Practical Manuel For Implemeting Grants - WEB

Technical Assistance for Civil Society Organisations Kosovo Oce
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KOMISIONIT EVROPIAN SHTJET FINANCIARE
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA
This project is funded by the European Union
Technical Assistance for Civil Society Organisations (TACSO) is a regional European Union funded project implemented in IPA countries (Western Balkans and Turkey). The general objective of the TACSO project is to strengthen the civil society within a participative democracy, to stimulate a civil society-friendly environment and culture, as well as to strengthen the overall capacities and accountability of Civil Society Organisations within IPA bene ciaries, to guarantee the quality of service of CSOs and a sustainable role of the CSOs in the democratic process.
Asistenc Teknike pr Organizata e Shoqris Civile (TACSO) sht nj projekt rajonal i nancuar nga Bashkimi Evropian i zbatuar n vendet e IPA-s (Ballkani Perndimor dhe Turqi). Qllimi i prgjithshm i projektit sht fuqizimi i shoqris civile brenda nj demokracije pjesmarrse, t nxis nj ambient dhe kultur miqsore pr shoqrin civile, fuqizimi i kapaciteteve dhe prgjegjsis s organizatave t shoqris civile brenda pr tuesve t IPA-s, dhe t sigurohet kualiteti i shrbimeve t organizatave t shoqris civile dhe nj rol t qndrueshm t OSHC-ve n procin demokratik. Tehnika podrka organizacijama civilnog drutva (TACSO) je regionalni projekat, nanciran od Evropske Unije, implementiran u IPA zemalja (Zapadni Balkan i Turska). Cilj TACSO projekta je jaanje civilnog drutva u okviru participativne demokratije, kao i stvaranje podsticajnog okruenja i kulture za civilna drutva, jaanje kapaciteta i odgovornosti organizacija civilnog drutva, unutar korisnicima IPA, kao i obezbeivanje kvaliteta usluga organizacija civilnog drutva i njihove odrive uloge u demokratskim procesima.
Technical Assistance for
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES Prishtina February 2011
MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE SHTJET FINANCIARE Prishtin Shkurt, 2011
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA Pritina Februar 2011
This project is funded by the European Union
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES Prishtina February 2011
Production: Rrota, www.rrota.com Template Design and Layout: Ardian Veliu Cover Design: Kushtrim Balaj
Contents
FOREWORD ....................................................................................................................... 9 1. INTRODUCTION ...................................................................................................... 11 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.2. 2.3. PROJECT IMPLEMENTATION .................................................................... 11 DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION .............. 11 Eligibility of costs ............................................................................................ 12 Grant Payments ................................................................................................ 18 Accounting principles and Supporting documents ................................... 21 Exchange rates (EU and local) ............................................................... 23 Value Added Tax (VAT) .......................................................................... 24 Procurement ............................................................................................ 25 Procurement procedures ......................................................................... 27 Rule of origin ........................................................................................... 30 Eligibility rule ........................................................................................... 30 Amendments through an addendum ................................................... 31 Modification without contract addendum ........................................... 32
FINANCIAL PROVISIONS .................................................................................... 12
2.3.1. 2.3.2. 2.3.3 2.3.4 2.3.5. 2.3.6. 2.4. 2.4.1. 2.4.2.
Amendments to the contract .......................................................................... 31
ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO .................................... 36 INTRODUCTION ............................................................................................................ 36 GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO.............................................. 36 What are the types of business entities that can be established in Kosovo? . 37 What are the taxes on business entities and other organizations? ................. 37 Who is obligatory to Corporate Income Tax? .................................................... 38 Corporate Income exempted from tax ................................................................ 38 Are the incomes of an NGO taxable? .................................................................. 39 What are the consequences if its ascertained that the income of an NGO is not used for public benefit purposes? .................... 39 Withholding taxes on source for non-resident persons providing services in Kosovo ................................................................ 40 Reporting transactions over 500.00 euros. ......................................................... 40 Should NGOs declare their income?................................................................... 40 What is the deadline to submit the annual income tax statement? ................ 41
ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX ...................................................................... 41 What is the personal income tax and what kind of income sources are included? ................................................................ 41 Who is the taxpayer on personal income tax and what is the object of taxation? ................................................................ 41 ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND EXAMPLES ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES .................................. 42 What is the gross income from wages? .............................................................. 42 Who is required to pay the Personal Income Tax from wages? ...................... 42 Who is bound to contribute in Pension Saving Program? ............................... 43 How much is the responsibility for contribution payment on pension saving program? ............................................................... 43 When is the deadline to remit pension contributions into the account of Pension Saving Trust .......................................................... 44 How to calculate pension contributions and Personal Income Tax from wages?............................................................... 44 What are the obligations of NGOs to withhold tax at source for rent payments? ........................................................ 47 What are the obligations of NGOs, in case of rent payments for buildings that they use? ................................................... 47 What other procedures an NGO should follow for withhold tax in source for rent payments? ...................................... 48 ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX? ......................................................... 48 When is the taxable period for Value Added Tax?............................................ 49 When is the deadline to declare VAT? ................................................................ 49 What is a Tax Declaration? ................................................................................... 49 Which are the tax declarations? ........................................................................... 49 Request for VAT reimbursement ........................................................................ 49 What are the penalties and fines if a person fails to follow these tax regulations..................................................................... 50 Ascertaining non-withholding and tax declaration in source in amount of 100.00.......................................................... 51 Do I have the right to appeal if I think there has been an unfair assessment by KTA? ............................................................ 51 What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with? ... 51
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES

Prishtina February 2011
Disclaimer: The content of this manual is responsibility of the Technical Assistance for Civil Society Organisations project and do not necessarily reflect the views of the European Union or the Kosovo Tax Authority. The present Manual does not have any legal value and should only be used for reference. In case of doubt the official documents provided by the EC and KTA prevail.
FOREWORD
The general objective of the project Technical Assistance for Civil Society Organizations (TACSO) is to strengthen the civil society within a participative democracy, to stimulate a civil society-friendly environment and culture, as well as to strengthen the overall capacities and accountability of Civil Society Organisations (CSO) within IPA beneficiaries (Western Balkans and Turkey), to guarantee the quality of service of CSOs and a sustainable role of the CSOs in the democratic process. The main objectives of the project are: to increase and strengthen the capacity and actions of CSOs and to improve the democratic role of CSOs. Important activities under this heading present national trainings focused on increasing capacities of the CSOs and support their active participation in democratic processes. The main purpose of this manual is to provide advises and tips about general management of the EU funded Projects; financial management of the EU funded projects (General conditions of the grant contact) and compliance with in country legislation (Kosovo). This Practical Manual is intended to assist grant beneficiaries in the implementation of their grant projects in financed from EC. This Manual tries to provide practical information on the implementation and procedures related to financial management, reporting and accounting in line with EU financial regulation and Kosovo relevant applicable legislation. The day-to-day management of your grant project is a challenging and timeconsuming task. In addition to conducting planned project activities, beneficiaries are also responsible for the obligations that are set out in the Special and General Conditions of the grant contract. This Manual does not in any way replace these obligations, but provides a practical hands-on tool to make your daily work easier and more efficient: it provides guidelines and advises on questions of general importance to all grant projects co-financed from EC. In case of discrepancy between this Manual and the Special and General Conditions of the grant contract, the latter prevail. Further, this manual has taken into consideration the existing guides such as the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (PRAG)1 and EUDAD Implementation guide for Lead Applicants and Partners2. We do hope that this Manual will be useful to both those who are managing an EU-co-funded project for the first time as well as those more experienced in this field.
1 2
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm www.enpi-info.eu/eastportal/publications/441/Implementation-Guide-for-CIUDAD-Lead-Applicants-and-Partners
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
TACSO Kosovo sincerely thanks Fatmir Bytyqi and Naser Prapashtica for their work in drafting this manual and Nermine Nushi Mahmuti for her contribution in preparing this document.
TACSO -Kosovo Office February 2010
10
1.
1.1.
INTRODUCTION
PROJECT IMPLEMENTATION
In order to run a project efficiently and to successfully achieve the objectives, YOUR project has to be managed and administered in an accurate and accountable way. The grant beneficiary has to secure efficient and operational management of the grant project. In addition to this, an accurate handling of the project accounts is crucial to the projects success. After signing the contract with the Contracting Authority, the Applicant, becomes Grant Beneficiary and takes the responsibility for the entire project including activities carried out by all other partners (if applicable). The Grant beneficiary is responsible for timely and correct reporting to the Contracting Authority. Therefore the grant beneficiary should ensure that efficient administrative management and control systems are established within the operation. The Grant Beneficiary is also responsible for ensuring proper communication with the partners, ensuring that proper financial management and control procedures are applied and that the EC contractual procedures concerning financial management and control (audit) as well as procurement, information, communication and visibility activities and rules are respected and observed, also by the partners.
1.2.
DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION
The overall project implementation is governed by several key documents: Contract (General and Special Conditions) and its annexes this is the actual grant agreement between the EUD/EC and the beneficiary, and lays down the terms and conditions for the implementation of the action, terms of funding, and the requirements for narrative and financial reporting. The following annexes are attached to the grant contract: - Annex I: Description of the Action - Annex II: General Conditions applicable to European Union - financed grant contracts for external Actions - Annex III: Budget of the Action - Annex IV: Contract-award procedures - Annex V: Standard request for payment and financial identification form
11
- Annex VI: Model narrative and financial report - Annex VII: Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification of an EU financed grant contract for external actions. The above-mentioned documents make reference to the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (PRAG). The PRAG explains the contracting procedures applying to all EU external aid contracts, such as issues related to EU procedures for procurement, VAT, eligible costs, etc. It is extremely important that the Grant Beneficiary reads these carefully before starting implementation and adheres to the procedures described in it during implementation. The PRAG is available at the following website:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
2.
2.1.
FINANCIAL PROVISIONS
ELIGIBILITy OF COSTS
Eligible costs are expenditures that are allowed as project costs. A critical concept for all project managers is to be aware that all expenditures must be considered eligible. Only eligible costs can be financed from the grant. Project costs that you can consider to be eligible have to be: To be considered eligible, expenditures must: Have actually been made by the beneficiary (applicant and/or partners) during the implementing period; Considered necessary for carrying out the project, i.e. approved and presented in Annex III - Budget of the action of the Grant Contract or reallocations agreed via a contract addendum and/or approved contingencies utilisation; Be contractual obligations approved and signed during the implementation period; audit costs are also eligible (though paid upon completing the audit, i.e. after contract expiry date); Be recorded in the accounts or tax documents of the Beneficiary (applicant and/or partners). They have to be verifiable (to have documents that represent evidence of project documentation such as: all types of bills made for the project purposes, airplane ticket stubs, salary accounts, etc.) and be backed by originals of supporting documents
12
A distinction is made between: - Eligible direct costs - Eligible indirect costs Eligible direct costs The eligible direct costs can include: Budget line 1. Human resources Budget lines 1.1. Salaries of Beneficiary and partners within the country and 1.2. salaries (for international/regional experts). The costs of staff assigned to the action apply to persons that have a regular contractual agreement with and receive a salary from the beneficiary and/or partners. These costs correspond to (actual) gross amount (i.e. net salaries plus social security charges and other remuneration-related costs). Please note that salaries and related costs should not exceed those normally borne by the beneficiary. In case payments of salaries to staff do not go through the project bank account (in many countries this is legally impossible for municipalities), the project will need to prove payment of the staff through official salary slips for the months charged to the project. (Please refer also to Annexe 2 on Personal Income tax in Kosovo) Budget line 1.3. Per diems for mission/travel Per diems When staying overnight, most often staff assigned to the action (project) and/or experts will be provided with a per diem (flat-rate), from which accommodation, meals and local transport and other expenses should be covered. Per diems must be in line with the maximum allowed and must not exceed the scales published by the EU at the time of contract, for the respective country. The list of maximum per diem rates at the time of signing the contract can be found at web site: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm. Please note however that subsistence costs are not allowed to be paid to staff assigned to the action or experts through flat-rate reimbursement if no overnight stay is made. Direct payment of accommodation and subsistence costs (i.e. not using the per diem system), accordingly to national/internal rules, is in any case allowed. Sometimes the Beneficiary (or its partner) might choose not to pay per diem
13
to staff but pays directly itself for accommodation costs of staff (or experts) assigned to the action. Such accommodation costs are eligible costs and can be charged to the project. Subsistence costs (meals, local transport etc.) are eligible costs. Please note however that in such a case the accommodation and subsistence costs cannot be higher than the official per diem rate. Of course your project can provide for meals and local transport for participants (including staff and experts) in workshops etcetera if this is foreseen and included in your projects budget in the relevant budget line. In practice, the Contracting Authority is not imposing a rule and beneficiaries and their partners should apply their own rules and procedures with their staff or experts. In any case: If overnight is necessary then real costs are to be indicated and these are eligible up to the maximum published per diem rate at the time of signing the contract. Budget line 2. Travel As a general rule, for international travel (budget line 2.1.) the most economic way of transport must be used, i.e. economy class air fares, second class train fares (for international travels) etc. All the travel costs have to be documented so that the eligibility of the costs can be certified (ticket receipt and boarding passes for air travel, receipt and ticket for train travel, etc). Costs relating to travel visa are eligible only if supported by invoices. Cost related to entry and/or exit tax are also eligible, a copy of stamp (in the passport) is necessary. Local travel (budget line 2.2.) is meant for travel in-country. This can cover air travel (if applicable) or train travel (in which case the same rules apply as mentioned under 2.1.). Often this budget line is used for local public transport such as bus, metro, as well as taxi and/or entity or private car. For public transport, the tickets should be kept in the project administration, for taxi a receipt is needed mentioning date, route and amount paid. For utilisation of Beneficiary (or Partner) owned car or private cars, please refer to your Contracting Authority for advice (normally this is included in office running costs, budget line 4). Budget line 3. Equipment and supplies In case of renting a vehicle (budget line 3.1.), the invoice and proof of payment (receipt) should be kept in the project administration. Purchase of a car is only allowed if specifically mentioned in the project as activity and in the approved budget to meet project results (for example: car for outreach work of social workers, etc.) and proper procurement procedures should be followed.
14
For budget lines 3.2. (equipment/furniture), 3.3. (machines, tools), 3.4. (spare parts) and 3.5 (other, to be specified), costs are eligible that are identified in the approved budget. Procurement of equipment and supplies neutral and clear technical specifications are to be prepared. The full procurement procedure, contract, invoice and proof of payment, provisional/final acceptance, certificate of origin etc., should be kept in the project administration. The single tender procedure is to be applied if the annual budget is under 10.000 Euro. Between 10.000 Euro to 200.000 Euro, a competitive negotiated procedure is to be utilised. If the budget is more than 200.000 Euro an open tender procedure (local or international accordingly to budget) is to be organised, and you should contact the Contracting Authority for advice (refer to part 2.4 Procurement for more information). Budget line 4. Local office Budget line 4.1. (vehicle costs) concerns costs related to using (project) vehicles or beneficiary/partner owned cars, and costs such as car insurance, parking costs and fuel may be included in your budget. These costs should be supported by proof of payment, in case of car insurance also an invoice and these should be kept in the project administration. Office rent costs (budget line 4.2.), if approved, are eligible costs. Besides the invoice and proof of payment, also a rental contract is advised to be kept in the project administration (in case of renting office space). Office running costs including supplies (budget line 4.3.), if approved, are eligible costs and purchasing of these should be supported by invoice and proof of payment. Other running costs including services (telephone/fax, heating, electricity, maintenance) and any other utility, if approved, are eligible costs and purchasing of these should be supported by invoice and proof of payment. Generally the above project running costs are managed via petty cash (if possible, even this should be managed through bank transactions). Budget line 5. Other services Budget lines 5.1, 5.2, 5.4 Costs for other services are paid on the basis of service contracts and against invoices to external service providers who are sub-contracted to carry out certain tasks of the operation (e.g. studies and surveys, translation, evaluation, management or audit of the operation if sub-contracted, conference/workshop or-
15
ganisation, production of visibility materials etc.).. Procurement rules must be observed in selecting a company or individual to provide external expertise, or carry out the assignment. Please ensure that terms of reference are drafted for the services to be provided. All experts that are included in the project and are not having a regular contract with the beneficiary may be included in budget line 5. Terms of reference should be drafted for such experts and a transparent recruitment process should be followed, resulting in a contract. Experts should provide timesheets and mission reports and will be paid on the basis of invoices submitted. Budget line 5.3. (expenditure verification) concerns the costs for the audit of the project. As the auditor has been identified and included in the Contract with the CA prior to its signature, no procurement procedure is needed in this case. Budget line 5.5. (translation/interpretation) is meant for translation and interpretation requirements for the project. These costs should not be included in budget line 1, unless an interpreter/translator is under regular contract with and receives regular salary from the Functional Lead and/or the Applicant 2 or one of the partners. A contract should be signed, and payments should be made on the basis of invoices (and timesheets in case of interpretation). Please make sure to obtain a proof of payment (receipt). In terms of large interpretation/translation assignments it is advised to receive three quotations from different providers, even when the single tender procedure can be followed. Budget line 5.6. covers costs of financial services. Typically these include costs of bank transfers, as well as costs of withdrawal of funds and commission paid for exchanging currencies (if applicable). The proof of these costs should be shown in supporting documents (typically bank statements, or receipt showing commission paid).Usually only costs for international transaction are eligible under this sub heading (check with your Contracting Authority). Budget line 5.7. covers costs of conferences and seminars. These typically include costs such as renting of premises and equipment, catering, printing, etc. Payments are made on the basis of contract and invoices from external providers selected accordingly to appropriate procurement procedures. Budget line 5.8 visibility costs. These include costs for the proper and adequate visibility of the project. It may be visibility events such as press conferences concerning the project, posters, leaflets and other visibility tools that are needed to be published. For more info on this, please refer to the Communication and Visibility Manual for EU external Aid that can be found at this web:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
16
Budget line 6. Other Other costs, not specifically mentioned under the other budget headings can be charged here, given that they have been identified in the approved budget in this budget line and concern eligible costs. Also in this case proof of payment and invoices are mandatory, and single tender procedures can be followed for amounts under 10.000 Euro. Under this budget line typically works and re-granting are included. Since this line is for other approved costs, we kindly ask you to contact your CA specifically to assist you in how to manage this budget line. Budget line 8: Contingency reserve The provision for contingency reserve, up to a maximum of 5% of eligible direct costs, as mentioned in the budget attached to your Contract can be used only with the prior written authorisation of the Contracting Authority3. Typically this budget line is used when you run into costs that you did not foresee when writing the proposal, need additional activities that were not foreseen and/or reinforcement of other budget lines. Remember that Contracting Authority approval a priori is a must. Eligible indirect costs (Administrative costs)4 Budget line 10: Administrative costs All structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature (office utilisation, mail, fax, phone, copying costs, consumables, etc.) which are cross-cutting for the operation of the beneficiarys bodys various activities and cannot therefore be booked in full to the action for which the grant is awarded, because this grant is only one part of those (beneficiarys) activities can be used from this budget line. Budget line 10 can be used to cover such costs as indirect costs, up to the amount in the budget attached to your grant contract. These indirect costs do not have to be supported by accounting documents5. However, it is advised for the project to charge the administrative costs on a monthly basis, so that the actual direct costs will be reflected in the project accounts at any given time. To do so you simply have to apply the following mathematical formula: x% * eligible costs for the period concerned (x being the percentage approved and as indicated in your contract). Ineligible costs There are a number of specific costs that are not eligible for the project. This
General Conditions, art. 14.3. Administrative costs: usually they are known as overhead as well 5 General Conditions, art. 14.4.
3 4
17
means that if you incur any of these costs, these are not allowed to be paid from project funds. Examples of ineligible costs are6: - Debts and provisions for losses or debts; - Interest owed; - Items already financed in another framework or project; - Purchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the action, in which case ownership must be transferred to the final beneficiaries at the end of the action; - Currency exchange losses; - In-kind contributions; - Taxes, including VAT, unless the beneficiary (or the beneficiarys partners) can show it cannot reclaim them and the applicable EU regulations do not forbid coverage of taxes. This implies that the beneficiary (Functional Lead and/or the Applicant 2 and partners) should be able to submit supporting documents that proof that VAT cannot be reclaimed. This can for example be in the form of a letter from the countrys authority responsible for VAT issues stating so, or statement by the auditor that VAT cannot be reclaimed (citing relevant legislation/regulation). It is strongly advised that obtaining VAT exemption is arranged by the grant beneficiary (or the beneficiarys partners) as early as possible after signing the contract with the EU; - Credits to third parties. If any of the above-mentioned ineligible costs are incurred then the beneficiary (or the beneficiarys partners) will need to cover these from own resources. They should not be included in the financial report(s). Any non-eligible costs which are found in the report(s), particularly in the final report, will be deducted from the total project costs, reducing therefore the requested EU contribution accordingly.
2.2.
GRANT PAyMENTS
Grant projects financed under the IPA or other similar EU instruments are usually paid under Option 2 (Actions with an implementation period of more than 12 months and where the financing provided by the CA is more than 100,000.00) in the following way7:
6 7
General conditions, art. 14.6. In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.
18
An initial pre-financing instalment of max. 80% of the estimated contribution of that part of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU (Contracting Authority). This amount will be paid to the beneficiary within 45 days upon signing of the contract/request of payment submission to the Contracting Authority. Further pre-financing instalments of the amount specified in article 4 of the Special Conditions and designed to normally cover the beneficiarys financing needs for each 12 month period of implementation of the action. These instalments will be paid to the beneficiary within 45 days of the Contracting Authority approving an interim report accompanied by a request for payment (see Annex V for template). This means that if your project lasts between 12 and 24 months you will have to submit an interim report and will receive further pre-financing instalments besides the initial instalment, up-to maximum 90% of the total contribution. Pre-financing as indicated under the second bullet may only be given if the part of the expenditure financed by the Contracting Authority actually incurred over the reporting period stands at least at 70% of the previous payment (as confirmed by the corresponding interim report). Where the consumption of the previous pre-financing is less than 70%, the amount of the new pre-financing payment shall be reduced by the unused amounts of the previous pre-financing payment. The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approving the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see template in Annex V of your Contract) and an expenditure verification report. - Grant projects financed under the IPA Cross-Border Cooperation programme will be individually paid under Option 1 (Actions with an implementation period not exceeding 12 months or where the financing provided by the CA does not exceed 100,000.00) in the following way8: An initial pre-financing instalment of 80% of the estimated contribution of that part of the estimated budget for the first 12 months financed by the EU (Contracting Authority). This amount will be paid to the beneficiary within 45 days upon signing of the contract/request of payment submission to the Contracting Authority The balance shall be paid within 45 days of the Contracting Authority approving the final report, accompanied by a request for payment of the balance (see template in Annex V of your Contract).
In accordance with Special Conditions article 4 and General Conditions article 15.
19
Note: Any costs that are claimed and that are found to be not eligible will be deducted from the final payment. The project must be completed before the final payment to the beneficiary can be made. As with the first payment, the request for the final payment must be made by the beneficiary using the correct format9. The final payment request is submitted with the final project report. For more details on reporting see section 8. Remember: Any report shall be considered approved if there is no written reply from the Contracting Authority within 45 days (so called time-limit) of its receipt accompanied by the required documents10. The Contracting Authority may suspend the time-limit for approval of a report by notifying the beneficiary that the report cannot be approved in case that the Contracting Authority finds it necessary to carry out additional checks. In such cases, the Contracting Authority may request a clarification or additional information, which must be produced by the grant beneficiary within 30 days of the request. The time-limit starts running again on the date the required information is received by the Contracting Authority11. The Contracting Authority may prolong the 45 days time-limit by notifying the Beneficiary that the request for payment is inadmissible, either because the amount in question is not due or because proper supporting documents have not been supplied or it thinks it is necessary to conduct further checks, including on-the-spot checks, to make sure that the expenditure is eligible. The time-limit for payment shall start running again on the date on which a correctly formulated request for payment has been received by the Contracting Authority12.
Annex V (of your Contract) Standard request for Payment of your Contract. General Conditions, art. 15.2. 11 General Conditions, art. 15.3. 12 General Conditions, art. 15.4.
9 10
20
Important Note: You as implementer of the project should be aware of the implications of the timing of the final payment. As the final payment to the beneficiary will be made after all the project activities have been completed, expenditures have been paid for and the final report (narrative and financial) including report on factual findings have been submitted to the Contracting Authority, the individual beneficiary (the Functional Lead for its contract and Applicant 2 in relation to its ones) will need to pre-finance expenditures (at least 10% of pre-financing and all co-financing) and be able to fund them until the final payment is made by the CA. It can take easily 4 weeks after submission of the final report before the final report is processed and the final payment is transferred (please check with your Contracting Authority the exact duration). (please bear in mind the possibility of being affected form local laws and regulations, for this reason consult annexe 1. General informations on taxes in Kosovo and subsection in it).
2.3.
ACCOUNTING PRINCIPLES AND SUPPORTING DOCUMENTS
You as beneficiary must retain original supporting documents for all expenditures incurred and must keep accurate and regular records and accounts on the project implementation, using a dedicated double-entry book-keeping system (see article 16.1 of the General Conditions of your grant contract). For this purpose, it is advisable to leave originals in your administration department(s) while a copy and a digital copy (scan) is then provided to the project indicating where the original is and its relative coding in order to be easily identified. All copies should then be re-coded within a specific project coding number. To be considered eligible for EU co-financing, expenses must have actually been incurred during the implementation of the project and be identifiable and verifiable this means they must be recorded in the accounts and backed by originals of supporting evidence see Article 14 of the General Conditions of your grant contract. The accounting system must identify: The sources of income for the project (EU contribution and other contributions); All expenses incurred during the contract period. Besides standard local book-keeping system, for interim and final project reports all expenditures must be presented in the form of templates provided in Annexes (model narrative and financial report) of the grant contract.
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES 21
Importance of record keeping The record keeping procedure is important for several reasons: Helps you keep track of the types of eligible expenses incurred by your project and their rate of occurrence. In addition, you will know how much money remains unspent within the budget categories; Serves as confirmation that the costs have occurred during the grant project implementation period; The records are the basis for the financial section of the project reports you have to complete; Expenditure incurred during the project is only eligible for EU financing if there are supporting documents that provide evidence of the expenses; The record of expenditure for the project will be checked during audits of the project. A lack of supporting evidence could result in the costs not being considered eligible. Remember: The EC and the Court of Auditors have the right to perform record-based and on-the-spot inspections to verify expenditure and the use made of the EU grant (as provided for in Article 16.2 of the General Conditions of your grant contract). Checks may be made at any time during the projects implementation, or up to seven years after the final payment. All payments have to be supported by accounting documents or documents of an equivalent probative value. This mainly includes the following: Invoices for all purchases, contracts etc. and proof of payment; Bank statements; Tenders and contracts, including evidence of the procedures followed (Technical Specification/Terms of Reference, Tender form, received offers,, contracts form, certificate of final/provisional acceptance accepted final report/ any other requested report and related annexes like studies, brochures etc.) Salary slips and contracts for employees; Time sheets: experts working under a service contract will have to submit timesheets signed by themselves and the project management (see Annex D for an example); Tickets and boarding passes for all travel; Related to conferences/workshop/seminars, etc. (minutes of meetings, translated invitation letters, participants list, etc).
22 PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES
Important Note:1314 You should instruct your staff and partners staff to keep all relevant documents, as they are subject to the same conditions as you13. Any transfers to partners should be made to the bank account of partners (not physical persons)14. Any invoices/bills should be on the name of the beneficiary or beneficiarys partners (invoices/bills on the name of associates or physical persons are not eligible). Payments of invoices/bills in principle should be made by bank. Please check with your EU Delegation if cash payments (via petty-cash) are allowed for small amounts only, and what are the procedures for that (amount, documentation needed (payment receipts) etc. Civil servants of the beneficiary partner countries and territories are not allowed to receive salaries from the project as experts, i.e. for sub-contracted services (budget heading 5). They are however allowed to be staff of the project and receive salaries from their employer if the employer Grant Beneficiary. Human resources that do not have an employment contract with the beneficiary or one of the partners are to be employed under a service contract. For a service contract it is required to prepare Terms of Reference and follow a transparent selection process. 2.3.1. Exchange rates (EU and local)
Important Note: The approved EU exchange rate for EUR into local currency is determined on a monthly basis at the beginning of each month. When presenting all costs of the project in the final report, you will have to use the average exchange over the period of the project covered by the report. During the course of the project, funds held in the project EUR account will be exchanged and transferred to the local currency account. When buying goods/services for the grant project, you should be aware that exchange rates differences will occur. This is because banks use a rate based on the daily exchange rates as set by the countrys national bank for conversion of EUR in local currency. However, the EU uses a different exchange rate than your bank is using. The EU exchange rate is determined on a monthly basis and is on average slightly higher than the local rate at the beginning and slightly below the local at the end of the month. You can find the EUR currency exchange rate at:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=countries&Language=en
13 14
General Conditions, art. 1.3. General Conditions, art. 10.
23
Information on the exchange rate is updated every first day in the month to come. Remember: Differences in exchange rate are not eligible cost and any losses will have to be covered by the beneficiary (see also section 3.2.3. on eligible costs). For this reason, it is not advisable to exchange the full amount of Euro received immediately/at one time into local currency. 2.3.2. Value Added Tax (VAT)
Important Note: Value Added Tax (VAT) represents a non-eligible cost that cannot be covered from the grant. In accordance with the agreement signed between the EU and your country, all payments made from the EU co-financing contribution are VAT exempted. Please note that only those items listed in the approved budgets (Annex III of the Special Conditions - budget for the action) may be VAT exempted. Goods and services that are not included in the approved budget will not be eligible for a VAT exemption. In Kosovo the exemption/reimbursement of VAT has to be obtained from the Tax Authorities. (please see section on VAT in Kosovo bellow, Annexe 2.b) Important Note: VAT exemption can be obtained only for goods / services financed from the grant (not for goods/services paid from other project components or contribution). You should consult the EU delegation/task manager and/or the responsible government authorities dealing with VAT exemption in your country about the procedures to follow to obtain VAT exemption. It may be a case, that there is a minimum amount in place per invoice for obtaining VAT exemption. Any invoice below this threshold will not be dealt with by the responsible authorities. In such cases, a written statement that confirms this practice should be obtained from the responsible authority. In some cases it may be, that certain entities are not allowed for VAT recovery. In such a case, an appropriate audit declaration should be included in the financial report, it is advisable that your also contact the Contracting Authority in such case in order to avoid any misunderstanding. - In case you face problems with obtaining VAT exemption you should consult your CA to agree on solving the issue.
24
2.3.3
Procurement
When a grant project that receives a co-financing contribution from the EU requires procurement by the beneficiary, you will be obliged to follow, besides your own countrys procurement rules (if applicable), the EU procurement procedures outlined in the Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions (section 2.4.). Important Note:15 Please note that following the EU procurement procedures does not mean that you are exempted from your countrys procurement rules. In case your countrys procurement rules require a more strict procurement procedure than is prescribed by the EU, you are advised to always use the more strict procedure that applies in your country15. Nevertheless, provision of Annex IV to your contract is to be applied. When conducting procurement procedure, you should take care that: The correct procurement procedure is being used; The forms to be utilised are in line with international standards and provisions of Annex IV of your contract must be applied mutatis mutandi. It is advised to use the simplified forms of the tender dossiers attached as annex; The rule of origin of supplies is applied; The eligibility rule is observed. If the beneficiary (or beneficiarys partners) fails to comply with any of these rules expenditures in question will be considered as not eligible for EC financing. The type of procedure you will have to use depends on the type of procurement being carried out (services, supplies or works) and the size of the contract. In all cases the contract must be awarded to the contractor whose tender offers the best quality/price ratio (economically most advantageous tender). You must arrive at your decision in a transparent way, allow fair competition between contractors and avoid any conflicts of interest in making your choice. The first step in any procurement, before launching the process, is to determine what is to be purchased, whether supplies, services or works and to estimate the approximate value of the procurement (it should be in line with your approved budget). Please consider that service contracts could only include services (no supplies, no works). Supply contract can include ancillary service and installation works. Works contracts may include supplies and services up to certain extent. In accordance with this information, the Beneficiary will then decide what type of contract and what procedure should be applied.
15
In many countries the amount below which single tenders are allowed is much lower than the 10.000 Euro that is allowed under EU procurement procedures, for example 500 Euro. In such a case it is advisable to use your own countrys rules, i.e. NOT to use the single tender for amounts between 500 and 10.000, but the applicable more strict local procedure for procurements with amounts in this range.
25
Projects approved under the IPA or other EU instruments generally could include three types of procurements: Service contracts: These cover engagement of service providers, companies and/or individuals (experts). Service contracts are used for preparation of studies, evaluation reports, experts or trainers engagement, printing and publishing services, translation, conference/events organisation, catering etc. Supply contracts: These cover the purchase or rental of supplies / equipment. The delivery of products may in addition include installation and maintenance. Works contracts: These cover either the execution, or both the execution and design of a work. A work means the outcome of building or civil engineering works taken as a whole that is sufficient by itself to fulfil an economic or technical function. In addition you can always consult your CA prior to launching the procurement procedure in order to double-check whether you are applying the correct procedure. Simplified forms for putting together the tender dossier for services can be found at EU web site:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.
Please note that for services above 200.000, supplies above 60.000 and works above 300.000 the standard forms should be used as per the EuropeAid website, to which links are provided bellow: For services:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm
For supplies:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/index_en.htm
For works:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/works/index_en.htm
Below is a summary of the information given in sections 4, 5 and 6 of Annex IV of the contract applicable to your projects:
26
Service Contracts Value of 10.000 Euro and less = Single tender Less than 200.000 Euro = Negotiated Competitive Procedure without publication
Supply Contracts Value of 10.000 Euro and less = Single tender Less than 60.000 Euro = Competitive Procedure without publication
Works Contracts Value of 10.000 Euro and less = Single tender Less than 300.000 Euro = Competitive Procedure without publication
Above these thresholds (and for any re-grating activity) you are kindly invited to contact your CA for additional assistance. 2.3.4 Procurement procedures
Common to all procurement procedures is that they need to include the following steps: Procurement planning deciding which procedure to use and when to the launch procedure. As mentioned previously, if you have any questions regarding the procedure to be used, you can contact your CA; Launching and realisation of the procurements planned is already indicated in the activity plan. However, it is recommended to start the procedure early in the project realisation, especially when applying the negotiated competitive procedure (in case you need to repeat the procedure due to an insufficient number of offers, rule of origin, etc.); Launching of the procurement procedure process of contacting selected suppliers and sending of tender dossier with technical specifications / terms of reference; Selection of the tenders should be completed by an evaluation committee, consisting of (at least) 3 voting members (better 5 for works); Contract preparation it is recommended to use for this purpose the simplified forms attached, a link to which is provided in the links section at the end of this guide; Contract implementation for all supply and works contracts, the certificate of provisional acceptance (and final) should be issued to supplier (see links section at the end of this guide for the template). In line with the signed contracts and size of the approved procurements, under the IPA Cross-Border Cooperation programme you will be mainly applying the following two procedures:
PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES 27
Single tender Competitive negotiated procedure We recommend you to follow the below practices: Single tender You can award the contract just on the basis of one offer for each service and supply (or works) contracts of a value of 10.000 Euro and less. Competitive negotiated procedure You prepare a list of potential contractors, meeting minimum selection criteria you consider necessary to implement the contract, and invite at least 3 contractors (better 5 or 6) of your choice to submit a tender. The candidates are invited by sending them a letter of invitation to tender accompanied by a tender dossier. At the end of the procedure, you select the technically compliant tender: In the case of services, we suggest using the 80/20 rule as per EuropeAid procedure (i.e. 80% weight to quality and 20% to price); In the case of supplies or works tenders, the cheapest compliant offer. The whole procedure works as follows: Phase 1: You prepare the tender dossier which should include: ToR (service contracts) or technical specifications (supply and works contracts); Maximum budget (only for services); Form for submission of the offer; Evaluation criteria that will be used for awarding. Note: you could use the simplified forms, please see section 12.
Phase 2: The CA approves the tender dossier (only in case the CA specifically requires this); Invitation letters with tender dossier are sent to selected contractors; Deadline for offer submission is minimum 30 days.
28
Phase 3: You evaluate received offers by forming an evaluation committee comprised of an odd number of voting members (at least 3); An evaluation committee consists of a non-voting chairperson, a non-voting secretary and minimum 3 voting members. The voting members must possess the technical and administrative capacities necessary to give an informed opinion on the tenders. The CA or the ITS/OS may nominate an observer to follow all or part of the proceedings of the evaluation committee. All members of the evaluation committee and any observers must sign a declaration of impartiality and confidentiality; The evaluation committee ranks the proposals using the criteria decided on in advance and identifies which offers the best quality/price ratio (in the case of services) or the lowest price (in the case of supplies and works); You produce an evaluation report detailing this process (links to standard templates are in section 12); Important: If following consultations of tenderers only one tender is administratively and technically valid, the contract may be awarded provided that a minimum of three offers are received and the award criteria are met from at least one tenderer.
Phase 4: (only if the CA for your project specifically requires this) Evaluation report with copies of all received offers is submitted to the CA; The CA approves the evaluation report.
Phase 5: Notify the successful contractor that its tender has been accepted; Contract signing and implementation. The most important part of the tender dossier that you send out is the Terms of Reference / Technical Specifications which give instructions to contractors about what is required from them. This document becomes an annex to the eventual contract and a guide for the contractor in implementing the agreed tasks. Therefore it needs to be thorough and detailed. It is strongly advised that when you prepare these you consult everyone involved in the project, and/or colleagues working in specialised departments, such as IT department, procurement/purchasing department etc. We kindly advise you to strictly follow the above procedure and any other additional instruction received by your Contracting Authority while approving your submitted procurement plan. Please check with your Contracting Authority whether they want to be involved in the procurement process (and if so in what stage).
29
Important Note: Procurement procedures under competitive negotiated procedure might last up to 2 months. You should keep this in mind when planning realisation of other project activities.
2.3.5.
Rule of origin
In case of supplies, all suppliers must state the origin of supplies in their tender. Contractors must present a certificate of origin to the beneficiary no later than when the first invoice is presented, for equipments and vehicles of a unit cost on purchase of more than 5.000 Euro. For procurement under 5.000 Euro, a statement from the supplier mentioning that the delivered supplies are produced in one of the eligible countries is sufficient. The certificate of origin must be made out by the competent authorities of the country of origin of the supplies (Chamber of Commerce confirmation or customs declaration). In case of any doubts, please refer to your Contracting Authority for necessary follow-up. All equipment purchased under the contract has to be made in one of the EU countries, European Economic Area countries, official EU candidate country, countries receiving IPA or any other one of the countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation programme (IPA), please consult the EuropeAid web page for specific up-date.
2.3.6.
Eligibility rule
Participation in tender procedures administered by the beneficiary is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU member states, and the states and territories of regions expressly covered and/or allowed by the financial regulation, the basic legislation or other instruments governing the aid programme under which the grant is being financed, i.e. countries from the European Economic Area, official EU Candidate countries, countries receiving IPA and countries covered by the IPA Cross-Border Cooperation programme. Tenders must state, in the tender, the country of which they are nationals by presenting the usual proof of nationality under their national legislation. This rule does not apply to the experts proposed by service providers taking part in tender procedures or service contracts financed by the grant. Remember: The general principles and rules on nationality and origin apply in all procurement procedures.
30
2.4.
AMENDMENTS TO THE CONTRACT
During the course of the project it may be necessary to make changes to the grant contract, including the activities and the finances needed. Amendments are larger or smaller changes to the grant contract and must be set out in writing in an addendum. In accordance with the grant contract signed with the Contracting Authority16 (General Conditions, Article 9), there are two types of contract modifications: For budget variations of 15% or less, change of bank account, change of address or change of selected auditor; For larger changes between budget headings above 15%, significant changes in the activity plan, change of partners or extension of the contract period. Important Note: When changes are being proposed, regardless of the procedure applied, you should be aware of the following: The grant contract can be modified only within the lifetime of the contract; No modifications can be made retroactively; The maximum amount of the Grant Contract cannot be increased.
2.4.1.
Amendments through an addendum
Contract amendments in the form of an addendum are used for: Modification of budget headings exceeding 15%; Substantial changes of the planned activities, if allowed by the Contracting Authority; Change of partners, if allowed by the Contracting Authority Extension of the contract period: an extension of the project implementation period should be requested not later than one month before the implementation ends17. Addendum requests are not encouraged as they involve a complicated administrative approval procedure that takes considerable time. However, if you estimate that you have to make an addendum, you have to be sure that the addendum will not affect the overall project implementation. You have to plan in
16 17
General Conditions, art. 9. General Conditions, art. 11.1.
31
advance amendments that are to be in form of the addendum, because you will need to obtain an approval for it from the CA (the process may take around one month provided that the changes are absolutely needed and properly justified). Please be aware that the total amount and percentage of the budget co-financed by the EU cannot be increased. Documents to be submitted to the Contracting Authority include: Explanatory letter; If applicable, modified budget proposal (in line with the model described in section 6.2.); If applicable, modified action description and justification. Prior to submitting a request for an addendum, you should contact the CA (or your JTS/OS) for additional consultations. In order to officially request approval from the CA, you need to submit the signed final version of the request letter with supporting documents to the CA. The CA reserves the right to raise additional questions. An addendum comes into force when it has been signed by both parties to the contract (and is never retroactive). 2.4.2. Modification without contract addendum
Approved re-allocation is a type of the grant contract amendment that can be used for the following changes: Budget reallocations: transfer between items within the same main budget heading, or a transfer between main budget headings involving a variation of 15% or less of the amount originally entered (or as modified by addendum) under each relevant main heading for eligible costs. This method (the socalled 15% rule) may not be used to amend the headings for administrative costs or the contingency reserve; Changes of project address; Change of project account; Change of auditor.
32
Important Note: The 15% rule can be applied only once on the same budget heading and therefore should be considered only towards the final 6-7 months of the project. If you want to make changes at the early stages of your project (change in results, substantial changes in activities) you should prepare an addendum request (see 6.1.). In order to apply this procedure of contract modification, you need to submit to the CA: A notification letter outlining the reasons for the proposed change (any modification request should be supported with sufficient arguments). Supporting documents: a) Modified budget proposal (please see the model below) or; b) New financial identification form or; c) Contact details of the newly selected audit company. You should contact the Contracting Authority prior to preparing a letter to inform the Contracting Authority about the amendments mentioned here (project address, project account, contact details of new auditor, 15% rule), especially when proposing budget reallocations, and inform the Contracting Authority on the planned changes. Please note that the Contracting Authority reserves the right to raise additional questions. Although to be discouraged, in the early stage of project implementation, no formal approval is needed for the amendments mentioned below following the 15% flexi-rule. Example: Budget variations of 15% and less. As already mentioned, when requesting a budget modification of 15% or less, you should prepare a: Notification letter providing sufficient arguments for the proposed change. The most used argument is the use of savings under certain budget headings / lines in order to improve other activities, such as project visibility/ travel expenses/ purchase additional equipment; Modified budget proposal including original budget and proposed reallocation.
Please find below a model of a modified budget:
33
Annex B. Budget for the Action
ORIGINAL BUDGET Unit rate (in EUR) Costs (in EUR)2
MODIFIED BUDGET Unit rate (in EUR) Costs (in EUR)2
Expenses 4. Local office/Action costs 4.1 Vehicle costs 4.2 Office rent 4.3 Consumables - office supplies 4.4 Other services (tel/ fax, electricity/heating, maintenance) Subtotal Local office/Action costs 5. Other costs, services9 5.1 Publications 5.2 Studies, research (50 man days) 5.3 Auditing costs 5.4 Final evaluation 5.5 Translation, interpreters 5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 5.7 Costs of conferences/ seminars 10 5.8 Visibility actions Subtotal Other costs, services TOTAL
Unit
# of Units
Unit
# of units
Per month Per month Per month Per month
12
250
3,000 -
Per month Per month Per month Per month
12
250
3,000 -
12
100
1,200
11
100
1,100
12
150
1,800 6,000
12
150
1,800 5,900
Per copy Per Study Per audit Per report Per day per month Per Event
2000 2 1 1 35 12 1
1 1800 2800 1200 80 50 700
2,000 3,600 2,800 1,200 2,800 600 700
Per copy Per Study Per audit Per report Per day per month Per Event
2300 2 1 1 26 12 2
1 1800 2800 1200 75 50 700
2,300 3,600 2,800 1,200 1,950 600 1,400
13,700 19,700
13,850 19,750
Note: This is an example of a minor budget reallocation.
34
Considering that the overall success of the project is measured by the results achieved, but also in the way available financial resources are utilised, you should seriously consider reallocating funds between budget headings/lines if substantial savings are made. The 15% rule can be applied only once on the same budget heading. You will therefore need to have a good insight on overall budget spending, and should think of budget reallocations in the second half of project implementation. Ideally, a letter on this kind of budget reallocations that fall within the 15% rule should be drafted 6 months prior to the contract expiry date this should give you enough time to complete added activities. Important Note: You should submit a letter with annexes to the EC; Allowed variation/reallocation between two budget headings is maximum 15%; reallocations within the same budget heading can exceed 15%; The 15% rule can be applied only once on the same budget heading; No funds can be reallocated under the 15% rule if they are not foreseen by the final approved budget (i.e. if the budget line is not mentioned in the original budget); The 15% rule cannot be applied to administrative costs or contingency reserve; No formal approval is needed for such amendments.
35
ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO

INTRODUCTION
Kosovo Tax Administration is the only Authority to administer taxes, issue general administrative rules which are mandatory for both Tax Administration and Taxpayers. KTA provides a uniform application of laws and regulations which deal with taxes. These regulations are to determine the responsibilities of Kosovo Tax Administration. These responsibilities deal with tax administration in the central (Government) level, such as: VAT on local businesses, individual income tax, corporate income tax and personal contributions. Each regulation contains instructions to facilitate its application. Frequent amendments and updates of tax legislation in Kosovo and the enlargement of tax scheme, provide an opportunity to access the best practices in fiscal area. This manual was drafted in order to provide basic knowledge on tax laws applicable in Kosovo, in particular to the Non-Governmental Organizations in Kosovo, and it does not have the legal power, but it is rather explanatory and informative.
GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO

Persons who assume to deal with an economic activity in Kosovo, should register a business or a branch of business in the Business Registration Office, according to the Law No.02/L-123, The objective of this regulation is to create opportunities for a regular establishment of profitable trade associations in Kosovo, to determine the ownership, roles and responsibilities to decide over them; means and procedures to terminate and liquidate them; rights and obligations which belong to them; issuing competencies and authorizations to the persons in charge and respective bodies (and their successors) to apply the provisions of this regulation. This Law applies only to the profitable trade associations The Office for Business Registration in the premises of Ministry of Industry and Trade is the place to obtain the registration certificate in order to exercise an economic activity. Law 03/L-222 requires registration with the TAX administration and obtaining a fiscal number before beginning economic activity. NGOs should register first
with the NGO Registry and then obtain a fiscal number from TAK. Persons who assume to deal with non-profitable activity can register Organizations which do not aim to profit, but rather to exclusively deal with the overall public interest, i.e. these persons can register a Non-Governmental Organization (NGO), which will aim the benefit of public interest as its activity. In Kosovo, an NGO can be established according to the Law No 03/L-222 and can be registered at the authorized registration office for NGOs, in the Ministry of Public Administration. Since NGOs are Legal Person and they have the legal right to perform their activity in Kosovo, in some cases they have to deal with tax legislature. Therefore, this manual will attempt to provide some explanations which I hope will help you harmonize your activity as an NGO in accordance to the tax laws. What are the types of business entities that can be established in Kosovo? (Law No.02/123On establishing trade associations in Kosovo) Types of business entities (trade associations) in Kosovo could be: - Overall partnership - Limited partnership - Limited Liability Company - Joint Stock Company - Permanent establishment of non-resident persons - Personal enterprise or individual business What are the taxes on business entities and other organizations? There is a set of taxes which apply to business entities depending on the type of business entity or its status, and the annual business turnover. Tax Administration administers these applicable taxes: - Corporate income tax (Law No.03/L-162) - Individual income tax (Law No. 03/L-161) - Value added tax (consumption tax) (Law No.03/L-146) Also, Kosovo Tax Administration is the authorized agency of Kosovo Pension Saving Trust to collect pension contribution, based on Regulation No.2001/35, on pensions in Kosovo.
37
Who is obligatory to Corporate Income Tax? According to the law No.03/L-162 On Corporate Income Tax, the following persons shall be taxpayers: - Business organizations Corporations (which are legal entities, and not physical (natural) (L.L.C., J.S.C.) - Permanent Establishments of non-resident persons, - Public Enterprises - Socially Owned Enterprises - Non-Governmental Organizations (NGO) This is an exempt from an Article 3, Law No.03/L-162 Corporate Income exempted from tax (Article 7, Law no. 03/L-162) - Income of organizations registered under legislation for Registration and Operation of organizations as non-governmental that have obtained and maintained the status of public beneficiary to the extent that the income is used for the public benefit purposes; - Income of Central Bank of Kosovo and international governmental financial institutions entitled and authorized to operate in Kosovo; - Dividends received by resident and non-resident representatives; - Interest on financial instruments issued or guaranteed by a public authority of Kosovo, paid out to resident and non-resident taxpayers; - Income of eligible religions in Kosovo for exercising certain activities to their self-sustainability, such as: production of embroidery and clerical vestments, woodcarving and carpentry, and traditional agricultural products in consistence with laws applicable to religion in Kosovo; - Income of prime contractor or sub-contractor, other than local persons, generated from contracts for the supply of goods and services to United Nations, specialized agencies of United Nations, KFOR; - Income of prime contractor or subcontractor, other than local persons, generated from the contracts for foreign governments, their agencies and bodies, European Union, specialized agencies of European Union, World Bank, International Monetary Fund and international inter-governmental organizations for supply of goods and services to support the projects and programs for Kosovo. - Income of Central Bank of Kosovo and international governmental institutions eligible and authorized to operate in Kosovo, such as:
Institutions which are exempted from taxes are following: 1. International Monetary Fund (IMF); 2. World Bank- International Bank for reconstruction and Development (IBRD) and International Development Association; 3. International Financial Corporations (IFC) and other members of World Bank Group; 4. European Commission (EC); 5. European Bank for Reconstruction and Development (EBRD); 6. European Bank for Investment (EIB); 7. Inter-American Bank for Development (IADB); 8. Asian Development Bank (ADB); 9. African Development Bank (AFDB); 10. International Fund for Agricultural Development (IFAD); 11. Islamic Development Bank (IDB). Are the incomes of an NGO taxable? NO, in principle the income of an NGO is exempted from taxation. Article 7, of Law No 03/L-162 has exempted from taxation all the NGOs registered under legislature on Registration and Operation of organizations as nongovernmental that have obtained and maintained the status of public beneficiary to the extent that the income is used solely for public benefit purposes. What are the consequences if its ascertained that the income of an NGO is not used for public benefit purposes? Article 33 of Law No.03/L-162, has assumed also the cases when an NGO conducts activities and generates income other than the purpose for which they are registered. In these cases, the income of an NGO that did not have the public benefit purposes will be taxable, applying the rules set in the Law on Corporate Income. Article 33 also provides TAK the authority to audit an NGO and determine if profits are excessive in view of the fact that the NGO is intended to be a nonprofit organization. Administrative Instruction 14/2010 includes examples of these excessive profits.
39
Withholding taxes on source for non-resident persons providing services in Kosovo (Article 31 ,Law no.03/L162) In cases when a non-resident person who is not entitled to a permanent establishment in Kosovo, provides services in the territory of Kosovo, you should withhold taxes on source by applying a rate of 5% of gross compensation and remit that same amount into a designated bank account set by KTA, for Kosovo budget. Withholding taxes on source for the incomes fulfilled in Kosovo shall be considered to be a final tax for non-resident person. You should provide these persons with a withholding tax certificate in order to avoid double taxation in the country that they reside. Employment services provided in Kosovo by non-resident persons are not a subject to this kind of taxation because their incomes are taxable through personal income taxes as determined by the Law on the Personal Income Tax in Kosovo. Reporting transactions over 500.00 euros. (Article 47, Law Nr.03/L-222) NGOs and other taxpayers should submit to KTA a report for all the purchases that exceed the price of 500.00 during the course of the year (taxation period). Report should contain sellers name, fiscal number (taxpayer identification number) and the total amount of made purchases, for each supplier-seller separately. This report is submitted to KTA no later than 31st of March of following year for the purchases of previous year. Failing to submit this report will be subject to a penalty according to fines set on the Law on Tax Procedures No 03/L-222 Should NGOs declare their income? (Article 34, Law No.03/L-162) YES, regardless if the income of the NGO is exempted from taxation, because they are treated as taxpayers according to this Law and they should submit to KTA a statement on corporate income (NGOs in this case).
40
They should also attach, together with final statement, the financial statements developed according to the Kosovo Accounting Standards. What is the deadline to submit the annual income tax statement? (Article 34,Law No.03/L-162) The deadline is 31st of March of following year.
ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX

What is the personal income tax and what kind of income sources are included? (Article,7 Law No. 03/L-161) Personal Income Tax, which entered into force on 1st of April 2002, has been imposed only on wages. Since 1st of January 2005, it has become the most comprehensive tax that includes other sources of income. Since 01.01.2010, this tax is administered according to the Law No. 03/L-161, On Personal Income Tax in Kosovo, and it includes the following sources of income: - Wages - Income on business activity - Rents - Lottery winnings - Dividends - Interest - Capital gains, and - Any other income that will increase the net asset of a taxpayer. Who is the taxpayer on personal income tax and what is the object of taxation? According to the Law on PIT No.03/L-161, taxpayers are natural persons, resident and non-resident of Kosovo who receive or accrue gross income in the territory of Kosovo. Object of taxation for resident taxpayers is the income generated in Kosovo and foreign source income (consultants). Object of taxation for non-resident taxpayers is the taxable income from Kosovo source income.
41
ANNEXE 2a. QUESTIONS-ANSWERS AND EXAMPLES ON PERSONAL INCOME TAX FROM WAGES
(Article 9,Law No.03/L-161) What is the gross income from wages? Answer: Gross income according to Law no.03/L162 On Personal Income in Kosovo includes all the incomes received or cashed as wages during the taxable period; Gross income from wages includes, but not limited to: salaries paid on behalf of employer for the work that employee does under the instruction of employer; Bonuses, commissions and other forms of compensation that employer or some other person on behalf of employer, pays to employee over and above salary; Income from temporary work performed by an employee; Pensions and other income paid by previous employer or by government; (Pensions and social welfare payment paid by the Government are exempt from PIT per paragraph 1.14 of Article 8 of Law 03/L-162); Income from prospective employment, such as signing of a salary bonus; Health and life insurance premiums that an employer pays for the employee. Forgiveness of an employees debt or obligation to the employer. Payment of an employees personal expenses by an employer, benefits in things given by an employer to an employee that exceed the minimum amount determined in a sub-legal act (Administrative Instruction). Who is required to pay the Personal Income Tax from wages? Answer: All the persons, resident or non-resident, that provide employment services and that gain income from wages in Kosovo, are considered as employees and are bound to pay the Personal Income Tax from wages, excluding foreign employees as determined in Article 8 of Law No.03/L-161 On Personal Income Tax in Kosovo What are the steps to be taken in the beginning of employment period? (Article 38, Law No.03/L-161)
42
Answer: Each employee, regardless if it works for one or more employers, is required to assign the principal employer, by filling a form for assigning the principal employer, within 15 days from beginning of work. This form should be submitted in the Office for Taxpayers Services at Kosovo Tax Administration. Employers that are not selected as principal employers by their employees, shall be treated as secondary employers for taxing issues. a) Principal employer should hold accounting, maintain sources and pay taxes according to the groups of wages and taxing rates given in the following Table: 0 - 80 80 - 250 250 - 450 Over 450 0% 4% 8% 10%
b) Secondary employers: should hold accounting (maintain sources on monthly bases) and pay taxes, but at a maximum rate of 10% of wages Who is bound to contribute in Pension Saving Program? Answer: All the employees who are permanent residents of Kosovo are bound to pay contributions to the Pension Saving Program. Also the employers are bound, for their resident employees, to pay a certain amount of pension contribution.(Regulation No. 2001/35 On Pension Contribution in Kosovo) Pension Saving Program covers all the local employees in Kosovo. Since NGOs are regarded as employers, they should also follow the rules set for pension contributions, as any other employer in Kosovo. How much is the responsibility for contribution payment on pension saving program? (Article 32, Regulation No. 2001/35) Answer: Employer (both principal and secondary) should contribute in amount equal to 5% of gross wages of all employees. At the same time, the employer should retain in its source 5% of employees gross wage, and shall pay them at once as pension contribution. Both, employer and employee can voluntarily raise the amount of contribution
43
up to 10%. Combined contribution, i.e. employers and employees percentage, cannot be less than 10% or exceed 30%. Only employees contribution shall be deductible for taxing purposes from his/ her wage, while employers contribution shall be deductible for employers taxing purposes. When is the deadline to remit pension contributions into the account of Pension Saving Trust (Article 38, Law No.03/L-161) Pension contributions shall be paid within 15 days of following month, using monthly reports for withheld contributions at source from wages, while a report should be submitted to KTA every quarter of the year, or using electronic format directly to Pension Saving Trust. How to calculate pension contributions and Personal Income Tax from wages? Answer: This will be explained in following examples EXAMPLE 1: An employee is employed only with a single employer, which is selected as principal employer by filling an adequate form for assigning principal employer and submitting it to Kosovo Tax Administration. If we assume that: His/her monthly wage is Transport costs (personal) Food and drink costs Monthly gross income 450 22 66 538
Monthly calculation of pension saving contributions and personal income tax is as following: Taxable income = Gross income eligible deduction (Employees contribution) 538 x 5% (Employers contribution) = 26.90 538 x 5% (Employees contribution) = 26.90 538 (gross income) 26.90 (Employees contribution) = 511.10
44
Taxable income in total 511.10 0.00 - 80.00 = 80.00 x 0% = 0.00 80.00 - 250.00 = 170.00 x 4% = 6.80 250.00 - 450.00 = 200.00 x 8% = 16.00 450.00 - 511.10 = 61.10 x 10% = 6.11 _________________________ Monthly tax in total = 28.91 Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax is as following: If we assume that monthly wage is the same. Monthly gross income 538.00 x 12 (months) = 6,456.00 Annual/gross income 6,456.00 x 5% (employees contribution) 322.80 Taxable income = Gross income eligible deduction Taxable income = 6,456.00 - 322.80 . Taxable income = 6,113.20 0.00 - 960.00 = 960.00 x 0% = 0.00 960.00 - 3,000.00 = 2,040.00 x 4% = 81.60 3,000.00 - 5,400.00 = 2,400.00 x 8% = 192.00 5,400.00 - 6,133.20 = 733.20 x 10% = 73.32 _________________________ Annual tax in total = 346.92
EXAMPLE 2 An employee is employed with two employers. One has been selected as principal employer, while the other is regarded as secondary employer. With principal employer, employees wage was 300.00 , while with secondary employer, it was 100.00
45
Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from principal employer is: 300 x 5% (Employers contribution) = 15 300 x 5% (Employers contribution) = 15 Taxable income = Gross income eligible deduction 300 - 15 (employees contribution) = 285 0 - 80 = 80 x 0% = 0.00 80 - 250 = 170 x 4% = 6.80 250 - 285 = 35 x 8% = 2.80 Total monthly tax = 9.60 Monthly calculation of pension contributions and personal income tax from secondary employer is: 100 x 5% (employers contribution) = 5 100 x 5% (employees contribution) = 5 Taxable income = Gross income eligible deduction 100.00 gross income 5.00 (employees contribution) = 95.00 taxable income 95.00 taxable income x 10% = 9.50 total of monthly tax Annual calculation of pension saving contributions and personal income tax at the end of the year is as following: Gross income from principal employer 300.00 x 12 months =3600.00 Gross income from secondary employer 100.00 x 12 months = 1200.00 Annual gross income 400.00 x 12 months = 4800.00 4,800.00 x 5 % employees contribution = 240.00 4,800.00 - 240.00 = 4,560.00 4,800.00 - 240.00 (employees contribution) = 4,560.00 Taxable income = 4,560.00 0.00 - 960.00 = 960.00 x 0% = 0.00 960.00 - 3,000.00 = 2,040.00 x 4% = 81.60 3,000.00 - 4,560.00 = 1,560.00 x 8% = 124.80 Total: = 206.40
We can see from monthly calculations, that this employee with principal employer has paid 180.00 contribution. Also his/her employer paid 180.00 (15 x 12 months), and 115.20 (9.60 x 12 months) has been withheld as tax in source.
46
With secondary employer, the employee has contributed 60.00 (5.00 x 12 months), while the amount of withheld tax in source is 114.00 (9.5.00 x 12 months.)
Withheld tax in source during the taxable period is 229.20. Annual income tax from wages is 206.40 22.80 (prepaid) In this case, the employee is required to submit the tax statement and is entitled to reimburse the prepaid amount of 22.80 , or to use it as prepaid amount for another check in future. Each employer should equip its employee with a tax certificate for pension contribution and withheld tax in source at latest by 1st of March of following year for contributions and taxes withheld in source during the payment of wages for previous year. Also, up to 31st of January of subsequent year, employer should submit the aggregated annual list for withheld tax and pension contributions withheld in source for all its employees of preceding year. What are the obligations of NGOs to withhold tax at source for rent payments? (Article 31,Law 03/L-162) What are the obligations of NGOs, in case of rent payments for buildings that they use? NGOs that pay rent for buildings that they use should withhold tax in source at a rate of 9% from gross rent payment, except when the landlord proves that he is free of tax. The very same tax should be remitted to the Kosovo budget within 15 days of following month. In case when the landlord is not a taxpayer, NGOs are not obligated to withhold tax in source during rent payment. EXAMPLE 1. Landlord is not registered for VAT Monthly rent 500.00 euro (Landlord is not registered for VAT) 500.00 x 9%= 45.00 (Withhold tax in source is remitted to budget) 455.00 euro (net payment for landlord)
47
EXAMPLE 2. Landlord is registered for VAT and it includes VAT in the invoice Monthly rent 500.00 + 80 VAT= 580.00 Total 500.00 x 9% = 45.00 (withhold tax in source) 500.00 45 = 455.00 455.00+80 VAT= 535.00 (Net payment for landlord) What other procedures an NGO should follow for withhold tax in source for rent payments? (Article 30, Law No. 03/L-162) 1./ NGOs should equip the landlord with a tax certificate for rent payments and withhold tax in source during the taxable period (calendar year), no later than 1st of March of subsequent year. 2./ NGOs should, no later than 31st of January of subsequent year, submit to Kosovo Tax Administration an aggregated tax list for rent payments and withhold tax in source during the preceding calendar year.
ANNEXE 2.b. WHAT IS VALUE ADDED TAX?

(Law No.03/L-146) Value Added Tax (VAT) is a consumption tax which is applied from 1st of July 2001 and it charges on the goods imported in Kosovo and domestic supply of goods and services (according to the UNMIK Regulation no. 2001/11 On Value Added Tax which was amended in the UNMIK Regulation no. 2002/17 and 2004/35), and under the Law no.03/L-146 is applied at a rate of 16%. Law 03/L146 came into effect on 1 July 2010. Persons, who are subject to be registered as taxable persons, should have an annual turnover above 50,000 (also persons who are under this ceiling, but who choose to register for VAT). These persons shall apply and collect VAT calculated from buyers or their consumers, and will receive a deduction tax credit for VAT paid on imports and domestic purchases. Forms of VAT declaration shall be filled each month. In cases where we have deduction tax on required VAT which exceeds the calculated tax of collected VAT, taxable person is entitled to VAT credit or even VAT refund.
48
When is the taxable period for Value Added Tax? (Article 54,Law No. 03/L-146) Taxable period for Value Added Tax is each calendar month. When is the deadline to declare VAT? VAT shall be declared no later than 20th of following month for all purchases (including imports)and sales (including exports)of previous month. What is a Tax Declaration? Taxing principles in Kosovo rely merely on the taxpayers declaration of income. Therefore, taxpayer should willingly declare all of the income by filling a tax declaration at a certain period of time, depending on the income declared. Each person who is subject of taxation under the applicable legislation in Kosovo, should submit to KTA or its agent, a declaration according to the requirements stated in the Law on Tax Administration and Procedures (Law No.03/L-222) or as required by each specific tax law. Which are the tax declarations? 1. Declaration on Personal Income Tax 2. Declaration on Corporate Income Tax 3. Declaration on VAT and 4. Declaration on Pension Saving Contribution If KTA ascertains that taxpayer failed to submit a tax declaration , or in case he did this, taxpayer under- or over-declared its income, then under the applicable tax laws KTA is entitled to make a new tax assessment Request for VAT reimbursement NGOs which are involved in performing VAT exempted supplying, such as projects funded by the EC, and as foreseen in the IPA agreement, have the right of reimbursement of VAT paid on purchases on a monthly basis regardless of the amount of the refund. As the first step the NGOs must obtain a fiscal number and certificate of VAT declaration. NGO must fill in and submit to KTA monthly statements of VAT the latest by the date 20 (twenty) of the following month. NGOs should also fill in the request for
49
refund of VAT which will be available/ presented to the office of taxpayer service at the Kosovo Tax Administration. The evidences that an NGO must possess in their books and records to get reimbursement should be as follow: 1. Invoices of purchases for the tax period related with credit. 2. Sales invoices for tax periods related with credit. 3. Clarification regarding the cause of the credit balances of VAT 4. Contracts and any supporting documents related to credit. Note: the Invoices should contain all the details as prescribed with financial rules including fiscal number and VAT number of the buyer and seller, date of the purchase and sale, VAT amount as separate amount from the taxation amount. These documents are required for the applicant to have upon the application for refund, but do not mean that such documents are attached to the request for refund. In cases where an NGO, has other tax liabilities due to the irregular holding of tax at source or for any other legal reason, even though the requests will be approved for reimbursement, initially previous obligations will be covered and the remaining part will be reimbursed to them. What are the penalties and fines if a person fails to follow these tax regulations (Article 51,Law No. 03/L-222) - 5% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 25% of tax due for 5 months) - 1% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 12% of tax due for 12 months) - 1.5% (of each month or part of the month that is late, with a maximum penalty of 25% of tax due for 5 months) - 25% for unintentional under-statement - 100% for intentional understatement Under Law 03/L-222 the penalty amounts have changed from 50 % to 15% and 25%. The penalty for understatement of tax is 100%.
50
Ascertaining non-withholding and tax declaration in source in amount of 100.00 Assessment after 12 months from the day when this tax should have been declared 100 x 25% = 25.00 failing to declare it on time 100 x 7% = 7.00 failing to pay it on time 100 x 18% = 18.00 Interest 100 x 25% = 25.00 unintentional understatement 75.00 euro fine and penalty 100.00 euro tax baseline _____________________ 175.00 euro for payment
Do I have the right to appeal if I think there has been an unfair assessment by KTA? (Article 77, Law No. 03/L-222) Yes, you have the right to appeal within 30 days from the day you received a notice of the assessment. You should file the appeal and the supporting documents to the Appeals Division, which operates as an independent division within Kosovo Tax Administration What if Appeals Division comes with a decision that you disagree with? (Article 77, Law No. 03/L-222) You have the right to appeal at a second level, at the Independent Review Board, which is independent from Kosovo Tax Administration. This should be done within 30 days from the day you received the decision from Appeals Division. In case that you disagree with the decision of Independent Review Board, then within 30 days from this decision you are entitled to appeal at the Supreme Court of Republic of Kosovo, to correct the injustice that you think was made during a tax assessment.
51
You should know that the right for appeal does not prolong the obligation to pay the tax assessed by KTA.
52
MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE SHTJET FINANCIARE Prishtin Shkurt, 2011
Prmbajtja
PARATHNIE .................................................................................................................59 1. HYRJE .........................................................................................................................61 1.1. IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT .....................................................................61 1.2. DOKUMENTET Q E RREGULLOJN IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT..................................................................61 2. DISPOZITAT FINANCIARE ...................................................................................62 2.1. SHPENZIMET E PRANUESHME ..................................................................62 2.2. Pagesat e grantit ................................................................................................69 2.3. Parimet e llogarimbajtjes dhe dokumentet mbshtetse ............................72 2.3.1. Kursi i kmbimit (BE dhe vendor) .........................................................74 2.3.2. Tatimi n vlern e shtuar (TVSH) ...........................................................75 2.3.3. Prokurimi ..................................................................................................76 2.3.4 Procedurat e prokurimit ...........................................................................78 2.3.5. Rregulli i origjins ....................................................................................81 2.3.6. Rregulli i pranueshmris .......................................................................82 2.4. Amendamentimi i kontrats............................................................................82 2.4.1. Amendamentimet prmes shtess (addendum) ..................................83 2.4.2. Modifikimet pa shtes t kontrats (addendum) .................................84 ANEKSI 1. UDHRRFYES PRAKTIK PR TAKSAT N KOSOV ......................88 HYRJE ...............................................................................................................................88 INFORMACIONE T PRGJITHSHME PR TATIMET N KOSOV ..................88 Cilat jan llojet e bizneseve q mund t krijohen n Kosov? ........................89 Cilat jan tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera? ....................................89 Knd e obligon tatimi n t ardhurat e korporatave? .....................................90 Organizatat jo-qeveritare (OJQ) .........................................................................90 T ardhurat e korporatave t liruara nga tatimi ...............................................90 A tatohen t ardhurat e realizuara nga OJQ-t? ...............................................91 Cilat jan pasojat nse konstatohet se t ardhurat e nj OJQ-je nuk jan shfrytzuar pr prfitim publik? ..................................91 Mbajtja e tatimit n burim pr personat jo-rezident q ofrojn shrbime n Kosov .......................................................92 Raportimi i t dhnave pr blerjet mbi 500.00 euro. ........................................92
A duhet OJQ-t ti deklarojn t ardhurat e tyre? ............................................92 Cili sht afati pr dorzimin e deklarats tatimore pr t ardhurat vjetore? ... 93 ANEKSI 2. TATIMI N T ARDHURAT PERSONALE ...........................................93 ka sht tatimi n t ardhura personale dhe cilat burime t t hyrave i prfshin? ...........................................................93 Kush sht tatimpaguesi n t ardhura personale dhe cili sht objekti i tatimit? ..........................................................93 ANEKSI 2a. PYETJE-PRGJIGJE DHE SHEMBUJ T TATIMIT N T ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT ....................................94 ka jan t ardhurat bruto nga paga? ...............................................................94 Kush sht i obliguar t paguaj tatimin n t ardhurat personale nga pagat? ..................................................................94 far hapash duhet ndrmarr n fillim t punsimit? ..................................95 Kush sht i obliguar t kontribuoj pr kursimet pensionale? ....................95 Sa sht obligimi pr t kontribuar pr kursime pensionale? ........................95 Kur sht afati pr transferimin e kontributeve pensionale ne llogarin e Trustit t kursimeve pensionale? ..........................96 Si t bhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit n t ardhurat personale nga pagat? .............................................96 Cilat jan obligimet e OJQ-ve pr ndaljen e tatimit n burim pr qirat e paguara? ...........................................................99 Cilat jan obligimet e OJQ-ve me rastin e pages s qirave pr ndrtesat t cilat i shfrytzojn? .....................................99 Cilat procedura tjera duhet ti zbatoj OJQ-ja n lidhje me tatimin e mbajtur n burim pr qirat e paguara?...................................100 ANEKSI 2.b. KA SHT TATIMI N VLERN E SHTUAR? ..............................100 Cila sht periudha tatimore pr Tatimin n Vlern e Shtuar? ....................101 Kur sht afati pr t deklaruar TVSH-n? .....................................................101 ka sht Deklarata Tatimore? .........................................................................101 Cilat jan deklaratat tatimore? ..........................................................................101 Krkesa pr rimbursimin e TVSH-s ..............................................................101 Cilat jan dnimet dhe gjobat nse nuk i respektojm kto rregullore t tatimit?............................................................102 A kam t drejt ankese nse mendoj se vlersimi nga ATK-ja nuk ka qen i drejt? ....................................................103 Si t veprohet nse Divizioni i ankesave merr vendim me t cilin ju nuk pajtoheni? .....................................................103
MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KOMISIONIT EVROPIAN SHTJET FINANCIARE

Prishtin Shkurt, 2011
Shnim: Prmbajtja e ktij manuali sht prgjegjsi e projektit Asistenc Teknike pr Organizatat e Shoqris Civile dhe nuk reflekton domosdoshmrisht qndrimet e Bashkimit Evropian apo Administrats Tatimore t Kosovs. Ky manual nuk ka vler ligjore dhe duhet t prdoret vetm pr referim. N rast t paqartsive do t ken prparsi dokumentet zyrtare t Komisionit Evropian si dhe ato t Administrats Tatimore t Kosovs.
PARATHNIE
Qllimi i prgjithshm i projektit Asistenc Teknike pr Organizatat e Shoqris Civile (TACSO) sht forcimi i shoqris civile n kuadr t demokracis pjesmarrse, stimulimi i nj ambienti dhe kulture t prshtatshme pr zhvillimin e shoqris civile, ngritja e kapaciteteve t prgjithshme dhe nivelit t llogaridhnies t organizatave t shoqris civile (OSHC-ve) q veprojn n shtetet prfituese t IPA-s (Ballkani Perndimor dhe Turqia) pr t garantuar kualitetin e shrbimeve t OSHC-ve dhe rolin e qndrueshm t tyre n proceset demokratike. Pra, qllimet kryesore t projektit mund t prmblidhen si m posht: ngritja e kapaciteteve dhe kualitetit t puns s OSHC-ve dhe forcimi i rolit t tyre n proceset demokratike. N kuadr t aktiviteteve t rndsishme t projektit jan edhe trajnimet e fokusuara n ngritjen e kapaciteteve t OSHC-ve dhe mbshtetjen e pjesmarrjes s tyre aktive n proceset demokratike. Ky manual ka pr qllim kryesor t ofroj kshilla dhe informata pr mnyrn e menaxhimit t projekteve t financuara nga BE-ja, m konkretisht menaxhimin financiar t projekteve t financuara nga BE-ja (Kushtet e prgjithshme t grant kontrats) dhe prputhshmria e tyre me legjislacionin vendor Kosov. Ky Manual praktik ka pr qllim tju ndihmoj prfituesve t grantit n implementimin e projekteve t financuara nga KE-ja. Manuali ofron informata praktike mbi implementimin e projektit dhe procedurat q kan t bjn me menaxhimin, raportimin dhe kontabilitetin financiar n prputhje me rregulloren financiare t BE-s dhe ligjet relevante t aplikueshme n Kosov. Menaxhimi i prditshm i grant projekteve sht detyr sfiduese dhe konsumon shum koh. Prpos prmbushjes s aktiviteteve t planifikuara n kuadr t projektit, prfituesit kan edhe obligime tjera, ashtu si sht prcaktuar n Kushtet e prgjithshme dhe t veanta t grant kontrats. Ky Manual n asnj mnyr nuk i zvendson kto obligime, por paraqet nj mjet praktik pr ta lehtsuar dhe pr ta rritur efikasitetin n punn tuaj t prditshme. Manuali ofron udhzime dhe prgjigje n pyetje shum t rndsishme pr t gjitha projektet e bashk-financuara nga KE-ja. N rast t mosprputhjeve n mes t ktij Manuali dhe Kushteve t prgjithshme dhe t veanta t grant-kontrats, do t mbizotroj ky i fundit. Mtutje, ky manual ka marr n konsiderat udhzuesit ekzistues siq jan Udhzuesi praktik pr procedurat kontraktuale pr projektet e jashtme t KE-s (PRAG)1 dhe Udhsuesin pr Implementin pr Bartsit e projektit dhe Partnert i prgaditur nga EUDAD2.
1 2
MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE - SHTJET FINANCIARE
59
Ne shpresojm se Manuali do t jet i dobishm si pr organizatat q menaxhojn pr her t par projekte t bashk-financuara nga BE-ja, ashtu edhe pr ato me m shum eksperienc n kt fush. TACSO Kosov falenderon expertt Fatmir Bytyqi dhe Naser Prapashtica pr hartimin e ktij manuali si dhe Nermine Nushi Mahmuti pr kontributin e saj n prgaditjen e ktij dokumenti. TACSO- Zyra n Kosov Shkurt, 2011
60
1.
1.1.
HYRJE
IMPLEMENTIMI I PROJEKTIT
Q projekti t jet efikas dhe t arrihen qllimet, ai duhet t menaxhohet dhe administrohet n mnyr t kujdesshme dhe t prgjegjshme. Prfituesi i grantit duhet t siguroj menaxhim efikas dhe funksional t projektit. Prpos ksaj, menaxhimi korrekt i ans financiare sht qensor pr suksesin e projektit. Pas nnshkrimit t kontrats me Autoritetin kontraktues, Aplikanti shndrrohet n Prfitues t grantit dhe merr prgjegjsit pr gjith projektin, duke prfshir edhe prgjegjsit pr punt q duhet t kryhen nga partnert tjer (nse ka t till). Prfituesi i grantit sht prgjegjs pr raportim korrekt dhe me koh pran Autoritetit kontraktues. Prandaj ai duhet t siguroj krijimin e mekanizmave pr menaxhim administrativ dhe kontroll efikas t sistemeve n kuadr t projektit. Prfituesi i grantit sht prgjegjs pr komunikimin e duhur me partnert, zbatimin adekuat t procedurave t menaxhimit dhe kontrollit financiar, respektimin e procedurave kontraktuale t KE-s q kan t bjn me menaxhimin dhe kontrollin (auditimin) financiar, sikurse edhe respektimin dhe zbatimin rregullave t prokurimit, informimit, komunikimit dhe vizibilitetit nga ana e partnerve.
1.2.
DOKUMENTET Q E RREGULLOJN IMPLEMENTIMIN E PROJEKTIT
Implementimi i prgjithshm i projektit rregullohet nga disa dokumente kryesore: Kontrata (Kushtet e prgjithshme dhe t veanta) dhe anekset e saj Kontrata paraqet marrveshje mbi grantin ekzistues n mes t EUD/KE-s dhe prfituesit, prcakton kushtet pr implementimin e projektit, kushtet e financimit dhe krkesat pr raportimin narrativ dhe financiar. Grant kontrats i bashkngjiten anekset e mposhtme: - Aneksi I: Prshkrimi i projektit, - Aneksi II: Kushtet e prgjithshme t zbatueshme n Bashkimin Evropian grant kontratat e financuara nga BE-ja pr projektet e jashtme, - Aneksi III: Buxheti i projektit, - Aneksi IV: Procedurat e dhnies s kontrats, - Aneksi V: Krkesa standarde pr pages dhe formulari identifikues financiar, - Aneksi VI: Modeli i raportit narrativ dhe financiar,
61
- Aneksi VII: Modeli i raportit t gjetjeve faktike dhe termave t referencs pr verifikimin e shpenzimeve t grant kontrats, pr projektet e jashtme t financuara nga BE-ja. Dokumentet e cekura m lart i referohen Udhzuesit praktik pr procedurat kontraktuale pr projektet e jashtme t KE-s (PRAG). PRAG-u sqaron procedurat kontraktuese q vlejn pr t gjitha kontratat q kan t bjn me ndihmn e jashtme t BE-s, si jan procedurat e prokurimit t BE-s, TVSH-ja, shpenzimet e pranueshme, etj. sht jashtzakonisht e rndsishme q prfituesi i grantit ti lexoj me kujdes kto dokumente para se t filloj implementimi i projektit dhe tju prmbahet procedurave t prshkruara n to. PRAG-u sht n dispozicion n web-faqen e mposhtme:
2.
2.1.
DISPOZITAT FINANCIARE
SHPENZIMET E PRANUESHME
Shpenzimet e pranueshme jan shpenzimet q lejohen dhe pranohen si shpenzime t projektit. Nj koncept i rndsishm q duhet ta ken parasysh t gjith menaxhert e projektit sht se t gjitha shpenzimet duhet t konsiderohen t pranueshme. Vetm shpenzimet e pranueshme mund t financohen nga granti. Q t konsiderohen t pranueshme shpenzimet e projektit duhet t jen: Q shpenzimet t konsiderohen t pranueshme ato duhet: T jen br nga prfituesi (aplikanti dhe/ose partnert) gjat periudhs s implementimit t projektit; T konsiderohen t nevojshme pr zbatimin e projektit, pr shembull, t jen t aprovuara dhe t prezantuara n Aneksin III Buxheti i projektit t grant-kontrats ose ri-alokimi i dakorduar prmes nj shtese n kontrat (addendum) dhe/apo buxhetit i aprovuar rezerv pr shpenzime t papritura; T jen detyrime kontraktuale t aprovuara dhe nnshkruara gjat periudhs implementuese; shpenzimet e auditimit jan gjithashtu t pranueshme (megjithse ato paguhen pas prfundimit t auditimit, pr shembull, pas dats s skadimit t kontrats); T regjistrohen n dokumentet e llogaris dhe taksave t prfituesit (aplikantit dhe/ ose partnerve). T jen t verifikueshme (duhet t ekzistoj dokumentacioni q evidenton shpenzimet e projektit, si jan t gjitha llojet e faturave pr pagesat e bra n kuadr t projektit, mbetjet e biletave t aeroplanit (boarding pass), raportet e rrogave, etj.) dhe t mbshteten me origjinalet e dokumenteve prkatse.
62
Duhet br dallimi n mes: - Shpenzimeve t pranueshme direkte - Shpenzimeve t pranueshme indirekte Shpenzimet e pranueshme direkte Shpenzimet e pranueshme direkte mund t jen: Vija buxhetore 1. Burimet njerzore Vijat buxhetore 1.1. Pagat e prfituesve dhe partnerve brenda shtetit dhe 1.2. pagat pr ekspertt (ndrkombtar dhe rajonal). Shpenzimet e personelit t punsuar n projekt kan t bjn me personat q kan marrveshje kontraktuale dhe marrin paga nga prfituesi dhe/ose partnert. Kto shpenzime korrespondojn me shumn gros (ekzistuese) (pr shembull, pagat net plus tatimet e sigurimeve sociale dhe shpenzimet tjera). Keni parasysh se pagat dhe shpenzimet e ngjashme nuk duhet ti tejkalojn shpenzimet e parapara nga prfituesi. N rast se pagesa e rrogave t personelit nuk bhet prmes xhirollogaris bankare t projektit (n shum shtete kjo sht ligjrisht e pamundur pr komunat), projekti duhet t dshmoj pagesn e personelit prmes formularve zyrtar t rrogave, pr muajt q ata paguhen nga projekti. (Ju lutemi ti referoheni Aneksit 2 mbi Taksat n t ardhurat personale n Kosov) Vija buxhetore 1.3. Mditjet pr mision/udhtim Mditjet Zakonisht kur personeli i projektit dhe/ose eksperti sht me detyr larg vendbanimeve t tyre ku edhe duhet t kalojn natn, atyre u paguhen mditje (fikse) e cila i mbulon shpenzimet e akomodimit, ushqimit, transportit lokal dhe shpenzimet tjera. Mditjet duhet t jen brenda shums s lejuar dhe nuk duhet ta kalojn shifrn pr shtetin prkats t publikuar nga BE-ja, n kohn e nnshkrimit t kontrats. Lista e mditjeve maksimale n kohn e nnshkrimit t kontrats mund t gjendet n web-faqen:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.
Megjithat, duhet t keni parasysh se nuk lejohet pagesa e mditjeve n form t kompensimeve fikse nse personeli i projektit apo ekspertt nuk e kan kaluar natn jasht vendbanimeve t tyre. N rastet kur sistemi i mditjeve nuk prdoret si form e kompensimit, lejohet pagesa direkte e akomodimit dhe shpenzimeve t jetess, n prputhje me rregullat nacionale/t brendshme. Nganjher prfituesi (apo partnert e tij) mund
MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE - SHTJET FINANCIARE 63
t vendos q t mos paguaj mditje, por ti heq personalisht shpenzimet e akomodimit t personelit (apo ekspertve) t caktuar n projekt. Shpenzimet e ktilla jan shpenzime t pranueshme dhe mund t paguhen nga projekti. Shpenzimet e jetess (shujtat, transporti lokal etj.) jan gjithashtu shpenzime t pranueshme. Megjithat, keni parasysh se n raste t tilla shpenzimet e akomodimit dhe ato t jetess nuk mund t jen m t mdha se vlera zyrtare e mditjeve. Natyrisht se projekti juaj mund t siguroj ushqimin dhe transportin pr pjesmarrsit (duke prfshir edhe personelin dhe ekspertt) n tryeza t rrumbullakta etj, nse nj gj e till sht parapar n kuadr t buxhetit t projektit, n vijn prkatse buxhetore. N praktik, Autoriteti kontraktues nuk prcakton rregulla, prandaj u takon prfituesve dhe partnerve t tyre ti vendosin rregullat dhe proceduarat n raport me personelin dhe ekspertt e tyre. Por, n do rast kur paraqitet nevoja q antart e personelit t kalojn natn jasht shtpis, duhet t prezantohen shpenzimet e vrteta (reale), t cilat do t pranohen deri n vlern maksimale t mditjeve, ashtu si jan publikuar n kohn e nnshkrimit t kontrats. Vija buxhetore 2. Udhtimi N rast t udhtimeve ndrkombtare (vija buxhetore 2.1.) vlen rregulli i prgjithshm sipas t cilit duhet t shfrytzohet mnyra m ekonomike e udhtimit, pr shembull: mimet e klass ekonomike gjat udhtimeve me aeroplan, mimet e klass t dyt gjat udhtimeve me tren (pr udhtimet ndrkombtare) etj. N mnyr q shpenzimet t jen t pranueshme ato duhet t dokumentohen (faturat e biletave dhe boarding pas-t e aeroplanit, faturat dhe biletat e udhtimeve me tren, etj). Shpenzimet e vizave t udhtimit jan t pranueshme vetm nse shoqrohen me faturat prkatse. Shpenzimet q kan t bjn me taksn hyrse dhe/ose dalse jan gjithashtu t pranueshme, por nevojitet fotokopja e vuls (n pasaport). Udhtimet lokale (vija buxhetore 2.2.) kan t bjn me udhtimet brenda shtetit. Ktu prfshihen udhtimet me aeroplan (nse ka t tilla) apo me tren (me rast vlejn t njjtat rregulla, si jan cekur n pikn 2.1.). Kjo vij buxhetore shpesh prdoret pr t mbuluar shpenzimet e transportit publik, si sht autobusi, metroja, taksi dhe/apo automjetet private. N rast se shfrytzohet transporti publik bileta duhet t ruhet n administratn e projektit, kurse n rast t shfrytzimit t taksis fatura duhet t ket datn, rrugn e prshkuar dhe shumn e t hollave t paguara. Pr shfrytzimin e automjeteve t projektit apo automjeteve n pronsi t prfituesit (apo partnerit), ju lutemi ti referoheni Autoritetit kontraktues pr kshill (kjo normalisht sht e prfshir n kuadr t shpenzimeve t zyrs, linja buxhetore 4).
64
Linja buxhetore 3. Pajisjet dhe furnizimet N rast t marrjes s automjetit me qira (linja buxhetore 3.1.), fatura dhe dshmia e pagess duhet t ruhen n administratn e projektit. Blerja e veturs lejohet vetm n rast se kjo prmendet n mnyr specifike n projekt dhe n buxhetin e aprovuar, si kusht pr prmbushjen e detyrave t parapara me projekt (pr shembull: vetur pr pun n terren pr puntort social dhe t ngjashme). N kto raste duhet t respektohen rregullat e prokurimit dhe procedurat prkatse. Pr vijat buxhetore 3.2. (pajisjet/mobiliet), 3.3. (makinat, mjetet), 3.4. (pjest e rezerv) dhe 3.5 (t tjera, q mbetet t specifikohen), jan t pranueshme vetm shpenzimet pr artikujt e identifikuar n buxhetin e aprovuar. Duhet br specifikimi i qart teknik i pajisjeve dhe furnizimeve t blera. Procedura e prokurimit, kontrata, fatura dhe dshmia e pagess, pranimi i prkohshm/prfundimtar, certifikata e origjins etj. duhet t ruhen n administratn e projektit. Nse buxheti vjetor sht nn 10.000 euro duhet t zbatohet vetm nj procedur e vetme tenderuese. Nse buxheti vjetor sht m i madh se 10.000 por m i vogl se 200.000 euro krkohet zbatimi i procedurs kompetitive t negociuar. Nse buxheti vjetor sht m i madh se 200.000 euro duhet t organizohet procedur e hapur tenderuese (lokale apo ndrkombtare, n prputhje me buxhetin) dhe duhet t kontaktoni Autoritetin kontraktues pr kshill (referohuni pjess 2.4 Prokurimi pr m shum informacion). Vija buxhetore 4. Zyra lokale Vija buxhetore 4.1. (shpenzimet e automjeteve). Kjo vij buxhetore ka t bj me shpenzimet q lidhen me shfrytzimin e automjeteve t projektit apo automjeteve n pronsi t prfituesit /partnerit, si dhe shpenzimet q kan t bjn me sigurimin e automjetit, shpenzimet e parkimit, karburanteve etj. t cilat mund t prfshihen n buxhetin tuaj. Kto shpenzime duhet t mbshteten me dftesat e pagesave, kurse n rastin e sigurimit t veturs krkohet fatura. Kto dshmi t pagesave duhet t ruhen n administratn e projektit. Shpenzimet e qiras s zyrs (vija buxhetore 4.2.) jan shpenzime t pranueshme, nse aprovohen. Prpos faturs dhe dshmis t pagess, kshillohet q t ruhet edhe kontrata e qiras (n rast t marrjes me qira t hapsirave pr zyr). Shpenzimet e zyrs, duke prfshir edhe furnizimet pr zyr (vija buxhetore 4.3.), jan shpenzime t pranueshme nse aprovohen, dhe blerja e tyre duhet t mbshtetet me fatur dhe fletpages. Shpenzimet tjera, duke prfshir edhe shrbimet si telefoni/faksi, ngrohja, rryma, mirmbajtja, sikurse edhe ndonj shrbim tjetr komunal, jan shpenzime
t pranueshme dhe blerja e tyre duhet t mbshtetet me fatur dhe fletpages. Marr n prgjithsi, shpenzimet e projektit t prmendura m lart mbulohen me shuma t vogla t parave n dor (peti kesh) (nse sht e mundur, pagesat duhet t bhen prmes transaksioneve bankare Vija buxhetore 5. Shrbimet tjera Vijat buxhetore 5.1, 5.2, 5.4 Shpenzimet pr shrbimet tjera paguhen n baz t kontratave pr shrbime, me rast lshohen fatura pr ofruesit e shrbimeve t jashtme, t cilt jan nnkontraktuar pr kryerjen e detyrave t caktuara n kuadr t projektit (pr shembull: studime dhe analiza, prkthime, evaluime, menaxhim apo auditim t projektit, organizim t konferencave/tryezave t rrumbullakta, prodhim t materialeve t vizibilitetit etj.). Gjat zgjedhjes s kompanis apo individve pr kryerjen e ekspertizave t jashtme apo pr prmbushjen e ndonj detyre tjetr, duhet t respektohen rregullat e prokurimit. Ju lutemi hartoni termat e referencs pr shrbimet e krkuara. T gjith ekspertt e angazhuar n aktivitetet e projektit pa kontrat t rregullt me prfituesin, mund t prfshihen n vijn buxhetore 5. Pr ekspertt e ktill duhet t prgatiten termat e referencs, kurse procesi i rekrutimit t tyre duhet t jet transparent dhe t pasohet me nnshkrimin e kontrats. Ekspertt duhet t dorzojn pasqyrn e orve t puns (timesheet) dhe raportet e misionit dhe do t paguhen n baz t faturave t dorzuara. Vija buxhetore 5.3. (verifikimi i shpenzimeve) ka t bj me shpenzimet e auditimit t projektit. Meqense auditori sht identifikuar dhe prfshir n kontrat me Autoritetin kontraktues para nnshkrimit t kontrats, nuk ka nevoj pr procedur t prokurimit. Vija buxhetore 5.5. (prkthimet e shkruara dhe verbale) nnkupton shrbimet e prkthimit me shkrim dhe me goj pr nevojat t projektit. Kto shpenzime nuk duhet t prfshihen n vijn buxhetore 1, me prjashtim t rasteve kur prkthyesi sht i punsuar me kontrat t rregullt dhe paguhet me rrog t rregullt nga prfituesi (Functional lead- bartsi i projektit) dhe/ose aplikanti 2 apo ndonjri nga partnert. N raste t tilla duhet t nnshkruhet kontrata prkatse, ndrsa pagesa duhet t bhet n baz t faturave (kurse n rast t prkthimeve me goj pagesa bhet na baz t pasqyrs s orve t puns). Ju lutemi ruani dshmin e pagess (faturn). N rast t prkthimeve t mdha kshillohet t merren kuotat (mimet) nga tre kompani t ndryshme prkthimi, madje edhe n rastet kur mund t zbatohet nj procedur e vetme tenderuese.
66
Vija buxhetore 5.6. mbulon shpenzimet e shrbimeve financiare. Ktu zakonisht prfshihen shpenzimet e transfereve bankare apo shpenzimet e trheqjes s fondeve si dhe provizionet e paguara pr kmbimin e monedhave (nse bhet nj gj e till). Kto shpenzime duhet t vrtetohen me dokumente prkatse (pasqyrat bankare apo faturat q tregojn prqindjet e paguara). Zakonisht n kuadr t ktij nntitulli pranohen vetm shpenzimet q bhen pr transaksione ndrkombtare (verifikoni me Autoritetin tuaj kontraktues). Vija buxhetore 5.7. mbulon shpenzimet e konferencave dhe seminareve. Ktu zakonisht prfshihen shpenzimet si: qiraja pr godina dhe pajisje, ushqim, shtypjen e materialeve, etj. Pagesat bhen n baz t kontrats dhe faturave t dorzuara nga ofruesit e jashtm t shrbimeve, t cilt zgjidhen n prputhje me procedurat prkatse t prokurimit. Vija buxhetore 5.8 shpenzimet e vizibilitetit. Ktu prfshihen shpenzimet pr sigurimin e vizibilitetit adekuat t projektit. Bhet fjal pr ngjarje ku promovohet projekti, si jan konferencat e shtypit, postert, fletushkat dhe mjetet tjera te vizibilitetit q duhet t botohen. Pr m shum informacion n lidhje me kt tem, ju lutem ti referoheni Manualit pr komunikim dhe vizibilitet t projekteve pr ndihmn e jashtme q ofron BE-ja, e cila mund t gjendet n kt faqe elektronike:
Vija buxhetore 6. T tjerat Ktu mund t prfshihen shpenzimet tjera q nuk jan prmendur n mnyr specifike n vijat tjera buxhetore, me kusht q ato t jen identifikuar n kuadr t ksaj vije t buxhetit t aprovuar dhe t jen shpenzime t pranueshme. Edhe n kt rast jan t domosdoshme dshmit e pagess dhe faturat, ndrsa pr shumat nn 10.000 euro mund t ndiqet nj procedur e vetme tenderuese. N kuadr t ksaj vije buxhetore zakonisht prfshihen punt dhe re-grantet. Meqense kjo vij buxhetore sht e parapar pr shpenzimet tjera t aprovuara, ne ju udhzojm t kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues q tju ndihmoj n menaxhimin e ksaj vije buxhetore. Vija buxhetore 8: Rezerva pr shpenzime t papritura (contingency rezerve) Dispozita pr rezerva n rast t shpenzimeve t papritura, maksimum deri n 5% t shums s shpenzimeve t pranueshme direkte, ashtu si sht prmendur n buxhetin e bashkngjitur kontrats tuaj, mund t shfrytzohet vetm pasi t merret paraprakisht autorizimi me shkrim nga Autoriteti kontraktues3. Kjo
3
Kushtet e prgjithshme, neni 14.3.
67
vij buxhetore zakonisht shfrytzohet kur prballeni me shpenzime q nuk i keni parashikuar gjat prgatitjes s propozimit, kur nevojiten aktivitete shtes t pa planifikuara dhe/ose pr forcimin e vijave tjera buxhetore. Keni parasysh se aprovimi nga Autoritetit kontraktues sht i domosdoshm a priori. Shpenzimet e pranueshme indirekte (Shpenzimet administrative)4 Vija buxhetore 10: Shpenzimet administrative T gjitha shpenzimet strukturore dhe ndihmse t natyrs administrative, teknike dhe logjistike (shfrytzimi i zyrs, posta, faksi, telefoni, fotokopjimet, gjrat e konsumueshme, etj.) t cilat jan trthorazi t nevojshme pr zhvillimin e aktiviteteve t ndryshme t prfituesit dhe si t tilla nuk mund ti prshkruhen n trsi nevojave t projektit pr t cilat dedikohet granti, mund t mbulohen nga kjo vij buxhetore. Vija buxhetore 10 mund t prdoret pr t mbuluar shpenzimet indirekte, deri n shumn e prcaktuar n buxhetin e bashkngjitur grant kontrats tuaj. Kto shpenzime indirekte nuk sht e nevojshme t mbshteten me dokumente t llogarimbajtjes5. Sidoqoft, sht e kshillueshme q projekti t mbaj llogari pr shpenzimet administrative n baza mujore, n mnyr q shpenzimet direkte ekzistuese t mund t prezantohen n kontabilitetin e projektit n do koh. Kjo mund t bhet prmes formuls s thjesht matematikore: x% * shpenzimet e pranueshme pr periudhn n fjal, ku x paraqet prqindjen e aprovuar, si sht prcaktuar n kontrat. Shpenzimet e papranueshme Ekziston nj numr i shpenzimeve specifike q n baz t projektit nuk jan t pranueshme. Kjo nnkupton se shpenzimet e tilla nuk mund t paguhen nga fondet e projektit. Shembuj t shpenzimeve t papranueshme6: - Borxhet dhe provizionet pr humbje ose provizionet e borxheve; - Kamatat; - Artikujt e financuar n kuadr t ndonj projekti tjetr; - Blerjet e tokave apo ndrtesave, me prjashtim t rasteve kur kjo sht e domosdoshme pr implementimin e drejtprdrejt t projektit, n rast pronsia, n fund t projektit, duhet t transferohet te prfituesit prfundimtar;
Shpenzimet administrative: zakonisht jan t njohura edhe me emrin overhead Kushtet e prgjithshme, neni 14.4. 6 Kushtet e prgjithshme, neni 14.6.
4 5
68
- Humbjet si pasoj e kmbimit valutor; - Pagesat n form t mallrave dhe shrbimeve (in-kind contribution); - Taksat, ku prfshihet edhe TVSH-ja, me prjashtim t rasteve kur prfituesi (apo partnert e prfituesit) mund t vrtetojn se ato nuk mund t rikthehen dhe nse rregulloret e aplikueshme t BE-s nuk e ndalojn mbulimin e taksave. Kjo nnkupton se prfituesi (Bartsi i projektit dhe/ose Aplikanti 2 dhe partnert) duhet t jen n gjendje t dorzojn dokumentet q vrtetojn se TVSH-ja e paguar nuk mund t rikthehet. Kjo mund t bhet prmes nj letre nga autoritetet shtetrore prgjegjse pr shtje t TVHS-s, n t ciln do t pohohet nj gj e till, ose prmes deklarats s auditorit se TVSH-ja e paguar nuk mund t rikthehet (ku do t citohet legjislacioni apo rregulloret prkatse). Kshillohet q prfituesi i grantit (apo partnert e tij) t sigurojn lirimin nga TVSH-ja sa m par q sht e mundur, pas nnshkrimit t kontrats me BE-n; - Kredit e palve tjera. Nse bhet ndonj nga shpenzimet e papranueshme t prmendura m lart, ather prfituesi (apo partnert e tij) duhet q shpenzimet e tilla ti mbulojn nga burimet e veta. Ato nuk duhet prfshir n raportet financiare. Nse n raportet financiare gjendet ndonj shpenzim i papranueshm, posarisht n raportin prfundimtar, ai do t zbritet nga shpenzimet e prgjithshme t projektit, duke e ulur shumn e krkuar nga BE-ja.
2.2.
PAGESAT E GRANTIT
Pagesa e granteve pr projektet e financuara nga IPA apo instrumentet e ngjashme t BE-s zakonisht bhet n prputhje me Opsionin 2 (Projektet me periudh implementuese m t gjat se 12 muaj dhe kur financimi i ofruar nga Autoriteti kontraktues ka vler m t madhe se 100.000,00 euro), si m posht7: Ksti fillestar i para-financimit t projektit, n lartsi deri n 80% t shums s buxhetit t llogaritur pr 12 muajt e par t financuar nga BE-ja (Autoriteti kontraktues). Kjo shum do ti paguhet prfituesit brenda 45 ditve pas nnshkrimit t kontrats, respektivisht pas dorzimit t krkess pr kryerjen e pagess pran Autoritetit kontraktues. Kstet tjera t para-financimit, n lartsin e prcaktuar n nenin 4 t Kushteve t veanta, jan t destinuara pr t mbuluar nevojat financiare t prfituesit pr seciln nga periudhat 12 mujore t implementimit t projektit. Kto kste
N prputhje me nenin 4 t Kushteve t veanta dhe nenin 15 t Kushteve t prgjithshme.
69
do ti paguhen prfituesit brenda 45 ditve, pasi Autoriteti kontraktues t aprovoj raportin e prkohshm t shoqruar me krkesn pr realizimin e pagess (shih modelin n Aneksin V t kontrats tuaj). Kjo do t thot se nse projekti juaj zgjat n mes 12 dhe 24 muaj, ju duhet t dorzoni raportin e prkohshm dhe pas ksaj do ti realizoni kstet tjera t para-financimit, deri n 90% t kontributit t prgjithshm. Para-financimi i prcaktuar sipas piks s dyt do t zbatohet vetm nse sasia e shpenzimeve t bra gjat periudhs raportuese, t cilat financohen nga Autoriteti kontraktues, arrin t paktn 70% t pagess s mhershme (t konfirmuar nga raporti i prkohshm korrespondues). Nse shpenzohen m pak se 70% e mjeteve nga ksti i para-financimit paraprak, shuma e kstit t ri para-financues do t reduktohet pr shumn e pashfrytzuar nga pagesa e mhershme para-financuese. Diferenca do t paguhet brenda 45 ditve pasi Autoritetit kontraktues t aprovoj raportin prfundimtar t shoqruar me krkesn pr pagesn e diferencs (shihni modelin n Aneksin V t kontrats tuaj) dhe raportin pr verifikimin e shpenzimeve. - Pagesa e granteve pr projektet e financuara nga Programi i IPA-s pr bashkpunim ndr-kufitar do t bhet individualisht, n prputhje me Opsionin 1 (Projektet periudha implementuese e t cilave nuk kalon 12 muaj apo kur financimi q ofrohet nga Autoriteti kontraktues nuk kalon 100.000,00 euro) si m posht8: Nj kst fillestar n shumn prej 80% t buxhetit t vlersuar pr 12 muajt e par t financuar nga BE-ja (Autoriteti kontraktues). Kjo shum do ti paguhet prfituesit brenda 45 ditsh pas nnshkrimit t kontrats, respektivisht dorzimit t krkess pr kryerjen e pagess pran Autoritetit kontraktues. Diferenca duhet t paguhet brenda 45 ditsh pasi Autoriteti kontraktues t aprovoj raportin prfundimtar t shoqruar me krkesn pr pagesn e diferencs (shihni modelin n Aneksin V t kontrats tuaj). Vrejtje: T gjitha shpenzimet e paraqitura t cilat konstatohet se nuk jan t shpenzime t pranueshme do t hiqen nga raporti prfundimtar. Prfituesit do ti bhet pagesa prfundimtare vetm pas prfundimit t projektit. Si edhe me rastin e pagess s par, prfituesi duhet t bj krkes pr pagesn prfundimtare, prmes formatit prkats9. Krkesa pr realizimin e pagess pr-
8 9
N prputhje me Kushtet e veanta t nenit 4 dhe Kushtet e prgjithshme t nenit 15. Aneksi V (i kontrats tuaj) Krkesa standarde e kontrats tuaj pr pagesn.
70
fundimtare dorzohet s bashku me raportin prfundimtar t projektit. Pr m shum detaje n lidhje me raportimin shih seksionin 8. Keni parasysh: Nse nuk merrni prgjigje me shkrim nga Autoriteti kontraktues brenda 45 ditve nga dita e pranimit t tij dhe dokumenteve tjera t krkuara10 (i ashtuquajturi afati kohor), raporti do t konsiderohet i aprovuar. Autoriteti kontraktues mund ta suspendoj afatin kohor pr aprovimin e raportit, duke njoftuar prfituesin se raporti nuk mund t aprovohet brenda kohs s parapar, n rast se ai konstaton se kjo sht e nevojshme pr t kryer kontrolle shtes. N raste t tilla, Autoriteti kontraktues mund t krkoj sqarim apo informata shtes, t cilat prfituesi i grantit duhet ti ofroj brenda 30 ditsh nga momenti i paraqitjes s krkess. Afati kohor fillon t llogaritet srish nga dita kur informatat e krkuara pranohen nga Autoriteti kontraktues11. Autoriteti kontraktues mund ta zgjas afatin kohor prej 45 ditsh, duke njoftuar prfituesin se krkesa pr pages sht e papranueshme, qoft pr shkak se pagesa nuk sht gati akoma apo pr shkak se nuk jan dorzuar dokumentet e krkuara mbshtetse apo nse vlersohet sa ka nevoj pr kontrolle tjera, duke prfshir edhe kontrolle n vendin e ngjarjes pr t vrtetuar nse shpenzimet jan t pranueshme. Afati kohor pr pages do t filloj t llogaritet prsri nga momenti kur krkesa pr realizimin e pagess e formuluar si duhet pranohet nga Autoriteti kontraktues12. Vrejtje e rndsishme: Ju si implementues t projektit duhet t keni parasysh implikimet kohore q lidhen me pagesn prfundimtare. Meqense pagesa prfundimtare do ti bhet prfituesit pas prfundimit t t gjitha aktiviteteve t projektit, pagess s shpenzimeve dhe dorzimit t raportit prfundimtar (narrativ dhe financiar) te Autoriteti kontraktues, duke prfshir edhe raportin mbi gjetjet faktike, prfituesi individual (Bartsi i projektit dhe Aplikanti 2) duhet t sigurojn fonde paraprake pr t gjitha shpenzimet q kryhen para lshimit t pagess s fundit (t paktn 10% t para-financimit dhe gjith bashkfinancimet) dhe t jen n gjendje ta financojn projektin deri n kryerjen e pagess prfundimtare nga Autoriteti kontraktues. Procesi prej momentit t dorzimit t raportit prfundimtar e deri te procedimi i tij dhe transferimit t pagess s fundit mund t zgjas deri n katr jav; ju lutem kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues pr kohzgjatjen e sakt). (Keni parasysh mundsin e interferimit t ligjeve dhe rregulloreve vendore,
Kushtet e prgjithshme, neni 15.2. Kushtet e prgjithshme, neni 15.3, 12 Kushtet e prgjitshme, neni 15.4.
10 11
71
prandaj pr kt arsye konsultoni aneksin 1. Informatat e prgjithshme pr taksat n Kosov dhe nn-seksionet tjera)
2.3. PARIMET E LLOGARIMBAJTJES DHE DOKUMENTET MBSHTETSE

Ju si prfitues duhet ti ruani dokumentet origjinale t t gjitha shpenzimeve t bra dhe duhet t mbani shnime dhe llogari t sakta dhe t rregullta n lidhje me implementimin e projektit, prmes sistemit t llogarimbajtes s dyfisht (shih nenin 16.1 t Kushteve t prgjithshme t grant kontrats tuaj). Pr kt qllim kshillohet q origjinalet t mbahen n departamentin e administrats tuaj, prderisa kopjet dhe kopjet (skanimi) digjitale ti jepen projektit, duke ln t kuptohet ku sht origjinali dhe kodi i tij prkats, me qllim q t identifikohet m leht. T gjitha kopjet pastaj duhet t ri-kodohen n kuadr t numrit specifik kodues t projektit. Pr tu konsideruar i pranueshm pr bashkfinancim nga BE-ja, shpenzimet duhet t bhen gjat fazave t implementimit t projektit dhe t jen t identifikueshme dhe t verifikueshme q do t thot se ato duhet t regjistrohen n regjistrat e shpenzimeve dhe t mbshteten nga origjinalet dhe dshmit tjera shih nenin 14 t Kushteve t prgjithshme t grant kontrats tuaj. Sistemi i llogarimbajtjes duhet t tregoj: Burimet e t ardhurave t projektit (kontributin e BE-s dhe kontributet tjera); T gjitha shpenzimet e kryera gjat periudhs kontraktuese. Prve sistemit standard t llogarimbajtjes, t gjitha shpenzimet n raportimin e prkohshm dhe prfundimtar t projektit duhet t prezantohen n form t modeleve t ofruara n Anekset prkatse t grant kontrats (modeli i raportit narrativ dhe financiar). Rndsia e mbajtjes s t dhnave Procedura e llogarimbajtjes sht e rndsishme pr disa arsye: Ju ndihmon t prcillni llojet e shpenzimeve t pranueshme t bra nga projekti juaj dhe shpeshtsin e ktyre shpenzimeve. Prpos ksaj, ju do t dini shumn e t hollave t pashpenzuara n kuadr t kategorive t ndryshme t buxhetit; Shrben si konfirmim se shpenzimet kan ndodhur gjat periudhs s implementimit t grant projektit;
72
T dhnat prbjn bazn e raportit financiar t projektit, t cilin ju duhet ta prgatisni; Shpenzimet e bra gjat projektit jan t pranueshme pr financim nga e BEja vetm nse ekzistojn dokumentet mbshtetse, t cilat vrtetojn se kto shpenzime kan ndodhur; T dhnat pr shpenzimet e projektit do t kontrollohen gjat auditimit t projektit. Mungesa e dshmive mbshtetse mund t ndikoj q shpenzimet t konsiderohen t papranueshme. Keni parasysh: BE-ja dhe Gjykata e auditorve kan t drejtn t kryejn inspektime t t dhnave dhe inspektime n vendin e ngjarjes, pr t verifikuar shpenzimet dhe mnyrn se si sht shfrytzuar granti i BE-s (ashtu si parashihet n nenin 16.2 t Kushteve t prgjithshme t grant kontrats). Kontrollimet mund t bhen n do koh gjat fazs s implementimit t projektit, prkatsisht deri n shtat vjet pas dorzimit t raportit prfundimtar. T gjitha pagesat duhet t mbshteten me dokumente t llogarimbajtjes apo dokumente me vler t njjt dshmuese. Kjo zakonisht nnkupton: Faturat pr t gjitha blerjet, kontratat etj. dhe dshmit e pagesave; Deklaratat/gjendjet bankare; Tendert dhe kontratat, prfshir edhe dshmit pr procedurat e ndjekura (Specifikimet teknike/Termat e referencs, Formulart e tenderve, Ofertat e pranuara, Formulart e kontrats, Certifikatat e pranimit prfundimtar/t prkohshm Raportet prfundimtare t pranuara/fardo raporti tjetr q sht krkuar dhe anekset prkatse si studimet, broshurat etj.) Listat e rrogave dhe kontratat e t punsuarve; Lista e orve t puns (timesheet), kurse ekspertt e angazhuar sipas kontrats pr shrbime duhet t dorzojn listn e orve t puns me nnshkrimet e tyre dhe menaxhmentit t projektit (shih Aneksin D si shembull); Biletat dhe boarding pas-t pr t gjitha udhtimet; N rastin e konferencave/tryezave t rrumbullakta/seminareve, etj. duhet dorzuar procesverbalet e mbledhjeve, ftesat e prkthyera, listn e pjesmarrsve, etj.
73
Vrejtje e rndsishme:1314 Duhet ta udhzoni personelin tuaj dhe personelin e partnerve q ti ruajn t gjitha dokumentet e rndsishme, sepse edhe pr ata vlen e njjta gj sikurse edhe pr ju13. do transferim te partnert duhet br n xhirollogarit e tyre bankare (e jo te personat fizik)14. do fatur/dshmi duhet t jet n emrin e prfituesit apo partnerve t prfituesit (faturat/dshmit n emrin e bashkpuntorve apo personave fizik nuk jan t pranueshme). Pagesat e faturave/dshmive n parim duhet t bhen prmes banks. Ju lutem verifikoni me Delegacionin tuaj t BE-s nse pagesat me para t gatshme (petty cash) jan t lejuara vetm pr shuma t vogla dhe cilat jan procedurat pr kto pagesa (sasia, dokumentacioni i nevojshm (faturat e pagesave) etj). Shrbyesit civil t shteteve dhe territoreve partnere t prfituesit nuk lejohet t marrin rroga nga projekti n cilsin e ekspertve, pr shembull: pr shrbimet e nn-kontraktuara (vija buxhetore 5). Sidoqoft, atyre u lejohet t jen pjes e personelit t projektit dhe t marrin rroga nga pundhnsi i tyre, nse pundhnsi sht prfituesi i grantit. Resurset njerzore q nuk posedojn kontrat punsimi me prfituesin ose nj nga partnert, duhet t punsohet n baz t kontrats pr shrbime. N rastet e kontrats pr shrbime sht e nevojshme t prgatiten Termat e referencs dhe t ndiqet nj proces transparent i przgjedhjes. 2.3.1. Kursi i kmbimit (BE dhe vendor)
Vrejtje e rndsishme: Kursi i aprovuar nga BE-ja pr kmbimin e euros n valutn vendore prcaktohet n baza mujore n fillim t secilit muaj. Me rastin e paraqitjes s t gjitha shpenzimeve t projektit n raportin prfundimtar, ju duhet t shrbeheni me vlern mesatare t kursit t kmbimit gjat periudhs q prfshihet n raport. Gjat implementimit t projektit, fondet q mbahen n xhirollogari n euro do t kmbehen dhe transferohen n xhirollogari n monedhn lokale. Me rastin e blerjes s mallrave/shrbimeve pr qllimet e projektit, duhet ta keni parasysh se do t ket dallime n kursin e kmbimit. Kjo ndodh pr shkak se bankat kan kursin ditor pr konvertimin e eurove n valutn vendore, si prcaktohet nga Banka kombtare. Sidoqoft, kursi i kmbimit t euros n BE dallon nga ai banks tuaj. Kursi i kmbimit n BE prcaktohet n baza mujore dhe sht pak m i lart se kursi vendor n fillim t muajit dhe pak m i ult n fund t muajit. Ju mund ta gjeni kursin e kmbimit t euros n:
13 14
Kushtet e prgjithshme, neni 1.3. Kushtet e prgjithshme, neni 10.
74
Informacioni mbi kursin e kmbimit azhurnohet ditn e par t do muaji n vijim. Keni parasysh: Dallimet n kursin e kmbimit nuk jan shpenzime t pranueshme dhe fardo humbje q rezulton gjat ktyre kmbimeve duhet t mbulohet nga prfituesi (shih gjithashtu seksionin 3.2.3. mbi shpenzimet e pranueshme). Pr kt arsye nuk kshillohet kmbimi i menjhershm i gjith shums s pranuar t eurove n valut vendore.
2.3.2.
Tatimi n vlern e shtuar (TVSH)
Vrejtje e rndsishme: Tatimi n vlern e shtuar (TVSH) paraqet shpenzim t papranueshm, q nuk mund t mbulohet nga granti. N prputhje me marrveshjen e nnshkruar n mes t BE-s dhe shtetit tuaj, t gjitha pagesat e bra nga kontributet financiare t BE-s jan t liruara nga TVSH-ja. Ju lutemi keni parasysh se nga TVSH-ja mund t lirohen vetm artikujt e prcaktuara n listn e buxhetit t aprovuar (Aneksi III i Kushteve t prgjithshme buxheti i projektit). Mallrat dhe shrbimet q nuk jan t prfshira n buxhetin e aprovuar nuk do t lirohen nga TVSH-ja. Lirimi nga TVSH-ja apo kthimi i TVSH-s s paguar n Kosov duhet t sigurohet nga Autoritetet tatimore. (Ju lutemi shikoni seksionin mbi TVSH-n n Kosov m posht, Aneksi 2.b) Vrejtje e rndsishme: Lirimi nga TVSH-ja mund t sigurohet vetm pr mallrat/ shrbimet q financohen nga granti (e jo pr mallrat /shrbimet q paguhen nga komponentt apo kontributet tjera t projektit). Pr t msuar procedurat pr sigurimin e lirimit nga TVSH-ja duhet t konsultoheni me delegacionin e BE-s/task menaxherin dhe/ose autoritetet prgjegjse n shtetin tuaj q merren me lirimin nga TVSH-ja. N disa raste lirimi nga TVSH-ja varet nga shuma minimale e faturs. fardo fatur shuma e s cils sht nn pragun e prcaktuar nuk do t merret parasysh nga autoritetet prgjegjse. N raste t tilla duhet t merret nj deklarat e shkruar nga autoritetet prkatse, prmes s cils konfirmohet nj praktik e till. N disa raste entitetet e caktuara nuk kan t drejt t krkojn kthimin e TVSH-s. N rastet e tilla raportit final duhet ti bashkngjitet deklarata prkatse e auditorit, ndrsa sht e kshillueshme t kontaktoni Autoritetin kontraktues me qllim t shmangies s ndonj keqkuptimi t mundshm. - N rast se ballafaqoheni me problem pr t siguruar lirimin nga TVSH-ja, ju duhet t konsultoni Autoritetin tuaj kontraktues me - qllim q tju ndihmoj n zgjidhjen e ksaj shtje.
2.3.3.
Prokurimi
N rastet kur grant-projekti q bashk-financohet nga BE-ja krkon prokurim nga prfituesi, ju jeni t obliguar q prpos rregullave t prokurimit t shtetit tuaj (nse ka t tilla) ti respektoni edhe procedurat e prokurimit t paraqitura n Udhzuesin praktik pr procedurat e kontrats pr projektet e jashtme t KE-s (seksioni 2.4.). Vrejtje e rndsishme:15 Ju lutemi keni parasysh se zbatimi i procedurave t mposhtme t prokurimit t BEs nuk nnkupton se ju jeni t liruar nga rregullat e prokurimit q vlejn n shtetin tuaj. N rast se rregullat e prokurimit n shtetin tuaj parashohin procedura m strikte t prokurimit se ato t prcaktuara nga BE-ja, ju kshillojm q gjithmon t veproni n prputhje me rregullat m rigoroze q zbatohen n shtetin tuaj15. Megjithat, duhet zbatuar dispozitat e Aneksit IV n kontratn tuaj. Gjat zbatimit t procedurs s prokurimit ju duhet t keni parasysh q: T zbatoni procedurn e drejt t prokurimit; T shfrytzoni format q jan n prputhje me standardet ndrkombtare, ndrsa dispozitat e Aneksit IV t kontrats tuaj duhet t zbatohen mutatis mutandi. Kshillohet q formulart e thjeshtsuar t dosjeve t tenderit t bashkngjiten si aneks; Duhet t zbatohet rregulli i origjins s furnizimeve; Duhet t respektohet rregulli i pranueshmris. N qoft se prfituesi (apo partnert e prfituesit) dshton t veproj n prputhje me ndonj nga kto rregulla, shpenzimet n fjal do t konsiderohen t papranueshme pr financim nga fondet e KE-s.
Procedura q duhet t ndiqet do t varet nga lloji i prokurimit q po zbatohet (kontrat pr shrbime, pajisje apo pun) dhe lartsia/vlera e kontrats. N t gjitha rastet kontrata duhet ti jepet kontraktuesit q ofron raportin m t favorshm kualitet/mim (tenderin m t leverdishm ekonomikisht). Ju duhet ta merrni vendimin n mnyr transparente, t mundsoni nj gar korrekte n mes kontraktuesve dhe t shmangni konfliktet e interesit me rastin e marrjes s vendimit. Hapi i par n fardo prokurimi, prpara lansimit t procesit, sht t prcaktohet se ka duhet t blihet, qofshin ato pajisje, shrbime apo pun, dhe t vlersohet vlera e prafrt e prokurimit (e cila duhet t jet n prputhje me buxhetin
15
N shum shtete shuma nn t ciln lejohet nj procedur e vetme tenderues sipas procedurave t prokurimit t BEs sht shum m e ult se 10.000 euro, pr shembull 500 euro. N raste t tilla kshillohet zbatimi i rregullave q aplikohen n shtetin tuaj, me fjal tjera t MOS pranohet nj tender i vetm pr shumat mes 500 dhe 10.000 euro, por t zbatohen procedurat vendore m rigoroze pr nj shum t till.
76
e aprovuar). Ju lutem keni parasysh se kontratat e shrbimit mund t prfshijn vetm shrbime (e jo pajisje, apo pun). Kontratat e furnizimit mund t prfshijn edhe shrbimet ndihmse dhe punt q kan t bjn me instalimet. Kontratat e puns mund t prfshijn deri n njfar mase shrbime dhe furnizime. Prfituesi m pas vendos pr llojin e kontrats dhe formn e procedur q do t zbatohet, duke u bazuar n kto informata. Projektet e aprovuara nga IPA apo instrumentet tjera t BE-s n prgjithsi mund t prfshijn tre lloje t prokurimit: Kontratat pr shrbime: Ktu prfshihet angazhimi i ofruesve t shrbimeve, kompanive dhe/ose individve (ekspertve). Kontratat e shrbimeve shfrytzohen n rast t prgatitjes s studimeve t ndryshme, raporteve vlersuese, angazhimit t ekspertt ose trajnerve, shrbimeve t printimit dhe publikimit, prkthimeve, organizimit t konferencave apo ngjarjeve tjera, furnizimeve me ushqime etj. Kontratat pr furnizim: Kto kontrata mbulojn blerjen apo marrjen me qira t pajisjeve. Ktu mund t prfshihen edhe produktet pr instalim dhe mirmbajtje. Kontratat e puns: Kto kontrata mbulojn vetm ekzekutimin apo projektimin edhe ekzekutimin e puns. Me pun nnkuptohet produkti i punve konstruktuese apo inxhinierike si trsi, q sht e mjaftueshme pr t prmbushur nj funksion ekonomik apo teknik. Gjithmon mund t konsultoni Autoritetin kontraktues para lansimit t procedurs s prokurimit pr tu siguruar se jeni duke zbatuar procedurat e duhura. Formulart e thjeshtsuara pr krijimin e dosjes s tenderit pr shrbimet mund t gjenden n web-faqen e BE-s:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm.
Keni parasysh se pr shrbimet n vler m t lart se 200.000, furnizimet mbi 60.000 dhe punt mbi 300.000 duhet prdorur formulart standarde q mund t gjenden n web-faqen e EuropeAid, adresa e s cils sht dhn m posht: Pr shrbime:
Pr furnizime:
Pr pun:
77
M posht sht paraqitur nj prmbledhje e informatave t dhna n seksionet 4, 5 dhe 6 t Aneksit IV t kontrats s zbatueshme n projektet tuaja: Kontratat pr shrbime N vler 10.000 euro ose m pak = Tender i vetm M pak se 200.000 euro = Procedur kompetitive t negociuara pa publikim Kontratat pr furnizim N vler 10.000 euro ose m pak = Tender i vetm M pak se 60.000 euro = Procedur kompetitive pa publikim Kontratat pr pun N vler deri 10.000 euro ose m pak = Tender i vetm M pak se 300.000 euro = Procedur kompetitive pa publikim
N rast t shumave q kalojn kto pragje (dhe pr ndonj aktivitet re-grating), ju lutemi kontaktoni Autoritetin tuaj kontraktues pr ndihm shtes.
2.3.4
Procedurat e prokurimit
T gjitha procedurat e prokurimit kan t prbashkt ndrmarrjen e hapave t mposhtme: Planifikimi i prokurimit ku vendoset pr procedurn q do t zbatohet dhe kohn e lansimit t saj. Ashtu si sht cekur m par, n rast se keni ndonj paqartsi n lidhje me procedurn q duhet zbatuar mund t kontaktoni Autoritetin kontraktues; Lansimi dhe realizimi i prokurimeve t planifikuara sht parapar n kuadr t planit t veprimit. Megjithat, rekomandohet q procedura t filloj n fazat e hershme t zbatimit t projektit, posarisht kur aplikohen procedurat kompetitive t negociuara (n rast se paraqitet nevoja pr ta prsritur procedurn pr shkak t numrit t pamjaftueshm t ofertave, rregullit t origjins, etj.); Lansimi i procedurs s prokurimit procesi i kontaktimit t furnizuesve t zgjedhur dhe drgimi i dosjes s tenderit me specifikimet teknike / termat e referencs; Zgjedhja e tenderve duhet t bhet nga nj komision vlersues q ka t paktn 3 antar me t drejt vote (kurse pr tendert q kan t bjn me prmbushjen e punve t ndryshme, preferohet q komisioni t ket pes antar); Prgatitja e kontrats pr kt qllim rekomandohet prdorimi i formularve t thjeshtsuar t cilt i jan bashkngjitur kontrats, linkun i t cilit mund t gjendet n seksionin e lidhjeve (links) n fund t ktij udhzuesi; Implementimi i kontrats pr t gjitha kontratat furnizuese dhe ato t puns, furnizuesit duhet lshuar certifikata e pranimit t prkohshm dhe prfundimtar (shihni seksionin e linkeve n fund t ktij udhzuesi pr shabllonin).
78
N kuadr t Programit pr bashkpunim ndr-kufitar t instrumentit t IPA-s, n prputhje me kontratat e nnshkruara dhe shumn e prokurimit t aprovuar, ju do ti aplikoni kryesisht dy procedurat e mposhtme: Tenderi i vetm Procedura kompetitive e negociuar Ne ju rekomandojm q t ndiqni praktikat e prezantuara m posht: Tenderi i vetm Kontrata pr shrbime, furnizime apo kryerje t punve n vler deri n 10.000 euro mund t jepet edhe n rastet kur ka vetm nj ofertues. Procedura kompetitive e negociuar Ju prpiloni nj list t kontraktuesve potencial q i plotsojn kriteret minimale t przgjedhjes, kritere kto t cilat i konsideroni t nevojshme pr implementimin e kontrats, dhe ftoni t paktn 3 kontraktues t zgjedhur nga ju t garojn n tender (n rastin m t mire numri i tyre duhet t jet 5 ose 6). Kandidatt ftohen duke u drguar atyre Ftesn pr ofert s bashku me dosjen e tenderit. N fund t procedurs, ju zgjidhni tenderin m t prshtatshm teknikisht: N rast t tenderve pr shrbime, ne sugjerojm t shfrytzohet rregulli 80/20, ngjashm me procedurn e EuropeAid (pr shembull 80% e rndsis i jepet kualitetit dhe 20% mimit); N rast t tenderve pr shrbime apo pun, prparsi i jepet oferts m t lir t prshtatshm. E gjith procedura zhvillohet kshtu: Faza e par: Prgatisni dosjen e tenderit e cila duhet t prmbaj: Termat e referencs (n rastin e kontratave pr shrbime) apo specifikimet teknike (n rastin e kontratave pr furnizim dhe pun); Buxheti maksimal (vetm pr shrbimet); Formularin pr dorzimin e oferts; Kriteret e vlersimit n baz t t cilve do t udhhiqet dhnia e tenderit. Vrejtje: ju mund ti shfrytzoni formulart e thjeshtzuar, ju lutemi shihni seksionin 12.
79
Faza e dyt: Autoriteti kontraktues aprovon dosjen e tenderit (vetm n rastet kur Autoriteti kontraktues e krkon nj gj t till n mnyr specifike; Ftesat e shoqruara me dosjen e tenderit u drgohen kontraktuesve t zgjedhur; Afati i fundit pr dorzimin e ofertave sht minimum 30 dit.
Faza e tret: Bni vlersimin e ofertave t pranuara duke ngritur nj komision vlersues q prbhet nga nj numr tek i antarve me t drejt vote (t paktn tre); Komisioni vlersues prbhet nga kryesuesi - pa t drejt vote, sekretari - pa t drejt vote dhe t paktn tre antar me t drejt vote. Antart q kan t drejt vote duhet t ken kapacitete teknike dhe administrative pr t dhn mendimin meritor pr ofertat. Autoriteti kontraktues ose ITS/OS mund t caktojn ndonj mbikqyrs pr t prcjell n trsi apo pjesrisht mnyrn e veprimit t komisionit vlersues. T gjith antart e komisionit vlersues dhe vzhguesit eventual duhet t nnshkruajn deklaratn e paansis dhe konfidencialitetit; Komisioni vlersues bn rangimin e propozimeve duke u mbshtetur n kriteret e vendosura paraprakisht dhe identifikon ofertn q ofron raportin m t mir kualitet/ mim (n rast t tenderve q kan t bjn me shrbimet) apo mimin m t ult (n rast t tenderve pr furnizim apo kryerje t punve); Prpiloni nj raport vlersues ku shpjegohet procesi n hollsi (linket pr shabllonet standard mund ti gjeni n seksionin e 12-t); Vrejtje e rndsishme: Nse gjat shqyrtimit t ofertave vetm nj tender sht i vlefshm nga ana administrative dhe teknike, kontrata mund ti jepet asaj oferte, me kusht q t jen pranuar t paktn tre oferta dhe t paktn nj tenderues ti plotsoj kriteret e prcaktuara.
Faza 4: (vetm nse Autoriteti kontraktues i projektit tuaj e krkon kt n mnyr specifike) Raporti vlersues me kopjet e t gjitha ofertave t pranuara i dorzohet Autoritetit kontraktues; Autoriteti kontraktues aprovon raportin vlersues.
Faza 5: Lajmrohet kontraktuesi i suksesshm se oferta e tij sht pranuar; Nnshkrimi dhe implementimi i kontrats.
80
Pjesa m e rndsishme e dosjes s tenderit t drguar jan Termat e referencs / Specifikimet teknike q u ofrojn instruksione kontraktorve n lidhje me at q krkohet. Ky dokument bhet aneks i kontrats eventuale dhe udhrrfyes pr kontraktuesin pr implementimin e detyrave t dakorduara. Pr kt arsye dokumenti duhet t jet i plot dhe i detajuar. sht e kshillueshme q me rastin e prgatitjes s tij t konsultohen t gjitha palt e prfshira n projekt, dhe/ose kolegt q punojn n departamentet e specializuara, si sht Departamenti i IT-s, Departamenti i prokurimit/blerjes etj. Ne ju kshillojm q ti ndiqni n mnyr rigoroze procedurat e msiprme sikurse edhe instruksionet tjera t marra nga Autoriteti kontraktues me rastin e aprovimit t planit tuaj t prokurimit. Ju lutemi verifikoni me Autoritetin tuaj kontraktues nse ata dshirojn t prfshihen n procesin e prokurimit (dhe nse po, n ciln faz). Vrejtje e rndsishme: Procedurat e prokurimit n kuadr t procedurs kompetitive t negociuar mund t zgjasin deri n 2 muaj. Kt duhet ta keni parasysh kur planifikoni realizimin e aktiviteteve tjera t projektit.
2.3.5.
Rregulli i origjins
N rastin e furnizimeve, t gjith furnizuesit n ofertn e tyre duhet ta deklarojn origjinn e furnizimeve n tenderin e tyre. Kontraktuesit duhet tia prezantojn prfituesit certifikatn e origjins m s voni me rastin e prezantimit t faturs s par pr pajisje dhe automjete, kur mimi i nj njsie t bler sht m shum se 5.000 euro. Me rastin e prokurimeve nn 5.000 euro, sht e mjaftueshme vetm nj deklarat nga furnizuesi ku theksohet se furnizimet e dorzuara jan prodhuar n nj nga shtetet e pranueshme. Certifikata e origjins duhet t nxirret nga autoritetet kompetente t shtetit t origjins nga vijn furnizimet (Konfirmimi nga Dhoma e tregtis apo deklarimi nga dogana). N rast t ndonj dyshimi, ju lutemi referojuni Autoritetit tuaj kontraktues pr sqarimet e nevojshme. Vrejtje e rndsishme: N baz t kontrats, t gjitha pajisjet duhet t blihen n nj nga shtetet e BE-s, shtetet e Zons Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare pr BE, shtetet q pranojn ndihm nga IPA apo ndonj nga shtetet e Programit t IPA-s pr bashkpunim ndr-kufitar (IPA), ju lutemi konsultoni web-faqen e EuropeAid pr azhurnim specifik.
81
2.3.6.
Rregulli i pranueshmris
Pjesmarrja n procedurat e tenderimit t administruar nga prfituesi sht i hapur dhe me kushte t barabarta pr t gjith personat fizik dhe juridik t shteteve antare t BE-s, shteteve dhe territoreve nga rajonet q shprehimisht jan t cekur dhe/ose lejuar nga rregulloret financiare, legjislacioni baz ose instrumentet tjera q udhheqin programin e ndihms nga i cili financohet granti (pr shembull shtetet nga Zona Ekonomike Evropiane, shtetet kandidate zyrtare pr BE, shtetet q pranojn ndihm nga IPA dhe shtetet e prfshira n kuadr t instrumentit t Programit t IPA-s pr bashkpunim ndr-kufitar). Tenderuesit duhet ta paraqesin n tender shtetsin e tyre dhe t ofrojn dshmit e zakonshme q provojn nacionalitetin e tyre, n prputhje me legjislacionin vendor. Ky rregull nuk vlen pr ekspertt e propozuar nga ofruesit e shrbimeve q marrin pjes n procedurat e tenderimit apo kontratat pr shrbime t financuara prmes grantit. Mos harroni: Parimet dhe rregullat e prgjithshme mbi nacionalitetin dhe origjinn duhet t zbatohen n t gjitha procedurat e prokurimit.
2.4.
AMENDAMENTIMI I KONTRATS
Gjat zbatimit t projektit mund t paraqitet nevoja pr t br ndryshime n grant-kontrat, duke prfshir edhe ndryshime n aktivitete dhe financa. Amendamentimet jan ndryshime t mdha ose t vogla t grant-kontrats dhe duhet t prcaktohen me shkrim n shtesn e kontrats (addendum). Ekzistojn dy forma t modifikimit t kontrats, n prputhje me grant-kontratn e nnshkruar me Autoritetin kontraktues16 (Kushtet e prgjithshme, neni 9): Ndryshimet e buxhetit prej 15% apo m pak, ndryshimi i xhirollogaris bankare, ndryshimi i adress apo ndryshimi i auditorit t zgjedhur; Ndryshimet m t mdha se 15% mes vijave buxhetore, ndryshimet signifikante t planit t veprimit, ndryshimet e partnerve apo zgjatja e periudhs s kontrats.
16
Kushtet e prgjithshme, neni 9.
82
Me rastin e propozimit t ndryshimeve, pavarsisht procedurs s aplikuar, duhet t keni parasysh me sa vijon: Grant kontrata mund t modifikohet vetm brenda afatit kohor t kontrats; Asnj modifikim nuk mund t bhet n mnyr retroaktive; Shuma maksimale e grant-kontrats nuk mund t rritet.
2.4.1.
Amendamentimet prmes shtess (addendum)
Amendamentimet e kontrats n form t shtess prdoren pr: Modifikimin e vijave buxhetore q kalojn 15%; Ndryshimet substanciale t aktiviteteve t planifikuara, nse lejohen nga Autoriteti kontraktues; Ndryshimi i partnerve, nse lejohet nga Autoriteti kontraktues; Zgjatja e periudhs s kontrats: zgjatja e periudhs s implementimit t projektit duhet t krkohet jo m von se nj muaj para prfundimit t kohs pr implementim17. Krkesat pr addendum nuk inkurajohen sepse ato krkojn nj procedur t komplikuar administrative pr aprovim, q merr koh t konsiderueshme. Sidoqoft, nse vlersoni se duhet t shtoni dika, duhet t siguroheni se kjo shtes nuk do t ndikoj n implementimin e prgjithshme t projektit. Ju duhet ti planifikoni paraprakisht ndryshimet q mendoni ti bni n form t adenddumit, sepse pr kt duhet t merrni miratimin e Autoritetit kontraktues (procesi mund t zgjas rreth nj muaj, me kushte q ndryshimet t jen absolutisht t nevojshme dhe t arsyetuara n mnyr adekuate). Keni parasysh se shuma totale dhe prqindja e buxhetit q bashk-financohet nga BE-ja nuk mund t rritet. Dokumentet t cilat duhet ti dorzohen Autoritetit kontraktues prfshijn: Shkresn sqaruese; Propozim buxhetin e modifikuar, (n prputhje me modelin e prshkruar n seksionin 6.2.), n rast t modifikimeve t tilla; Prshkrimi dhe arsyetimi i veprimeve t modifikuara, n rast t modifikimeve t tilla. Para dorzimit t krkess pr shtojc (addendum), ju duhet t kontaktoni Autoritetin kontraktues (apo task menaxherin tuaj) pr konsultime shtes. Pr t
17
Kushtet e prgjithshme, neni 11.1.
83
paraqitur zyrtarisht krkesn pr aprovim nga Autoriteti kontraktues, ju duhet t dorzoni versionin prfundimtar t nnshkruar t letr-krkess bashk me dokumentet mbshtetse pran Autoritetit kontraktues. Autoriteti kontraktues rezervon t drejtn t shtroj pyetje shtes. Shtesa (addendum-i) hyn n fuqi pasi t nnshkruhet nga t dyja palt n kontrat (dhe asnjher nuk sht retroaktive).
2.4.2.
Modifikimet pa shtes t kontrats (addendum)
Re-alokimi i aprovuar sht nj form e amendamentimit t grant-kontrats q mund t prdoret pr ndryshimet e mposhtme: Realokimet e buxhetit: transferi n mes t linjave brenda t njjts vij kryesore buxhetore, transferi n mes vijave kryesore buxhetore me variacionin prej 15% ose m pak nga shuma e prcaktuar fillimisht (apo si sht modifikuar me addendum) sipas secils vij kryesore buxhetore pr shpenzimet e pranueshme. Kjo metod (e ashtuquajtura rregulli 15%) nuk mund t prdoret pr ndryshuar vijat buxhetore pr shpenzimet administrative apo shpenzimet e rezervave (contingency reserve); Ndryshimi i adress s projektit; Ndryshim i xhirollogaris s projektit; Ndryshimi i auditorit. Vrejtje e rndsishme: Rregulli 15% mund te zbatohet vetm nj her n t njjtn vij buxhetore, prandaj duhet t shqyrtohet vetm pr 6-7 muajt prfundimtar t projektit. Nse dshironi t bni ndryshime n fazat m t hershme t projektit tuaj (ndryshimet n rezultate, ndryshime substanciale n aktivitete) duhet t prgatisni krkesn pr addendum (shihni 6.1.). Me qllim t zbatimit t ksaj procedure pr modifikimin e kontrats, ju duhet t dorzoni te Autoritetit kontraktues: Shkresn informuese ku prshkruhen arsyet pr ndryshimet e propozuara (do krkese pr modifikim duhet t mbshtetet me argumente t mjaftueshme). Dokumentet mbshtetse:
84
a) Propozimi i buxhetit t modifikuar (ju lutem shihni modelin m posht) ose; b) Formularin e ri identifikues financiar ose; c) Detajet kontaktuese t kompanis s auditimit t zgjedhur s fundi. Ju duhet t kontaktoni Autoritetin kontraktues prpara prgatitjes s letrs informuese pr ta informuar Autoritetin kontraktues pr amendamentet e prmendura ktu (adresa e projektit, xhirollogaria e projektit, t dhnat kontaktuese t auditorit t ri, rregulli 15%), posarisht kur propozoni realokimet buxhetore dhe t informoni AK pr ndryshimet e planifikuara. Ju lutemi keni parasysh se Autoriteti kontraktues rezervon t drejtn t shtroj pyetje shtes. Edhe pse nj gj e till dekurajohet, n fazat e hershme t implementimit t projektit nuk nevojitet asnj aprovim formal pr ndryshimet e prmendura m posht kur zbatohet rregulli fleksibil i 15 pr qindshit. Shembull: Variacionet e buxhetit prej 15% apo m pak. Ashtu si sht thn tashm me rastin e krkess s modifikimit t buxhetit prej 15% ose m pak, ju duhet t prgatisni: Shkresn informuese q ofron argumente t mjaftueshme pr ndryshimin e propozuar. Argumenti m i prdorur sht prdorimi i kursimeve n kuadr t vijave t caktuara buxhetore, me qllim t prmirsimit t aktiviteteve tjera, si sht vizibiliteti i projektit/ shpenzimet e udhtimit/ blerja e pajisjeve shtes; Propozim buxheti i modifikuar, ku prfshihen buxheti origjinal dhe ndryshimet e propozuara.
Ju lutem gjeni m posht nj model t buxhetit t modifikuar:
85
Aneksi B. Buxheti i projektit
BUXHETI ORIGJINAL Vlera e njsis # Nj- (n sia euro) shpenzimet (n euro)2
Buxheti i modifikuar #e njsive Vlera e njsis (n euro) shpenzimet (n euro)2
Shpenzimet 4. Zyra lokale/ shpenzimet e projektit 4.1 Shpenzimet pr automjete 4.2 Qiraja e zyrs 4.3 Harxhimet furnizimet e zyrs 4.4 Shrbimet tjera (tel/fax, rryma/ ngrohja/mirmbajtja) Subtotali pr Zyrn lokale/Shpenzimet e veprimit 5. Shpenzimet, shrbimet tjera 9 5.1 Publikimet 5.2 Studimet, hulumtimet (50 dit) 5.3 Shpenzimet e auditimit 5.4 Vlersimi prfundimtar 5.5 Prkthimet e shkruara apo gojore 5.6 Shrbimet financiare (shpenzimet e garancis bankare etj.) 5.7 Shpenzimet e konferencave/ seminrve 10 5.8 Veprimtarit e vizibilitetit Subtotali: Shpenzimet, shrbimet tjera N TOTAL
Njsia
Njsia
N muaj N muaj N muaj N muaj
12
250
3,000 -
N muaj N muaj N muaj N muaj
12
250
3,000 -
12
100
1,200
11
100
1,100
12
150
1,800
12
150
1,800
6,000
5,900
Pr ekzemplar Pr studim Pr auditim Pr reportin Pr dit
2000 2 1 1 35
1 1800 2800 1200 80
2,000 3,600 2,800 1,200 2,800
Pr ekzemplar Pr studim Pr auditim Pr reportin Pr dit
2300 2 1 1 26
1 1800 2800 1200 75
2,300 3,600 2,800 1,200 1,950
pr muaj Pr ngjarje
12
50
600
pr muaj Pr ngjarje
12
50
600
700
700
700
1,400
13,700 19,700
13,850 19,750
Vrejtje: Ky sht nj shembull i realokimit t vogl t buxhetit.
86
Duke u nisur nga fakti se suksesi i prgjithshm i projektit matet jo vetm nga rezultatet e arritura, por edhe nga mnyra e shfrytzimit t mjeteve financiare n dispozicion, ju duhet t shqyrtoni me seriozitet realokimin e fondeve n mes vijave t ndryshme buxhetore n rast t kursimeve substanciale. Rregulli 15 pr qind mund t aplikohet vetm nj her n t njjtn vij buxhetore. Prandaj nga ju krkohet q ti njihni mir shpenzimet e prgjithshme t buxhetit dhe t planifikoni realokimet e buxhetit n gjysmn e dyt t implementimit t projektit. Do t ishte ideale sikur nj letr me realokimet e ktilla t buxhetit, n kuadr t rregullit 15 pr qind, t hartohet 6 muaj prpara dats s skadimit t kontrats kjo do tju oforj koh t mjaftueshme pr ti kompletuar aktivitetet shtes. Vrejtje e rndsishme: Ju duhet ta dorzoni shkresn informuese s bashku me anekset n KE; Variacionet/realokimet maksimale t lejuara n mes t dy vijave buxhetore jan 15%; realokimet brenda t njjts vij buxhetore mund t kalojn 15 %; Rregulli 15% mund t aplikohet vetm nj her n t njjtn vij buxhetore; Asnj fond q nuk sht parapar n buxhetin prfundimtar t aprovuar nuk mund t realokohet n kuadr t rregullit 15 % (pr shembull, nse vija buxhetore nuk sht prmendur n buxhetin origjinal); Rregulli 15% nuk mund t aplikohet n shpenzimet administrative apo shpenzimet rezerv (contingency reserve); Pr amendamentimet e tilla nuk nevojitet aprovim formal.
87
ANEKSI 1. UDHRRFYES PRAKTIK PR TAKSAT N KOSOV

HYRJE
Administrata Tatimore e Kosovs sht Autoriteti i vetm q merret me administrimin e taksave, i cili nxjerr rregullore t prgjithshme administrative t cilat jan detyruese si pr Administratn tatimore t Kosovs ashtu edhe pr taksapaguesit. ATK siguron zbatimin uniform t ligjeve dhe rregulloreve q kan t bjn me taksat. Rregulloret n fjal duhet t prcaktojn prgjegjsin e Administrats Tatimore t Kosovs. Kto prgjegjsi kan t bjn me administrimin e taksave n nivel qendror (qeveri), si jan TVSH-ja mbi bizneset lokale, tatimet n t ardhurat individuale, tatimet n t ardhurat e korporatave dhe kontributet personale. do rregullore prmban udhzime pr ta lehtsuar zbatimin e saj. Ndryshimet dhe azhurnimet e shpeshta t legjislacionit tatimor n Kosov dhe zgjerimi i skems s tatimeve ofrojn mundsi pr arritjen e praktikave m t mira n fushn fiskale. Ky manual sht hartuar me qllim q t ofroj njohuri themelore mbi zbatimin e ligjeve tatimore n Kosov, posarisht pr organizatat joqeveritare q veprojn n Kosov dhe i njjti nuk ka fuqi ligjore, por ka karakter shpjegues dhe informues.
INFORMACIONE T PRGJITHSHME PR TATIMET N KOSOV

Personat t cilt pretendojn t merren me aktivitet ekonomik n Kosov, duhet ta regjistrojn biznesin apo degn e biznesit n Zyrn e Regjistrimit t Bizneseve, n prputhje me ligjin numr 02/L-123. Kjo rregullore ka pr qllim krijimin e mundsive pr themelimin e shoqrive tregtare fitimprurse n Kosov, t caktoj pronsin, prgjegjsit dhe kompetencat pr t vendosur lidhur me to; mnyrat dhe procedurat pr prfundimin dhe likudimin e tyre; t drejtat dhe detyrimet qe u takojn; dhnien e kompetencave dhe autorizimeve personave prgjegjs dhe organeve prkatse (dhe pasuesve te tyre) pr zbatimin e dispozitave t ksaj rregulloreje. Ky ligj rregullon vetm shoqrit tregtare fitimprurse. Vendi pr t marr certifikatn e regjistrimit pr t zhvilluar aktivitet ekonomik sht zyra pr Regjistrimin e Bizneseve n Ministrin e Tregtis dhe Industris. Ligji 03/L-222 parash kushtet e regjistrimit n administratn tatimore dhe pajisjen me numr fiskal para fillimit t ndonj aktiviteti ekonomik. do OJQ sht e
88 MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE - SHTJET FINANCIARE
obliguar q pasi t pajiset me certifikat t regjistrimit nga Zyra e Regjistrimit t OJQ-ve, t aplikoj n ATK pr tu pajisur me numr fiskal tatimor. Personat q dshirojn t merren me veprimtari jo fitimprurse mund t regjistrojn Organizata t cilat nuk kan pr qllim fitimin, por merren ekskluzivisht me aktivitete n interes t prgjithshm t publikut, pra, kta persona mund t regjistrojn nj Organizat joqeveritare(OJQ), aktivitetet e s cils do t jen n interes t publikut. OJQ-t n Kosov mund t themelohen n prputhje me ligjin numr 03/L-222 dhe mund t regjistrohen n zyrn e autorizuar pr regjistrimin e OJQ-ve, n Ministrin e Shrbimeve Publike. Meqense OJQ-t gzojn statusin e personit juridik dhe kan t drejtn ligjore pr t ushtruar veprimtarin e tyre n Kosov, ato n disa raste do t prballen me legjislacionin tatimor. Prandaj, prmes ktij doracaku do t prpiqemi t japim disa shpjegime t cilat shpresoj se do t ju ndihmojn q aktivitetet e OJQve tuaja t jen n pajtueshmri me ligjet tatimore. Cilat jan llojet e bizneseve q mund t krijohen n Kosov? (Ligji numr 02/123 Mbi themelimin e shoqrive tregtare n Kosov) Llojet e bizneseve (shoqrive tregtare) n Kosov mund t jen: - Ortakrit e prgjithshme, - Ortakrit e kufizuara, - Shoqrit me prgjegjsi t kufizuara, - Shoqrit aksionare, - Njsit e prhershme t personave jo-rezident, - Ndrmarrjet personale apo bizneset individuale Cilat jan tatimet mbi bizneset dhe organizatat tjera? Ekzistojn nj numr i tatimeve q vlejn pr bizneset, varsisht nga lloji i entitetit, statusi dhe qarkullimi vjetor q realizon biznesi. Tatimet e zbatuara q administrohen nga Administrata Tatimore jan: - Tatimi n t ardhurat e korporatave (Ligji numr 03/L-162) - Tatimi n t ardhurat personale (Ligji numr 03/L-161) - Tatimi mbi vlern e shtuar (Tatimi mbi konsumin) (Ligji numr 03/L-146) Bazuar n Rregulloren numr 2005/20 mbi Pensionet n Kosov, Administrata Tatimore e Kosovs sht gjithashtu agjencia e autorizuar e Trustit t Kursimeve Pensionale t Kosovs pr mbledhjen e kontributeve pensionale.
Knd e obligon tatimi n t ardhurat e korporatave? Sipas Ligjit numr 03/L-162 tatimi n t ardhurat e korporatave aplikohet ndaj: - Organizatave biznesore - korporatave (ku bjn pjes entitetet juridike joindividuale SH.P.K, SH.A) - Njsit e prhershme t personave jo-rezident, - Ndrmarrjet publike, - Ndrmarrjet shoqrore. Organizatat jo-qeveritare (OJQ) Kjo sht e liruar sipas nenit 3, Ligji numr 03/L-162 T ardhurat e korporatave t liruara nga tatimi (Neni 7, Ligji numr 03/L-162) T ardhurat e organizatave t regjistruara sipas legjislacionit pr regjistrimin dhe veprimtarin e organizatave joqeveritare t cilat e kan fituar dhe mbajtur statusin e prfituesit publik, me kusht q t ardhurat t shfrytzohen pr qllime t prfitimit publik; T ardhurat e Banks Qendrore t Kosovs dhe institucioneve financiare qeveritare ndrkombtare t lejuara dhe autorizuara pr t vepruar n Kosov; Dividendt e realizuara nga prfaqsuesit rezident dhe jo-rezident; Interesi nga instrumentet financiare i lshuar apo garantuar nga nj autoritet publik i Kosovs, i paguar pr tatimpagues rezident dhe jo-rezident; T ardhurat e religjioneve t pranuara n Kosov pr ushtrimin e aktiviteteve t veanta pr vet mbshtetje, si p.sh. prodhimi i rrobave fetare, klerike, skalitja n dru, mjeshtria e marangozit dhe produktet bujqsore tradicionale, n pajtueshmri me ligjet e aplikueshme pr religjione n Kosov. T ardhurat e kontraktorve primar ose nnkotraktorve, prve personave vendor, t realizuara nga kontratat pr furnizim me mallra dhe shrbime t Kombeve t Bashkuara, agjencive t specializuara t Kombeve t Bashkuara, KFOR-it etj; T ardhurat e kontraktorve primar ose nnkontraktorve, prve personave vendor, t realizuara nga kontratat me qeverit e huaja, organet dhe agjencit e tyre, Bashkimin Evropian, agjencit e specializuara t Bashkimit Evropian, Banks Botrore, Fondit Monetar Ndrkombtar dhe organizatat ndrkombtare ndrqeveritare pr furnizimin me mallra dhe shrbime, n mbshtetje t projekteve dhe programeve pr Kosovn.
90
T ardhurat e Banks Qendrore t Kosovs dhe t institucioneve qeveritare ndrkombtare t lejuara dhe autorizuara pr t vepruar n Kosov: 1. Fondi Ndrkombtar Monetar (FMN) 2. Banka Botrore- Banka Ndrkombtare pr Rindrtim dhe Zhvillim (IBRD) dhe Asociacioni Ndrkombtar pr Zhvillim (IDA) 3. Korporatat Ndrkombtare pr Financim (IFC) dhe antart e tjer t Grupit t Banks Botrore. 4. Komisionit Evropian (EC) 5. Banka Evropiane pr Rindrtim dhe Zhvillim (EBRD) 6. Banka Evropiane pr Investim (EIB) 7. Banka Ndr-Amerikane pr Zhvillim(IADB) 8. Banka Aziatike Pr Zhvillim (ADB) 9. Banka Afrikane pr Zhvillim (AFDB) 10. Fondi Ndrkombtar pr Zhvillimin e Bujqsis(IFAD) 11. Banka Islamike pr Zhvillim (IDB) A tatohen t ardhurat e realizuara nga OJQ-t? JO. N parim t ardhurat e realizuara nga OJQ-t jan t liruara nga tatimi. Neni 7 i Ligjit numr 03/L-162 i ka liruar nga tatimi t ardhurat e realizuara nga OJQ-t e regjistruara sipas legjislacionit pr regjistrimin dhe funksionalizimin e organizatave si organizata joqeveritare, t cilat e kan fituar dhe mbajtur statusin e prfituesit publik, me kusht q t ardhurat t shfrytzohen vetm pr qllime t prfitimit publik. Cilat jan pasojat nse konstatohet se t ardhurat e nj OJQ-je nuk jan shfrytzuar pr prfitim publik? Neni 33 i Ligjit numr 03/L-162, i ka parapar edhe rastet kur nj OJQ kryen aktivitete dhe krijon t ardhura t cilat mund tì shmangen qllimit pr t cilin jan t regjistruara. N kto raste t ardhurat e OJQ-s q nuk jan shfrytzuar pr prfitim publik do t tatohen duke aplikuar rregullat e prcaktuara me Ligjin n t ardhurat e korporatave. Neni 33 gjithashtu i jep t drejtn ATK-s q t auditoj nj OJQ dhe t prcaktoj nse ekziston fitimi n prputhje me profilin e OJQ-s si organizat joftimiprurse. Udhzimi administrative 14/2010 prfshin edhe rastet e fitimeve t shtuara t OJQ-ve.
Mbajtja e tatimit n burim pr personat jo-rezident q ofrojn shrbime n Kosov (Neni 31, Ligji numr 03/L162) N rastet kur nj person jo-rezident i cili nuk ka njsi t prhershme n Kosov ofron shrbime n territorin e Kosovs, ju duhet t aplikoni ndaljen e tatimit n burim duke zbatuar shkalln prej 5% nga pagesa bruto dhe t njjtn ta transferoni n llogarin e prcaktuar nga ATK-ja pr buxhetin e Kosovs. (Kjo rregull vlen vetm pr personat q gjate periudhs fiskale realizojn te ardhura mbi 5,000.00 euro. Tatimi i ndalur n burim n t ardhurat e realizuar n Kosov do t jet tatimi prfundimtar pr personin jo-rezident Ju duhet tì pajisni kta persona me certifikat tatimore, me qllim q tìu mundsoni t shmangin tatimin e dyfisht n vendin ku personi sht rezident. Shrbimet e punsimit t ofruara n Kosov nga personat jo-rezident nuk i nnshtrohen ksaj mnyre t tatimit, sepse t ardhurat e tyre tatohen me tatim n paga, si sht prcaktuar me Ligjin mbi t ardhurat personale n Kosov. Raportimi i t dhnave pr blerjet mbi 500.00 euro. (Neni 47, Ligji numr 03/L-222) OJQ-t dhe tatimpaguesit tjer duhet t dorzojn n Administratn Tatimore raportin pr t gjitha blerjet e bra q kalojn vlern mbi 500.00 euro gjat vitit kalendarik (periudhs tatimore) Raporti duhet t prmbaj emrtimin e shitsit, numrin fiskal t shitsit dhe shumn totale t t gjitha blerjeve pr secilin furnitor-shits ndarazi. Ky raport duhet t dorzohet n ATK me s voni deri m 31 mars t vitit pasues pr blerjet e vitit paraprak. Mos dorzimi i ktij raporti pason me ndshkim me gjob si sht prcaktuara me Ligjin mbi procedurat tatimore numr 02/L-222 A duhet OJQ-t ti deklarojn t ardhurat e tyre? (Neni 34, Ligji numr 03/L-162) PO. Pavarsisht se t ardhurat e OJQ-ve jan t prjashtuara nga tatimi, meqense me kt ligj ato trajtohen tatimpagues duhet t dorzojn n ATK deklaratn mbi t ardhurat e korporatave (OJQ-t n kt rast). Gjithashtu, deklarats prfundimtare duhet tì bashkngjiten pasqyrat financiare t prpiluara konform Standardeve t kontabilitetit t Kosovs.
Cili sht afati pr dorzimin e deklarats tatimore pr t ardhurat vjetore? (Neni 34, Ligji numr 03/L-162) Afati i fundit pr dorzimin e deklarats tatimore vjetore sht 31 marsi i vitit pasues.
ANEKSI 2. TATIMI N T ARDHURAT PERSONALE

ka sht tatimi n t ardhura personale dhe cilat burime t t hyrave i prfshin? (Neni, 7 Ligji numr 03/L-161) Tatimi n t ardhura personale, i cili ka hyr n fuqi m 1 prill t vitit 2002, ka tatuar vetm pagat. Q nga 1 janari i vitit 2005 tatimi sht m gjithprfshirs dhe taton edhe burime tjera t t ardhurave. Nga data 01.01.2010 ky tatim administrohet bazuar n Ligjin numr 03/L-161, Pr tatimin n t ardhurat personale n Kosov. T ardhurat t cilat tatohen me kt ligj jan me sa vijon: - Pagat, - T ardhurat nga aktivitet biznesore, - T ardhurat nga qiraja, - Lojrat e fatit, - Dividendt, - Interesi, - Fitimet kapitale, dhe - do e ardhur tjetr q rrit pasurin neto t tatimpaguesit. Kush sht tatimpaguesi n t ardhura personale dhe cili sht objekti i tatimit? Sipas ligjit mbi TAP numr 03/L-161, tatimpaguesit jan personat fizik, personat q banojn (rezidentt) apo q nuk banojn (jo rezident) n Kosov t cilt pranojn ose krijojn t ardhura bruto n trritorin e Kosvs Objekt i tatimit pr tatimpaguesit banor (rezident) jan t ardhurat e krijuara n Kosov dhe burimi i t ardhurave nga jasht (p.sh. angazhimet n cilsi t konsulentit). Objekt i tatimit pr tatimpaguesit q nuk jan banor (jo-rezident) jan t ardhurat e tatueshme t realizuara n Kosov.
93
ANEKSI 2a. PYETJE-PRGJIGJE DHE SHEMBUJ T TATIMIT N T ARDHURAT PERSONALE NGA PAGAT
(Neni 9, Ligji numr 03/L-161) ka jan t ardhurat bruto nga paga? Prgjigje: T ardhurat bruto sipas Ligjit numr 03/L162 Mbi t ardhurat personale n Kosov prfshijn t gjitha t ardhurat e marra ose arktuara n formn e pagave gjat periudhs tatimore; T ardhurat bruto nga pagat prfshijn, por nuk limitohen vetm n: rrogat e paguara nga ose n emr t pundhnsit pr punn e br nga i punsuari sipas udhzimeve t pundhnsit; Bonuset, komisionet, dhe forma t tjera kompensimi q nj pundhns ose dikush tjetr n emr t pundhnsit i paguan t punsuarit mbi rrogn; T ardhurat e fituara sipas kontratave pr pun t prkohshme; Pensionet dhe t ardhurat t tjera t paguara nga pundhnsi i mparshm ose nga qeveria (pensionet dhe pagasat sociale q paguhen nga qeveria jan t prjashtuara pagesa e TAP sipas nenit 8, paragrafit 1.14 t ligjit 03/L-162); T ardhurat nga nj punsim i ardhshm, si p.sh. nj bonus pr nnshkrimin e kontrats; Premi-sigurimi q pundhnsi paguan pr nj t punsuar. Faljen e borxhit ose obligimit t punsuarit ndaj pundhnsit. Pagesn e shpenzimeve personale t t punsuarit; dhe benifitet n natyr q nj pundhns i jep t punsuarit, e cila tejkalon shumn minimale t specifikuar n udhzimin administrativ. Kush sht i obliguar t paguaj tatimin n t ardhurat personale nga pagat? Prgjigje: T gjith individt, rezident dhe jo rezident, q ofrojn shrbime punsimi dhe q fitojn t ardhura nga pagat n Kosov, konsiderohen t punsuar dhe jan t obliguar t paguajn tatimin n t ardhurat personale nga pagat, prve t punsuarve t huaj si jan t prcaktuara n Nenin 8, t Ligjit numr 03/L-161 Mbi Tatimin n t Ardhurat Personale n Kosov
94
far hapash duhet ndrmarr n fillim t punsimit? (Neni 38, Ligji numr 03/L-161) Prgjigje: Secili i punsuar, pavarsisht a punon pr nj apo m tepr pundhns, obligohet t caktoj pundhnsin kryesor, duke plotsuar formularin pr caktimin e pundhnsit kryesor brenda 15 ditve nga data e fillimit t puns. Kt formular duhet ta drgoj n Zyrn e Shrbimeve t Tatimpaguesve n Administratn Tatimore t Kosovs. Pundhnsit t cilt nuk jan t zgjedhur si pundhns kryesor nga i punsuari i tyre, do t trajtohen si pundhns sekondar (dytsor) pr shtjen tatimore. a) Pundhnsit kryesor duhet t mbajn llogarin, t ruajn burimet dhe t paguajn tatimin sipas grupimeve t pagave dhe shkallve tatimore n baz t t dhnave n tabel vijuese: 0 - 80 80 - 250 250 - 450 Over 450 0% 4% 8% 10%
b) Pundhnsit sekondar: duhet ta llogarisin (ti mbajn burimet n baza mujore) dhe t paguajn tatimin, n shkalln maksimale prej 10% t pags. Kush sht i obliguar t kontribuoj pr kursimet pensionale? Prgjigje: T gjith t punsuarit, q jan banor (rezident) t prhershm t Kosovs jan t obliguar ti paguajn kontributet pr kursime pensionale. Gjithashtu edhe pundhnsit jan t obliguar q pr t punsuarit e tyre rezident t paguajn nj shum t caktuar t kontributeve pensionale. (Rregullorja numr 2005/20 Mbi kontributet pensionale n Kosov) Programi i kursimeve pensionale mbulon t gjith puntort vendor n Kosov. Meqense OJQ-t trajtohen pundhns po ashtu duhet tu prmbahen rregullave t prcaktuara pr kontribute pensionale, si do pundhens tjetr n Kosov. Sa sht obligimi pr t kontribuar pr kursime pensionale? (Neni 32, Rregullorja numr 2001/35) Prgjigje: Pundhnsi (si ai primar ashtu edhe ai sekondar) duhet t kontribuoj n shumn prej 5% t pagave bruto t t gjith puntorve. Njkohsisht, pu-
95
ndhnsi duhet t mbaj n burimet e tij edhe 5% t pags bruto t puntorit, dhe ti paguaj ato menjher n form t kontributeve pensionale. Q t dy, si pundhnsi ashtu edhe puntori, mund t ngrisin vullnetarisht shumn e kontributit deri n 10%. Kontributi i kombinuar, pra prqindja e puntorit dhe pundhnsit, nuk mund t jet m e vogl se 10%, por as m e madhe se 30%. Vetm kontributi i t punsuarit do t jet i zbritshm pr qllime tatimore nga paga e tij/saj, ndrsa kontributi i pundhnsit do t jet shpenzim i zbritshm pr qllime tatimore t pundhnsit. Kur sht afati pr transferimin e kontributeve pensionale ne llogarin e Trustit t kursimeve pensionale? (Neni 38, Ligji numr 03/L-161) Pagesa e kontributeve pensionale duhet t bhet brenda 15 ditve t muajit pasues, pr muajin paraprak, prmes pasqyrs mujore pr kontributet e ndalura n burim nga pagat, ndrsa raportimi n ATK duhet t dorzohet n baza tremujore ose prmes mnyrs elektronike direkt n Trustin e kursimeve pensionale. Si t bhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit n t ardhurat personale nga pagat? Prgjigje: Se si bhet llogaritja e kontributeve pensionale dhe tatimit n t ardhurat personale m konkretisht do t njoftohemi nga shembujt n vijim: SHEMBULLI 1: Nj i punsuar punon vetm te nj pundhns dhe at e ka zgjedhur si pundhns kryesor kur ka plotsuar dhe dorzuar formularin adekuat pr caktimin e pundhnsit kryesor n Administratn Tatimore t Kosovs. Nse supozojm se: Paga e tij/saj mujore sht 450 Shpenzimet e transportit (personale) 22 Shpenzimet e ushqimit dhe pijeve 66 T ardhurat mujore bruto 538 Llogaritja mujore e kontributeve pr kursimet pensionale dhe tatimit n t ardhurat personale sht si m posht:
96
T ardhurat e tatuara = T ardhurat bruto zbritjet e lejueshme (Kontributet e t punsuarit) 538 x 5% (Kontributet e pundhnsit) = 26,90 538 x 5% (Kontributet e t punsuarit) = 26,90 538 (t ardhurat bruto) 26,90 (kontributet e t punsuarit) = 511,10 T ardhurat e tatueshme gjithsej 511.10 0.00 - 80,00 = 80,00 x 0% = 0.00 80,00 - 250,00 = 170,00 x 4% = 6,80 250,00 - 450,00 = 200,00 x 8% = 16,00 450,00 - 511,10 = 61,10 x 10% = 6,11 ________________________ Tatimi mujor n total = 28,91 Llogaritja vjetore e kontributeve pr kursimet pensional dhe tatimit n t ardhurat personale nga pagat sht si m posht: Supozohet q paga gjat vitit sht njjt. T ardhurat mujore bruto 538,00 x 12 (muaj) = 6.456,00 T ardhurat/bruto vjetore 6.456,00 x 5% (kontributet e t punsuarit) = 322,80 T ardhurat e tatuara = T ardhurat bruto zbritjet e lejueshme T ardhurat e tatueshme = 6.456,00 - 322,80 . T ardhurat e tatuara = 6.113,20 0.00 - 960,00 = 960,00 x 0% = 0.00 960,00 - 3.000,00 = 2.040,00 x 4% = 81.60 3.000,00 - 5.400,00 = 2.400,00 x 8% = 192.00 5.400,00 6.133,20 = 733,20 x 10% = 73.32 ________________________ Obligimi tatimor vjetor n total = 346,92 SHEMBULLI 2 Nj i punsuar punon pr dy pundhns. Njrin prej tyre e ka zgjedhur pundhns kryesor, ndrsa tjetri trajtohet si pundhns sekondar. Te pundhnsi q ka zgjedhur si pundhns kryesor, paga e tij ka qen 300,00 , kurse te pundhnsi sekondar ka qen 100,00
97
Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit n t ardhurat personale nga pundhnsi kryesor sht: 300 x 5% (kontributet e pundhnsit) = 15 300 x 5% (kontributet e t punsuarit) = 15 T ardhurat e tatuara = T ardhurat bruto zbritjet e lejueshme 300 - 15 (kontributet e t punsuarit) = 285 0 - 80 = 80 x 0% =0.00 80 - 250 = 170 x 4% = 6.80 250 - 285 = 35 x 8% = 2.80 Tatimi mujor ne total = 9.60 Llogaritja mujore e kontributeve pensionale dhe tatimit n t ardhura personale nga pundhnsi sekondar sht: 100 x 5% (kontributet e pundhnsit) = 5 100 x 5% (kontributet e t punsuarit) = 5 T ardhurat e tatuara = T ardhurat bruto zbritjet e lejueshme 100.00 t ardhura bruto 5.00 (kontributet e t punsuarit) = 95.00 t ardhura t tatueshme 95.00 t ardhura t tatueshme x 10% = 9.50 totali i tatimit mujor Llogaritja vjetore e kontributit pr kursime pensionale sht si m posht: T ardhurat bruto nga pundhnsi kryesor T ardhurat bruto vjetore 4.800.00 - 240,00 = 4.560,00 4.800,00 - 240,00 (kontributet e t punsuarit) = 4.560,00 T ardhurat e tatueshme = 4.560,00 0.00 - 960.00 = 960.00 x 0% = 0.00 960,00 - 3.000.00 = 2.040.00 x 4% = 81,60 3.000,00 - 4.560,00 = 1.560.00 x 8% = 124,80 Totali:206.40 Nga llogaria mujore shihet se ky i punsuar te pundhnsi, q e ka zgjedhur pundhns kryesore, ka paguar 180,00 kontribute, po ashtu 180.00 ( 15 x 12 muaj) ka paguar pundhnsi i tij, si dhe 115.20 ( 9.60 x 12 muaj ) i sht mbajtur tatimi n burim
300,00 x 12 muaj =3.600,00 400,00 x 12 muaj = 4.800,00
T ardhurat bruto nga pundhnsi sekondar 100,00 x 12 muaj = 1.200,00 4.800.00 x 5 % kontributet e t punsuarit = 240,00
Te pundhnsi sekondar i punsuari ka kontribuar 60.00 (5.00 x 12 muaj), kurse tatimi i sht mbajtur n burim n vlern prej 114.00 (9.5.00 x 12 muaj .) Tatimi i mbajtur n burim gjat periudhs tatimore 229.20. Obligimi tatimore pr t ardhurat vjetore nga pagat 206.40 22.80 (parapagim) N kt rast i punsuari sht i obliguar t dorzoj deklaratn tatimore dhe ka mundsi q parapagimin prej 22.80 ta rimbursoj, ose ta ket si parapagim pr ndonj kst n t ardhmen. Secili pundhns duhet ta pajis punonjsin e tij me certifikat tatimore pr kontributet pensionale dhe tatimin e mbajtur n burim m s voni deri m 1 (nj) mars t vitit pasues pr kontributet dhe tatimet t mbajtura n burim gjat pagess s pagave pr vitin paraprak. Po ashtu deri m 31 Janar t vitit pasues pundhnsi duhet t dorzoj n ATK listn prmbledhse vjetore pr tatimin e mbajtur dhe kontributet pensionale t mbajtura n burim pr t gjith t punsuarit e tij pr vitin paraprak. Cilat jan obligimet e OJQ-ve pr ndaljen e tatimit n burim pr qirat e paguara? (Neni 31,Ligji 03/L-162) Cilat jan obligimet e OJQ-ve me rastin e pages s qirave pr ndrtesat t cilat i shfrytzojn? OJQ-t q paguajn qira pr objektet e marra n shfrytzim, duhet t ndalin tatim n burim n shkalln prej 9% nga pagesa bruto e qiras, prve pr rastet kur qiradhnsi dshmon se sht i liruar nga tatimi. T njjtin tatim duhet ta transferojn n buxhetin e Kosovs, brenda 15 ditve t muajit pasues. N rastet kur qiradhnsi nuk sht tatimpagues, OJQ-t nuk kan obligim t ndalin tatim n burim me rastin e pagess s qiras. SHEMBULLI 1. Qiradhnsi nuk sht deklarues i TVSH-s Qiraja mujore sht 500,00 euro (Qiradhnsi nuk sht deklarues i TVSH-s) 500,00 x 9%= 45.00 (tatimi i mbajtur n burim dhe i transferuar n buxhet) 455.00 euro (neto pagesa pr qiradhnsin)
99
SHEMBULLI 2. Qiradhnsi sht deklarues i TVSH-s dhe faturon me TVSH Qiraja mujore 500,00 + 80 TVSH = 580,00 Total 500.00 x 9% = 45,00 (tatimi i ndalur n burim) 500.00 45 = 455.00 455.00+80 TVSH= 535.00 (neto pagesa pr qiradhnsin) Cilat procedura tjera duhet ti zbatoj OJQ-ja n lidhje me tatimin e mbajtur n burim pr qirat e paguara? (Neni 30, Ligji numr 03/L-162) 1./ OJQ-ja duhet ta pajis qiradhnsin me certifikat tatimore pr qirat e paguara dhe tatimin e mbajtur n burim, gjat periudhs tatimore (vitit kalendarik), m s voni deri m 1 mars t vitit Pasues. 2./ OJQ-ja duhet q m s voni deri m 31 janar t vitit pasues ta dorzoj n Administratn Tatimore nj list prmbledhse tatimore pr qirat e paguara dhe tatimin e mbajtur n burim, gjat vitit kalendarik paraprak.
ANEKSI 2.b. KA SHT TATIMI N VLERN E SHTUAR?

(Ligji numr 03/L-146) Tatimi n vlern e shtuar (TVSH) sht tatimi mbi konsumin dhe ka filluar t aplikohet n importe dhe furnizimet vendore te mallrave dhe shrbimeve q nga 1 korriku i vitit 2001 (sipas Rregullores s UNMIK-ut numr 2001/11 Mbi Tatimin n Vlern e Shtuar e cila u ndryshua me Rregulloren e UNMIK-ut numr 2002/17 dhe 2004/35) dhe s fundmi me Ligjin numr 03/L-146, aplikohet n shkall 16%. Ligji 03/L-146 ka hyr n fuqi m 1 korrik 2010. Personat t cilt duhet t regjistrohen si persona t tatueshm pr qllime t TVSH- jan ata me qarkullim vjetor mbi 50,000 (dhe ata q jan nn kt prag, por zgjedhin t jen deklarues t TVSH-s). Kta persona do t zbatojn dhe vjelin TVSH-n e llogaritur nga blersit apo konsumatort e tyre dhe do t marrin nj kreditim t tatimit t zbritshm pr TVSH-n e paguar n importet dhe blerjet vendore t tyre. Formulart e deklarimit t TVSH-s duhet t plotsohen do muaj. Aty ku tatimi i zbritshm i TVSH-s se krkuar tejkalon tatimin e llogaritur t TVSH-s s
100
vjelur, personi i tatuar do t ket t drejtn pr kreditim t TVSH-s, apo edhe rimbursimin e TVSH-s. Cila sht periudha tatimore pr Tatimin n Vlern e Shtuar? (Neni 54,Ligji numr 03/L-146) Periudha tatimore pr Tatimin n Vlern Shtuar sht secili muaj kalendarik. Kur sht afati pr t deklaruar TVSH-n? TVSH-ja duhet t deklarohet me s voni deri n datn 20 (njzet) t muajit vijues pr blerjet dhe shitjet (eksporti dhe importi) e muajit paraprak. ka sht Deklarata Tatimore? Parimet e tatimeve n Kosov jan t mbshtetura mbi vet deklarimin e t ardhurave nga ana e tatimpaguesit. Pra, tatimpaguesi duhet vet ti deklaroj t gjitha t ardhurat e tij, duke plotsuar deklaratn e tatimore n kohn e caktuar, varsisht nga lloji i t ardhurave q i deklaron . do person q i nnshtrohet tatimit sipas legjislacionit t zbatueshm ne Kosov, duhet t dorzoj n ATK ose tek agjenti i saj, nj deklarat t plotsuar sipas krkesave t Ligjit mbi Administratn Tatimore dhe Procedurat (Ligji numr 03/L-222) ose sipas rregullave t veanta mbi taksat. Cilat jan deklaratat tatimore? 1. Deklarata e Tatimit n t Ardhurat Personale 2. Deklarata e Tatimit n t Ardhurat e Korporatave 3. Deklarata e TVSH-s dhe 4. Deklarata e Kontributeve Pensionale Ligjet tatimore e obligojn ATK-n q t bj vlersime tatimore nse konstaton se tatimpaguesi ka dshtuar ta dorzoj deklaratn tatimore, apo n rastin e dorzimit i ka nn-deklaruar apo mbi-deklaruar t ardhurat e tij. N kto raste ATK-ja ka te drejt t blej nj vlersim t ri tatimor prmes kontrollit. Krkesa pr rimbursimin e TVSH-s OJQ-t t cilat jan t prfshira n kryerjen e furnizimeve t liruara nga pagesa e TVSH-s siq jan projektet e financuar nga KE, dhe siq jan parapar n marveshtjen e IPA-s, kan t drejt t bjn rimbursimin e TVSH-s s paguar n blerje n baza mujore pavarsisht nga lartsia e ktyre mjeteve. Fillimisht OJQ-t duhet t pajisen me numr fiskal dhe ertifikat t delaruesit t
TVSH-s, OJQ-ja duhet t plotsoj dhe ta dorzojn n ATK, deklaratat mujore t TVSH-s me s voni deri m dat 20 ( njzet) t muajit pasues. OJQ-ja po ashtu duhet ta plotsoj krkesn pr rimbursim t TVSH-s t ciln duhet ta paraqesin n zyrn e shrbimit t tatimpaguesve n Administratn Tatimore t Kosov. Dshmit q duhet t posedoj OJQ-ja n librat dhe regjistrimet e tyre pr ta realizuar rimbursimin jan: 1. Faturat e blerjeve pr periudhn tatimore q lidhen me kreditim; 2. Faturat e shitjeve pr periudhat tatimore q lidhen me kreditim; 3. Sqarim lidhur me shkakun e balancs kreditore t TVSH-s; 4. kontratat dhe do dokument mbshtets q lidhet me kreditim. Kto dokumente krkohet q parashtruesi i krkess tì posedoj me rastin e paraqitjes s krkess pr rimbursim, por nuk do t thot q dokumentet e tilla tì bashkangjiten edhe krkess pr rimbursim. N rastet kur OJQ-t, kan detyrime tjera tatimore si shak i mos-mbajtjes me rregull t tatimeve n burim apo ndonj shkak tjetr ligjor , edhe pse do tì aprovohet kerkesa pr rimbursim fillimisht do t mbulohen detyrimet e mparshme dhe pjesa e mbetur do tì rimbursohet. Cilat jan dnimet dhe gjobat nse nuk i respektojm kto rregullore t tatimit? (Neni 51,Ligji numr 03/L-222) - 5% (n muaj apo pjes t muajit pr mosdeklarim me koh, maksimumi 5 muaj-25%) - 1% (n muaj apo pjes t muajit pr mospages me koh, maksimumi 12 muaj12 %, e cila fillon t aplikohet pasi t mbaroj ndshkimi prej 5%) - 1.5% (n muaj apo pjes te muajit pr mospages me koh, maksimumi 5 muaj - 25%) - 25% pr nn-deklarim t paqllimshm - 100% pr nndeklarim t qllimshm Sipas ligjit 03/L-222 shuma e gjobave ka ndryshuar nga 50% n 15% dhe 25%. Ndrsa gjoba pr shmang-je t qllimshme sht 100%.
102
Konstatimi i mos-mbajtjes dhe deklarimi i tatimit n burim n vler prej 100,00 euro Vlersimi pas 12 muajve nga data q sht desht t deklarohet ky tatim 100 x 25% = 25.00 mos deklarim me koh 100 x 7% = 7.00 mos pages me koh 100 x 18% = 18.00 interes 100 x 25% = 25.00 nn-deklarim i paqllimt 75.00 euro gjoba dhe dnime 100.00 baza tatimore _____________________ 175.00 euro pr pages
A kam t drejt ankese nse mendoj se vlersimi nga ATK-ja nuk ka qen i drejt? (Neni 77, Ligji numr 03/L-222) Po, ju keni t drejt t ankoheni brenda 30 ditsh nga dita e pranimit t vlersimit. Ju duhet ta drejtoni ankesn s bashku me dokumentet prkatse n Divizionin e ankesave, q vepron si divizion i pavarur n kuadr t Administrats Tatimore t Kosovs. Si t veprohet nse Divizioni i ankesave merr vendim me t cilin ju nuk pajtoheni? (Neni 77, Ligji numr 03/L-222) Ju keni t drejt t ankoheni n instancn e dyt, Bordin e pavarur pr rishikimin e ankesave, i cili sht i pavarur nga Administrata Tatimore e Kosovs. Kjo duhet br brenda 30 ditsh nga dita e marrjes s vendimit nga Divizioni i ankesave. N rast t mospajtimit me vendimin e Bordit t pavarur pr shqyrtimin e ankesave, ju keni t drejt ta apeloni kt vendim n Gjykatn Supreme t Republiks s Kosovs brenda 30 ditsh nga dita e marrjes s vendimit, me qllim t ndreqjes s padrejtsis q mendoni se ju sht br me rastin e vlersimit t tatimit.
103
Duhet ta keni parasysh se e drejta pr tu ankuar nuk e prolongon obligimin pr t paguar tatimin e vlersuar nga ATK-ja.
104
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA Pritina Februar 2011
Sadraj
PREDGOVOR ................................................................................................................111 1. UVOD ...................................................................................................................... 113 1.1. PRIMENA PROJEKTA ...................................................................................113 1.2. DOKUMENTI KOJI UREUJU PRIMENU PROJEKTA ..........................113 2. FINANCIJSKE ODREDBE ....................................................................................114 2.1. Doputeni trokovi ........................................................................................114 2.2. Isplata Nepovratnih Sredstava .....................................................................120 2.3. Raunovodstvena naela i Popratni dokumenti .......................................123 2.3.1. Kurs (EU i lokalni) ..................................................................................125 2.3.2. Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV) ....................................................125 2.3.3 Nabavka ...................................................................................................126 2.3.5 Pravilo o poreklu .....................................................................................131 2.3.6. Pravilo podobnosti .................................................................................131 2.4. Dopune ugovora ..................................................................................................132 2.4.1. Izmene putem dopuna ................................................................................132 2.4.2. Izmene bez dopune ugovora ......................................................................133 ANEKS 1. PRAKTINI PRIRUNIK O POREZIMA NA KOSOVU ....................137 UVOD .............................................................................................................................137 OPTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU ...........................................137 Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu? ................138 Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije?......138 Na koga se primenjuje Porez na Dobit?...........................................................138 Izuzee od plaanja poreza na dobit ................................................................139 Da li se porezuje dobit NVO? ...........................................................................140 Koje su posledice ako se utvrdi da se dobit NVO ne korisit u javne svrhe?................................................................140 Porez odvojen iz plata nerezidentnih lica koja pruaju usluge na Kosovu .................................................................140 Izvetavanje o transakcijama veim od 500.00 evra .......................................141 Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit? ..........................................................141 Koji je rok za podnoenje poreznog izvetaja o godinjoj dobiti? ...............141
ANEKS 2. POREZ NA LINA PRIMANJA ..............................................................141 ta se smatra poreznom na lini dohodak i koji su izvori prihoda ukljueni u to? ............................................................141 Ko je je porezni obaveznik koji plaa porez na lini dohodak i ta je predmet oporezivanja? ............................................142 ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI POREZA NA LINA PRIMANJA PUTEM PLATA ................................................142 to je bruto primanje putem plata? ..................................................................142 Ko je obavezan plaati Porez na Lina Primanja iz plata? ...........................143 Koji su koraci koje se moraju preduzeti na poetku perioda? .....................143 Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske tednje? ..............................144 Koliki je obavezni iznos koji se uplauje u program penzijske tednje? ....144 Kada je rok uplaivanja penzijskih doprinosa na raun Trusta Penzijske tednje ................................................144 Kako izraunati penzijske doprinose i Porez na Lini Dohodak iz plata?...................................................................144 Koje su obaveze NVO za oduzimanje poreza za plaanje iznajmljivanja? ...................................................................148 Koje su obaveze NVO u sluaju poreza za zgrade koje koriste? .................148 Koje su druge procedure koje jedna NVO mora potovati za porez na plaanje za uplate za najamnine? ..............................148 ANEKS 2.b. TA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST .....................................149 Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost?................149 Kada je rok za prijavu PDV-a? ..........................................................................149 ta je Porezna Prijava? ........................................................................................149 Koje porezne prijave postoje? ...........................................................................150 Zahtev za Povrat PDV-a ....................................................................................150 Koje su kazne ako osoba ne potuje ove porezne uredbe? ..........................151 Utvrivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura .....................................151 Da li imam pravo albe ako smatram da je dolo do nepotene procene od strane PUK-a? .........................................152 ta ako albeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slaete? ..................152
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA
Pritina Februar 2011
Ograivanje: Za sadraj ovog prirunika je odgovornan projekat Tehnike Pomoi za Organizacije Civilnog Drutva i ne odraavaju nuno stavove Europske Unije ili Porezne Uprave Kosova. Ovaj Prirunik nema pravnu teinu i treba se koristiti samo za referencu. U sluaju dvojbe oko odreenih pitanja onda prevladavaju slubeni dokumenti EK i PUK.
PREDGOVOR
Opti cilj projekta Tehnike Pomoi za Organizacije Civilnog Drutva (TACSO) jeste jaanje civilnog drutva kako bi se aktivnije ukljuilo u demokratske procese, promovisala sredina i kultura koja bi bila naklonjena civilnom drutvu, i kako bi se uvrstili sveopti kapaciteti i odgovornost Organizacija Civilnog Drutva (OCD) u zemljama korisnicama IPA (Zapadni Balkan i Turska), garantovao kvalitet usluga OCD i odriva uloga OCD u demokratskom procesu. Glavni cilj projekta je: poveanje i poboljanje kapaciteta i delovanja OCD i poboljanje demokratske uloge OCD-a. Bitne aktivnosti u ovom okviru su obuavanja na nacionalnom nivou usmerena prema poveanju kapaciteta OCD-a i podravanju njihovog aktivnog uea u demokratskim procesima. Glavni cilj ovog prirunika jeste pruanje saveta i smernica o optem nainu rukovoenja Projektima financiranim od strane EK; financijskok rukovoenju projektima financiranim od strane EK (Opti uslovi ugovara granta) i usklaivanje sa zakonima zemlje (Kosovo). Ovaj Prakticni Prirunik je usmeren prema pruanju pomoi korisnicima grantova u primeni projekata financiranih od strane EK. Prirunik pokuava pruiti praktine informacije o primeni i procedurama koje su povezane s financijskmi menadmentom, izvetavanjem i raunovodstvom. Svakodnevno rukovoenje grantom vaeg projekta je izazovan zadatak koji oduzima vreme. Osim primene planiranih aktivnosti projekta, korisnici su takoe odgovorni za obaveze koje su navedene u Posebnim ili Optim Uslovima ugovora o grantu. Prirunik ne zamenjuje ni na koji nain ove obaveze, ve prua praktino sredstvo kojim se olakavaju vai svakodnevni napori i postaju efikasniji. On prua smernice i savete na pitanja od opteg znaaja za sve grantove projekata koji su sufinancirani od strane EK. U sluaju protivrenosti izmeu ovog Prirunika i Specijalnih i Optiih Uslova ugovora o grantu, primenjuje se zadnje pomenuti. Dalje, prirunik je uzeo u obzir postojee prirunike kao to je Praktini Prirunik o Ugovornim Procedurama za Eksterno Delovanje EK (PRAG) (PRAG)1 i prirunik za primenu EUDAD za Glavne Aplikante i Parntere2. Nadamo se da ce Prirunik biti koristan za one koji po prvi put rukovode projektima sufunanciranim od strane EK, kao i onima koji imaju vie iskustva na tom polju.
1 2
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
111
TACSO Kosovo se najiskrenije zahvaljuje Fatmiru Bytyqiju i Naseru Prapaticu za njihov rad u izradi ovog prirunika i Nermini Nushi Mahmuti za njen diprinos u pripremi ovog dokumenta.
TACSO Kancelarija na Kosovu Novembar 2010
112
1.
1.1.
UVOD
PRIMENA PROJEKTA
Da bi se projekat efikasno primenio i kako bi se uspeno postigli ciljevi, VAI projekti moraju biti rukovoeni i upravljani na ispravan i odgovoran nain. Korisnik granta mora osigurati efikasno i operativno upravljanje grantom projekta. Pored toga, precizno rukovoenje raunima projekta je kljuno za uspeh projekta. Nakon potpisivanja ugovora sa Ugovaraem, Podnosilac zahteva postaje Korisnik Granta i preuzima odgovornost za celokupni projekat, ukljuujui i akivnosti koje su primenjene od strane drugih partnera (ukoliko ih ima). Korisnik Granta je odgovoran za pravovremeno i tano izvetavanje Ugovaraa. Prema tome, korisnik granta treba osigurati efikasno administrativno upravljanje i kontrolu sistema koji je stvoren u okviru operacije. Korisnik Granta je odgovoran i za potrebnu komunikaciju s partnerima, obezbeenje primene odgovarajueg finansijskog upravljanja i kontrole, kao i da se ugovorne procedure EK vezane za finansijsko upravljanje i kontrolu (auditing), nabavku, informisanje, komunikaciju i aktivnosti i pravila u razglaavanju potuju i da su vidljive partnerima.
1.2.
DOKUMENTI KOJI UREUJU PRIMENU PROJEKTA
Sveukupna primena projekta se obavlja putem vie kljunih dokumenata: Ugovor (Opti i Posebni Uslovi) i njegovi aneksi ovo je postojei dogovor o grantu izmeu EUD/EK i korisnika, kojim se ureuju uslovi za sprovoenje radnje, uslovi finansiranja i zahtevi za usmeno i pismeno izvetavanje. Sledei aneksi su vezani uz ugovor: - Aneks I: Opis Delovanja - Aneks II: Opti Uslovi vaei za Evropsku Uniju ugovor o dodeli besplatnih sredstava za spoljne aktivnosti - Aneks III: Budetne Aktivnosti - Aneks IV: Procedure dodeljivanja ugovora - Aneks V: Standardni zahtev za financijski i standardni identifikacioni obrazac plaanja - Aneks VI: Model narativnog i financijskog izvetaja
113
- Annex VII: Model izvetavanja injenicnog stanja i opisa obaveza u proveri potroenih besplatnih sredstava u spoljnim aktivnostima uloenim od strane EU Gore spomenuti dokumenti se pozivaju na Praktini Vodi Procedure EK o Ugovorima o Spoljnim Aktivnosti (PRAG). PRAG objanjava ugovornu proceduru koja se primenjuje na sve ugovore EU o spoljnoj pomoi, kao to su pitanja vezana za proceduru EU o dobavljanju, PDV, prihvatljivim troskovima, itd. Od velike je vanosti da Korisnici Nepovratnih Sredstava ovo paljivo proitaju pre poetka primene i da se tokom primene pridravaju procedure koja je navedena. PRAG je dostupan na sledeoj internet adresi:
2.
2.1.
FINANCIJSKE ODREDBE
DOPUTENI TROKOVI
Doputeni trokovi su trokovi koji su doputeni kao trokovi projekta. Kljuan koncept za sve rukovodioce projektima je da budu svesni da se svi trokovi moraju smatrati doputenim. Samo doputeni trokovi se mogu financirati iz nepovratnih sredstava. Trokovi projekta koje smatrate doputenim moraju biti: Da bi se smatrali doputenim, trokovi moraju: Biti napravljeni od strane korisnika (podnosioca zahteva/ili partnera) tokom perioda izvetavanja; Biti neophodni za primenu projekta, npr. usvojeni i predstavljeni u Aneksu III Budet za delovanje u Ugovoru o Besplatnim Sredstavima ili sporazum o preraspodeli putem dodatka ugovoru i/ili odobrene potencijalne upotrebe; Bilo da se radi o obavezama koje su dogovorene i preuzete tokom primene; trokovi revizije su takoe doputeni (iako se uplauju nakon zavretka rezivije, npr. nakon isteka trajanja ugovora); Da su upisani u raune ili porezne dokumente Korisnika (podnosioca zahteva i/ili partnera). Biti dokazivi (postojati dokument koji predstavljaju dokaznu dokumentaciju projekta kao to su: sve vrste rauna koji su izraeni u svrhu projekta, avionske karte, obraun plata, itd.) i moraju postojati originalni dokumenti kao dokazi. Postoji razlika izmeu: - Direktnih doputenih trokova - Indirektnih doputenih trokovas
114 PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA
Direktni doputeni trokovi Direktni doputeni trokovi mogu obuhvatiti: Budetska linija 1. Ljudski kapaciteti Budetska linija 1.1. Plate Korisnika i parneta unutar zemlje i 1.2 plate (za meunaordni/regionalne strunjake). Trokovi osoblja koje radi na primeni vrede za osobe koje imaju redovni ugovorni odnos sa korisnikom i/ili partnerom i od kojeg primaju novanu dobit. Ovi trokovi odgovaraju (postojeem) bruto iznosu (npr. neto primanja plus izdvajanja za socijalno osiguranje i trokovi za ostale naknade). Molim vas imajte u vidu da primanja i ostali vezani trokovi ne mogu biti vei od onih koje inae snosi korisnik. U sluaju da se primanja osoblja ne isplauju putem bankovnih rauna (u mnogim zemljama za optine je pravno nemogue da izvre uplate izvan banaka), projekt mora pruiti dokaze o isplati preko slubenih platnih spisaka za mesece koji se naplauju projektu. (Molimo vas da se takoe sluite Anekson II o porezu na lina primanja na Kosovu) Budetska linija 1.3. dnevnice za misiju/putovanje Dnevnice Kada prenoe, najee osoblje koje radi na projektu i/ili strunjaci dobivaju dnevnice (fiksne), od kojih pokrivaju smetaj, hranu, lokalni prevoz i ostale trokove. Dnevnice moraju biti u skladu sa doputenim maksimalcem i ne mogu prekoraiti granicu koja je za odreenu zemlju utvrena od strane EU za vreme trajanja ugovora. Popis najvieg iznosa dnevnice u trenutku potpisivanja ugovora se moe nai na internet stranici:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm
Molimo vas, obratite panju na to da se trokovi ne mogu pokriti osoblju ili strunjacima koji su ukljueni u projekt putem fiksne naknade ako nije bilo prenoenja u mestu posete. Direktno plaanje smetaja i dnevnih trokova (npr. ako se ne koristi sistem dnevnica), u skladu sa nacionalnim/unutranjim zakonima je doputeno. Ponekad Korisnik (ili njihov partner) mogu odluiti da ne isplate dnevnice osoblju, ve sami direktno plaaju za trokove smetaja osoblja (ili strunjaka) koji rade na projektu. Takvi trokovi su doputeni i mogu se naplatiti projektu. Dnevni trokovi (hrana, lokalni prevoz itd.) su doputeni trokovi. Meutim, obratite panju na to da smetaj i dnevni trokovi u tom sluaju ne mogu biti vei od doputene dnevnice.
115
Naravno, va projekt moe pokriti hranu i lokalni prevoz uesnika (ukljuujui i osoblje i strunjake) radionica i slino ako je to predvieno i ukljueno u budet vaeg projekta pod posebnom budetskom linijom. U praksi, Ugovara ne odreuje pravila i korisnik i njihovi partneri mogu primeniti sopstvena pravila sa svojim osobljem ili strunjacima. U svakom sluaju: Ako je noenje neophodno, onda se moraju navesti realni trokovi koji su doputeni do najveeg iznosa dnevnice odreenog u trenutku potpisivanja ugovora. Budetska linija 2. Putovanje Kao opte pravilo, za meunarodna putovanja (budetska linija 2.1) se mora koristiti najekonominiji nain prevoza, npr. vazduhoplovne karte za drugi razred, karte u vozu za drugi razred (za meunarodna putovanja), itd. Svi trokovi putovanja se moraju dokumentirati kako bi se mogli potvrditi doputeni trokovi (rauni za kartu i potvrda o ukrcavanju boarding pass za avion, raun i karta za vozove, itd). Trokovi o izdavanju viza su doputeni samo uz raune. Trokovi ulaska i/ili izlaska iz zemlje takoe su doputeni, za to je potrebna kopija peata (u pasou). Lokalni prevoz (budetska linija 2.2.) se rauna za putovanja unutar zemlje. Ovim se mogu pokriti putovanje avionon (ako se koristi) ili vozom (i u tom sluaju vae ista pravila kao to je napomenuto pod 2.1.). esto se ova budzetska linija koristi za lokalni javni prevoz, kao to su autobusi, podzemna eleznica, taksi i/ili privatna vozila. Za javni prevoz moraju se priloiti karte administraciji projekta, za taksije potrebni su rauni s navedenim datumima, rutama i plaenim iznosima. Za koritenje vozila Korisnika (ili partnera ili privatnih vozila, molimo vas da se obratite vaem Ugovarau za savet (obino se ovo vodi pod trokovima voenja kancelarije, budetska linija 4). Budetska linija 3. Oprema i pribor U sluaju iznajmljivanja vozila (budetska linija 3.1.), raun i dokaz o plaanju (potvrda) se moraju drati u administraciji projekta. Kupnja vozila je jedino doputena ako se specifino spominje u projektu kao aktivnost i nalazi se u usvojenom budetu u svrhu postizanja ciljeva projekta (na primer: auto za rad socijalnih radnika, itd.) i potrebna procedura nabavke se mora ispotovati. Za budetsku liniju 3.2. (oprema/nametaj, 3.3. (maine, predmeti), 3.4. (rezervni delovi) i 3.5. (drugo, mora se odrediti), trokovi su doputeni ako spadaju u odgovarajui deo budeta. Za nabavku opreme i pribora potrebna je neutralna
i ista tehnika specifikacija. Puna procedura nabavke, ugovor, raun i dokaz o plaanju, privremeno/konano doputenje, certifikat o poreklu robe, itd. moraju biti dostupni u administraciji projekta. Jedna procedura tendera se mora primeniti ako je godisnji budet manji od 10.000 evra. Izmeu 10.000 evra i 200.000 evra, konkurentni postupak uz pogaanje se mora iskoristiti. Ako je budet vei od 200.000 evra, otvorena procedura tendera (lokalna ili meunarodna, zavisno od budeta) e se primeniti, i trebate se obratiti Ugovarau za savete (koristite se delom 2.4 Nabavke za vie informacija). Budetska linija 4. Lokalna kancelarija Budetska linija 4.1. (trokovi vozila) vredi za trokove za koritenje vozila (projekta) ili linog automobile korisnika/partnera, i trokovi kao to su osiguranje, trokovi parkiranja i goriva takoe se mogu uneti u budet. Za ove trokove moraju postojati dokazi o plaanju, u sluaju osiguranja za auto potreban je i raun i to mora biti dostupno u administraciji projekta. Trokovi zakupa kancelarije (budetska linija 4.2.), ako su odobreni, spadaju u doputene trokove. Osim rauna i dokaza o plaanju, preporuuje se da se u dokumentaciji projekta uva i ugovor o najmu (u sluaju zakupa kancelarijskog prostora). Trokovi kancelarije, ukljuujui i zalihe (budetska linija 4.3.), ako su odobreni, su doputeni trokovi i oni se moraju potvrditi raunima i dokazima o plaanju. Ostali tekui trokovi kao reije (telefon/fax, grejanje, struja, odravanje) i ostalo, ako su doputeni, spadaju u doputene trokove koji se moraju potvrditi raunima i dokazima o plaanju. Uglavnom se tekui trokovi projekta pokrivanju novcem za sitne trokove (i ako je mogue, ak i ovi trokovi bi se trebali pokriti putem bankarskih transakcija). Budetska linija 5. Ostale usluge Budetske linije 5.1, 5.2, 5.4 Trokovi ostalih usluga se plaaju na osnovu ugovora o pruanju usluga i prema raunima spoljnih ugovornika koji su ugovoreni za pruanje odreenih zadataka operacija (npr. studije i istraivanja, prevodi, procene, upravljanje ili revizija operacija koja je ugovorena, organizacije konferencije/radionice, izrada promotivnih materijala itd.). Pravila nabavke su moraju potovati u odabiru kompanije ili pojedinca koji e sluiti kao spoljnji strunjaci ili koji e obavljati zadatke. Molimo vas da izradite opis obaveza za usluge koje e se pruiti.
117
Svi strunjaci koji su ukljueni u projekt i koji nemaju redovne ugovore sa korisnikom se mogu izneti u budetskoj liniji 5. Za te se strunjake mora izraditi opis obaveza i mora se potovati transparentna procedura zapoljavanja, uz potpisane ugovore. Strunjaci moraju pruiti popis radnih sati i izvetaj o radu i bie plaeni na osnovu priloenih rauna. Budetska linija 5.3. (provera trokova) vredi za trokove revizije projekta. Ako je revizor odreen i ukljuen u Ugovor sa Ugovaraem pre potpisivanja istog, u tom sluaju nije potrebna procedura nabavke. Budetska linija 5.5. (prevoenje) je predviena za potrebe prevoenja za projekt. Ovi trokovi se ne trebaju uneti u budetsku liniju 1, osim ukoliko prevodioc nije pokriven redovnim ugovorom i prima redovnu platu od Funkcionalnog Voditelja i/ili Podnosioca Zahteva 2 ili jednog od partnera. Ugovor mora biti potpisan, i plaanje se mora obavljati na osnovu rauna (i obraunatih sati u sluaju usmenog prevoda). Molimo vas da sauvate dokaze o plaanju (raune). U sluaju velikog prevodilakog zadatka preporuuje se da zatraite tri ponude od razliitih ponuaa, ak i kada se moe primeniti jedna procedura za tender. Budetska linija 5.6. pokriva trokove i financijske usluge. Uglavnom se time pokrivaju trokovi bankarskih transfera, kao i trokovi podizanja novaca i plaanja provizije prilikom razmene valuta (ako postoji). Dokazi o ovim trokovima se moraju pruiti u prateoj dokumentaciji (obini izvetaji iz banke ili rauni koji pokazuju uplaenu proviziju). Obino se u ovom poglavlju pokrivaju samo meunarodne transakcije (proverite sa vaim Ugovaraem). Budetska linija 5.7. pokriva trokove konferencija i seminara. Ovo uglavnom ukljuuje trokove kao to je najam prostora i opreme, pruanje ugostiteljskih usluga, tiskanje, itd. Plaanja se obavljaju na osnovu ugovora i rauna spoljnih ponuaa odabranih prema redovnoj proceduri nabavke. Budetska linija 5.8 trokovi promocije. Ovo ukljuuje trokove za adekvatnu i potrebnu promociju projekta. Mogu biti promotivni dogaaji kao to su konferencije za novinare o projektu, posteri, leci i ostali promotivni materijali koji su potrebni. Za vie informacija o tome molimo vas da se koristite Prirunikom EU o spoljnoj pomoi u Komunikaciji i Promovisanju koji je dostupan na ovoj internet stranici:
Budetska linija 6. Ostalo Ostali trokovi, koji nisu specifino spomenuti pod ostalim budetskim linijama se mogu navesti ovde, s time da su odreeni u usvojenom budetu pod ovom
118
budetkom linijom i smatraju se doputenim trokovima. Takoe, i u ovom sluaju neophodni su dokazi o plaanju i rauni, i moe se primeniti jedna procedura tendera za iznose manje od 10.000 evra. Pod ovom budetskom linijom su ukljueni uglavnom radovi i ponovno izdavanje nepovratnih sredstava. Poto je ova linija za ostale usvojene trokove, najlepe vas molimo da kontaktirate vaeg Ugovaraa da vam pomogne u u upravljanju specifino ovom budetskom linijom. Budetska linija 8: Rezerve za nepredviene trokove Iznos za nepredviene trokove, do najvie 5% doputenih direktnih trokova, kao to je spomenuto u budetu koji je dodan vaem Ugovoru se moe koristiti jedino uz pismeno ovlatenje Ugovaraa.3 Uglavnom se ova budetska linija koristi kada nailazite na trokove koje niste predvideli za vreme pisanja predloga, kada trebate dodatne aktivnosti koje nisu bile predviene i/ili kao dodatak u ostalim buzetskim linijama. Imajte na umu da je apriori saglasnost Ugovaraa obavezna. Doputeni indirektni trokovi (Administrativni trokovi)4 Budetska linija 10: Administrativni trokovi Svi strukturni i dodatni trokovi administrativne, tehnike i logistike prirode (koritenje kancelarije, pota, faks, telefon, trokovi kopiranja, potroni materijali, itd.) koji se pojavljuju kroz operacije korisnika u razliitim aktivnostima i ne mogu biti u potpunosti pokrivene putem nepovratnih sredstava koje su izdate za sve aktivnosti, zato to su ta nepovratna sredstva za samo jedan dao tih aktivnosti (korisnika) koje se mogu koristiti iz ove budetska linije. Budetska linija 10 se moe koristiti za pokrivanje indirektnih trokova do iznosa budeta koji je dodan vaem ugovoru o nepovratnim sredstvima. Ovi nedirektni trokovi se ne moraju potkrepiti raunovodstvenim dokumentima5. Ipak, preporuuje se projektu da naplati administrativne trokove meseno, kako bi se stvarni direktni trokovi mogli pokazati u raunima projekta u bilo kom trenutku. Da bi ste to uinili naprosto morate primeniti sledeu matematicku formulu: x% * doputeni trokovi za spomenuti period (x je postotak koji je odobren i oznaen u vaem ugovoru). Nedoputeni trokovi Postoje odreeni specifini trokovi koji nisu doputeni u projektu. To znai
3 4 5
Opti Uslovi, lan 14.3. Administrativni trokovi: uglavnom se takoe smatraju veim Opti Uslovi, lan 14.4.
119
da ako snosite bilo koje od ovih trokova oni se ne mogu plaati sredstvima projekta. Primeri nedoputenih trokova su:6 - Dugovi i iznosi za gubitke ili dugove; - Kamate; - Predmeti koji su vec financirani u drugim delovima projekta; - Kupnja zemljita ili zgrada, osim kada je to neophodno za direktnu primenu zahvata, i u tom sluaju vlasnitvo se mora prebaciti na krajnjeg korisnika na kraju obavljanja dela; - Gubici u razmeni valuta; - Doprinos srodnicima; - Porezi, ukljuujui PDV, osim ako korisnik (ili partneri korisnika) dokau da ne mogu zatraiti povrat i da vaee uredbe EU ne zabranjuju pokrivanje plaanja poreza. To znai da korisnik (Funkcionalni Voditelj i/ili Podnosioc Zahteva 2 i partneri) moraju biti u stanju da prue dokumente koji dokazuju da se moe povratiti PDV. Ovo se na primer moe uiniti putem pisma vlasti odgovornih za PDV kojim se precizira, ili izjave revizora da se moe zatraiti vraanje PDV-a (navodei relevantne zakone/odredbe). Snano preporuujemo da izuzee od plaanja PDV-a bude ureeno sa korisnikom nepovratnih sredstava (ili partnerima korisnika) to je ranije mogue nakon potpisivanja ugovora sa EU; - Krediti treim stranama. Ako bilo koji od gore spomenutih nedoputenih trokova nastanu onda korisnik (ili partneri korisnika) e to morati pokriti sopstvenim sredstvima. Oni se ne mogu izneti u konani izvetaj(e). Bilo kakvi nedoputeni trokovi koji se budu nali u izvetajima, posebno u konanom izvetaju e se odbiti od ukupnog iznosa projekta, ime e se u tolikoj meri umanjiti zatraeni doprinos EU-a.
2.2.
ISPLATA NEPOVRATNIH SREDSTAVA
Projekti financirani nepovratnim sredstvima iz IPA ili drugih instrumenata EU se uglavnom isplauju pod Opcijom 2 (Projekat sa periodom primene duim od 12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovara je vei od 100,000.00), na sledei nain7:
6 7
Opti Uslovi, lan 14.6. U skladu sa Posebnih Uslovima, lan 4.; Optim Uslovima, lan 15.
120
Finansiranje poetne rate od najvie 80% od procenjenog doprinosa u tom delu procenjenog budeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovara). Ovaj iznos e se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/ zahteva za plaanje podnetog Ugovarau. Ostale rate pretplate iznosa su odreene lanom 4 Posebnih Uslova i imaju za cilj da pokriju financijske potrebe korisnika za svaki 12-tomeseni period primene projekta. Ove rate e biti isplaene korisniku u roku od 45 dana od usvajanja privremenog izvetaja Ugovaraa uz zahtev za plaanje (vidite Aneks V za ablone). To znai da ako va projekt traje izmeu 12 i 24 meseca vi ete morati predati privremeni izvetaj i primati dodatne rate pretplate, osim one poetne, do najvie 90% ukupnog doprinosa. Predplaanje, kao to je naglaeno u drugoj stavci, se jedino moe isplatiti ako deo trokova koje financira Ugovara iznose tokom perioda izvetavanja najmanje 70% ranijeg uplaenog iznosa (kao je potvreno od strane unutranjeg privremenog izvetaja). Kada koritenje ranije rate predplaanja iznosi manje od 70%, iznos nove preduplate e se umanjiti za iznos koji nije iskoriten u prethodnoj uplati. Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konanog izvetaja od strane Ugovaraa uz zahtev za plaanje ostatka sredstava (vidite ablon u Aneksu V vaeg Ugovora) i izvetaj kojim se potvruju trokovi. - Projekti financirani nepovratnim sredstvima od strane programa IPA Prekogranine Saradnje e se isplaivati pojedinano pod Opcijom 1 (Projekat sa periodom primene duim od 12 meseci i kada iznos koji pokriva Ugovara je veci od 100,000.00) na sledei nain8:
Finansiranje poetne rate od najvie 80% od procenjenog doprinosa u tom delu procenjenog budeta za prvih 12 meseci koje financira EU (Ugovara). Ovaj iznos e se uplatiti korisniku u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora/zahteva za plaanje podnetog Ugovarau. Ostatak sredstava se mora uplatiti unutar 45 dana od usvajanja konanog izvetaja od strane Ugovaraa uz zahtev za plaanje ostatka sredstava (vidite ablon u Aneksu V vaeg Ugovora). Napomena: Svi trokovi za koje se ustanovi da nisu doputeni e se odbiti iz konane isplate.
8
U skladu sa Posebnim Uslovima, lan 4 i Optim Uslovima, lan 15.
121
Projekta mora biti gotov pre zadnje isplate korisniku. Kao i kod prve isplate, korisnik mora predati zahtev za zadnju isplatu, koristei odgovarajui format.9 Zahtev za konanu isplatu je predat uz konani izvetaj o projektu. Za vie detalja o izvetavanju pogledajte poglavlje 8. Upamtite: Svi izvetaji se smatraju usvojenim ako ne bude bilo pismenog odgovora od strane Ugovaraa unutar 45 dana (takozvanog roka) od njegovog primanja uz odgovarajuu dokumentaciju.10 Ugovara moze odgoditi rok za odobrenje izvetaja upoznavi korisnika o tome da se izvetaj ne moe odobriti i da Ugovara smatra da je potrebno izvesti dodatne provere. U takvim sluajevima Ugovara ce zatraiti pojanjenje ili dodatne informacije koje se moraju izdati od strane korisnika nepovratnih sredstav u roku od 30 dana od podnoenja zahteva. Novi rok se odreuje na dan kada Ugovara primi traene podatke.11 Ugovara moze odgoditi rok za 45 dana obavetavajuci Korisnika da je zahtev za isplatu neprihvatljiv, bilo zbog toga to iznos nije odgovarajui ili zato to nije priloena potrebna dokumenacija ili smatra da je potrebna detaljnije provera, ukljuujui proveru na licu mesta, kako bi se osiguralo da je protronja dopustiva. Novi rok se odreuje na dan kada se pravilno formulisan zahtev za plaanje primi od Ugovaraa12. Bitna napomena: Vi kao izvrilac projekta trebate biti svesni implikacija roka za konanu isplatu. Nakon konane isplate korisniku posle zavretka svih aktivnosti projekta, plaanja trokova i podnoenja konanog izvetaja (narativni i financijski), ukljuujui izvestaj o stvarnim zakljucima koji ce biti podneti Ugovarau, pojedinani korisnik (Funkcionalni Voditelj za svoj ugovor i Podnosioc Zahteva 2 za svoje) e trebati unapred financirati trokove (najmanje 10% unapred plaenih i zajedniki plaenih trokova) i biti u stanju ih pokriti do konane isplate Ugovaraa. To moe trajati najmanje 4 nedelje od podnoenja konanog izvetaja pre nego to on bude obraen i konana isplata bude preneta (molimo vas da proverite sa vaim Ugavaraem tano trajanje). (Molimo vas da imate na umu mogunost uticaja lokalnih zakona i uredbi, te zbog toga proverite Aneks I o Optim informacijama o porezima na Kosovu i poglavlja u njima)
9 10 11 12
Aneks V (vaeg Ugovora) Standardni zahtev za Isplatu vaeg Ugovora. Opti Uslovi, lan. 15.2. Opti Uslovi, lan. 15.3 Opti Uslovi, lan. 15.4.
122
2.3.
RAUNOVODSTVENA NAELA I POPRATNI DOKUMENTI
Vi kao korisnik morate zadrati originalne popratne dokumente za sve trokove koje ste imali i morate imati tanu i redovnu evidenciju i raune za primenu projekta, koristei se verodostojnim dvostrukim knjigovodstvenim sistemom (vidite lan 16.1 Optih Uslova ugovora o nepovratnim sredstvima). Zbog toga se preporuuje da uz originale koji se nalaze u vaem knjigovodstvu priloite i kopije i digitalne kopije (skenovi) projektu uz ukazivanje na mesto i kodove originala, kako bi se oni lako pronali. Sve kopije se moraju ponovo kodirati koristei kodove specifine za projekat. Da bi se mogli zajedniki finansirati od EU, trokovi moraju nastati tokom primene projekta i treba da se mogu odredtiti i proveriti to znai da se moraju zabeleiti u knjigovodstvu i priloiti originali popratnih dokaza vidite lan 14 Optih Uslova vaeg ugovora o nepovratnim sredstvima. Knjigovodstvenim sistemom se mora odrediti: Izvor sredstava za projekat (doprinos EU i ostalih); Svi trokovi nastali tokom ugovornog perioda. Osim standardnom knjigovodstvenog sistema, za unutranje i konani izvetaj projekta, svi trokovi se moraju uneti u formulare koji se nalaze u Aneksima (narativni model i financijski izvetaj) ugovora o nepovratnim sredstvima. Znaaj knjigovodstva Knjigovodstvena procedura je bitna zbog vie razloga: Pomae vam da pratite sve doputene trokove koji su nastali na vaem projektu i njihov taan iznos. Dalje, znaete koliko je ostalo nepotroenih novaca po kategorijama budeta; Slui kao dokaz da su trokovi nastali tokom primene projekta za koji su izdavana nepovratna sredstva; Knjigovodstvo je osnova financijskog dela izvetaja koji morate izraditi; Trokove nastale tokom projekta je doputeno financirati sredstvima EU ako postoji propratna dokumentacija kojom se dokazuju trokovi; Evidencija trokova e se proveriti tokom revizije projekta. Zbog nedostatak propratnih metarijala trokovi se mogu smatrati nedoputenim. Upamtite: EK i Revizorski sud imaju pravo da obave inspekciju podataka na licu mesta
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA 123
kako bi se utvrdili trokovi i koritenje nepovratnih sredstava EU (kao to je navedeno u lanu 16.2 Opstih Uslova vaeg ugovora o nepovratnim sredstvima). Provere se mogu obaviti u svakom trenutku tokom primene projekta ili do sedam godina nakon konane isplate. Sve uplate moraju imati propratne knjigovodstvene dokaze ili dokumente jednake dokazne vrednosti. Ovo uglavnom ukljuuje: Raune za sve kupovine, ugovore itd. i dokaze o plaanju; Izvetaje banaka; Tendere i ugovore, ukljuujui i dokaze procedure koja je primenjena (Tehnika Speficikacija/Radni Opis, format Tendera, primljene ponude, formate ugovora, certifikate o konanim/privremenim primanjima priloeni konani izvetaj/svi ostali zatraeni izvestaji i povezani aneksi kao to su studije, broure itd.) Plaanje plata i ugovori za zaposlene; Radne sate: strunjaci koji rade pod ugovorom o usluzi moraju priloiti spisak radnih sata koji e potpisati oni i rukovodstvo projekta (vidite Aneks D za primer); Karte i potvrde o ukrcavanju (boarding pass) za sva putovanja; Trokove za konferencije/radionice/seminare, itd. (zapisnike sastanaka, prevoena pozivna pisma, popis uesnika, itd). Bitna napomena:13 Morate pdouiti vase osoblje i osoblje partnera da uva sve relevantne dokumente, poto i za njih vrede isti uslovi kao i za vas.13 Svi transferi za partnere se moraju obaviti putem bankarskih rauna partnera (ne fizikih lica). Svi rauni/fakture moraju biti na ime korisnika ili partnera korisnika (fakture/rauni na ime saradnika ili fizikih lica nisu doputeni). Plaanje faktura/rauna se mora obaviti putem banke. Molimo vas da proverite kod Delegacije EU da li je plaanje gotovinom (putem novaca za sitne trokove) doputeno za manje iznose i koja je procedura za to (iznos, potrebna dokumentacija (rauni o plaanju) itd. Javni slubenici zemalja i teritorija zemalja partnera ne mogu biti plaeni od strane projekta kao strunjaci, npr. za pod-ugovorne usluge (budetsko poglavlje 5). Meutim, njima je doputeno da budu deo osoblja projekta i primaju plate od njihovog zaposlenika ako je to Korisnik Nepovratnih Sredstava. Ljudski kapaciteti koji nemaju ugovor o zapoljavanju sa korisnikom ili jednim od partnera moraju raditi pod ugovorom o uslugama. Za ugovor o uslugama potrebno je pripremiti Radni Opis i potrebnu transparentnu proceduru.
13
Opti uslovi, lan 1.3.
124
2.3.1.
Kurs (EU i lokalni)
Bitna napomena: Kurs usvojen od strane EU o razmeni EUR u lokalnu valutu se odreuje meseno, na poetku svakog meseca. Prilikom iznoenja svih trokova projekta u konanom izvetaju, morate koristiti proseni kurs tokom perioda koji pokriva izvetaj. Tokom trajanja projekta, sredstva koja se dre na deviznom raunu projekta e se promeniti i preneti na raun lokalne valute. Prilikom kupnje robe/usluga za projekat, morate imate na umu da e se pojaviti razliit kurs. To je zbog toga to banke koriste dnevni kurs koji odreuje nacionalna banka u zemlji za zamenu EUR u lokalnu valutu. Ipak, EU korisit razliiti kurs od vae banke. Kurs u EU se odreuje meseno i u proseku je neznatno vii od lokalng kursa na poetku i neznatno nii na kraju meseca. Na ovoj adresi moete pogledati kurs za EUR:
Podaci o kursu zamene valute je auriran svaki prvi dan idueg meseca. Upamtite: Razlike u kursu valuta nije doputen troak i svi gubici e se morati pokriti od strane korisnika (vidite takoe poglavlje 3.2.3. o doputenim trokovima). Zbog toga se ne preporuuje da se celokupni iznos Eura zameni u jednu od lokalnih valuta odmah nakon primitka.
2.3.2.
Poreza na Dodatnu Vrednost (PDV)
Bitna napomena: Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) predstavlja nedoputeni troak koji se ne moe pokriti iz nepovratnih sredstava. U skladu sa sporazumom koji je potpisan izmeu EU i vae zemlje, sve uplate iz EU za zajedniko financiranje su izuzete od plaanja PDV-a. Molimo vas upamtite da samo oni predmeti koji su navedeni u usvojenom budetu (Aneks III Posebnih Uslova budeta o delovanju) mogu biti izuzeti od plaanja PDV-a. Roba i usluge koje nisu ukljuene u usvojeni budet nee biti izuzeti od plaanja PDV-a. Na Kosovu izuzee/povratak PDV-a se mora odobriti od strane Poreznih Vlasti. (Molimo vas da pogledate nie poglavlje o PDV-u na Kosovu, Aneks II b)
125
Bitna napomena: Izuzee od plaanja PDV-a se moe dobiti jedino za robu/usluge koja se financiraju iz nepovratnih sredstava (ne za robu/usluge plaene za ostale ostale komponente projekta ili line doprinose). Morate se savetovati sa delegacijom EU/rukovodiocem programa i/ili odgovornim vladinim telima koja se bave izdavanjem izuzea od plaanja PDV-a u vaoj zemlji o proceduri koja se mora primeniti za izuzee od plaanja PDV-a. Moe biti sluaj da je potreban odreeni minimalni iznos na raunu da se ne plaa PDV. Ostale raune ispod tog praga nee preuzeti odgovorne vlasti. U takvim sluajevima od odgovornih vlasti se mora zatraiti pismena izjava kojom se to potvrdjuje. U nekim sluajevima moe se dogoditi, da se nekim entitetima ne doputa povrat PDV-a. U takvim sluajevima mora se ukljuiti odgovarajua izjava revizora kako bi se izbegao bilo kakav nesporazum. - U sluaju da budete imali problema sa dobivanjem izuzea od plaanja PDV-a morate se savetovati sa vaim Ugovaraem kako biste dogovorili reenje.
2.3.3 Nabavka Kada za projekat koji je zajedniki financiran nepovratnim sredstvima EU korisnik zatrazi nabavku, moraju se potovati, osim zakona o nabavci u vaoj zemlji (ako postoje) i procedure nabavke EU oznaene u Praktinom Vodiu EU o Ugovornoj Proceduri za Spoljne Akcije (poglavlje 2.4.). Bitna napomena: 14 Molimo vas, imajte na umu da prihvaanjem procedura nabavke EU ne znai da ste izuzeti od revizorskih procedura u vaoj zemlji. U sluaju da su revizorske procedure u vaoj zemlji stroe od onih u EU, savetuje se da uvek koristite te stroe procedure koje su na snazi u vaoj zemlji.14 Ipak, odredba Ankesa IV vaeg ugovora se mora primeniti. Kada se primenjuju revizorske procedure, morate paziti na to da: Koristite ispravne revizorske procedure; Formati koji se koriste moraju da budu usklaeni sa meunarodnim standardima i odredbe Aneksa IV vaeg ugovora se moraju primeniti mutatis mutandi. Preporuuje se korienje pojednostavljenih formi tenderske dokumentacije priloene u aneksu; Primenjuje se pravilo porekla snabdevanja; Pravilo doputenja se prati. Ako korisnik (ili partneri korisnika) ne budu potovali nijedno od spomenutih pravila troenja, onda se ti trokovi nee pokriti od strane EU.
14
U mnogim zemljama iznos za koji je doputena samo jedna ponuda je puno nia od 10.000 evra koliko iznosi prema revizijskim pravilima EU, na primer 500 Eura. U takvim sluajevima se preporuuje koritenje procedura vae zemlje, na primer da se ne koristi samo jedna ponuda za iznose izmeu 500 i 10.000 evra, ve da se korisiti domaa striktnija procedura nabavke za te iznose.
126
Vrsta procedure koju morate koristiti zavisi od vrste revizije koja se primenjuje (usluge, snabdevanje ili rad) i veliine ugovora. U svim sluajevima ugovor se mora dodeliti ugovorniku koji ponudi najbolji odnos kvaliteta/cene (ekonomski najpovoljniji tender). Odluka se mora doneti transparentno, doputajui pravednu konkurenciju izmeu ugovornika i izbegavajui bilo kakav konflikt interesa u donoenju vae odluke. Prvi korak u svakoj reviziji, pre poetka procesa, jeste odreivanje onoga to e se kupiti, dakle, robu, usluge ili rad i procena pribline vrednosti revizije (mora biti u skladu sa vaim usvojenim budetom). Molimo vas da imate na umu da ugovori o uslugama mogu ukljuivati samo usluge (ne robu, ne rad). Robni ugovori ukljuuju pomone usluge i instalacijske radove. Ugovori o radu mogu ukljuiti snabdevanje i usluge odreene mere. U skladu s tom informacijom Korisnik e odluiti kakva vrsta ugovora i kakva procedura e se primeniti. Projekti koji su usvojeni pod IPA ili drugim instrumentima EU uglavnom koriste tri vrste revizije: Usluni ugovori: Ovime se pokriva angaovanje davatelja usluga, kompanije i/ili pojedinaca (strunjaka). Ugovori o uslugama se koriste za pripremu studija, izvetaja o proceni, ukljuivanje strunjaka ili trenera, tiskanje i objavljivanje usluga, provoenje, organizaciju konferencija/dogaaja, pruanje ugostiteljskih usluga, itd. Robni ugovori: Ovime se pokriva kupnja ili unajmljivanje uslunih aktivnosti/opreme. U te usluge se mogu ukljuiti i ureivanje i odravanje. Ugovori o radu: Ovime se pokriva primena, ili i primena i osmiljavanje rada. Rad znai rezultat izvedbenih ili graevinskih radova u celini koji su dovoljni sami po sebi da ispune ekonomsku ili tehniku funkciju. Pored toga, vi se uvek moete savetovati sa vaim Ugavaraem pre poetka revizijske procedure, kako bi se dva puta proverilo da li se primenjuju ispravne procedure. Jednostavnije forme sastavljanja tenderske dokumentacije za usluge moete pronai na internet stranici: EU:
Molimo vas da imate na umu da usluge za iznose vee od 200.000, nabavu iznad 60.000 i radove iznad 300.000 trebate koristiti standardne modele koji se nalaze na internet stranici EuropeAid, ija je adresa navedena nie: For services:
127
For supplies:
For works:
Ispod se nalazi predgled informacija koje su iznete u poglavljima 4, 5 i 6 Aneksa IV ugovora koji se primenjuje na vae projekte: Ugovori o Uslugama Do 10.000 evra ili manje vrednosti = jedan tender Manje od 200.000 evra = Odreivanje putem Pregovaranja bez oglaavanja Ugovori o Robi Do 10.000 evra ili manje vrednosti = jedan tender Manje od 60.000 evra = Procedura Nadmetanja bez oglaavanja Ugovori o Radu Do 10.000 evra ili manje vrednosti = jedan tender Manje od 300.000 evra = Procedura Nadmetanja bez oglaavanja
U vezi ovih navoda (i ostalih aktivnosti tokom koritenja nepovratnih sredstava) za dodatnu pomo molimo vas da kontaktirate vaeg Ugovaraa. 2.3.4 Procedure dobavljanja
Zajedniko svim procedurama dobavljanja je to to se primenjuju slecei koraci: Planiranje dobavljanja odluiti o proceduri koja se koristi i vremenu poetka. Kao to je gore spomenuto, ako imate bilo kakva pitanja uvezi primene procedure, moete se obratiti vaem Ugovarau; Poetak i primena planiranog dobavljanja ve su spomenute u planu aktivnosti. Ipak, preporuuje se da procedura otpone u ranijoj fazi primene projekta, pogotovo za koritenje procedure pregovaranja (u sluaju da morate ponoviti proceduru zbog nedovoljng broja ponuda, pravilu o poreklu, itd.); Poetak procedure dobavljanja faza kontaktiranja odabranih ponuaa i upuivanje tenderske dokumentacije uz tenike specifikacije / opis posla; Selekcija tendera mora se zakljuiti procenom komisije koju ine (najmanje) 3 lana s pravom glasa (bolje 5 za radove); Priprema ugovora preporuuje se da se u ovu svrhu koriste pojednostavljeni dodani obrasci koje moete nai na adresi internet stranice navedene na kraju ovog prirunika; Primena ugovora za sve ugovore o robi i radu mora se izdati potvrda za privremeno (i konano) pribavljanje (vidite adrese poglavlja na kraju prirunika kako bi vidjeli ablone).
U skladu s potpisanim ugovorom i veliinom odobrene nabavke, u programu Meugranine Saradnje IPA uglavnom ete koristiti dve procedure: Jedna ponuda Odreivanje pregovaranjem Preporuujemo da koristite sledeu praksu: Jedna ponuda Moete ponuditi ugovor na osnovu jedne ponude za svaku uslugu ili robu (ili rad) za ugovore u iznosu do ili nie od 10.000 evra. Odreivanje putem pregovaranja Pripremite popis potencijalnih ugovornika koji ispunjavaju najmanje kriterije koje smatrate neophodnim za primenu ugovora, i pozovite najmanje tri ugovornika (bolje 5 ili 6), po svom izboru, da dostave ponudu. Kandidati se pozivaju da dostave ponude i tendersku dokumentaciju. Na kraju procedure, odaberete ponudu koja odgovara na tehnike kriterije: U sluaju usluga, preporuujemo pravilo 80/20 prema proceduri EuropeAid (n.p. 80% se ceni kvaliteta i 20% cena); U sluaju tendera za robu i usluge odobrite najjeftiniju odgovarajuu ponudu. Celokupna procedura funkcionie na sledei nain: Faza 1: Pripremate tendersku dokumentaciju koja mora sadravati: Opis rada (ugovore o usluzi) i tehniku specifikaciju (ugovore o robi i radu); Maksimalni budet (jedino za usluge); Obrazac za podnoenje ponude; Kriteriji evaluacije za odabir. Napomena: Trebate koristiti pojednostavljene obrasce, molimo vas vidite poglavlje 12.
Faza 2: Ugovara odobrava tendesku dokumentaciju (samo ako Ugovara to zatrai); Pozivno pismo sa tendeskom dokumentacijom se alje odabranim ugovaraima; Rok za dostavu ponude je najmanje 30 dana.
129
Faza 3: Vi procenjujete dostavljene ponude putem procenjivake komisije koju ini odreeni broj lanova sa pravom glasa (najmanje 3); Procenjivaku komisiju ine predsedavajui bez prava glasa, sekretar/ica bez prava glasa i najmanje 3 lana s pravom glasa. lanovi s pravom glasa moraju imati potrebne tenhike i administrativne sposobnosti za davanje osnovanog miljenja o tenderu. Ugovara ili ITS/OS moe odrediti posmatraa za praenje celokupne ili dela odluke komisije za procenu. Svi lanovi komisije za procenu i mogui posmatrai moraju potpisati izjavu o nepristranosti i poverljivosti; Komisija za procenu uvrtava predloge koristei unapred odreene kriterije i utvruje ponudu sa razmerom kvaliteta/cene (u sluaju usluga) i najmanjom cenom (u sluaju roba i rada); Izraujete izvetaj o proceni s detaljima procesa (adrese standardnih obrazaca su u poglavlju 12); Bitno: Ako nakon konsultacija sa ponuacima samo jedna ponuda bude administrativno i tehniki ispravna, moe se izdati ugovor ako je dostavljeno najmanje tri ponuda i ako najmanje jedna ponuda ispunjuje kriterije.
Faza 4: (jedino ako Ugovara vaeg projekta to izriito zatrai) Izvetaj o proceni sa kopijama svih ponuda se dostavljaju Ugovarau; Ugovara odobrava izvetaj o proceni.
Faza 5: Obavestiti uspenog ugovornika o prihvaanju ponude; Potpisivanje i primena ugovora. Najznaajniji deo tenderske dokumentacije koju aljete je Opis Rada / Tehnike Specifikacije kojim se upoznaje ugovornike to se od njih zahteva. Ovaj dokument postaje aneks eventualnog ugovora i upuuje ugovornike na primenu dogovorenih zadataka. Zato mora biti temeljit i detaljan. Snano se savetuje da prilikom njihove pripreme konsultujete sve ukljuene u projekat, i/ili kolege koje rade u specijalizovanim odeljenjima, kao to su odeljenja za IT, odsek za dobavljanje/kupnju, itd. Snano savetojemo da se striktno pridravate te procedure i svih dodatnih uputstva dobivenih od vaeg Ugovaraa tokom odobravanja dostavljenog plana nabavke. Molim vas da proverite sa vaim Ugovaraem da li se eli ukljuiti u proces nabavke (i ako to eli, u kojoj fazi).
130
Bitna napomena: Procedure nabavke putem pregovaranja mogu trajati do 2 meseca. Morate to imati na umu kada planirate primenu ostalih aktivnosti projekta.
2.3.5
Pravilo o poreklu
U sluaju nabavke robe, svi ponuaci moraju navesti poreklo onoga to se nudi. Ugovornici moraju podneti korisniku potvrdu o poreklu najkasnije do izdavanja prvog rauna, za opremu i vozila za kupnju u iznosu veem od 5.000 evra mora se navoditi cena pojedinanog predmeta. Za nabavku ispod 5.000 evra dovoljna je potvrda od dobavljaa u kojoj se navodi da je dostavljena roba proizvedena u jednoj od propisanih zemalja. Certifikat o poreklu se izdaje od nadlenih vlasti u zemlji iz koje dolazi roba (potvrda Ekonomske Komore ili carinska deklaracija). U sluaju bilo kakvih nejasnoa, molimo vas da se obratite vaem Ugovarau za potrebna uputstva. Bitna napomena: Sva oprema kupljena po ugovoru mora biti proizvedena u zemljama EU, slubenim zemljama kandidatima, zemljama koje koriste IPA ili jednoj od zemalja gde se primenjuje program Prekogranine Saradnje IPA. Molimo vas da proverite internet stranicu EuropeAid za najnovije pojedinosti.
2.3.6.
Pravilo podobnosti
Uee u proceduri tendera koju vodi korisnik jednako je otvoreno za sva fiicka i pravna lica lanica EU, i drava ili teritorija regiona obuhvaenih i/ili odobrenih financijskom odredbom, osnovnim zakonodavstvom i ostalim instrumentima kojima se ureuje program pomoi kojim se financiraju nepovratna sredstva, npr. zemlje iz Europskog Ekonomskog Prostora, zemlje koje su zvanini kandidati za EU, zemlje koje koriste IPA i zemlje koje su pokrivene programa Prekogranine Saradnje IPA. Ponuaci moraju u ponudi navesti zemlju iji su dravljani putem uobiajene potvrde dravljanstva u skladu s njihovim nacionalnim zakonima. Ovo pravilo se ne primenjuje na strunjake koje preporuuje davatelj u proceduri tendera ili na ugovore o uslugama koje se financiraju putem nepovratnim sredstava. Upamtite: Opta nacela i pravila o dravljanstvu i poreklu se primenjuju na sve procedure dobavljanja.
131
2.4.
DOPUNE UGOVORA
Tokom projekta moda e biti potrebno da se naprave izmene u ugovoru o nepovratnim sredstvima koje vae i za potrebne aktivnosti i sredstva. Dopune su vee ili manje promene u ugovoru o nepovratnim sredstvima i moraju se odrediti pismenom dopunom. U skladu s ugovorom o nepovratnim sredstvima potpisanim sa Ugovaraem15 (Opti Uslovi, lan 9), postoje dve vrste promena ugovora: Za budetske promene od 15% ili manje, promenu adrese ili odabranog revizora; Za vee promene iznad 15% u budetskim stavkama, znaajnim promenama u planu aktivnosti, promeni partnera ili ugovornog perioda. Bitna napomena: Kada se preporuuju promene, bez obzira na koritenu proceduru, morate imate na umu sledee: Ugovor o nepovratnim sredstvima se moe izmeniti samo tokom trajanja ugovora; Izmene se ne mogu izvriti retroaktivno; Ne moe se premaiti najvei iznos Ugovora o Nepovrtanim sredstvima.
2.4.1.
Izmene putem dopuna
Ugovori koji su izmenjeni putem dopune se koriste za: Izmenjene budetske stavke za vie od 15%; Znaajne promene u planiranim aktivnostima, ako je doputeno od strane Ugovaraa; Promenu partnera, ako je doputeno od strane Ugovaraa Prekoraenje ugovornog perioda: produenje perioda primene projekta se mora zatraiti najranije mesec dana pre zavretka primene16. Zahtevi za dopunu se ne preporuuju poto ukljuuju sloeni administrativni postupak u odobravanju, to oduzima znaajno vreme. Ipak, ako smatrate da morate raditi dopunu, morate biti sigurni da dopuna nee uticati na optu primenu projekta. Morate unapred planirati izmene u formi dopune, zato to vam je potrebno odobrenje Ugovaraa (proces moe trajati jedan mesec pod us15 16
Opti uslovi, lan. 9. Opti Uslovi, lan 11.1.
132
lovom da su izmene apsolutno potrebne i konkretno obrazloene). Molimo vas da imate na umu da se ukupni iznos budeta koji zajedniki pokriva EU ne moe poveati. Dokumenti koje se dostavljaju Ugovarau ukljuuju: Pismo objanjenja; Po mogunosti, izmenjeni predlog budeta (u skladu s modelom iznetim u stavci 6.2.); Po mogunosti, opis i obrazloenje za promenu dela. Pre podnoenja zahteva za dopune, morate kontaktirati Ugovaraa (ili vaeg JTS/OS) za dodatne konsultacije. Kako biste zvanino zatraili odobrenje Ugovaraa, morate predati potpisanu konanu verziju pisma zahteva uz popratnu dokumentaciju Ugovarau. Ugovara ima pravo postaviti dodatna pitanja. Dopuna stupa na snagu kada se potpie od obe ugovorne strane (i nikad nije retroaktivna).
2.4.2.
Izmene bez dopune ugovora
Odobrena prenamena sredstava predstavlja vrstu dopune ugovora o nepovratnim sredstvima koja se moe koristiti za sledee izmene: Prenamenu budeta: transfer izmeu jedinica unutar istih stavki budeta, ili transfer u glavnoj stavci budeta koji ukljuuje 15% ili manje od prvotno unesenog iznosa (ili kako je odreeno dopunom) pod glavnom stavkom doputenih trokova. Ova metoda (takozvano pravilo za 15%) se ne moe koristiti za izmenu stavki administrativnih trokova ili rezerve za nepredviene trokove; Promenu adrese projekta; Promenu rauna projekta; Promenu revizora. Bitna napomena: Pravilo za 15% se moe primeniti samo jednom u istoj stavci budeta i zato se treba uzeti u obzir jedino tokom 6-7 poslednjih meseci projekta. Ako elite napraviti promene u ranijim fazama projekta (promena rezultata, znaajne promene aktivnosti), morate pripremiti zahtev za dopunu (vidite 6.1.). Kako bi se primenila ova izmena ugovora, Ugovarau moreti podneti:
133
Pismo sa obavetenjem u kome iznosite razloge predloene izmene (svi zahtevi za izmenu moraju imati dostatne dokaze). Dokazne dokumente: a) Izmenjeni predlog budeta (molimo vas vidite nii model); ili b) Novi financijski identifikacijski obrazac; ili c) Kontakt informacije odabrane revizorske kompanije. Morate kontaktirati Ugovaraa pre pripremanja pisma kojim obavetavate Ugovaraa o spomenutim izmenama (adresa projekta, raun projekta, kontakt informacije novog revizora, pravilo o 15%), posebno kada predlaete prenamenu sredstava, i trebate obavestite Ugovaraa o planiranim izmenama. Molimo vas da imate na umu da Ugovara ima pravo da iznese dodatne zahteve. Iako se ne preporuuje, u ranoj fazi primene projekta nije potrebno formalno odobravanje spomenutih izmena prema fleksibilnom pravilu o 15%. Primer: Budetske izmene od 15% ili manje. Kao to je vec spomenuto, kada se zatrai izmena budeta od 15% ili manje, morate pripremiti: Pismo obavetenja kojim se pruaju dostatni dokazi o predloenoj izmeni. Najee se koristi razlog za koritenje rezervnih sredstava pod nekom od stavki u budetu kako bi se poboljale ostale aktivnosti, kao to je promovisanje projekta/ putni trokovi/ nabavka dodatne opreme; Izmenjeni predlog budeta koji ukljuuje originalni budet i predlog o prenameni.
Molimo vas da ispod vidite model predloenih izmena budeta:
134
Aneks B. Budet za Aktivnost
PRVOBITNI BUDET # Jedinica Iznos jedinice (u evrima) Trokovi u evrima) 2
IZMENJENI BUDET # Jedinica Iznos jedinice (u evrima) Trokovi (e evrima)2
Trokovi 4. Lokalna kancelarija/ Trokovi aktivnosti 4.1 Trokovi vozila 4.2 Unajmljivanje kancelarije 4.3 Potronja konacelarijski trokovi 4.4 Ostale usluge (tel/fax, elektrina energija/grejanje, odravanje) Podzbir Lokalna kancelarija/ Trokovi aktivnosti 5. Ostali trokovi, usluge 5.1 Publikacije 5.2 Studije, istraivanja (radnih dana) 5.3 Trokovi rezivije 5.4 Konana procena 5.5 Prevoenje 5.6 Financijske usluge (torkovi bankarske garancije itd.) 5.7 Trokovi konferencija/ seminara 10 5.8 Promotivne aktivnosti Ostali podzbirni trokovi, usluge UKUPNO
JEDINICA
Jedinica
Meseno Meseno Meseno Meseno
12
250
3,000 -
Meseno Meseno Meseno Meseno
12
250
3,000 -
12
100
1,200
11
100
1,100
12
150
1,800 6,000
12
150
1,800 5,900
Po kopiji Po studiji Po reviziji Po izvetaju Po danu Meseno Po Meseno
2000 2 1
1 1800 2800
2,000 3,600 2,800
Po kopiji Po studiji Po reviziji Po izvetaju Po danu Meseno Po dogaaju
2300 2 1
1 1800 2800
2,300 3,600 2,800
1 35
1200 80
1,200 2,800
1 26
1200 75
1,200 1,950
12
50
600
12
50
600
700
700
700
1,400
13,700 19,700
13,850 19,750
Napomena: Ovo je jedan primer prenamena manjeg dela budeta. Poto se opti uspeh projekta procenjuje prema postignutim rezultatima, ali i prema nainu koritenja postojeih financijskih izvora, morate ozbiljno uzeti u obzir prenamenu sredstava u budetskim stavkama ako je dolo do znaajne
PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK - FINANSIJSKA PITANJA 135
utede istih. Pravilo o 15% se moe samo jednom primeniti na istu stavku u budetu. Prema tome, morati imati dobar pregled svih budetskih trokova, i trebate razmiljati o prenameni budeta u drugom delu primene projekta. Idealno, mora se izraditi pismo o ovoj vrsti prenamene budeta koje spada pod pravilo o 15% est meseci pre isteka ugovora time ete imati dovoljno vremena da zavrite dodatne aktivnosti. Bitna napomena: Morate podneti pismo sa aneksima Ugovarau; Doputena varijacija/prenamena sredstava izmeu dve stavke iznosi najvie 15%; prenamena unutar iste stavke moe prei 15%; Pravilo o 15% se moe primeniti samo jednom u istoj stavci budeta; Nikakvi fondovi se ne mogu prenameniti pod pravilom o 15% ako nisu predvieni konanim odobrenim budetom (npr. ako stavka nije spomenuta u prvobitnom budetu); Pravilo o 15% se ne moe primeniti na administrativne trokove ili rezerve za nepredviene trokove; Za takve izmene nije potrebno formalno odobrenje.
136
ANEKS 1. PRAKTINI PRIRUNIK O POREZIMA NA KOSOVU

UVOD
Porezna Uprava Kosova je jedini Autoritet koji upravlja porezima, izdaje opta administrativna pravila koja su obavezujua i za Poreznu Upravu i za porezne obaveznike. PUK primenjuje ujednaene zakona i odredbe o porezu. Ove odredbe odreuju odgovornosti Porezne Uprave Kosova. Ona je odgovorna za upravljanje porezom na centralnom (Vladinom) nivou, kao to je: PDV za lokalne poslovne delatnosti, porez na lina primanja, porez na dobit i line doprinose. Svaka odredba sadri uputstva za laku primenu. Stalna izmena i dopuna poreznog zakonodavstva na Kosovu i proirenje poreznog plana prua mogunost za koritenje najbolje prakse u fiskalnoj sferi. Ovaj prirunik je izraen kako bi pruio osnovno znanje o poreznim zakonima koji se primenjuju na Kosovu, posebno za Nevladine Organizacije na Kosovu, i nema pravnu mo, vec slui za upuivanje i informisanje.
OPTE INFORMACIJE O POREZIMA NA KOSOVU

Osobe koje se ele baviti ekonomskim aktivnostima na Kosovu moraju registrovati privrednu delatnost ili granu privredne delatnosti u Kancelariji za Registraciju Biznisa, prema Zakonu Br.02/L-123. Cilj ove odredbe je stvaranje mogunosti pravilnog osnivanja profitabilnih trgovakih drutva na Kosovu, odreivanje vlasnitva, uloge i odgovornosti u njima; naina i procedure njihovog okonanja i ukidanja; prava i obaveze koje im pripadaju; odreivanje nadlenosti i ovlasti odgovornih osoba i odgovarajuih tela (i njihovih naslednika) za primenu ove uredbe. Ovaj Zakon se primenjuje samo na profitabilna trgovaka drutva. Zakon 03/L-222 zahteva upis pri Poreznoj upravi I dobivanje poreznog broja pre zapoinjanja privredne aktivnosti. NVO se najpre mora upisati u Registar NVO i onda dobiti porezni broj od PUK-a. Kancelarija za Registraciju Biznisa pri Ministarstvu Idustrije i Trgovine je mesto u kome se dobiva certifikat o registraciji kako bi se obavljale privredne aktivnosti.
137
Osobe koje ele da se bave ne-profitnim aktivnostima mogu registrovati Organizaciju koja nema za cilj stvaranje profita, ve se iskljuivo zalae za opti javni interes, npr. te osobe mogu registrovati Nevladinu Organizaciju (NVO), koja e imati za cilj postizanje javnih interesa. Na Kosovu se NVO moe osnivati na osnovu Zakona Br 03/L-222 i moe se registrovati u kancelariji za NVO pri Ministarstvu za Javnu Upravu. Poto su NVO Pravna Lica i imaju zakonsko pravo da obavljaju svoje aktivnosti na Kosovu, u nekim sluajevima se moraju pridravati poreznih zakona. Prema tome, ovaj prirunik e pokuati pruiti neka objanjenja za koja se nadamo da e vam pomoi da vae aktivnosti kao NVO uskladite sa poreznim zakonima. Koje vrste preduzetnih subjekata se mogu osnivati na Kosovu? (Zakon Br.02/123 O osnivanju trgovakih drutava na Kosovu ) Preduzetniki subjekti (trgovaka drustva) na Kosovu mogu biti: - Ortaka drutva - Komanditno drutvo - Drutvo s Ogranienom Odogovornou - Dioniko Drutvo nerezidentnih lica - Postojana jedinica nerezidentnih lica - Lino preduzetnitvo Koji se porezi primenjuju na privredne subjekte i ostale organizacije? Postoji niz poreza koji se primenjuju na preduzetnitva zavisno o vrsti subjeta ili njihov status i njihov godinji promet. Porezna Uprava ureuje sledee poreze: - Porez na dobit (Zakon Br.03/L-162) - Poraz na lini dohodak (Zakon Br. 03/L-161) - Porez na Dodatnu Vrednost (porez na potronju) (Zakon Br.03/L-146) Porezna Uprava Kosova je ovlateno telo Trusta Penzijske tednje koje prikuplja penzijski doprinos, na osnovu Uredbe Br.2001/35 o penzijama na Kosovu. Na koga se primenjuje Porez na Dobit? Na osnovu Zakona Br.03/L-162 O Porezu na Dobit , u poreske obaveznike spadaju: - Preduzetnike organizacije Korporacije (koja su pravni subjekti, a ne fiziki) (D.D.O., D.D.)
138
- Postojana jedinica nerezidentnih lica, - Javna Preduzea - Preduzea u Drutvenom Vlasnitvu - Nevladine Organizacije (NVO) Ovo je izvadak iz lana 3, Zakona Br.03/L-162 Izuzee od plaanja poreza na dobit (lan 7, Zakon Br. 03/L-162) - Dobit organizacija registrovanih po zakonu o Registraciji i Delovanju nevladinih organizacija koje su dobile i zadrale status korisnika javnih povlastica za ispunjavanje ciljeva od javnog interesa; - Dobit Centralne Banke Kosova i meunarodnih financijskih institucija koje imaju pravo i doputenje da deluju na Kosovu; - Dividende koje dobivaju rezidentni i nerezidentni predstavnici; - Kamate na javne instrumente koji su izdati ili pod garancijama javnih slubi na Kosovu, koje se plaaju rezidentnim i nerezidentnim poreskim obaveznicima; - Dohodak doputenih religija na Kosovu za obavljanje odreenih aktivnosti u njihovo samodravanje, kao to je: proizvodnja ili izrada svetenikih odora, duborez i nametaj, i tradicionalni poljoprivredni proizvodi, u skladu sa zakonom koji se primenjuje na religije na Kosovu; - Dobit glavnog i pod-ugovornika, osim domaih lica, stvoren putem dobara i usluga pruenih Ujedinjenim Nacijama, specijalizovanim agencijama Ujedinjenih Nacija, KFOR-u; - Dobit glavnog i pod-ugovornika, njihovih agencija i tela, za pruanje robe i usluga za podravanje projekta i programa Evropske Unije, specijalozavnih agencija Evropske Unije, Svetske Banke, Meunarodnog Monetarnog Fonda i meuvladinih meunarodnih organizacija na Kosovu. - Dobit Centralne Banke Kosova i meunarodnih vladinih institucija koje su ovlatene da deluju na Kosovu, kao to su: Institucije izuzete od plaanja poreza su sledee: 1. Meunarodni Monetarni Fond (MMF); 2. Svetska Banka Meunarodna Banka za Obnovu i Razvoj (IBRD) i Meunarodno Udruenje za Razvoj; 3. Meunarodne Financijske Korporacije (IFC) i ostali lanovi Grupe Svetske Banke;
139
4. Evropska Komisija (EK); 5. Evropska Banka za Obnovu i Razvoj (EBRD); 6. Evropska Investiciona Banka (EIB); 7. Inter-Amerika Banka za Razvoj (IADB); 8. Azijska Banka za Razvoj (ADB); 9. Afrika Banka za Razvoj (AFDB); 10. Meunarodni Fond za Razoj Poljoprivrede (IFAD); 11. Islamska Banka za Razvoj (IDB). Da li se porezuje dobit NVO? NE, u naelu NVO su izuzete od plaanja poreza na dobit. lanom 7, Zakona Br 03/L-162 sva NVO su izuzete od plaanja poreza ako su registrovanu po zakonu o Registraciji i Delovanju kao nevladine organizacije koje su dobile i zadrale status javnog korisnika povlastica dokle god se dobit koristi iskljuivo u javnom interesu. Koje su posledice ako se utvrdi da se dobit NVO ne korisit u javne svrhe? lanom 33 Zakona Br.03/L-162 se predviaju i situacije kada NVO primenjuje aktivnosti i doe do profita za koji nisu ovlateni. U tim sluajevima, dobit NVO koji se ne koristi za javno dobro e se oporezivati i primenie se pravila prema Zakonu o Dobiti. lan 33 takoe daje ovlasti PUK-u da izvri reviziju NVO i odlui da li je zarada je prekoraena zbog toga sto NVO bi trebale biti neprofitabilne organizacije. Administrativna Odredba 14/2010 ukljuuje primere prekoraenja zarade. Porez odvojen iz plata nerezidentnih lica koja pruaju usluge na Kosovu (lan 31 , Zakon Br.03/L162) U sluaju da nerezidentno lice koje nema stalnu poslovnu jedinicu na Kosovu prua usluge na teritoriji Kosova, mora se zadrati porez na izvore putem primene iznosa od 5% bruto naknade i taj isti iznos poslati na bankarski raun PUK-a, za Kosovski budet. Zadrani porez na izvor za dobit stvoren na Kosovu e se smatrati konanim porezom za nerezidentna lica. Ova lica moraju dobiti potvrdu o zadranom porezu kako bi izbegla duplo oporezivanje u matinim zemljama.
140
Zapoljavanje na Kosovu nerezidentnih lica se ne pokriva ovom vrstom poreza zato to su njihovi prihodi oporezujui i plaaju porez na lini dohodak na osnovu Zakona o Linim Primanjima na Kosovu. Izvetavanje o transakcijama veim od 500.00 evra (lan 47, Zakon Br.03/L-222) NVO i ostali porezni obaveznici moraju podneti PUK-u izvetaj o svim plaanjima veim od 500.00 evra tokom godine (fiskalnom periodu). Izvetaj mora sadravati ime prodavaa, fiskalni broj (identifikacijski broj poreskog obaveznika) i ukupni iznos plaanja, za svakog snabdevaa-prodavaa posebno. Ovaj izvestaj se podnosi PUK-u najkasnije do 31 marta naredne godine za plaanja koja su obavljena u prethodnoj godini. Nedostavljanje ovog izvetaja e predstavljati delo za koje e se plaati kazna na osnovu Zakona o Poreznoj Proceduri Br.02/L-222 Da li NVO trebaju objaviti svoju dobit? (lan 34, Zakon Br.03/L-162) DA, bez obzira da li je dobit NVO izostavljena od plaanja poreza i zbog toga to se smatraju poreznim obaveznicima i na osnovu ovog Zakona oni moraju podneti PUK-u izvetaj o dobiti (u ovom sluaju NVO) . Takoe moraju dodati, zajedno za konanim izvetajem, financijsku izjavu prema Raunodovstenim Standardima Kosova. Koji je rok za podnoenje poreznog izvetaja o godinjoj dobiti? (lan 34, Zakon Br.03/L-162) Rok je 31 mart idue godine.
ANEKS 2. POREZ NA LINA PRIMANJA

ta se smatra poreznom na lini dohodak i koji su izvori prihoda ukljueni u to? (lan 7 Zakona Br. 03/L-161) Porez na Lini Dohodak, koji se primenjuje od 1 aprila 2002, se primenjuje samo na plate. Od 1 januara 2005, ovaj porez je postao najsveobuhvatniji i ukljuuje
141
ostale izvore dohotka. Od 01.01.2010, ovim porezom se upravlja prema Zakonu Br. 03/L-161, O Porezu na Lini Dohodak na Kosovu, i ukljuuje sledee izvore prihoda: - plate - dohotke u preduzetnikoj aktivnosti - najmove - dobitke u igrama za sreu - dividende - kamate - kapitalni dobitak, i - svako primanje koje e poveati imovinu poreznog obaveznika. Ko je je porezni obaveznik koji plaa porez na lini dohodak i ta je predmet oporezivanja? Prema Zakonu o PLP Br.03/L-161, porezni obaveznici su fizika lica, stanovnici i nerezidentna lica Kosova koji dobivaju ili zarauju bruto dohodak na teritoriji Kosova. Predmet oporezivanja stanovnika je prihod koji je dobiven na Kosovu ili iz inostrastranih izvora (konzulenti). Predmet oporezivanja nerezidentnih poreskih obaveznika je oporezujui dohodak koji se stvara iz izvora zarade na Kosovu.
ANEKS 2a. PITANJA-ODGOVORI I PRIMERI POREZA NA LINA PRIMANJA PUTEM PLATA

(lan 9, Zakon Br.03/L-161) to je bruto primanje putem plata? Odgovor: Bruto primanje prema Zakonu br.03/L162 O linim primanjima na Kosovu ukljuuje sva primanja dobivena ili isplaena u obliku plata tokom fiskalnog perioda; Bruto primanje putem plata ukljuuje ali se ne ogranii samo na: zaradu koju isplauje poslodavac za rad koji zaposlenik obavlja po upustvu poslodavca;
142
Bonusi, provizije i drugi oblici naknade koje poslodavac ili neko drugo lice u ime poslodavca isplauje zaposleniku povrh plate; Primanje od privremenog rada koja obavlja zaposlenik; Penzije i ostala primanja koje plaa raniji poslodavac ili vlada; (Penzije I socijalna primanja koje plaa Vlada su izuzeta od PLP prema paragrafu 1.14 lan 8 Zakona 03/L-162); Primanje od budueg poslodavca, kao to je potpisivanje bonusa na platu; Premije zdravstvenog i ivotnog osiguranja koje poslodavac isplauje zaposleniku. Pratanje duga zaposlenika od strane poslodavca. Plaanje linih trokova zaposlenika od strane poslodavca, beneficija u stvarima koje poslodavac prua zaposleniku i koje prekorauju minimalni iznos odreen podzakonskim aktima (Administrativne Uredbe). Ko je obavezan plaati Porez na Lina Primanja iz plata? Odgovor: Sva lica, stanovnici i nerezidentna lica, koji pruaju radne usluge i dobivaju prihod iz plata na Kosovu se smatraju zaposlenicima i obavezna su plaati Porez na Lina Primanja iz plata, osim strani poslodavci koju su navedeni u lanu 8 Zakona Br.03/L-161 Zakona o Linim Primanjima na Kosovu. Koji su koraci koje se moraju preduzeti na poetku perioda? (lan 38, Zakon Br.03/L-161) Odgovor: Svaki zaposlenik, bez obzira da li radi za jednog ili vie poslodavaca, je obavezan odrediti glavnog poslodavca, putem formulara kojim to odreuje u roku od 15 dana od poetka rada. Ovaj formular se mora dostaviti Kancelariji za Usluge Poreznih Obaveznika pri Poreznoj Upravi Kosova. Poslodavci koji nisu odabrani kao glavni poslodavci od njihovih zaposlenika e se tretirati kao sekundarni u pitanjima poreza. a) Glavni zaposlenik je odgovoran za raunovodstvo, odrava izvore i plaa poreze prema grupama plaanja i stopama poreza prikazanim na Tablici ispod: 0 - 80 80 - 250 250 - 450 Preko 450 0% 4% 8% 10%
143
b) Sekundarni poslodavci: dre raunovodstvo (meseno odravaju izvore) i plaaju poreze, ali do najveeg iznos od 10% plate. Ko je obavezan doprineti u Program Penzijske tednje? Odgovor: Svi zaposleni koji stalno borave na Kosovu su duni plaati doprinose u Program Penzijske tednje. Takoe i poslodavci su obavezni, za njihove zaposlenike koji borave na Kosovu, plaati odreeni iznos za penzijski doprinos. (Uredba Br. 2001/35 O Penzijskom Doprinosu na Kosovu) Program Penzijske tednje pokriva sve zaposlenike na Kosovu. Poto se NVO smatraju poslodavcima, oni takoe moraju potovati odredbe o prenzijskom doprinosu, kao i ostali poslodavci na Kosovu. Koliki je obavezni iznos koji se uplauje u program penzijske tednje? (lan 32, Uredba Br. 2001/35) Odgovor: Poslodavac (i glavni i sekundarni) moraju doprineti sa iznosom do 5% bruto plate zaposlenika. U isto vreme, poslodavac treba da zadri 5% bruto plate zaposlenika koje uplauje odjednom za penzijski doprinos. Obe strane, i poslodavac i zaposlenik, mogu dobrovoljno poveati iznos doprinosa do 10%. Zajedniki doprinosi, npr. postotak poslodavca i zaposlenika, ne mogu biti manji od 10% ili vei od 30%. Jedino se doprinos koji plaa zaposlenik za plaanje poreza odbija od njene/njegove plate, dok se doprinos koji plaa poslodavac odbija u svrhu oporezivanja poslodavca. Kada je rok uplaivanja penzijskih doprinosa na raun Trusta Penzijske tednje (lan 38, Zakon Br.03/L-161) Penzijski doprinosi se moraju plaati unutar 15 dana idueg meseca, koristei mesene izvetaje za izdvojene poetne doprinose iz plata, dok se svakih tri meseca u godini mora podneti izvetaj PUK-u, ili se koristiti elektronska forma direktnog pristupa Trustu Penzijske tednje. Kako izraunati penzijske doprinose i Porez na Lini Dohodak iz plata? Odgovor: Ovo e biti objanjeno sledeim primerom
144
PRIMER 1: Zaposlenik je zaposlen kod samog jednog poslodavca, koji je oznaen kao glavni poslodavac u popunjenim formularima za odreivanje glavnog poslodavca i koji je podnet Poreznoj Upravi Kosova. Ako pretpostavimo da je: Njena/njegova plata Trokovi prevoza (lini) Trokovi za hranu i pie Meseni bruto dohodak 450 22 66 538
Meseno izraunavanje doprinosa za penzijsku tednju i poreza na lini dohodak kao to sledi: Oporezujui dohodak = Bruto dohodak doputeno odbijanje (Doprinos zaposlenika) 538 x 5% (Doprinos poslodavca) = 26.90 538 x 5% (Doprinos zaposlenika) = 26.90 538 (bruto dohodak) 26.90 (Doprinos poslodavca) = 511.10
Oporezujuci dohodak u totalu 511.10 0.00 - 80.00 = 80.00 x 0% = 0.00 80.00 - 250.00 = 170.00 x 4% = 6.80 50.00 - 450.00 = 200.00 x 8% = 16.00 450.00 - 511.10 = 61.10 x 10%= 6.11 ___________________________ Meseni porezi u totalu = 28.91
Godisnji izraun doprinosa u penzijsku tednju i poreza na line dohodak je sledei: Ako pretpostavimo da je mesena plata ista.
145
Meseni bruto dohodak 538.00 x 12 (meseci) = 6,456.00 Godinji/bruto dohodak 6,456.00 x 5% (doprinos poslodavca) 322.80 Oporezujui dohodak = Bruto dohodak doputeno odbijanje Uporezujui dohodak = 6,456.00 - 322.80 Uporezujui dohodak = 6,113.20 0.00 - 960.00 = 960.00 x 0% = 0.00 960.00 - 3,000.00 = 2,040.00 x 4% = 81.60 3,000.00 - 5,400.00 = 2,400.00 x 8% = 192.00 5,400.00 6,133.20 = 733.20 x 10% = 73.32 ____________________________ Godinji porez u totalu = 346.92
PRIMER 2 Zaposlednik je zaposlen kod dva poslodavca. Jedan je odabran kao glavni poslodavac, dok se drugi smatra sekundarnim poslodavcem. Kod glavnog poslodavca plata zaposlenika je iznosila 300.00 , dok je kod sekundarsnog poslodavca plata iznosila 100.00 .
Meseno izraunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lini dohodak kod glavnog poslodavca je: 300 x 5% (Doprinos poslodavca) = 15 300 x 5% (Doprinos poslodavca) = 15 Oporezujui dohodak = Bruto dohodak doputeno odbijanje 300 - 15 (Doprinos poslodavca) = 285 0 - 80 = 80 x 0% =0.00 80 - 250 = 170 x 4% = 6.80 250 - 285 = 35 x 8% = 2.80 Ukupni meseni porez = 9.60
146
Meseno izraunavanje penzijskog doprinosa i poreza na lini dohodak od sekundarnog poslodavca je: 100 x 5% (Doprinos poslodavca) = 5 100 x 5% (Doprinos poslodavca) = 5 Oporezujui dohodak = Bruto dohodak doputeno odbijanje 100.00 bruto dohodak 5.00 (Doprinos poslodavca) = 95.00 oporezujui dohodak 95.00 oporezujui dohodak x 10% = 9.50 ukupnog mesenog poreza Godinji izraun doprinosa penzijske tednje i poreza na lini dohodak na kraju godine je sledei Bruto dohodak od glavnog poslodavca Godinji bruto dohodak 4,800.00 - 240.00 = 4,560.00 4,800.00 - 240.00 (Doprinos poslodavca) = 4,560.00 Oporezujui dohodak = 4,560.00 0.00 - 960.00 = 960.00 x 0% = 0.00 960.00 - 3,000.00 = 2,040.00 x 4% = 81.60 3,000.00 - 4,560.00 = 1,560.00 x 8% = 124.80 Ukupno: = 206.40 300.00 x 12 meseci = 3600.00 400.00 x 12 meseci = 4800.00 Bruto dohodak od sekundarnog poslodavca 100.00 x 12 meseci = 1200.00 4,800.00 x 5 % doprinos poslodavca = 240.00
Moemo videti iz mesenog izrauna da je glavni poslodavac za zaposlenika uplatio 180.00 doprinosa. Takoe je njegov/njen poslodavac uplatio 180.00 (15 x 12 meseci), i 115.20 (9.60 x 12 meseci) je odbijeno kao porez na primanje. Od drugog poslodavca, zaposlenik je uplatio 60.00 (5.00 x 12 meseci), dok je iznos poreza na platu 114.00 (9.5.00 x 12 meseci.)
Porez na platu tokom perioda oporezivanja iznosi 229.20. Godinji porez iz plata je 206.40 22.80 (pretplaeno)
147
U tom sluaju zaposlenik mora podneti poreznu izjavu i moe povratiti pretplaeni iznos od 22.80 , ili da to iskoristi kao pretplaeni iznos za budue uplate. Svaki poslodavac mora dostaviti zaposleniku porezni certifikat za penzijski doprinos i porez na platu najkasnije do 1. marta idue godine za doprinose i poreze na platu tokom plaanja prihoda u prethodnoj godini. Takoe, do 31. januara sledee godine, poslodavac mora podneti popis ukupnog godinjeg oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethodnoj godini. Koje su obaveze NVO za oduzimanje poreza za plaanje iznajmljivanja? (lan 31, Zakon 03/L-162) Koje su obaveze NVO u sluaju poreza za zgrade koje koriste? NVO koje plaaju najam zgrada kojim se koriste trebaju plaati porez u iznosu od 9% na bruto uplatu za iznajmljivanje, osim ako vlasnik dokae da je osloboen poreza. Isti porez se mora prikupiti u budetu Kosova unutar 15 dana sledeeg meseca. U sluaju da vlasnik nije porezni obaveznik, NVO nisu primorane da izdvoje za porez za plaanje najamnine. PRIMER 1. Vlasnik nije registrovan za PDV Meseno unajmljivanje 500.00 eura (Vlasnik nije registrovan za PDV) 500.00 x 9%= 45.00 (Poreza na plaanje se uplauje u budet) 455.00 euro (neto uplata za vlasnika) PRIMER 2. Vlasnik je registrovan za PDV i ukljuuje PDV na raun Mesena najamnina 500.00 + 80 PDV= 580.00 Ukupno 500.00 x 9% = 45.00 (bez poreza na plaanje) 500.00 45 = 455.00 455.00+80 PDV = 535.00 (Neto uplata za vlasnika) Koje su druge procedure koje jedna NVO mora potovati za porez na plaanje za uplate za najamnine? (lan 30, Zakon Br. 03/L-162)
1./ NVO moraju podneti vlasniku porezni certifikat o uplatama najamnine i izdavanja za porez tokom perioda oporezivanja (kalendarska godina), najkasnije 1 marta sledee godine. 2./ NVO trebaju, najkansije do 31 januara sledee godine, predati Poreznoj Upravi popis ukupnog oduzetog poreza i penzijskog doprinosa na platu za sve zaposlednike u prethodnoj kalendarskoj godini.
ANEKS 2.b. TA JE POREZ NA DODATNU VREDNOST

(Zakon Br.03/L-146) Porez na Dodatnu Vrednost (PDV) je porez na potronju koji se primenjuje od 1 jula 2001 i primenjuje se na robu koja je uvezena na Kosovo i domau robu i usluge (prema Uredbi UNMIK-a br 2001/11 O Porezu na Dodatnu Vrednost koja je izmenjena Uredbom UNMIK-a br. 2002/17 i 2004/35), i po Zakonu br.03/L-146 iznosi 16%. Zakon 03/L-146 je stupio na snagu 1 jula 2010. Lica koja imaju pravo se registrovati kao oporezujue osobe, moraju imati godinji promet vei od 50,000 (takoe i osobe koje ne prelaze ovaj prag ali koje odlue plaati PVD). Ove osobe e primeniti i prikupiti PDV izraunan od kupaca ili njihovih potrosaa, i dobie odobrenje plaenog odbitka poreza za PDV na uvoz i domau potronju. Formulari za prijavu PDV-a se popunjavaju svaki mesec. U sluajevima kada odbitak poreza na PDV pree izraunati prikupljeni iznos PDV-a, oporezovana osoba ima pravo zatraiti kreditiranje ili povratak PDV-a. Kada traja period oporezivanja za Porez na Dodatnu Vrednost? (lan 54, Zakon Br. 03/L-146) Oporezujui period za Porez na Dodatnu Vrednost je svaki kalendarski mesec. Kada je rok za prijavu PDV-a? PDV se mora prijaviti najkasnije 20-og sledeeg meseca za sve kupljeno (ukljujui uvoz) i prodato (ukljujui izvoz) u prethnodnom mesecu. ta je Porezna Prijava? Naelo oporezivanja na Kosovu se uglavnom oslanja na prijavu prihoda poreznog obaveznika. Prema tome, porezni obaveznik mora svojevoljno prijaviti sav prihod putem porezne izjave o odreenom vremenskom periodu, zavisno o prijavljenom prihodu.
149
Svaka osoba koja je predmet oporezivanja po zakonima koji se primenjuje na Kosovu mora podneti PUK-u ili njenim slubenicima, prijavu prema rekviziciji odreenoj u Zakonu o Poreznoj Upravi i Procedurama (Zakon Br.03/L-222) ili nalau svaki od odreenih poreznih zakona. Koje porezne prijave postoje? 1. Prijava Poreza na Lini Dohodak 2. Prijava Poreza na Dobit 3. Prijava na PDV, i 4. Prijava o Doprinos za Penzijsku tednju AKO PUK utvrdi da porezni obaveznica/k nije podnela/o poreznu prijavu, ili u sluaju da jeste, ali da je prijavio/la manje ili vie prihoda, onda prema vaeim zakona PUK je ovlaten zatraiti novu poreznu prijavu. Zahtev za Povrat PDV-a NVO koje su izuzete od plaanja PDV-a, kao za projekte financirane od EK, i kao to je predvieno u sporazumu o IPA, one imaju pravo povrata PDV-a za plaanja za svaki mesec, bez obzira na iznos povrata. Kao prvi korak NVO moraju uzeti fiskalni broj i prijavu PDV-a. NVO moraju popuniti i podneti PUK-u mesenu prijavu PDV-a najkasnije do 20 (dvedesetog) sledeeg meseca. NVO trebaju takoe ispuniti zahtev za povrat PDV-a koji je dosputan u kancelariji usluga za porezne obaveznike pri Poreznoj Upravi Kosova. Dokaze koje jedna NVO mora imati u svojim knjigama i podacima za povrat poreza su sledei: 1. Raune plaanja za porezni period na koji se odnosi odobravanje 2. Rauni prodaje za porezni perod na koji se odnosi odobravanje 3. Pojanjenje uvezi uzroka odobrenog balansa PDV-a17 4. Ugovori i popratna dokumentacija uvezi odobravanja Napomena: Rauni moraju sadravati sve detalje, kao to je propisano financijskim pravilima, ukljuujui fiskalni broj i PDV broj kupca i prodavaa, datum kupnje i prodaje, iznos PDV-a posebno izdvojiti od iznosa poreza.
17
Ovo se primenjuje za NVO koje imaju izuzee od PDV-a, kao to su projekti financirani putem EK
150
Ovi dokumenti su potrebni aplikantu koji se prijavi za povrat poreza, ali to ne znai da se ti dokumenti moraju dodati zahtevima za povrat poreza. U sluajevima kada NVO ima ostale porezne odgovornosti zbog neregularnog izdvajanja za porez na plate ili ostalih pravnih razloga, iako e zahtevi biti odobreni za isplaivanje, u poetku ranije obaveze e se pokriti dok e se njima isplatiti preostali deo. Koje su kazne ako osoba ne potuje ove porezne uredbe? (lan 51, Zakon Br. 03/L-222) - 5% (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, sa najveom kaznom od 25% poreza u 5 meseci) - 1% (svakog meseca ili dela za koji kasni, uz najveu kaznu od 12% poreza tokom 12 meseci) - 1.5% (svakog meseca ili dela meseca za koji kasni, uz maksimalnu kaznu od 25% poreza tokom 5 meseci) - 25% zbog nenamerne nie prijave - 100% zbog namerne nie prijave (Pa Zakonu 03/L-222 iznos novane kazne je promenjen od 50% na 15% i 25% . Novana kazna od 100% se primenjuje za namernu niu prijavu).
Utvrivanje prijave poreza za iznos od 100.00 Eura Procena nakon 12 meseci od dana kada je taj porez trebao biti objavljen 100 x 25% = 25.00 ako se ne prijavi na vreme 100 x 7% = 7.00 ako se ne plaa na vreme 100 x 18% = 18.00 kamate 100 x 25% = 25.00 nenamerne nie prijave 75.00 evra kazne 100.00 evra osnove poreza ________________________ 175.00 evra za plaanje
151
Da li imam pravo albe ako smatram da je dolo do nepotene procene od strane PUK-a? (lan 77, Zakon Br. 03/L-222) Da, imate pravo albe u roku od 30 dana od dana dobivanja obavesti o proceni. Moete podneti albu i popratnu dokumentaciju albenom Veu koje deluje kao nezavisni odsek pri Poreznoj Upravi Kosova.
ta ako albeni Odsek donese odluku sa kojom se ne slaete? (lan 77, Zakon Br. 03/L-222) Imate pravo albe na sledeem nivou, kod Nezavisnog Procenjivakog Odbora, koje je nezavisno od Porezne Uprave Kosova. To se mora uiniti u roku od 30 dana od dobivanja odluke albenog Odbora. Ako se ne slaete sa odlukom Nezavisnog Procenjivakog Odobra, onda u roku od 30 dana od doneenja odluke imate pravo albe Vrhovnom Sudu Republike Kosova kako bi se popravila nepravda za koju smatrate da vam je uinjena tokom procene poreza. Morate znati da pravo na albu ne produuje rok obaveze plaanja poreza koju je odredio PUK.
152
Regional O ce Potoklinica 16 71 000 Sarajevo Bosnia and Herzegovina Ph. no: +387 (0)33 532 757 info@tacso.org Albania T/A Help Desk Rr Donika Kastrioti Kotoni Business Centre, K-3, Nr. 7, Tirana Albania Ph. no: +355 (4) 22 59 597 info.al@tacso.org Bosnia and Herzegovina T/A Help Desk Viegradska 26 71 000 Sarajevo Bosnia and Herzegovina Ph. no: +387 (0)33 546 351 info.ba@tacso.org Croatia T/A Help Desk c/o Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske Radnika cesta 80/V 10 000 Zagreb, Croatia Ph. no: +385 1 45 99 821/825 info.hr@tacso.org Gulden Sk. 2/2 Kavaklidere 06690 Ankara, Turkey Ph. no: +90 312 426 4451 info.tr@tacso.org
Montenegro T/A Help Desk Dalmatinska 78 20 000 Podgorica, Montenegro Ph. no: +382 20 219 122/123 info.me@tacso.org Serbia T/A Help Desk panski boraca 24, stan broj 3 11 070 New Belgrade, Serbia Ph. no: +381 11 212 93 72 info.rs@tacso.org Turkey T/A Help Desks Yenicarsi Caddesi No. 34 34425 Beyoglu Istanbul, Turkey Ph. no: +90 212 293 15 45 info.tr@tacso.org Kosovo under UNSCR 1244/99 T/A Help Desk Fazli Grajqevci 4/A 10 000 Pristina, Kosovo Ph. no: +381 38 220 517 info.ko@tacso.org Former Yugoslav Republic of Macedonia T/A Help Desk 11 Oktomvri 6/1-3 1000 Skopje Ph. no: +389 2 322 53 40 info.mk@tacso.org
The views expressed in this publication do not necessarily re ect the views of the European Commission

Practical Manuel For Implemeting Grants - WEB

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Practical Manuel For Implemeting Grants - WEB

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Technical Assistance for Civil Society Organisations Kosovo Oce

PRAKTINI PRIRUNIK O PRIMENI NEPOVRATNIH SREDSTAVA EK FINANSIJSKA PITANJA

This project is funded by the European Union

Technical Assistance for

MANUAL PRAKTIK PR IMPLEMENTIMIN E GRANTEVE T KE SHTJET FINANCIARE Prishtin Shkurt, 2011

This project is funded by the European Union

FINANCIAL PROVISIONS .................................................................................... 12

2.3.1. 2.3.2. 2.3.3 2.3.4 2.3.5. 2.3.6. 2.4. 2.4.1. 2.4.2.

Amendments to the contract .......................................................................... 31

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

TACSO -Kosovo Office February 2010

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

DOCUMENTS REGULATING PROJECT IMPLEMENTATION

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

ACCOUNTING PRINCIPLES AND SUPPORTING DOCUMENTS

General Conditions, art. 1.3. General Conditions, art. 10.

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

AMENDMENTS TO THE CONTRACT

Amendments through an addendum

General Conditions, art. 9. General Conditions, art. 11.1.

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

Please find below a model of a modified budget:

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

Annex B. Budget for the Action

ORIGINAL BUDGET Unit rate (in EUR) Costs (in EUR)2

MODIFIED BUDGET Unit rate (in EUR) Costs (in EUR)2

Per month Per month Per month Per month

Per month Per month Per month Per month

1 1800 2800 1200 80 50 700

2,000 3,600 2,800 1,200 2,800 600 700

1 1800 2800 1200 75 50 700

2,300 3,600 2,800 1,200 1,950 600 1,400

Note: This is an example of a minor budget reallocation.

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

ANNEXE 1. PRACTICAL GUIDE ON TAXES IN KOSOVO

GENERAL INFORMATION ON TAXES IN KOSOVO

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

ANNEXE 2. PERSONAL INCOME TAX

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES

PRACTICAL MANUAL FOR IMPLEMENTING EC GRANTS - FINANCIAL RELATED ISSUES