalar sessizlii bozabilir ve ar uultu ve grlt olabilir. 4. Salgn hastalklarn yaylmasna uygundur. 5. Kiisel prestijin azald kansn yaratr. Kapal ( zel) Brolar: 1 ile 4 kiinin birlikte oturup alt kk odalardr. Plan, proje, muhasebe vb. ilerin yrtld bro tipidir. Ynetici vb. kiiler tek kiilik brolarda almalarn srdrr.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 1 / 26

BROLARDA ORGANZASYONUN PLANLANMASI Planlama: Planlama ileriye bak, ileriyi grtr. Planlama gereksinimlerle kaynaklarn dengeletirilmesidir. Bir plan iinde alan bro yneticisi ani olaylarla karlamaz. leride karsna kabilecek hereyi nceden dnerek tedbirlerini alm, kaynaklarn hazrlam olur. Bylece gnlk ve ani olaylar bronun amacna ynelen esas almalara engel olmaz. Ayrca planlama aniden kacak problemler karsnda aknlk, tela ve baarszla urama olasln batan nlemi olur. BRO ORGANZASYONU VE MODEL SEM Bro organizasyonu ile iletme organizasyonu arasnda bir ekil fark yoktur. Bro organizasyonu da iletme organizasyon ilkelerine gre yaplmaldr. Bro yneticisi organizasyon konusunda yeterli bilgiye sahip olmaldr. Brosunu iletmenin btn ierisindeki fonksiyonu gz nne alarak organize etmelidir. Bir bronun organize edilebilmesi iin ilerin belirlenmesi, dzenlenmesi gibi ilemlerin gerekletirilmesi gerekir. Bro organizasyon modeli seilirken iletmenin amalarnn en iyi hizmet edecek ve fonksiyonlar yerine getirebilecek bro organizasyon modeli seilmelidir. Seilecek organizasyon modeli iletmeyi amacna ulatracak ve planlarn gerekletirecek en uygun yapda bir model olmaldr. Seilen organizasyon modeli yer, zaman ve iinde bulunulan artlara gre deiiklik gsterebilir. Dier bir ifade ile her yerde ve artta kurulabilecek belirli bir organizasyon modeli yoktur. Bro organizasyon modeli seilirken u faktrler gz nnde bulunmaldr. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) letmenin amac ve faaliyetleri, letmenin mr, letmenin karlayaca i yk, Uzman elemanlara olan ihtiya ve bunlarn salanabilme imkanlar, ile ilgili yasal dzenlemeler, Parasal, maddi ve insani kaynaklar, Amaca uygun ara ve gereler, zlenecek politika, Koordinasyon ve denetim srasnda karlalabilecek problemler. BRO ORGANZASYONUNA ETK EDEN FAKTRLER Faaliyette bulunan bir iletmenin bro organizasyonunu deimeye zorlayan etkenler iki gruba ayrlr: 1) Etkenler a) Amacn deimesi b) Ynetim politikasnn deimesi c) Yerleme durumunun deimesi d) gcnn deimesi e) Yneticilerin deimesi f) Btenin deimesi 2) D Etkenler a) Teknolojik gelime b) Haberleme ve ulam imkanlarnn hz kazanmas c) htiyalarn deimesi d) Ekonomik ve sosyal hayattaki deimeler

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 2 / 26

BROLARDA VERMLLK Bro ynetimindeki esas ama insanlar ve maddi kaynaklar arasndaki uyumu salayp ilerin verimli bir ekilde yrtlmesini gerekletirmektir. Verimlilik; yaplan ite, retilen mal ve hizmette kaynaklarn etkili kullanlmasyla elde edilen sonutur. Brolarda verimlilii salamak iin u teknikler uygulanabilir: 1) datm teknii 2) akm teknii 3) Hareket ekonomisi teknii letmelerde grevli olanlarn kontrol edilmesi, verimlilii arttrmak iin gerekli olan en nemli etkenlerdendir. Grevlilerin kontrol edilmesi sonucunda u faydalar salanr: 1) Verilen iin zamannda yaplmas salanr. 2) alma temposu hzlanr. 3) Gereinden fazla retim yaplmas ve stok art nlenir. 4) alma saatlerine uyulmas salanr. 5) retim maliyetinin ykselmesi nlenir. 6) alma srasnda gecikme ve duraklamalar nlenir. 7) Kalitenin ykselmesi salanr. BROLARDA BLM VE DAITIM TEKN Bro yneticisi, personelin zellikleri, yetenekleri, bilgi, beceri dzeyleri ve grlecek iin nem ve ncelik srasn gz nne alarak i blm yapmaldr. yi bir i blm, verimlilii arttracaktr. blm yapabilmek iin i datm tekniinden yararlanlr. datm teknii sayesinde bro yneticisi personeller arasnda iyi ve dengeli bir i blm yapabilir. datm teknii brolarda yaplan ilerin olumas iin, bro personelinin iin hangi ksmlarn ne kadar zamanda yapmalar gerektiini gsterir. datm teknii genellikle gnlk ilerin yaplmasnda uygulanr. Bu tekniin uygulanmas iin bir alma sresi belirlenir. Bu sre inceleme yaplacak ilerin eidine gre 1 ile 4 hafta arasnda olabilir. alma sresi seildikten sonra srasyla u ilemler yaplr: 1) gruplandrma tablosu hazrlanr. 2) Personel grev listesi belirlenir. 3) Personel grev listesi ile gruplandrma tablosu i datm izelgesinde birletirilir. Datm Tekniinin Uygulanmasnn Yararlar 1) Personelin bilgi, yetenek ve deneyimlerine uygun i yapmalar salanr. 2) lerin tamamlanmasnda kimlerin hangi aamalarda grev yaptklar belirlenebilir. 3) e katlanlarn her birinin harcadklar zaman belirlenir. 4) Her personelin ka birim i kard belirlenir. 5) Yaplmayan iler varsa ortaya karlarak gerekli nlemlerin alnmas salanr. 6) lerin zaman ynnden kontrol salanr. 7) Bronun alma amacndan sapmas nlenir. Datm Tablosunun Analizi 1) Dikey Analiz: Brolardaki i datmlarnda grev alan her gn personelin tek tek durumlarn eletirerek yaplabilecek deime ve deimeler ortaya konur. 2) Yatay Analiz: Yatay analiz ile her bir faaliyet trnn personel arasnda nasl datld gsterilmektedir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 3 / 26

 AKIMI TEKN Gerek brolarda gerek iyerlerinde hizmet yada mal retimi ii oluturan eitli aamalarn bir biri peine yaplmasyla gerekleir. Dier bir deile bro ve iyerlerinde iler, ilemler ve retim iin bir tr akm ile oluur. akm denen bu sre gzden geirilmez ve iyiletirilmezse iin ya da hizmetin maliyeti ykselir. Srat der. Akm zincirine gereksiz kiiler katlm olur. Bu nedenle bro ve iyerlerinde i akmnn incelenmesi yarl hatta zorunludur. akm her iin yaplmasnda ilerin srasnn kat edilen mesafenin sarf edilen zamann bir i akm emas ile gsterilip bunun zerinde analiz yaplacak ilemin basitletirilmesi amacn gder. Akm emas: akmn gelitirmek iin i akm emas kullanlr. Bu emada ilemler sembollerle gsterilir. 1. 2. 3. 4. 5. lem (0) Gei ( ) nceleme ( ) Bekleme ( D ) Son lem ( )

Akm emasnn Hazrlanmas ve Analizi akm emasnn analizi ile u amalarn gerekletirilmesine allr. 1. in grnmesindeki aamalardan gereksiz olanlarn yok edilmesi. 2. Uygun olanlarn birletirilmesi, 3. grenler arasnda iin yeniden ve ll ekilde datm, 4. in yapld aamalarn yer ve zamanlarnn yeniden dzenlenmesi, 5. Verimin ykseltilmesi, akm emasnn analizi iin iin tamam ve her bir ilem iin u sorular sorulup u sonulara ulalmaya allr. SORU : Ne, Ne iin Nerede, Ne zaman Nasl Kim SONULAR: karmak, yok etmek, elemek Birletirmek, yer deitirmek i basitletirme ve yntem gelitirme Yetki devri

Bro yneticileri i analizinde kullanlabilen yukarda yazm olduumuz (5 N 1K) kuralnn kullanlmas ile analiz edilir. Bu kuraln iin btnne ve sonrada her ilem iin sorulmas yok etmek, birletirmek, basitletirmek ve yetki devrine imkan tanr. Aksamalar i akm emas zerine kaydedilir. Bu ekilde yaplan analiz sonular gz nne alnarak iin baz ilemleri atlabilir, birletirilebilir, yeri deitirilerek yeniden dzenlenebilir. Elde edilen i akm yeni bir i akm tablosu zerinde gsterilerek uygulanmaya balanr. Bu ekilde i akm tablosu hazrlanarak bunun analizi daha basit, abuk, ucuz, daha az zaman ve daha az mesafe kat edilmesi ile gelitirilmi olur. Sonuta: gereksiz iler, ilemler, aamalar ortadan kalkarak verim artrlm olur.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 4 / 26

HAREKET EKONOMS TEKN leri btn ayrntlar ile analiz edilerek en uygun alma metodlarn bulmak. alanlarn vcut hareketlerinden en iyi verimi almak hareket ekonomisi teknii amacn oluturur. Brolarda hareket ekonomisi teknii uygulanmasyla ilerin kalite ve verimine artrma imkan verir. Bu tekniin uygulanmas ile gereksiz hareketleri nleyerek insan gcnden, zamandan, mesafeden alma yer ve alanlar ve benzeri kaynaklardan en verimli sonu alnabilir. Hareket ekonomisi teknii ile insan vcudunun hareketlerini en aza indirerek enerji kullanmn ve yorulmay en dk dzeyde tutma amalanr. Bu ekilde kazanlan enerjinin dier ilerde kullanlarak verimliliin artrlmas amalanr. Yrr, dner, ayarlanabilir sekreter koltuu, terzilerin prova yaparken inedenliklerini kollarna takmalar hareket ekonomisi tekniini uygulama alanna girer. Hareket ekonomisi teknii uygulanrken u zellikler gz nne alnmaldr: 1. Bronun dzenine ilikin zellikler 2. Broda kullanlan ara ve gerelere ilikin zellikler 3. Personelin vcut hareketlerine ilikin zellikler Bronunun dzenine ynelik hareketler: 1. 2. 3. 4. Broda kullanlan makine, ara ve gereler belirli yerlerde bulunmaldr. Bu yerler kolayca ulalabilecek yerler olmaldr. Makine, ara ve gereler i akmna uygun bir ekilde yerletirilmelidir. alan yormayacak oturma, kullanma ve gr artlar iinde bir bro dzeni oluturulmaldr.

Broda kullanlan makine, ara ve gerelere ilikin zellikler 1. Yaplan ie uygun ara ve gereler seilmelidir. 2. Elemana uygun makineler tercih edilmeli gerekiyorsa deiiklik yaplmaldr. 3. Makineleri seerken bakm, onarm imkanlar yedek paralar ve garanti zellikleri bulunan makineler seilmelidir. 4. Koltuklar ok amal trden olmaldr. Personelin vcut hareketlerine ilikin zellikler 1. yaparken uzanlacak yerler normal alma alan ierisinde olmaldr. 2. Yaplacak hareketlerin sras dzenlenerek uygun bir sraya konulmaldr. 3. Kol hareketleri dzenlenerek her iki el ayn anda bo durmamaldr 4. Ters ynde hareket yaplyorsa kollar aynm anada ve simetrik almaldr 5. ki el ayn zamanda harekete balamal ve ayn zamanda hareketini tamamlamaldr. BROLARDA YERLEMENN NEM VE YER SEM Brolarda yaplacak yerleme bir plan dahilinde olmaldr. Bu nedenle kat ve brolarn lekli bir plan yaplr. Bro tipine gre yerleme planlar hazrlanr. Yerleme plannda yerleecek masa, dolap, iskemle vb. eyalarn maketleri veya sembolik resimleri kullanlr. Bro yneticisi en uygun olan seer. Daha sonra plana gre bronun dzenlenmesi yaplr. Brolarda yerlemede i akm gz nnde tutulmaldr. Yerleme yaplan iletmede nce brolar ile i yerleri arasndaki i akm, daha sonra bro iindeki i akm ele alnmaldr. Belirli bir iin bitirilmesi iin grevli olan ayn katta yan yana ve bro iinde ilgili personel birbirine yakn olacak ekilde yerletirilmelidir. akmna uymayan bir yerleme dzeni katlarda, koridorlarda ve bro iinde gereksiz gidi-gelilere neden olarak ilerin verimini drr.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 5 / 26

Brolarda iyi bir yerleme yapabilmek iin uyulmas gereken ilkeler unlardr: Birbirleriyle ilgili igrenler yanyana masaya ya da odalara oturtulmal. Halkla ilikisi olanlar giri katnda ve kapya yakn bulunmaldr. Yerleme, gr ve denetimi kolaylatrmaldr. Ak brolarda amirler personellerini grecek yerlerde oturmaldr. Her personelin kulland ara ve gereler kendisine yakn yerlerde bulunmaldr. Grlen ie uygun standartta ve rahat kullanlabilen bro mefrusat seilmelidir. Herkesin rahata gelip gemesi iin yeterli genilikte geitler braklmaldr. gvenliini salayacak nlemler alnmaldr. Gze irkin grlecek ara ve gereler estetik bir ekilde dzenlenmelidir.

Yerleme biimleri: zellikle ak brolarda masalar tren koltuklar gibi arka arkaya dizerek oturmak monotonluk verir ve ii skar. Bu nedenlerle byk salonlarda dank kmeler halinde asimetrik yerleme uygundur. alanlara ve i sahiplerine ferahlk verir. On kiiden az personelin alt brolarda masalar iki sra halinde ve arka arkaya geometrik dzende yerletirilmelidir. Yerlemede i yerlerinde i sahipleri ile ziyaretilere ne tr kolaylk salamak amac ile baz tedbirlerin alnmas zorunludur. Bunlar yle zetlenebilir: 1. Binalar, pavyonlar halinde ise: her birine A,B,C gibi harflerle yada kelimelerle isim verilmelidir. 2. Her binann giri kaps karsnda binadaki yerleme durumunu gsteren bir bina plan aslmaldr. Bu planda her katta hangi servisler bulunduu yazlmaldr. 3. Her kata asansr kaps karsna yada kat merdiveni bana kat plan aslmaldr. Kat plannda o kattaki oda numaralar ve bunlarn karsnda o ada yada salonlarda yerlemi olan brolarn isimleri yazlmaldr. BROLARDA YERLEME ALANININ NEM Brolarn baz esaslara dayanarak dzenlenmesi yerden, ara ve gereten ekonomi salanabilecei gibi hizmetin daha sratli, daha ksa mesafelerde, daha etkili, verimli ve rahat olarak yaplmas olana da elde edilmi olur. Unutmamak gerekir ki; kurulu ve kurumlarda iler personel ve malzemelerin yerletirilmesi ve bunlarn hareketleriyle sonulandrlr. lerin rahat, basit usullerle yaplmas iin kalitesini ve verimliliini etkiler. alma yerinin fiziksel koullar da alanlar ve verim zerine olumlu ya da olumsuz etkiler yapmaktadr. Bir iyerinin seiminde ve saptanmasnda u esaslar gz nnde tutulmaldr: 1) Kuruluun yapt iin nitelii, zellii ve i yk 2) Kuruluun bykl ve yaps 3) Kurumun dier kurumlarla ilikisi 4) Halkla iliki durumu ve derecesi 5) Personel miktar, bunun azalma ve oalma olasl 6) Kurumun birimleri arasndaki i akm 7) Yerleilecek binann kat ve odalarnn inaa durumu yn ve fiziksel koullar Hizmetin binalar saptanrken elde bir bina yoksa yeni bir bina m yaptrlacann, kira ile bir bina m tutulacann, yoksa bir bina m satn alnacann daha uygun ve ekonomik olaca incelenmeli ve karara balanmaldr.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 6 / 26

BROLARDA ESTETK VE DEKORASYON Verimi etkileyen faktrlerden biri de brolardaki estetik ve dekoratif dzenlemelerdir. yeri ya da brolarda yaammzn uzun yllar ve gnmzn nemli bir ksm getii gz nne alnrsa bu yerlerin iinde huzurla rahat ve mutlu olarak yaanabilir bir atmosfere sahip olmas gerektii ksaca benimsenir. En uygun atmosfer doa koullar olarak kabul edilir. Bu ilkeden hareket ederek; a) Renkler b) Dekorasyon c) Mzik d) Temizlik konular iinde bulunur. Renkler: Renklerin moral, verim zerindeki etkisi inkar edilemez. Renkler tutarak az ya da ok yanstarak gzleri ve evreyi etkiler. Renkler; scak (atee benzer) ve souk (suya benzer) renkler olarak gruplandrlmaktadr. Krmz, turuncu, sar, bal ve arap renkleri scak renkler olarak kabul edilir. Koyu renkler (siyah, mor, kahverengi) hzn verir, moral drr. Buna kar ak renkler (beyaz, pastel, yeil, sar, pembe) i ac, ferahlatc , rahatlatc ve sakinletirici renkler olarak tanmlanmaktadr. Krmz sinirlilik verici, yeil ve mavi sakinletirici etkiye sahiptir. Sar ve turuncu renkler dikkat ekici renkler olduundan yol kavaklarnda sar ampuller kullanlr. Renkler koyulduka geceleri uzaktan grlme ans azalmaktadr. yi verim alnmayan bir broda yaplan renk deiikliinin verimi olumlu olarak etkiledii ok grlmtr. Bu aklamalar nda denilebilir ki, brolar pastel renklerle (ak yeil, mavi, pembe, bej, gri) boyamal zelikle kk odalarda koru renklerden kanlmaldr. Dekorasyon: Brolardaki eyalarn renk ve biimleriyle yerleme dzenleri de verimi etkiler. alma yerlerinde kesinlikle gereksiz eya bulunmamaldr. Oda ve salonlarda gr kolaylatran, grnme ekicilik kazandran, evrede ferahlatc ve huzur veren eyalar bulunmaldr. Kullanlacak eyalarn lks ve gsterili deil, salam, iin gereklerine uygun, standart olmas esas alnmaldr. Dekoratrler ok kesin olmamak koulu ile keli mobilyalarn dikkatin dalmasn nlediini ileri srmektedir. Estetik: Tek kiilik odalar olsun iinde birok kiinin oturduu ak brolar olsun kiilerin gnlk yaantlarnn byk ksmn iinde geirdikleri evrelerdir. Bu yerlerde eitli olaylarn yaand dnlrse buralar dinlendirici, rahatlatc, gze ho grnen, estetik niteliklere sahip olmasnn nemi ve deeri ortaya kar. Bu nedenle bro ve i yerlerinde duvarlarn kontras renklerle boyanmas duvar renklerinin tonunda ya da renkli perdeler taklmas masalar zerinde ya da yanlarnda, pencere nlerinde iekler konmaldr. Mzik: Bro ve iyerlerinde dinlendirici bir mzik almas personelin moralini olumlu bir biimde etkileyecektir. Bu nedenle iyerlerinde ve zellikle ak brolarda 15er dakikalk arayla yumuak ve hafif tonlarda mzik alnmas nerilebilir. Temizlik: Bro ve iyerlerinde bu aklanan zelliklerin hepsinden nemlisi gerek oda ve salonlarn yer ve duvarlarnn gerekse masa, iskemle, dolap vb. eyann ok temiz, bakml olmasna ve tozdan korunmasna zen gsterilmesidir.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 7 / 26

BRO ARA-GERE VE MAKNELER SEM VE KULLANMA ESASLARI Bro ara-gereci ve makine almaya karar verirken baz sorular sorulmaldr: - Bu i elle mi, makine ile mi yaplrsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur? - Ne tr, ne tip, hangi model, gere ya da makineler o i, o retim iin uygun olur? - Alnacak gere ya da makineler hizmet ya da mal retimine en uygun deni olmaldr. - Makine ve gereler ucuz, salam, kullanl, rahat trden olmaldr. - Standart paras bulunan bakm, onarm lkede yaplan modeller seilmelidir. - lkede ve evrede alnacak makineyi kullanabilecek bakm ve onarm yapabilecek servis ve teknisyen bulunmaldr. - Konfor ve gsteri iin sadelikten vazgeilmemelidir. - Gerektiinde satn alma yerine kiralama yoluna gidilmelidir. BROLARDA KULLANILAN NEML MAKNE ETLER Otomatik ve standart yaz makineleri Fotokopi ve teksir makineleri Elektronik dizgi makineleri Elektronik hesap makineleri Postalama ve adresleme cihazlar Computerler, printerler Telex formlarn ve dier evrak ciltleme makineleri Mikrofil makineleri Mini ve mikro bilgisayarlar Hava temizleme makineleri Banknot sayma, demir para sayma makineleri Tepegzler, slayt makineleri

BRO MAKNELERNN KULLANIM FAYDALARI 1) 2) 3) 4) 5) Makineler insan emeine olan ihtiyac azaltr. in maliyetini drr, verimliliini arttrr. Makineyle yaplan iler daha dzenli ve temizdir. Makineyle almann yorgunluu daha azdr. Makineyle yaplan iler iin kontrol imkann arttrr.

BRO MAKNELERN KULLANMA Baz bro makineleri ksa srede edinilen bilgiyle veya makinenin kullanma klavuzu okunarak kullanlr. Bunlara mekanik yaz makineleri, dikte ve evirme makineleri, hesap makineleri vb. rnek verilebilir. Bask makinesi, ekranl elektronik yaz makinesi gibi bir ksm bro makinelerini kullanmak ise belli bir sre eitim gerektirir. Makine satan firmalarn ou makine satn alan kuruluun elemanlarn cretsiz olarak eitmektedir. Makine satn alrken eitim sorunu olup olmadn, varsa sresi ve cretini sormaldr. Makineyi kullanmaya balamadan nce alma yerinin k durumunu, havasn, scakln kontrol etmelidir. almaya uygun deilse elverili artlar hazrlamaldr. alma srasnda gerekli olacak yeterli miktarda malzeme el altnda bulunmaldr. Yedek eridi, zarfn veya kadn bulunmamas ilerin aksamasna, zamannda sonulanamamasna neden olabilir. Bro makinelerinde kullanlan dier ara-gereler: Brolarda makinelerden baka kat kskalar, toplu ine, eitli silgiler ve kalemler, fihristli telefon ve adres defteri, kat raptiyeleri, makas, terazi, zarf aaca, evrak sepeti, zamkl snger, zamk, kartma etiket, stampa, stampa mrekkebi, pul defteri vb. bro ara ve gereleri kullanlmaktadr.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 8 / 26

BRO GVENL KURALLARI Genellikle, ofislerdeki i gvenlii ynnden, potansiyel riskler unlardr: Dme, taklma ve kaymalar, Ellerdeki kesikler, Bilgisayarlarla almalar esnasndaki sorunlar, Yangn kmas. Bu konulardaki kurallar aadaki gibi sralayabiliriz. DME, TAKILMA VE KAYMALARI NLEMEK Ofislerde normal artlarda koulmamal, yrnmelidir. Ofisler temiz ve dzenli tutulmaldr. Yerdeki bir kalem veya kt klipsi dmelere neden olabilir. Telefon, bilgisayar, hesap makinas ve dier elektrikli aletlerin kablolar, kordonlar dzenli olmal, taklp dmelere sebep olmamaldr. Dolaysyla sarkan, taklmaya neden olabilecek kablo ve kordonlar bantlanarak, sz konusu tehlikeler nlenmelidir. Dosya dolaplar iiniz bittikten sonra, hibir zaman ak durumda braklmamal, derhal kapatlmaldr. Merdivenlerden inerken ve karken mutlaka merdiven trabzanlar tutulmaldr. Yrrken ayn zamanda evrak asla okunmamaldr. Ykseklerdeki raflardan dosya, vs alnrken portatif merdiven kullanlmaldr. Koltuk ve sandalyeler kontrol edilmelidir. Arzas, problemi olanlar onartlmaldr. Kirli, yal ayakkablarla ofise girilmemelidir. Dolaplarn zerine dosyalar ylmamal, dolaplarn iine konulmaldr. Ofislerde alan bayan personel alak keli ayakkab giymeyi tercih etmelidir. Ofislerin temizliinde, slak zeminler derhal kurulanmaldr. Zeminler kaygan temizleyiciler, deterjan vs ile temizlendiinde, derhal kurulanmaldr. Ofis zeminlerinde, kaymaya, taklmaya neden olabilecek yzeyler derhal onartlmaldr. ELLERDEK KESKLER NLEMEK Evraklardaki zmba telleri mutlaka zmba teli skeci ile kartlmaldr. Makas, giyotin makas kullanlrken kesici ulara dikkat edilmelidir. Yeni top ktlarn kenarlar kesici olabildiinden dikkatli olunmaldr. Telli dosyadan evrak karrken, telin elinizi kesmemesine dikkat edilmelidir. BLGSAYARLARLA ALIMA

Bilgisayar ekranndaki grntde, titreimler ve kararsz ekiller olmamaldr. Klavye, rahat ve alma pozisyonu salayacak uzaklkta olmaldr. Bilgisayar masas, monitr, sistem nitesi ve klavyeyi rahat bir ekilde alacak boyutlarda olmaldr. Fare ile masada rahat allabilinmelidir. Bilgisayar ekran ve fon ortam arasnda yeterli aydnlanma olmaldr. Mevcut k kaynaklar direkt parlakla ve yansmalara neden olmamaldr. Bilgisayar ekran ve fon ortam arasnda yeterli aydnlanma olmaldr. Mevcut k kaynaklar direkt parlakla ve yansmalara neden olmamaldr.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 9 / 26

YANGIN IKMASINI NLEMEK VE YANGINLA MCADELE Sigara izmaritleri hibir surette p sepetlerine atlmamaldr. Mutlaka kl tablosu ve izmaritlikler kullanlmaldr. Yalnz izin verilen yerlerde sigara iilmelidir. Ariv ve dosya odalarnda sigara imek yasaklanmaldr. Mesai sonunda odanzdan ayrlrken klar sndrlmeli ve elektrikli aletlerin enerjisi mutlaka kesilmelidir. Odanzdaki tm elektrikli aletlerin kablolarnn, fi ve prizlerin uygun ve emniyetli olmas salatlmaldr. Binanzdaki yangn sndrclerin yerleri mutlaka renilmelidir. Yangn ktnda binanzda mevcut sndrclerle ilk mdahalede mutlaka bulunulmaldr. Yangn telefonla, ilgili yerlere ihbar edilmelidir. Yangnn yaylmasn nlemek iin, odanzn kap ve pencereleri kapatlmal ve oda terkedilmelidir. Yanc, parlayc numuneler Laboratuvar haricindeki ofislerde hibir surette muhafaza edilmemelidir. OFS GVENL LE LGL POSTERLER / MESAJLAR OFSLER TEMZ TUT KAZALARI NLE. BASTIIN YER DKKAT ET. DOSYA DOLAPLARINI KAPALI TUTUN. YANGIN SNDRME CHAZLARININ YERLERN BL. YALNIZ ZN VERLEN YERLERDE SGARA . MALZEMELER DMEYECEK EKLDE STFLE. Y AYDINLANMAYAN YERLER KAZALARA NEDEN OLABLR. BRO YNETM ( 2. BLM ) ( EVRAK KAYDI DOSYALAMA ARVLEME ) KAYIT TUTMA GERE: Gerek i hayatnda, gerek zel hayatta kayt tutmann nemli bir yeri olduu phesizdir. Kayt tutmakszn verimli ve baarl almaya imkan yoktur. Bu, yalnz gnmzde deil en eski alarda da lzumu hissedilmi bir konudur. Babilliler toprak levhalara, Eski msrllar da talara kazmak suretiyle kayt tutarlard. Daha sonra paprs kad geni lde kullanlmtr. Orta ada parmen kadnn kullanlmas ile yazl haberleme balamtr. Kaytlar, olup bitmi veya olmas beklenen vakalar bize istediimiz anda hatrlatmaya yararlar. adamlar gnlk faaliyetlerini kaytlarla dzenlerler. Kaytlarn bazlar toplant, randevu tespiti ve ziyaret saatleri gibi, geici olup ait olduklar i bitinceye kadar bir deer ifade ederler. Byk ksm da sreklidir ve bize gemite olup bitenler hakknda fikir vererek yeni problemlerin zmnde yardmc olurlar. hayatnda elde edilecek baarda, her eyden eve ok dikkatle ve tam olarak tutulmu, dzenli bir ekilde saklanm bulunan kaytlarn titizlikle manalandrlmas ve deerlendirilmesinin nemi vardr. adamlar, yneticiler ou kez acele bir i iin baz dokmana muhta olurlar. Bu ihtiyac karlamak zere btn i yerlerinde nemli belgeler, raporlar ve gerekli btn kaytlarn dikkatle tanzim edilmi dosyalarda bulunmas icap eder.Saklanacak evrakn bir deerlendirmee tabi tutularak ayrlmas gerekir.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 10 / 26

Kaytlarn deerlendirme esaslar: 1. 2. 3. 4. 5. Kaytlar, yerinde ve hakl bir amaca hizmet etmelidir. Kullanlacak tipte olmal ve kymeti takdir edilmelidir. Lzumsuz yazmay nleyecek ekilde yaplmaldr. Belli bir sayda ve gerekli ksmlardan kopya karlmaldr. Koordine imkan olan kaytlar birletirilmelidir.

Tipik Bir te Kaytlar: ahsi iler,Muhasebe, Satlar, Faturalar, Reklamlar, malat ve dari faaliyetler olarak snflandrlabilir. phesiz, bu faaliyetlerin herbiri de ihtiyacna cevap verebilecek dosyalar ve dosyalama malzemesine sahip olmay zorunlu klar. eitli kaytlar ilgili yerlerde, belli bir sra ile saklanr. nemli olan, bir i adamnn veya yneticin ihtiyac olduu anda, o bilgi kaydnn kaldrld yerden derhal karabilmesi ve kendisine verilebilmesidir. Telefonda sipari kabul eden bir fabrika mdr, mahiyetinde alan bir efi terfi ettirecek bir personel mdr veya hastalarn dikkatle takip eden bir doktor olsun, her alan , ynetici veya iletme kaytlara ve dosyalamaya mutlak surette muhtatr. adamlar yannda, dier mesleklere sahip insanlar da ister Avukat, Di Tabibi, Mimar veya Hekim olsun ilerindeki gidii takip ve baarlarn kontrol iin, hepsi de salkl tutulmu kaytlara muhtatr. BROLARDA EVRAK AKII eitli kurumlarda evrak ve dosya ilerini yrten birimlerin amac kurumun belirli amalarna ynelmi olarak grevini yapabilmesi iin gerekli yazmalarn abuk, doru ve az masrafl olarak yrtlmesini salamak, evrak ve dosyalar dzenli bir ekilde saklamak ve ileri yapacak kiilere iletmektir. EVRAKIN GELD YER Kurululara evrak, bal bulunduklar rgtlerden, kendi ube ve tara birimlerinden, dier resmi dairelerden, zel ve tzel kiilerden gelmektedir. EVRAKIN GEL EKL - - PTT kanalyla - - eitli kurulularn kuryeleri veya i sahibi kiiler eliyle - - Faks, teleks, telsiz gibi haberleme aralaryla EVRAKIN TESLM EDLECE YER. Evrak baz kurulularda servisin yneticisi, bazlarnda, bir veya birka belirli memur, bazlarnda ise serviste alan btn memurlar tarafndan teslim alnmaktadr. EVRAKIN KAYDI Genellikle evrak genel evrak servisinde kaydedilmektedir. Bir ksm kuruluta bu kayt, iki veya daha fazla nshal fy zerine yazlarak ayrca birimlerde tekrar kayt yaplmas nlenmeye allmaktadr. Baz kurulularda da defter veya tek nsha fy kullanld iin birim evrak ksmlarnda ve daha alt kademelerde says 1 ile 3 arasnda deien ift kaytlar yaplmaktadr. YANLI GELEN EVRAKA YAPILACAK LEM Yanl gelen evrak yanllk zarf almadan fark edildii taktirde PTT datclarna veya kuryelerine verilmek suretiyle iade edilmelidir. Yanllk zarf aldktan sonra anlalrsa ounlukla geldii yere ksmen de gidecei yer ayn ehir iinde olduu takdirde gidecei yere gnderilmelidir. GELEN EVRAKIN ALINMASI VE KONTROL Evrak servisine gelen evrak doru gelip gelmedii numara ve imzalarnn tamam olup olmad bakmndan bir incelemeden geirildikten sonra zimmetli veya zimmetsiz alnmaktadr.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 11 / 26

GELEN EVRAKIN TASNF Gelen evrak ; Sra numarasna gre Geldii yere gre lgili olduu birime gre Konuya gre tasnif edilmektedir.

DOSYALAMANIN TANIMI,AMACI VE NEM: Dosyalama 1 ; yaplan faaliyetler srasnda ortaya kan her trl yazlm, baslm,kayda , banda veya filme alnm belgelerin - evrakn - ; ekmeceler, raflar, ve ciltler iinde belli bir amaca hizmet etmesi iin, sistemli olarak saklanlmasdr. Dosyalama 2 ; ilerin iyi yrtlebilmesi iin saklanlmas dnlen evrakn muntazam olarak bir araya getirilmesi, bir sistem dahilinde ve arandnda derhal bulunabilecek ekilde yerine konulmasdr. Dosyalama 3 ; kaytlarn emniyetli olarak ve gerektiinde derhal bulunabilecek ekilde snflandrlarak saklanlmasdr. Dosyalamann Amalar : Evrak emniyetle korumak, Evrak temiz saklamak, Bronun dzenli olmasn salamak, Evrak arandnda fazla zaman kaybetmeden bulmaktr. Aranlan evrak abucak bulmay salayan sistem, en iyi dosyalama sistemidir. Dosyalamada nemli olan, evrak arandnda fazla zaman kaybetmeden bulmaktr. Yneticilikte baar, kararlarn zamannda ve isabetle alnmasna baldr. Bu da konu hakknda ihtiya duyulan bilgilerin annda ve eksiksiz bulunmasn gerektirir. Aksi halde karar vermek gleecek veya karar salam bilgiye dayanmadndan isabetli olmayacaktr Sonuta yneticinin baar ans tesadflere bal kalacaktr. Bu bakmdan Dosyalar, Kuruluun Her An Hatrlanmaya Hazr Hafzalardr. Kurulular yaptklar ilerle ilgili olarak, gelen yazlarn ounu, gnderdii yazlarn birer rneini, yaptklar kaytlar kanunen saklamak zorundadr. Saklanan evrak, denetlemeye yetkili olanlar (ortaklar, mfettiler, mahkemeler v.b) tarafndan incelenebilir. Y BR DOSYALAMA SSTEMNN ZELLKLER 1. 1. Basitlik : Dosyalama sistemi, herkes tarafndan kolaylkla anlalr ve kullanlabilir olmaldr. Dzenli, anlalmas kolay olan dosyalama sisteminde , aranlan evrak kolaylkla bulunur. Evrakn hangi dosyaya konulmas gerektiinde de tereddde dmeden, rahatlkla karar verilebilir. 2. 2. Akla Uygunluk: Dosyalama sistemi, akla uygun bir dzen iinde olmaldr. Sistem, kolayca kavranabilmeli; balklar, kolayca anlalr ve eksiksiz olmaldr. 3. Tutarllk : Dosyalama sisteminde ana grupla alt gruplar birbiri ile tutarl olmaldr. Her bir grubun snrlar iyi belirlenmeli, hangi evrakn nereye konulaca kolaylkla tespit edilmelidir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 12 / 26

4. Kullanllk : Bir kurulu iin en kullanl dosyalama sistemi, kuruluun ihtiyalarn en uygun ekilde karlayan sistemdir. Avukatlk iin hazrlanm bir dosyalama sistemi, mobilya fabrikas iin kullanl olmaz. nk, her kuruluta ayn baar ile kullanlabilecek dosyalama sistemi yoktur. O kurulu iin en kullanl olan sistem seilmelidir. 5 Transfer Kolayl : Bir dosyay inceleyen kii, bu dosyay bir bakasna veya arive devredebilir. Buna transfer ( gei, havale ) denir. Dosyalama sistemi, evrakn veya dosyalarn kolaylkla dolamasna ve izlenmesine imkan vermelidir.

6. Ekonomiklik : Dosyalama sistemi, en az emek, en az gider, en az yer ( alan, hacim ) gerektirmelidir. Dosyalamada , sisteme uygun olan malzeme kullanlmaldr. Sistem, deien ihtiyaca gre genileyebilmeli veya daralabilmelidir. DOSYALAMA EKLLER Yatay ve dikey olmak zere iki trl dosyalama ekli vardr. 1.Yatay Dosyalama: Yatay dosyalama, evrak yatay bir ekilde, st stte koyarak dosyalama eklidir. Bu ekilde evrak raflarda, rafl dolaplarda, kutularda kalamoza ve benzer aralar kullanlacak saklanr. Bir baka anlamda yatay dosyalama, dosya plannda bir grubun kendi alt gruplarna ayrlabilme zelliidir. Bir ana grup yatay olarak 45 alt gruba ayrlabilir. 2.Dikey Dosyalama: Dikey dosyalamada evrak, ekmecelere ve ekmecelerden oluan dolaplara veya raflara dik olarak yerletirilir. ekmecelerden oluan dolaplar, dikey dosyalama iin elverilidir. Bu dolaplar ayn zamanda alma alann snrlamak iin de kullanlr. Dikey dosyalamada, iine evrak koymaya yarayan, stten ekmeceye asl vaziyette duran, hareketsiz, krkl dosyalarda kullanlabilir. Dosyalar ekmecedeki raya ayr ayr aslr, ilerine evrak konularak saklanr. Bir baka anlamda dikey dosyalama, dosya plannda her grubun dikey olarak genileyebilme zelliidir. Sra numaral dosyalama sisteminin dikey olarak sonsuz genileyebilme imkan vardr. Desimal ondalk dosyalama sistemindeyse gruplarn dikey olarak onlu yaplmas zorunludur ve en ok on grup oluturulabilir. DOSYALAMA SSTEMLER: Birbiri ile ilgili evrakn bir arada olmas, evrak arandnda kolaylkla bulunmas iin dosyalama ilerinin belli bir dzen iinde yrtlmesi gerekir. Dosyalama ilerinde deiik dzenlemeler yaplabilir. Buna dosyalama sistemi denir. En ok Kullanlan Dosyalama Sistemleri: 1. Alfabetik Dosyalama Sistemi, 2. Numaraya Gre Dosyalama Sistemi, 3. Konuya Gre Dosyalama Sistemi, 4. Corafi Esasa Gre Dosyalama Sistemi, 5. Tarih Srasna Gre ( Kronolojik ) Dosyalama Sistemi, 6. Karama Dosyalama Sistemi
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 13 / 26

1 . ALFABETK DOSYALAMA SSTEM ; Adndan da anlalaca gibi, bu sistemde dosyalar alfabetik ( A B C ......Z ) dzende sralanr. ki harf arasna rehber konur. Rehberlerin st kenarna dosyann hangi harfe ait olduunu gsteren, zerine harf veya harfler yazl kavalyeler yerletirilir. Rehberin arkasna konulan dosya says 7 8 den fazla olduu takdirde, bunlar uygun ekilde tasnif edilerek yardmc rehberlerle ayrlmaldr. Rehber says ne kadar fazla olursa, yerletirme ve aranlan abuk bulma o kadar kolaylar. A harf grubunda, Aa Ad , Ae Ak , Al Ap, Ar Az gibi yardmc rehberler konulabilir.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 14 / 26

Dosyalama ekli ne olursa olsun, Alfabetik sistemin geni kullanm

alan vardr. Kii adlar, kurulu

adlar, i tr, corafi blge, mal veya hizmet cinsi alfabetik olarak dosyalanabilir. Alfabetik Dosyalama Sisteminin Faydal Ynleri: Kolaylkla uygulanabilir, basittir. Tutarldr. Kullanldr. Aranlan evrak indeks kullanmadan dorudan ve kolaylkla bulunabilir. Yanllk az olur.

Alfabetik dosyalamann sakncal ynleri: Her harfteki dosya says denk deildir. Belli harflerde ylmalar olur. Evrak birden ok dosyaya konulabilir.

Alfabetik olarak hazrlanm bir dosyalama sistemi: A Aboneler (Gazete ve Dergiler ) Ambar ileri Ariv ileri Atelye ileri D Demirbalar Demiryolu ileri Depolar Dviz ileri Kantin iler Kataloglar Kurslar Kymetli evrak B Bayramlar, resmi toplantlar, tebrikler Bilano ve genel kurul raporlar .................................. ................................... K

Alfabetik sralama ( Fihristleme )Kurallar: Alfabetik sralamada, aranlan abuk bulabilmek iin baz kurallar bilmek gerekir. Bylece aranlan bir yazy, sralama kurallarn bilen herkesin kolayca bulmas salanr. Bu durum yalnz evrak aramak, bulmak iin deil, yerine koymak iinde gereklidir, Alfabetik sralama kurallarnn amac, bir isim veya konunun hangi harfe gre yerletireceini belirlemektedir. Alfabetik sralamada belli bal kurallar: 1. ahs isimleri soyadlarna gre dizilir. Soyad dizildikten sonra virgl konur. Soyadndan sonra isim yazlr. Birden fazla ismi varsa, ya ikisi birden yazlr veya birisi ksaltlr, dieri tam yazlr. Kurala uygun ekilde dizilen isimler, alfabetik olarak sralanr.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 15 / 26

SM Mehmet BAYRAM A.ahit ALI Behet YALIN

1.SIRA BAYRAM, ALI, YALIN,

2.SIRA Mehmet A. Behet

3.SIRA Cahit

2.Kurulua, hakiki ahsn tam ismi verilmise, soyadna gre dizilir, alfabetik olarak sralanr SM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA 4.SIRA Mehmet BAYRAM Kol.rk. BAYRAM, Mehmet Kollektif irketi Zeki CAN ve Ortaklar CAN, Zeki (ve) Ortaklar 3.Hakiki ahsn tam ismini tamayan kurulu isimleri yazllarna gre dizilir, alfabetik olarak sralanr. SM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA Bayram Kol.rk. Bayram Kol. rk. Yaln Ltd.rk, Yaln Ltd. rk. Ziya Triko Ziya Triko 4.nvanlar alfabetik sralamada dikkate alnmaz, diziliin sonunda parantez iinde gsterilebilir. Unvan, kurulu isminin ilk kelimesi ise deiiklik yaplmaz. SM 1.SIRA 2.SIRA Prof.Dr.Mustafa GLMEN GLMEN, Mustafa ( Prof.Dr.) Alb.Reit KALENDER KALENDER, Reit (Albay) .Hseyin KOAK KOAK, Hseyin (retmen) ekerci Nuri EKERC Nuri 5.Say ile balayan veya iinde say bulunan isimler, saynn okunuuna gre dizilir, alfabetik olarak sralanr. SM 1.SIRA 2.SIRA 3.SIRA Binbir eit Kundura Binbir eit Kundura Kebap 45 Kebap Krkbe 6. Soyad deiikliinde, yeni soyad esas alnr. Eski soyad isimden sonra parantez iinde gsterilebilir. SM 1.SIRA 2.SIRA Sevim ( Sazak ) DEMRC DEMRC, Sevim ( Sazak ) Mine ( Ate) TADEMR TADEMR, Mine ( Ate)

2 . NUMARAYA GRE DOSYALAMA SSTEM: Alfabetik dosyalama sisteminde rehber ve kavalyeler harfler yazlr. Numaral sistemde ise harflerin yerine numaralar yazlr. Numaraya gre dosyalama sistemi, iki ayr sistem halinde uygulanr: A Numaral dosyalama sistemi, Bu sistem, dosyalara birden balayarak birbirini izleyen numaralar verilmesi esasna dayanr. Numaralarn belli bir snr yoktur. Ka dosyaya ihtiya varsa o kadar numara kullanlr. Faturalar, makbuzlar, ekler, sigorta polieleri gibi belgelere birbirini izleyen numaralar verilir. Bu belgeler numara ile anlr, tasnif edilir ve dosyalanr. Baz kurulular, iliki kurduklar kiilere, kurululara, siparilere veya uratklar konulara birer numara verirler. Bylece kurulular, siparileri, konular numara ile ifade etmi olurlar. Bu sistem, noterler, sigorta irketleri, vergi daireleri ve benzer kurulular iin elverilidir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 16 / 26

Dosya Numarasna Gre Sralama Listesine rnek Dosya numaras 1 2 3 4 ... 47 Dosyann Ad 1 Raporlar 2 statistikler 3 Telefon Abone leri 4 Telefon demeleri .............................. 47 Spor faaliyetleri

48 ... 127 128 .....

48 Geziler .............................. 127 Binalarn Bakm ve Onarm 128 Makinelerin Bakm ve Onarm ...............................

Dosya Adna Gre Alfabetik Sralama Listesi ( ndeks) Dosyann Ad Binalarn Bakm ve onarm Geziler statistikler Makinelerin Bakm ve Onarm Raporlar Spor Faaliyetleri Telefon Abone leri Telefon demeleri .............................. Dosya Numaras 127 48 2 128 1 47 3 4 .......

Sra Numaral Dosyalama Sisteminin Faydal Ynleri: - - Basit ve kolayca uygulanabilen bir sistemdir. - - Dikey genileme imkan sonsuzdur. stenildii kadar dosya alabilir. - - apraz bavuruya imkan verir. Sra Numaral Dosyalama Sisteminin Sakncal Ynleri: - - Rakamlarn yerini deitirerek yazma veya okuma yanllna neden olabilir. 2772 says, 2727 gibi okunabilir yada yazlabilir. - - ndeks hazrlama zorunludur. - - Sistemin maliyeti yksektir. - - Yatay genileme imkan snrldr. B Desimal ( Ondalk ) dosyalama sistemi: Desimal dosyalama sisteminde kuruluun ilgilendii iler en ok on ana gruba ayrlr. Her ana grup, onlu birinci alt gruplara; 1.alt grup, onlu 2.alt gruplara; Her 2.alt grup, onlu 3.alt gruplara; Her 3.alt grup, onlu 4.alt gruplara; ayrlabilir. Bylece bir ana grup, blnmeyi gsteren saylar eklenerek alt gruplara ayrlr ve bu ayrm snrsz olabilir. Ancak, grup says 10u gemez, fakat 10dan az olabilir.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 17 / 26

Desimal dosyalama sisteminde grup numarasna bir veya birka basamak eklenerek o grubun alt gruplar oluturulur; yeni bir alt gruba 0 rakam eklenerek balanr. Sonunda sfr rakam olan numaralar o grubun GENEL konularna ayrlr. Desimal Dosyalama Sistemine Gre Dzenlenmi Dosyalama Plan Ana Grup Numaras Yaplan ler 0 1 2 3 4 5 6 7 8 4 0 GENEL LER 1 HUKUK LER 2 PERSONEL LER 3 MUHASEBE VE MAL LER VEREN LKLER 5 ETM LER 6 MALAT LER 7 THALAT LER 8 HRACAT LER 9 STATSTK LER

Yukardaki ana gruplardan alt izilmi olan , 4 numaral VEREN LKLER ana grubunun birinci alt grubunu inceleyelim. Ana Grup 4 1) 2) 3) 4) 1.Alt Grup Yaplan ler VEREN LKLER 40 Genel 41 Kanunuyla lgili Yazmalar 42 alma ve sosyal Gvenlik Bakanlyla Yaz. 43 Sosyal Sigortalar Kurumuyla Yazmalar 44 Ve i Bulma Kurumuyla Yazmalar 45 i Sendikalaryla Yazmalar 46 Mhendis ve Mimar Odalaryla Yazmalar ....................................................................

46 ..

45 numaral i Sendikalaryla Yazmalar 1. Alt grubunun, 2. Alt grubunu grelim: 1.Alt Grup 45 450 451 452 ..... 2.Alt Grup Yaplan ler i Sendikalaryla Yazmalar 450 Genel 451 X.i Sendikasyla Yazmalar 452 Y.i Sendikasyla Yazmalar .................................................

451 numaral X.i Sendikasyla Yazmalar 2. Alt grubunun, 3. Alt grubu yle oluturulur. 2.Alt Grup 451 4510 4511 ....... ..... 3.Alt Grup Yaplan ler X.i Sendikalaryla Yazmalar 4510 Genel ye Aidatlar .................................................. .................................................

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 18 / 26

nc alt grupta bulunan dosyalarn numaralarna, yeni ek bir basamak oluturulacak ekilde rakamlar konularak 4.-5. ........ alt gruplar oluturulabilir. Bylece sistemin yatay genilemesi kolaylkla salanm olur. Yaplan ler ye Aidatlar 45110 45111 45112 45113 .......... 5.Alt Grup Genel Mhendislerin ye Aidatlar Teknikerlerin ye Aidatlar Ustabalarn ye Aidatlar ........................................... Yaplan ler Teknikerlerin ye Aidatlar 451120 Genel Tekniker smet Erdemin ye Aidat Tekniker Durdu Snmezin ye Aidat ...............................................................

3.Alt Grup 4511

4.Alt Grup

4.Alt Grup 45112

451121 451122 .............

4.Ana Grup ve incelenen alt grup rneklerini bir arada grelim: ANA GRUP 1.Alt Grup 2.Alt Grup 3.Alt Grup 4.Alt Grup 5.Alt Grup 4. VEREN LKLER 45. i Sendikalaryla Yazmalar 451. X. i Sendikasyla Yazmalar 4511.ye Aidatlar 45112. Teknikerlerin ye Aidat 451121. Tekniker smet Erdem'in ye Aidat

Desimal Dosyalama Sisteminin Faydal Ynleri: - - Yana doru blnmeler snrszdr. - - Manta uygun den bir sistemdir. - - Kuruluun merkez ve ubelerinde ayn dosya plan kullanlabilir. - - Geni tekilata sahip kurulularda kullanlmaya elverilidir. - - Dosyalama sisteminde bilgisayar kullanmna kolaylk salar. Desimal Dosyalama Sisteminin Sakncal Ynleri: - - Dikey Gruplara blmenin 10lu yaplmas zorunluluu, sistemi snrlandrr, snrlama karklk yaratabilir. - - Dosya numaralarnn okunmasnda, yazlmasnda yanllklar yaplabilir. 3.KONUYA GRE DOSYALAMA SSTEM: Bu sistemde tasnifin esas konudur. Bir kurululun yapt iler, konularna gre, ana konu gruplarna ayrlr. Sonra bunlar alt konu gruplarna blnr. Ana konu gruplar, genellikle ana konuyu hatrlatan 2-3 harfle (kodla) PZ Pazarlama , - E Eitim, - PER Personel gibi ifade edilir. Ana konu grubu ihtiyaca yetecek sayda oluturulur. Ana konularn, Desimal Dosyalama Sistemindeki gibi 10lu olarak snrlamas yoktur, fakat grevleri ayndr. Dosya plannda kodlar ounlukla alfabetik
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 19 / 26

olarak dizilir. Ana konu gruplarnn saptanmasnda kurulu yapsnn gz nnde tutulmas, sistemin ilerliini ve verimini artrr. Kuruluta Personel Birimi varsa, Personel Ana Konu Grubu olmaldr; yoksa, byle bir ana konu grubuna gerek kalmaz. Alt gruplar, say ile ifade edilir. Saylar, sra numaral veya desimal olarak dzenlenebilir. Alt gruplar olutururken de kuruluun yaps gz nnde tutulmaldr. Kuruluun personel biriminde Sicil Blm varsa, Personel ana konu grubunun alt grubunda bir Sicil leri olabilir. Konuya gre dosyalama sisteminde, dosya plannn hazrlanmas gerekir. Dosya plannn kurulutaki btn ileri kapsamas zorunludur. Evrakn konulaca dosyann belirlenmesi, kolaylkla ve doru olarak yerine yerletirilmesi; evrakn aranmas ve kolaylkla bulunmas iyi bir dosya plan ile mmkn olur. Sistem, merkez ve tara tekilat olan kurulularda kullanlmaya elverilidir. Her evraka dosyann kodu ve numaras yazlr. Ayn konudaki bir evraka, merkez ve tara tekilatnda, ayn kod ve numara verilir. Say blmn tamamlamak iin, evrakn Giden Evrak Defterine kaydedildii sra numaras koda eklenir. Konuya gre hazrlanm bir irketin dosya plann inceleyelim. KOD AL AR EB E E MU ANA KONU GRUPLARI ARATIRMA LABORATUVAR LER ARGE LER ELEKTRONK BLG LER ETM ENDSTRYEL LKLER LER MUHABERAT LER

PE PERSONEL LER PL PLANLAMA VE KOORDNASYON LER PZ PAZARLAMA LER R RETM Yukarda bulunan ana konu gruplarndan MU MUHABERAT LERnin alt gruplar aadaki ekilde dzenlenmitir: MU MUHABERAT LER MU 01 RAPORLAR 01 01 Peryodik Raporlar 02 02 Dier Raporlar STATSTKLER DI YAZIMALAR 01 01 Resmi Kurulular le Olan Yazmalar 02 02 Kamu Kurulular le Olan Yazmalar GENEL HABERLEME 01 Adres, Telefon, Teleks Numara Deiiklikleri 03 03 Dier Haberleme Yazlar 01 01 Genelgeler 02 02 Tamimler 03 03 Dier Yazmalar 04 04 Telefon Rehberi 01 01 Dahili Telefon Rehberi 02 02 Harici Telefon Rehberi 05 05 Resmi Gazete

MU MU

02 03

MU

04

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 20 / 26

4.CORAF ESASA GRE DOSYALAMA Corafi esasa gre dosyalama sisteminde, kuruluun i ilikisi iinde olduu corafi ( kta, lke, blge, ehir, kasaba, mahalle, semt vb. ) yerler dikkate alnr. Corafi blgeler gerektiinde daha kk alt gruplara ayrlabilir. Dosyalarn saptanmas, kuruluun i zelliine gre deiiklik gsterir. Pek ok lkeyle i yapan kurulular, ktalar esas alp alt gruplar lkelerden oluturabilirler. i, il snrlar ile belirli olan kurulular da ileleri esas alp kasaba, semt veya mahalleler iin alt gruplar yapabilirler. Bu sistemde dosyalar, kartlar, alfabetik olarak dizilir. Bu sistem, bilhassa Tapu Sicil Muhafzlklar, Elektrik, Su dareleri, Nfus Mdrlkleri, Belediyeler gibi alma konular corafi blgelerle ilgili olan kurulularn ihtiyalarn salamada kolaylk salar. Trkiye nin btn ehirlerine sat yapan bir kuruluun blgelere gre dzenlenmi dosyalarn rnekte inceleyelim: ANA GRUPLAR AKDENZ BLGES DOU ANADOLU BOLGES EGE BLGES GNEYDOU ANADOLU BLGES ANADOLU BLGES KARADENZ BLGES MARMARA BLGES Akdeniz Blgesinin alt gruplar unlar olabilir: AKDENZ BLGES Genel Adana Antalya Burdur Isparta el Hatay Kahramanmara htiya duyulduunda, il dzeyindeki alt gruplar ile dzeyine veya bayilere blnebilir: Antalya (lelere Gre) Antalya ( Bayilere Gre) Genel Genel Akseki Aksakal Koll.rk. Alanya Duyur, Erol Ve Oullar Koll.rk. Elmal Ksmet Ticaret Finike Kurallar Ltd. ti. ...... .......................... Serik .......................... Corafi Esasa Gre Dosyalama Siteminin Faydal Ynleri: Evrak dorudan doruya ( indeks baklmakszn ) dosyaya konulabilir. Basit ve ileyii kolaydr. Kta, lke, blge, ehir gibi corafi ayrm gerektiren ilerde ok kullanldr. Corafi Esasa Gre Dosyalama Sisteminin Sakncal Ynleri: Sistem, corafi bilgilerin salamln gerektirir. Her kuruluun ihtiyacn karlayamaz, uygulama alan dardr. Alfabetik dosyalama sisteminin esaslar ile birlikte uygulamak zorunludur. Dosya ve yazma konularnn corafi bilgilerle ilgili olmas gereklidir. hacmi dosya saysn artrdnda, ayrntl tasnifte indekse ihtiya duyulabilir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 21 / 26

5.TARH SIRASINA GRE ( KRONOLOJK ) DOSYALAMA SSTEM : Adndan da anlalaca zere, sistemde tarihler esas alnr. Dosyalar ve evrak, tarihlerine (Yzyllara, yllara, aylara ve gnlere) gre tasnif edilir ve yerletirilir. Kronolojik dosyalama sistemi bir faaliyetin izlenmesi ve kontrolnde kolaylk salar. Zaman unsurunun nemli grld durumlarda evrakn tasnifinde yararl olur. Senetler, bankalarda deme tarihine gre sralanr. nk, senetlerin belli gnlerde tahsili veya protestosu gereklidir. Depolara giren kan mallarn kaytlar tarih srasna gre yaplr. ahsi dosyalara konan evrak, tarih srasna gre yerletirilir. Tarih srasna gre dosyalama sistemi, basit ve gvenle kullanlabilen bir sistemdir; ancak, tek bana uygulama alan dardr. Genellikle dier sistemlerle birlikte karma sistem olarak kullanlr. 6. KARMA DOSYALAMA SSTEM: Daha nce incelenen dosyalama sistemleri her zaman, tek balarna, her kuruluun ihtiyacn karlayamaz. Byle kurulularn ihtiyalarn karlamak zere birka dosyalama sistemini birlikte kullanmak gerekir. En ok kullanlan karma dosyalama sistemleri unlardr: Ana Grup Alt Grup Alt Grup Tarih srasna gre Alfabetik Tarih srasna gre Corafi Corafi esasa gre Numara srasna gre Corafi esasa gre Tarih srasna gre Numara srasna gre Konuya gre Numara srasna gre Konuya gre Tarih srasna gre Konuya gre Corafi esasa gre Alfabetik Desimal numaraya gre Karma dosyalama sisteminde, ana gruplarn tasnifi iin ie en uygun den bir sistem seilir. Alt gruplar baka bir sisteme gre oluturulur. Hatta, 1. ve 2. alt gruplarn oluturulmas gerekiyorsa, bunlardan birine baka, dierine baka sistemler kullanlabilir. Karma dosyalama sisteminde nemli olan, kullanlan sistemlerin birbiriyle uyumlu olmas ve kuruluun ihtiyacn tam olarak karlamasdr. D. DOSYALAMA SSTEMNN KURULMASI: Dosyalama sisteminin kurulmas iin ncelikle dosyalama sistemin, sonra yerinin ve aralarnn seilmesi gerekir. 1.Dosyalama Sisteminin Seilmesi: Dosyalama sistemi kurulurken nce dosyalama sistemi seilmelidir. Dosyalama sistemlerinin hi birine, en iyisi veya en kts denemez. Ancak, sistemin ihtiyac karlamada yetersiz olup olmamasndan sz edilebilir. Bir kurulu iin yeterli olan dosyalama sistemi, dier kurulu iin yeterli olmayabilir. nemli olan, evrak ve kaytlar gerei gibi saklayacak, ihtiyaca uygun bir sistemi semek ve onu yrtmektir. Dosyalama sistemi seerken u hususlar dikkate alnr : in tr ( sigorta ile mhendislik brosunda farkl sistemlerin kullanlmas ) , Dosyalamnacak evrakn tr ( mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b . ) Kuruluun yaps ve bykl, Sistemin ekonomiklii ( Sistemin kurulu ve ileyi maliyetinin en az, verimin ise yksek olmas).

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 22 / 26

2.Dosyalama Yerinin Seimi ve Dzenlenmesi: nceleri dosyalama yerinin seimine ve dzenlenmesine nem verilmezdi. Bodrum, ambar gibi karanlk, hatta nemli yerler dosyalama yeri olarak kullanlrd. Kullanlacak dosyalama sistemine uygun olup olmad dnlmeksizin satn alnan malzemeler rasgele yerletirilmekteydi. Bu durum karsnda, dosyalama ileri verimli ve ekonomik olmamakta, para ve zaman kaybna neden olmaktayd. Bugn ise yneticilerin dosyalardaki bilgilere ihtiyac daha da artmtr. Yneticiler, isabetli ve abuk karar verebilmek iin sk sk dosyalara bavurmaktadr. Bunun sonucu olrak dosyalama yerinin seimi ve dzenlenmesi nemli bir konu haline gelmitir. a. a. Dosyalama Yerinin Seimi: Dosyalama yerinin seiminde u hususlar gz nnde tutulur: Dosyalama yeri; yeteri byklkte, dosyalar kullanacaklara yakn, gizlilie ve korunmaya elverili, sakin, yangndan koruma tedbirleri alnm, taban dosyalarn ve malzemelerin arln tayabilecek salamlkta, havasnn nemi ve temizlii uygun bir yer olmaldr. b. b. Dosyalama Yerinin Dzenlenmesi: Dosyalama yeri seildikten sonra sra o yerin dzenlenmesine gelir. Dosyalama yeri ne kadar elverili, dosyalama sistemi amaca ne kadar uygun olursa olsun, iyi bir dzenleme yaplmazsa beklenen yarar salanamaz. yi bir dzenleme, yerden, malzemeden, personelden en ok yararlanma imkan verir; i verimini artrr. Gelecek postay alacak kiinin masas, alma yerinin giri ksmna yakn bir yere konmaldr. Posta alndktan sonra almas, kontrol, damgalanmas, kaydedilmesi, kodlanmas, havalesi gibi ilemler hangi grevlilerce yaplacaksa, bunlar ilem srasna gre birbirlerine yakn oturmaldrlar. Aagda iki dzenleme plan bulunmaktadr. Bunlardan birisi rasgele, dieri ise i akna uygun ekilde dzenlenmitir. Dosyalama yerinin dzenlenmesinde gizlilik ve gvenlik ok nemlidir. Gerekirse pencerelere demir parmaklk, kaplara emniyet kilidi taklabilir. ok nemli evrak (bono,szleme , ek defter vb. ) elik kasalarda saklanmaldr. Dosyalama yerini yangndan koruma tedbirlerini almaldr. Hemen ulalabilecek yerlere yangn sndrme aralar konmal, otomatik elektrik sigortalar kullanmal, elektrik prizleri zeminden yukarda olmaldr. 3.Dosyalama Aralar ve Seimi : Dosyalama sisteminin kurulmasnda aralarn tannmas, zelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun aralarn seilmesi nemlidir. nk aralar, istemin ileyiini kolaylatrr veya zorlatrr. a. Dosya Dosya, mektuplarn, raporlarn ve benzer yazlarn konulduu, ikiye katlanm karton veya plastikten yaplm dosyalama aracdr. Bir dosyann iine yaklak 100 kat konabilir. Telli dosya, evrakn delgi makinesiyle delinerek taklmas iin teli olan dosyadr. Telli dosyada evrak, tele takl olduundan dmez, sras bozulmaz. Evrak telli dosyada takl iken incelenebilir. Yarm kapakl telli, tam kapakl telli olmak zere iki eidi vardr. Yarm kapakl telli dosyann srt ksmnda, dosyay makineli klasre takmak zere iki delik bulunur. Dosyann iine konulan evrakla ilgili bilgiler st kapa n yzne veya arka kapaa taklan kavalyeye yazlr. b. Klasr: Klasr, dosya konulmaya yarayan, kaln kartondan veya mukavvadan ya da benzeri dayankl malzemeden yaplm dosyalama aracdr. ine dosya konulacak byklktedir. Evrak, nce dosyaya, sonra dosyalar klasre konabildii gibi, dorudan doruya klasre de konulabilir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 23 / 26

c. Dosya Dolaplar: Dosyalar, dosyalama sistemine uygun olarak dolaplara yerletirilir ve saklanr. Dolaplar, ekmeceli veya rafl olurlar. Bunlarn kullan amacna gre deiik llerde olanlar vardr. Mektuplar, haritalar, kitaplar, filmler, manyetik bantlar ve disketler iin kullanlan dolaplar birbirinden farkldr. Raylar zerinde yryen byk kompakt dolaplar, alma yerinden azami yararlanma imkan verirler. . Rehberler ve Kavalyeler : Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt gruplarn kendi aralarndaki ksmlarn gstermek amacyla kullanlan karttr. Rehberler yardmyla evrak kolaylkla yerine konur, arandnda abucak bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayankl malzemeden yaplr. Ana ve alt gruplar iin farkl malzeme ve renkte rehber kullanlmas almay kolaylatrr. Rehberlerin boyutu, ekli, konulaca ekmecenin zelliine gre deiir. Dosyalarn konulaca raf veya ekmecenin zelliine gre, rehberlerin bir kenar zerine kavalye konur. Kavalye, bir rehberin etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdii harf, say, tarih gibi bilgiler yazlr ve ilk bakta hemen gze arpacak ekilde yerletirilir. Kavalye, karton, plastik veya metalden yaplr. Baz dosyalar kendinden kavalyelidir, bazlarna sonradan kavalye taklr. d. Dier Aralar : 1) Kalamaza : Kalamoza, daha ok kartlarn konulduu, kaln ve salam kapakl, kartlar tutan zel makinesi bulunan dosyalama aracdr. Kartlar, makineye taklacak ekilde delinir, sonra kalamoza makinesine taklp sktrlr. Bir kalamozaya 200 400 kart konulabilir. Her an el altnda bulunmas gereken kartlar iin elverilidir. 2) Kat Asks : Kat asks, bir tabla zerine dikine yerletirilmi, 15-20 cm. uzunluunda, ucu sivri bir milden oluur. Basit, fakat fi kullanan kurulular iin kullanl bir aratr. Filer, milin sivri ucundan geirilerek taklr. 3) Evrak Ayrmada ve gruplandrmada Kullanlan Aralar: Yerine konulacak evrak says ok olduu zaman, evrak nce dosyalama sistemine uygun olarak gruplandrlr; sonra kolaylkla yerine yerletirilir. Ayrm ve gruplandrma ii iin eitli aralar kullanlr. Dosyalama iinde, bunlardan baka tarih damgas; toplu ine , ata maa, raptiye, yapkan bant, telli zmba, zamk gibi kat tutturucular; makas, etiket, ip gibi ara ve gereler kullanlr. Dosyalama aralar gnden gne gelimekte, yeni trleri retilerek piyasaya kmaktadr. e. Dosyalama Aralarnn Seimi: Dosyalama sisteminde kullanlacak aralar mutlaka dosyalama sistemine uygun olmaldr. Dosyalama sisteminin gerektirmedii aralar seilirse, bu aralar hem ie yaramaz, hem de ii gletirirler. Bu bakmdan aralar, dosyalamadan beklene amalar en iyi ekilde gerekletirecek ekilde seilmelidir. Dosyalama arac seerken aracn; salaml, dayankll, kullanll, ekonomiklilii, grn, nceden alnm olan aralara ( ekil, renk, boyut, model, ilev olarak ) uyumu gibi hususlar gz nnde tutulmaldr. Aralar, kolayca bozulmayan, uzun sre kullanlabilen, ii kolaylatran, birbiri ile uyumlu, gze ho grnen ve ucuz olanlardan seilmelidir. Raflar, merdiven ve tabureye ihtiya kalmadan eriilebilecek ykseklikte (210cm) Dolap ve raflar, iine konulan malzemeye zarar vermemelidir. zellikle masa, dolap, sandalye gibi aralarn, alanlar yaralayacak, incitecek sivri keleri olmamaldr.

BRO YNETM KRAM TADEMR

Sayfa 24 / 26

BR YAZININ YA DA DOSYANIN DN ALINMASI VE VERLMES 1.dn Alma ve Vermenin Tanm: Dosyalanm evrak veya dosyay tekrar incelemek veya ilgiliye dn vermek gerektiinde dosya veya evrakn yeri hemen bulunur, yerinden karlr ve ilgiliye teslim edilir. bitince teslim alnarak tekrar yerine konur. Buna, dosyann veya evrakn dn alnp verilmesi denir. Evrak yerine, evrak dosyasyla dn istemek veya vermek, kaybolma ihtimalini azaltt gibi incelerken konuyla ilgili dier yazlar da bir arada bulma imkan salar. Evrak veya dosyay dn isteyen, iki kopyal olarak DOSYA STEME F hazrlar ve imzalar. Dosya ilerinde grevli kii, Dosya steme Fiinin bir kopyasn dosyann veya evrakn yerine, dierini masasndaki HATIRLATMA DOSYASIna koyar. Yaz isteme telefon ile yaplm olsa bile, mutlaka fi dzenlenmeli, hafzaya gvenmemelidir. Evrakn veya dosyann yerine konulacak fi DIARIDA rehberine taklabilir veya zerine kurun kalemle not konulabilir. Bu yol olduka pratiktir. 2.dn Verilen Yaz ve Dosyalarn zlenmesi: dn verilen yaz ve dosyalarn izlenmesi sekreterin ve dosya memurunun grevidir. Bu grev yle yrtlr: Dosya steme Fileri, Hatrlatma dosyasna tarih srasna gre yerletirilir. Genel olarak dosyann darda kalma sresi bir haftadr. Zamannda iade edilmeyen dosya, dn alana hatrlatlr. Dosyann henz ii bitmemise durum Dosya steme Fiine not edilir. dn alan kii dosyay, iin gerei olarak, bir bakasna verilmise daha nce dzenlenen Dosya steme Fii iade edilir, alan kii yeniden fi dzenler. Dosyalarn izlenmesinde en pratik yol budur. Dosya geri alnrken kontrol edilir. Tamamsa yerine yerletirilir. Dosya stek Fii iade edilir. Tamam deilse, dosya dn alana eksikleri tamamlamas iin iade edilir. Dosya stek Fii verilmez. Fi dosya alncaya kadar saklanr. DOSYALARI KALDIRMA (ARVLEME) : 1.Arivleme ve Gereklilii : dosyalar yeni evrakn gelmesiyle gnden gne kalnlar. Kalnlaan dosyalara ek dosyalar alsa da dosyalar zamanla dolaplara da smaz olur; alma artlar zorlar, dosyalama yerini srekli olarak geniletmek gerei ortaya kar. Bu durum zaman ve para kaybna neden olacandan ARVLEME yoluna gidilir. Gelecekte tekrara kullanlmas dnlen ve/veya yasal olarak belli sreler iin elde bulundurulmas zorunlu olan dokmanlar dzenli bir ekilde saklanr. Buna ARVLEME denir. 2.Dosyalarn, Evrakn Ayklanmas ve Kontrol : Arivlemeye nce dosyalarn ve evraklarn ayklanmas ile balanr. Ayklama ii, ilgili ynetmelik hkmlerine gre veya kurulu iinde konu ile ilgili kiilerden oluan bir komisyon veya sekreter tarafndan yaplabilir. Arive konulmas veya yok edilmesi gerekli grlen belgeler ayklanr, yok edilecekler yrtlr veya imha edilir. Ayklama, her yl Ocak ay ierisinde muntazam yaplmaldr. Byk kurulular her veya alt ayda bir ayklama yapma ihtiyac duyarlar. Arive konulacak dkmanlar kontrolden geirilir. Kontrolde : dn verilip de geri gelmemi evrak ve dosyalar olup olmad incelenir, varsa geri alnr, dosya isteme fileri iade edilir. Gelen ve giden evrak defterleri incelenerek kayd kapatlmam evrak varsa aratrlr, eksikler tamamlanr. Dosyalarn ve rehberlerin dzenli olmasna zen gsterilir, eksik etiketler, kavalyeler tamamlanr. Fazla kopyas olan ve gelecekte kullanlabilecek evrakn bir kopyas alkonur, dierleri yok edilir. 3.Ariv Yeri ve zellikleri : DOSYALAMA YERNN SEM VE DZENLENMES konusunda sz edilen hususlar, Ariv Yeri ve zellikleri konusunda da syleyebiliriz. Arivlemede dokmanlarn kften, nemden, ar kuru havadan, gne ndan, hava kirlenmesinden, yangn ve kaybolma tehlikesinden korunmas gerektii hatrlanmaldr.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 25 / 26

4.Dosyalarn Yerletirilmesi ve Giri - k : Dosyalar, paket edilerek veya klasrler iinde, elik dolaplara, ekmecelere, mukavva kutulara, raflara veya ray zerinde yryebilen kompakt dolaplara konur. Defterler, kalamozlar, haritalar, film, ses band ve zellii olan benzer dokmanlar, zelliklerine uygun ekilde yerletirilir. Arive gnderilen dosyalar, yllara gre ve dosya planna uygun olarak dzenli bir ekilde yerletirilir. Bunlara etiket konulmas unutulmamaldr. Arive konulan dosyalarn listesi karlr. Listenin bir rnei arivden sorumlu kiide bulunur. Sorumlu kii, arivdeki dosya giri klarn izlemek zere zebir defter veya kart tutar. Arivden incelenmek zere alnacak dosya iin fi dzenlenir. Ariv sorumlusu fileri defterine veya kartna kaydeder. Yaplan kaytta evrak kimin, hangi tarihte ald, ne zaman iade edecei, dosyann ariv numaras gibi hususlar belirtilir. Ariv sorumlusu, fileri defterine veya kartna kaydeder. Yaplan kaytta kimin, hangi tarihte ald, ne zaman iade edecei, dosyann ariv numaras gibi hususlar belirtilir. Ariv sorumlusu, iadesi geciken dosyalar takip eder, bunu iin ARV HATIRLATMA KARTI tutabilir,gerekirse ek sre verebilir. Dosyalar, btn dikkat ve zene ramen hasara urarsa durum bir tutanakla tespit edilir. 5.Dosyalarn Saklama Sreleri : Her kurulu kendi dokmanlarn saklama sresini kendi belirler. Saklama sresinin belirlenmesinde kanun, ynetmelik, genelge ve benzer yasal hkmler, kuruluun prensipleri gz nnde bulundurulur. Trk Ticaret Kanununun 68. Maddesinde Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve iletmeye devam eden halefleri, defteri son kayt tarihinden ve saklanmas mecburi olan dier hesap ve kaytlar tarihlerinden itibaren on yl geinceye kadar saklamaya mecburlar. denilmektedir. Ayn kanunun 82. Maddesinde, ticari defter kaytlarnn delil olarak kabul olunaca hkme balanmtr. Vergi usul kanununun 227. Maddesinde, ...bu kanuna gre turulan ve nc ahslara olan mnasebet ve muamelelere ait olan kaytlarn tevsiki mecburidir. hkm vardr. Yine Vergi Usul Kanununun 241. Maddesinde; Tccarlarn her nevi muameleleri dolaysyle yazdklar ve aldklar mektuplar muhabere evrak tekil eder. Gnderilen ve gelen muhabere evraknn, ilerinin icabna gre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir. Hkm bulunmaktadr. Ayrca ayn kanunun 256. Maddesi kiilerin, saklanan her trl defter, belge ve karneleri saklama sresi iinde, yetkili makam ve memurlarn istei zerine gstermeye, incelemelerine vermeye mecbur olduklarn belirtmektedir. Ariv bulunan, saklama sresi dolmu, kullanlmasna gerek kalmam evrak yok edilir. Tapu ve kadastroya ait evrak, mahkumiyetle sonulanan adli evrak ktkler, demirba defterleri, maa bordrolar, anlamalar gibi nemli nemli evrak sresiz saklanr. 6.Mikrofilm (Mikrografi) Kurulular, iyerlerini ariv olarak kullanmaktan kanrlar. yerlerini, faaliyetlerini ve gelirlerini artrmak amacyla imalathane, bro, klinik ve benzer ekillerde kullanmay tercih ederler. Arivlemeden de vazgeilemeyeceinden, yaplacak i, arivlerin kaplad alan kltmek, ayn zamanda arivden salanacak yarar artrmak olacaktr. Bu amala arivlemede MKROFLM teknii kullanlmaktadr. Mikrofilm sistemi; evrak, kitap gibi eitli dokmanlarn bir kamera ile filme alnarak saklanmas ve gerektiinde okuyucu/bask terminallerinden eriilmesi esasna dayanmaktadr. Ksaca, kat zerindeki bilgilerin mikrofilm zerinde saklanmasn salayan bir fotoraflk tekniidir. Bu nedenle mikrofilm tekniine MKROGRAF de denilmektedir. Yaplan aratrmalar mikrofilm tekniinin ortalama %98 orannda alan tasarrufu saladn ortaya karmtr. nk 16 mm geniliinde 30 metre uzunluunda bir film zerine A4 boyutunda, ortalama 5.000 dokman ekilebilmektedir. Bir oda kaplayacak kat dokmanlar, mikrofilme yerletirildikten sonra bir ekmeceye sabilmektedir. Film ekim annda ya da daha sonra oaltlan mikrofilmlerin bir kopyas kullanma alrken, dieri yedek kopya, kasa vb. gibi baka bir ortamda korunabilmektedir. Dosyalamada ve arivlemede karlalan en nemli sorunlardan biri olan saklama gvenlii, mikrofilm ile zmlenmektedir.
BRO YNETM KRAM TADEMR Sayfa 26 / 26