EEN VINGER AAN DE POLS IN SOCIAAL HUIS OOSTENDE

Corinne De Jonghe Directeur Personeel & Organisatie Saskia Pincket Deskundige Personeelsbeleid

Inhoud 1. Voorstelling Sociaal Huis Oostende (SHO) 2. Traject aanwezigheidsbeleid SHO 3. Beleidsplan 4. Concrete realisaties 5. Resultaten Cijfers 6. Uitdagingen naar de toekomst 7. Tips voor een geslaagd aanwezigheidsbeleid

OCMW van een Centrumstad (70.000 inwoners) Aantal personeelsleden : 730 reguliere tewerkstelling 180 tewerkstelling artikel 607

Diensten Overkoepelende en Interne diensten (staf administratief - technisch) Algemeen Welzijnswerk Thuiszorgdiensten 10 Ontmoetingscentra/Buurthuizen 2 Woonzorgcentra, Dagcentrum, Serviceflats Begeleidingstehuis voor Kinderen Vereniging Sociaal Verhuurkantoor

Dec. 2005 : Beslissing Bestuur : prioriteit verzuimbeleid Extern traject :

Begeleiding personeelsdienst door VVSG-SDWorx (2006) - opleiding, achtergrondinformatie - statistieken

Intern traject :

interne werkgroep met vertegenwoordiger van elke sector en interne dienst PBW (2006 2007) - analyse statistieken - beleidsplan

Aug. 2007 : goedkeuring beleidsplan Eind 2007 : communicatie nieuwe procedures Jan. 2008 : Start verzuimgesprekken Jan. 2009 : Start samenwerking extern controleorgaan Juli 2010 : Start verzuimbarometer Door gans het traject communicatie met personeel en vakorganisaties en evaluatie

Doel : neerwaartse trend bereiken in het ziekteverzuim Visie van de interne werkgroep - Ziekteverzuim is niet louter een kwestie van ziek of niet ziek, maar er liggen diepere oorzaken aan de basis van verzuimgedrag
Grijs en zwart verzuim = naar schatting 80 % van het verzuim

- We moeten niet enkel de symptomen verhelpen maar ook de oorzaken

Visie van de werkgroep : Ziekteverzuim is een ijsbergfenomeen

Ziekteverzuim
Werteamspirit/ werksfeer Weerstand/ verandering en werkdruk Financile situatie . Afstand leidinggevende/ werkgever Motivatie en verzuimcultuur Persoonlijke situatie

Werkwijze interne werkgroep - Analyse van de verzuimstatistieken - Vaststelling : specifieke personeelscategorin hebben een verhoogd verzuim (vb. deeltijders) - Vaststellen voornaamste factoren/oorzaken van verzuimgedrag - Koppelen van concrete acties aan elke oorzaak

2 ledige aanpak : Luik 1 Aanwezigheidsbeleid :

Structurele en duurzame oplossingen om werkgerelateerde verzuimfactoren aan te pakken

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid
Effectieve procedures bij verzuim

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : 5 voornaamste factoren die invloed hebben op verzuim:

- teamspirit/werksfeer - afstand leidinggevende/werkgever - motivatie en verzuimcultuur - weerstand verandering - persoonlijke situatie

=> Acties ter preventie van verzuimgedrag door het creren van een gezonde en aantrekkelijke werkomgeving

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid : - Duidelijke richtlijnen op vlak van ziektemelding en

ziektebriefje - Doeltreffende opvolging en controle door : - controlearts - leidinggevende => verzuimgesprekken - dienst PBW : statistieken medische oorzaken - Rentegratieprocedures (vb. aangepast/deeltijds werk)

Acties om verzuimdrempel te verhogen, hersteldrempel te verlagen en werkgerelateerde oorzaken van verzuim aan de oppervlakte brengen

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : - Project leidinggevenden => Visietekst leidinggevenden (2009)

Basiswaarden Sociaal Huis Oostende Als ondersteuning leidinggevende 1 lijfspreuk en 16 vuistregels Nadruk op mensgerichte rol van leidinggevende (mentor, stimulator, ) Handleiding en kalender

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : - Project leidinggevenden => Ontwikkeltraject voor leidinggevenden

opleiding door Amelior 2-jaar durend traject op maat (2010-2012) 60 leidinggevenden

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : - Project communicatie => verdere uitbouw intranet => deeltijds communicatieambtenaar => personeelsblad (3 x jaar sinds 2009) => rondvraag leidinggevenden naar huidige en gewenste communicatievormen en -themas

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : - Project competentiemanagement (2011)

klemtoon op leidinggevende als coach duidelijke verwachtingen POP nadruk op begeleiding i.p.v. beoordeling garanties op objectieve beoordelingen verhoogd welzijn op het werk

Luik 1 Aanwezigheidsbeleid : - Bewustwordingsacties vanuit dienst PBW => Rookstopsessies => Weightwatchers@work => Sessie Mindfullness (maatschappelijk werk) => Personeelsrestaurant week van de gezonde voeding bioweek donderdag veggiedag

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid : - Richtlijnen voor medewerker

- Ziektemelding : hoe, bij wie, wanneer - Ziektebriefje : binnen welke termijn - Arbeidsreglement - Brochure Een vinger aan de pols

- Checklist ziektemelding voor leidinggevende

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid : - Samenwerking met extern controleorgaan

- statistieken - epidemiologische verslagen - attestbeheer (medisch geheim, interfaces) - opvolging melding - attest - medische controles op basis van - overschrijden verzuimindex (regel) - vraag leidinggevende (uitzondering)

10

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid : - Verzuimgesprekken => verzuimbarometer

- Geen louter cijfermatige benadering - Bij overschrijden verzuimindex (15 % personeel) : gesprek indien leidinggevende het nuttig vindt - Scoresysteem van 0 tot 4 => oordeel over ernst van verzuimgedrag door leidinggevende - Verzuimindex + score leidinggevende : gevolgen op vlak van loopbaan - Opvolging van verzuimgesprekken via verzuimtool op intranet

Luik 2 Ziekteverzuimbeleid : - Verzuimgesprekken => verzuimbarometer

- Opleiding leidinggevenden verzuimgesprekken en verzuimbarometer - Afsprakennota verzuimgesprek - Document voor leidinggevende met doorverwijsmogelijkheden naar interne en externe diensten - Mogelijkheid om gesprekken te escaleren : hogere leidinggevende, directie

11

Begrippen :

- Verzuimpercentage % ziektedagen t.o.v. kalenderdagen op jaarbasis Beoogde doel tegen eind 2012: < 3,25% (kort verzuim) - Nulverzuim % medewerkers zonder verzuim op jaarbasis Beoogde doel tegen eind 2012 : > 65% - Verzuimindex
Frequentie x duur indien de gemiddelde duur > 7 dagen Frequentie2 x duur indien gemiddelde duur <= 7 dagen

Statistieken :

- 6maandelijkse opmaak voor het kort verzuim

- Statistieken op organisatieniveau

- Statistieken op dienstniveau

- Bespreking op alle niveaus in de organisatie - Publicatie op de verzuimtool op intranet

12

Evolutie van de verzuimcijfers :

Doelstelling is streven naar een zo laag mogelijk cijfer.

Evolutie van de verzuimcijfers :

Doelstelling is streven naar een zo hoog mogelijk cijfer.
Nulverzuim
45,00 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 2008 2009 2010 Nulverzuim

13

Conclusie :

- Het aantal ziekteperiodes (frequentie) en het nulverzuim blijven in positieve zin evolueren. - In 2010 is er een spectaculaire daling van het verzuimpercentage t.o.v. de vorige jaren. - In 2010 werden er ruim 2160 minder ziektedagen geregistreerd t.o.v. 2009. In FTE uitgedrukt komt dit neer op zon 10 FTE meer aanwezig op de werkvloer.

14

Resultaten controlebeleid 2010: In 2010 werd 24,63% van de ziektegevallen gecontroleerd 12,50% van de controles was op expliciete vraag van de leidinggevende Gemiddeld 17,64% vervroegde werkhervatting

- Bijsturen van het beleid n.a.v. evaluatiesessies - Uitwerken van een verzuimbeleid voor de langdurig zieke personeelsleden - Verdere integratie van het verzuimbeleid in het personeelsbeleid

15

1. Breng je verzuim in kaart Meten is weten

2. Creer draagvlak bij het bestuur (beleidsverantwoordelijken, MAT, .) 3. Communiceer : Hou het thema warm, rapporteer, informeer personeel en vakorganisaties 4. Zet doelstellingen op vlak van verzuimcijfers voorop (indicator meerjarenplan)

16

5. Vergelijken ?

- opvolgen eigen evolutie - interne benchmarking : groepen onderling - externe benchmarking : onder voorwaarden, relatieve cijfers ipv absolute cijfers

6. Ondersteun en betrek je leidinggevenden 7. Werk nauw samen met de dienst PBW 8. Ga in zee met een extern controleorgaan Bespaar administratieve werklast ten voordele van beleid en opvolging

9. Ontwikkel aanwezigheidsbeleid op maat van je organisatie en verschillende doelgroepen

-> kort verzuim, lang verzuim,

10. Zet je procedures op punt : ziektemelding, attest, 11. Leg vanuit je aanwezigheidsbeleid ook linken met andere beleidsdomeinen 12. Werk in fasen, geen eenmalige actie, maar volgehouden inspanning 13. Laat je niet ontmoedigen

17

corinne.dejonghe@sho.be saskia.pincket@sho.be

18