CASE STORY BDO

Patrick Vanbelleghem

belastingsconsulent en partner bij BDO

'Onze IT-afdeling werkt nu efficinter en nog productiever.'

Doordat BDO in de voorbije jaren aanzienlijk groeide, werd het steeds moeilijker voor de IT-afdeling om het stijgend aantal opdrachten te bolwerken. Er kwam te veel druk op onze software-ontwikkelaars te staan, vertelt Patrick Vanbelleghem, CIO en belastingsconsulent / partner bij BDO. Samen met Cegeka voerde de CIO een optimalisatiestudie uit bij de applicatieafdeling van BDO, om de werking te stroomlijnen. Met meer structuur en duidelijkere afspraken creerde men ademruimte voor het ontwikkelteam. En er kwam nieuwe software om IT-projecten te plannen en te beheren. Nieuwe software-onderdelen worden efficinter in productie gebracht.

Cegeka voerde nochtans geen ellenlange audit. We waren genteresseerd in zogenaamde quick wins en hebben eerst samen bekeken of er snelle verbeteringen mogelijk waren, vertelt Vanbelleghem. Cegeka lichtte daarna de structuur en de manier van werken van het ontwikkelteam door. Ze stelden een verbeteringstraject met coaching voor. Dat was er ook op gericht om onze IT-afdeling te beschermen tegen te veel druk. Vroeger waren onze ontwikkelaars regelmatig met meerdere zaken tegelijk bezig om iedereen snel van dienst te proberen zijn. De vier business lines waarin we actief zijn hebben elk verschillende vragen en noden. Ons IT-team was heel flexibel maar toch werd dat op een bepaald moment onhoudbaar. Nu kan het team alle afdelingen sneller en gerichter bedienen. Ze hebben ook een beter overzicht van hun werkdruk.

Er werd geen tabula rasa gemaakt. De verandering is er geleidelijk gekomen, tien jaar gewoontes gooi je niet zomaar overboord, aldus Patrick Vanbelleghem. We kozen voor Cegeka omwille van hun professionalisme en schaalgrootte. Ze zijn niet alleen thuis in informatica, maar begrijpen ook onze business. Dat maakt samenwerken een stuk gemakkelijker. Cegeka leerde de mensen en de situatie snel kennen en heeft het proces in goede banen geleid. Change management gebeurt niet in n dag. Cegeka heeft in de eerste plaats gezorgd voor een beter projectbeheer. De omschakeling verliep echter zodanig positief dat we Cegeka als strategische partner zien waarbij we hen nu ook als klankbord gebruiken om onze ITroadmap voor de komende drie jaar af te toetsen. Verhoogde productiviteit

Stap voor stap Op aanraden van Cegeka schakelde BDO over op Microsoft Door beter te structureren, duidelijkere afspraken te maken en projecten volgens een duidelijke methodiek aan te pakken, konden de ontwikkelaars ook af en toe neen zeggen op interne aanvragen die blijkbaar altijd dringend zijn. In het algemeen kunnen ze sneller en meer gericht inspelen op interne vragen. Ook is de verworven ademruimte door het opstellen van de ontwikkelstraat een enorm pluspunt voor het comfort van het IT-personeel. Visual Studio Team Foundation Server. Met die software kunnen ontwikkelaars gemakkelijker samenwerken en hun projecten beheren. Aangezien we wereldwijd al jaren met Microsoft-producten werken, was de keuze snel gemaakt. In onze branche kom je heel snel tot eigen software op maat. Het lijkt misschien nefast op vlak van kostprijs en onderhoudskosten, maar de bestaande producten op de markt volstaan niet voor onze specialistische werking. Daarom ontwikkelen

CASE STORY BDO

we onze eigen ERP-software die we voortdurend proberen verbeteren. Voor sommige projecten doet BDO een beroep op eigen softwareontwikkelaars in Oekrane. Sinds de omschakeling werken ook zij op de nieuwe infrastructuur en met Microsoft Visual Studio Team Foundation Server. Hierdoor behoudt BDO een beter overzicht en verloopt de opvolging een stuk gemakkelijker. Ook de efficintie is gestegen: doordat alles nu in dezelfde omgeving draait, duurt het een stuk minder lang om nieuwe software in productie te brengen. Overzicht bewaren dankzij externe partner Volgens Patrick Vanbelleghem zijn de voordelen moeilijk in cijfers uit te drukken. Maar de planning en de rust bij de ontwikkelaars die daarmee gepaard gaat, is een perfecte graadmeter voor mij. Onze ITafdeling gaat efficinter te werk en is productiever. We kunnen ook het werkvolume preciezer inschatten; het is veel overzichtelijker dan voorheen. Wij zijn geen informatici maar zakelijke adviseurs, aldus Patrick Vanbelleghem. Het is af en toe nodig om een externe leverancier in

Cegeka heeft in de eerste plaats gezorgd voor een beter projectbeheer.

te schakelen om ons als het ware vanuit vogelperspectief te adviseren. We leggen ons strategisch IT-plan daarom steeds voor aan Cegeka. Zij bekijken dan met ons of de doelstellingen haalbaar zijn, de kosten realistisch ingeschat zijn en welk team we ervoor nodig hebben. BDO is zelf een adviesbedrijf en weet daarom heel goed wanneer het zelf adviseurs moet inschakelen om betere beslissingen te nemen. Een audit is natuurlijk bedoeld als een constructieve zet. In tegenstelling tot veel bedrijven staan wij positief tegenover audits, ook omdat we er zelf heel vaak uitvoeren bij onze clinten. Patrick Vanbelleghem: Dit project maakt deel uit van een proces dat we een paar jaar geleden hebben ingezet. We zijn van start gegaan met de professionalisering van onze infrastructuur, zoals ons datacenter. De software-ontwikkeling was een tweede stap. Intussen zijn we bezig met de verbetering van de documenten- en gegevensstroom doorheen onze onderneming.

Over BDO BDO Belgi is een multidisciplinaire organisatie van meer dan 460 partners en medewerkers. Dat zijn onder meer auditors, accountants, fiscale en juridische adviseurs, specialisten voor de openbare sector en corporate finance. BDO bestaat sinds 1967 in Belgi. De regionale spreiding en de diversiteit van de aangeboden diensten zorgden voor groei. BDO maakt deel uit van het internationale BDO-netwerk dat werd opgericht in 1963 en wereldwijd nummer vijf is in de sector van accountancy, audit en adviesverlening.

CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt - Belgi - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be