|

Open!

Op weg naar een gedeelde voorziening

De organisatie van digitaal archiveren bij de Regionale Historische Centra
In het kader van Open! geeft Klaartje Pompe, voorzitter van de Werkgroep
Maurice Lipsch Fotograe.

Voorbereiding Implementatie e-Depot, een overzicht van de stand van zaken rondom een aantal projecten om digitaal archiveren aan te pakken. Met de kennis en hulp van het Nationaal Archief bereiden Regionale Historische Centra (RHCs) zich voor om de digitale uitdaging aan te gaan.

Klaartje Pompe I

De Regionale Historische Centra (RHCs) en het Nationaal Archief bereiden zich gezamenlijk voor op een zorgvuldige en succesvolle implementatie van duurzaam digitaal archiveren. In de periode 2011-2012 werken de RHCs intensief samen aan vier actielijnen rondom het beheer van archieven in een gezamenlijk e-Depot. Door afspraken te maken over procesvoering, technische infrastructuur, gegevensontsluiting en organisatie wordt de basis gelegd om in de toekomst al het beschikbare digitale materiaal van de aangesloten partijen toegankelijk te houden voor het publiek. Vanaf 2009 werken RHCs met het Nationaal Archief samen aan de realisatie van een e-Depot.1 De software van het e-Depot is geschikt voor meervoudig gebruik. Geschikt dus om op alle overheidslagen die behoren tot het werkingsgebied van de RHCs rijksinstellingen in de provincie, provincie, gemeentes en waterschappen in te zetten. Uitgangspunt is dat het Nationaal Archief met het eigen e-Depot diensten rond opname, opslag en preservering kan en wil verlenen aan anderen. Centraal doen wat centraal kan en decentraal doen wat decentraal moet.
12 Q 2012 n u mmer 4

Pilot
Bij de start van de samenwerking is de aandacht uitgegaan naar de digitaal depot applicatie, de software waarmee de digitale informatie duurzaam opgeslagen en toegankelijk gehouden wordt. Nadat het Nationaal Archief in de zomer van 2009 de eerste release van de e-depot applicatie vrijgegeven heeft, is in datzelfde jaar een pilot gestart met de RHCs. Daarbij is onderzocht op welke manier het Nationaal Archief e-Depot diensten zou kunnen verlenen aan de RHCs en daarmee ook aan andere archief- en overheidsorganisaties. De pilot was bescheiden in omvang en betrof de opname van twee digitale archieven. De hands on ervaring om in een testomgeving met het e-Depot te werken, was voor de eigen medewerkers van de deelnemende RHCs Het Utrechts Archief, Noord-Hollands Archief en Zeeuws Archief essentieel om duidelijk te krijgen welke aanvullende functionele wensen er waren vanuit een RHC omgeving. Mede op basis van de ervaringen is de software geschikt gemaakt voor multi tenants. Meerdere afnemers, tenants, van de software gaan in de nabije toekomst gebruik maken van hun eigen deel in het e-Depot van het Nationaal Archief.2

Werkgroep
Met het ondertekenen van een convenant hebben het Nationaal Archief en de elf RHCs uitgesproken dat ze de ambitie hebben om te komen tot een optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces gericht op de voorbereiding van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot bij alle deelnemers. Deze overeenkomst is het startschot voor de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) 20112012. Alle betrokkenen leveren kennis, capaciteit en middelen die nodig zijn om te komen tot een viertal essentile bouwstenen voor de implementatie van een e-Depot. Hard- en software worden vanuit het Nationaal Archief centraal beheerd en geleverd. De andere componenten organisatie, beleid, processen en procedures, nancieel beheer, personeel, databeheer en databeveiliging worden of door de RHCs zelf of samen met het Nationaal Archief voorbereid.

Samen optrekken
Eind 2012 levert de WVI producten op vanuit vier secties: Werkprocessen, Architectuur, Metagegevens en Personeel & Organisatie. Specialisten

Open!

Roadshow Haarlem (foto part. coll.).

(Het Utrechts Archief), Hanneke van Aalst (Zeeuws Archief), Andrieke Ollefers (Gelders Archief) en Roland Bisscheroux (Noord-Hollands Archief).

van de RHCs en het Nationaal Archief zijn verenigd in het werkprogramma; een mooi voorbeeld van landelijke samenwerking en gezamenlijk optrekken. De producten zijn in eerste instantie bedoeld voor de eigen voorbereiding maar kunnen ook van belang zijn voor andere archieforganisaties en lokale overheden. Het gaat om: - een handboek met beschrijvingen van de drie centrale bedrijfsprocessen van een RHC: verwerven, beheren en beschikbaar stellen. Om de organisatie goed te laten werken met het e-Depot zijn beschreven werkprocessen onontkoombaar; - een beschrijving van de bestaande informatie-architectuur bij de RHCs en het Nationaal Archief, een beschrijving van de noodzakelijke informatiearchitectuur en een plan hoe de verbinding tussen beiden gelegd kan worden; - n toepassingsproel voor metagegevens ten behoeve van lokale overheden. Dit bevordert een soepele uitwisseling van informatie tussen de overheidsorganisaties en een soepele aansluiting op het e-Depot. Vanuit de WVI wordt gewerkt aan een toepassingsproel voor het eigen werkingsgebied; - een beschrijving van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en competentieproelen die horen bij de centrale bedrijfsprocessen. Met het hieraan gekoppelde opleidingstraject zijn medewerkers van RHCs voorbereid op het digitale archiveren. In de WVI, stuurgroep, werkgroep en secties zijn vertegenwoordigers van alle RHCs en het Nationaal Archief actief. De werkgroep, waarin de sectievoorzitters zitten, zorgt voor de onderlinge afstemming en informeert de stuurgroep en het convent. Het convent bestaat uit directeuren van de RHCs en het Nationaal Archief. De stuurgroep vertegenwoordigt het convent en wordt gevormd door Saskia van Dockum (Het Utrechts Archief), Eddy de Jonge (Groninger Archieven), Hannie Kool (Zeeuws Archief), Martin Berendse (voorzitter, Nationaal Archief) en Lieuwe Zoodsma (Noord-Hollands Archief). Op hun beurt worden zij ondersteund door de werkgroep en de secties onder leiding van Klaartje Pompe, Kaj van Vliet

Verwachte resultaten
De WVI is in mei 2011 gestart vanuit een onderkennen van de noodzaak gezamenlijk op te trekken rond het duurzaam digitaal archiveren. Het is een bijzonder traject om met collegas van twaalf organisaties uit alle provincies van het land samen te werken aan n doel. Het Nationaal Archief levert kennis en ervaring aan de RHCs. De betrokkenen bij de WVI zijn de ambassadeurs van het e-Depot in de eigen organisatie. Het gaat bij de WVI maar voor een deel om de techniek van het e-Depot; het gaat om organisaties. De organisatie van het RHC is met beschreven werkprocessen rond het verwerven, beheren en beschikbaar stellen, een eenduidige informatiearchitectuur en opgeleide medewerkers, straks voorbereid voor de implementatiefase. En de organisaties van de ketenpartners zullen een toepassingsproel voor de metagegevens in gebruik nemen om aan te kunnen sluiten bij het e-Depot. Voor de ketenpartners biedt het e-Depot belangrijke voordelen. Het meedoen in het gezamenlijk e-Depot, en daarmee digitale informatie na het afdoen van een zaak duurzaam kunnen opslaan, betekent kostenbesparing op de ontwikkel- en beheerkosten van de eigen omgeving. Elk RHC brengt naar vermogen deze boodschap en de noodzaak voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie onder de aandacht van de lokale partners. De dialoog met de ketenpartners, gemeentesecretarissen en andere verantwoordelijken voor het informatiebeheer bij provincie, gemeente en waterschap, vindt plaats bij roadshows, zoals al in Haarlem (10 oktober 2011: Informatie duurzaam digitaal toegankelijk) en Middelburg (5 maart 2012: Voor een duurzame overheid!) zijn gehouden. Ook de dialoog met vertegenwoordigers van VNG, IPO en de Unie van Waterschappen vindt plaats, onder meer over het Toepassingsproel metagegevens. Wellicht komt vanuit een gezamenlijke opdracht een Toepassingsproel metagegevens voor alle lokale overheden tot stand. Een gezamenlijke architectuur voor de RHCs heeft de potentie in zich om een

referentiearchitectuur voor archieforganisaties te worden. Komt zo het eind aan de spaghetti-architectuur in zicht? Los van de inhoudelijke kanten is een grote verdienste van het voorbereidingstraject de samenwerking die tussen alle RHCs is ontstaan. Op alle lagen is men betrokken bij het project: van directeur tot medewerker tot zorgdrager. De resultaten zullen daarom niet alleen een product zijn van samenwerking: het zullen de voorwaarden zijn waaronder we ons verbinden.

Vervolg in 2013
Zijn we klaar na de WVI? Wanneer is het e-Depot voor de RHCs af? Wanneer zijn de RHCs aangesloten op hun eigen domein in het e-Depot? Hoe verhoudt het e-Depot van de RHCs zich tot toetsingskaders zoals ED3 2.0? Ook na 2012 zijn er genoeg vragen en uitdagingen. De WVI levert producten op waarmee de implementatiefase vanaf 2013 kan worden uitgevoerd. Een uitvoering die ook gezamenlijk opgepakt zal moeten worden. Meer weten? www.duurzaamtoegankelijk. blogspot.com of mail naar duurzaamtoegankelijk@gmail.com.

Noten
1 I Denitie E-Depot: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, nancieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt (ED3, 2008). 2 I De resultaten van deze pilot zijn te vinden op www.duurzaamtoegankelijk. blogspot.com. Klaartje Pompe I afdelingsmanager Beheer bij het Noord-Hollands Archief en voorzitter van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot Regionale Historische Centra.

Plenaire bijeenkomst sectie Architectuur (foto part. coll.).

n u mm er 4 2012 Q 13