Seven Cs to Avoid Procedure Writing Errors

You do your best to make sure your organization is operating as effectively as possible. But if your policies and procedures are incomplete, outdated, or inconsistent, then they are not driving the performance improvement they should. When employees try to use incomplete or undefined procedures, waste and costly errors soon follow.

Case Study: Procedure Mistakes Add Up Quickly

Without knowing it, employees at a local auto parts company were having a costly problem determining when to accept customer credit. The company actually had a detailed credit application procedure, including an exhaustive error correction routine, but the procedure had one fatal flaw: it was not properly indexed.

Indexing Improves Procedures Usability

Without a way to readily locate and reference the applicable procedure in the operations manual, employees could not find it and were simply not using it at all, leading to an inconsistent process and wildly varying output. Potentially valuable customers were regularly turned away by some staff members, while others accepted bad credit risks because they were unsure of which ones to reject. A small omission like this can add up to thousands of dollars in lost sales and good will. Even the most thorough procedures inevitably have gaps that come from being too close to the process or not following the basic rules of effective procedure writing.

Profit from Process Experience

To be effective, procedures must be action oriented, grammatically correct, and written in a consistent style and format to ensure usability. These guidelines, along with industry best practices that are documented in auditable criteria, can be used to improve your procedures:
1. Context . Actions must properly describe the activity to be performed. 2. Consistency. All references and terms are used the same way every time, and the procedure must ensure consistent results. 3. Completeness. There must be no information, logic, or design gaps. 4. Control. The document and its described actions demonstrate feedback and control. 5. Compliance. All actions are sufficient for their intended compliance. 6. Correctness. The document must be grammatically correct without spelling errors. 7. Clarity. Documents must be easy to read and understandable.

Quickly Improve Your Policies and Procedures without the Hassle

You can quickly resolve these usability problems and improve performance, and also upgrade your documentation to best practice standards without hassles or commitments. By beginning to improve your procedure documents with a 7Cs procedure review, you will be able to identify areas for improvement. And you can start today with the 7 Cs of procedure writing best practices.

Tujuh Cs untuk Hindari Kesalahan Prosedur Penulisan

Anda melakukan yang terbaik untuk memastikan organisasi Anda beroperasi seefektif mungkin. Tetapi jika kebijakan dan prosedur tidak lengkap, usang, atau tidak konsisten, maka mereka tidak mendorongpeningkatan kinerja yang seharusnya. Ketika karyawan mencoba menggunakan prosedur yang tidak lengkap atau tidak terdefinisi , limbah dan mahal kesalahan segera menyusul.

Studi Kasus: Kesalahan Prosedur Tambahkan Up Cepat

Tanpa sadar, karyawan di sebuah perusahaan suku cadang mobil lokal mengalami masalah mahal menentukan kapan harus menerima kredit pelanggan. Perusahaan ini sebenarnya memiliki prosedur kredit aplikasi rinci, termasuk rutin koreksi kesalahan yang melelahkan, tetapi prosedurnya memiliki satu kesalahan fatal: itu tidak benar diindeks.

Pengindeksan Meningkatkan Usability Prosedur

Tanpa cara untuk mudah mencari dan referensi prosedur yang berlaku di manual operasi, karyawan tidak bisa menemukannya dan hanya tidak menggunakan sama sekali, yang menyebabkan proses tidak konsisten dan liar bervariasi output. Pelanggan yang mungkin berharga secara teratur berpaling oleh beberapa anggota staf, sementara yang lain menerima risiko kredit buruk karena mereka tidak yakin mana yang menolak. Sebuah kelalaian kecil seperti ini dapat menambahkan hingga ribuan dolar dalam penjualan hilang dan niat baik. Bahkan prosedur yang paling menyeluruh pasti memiliki kesenjangan yang datang dari menjadi "terlalu dekat" dengan proses atau tidak mengikuti aturan-aturan dasar yang efektif menulis prosedur .

Laba dari Pengalaman Proses

Agar efektif, prosedur harus berorientasi pada aksi, tata bahasa yang benar, dan ditulis dalam gaya yang konsisten dan format untuk memastikan kegunaan. Pedoman ini, bersama dengan industri "praktek terbaik" yang didokumentasikan dalam kriteria auditable, dapat digunakan untuk meningkatkan prosedur Anda:
1. Konteks . Tindakan benar harus menggambarkan kegiatan yang akan dilakukan. 2. Konsistensi . Semua referensi dan istilah yang digunakan dengan cara yang sama setiap waktu, dan prosedur harus memastikan hasil yang konsisten. 3. Kelengkapan . Jangan sampai ada informasi, logika, atau kesenjangan desain.

4. Kontrol . Dokumen dan tindakannya dijelaskan menunjukkan umpan balik dan kontrol. 5. Kepatuhan . Semua tindakan yang cukup untuk kepatuhan mereka dimaksudkan. 6. Kebenaran . Dokumen tersebut harus tata bahasa yang benar tanpa kesalahan ejaan. 7. Kejelasan . Dokumen harus mudah dibaca dan dimengerti.

Cepat Meningkatkan Kebijakan dan Prosedur Anda tanpa repot yang

Anda dapat dengan cepat menyelesaikan kegunaan masalah dan meningkatkan kinerja, dan juga meng-upgrade dokumentasi Anda untuk "praktek terbaik" standar tanpa gangguan atau komitmen. Dengan mulai memperbaiki dokumen prosedur Anda dengan 7Cs Tinjauan prosedur , Anda akan dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan. Dan Anda bisa memulai hari ini dengan 7 Cs prosedur menulis "praktek terbaik".