Tatacara Pengurusan Stor-2

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.
5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)
Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Negeri Kedah
Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:Bab A Bab B Bab C Bab D Bab E Bab F Bab G Bab H Penerimaan Merekod Stok Penyimpanan Pengeluaran Pemeriksaan Keselamatan dan Kebersihan Pelupusan Kehilangan Dan Hapus Kira
Unit Perolehan dan Pengurusan Aset
1. Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit bagi menguruskan Aset Kerajaan (a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup (b) Pengurusan Stor 2. Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa 3. Perjawatan tertakluk kepada beban tugas/nilai serta bilangan Aset di bawah kawalan 4. Pegawai Aset yang telah dilantik boleh meneruskan Kerajaan
(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/ Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ. (b) Menentukan Pegawai khusus melaksanakan pengurusan Stor Pusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok. (c) Memastikan lokasi Stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan. (d) Memastikan (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan (ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.
(e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama. (f) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import. (g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA. (h) Meluluskan hapus kira kekurangan stok.
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
( i ) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya;
(a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok. (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada JKPAK. (c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok (d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ. (e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok. (f) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah. (g)Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.
Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut:

(a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/ Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKA setiap 3 bulan sekali. (b) Menguruskan pelupusan Stok. (c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok. (d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.
(e) Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya;
(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/
Jabatan berkuatkuasa mulai 20
Februari 2009.
Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan Tatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009 melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
TPS ialah tatacara bagi menguruskan Stor Kerajaan meliputi: Bab Bab Bab Bab Bab Bab Bab Bab A B C D E F G H : : : : : : : : Penerimaan Merekod Stok Penyimpanan Pengeluaran Pemeriksaan Keselamatan dan Kebersihan Pelupusan Kehilangan Dan Hapus Kira
Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk;
Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/ Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/ Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/ Domestik/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya
STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit. Antara contoh Stor Pusat adalah Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik (SMS) PDRM.
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi. Antara contoh Stor Utama adalah Stor Jabatan Kerja Raya Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pajabat Kementerian/Jabatan.
Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
Antara contoh Stor Unit adalah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan;
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.
Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan Kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut; (a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal (b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum (c) Menjaga, menyelenggara stok (d) Mengeluarkan stok (e) Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk stok tepat, teratur dan kemaskini
(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan. (g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok. (h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.
Bekalan,Kawalan,Akaun
Terimaan
Simpanan
Bungkusan & Penghantaran
Perbekalan Merancang, mengurus bekalan stok Kawalan Stok Menyelia, menyemak mengurus laporan Akaun Mengurus akaun Pengkalan Data Mengawalselia
Menerima Memeriksa Mengesahkan Merekod Barang-barang
Mengendali Menyimpan Mengeluar
Membungkus Menghantar
(A) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun - Merancang, mengurus bekalan stok - Menyedia, mengemaskini Katalog/Kod Barang, menyemak Borang Pesanan Pengeluaran Barang, menentukan kuantiti, merekod, menguruskan pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan menyedia laporan tahunan - Bertanggungjawab menguruskan akaun - Bertanggungjawab mengawal selia data
(B) Bahagian Terimaan Bertanggungjawab menerima, memeriksa dan mengesahkan barang yang diterima daripada pembekal dengan memastikan mematuhi peraturan penerimaan sebelum mengesahkan penerimaan. (C) Bahagian Simpanan Bertanggungjawab mengendali, menyelenggara, merekod, mengira stok, memastikan keselamatan serta kebersihan stor. (D) Bahagian Bungkusan Dan Pengeluaran Bertanggungjawab membungkus dan menghantar kepada pelanggan dengan mematuhi tatacara.
Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.
Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stok berlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat, ruang simpanan dapat dielakkan.
Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Prestasi Stor
1. KATALOG Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.
(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut;
(i) Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi
(ii) Kumpulan B mengandungi 70% bakinya
(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut; (i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7). (ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas. (iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)
(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan. (v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.
(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut;
(i) Paras Stok Maksimum - kuantiti tertingi (ii) Paras Menokok Stok - kuantiti yang boleh memesan baru (iii) Paras Stok Minimum - kuantiti terrendah disimpan
(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar Penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru (c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut;
- Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok 2 bulan penggunaan - Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan
(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok.
(d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. (e) Barang Diimport paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
(f) Kajian Semula Paras Stok;

(i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok; (ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan; (iii) membuat pesanan baru; atau (iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan. (g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatan tidak perlu distok
(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja.
(i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.
(a) Prestasi Stor diukur melalui; (i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurangkurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapat kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.
- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. - Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.
(b) Paras Simpanan Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat. (c) Paras Perkhidmatan Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
(d) Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang: - memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen. - semak butiran dalam dokumen (LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan )
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop
Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.
(e)
Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) Borang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah. KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untuk direkodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinan ke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petak dan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.
(f)
(g)
(h)
Bagi Stor Unit, penerimaan barang direkod dalam KEW.PS-1 dan direkodkan terus ke Kad Petak
Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi
(i)
(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemakPesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan.
(k) KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima.Salinan pertama dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.
Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi; Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal. Sampel dihantar untuk diuji. Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.
Dilaksana seperti berikut; Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti ditapak projek
(a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
(b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan (d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2
Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oelh pemesan dengan mengambil Tindakan seperti berikut;
(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna
(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk
Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memnudahkan penyimpanan
Pegawai Penerima memastikan; (a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik
(b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran (c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal
Pegawai Penerima memastikan;

Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.
REKOD KOMPONEN/ ALAT GANTI YANG BOLEH GUNA OBJEKTIF JENIS-JENIS REKOD
MEREKOD STOK
BUTIRAN MAKLUMAT
PENEMPATAN KAD PETAK REKOD MELALUI SISTEM
TATACARA MEREKOD
Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan
Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat
Membolehkan keadaan stok diketahui
Mengawal paras stok
Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;
(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih
(b) Kad Petak (KEW.PS-4) - Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit - Berwarna Hijau Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama
Kad Kawalan Stok (Bahagian A);
- Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok - Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun - Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun - Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun
Kad Kawalan Stok (Bahagian B); - Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa
Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama dengan Stok Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk Beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan
Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakan Untuk merekod setiap satu item sahaja No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya Ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi; - angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor
Sistem merekod/melapor secara elektronik Hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut;

- format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa
Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui Proses pelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) Hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya.
Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod dalaman.

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal) Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum
Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa
Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE)
Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas
Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling
Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dengan mematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap Stor juga boleh mengamalkan Letakan Stok Sementara dalam keadaan berikut;
(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan (b) Stok baru diterima, belum disusun (c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda Pengenalan,perihal stok bagi tujuan memudahkan Penyimpanan dan pengeluaran
1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja Pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu) MDKD diberi keutamaan 2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum
3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang Pengendalian barang-barang, kerja-kerja kakitangan
4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok;

(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah (b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas (c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara
5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut; (a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti) (b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2 6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, kaandungan dan fizikal
1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan label dapat dilihat 2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama
Stok yang mudah tercerai hendaklah; (a) (b) (c) Dimasukkan ke dalam bekas standard Disimpan mengikut bilangan/unit bagi memudahkan pengeluaran Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas
Stok berharga dan menarik hendaklah;

1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab 2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa 3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukan sendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai Yang Diberi Kuasa
Stok berharga dan menarik hendaklah;

4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhi peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa (Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952, Peraturan Bahan Psikotropik 1989) 5. Stok berunsur keselamatan dengan mematuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
Stor hendaklah mengamalkan; 1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal (bahan kimia/baja/racun dll) 2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilik kering atau nyah-lembapan (semen/kertas/alatan pejabat dll)
Stor hendaklah mengamalkan; Penyimpanan stok ini ditempat yang luas atau tempat lapang yang berpagar Kebanyakan stok ini adalah bersaiz besar dan dalam Kuantiti yang banyak (Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)
Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah 2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu; (a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD diamalkan (b) Peti/Kotak yang berat berada di paling bawah (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api
Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut; (d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan
Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut; 1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan Tarikh Luput stok 2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau 3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (Merah Jambu)
4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan

5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan 6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu
7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok 8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan; - mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat - mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya - memulangkan kepada pembekal mengikut syarat - melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan
Melabel 1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya 2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudak padam 3. Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukkan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi 4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan
Menyimpan 5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan 6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas
Menyimpan 7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah
8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa
Mengendali 9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati
10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)
Mengendali 11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat dll) 12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.
Mengendali
13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi;

(a) Pakaian keselamatan digunakan (b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukkan diuruskan diluar bangunan (c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin (d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal
14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal
Mengendali gas
1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen hidrogen, nitrogen dll. 2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)
Mengendali gas 3. Tabung gas tersebut hendaklah; - dilindungi dari bahang panas - jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar - elakan dari terhempas atau pecah - injap tabung hendaklah ditutup 4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding dan ditegakkan serta dikunci
1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus kepada stor bahan mudah terbakar untuk disimpan 2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stor di tempat simpanannya sahaja
1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagi mengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut; - menyapu minyak untuk elak karat - mengekalkan bungkusan asal - mengawal dari serangan serangga 2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan penyelenggaan yang berkuatkuasa
BAB PENGELUARAN
D:
PENGELUARAN
KEBENARAN PENGELUARAN STOK
Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan
PEMESANAN STOK 1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) dalam 5 salinan
2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanan dengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama di KEW.PS-10 3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakan satu borang KEW.PS-10 4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinan dikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama
PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)
2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan

3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan oleh pemohon
PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 seperti berikut;

(a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan (b) menentukan kuantiti pengeluaran (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran (d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak
PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN
Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklah membuat perolehan dengan mengikut tatacara merolehan semasa yang berkuatkuasa
PENGELUARAN STOK
Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan kebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan
Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10 dan KEW.PS-11
Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan
PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS Barang Gunahabis adalah barang yang kerap guna atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna Dikeluarkan untuk bekalan; Pejabat/ makmal/ asrama/ latihan/ domestik/ bengkel/ Dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/ keselamatan dan seumpamanya
(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)
KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS 1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya 2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan 3. Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai
JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI
1. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut;

(a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit);
JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI atau (b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau araha n lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa 2. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan
PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK 1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpanya hendaklah direkod secara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ.
Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/ pameran/ elektrik/ elektronik/ dll
2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawai yang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagai aset kerajaan
PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK
3. Semua produk dihasilkan melalui stok yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan sebelum dijual. 4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikut harga yang ditetapkan oleh Jabatan 5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkan ke Akaun Hasil Kerajaan
PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

PERATURAN
1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna 2. Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10
PERATURAN
3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10
4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian
TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran
2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan
3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakan mesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian 4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/ tanda bagi memudahkan pengendalian 5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa
6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkan pengendalian. Pegawai bertanggungjawab hendaklah mengutamakan faktor berikut; (a) Cara pengangkutan had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain (b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan
(c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan

(d) Destinasi; dan (e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)
7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan
PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN 1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklah disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut; (i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan (ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12 (iii) nota pembungkusan kepada pegawai pemesan; (iv) akaun penerimaan oleh pegawai pemesan.
PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN
2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10 hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12

3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakan bersama barang yang dimasukan ke dalam peti atau kotak atau seunpamanya dengan mengambil langkah berikut;
(a) dokuman tersebut hendaklah dimasukan ke dalam sampul kalis air
PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN (b) sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak
(c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan
TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN
1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamat pengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terang dan dengan menggunakan dakwat hitam yang kalis air. Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tanda pengenalan
(a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan
TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN (b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya (c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam
BARANG TANPA BERBUNGKUS
1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkus tindakan berikut hendaklah diambil;
(a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang (b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan (c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung
ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN
1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian, penyimpanan, penghantaran hendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahan yang mudah dilihat
2. Bungkusan yang mengandungi barang mudah terbakar arahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan warna putih di atas permukaan merah
ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN
3. Bungkusan barang-barang lain hendaklah menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan warna merah di atas permukaan putih
ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN
1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktik hendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnya seperti yang diterima daripada pembekal Bekas yang bertanda Musnah Selepas Ianya Dikosongkan jangan diguna semula
Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulang mengikut perjanjian
ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN 2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerja mengendali/ memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agen penghantaran/ pembekal
BAB PEMERIKSAAN
E:
PEMERIKSAAN
PENDAHULUAN
1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil
PENDAHULUAN
2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu; (A) (B) Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok
(C)
Verifikasi Stor
(A) PENGIRAAN STOK
1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok
PENGIRAAN STOK
2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut; (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod (b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi serta ditarikh oleh Pegawai Stor
(B) PEMERIKSAAN STOK
1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawaipegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa
3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut;

(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa (b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan (d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)
(C) VERIFIKASI STOR
1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun
(C) VERIFIKASI STOR
3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut; (a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan
(C) VERIFIKASI STOR
(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira
PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR
1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah Jabatan adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor
PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR
2. Tempoh Pelantikan Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR
1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli (b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi (c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor (d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut;
(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan (b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/ KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal 3. Mengambil tindakan ke atas syor Pegawai Pengawal di KEW.PS-15
4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa

PELARASAN STOK
1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan Pelarasan Stok di KEW.PS-17
PELARASAN STOK
3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.
TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET
1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14, KEW.PS-15 2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal 3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil; (a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih (b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan
(d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang
BAB KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
F:
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

PERATURAN
1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam mengawal stor/stok terpelihara 3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak
PERATURAN
4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor
5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas
PERATURAN
6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya
7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa
KAWALAN KESELAMATAN STOR
1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan
KAWALAN KESELAMATAN STOR
2. Sistem keselamatan yang sesuai bergantung kepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/ Utama/ Unit dengan mematuhi; (a) sekeliling stor hendaklah berpagar (b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan (c) pemasangan lampu limpah (d) pemasangan alat amaran (e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu (f) penggunaan pas keluar-masuk (g) peraturan penggunaan kunci mematuhi Arahan Keselamatan
KAWALAN KEBAKARAN
1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalan kebakaran seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dll
2. Alat pemadam api fire extinguisher, hose reel diletakan di tempat yang strategik
3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar-masuk KELUAR
KAWALAN KEBAKARAN
4. Mempamerkan tanda amaran seperti Dilarang Merokok , Mudah Terbakar dan sebagainya
5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat Jabatan Bomba & Penyelamat 6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-pegawai Stor
KEBERSIHAN
1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin
2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala
1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi stor.
2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa
1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan
2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan 3. Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan
5. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) 6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Ketua Jabatan
7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok
Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa (P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)
Semua pelupusan stok tidak memerlukan Perakuan Pelupusan (PEP)
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok
Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya
Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehilangan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai kesluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan
Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam
Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa (P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)
1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira
3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan baki 4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok di KEW.PS-22 KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya
Email: kamarulz@moe.gov.my Tel : 04-7007619
Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

Tatacara Pengurusan Stor-2

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tatacara Pengurusan Stor-2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL.

5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Negeri Kedah

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

( i ) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut:

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/

Jabatan berkuatkuasa mulai 20

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Bungkusan & Penghantaran

Menerima Memeriksa Mengesahkan Merekod Barang-barang

Mengendali Menyimpan Mengeluar

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

(f) Kajian Semula Paras Stok;

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Negeri Kedah

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Pegawai Penerima memastikan;

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Negeri Kedah

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Membolehkan keadaan stok diketahui

Mengawal paras stok

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;

Kad Kawalan Stok (Bahagian A);