Kako pravilno napisati e-mail

Vreme dopisivanja i oekivanja pisama je zadobilo potpuno drugi kontekst osavremenjavanjem tehnologije. Umesto potara danas oekujemo malu, belu kovertu na dnu monitora. Iako je u velikoj meri komunikacija olakana, moramo biti svesni da i elektronska pota zahteva odre ena pravila ponaanja i pisanja. Jasno formuliite adresu i subject" Pored jasno formulisane adrese primaoca, bitan segment e-mail-a je subject" tj. naslov mejla koji slui kako biste u par rei formulisali temu o kojoj piete u samom pismu. Naslov mejla je vaan jer veliki broj pisama koji se alju u svojstvu reklame bivaju izbrisani, zato jasno naznaite ta elite da kaete pismom koje aljete. Naslov mejla treba da bude dobar i primamljiv jer e, na taj nain, odmah privui ljude da proitaju mejl i dati im jasnu sliku o emu se u mejlu govori. Ako je u pitanju, npr. bitan mejl koji biste hteli da poaljete poslovnom partneru, naslov mejla na to treba da ukae. Isto tako, ako je u pitanju mejl sa nekom alom, naslov je taj koji to treba da nam otkrije, jer tako odmah moete uvideti da je to neto to moete proitati i u pauzi. Jo jedan razlog zato naslov mora da bude jasan je da bi ljudi kasnije u sanduetu sa primljenom potom (inbox-u) ili sanduetom za poslatu potu (outbox-u) lake nali odre eni mejl. Pismo zaponite pozdravom a zavrite potpisom E-mail se kao i sva pisma zapoinje ljubaznim pozdravom (Potovani XY, Cenjeni XY). Ispod pozdrava bi trebalo da stoji uvod kojim biste svog "sagovornika" uveli u osnovni sadraj i cilj pisma tj. poruku. Poruka, kao to smo ve i rekli, mora da bude veoma precizna, da se ne postavlja pitanje "ta je pisac hteo da kae ovim pismom". Zakljuak kojim zavravate pismo slui da jasno naglasite ta elite da postignete. Na samom dnu zavrenog pisma bi trebalo da stoji va potpis koji ukljuuje i vau poziciju u kompaniji za koju radite i va slubeni kontakt. Potujte privatnost tu ih mejlova Kad ste u prilici da mejl aljete na veliki broj adresa (ovo je est sluaj kad se alju aljivi mejlovi prijateljima), moda je bolje da ne stavljate 15-20 mejl adresa u polje "to" nego da formirate grupu prijatelja u okviru svog mejl naloga. Na ovaj nain primaoci nee videti spisak adresa svih ljudi koji su, tako e, primili taj mejl. Druga opcija je da stavite adrese u "bcc" umesto u polje "to". Ljudi kojima ste poslali taj mejl e verovatno da ga proslede dalje, tako da e mnogo ljudi dobiti spisak mejlova vaih prijatelja. Ista pravila vae i kad prosle ujete (forward) neiji mejl na vei broj adresa. U tom sluaju moete da izbriete iz prosle enog teksta spisak mejlova ljudi koji su taj mejl prvobitno dobili. Ovo je i jedan od naina da se zatitite od neeljene pote tj. spam"-a.

Pravilno napiite pismo Pravilno napisano poslovno pismo bi trebalo da bude kratko, jasno i ljubazno. E-mail nije forma komunikacije prilikom koje treba da budete detaljni i opirni. U najkraim crtama napiite ta elite i eventualno zakaite sastanak prilikom kog biste mogli objasniti preostale detalje "oi u oi" ili bar telefonski. Ukoliko je neto veoma vano, dui opis moete da dodate u "attachment". Tako e je vano da pismo koje ste napisali bude pre svega pravilno (gramatiki i stilski) ure eno. Osoba koja ita vae pismo mora odmah da spozna vane informacije koje ste eleli da istaknete. Radi preglednosti tekst moete da podelite u manje celine, koristei blok forme. Izbegavajte pisanje poverljivih podataka U samom sadraju bi trebalo da izbegavate vane podatke i informacije za koje smatrate da ne bi trebalo puno ljudi da zna, ukoliko to ne moete da izbegnete naznaite to jasno tako da primalac ima u vidu da je ono to je napisano u pismu namenjeno iskljuivo njemu. Oznaka za hitne mejlove Informacije koje su veoma vane tj. koje bi to pre trebalo da stignu do svog odredita moete naglasiti i tako to ete ga oznaiti crvenim uzvinikom ili zastavicom. Ovako e osoba koja prima mejl odmah znati ta je vama prioritet. Traenje potvrde prijema mejla Potvrda prijema mejla nije uvek neophodna jer to moe biti zamorno pogotovu ako u toku dana primate puno mejlova. Tako e, nije retka pojava da kolege me usobno razmenjuju mejlove koji imaju komian sadraj, pa ako je potvrda nametena kao obavezna, nee imati smisla jer se u takvim prilikama ona ne oekuje. Potvrda se, dakle, trai kada i ukoliko to ima smisla. Odgovorite na vreme Ukoliko ste vi primili e-mail, vano je da na njega odgovorite na vreme, optimum je oko 24 asa. Naravno, ukoliko niste u mogunosti, uinite to to je pre mogue uz dodatno obrazloenje zbog ega kasnite sa odgovorom, koje tako e, treba da bude u kratkim crtama.