Vergaderen 0907

Arjan Broere

Vleugje rozemarijn vergadert beter

Volkskrant, 11 februari 2009

Van onze verslaggeefster Elsbeth Stoker

Scheveningen/Hoofddorp - Vergaderen gaat beter als de omstandigheden optimaal zijn.

Kleuren en luchtjes kunnen daarbij helpen. Het Kurhaus in Scheveningen maakte daar met
de Technische Universiteit in Delft werk van, en is er zeer over te spreken.

Is het tijd voor een beslissing? Dan kleuren de lampen van de Result Room in het
Scheveningse Kurhaus rood. Er wordt een geurmix van citroen, rozemarijn en lavendel door
de vergaderzaal verspreid. Op de muren projecteren beamers afbeeldingen van een
finishstreep. De achtergrondmuziek wordt dreigender; de violen versnellen, zo nu en dan is
een hartklopping te horen.

Doel van dit alles? Effectiever vergaderen. Het Kurhaus bouwde samen met de Technische
Universiteit Delft enkele jaren geleden deze vergaderruimte ‘om gasten wat extra’s te kunnen
bieden’.

Voor elk type vergadering zijn aparte instellingen. Wil je brainstormen? Dan past de ruimte
zich aan met gele lichten en sinaasappel-lemongrass-geur. Wil je onderhandelen? Dan kan
dat het beste in een blauwe omgeving met voedsel in dezelfde kleur.

Hoewel er nog geen wetenschappelijk bewijs is dat de lampen, de geuren en de

afbeeldingen effect hebben, is het Kurhaus enthousiast. ‘Medewerkers van Philips zaten in
deze ruimte toen ze de Ambilight televisie bedachten’, zegt een medewerkster. ‘Bovendien
dwingt het mensen gestructureerder te vergaderen. Iedereen moet van tevoren opgeven hoe
de dag er uit komt te zien.’

Het hotel broedt al weer op andere ideeën om het vergaderen nog effectiever te maken.
Samen met de TU Delft willen ze het effect van uitzicht op zee onderzoeken.

De Result Room is slechts een van de projecten die afgelopen jaren zijn begonnen om de
arbeidsproductiviteit te verhogen. Maar om nou te zeggen dat het storm loopt met
oplossingen om ‘slimmer’ te werken gaat te ver.

En dat is vreemd, vinden de deskundigen van TNO. Zij zijn gespecialiseerd in het verhogen
van de arbeidsproductiviteit. Want hoewel Nederlandse werknemers in verhouding tot
collega’s in het buitenland redelijk productief zijn, is er afgelopen jaren de klad gekomen in
de stijging van de productiviteit.

‘Hoeveel winst er in totaal te behalen valt, is niet te zeggen. Dat verschilt per organisatie.
Maar voor ons is duidelijk: het verhogen van de arbeidsproductiviteit is een van de
antwoorden op het vergrijzingsprobleem. We hebben straks minder mensen die minimaal
hetzelfde werk moeten doen en dezelfde kwaliteit moeten leveren’, zegt Cees Wevers van
TNO, een organisatie die bedrijven, overheden en de zorg adviseert en ondersteunt met
innovaties.

Peter Vink van de Technische Universiteit Delft is een van de wetenschappers die zijn leven
wijdt aan het ‘slimmer werken’. Onlangs rondde hij een studie af naar het effect van zelf
instelbare stoelen, lampen en tafels. Wat blijkt: als werknemers zelf controle hebben over
een werkomgeving, dan stijgt de arbeidsproductiviteit met 5 tot 9 procent.

Hoe meet je zoiets? Vink: ‘We hebben dit onderzoek gedaan op een administratieve afdeling.
We hebben de fouten gemeten, de snelheid waarmee opdrachten werden verwerkt en de
tevredenheid van de klanten.’

En ook de aanwezigheid van een plant kan wonderen doen op de werkvloer. ‘Waarom weten
we nog niet precies, dat wordt verder onderzocht’, zegt Vink. ‘Maar we kwamen erop naar
aanleiding van twee studies waaruit bleek dat patiënten in een ziekenhuis sneller herstellen
als ze uitzicht hebben op bomen en natuur in plaats van beton. Ze zijn een dag sneller het
ziekenhuis uit en gebruiken minder pijnstillers.’

Maar niet alleen met deze ‘foefjes’ kan de arbeidsproductiviteit flink worden verhoogd. Door
een betere inzet van mensen, techniek en door het herzien van het werkproces is ook nog
meer winst te behalen, aldus TNO.

Zo deed het bureau onlangs een project bij de gemeente Emmen. Tot voor kort kostte het
een Emmenaar weken voordat hij toestemming kreeg een boom om te hakken in zijn tuin.
‘We hebben het proces van de kapvergunning tegen het licht gehouden’, vertelt Pim Piek
van TNO. ‘In de loop van der tijd zijn er allerlei regeltjes bij bedacht. Hierdoor moest het
formulier bij wijze van spreken langs drie ambtenaren, vervolgens ging het naar de vierde en
deze stuurde het weer terug naar de andere drie voor de laatste controle. Kortom, het
duurde weken, terwijl in 98 procent van de gevallen de vergunning toch wel verleend werd.’

Door alle overbodige elementen eruit te snijden, bleek het aanvraagproces terug te brengen
naar 10 minuten.

Als er zoveel winst te behalen is, waarom kloppen bedrijven dan nog niet massaal aan bij
arbeidsproductiviteitadviseurs? ‘Het is inderdaad heel vreemd dat de markt hier faalt.
Bedrijven blijken er een blinde vlek voor te hebben, ze kijken onvoldoende kritisch naar hun
eigen proces’, zegt zijn collega Fietje Vaas. Haar ervaring is dat organisaties zichzelf pas
tegen het licht houden als het werk dreigt te vertrekken.

Zo dreigde de gemeente Den Haag de stadsreiniging uit te besteden, vertelt Vaas. ‘De
afdeling schoonmaak dreigde haar werk te verliezen. Voorheen stuurde het management
erop dat de werknemers hun uren maakten.

Die aanpak is toen losgelaten: voortaan werd op het resultaat gestuurd. Ofwel: is de stad
schoon genoeg? Er werd meer verantwoordelijkheid bij de werknemers gelegd. Het resultaat
is dat de stad schoner werd tegen lagere kosten. En het ziekteverzuim ging omlaag van 27
naar 6,5 procent. Werknemers waren dus ook tevredener geworden.’
Staand vergaderen bespaart miljarden
Telegraaf, 28 november 2008

DELFT - Oeverloze vergaderingen kunnen drastisch worden ingekort door de stoelen aan
de kant te schuiven en staand de besprekingen te voeren. Jaarlijks kunnen overheid en
bedrijfsleven tien miljard euro besparen aan de statafel, zo berekende TNO na onderzoek.
Staande vergaderingen nemen bijna 35 procent minder tijd in beslag, terwijl hetzelfde
resultaat wordt geboekt. In ons land kost het oeverloze gepraat per maand 2,5 miljard euro.
Elk overleg neemt gemiddeld anderhalf uur in beslag. Een staande vergadering hoeft niet
langer dan een uur te duren, weet TNO-onderzoeker Peter Vink.
Hij erkent dat voor urenlange vergaderingen en voor deelnemers die slecht ter been zijn
'zitsessies' de beste optie blijven. Volgens professor Vink heeft korter vergaderen een positief
effect op de arbeidsvreugde: "Van de betrokkenen beschouwt 53 procent vergaderen als
verloren tijd."

Een kwart van de tijd vergaderen

de Volkskrant, Economie, 16 september 2003 (pagina 26)

Door Elke van Riel

Vergaderen is een noodzakelijk kwaad. Maar in veel organisaties wordt ongelooflijk veel tijd
verprutst door inefficiënt vergaderen. Gelukkig kan overleggen worden geleerd.

De Nederlandse werknemer is gemiddeld een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderen,
blijkt uit onderzoek onder bijna duizend werknemers die minstens een uur per week
vergaderen. Hoe hoger de baan, des te meer er wordt vergaderd, want vergaderen is vooral
iets voor de elite, weet socioloog Wilbert van Vree. Hij is gepromoveerd op het boek
Nederland als vergaderland (1994) is oprichter en directeur van Vergaderkundig Bureau Van
Vree en voorzitter van het Nederlands Vergaderinstituut. Managers en directieleden
vergaderen respectievelijk 9,5 en bijna 8,5 uur in de week. Zelfstandigen zes uur en
uitvoerenden gemiddeld vier uur per week.
Al dat gepraat kost jaarlijks tussen de 14 en 30 miljard euro. Van Vree rekent organisaties
regelmatig voor hoeveel een vergadering eigenlijk kost. 'Uitgaande van een uurtarief van 80
euro, is dat confronterend', merkte Jan Willem van Holst, hoofd pensioenen van Blue Sky
Group. Twee jaar geleden volgden zo'n 25 mensen van dit bedrijf, dat voor onder meer KLM
de pensioenen beheert, een training door Van Vree. De 'vergaderkundige' woonde zo'n tien
vergaderingen bij, die hij vervolgens met de aanwezigen besprak. Van Holst: 'Daarbij bleek
dan bijvoorbeeld dat bij zaken die slechts twee aanwezigen aangingen, vijf mensen zaten te
luisteren. Dat moest dus eigenlijk in een bilateraaltje.'

Het bedrijf kende tot dan toe een uitgebreide vergaderstructuur met meerdere secretaresses
die notulen maakten . Er is nu nog maar een secretaresse, want de deelnemers van
vergaderingen maken sinds de training zelf korte notulen in de vorm van actiepunten. Het
aantal vergaderingen is sindsdien met maar liefst 40 procent afgenomen en ze duren flink
korter.

Volgens Van Holst lukt het goed om de nieuwe vergaderstijl vast te houden. Om de sociale
functie van vergaderen niet uit het oog te verliezen, beginnen bijeenkomsten sinds de
training nog altijd met vijf minuten informeel praten.

Een andere ontwikkeling die Van Vree signaleert, is dat steeds meer functionele groepen of
taakgroepen een eigen internetsite hebben, waar ze tussen vergaderingen door voortdurend
met elkaar communiceren. Daarnaast is het differentiëren van vergaderruimtes volgens de
vergaderkundige in opmars. 'Dus niet meer automatisch met z'n allen met potten koffie, op
stoelen rond een tafel neerzijgen, maar ook eens afspreken voor een bespreking van twintig
minuten aan een sta-tafel. ' De meubelindustrie springt daar volgens Van Vree al op in.

'Ik hoor steeds dat mensen korter willen vergaderen. Maar eigenlijk vind ik dat dit te
gemakkelijk wordt geroepen, want het gesprek eromheen kan voor de deelnemers wel
degelijk een functie hebben', stelt taalkundige Marjan Huisman. Zij promoveerde in 2001 op
een onderzoek naar de besluitvorming in vergaderingen. 'Veel mensen zeggen dat ze de
pest hebben aan vergaderingen. Maar aan de andere kant doet iedereen het wel
voortdurend. Daar is dus iets vreemds mee aan de hand.'

Als zelfstandig adviseur adviseert ze teams over de beslisstijl in hun vergaderingen.

De wijze van vergaderen zegt veel over de bedrijfscultuur. In het ene bedrijf geldt luisteren
en knikken bijvoorbeeld als instemming, in het andere moet dat expliciet worden
uitgesproken. Huisman onderzocht vooral hoe beslissingen tot stand komen. 'Omdat een
vergadering een publieke setting is, zijn mensen heel tactisch bezig met hoe ze iets brengen.
Als een spreker zegt: 'Ik heb gehoord dat ergens in de organisatie gezegd wordt dat
overwerk betaald moet worden. Wat vinden wij daarvan?' geeft hij niet aan wat zijn eigen
mening is. Hoe hoger mensen zich in de hiërarchie bevinden, hoe directer ze kunnen zijn.'

Nederlanders zijn aan de ene kant heel assertief met het verkondigen van hun eigen mening,
maar ze zijn tegelijk gericht op consensus en het zoeken van één oplossing, zo valt de
Franse onderzoekster Jacqueline de Bony op. Dat Nederlanders, ondanks het belang dat zij
hechten aan individuele autonomie, tóch een andere oplossing kunnen accepteren dan waar
ze zelf voorstander van zijn, intrigeert haar. De verklaring is volgens haar dat voor
Nederlanders de communicatie binnen een groep prioriteit heeft boven het onderwerp van de
discussie. 'Het moet vooral gezellig blijven.'

Voor consensus is een sterke scheiding tussen het geven van je mening en het nemen van
een besluit essentieel, betoogt De Bony. Op een vergadering geef je eerst je individuele
standpunt en bouw je daarna samen met anderen aan een collectieve oplossing. Het
hanteren van deze scheiding is volgens haar een voordeel in de multiculturele samenleving,
aangezien het leidt tot respect voor andere meningen. Het befaamde poldermodel maakt de
Nederlanders bovendien handig in het internationale verkeer, want daar draait het meestal
om het bereiken van consensus. De Fransen zijn daar weinig bedreven in.

Nederlanders krijgen het poldermodel met de paplepel ingegoten, concludeert de Française

uit het onderzoek dat ze doet op basisscholen. 'Kinderen leren dit soort vaardigheden al
tijdens het kringgesprek. Dan is het niet de bedoeling om te kritiseren wat een ander kind
heeft gezegd, maar gaat het erom dat iedereen iets mag vertellen en de anderen luisteren.'
Hoe groot het belang is dat aan deze vaardigheden gehecht wordt, blijkt er wel uit dat het
kringgesprek hier 's ochtends is, als de kinderen fris zijn. De Fransen gaan dan rekenen.

Copyright: Riel, Elke van