h EGRATiVE CASE SHOPPERS MART Ann Christy, the controller at Shoppers Mart, presented the results of her systems

analysis to top management and received permission to develop a new AIS (Chapter 18 conclusion). Shortly thereafter, she planned the rest of the project. Ann is concerned because many development projects bog down during the design and implementation phases. She certainly does not want to have a runaway project on her handsone that she cannot control. She believes that her staff has adequately determined the requirements for the new system and wants to be sure that the rest of the development process is completed correctly. She decides to schedule another meeting with the head of systems development to discuss the following questions: 1 She must determine what type of system will best meet Shoppers Mart's needs and then make a proposal to management. Should her team develop what it considers to be the best approach to meeting Shoppers Mart's needs? Should it develop several approaches? 2 What can be done to ensure that system output will meet user needs? When and how should input, such as accounting transactions, be captured, and who should capture it? Where should AIS data be stored, and how should the data be organized and accessed? 3 How should Shoppers Mart convert from its current to its new AIS? How much time and effort will be needed to maintain the new AfS? In what capacity should Ann's accounting staff participate? Introduction Accountants must understand the entire systems development process, as they are involved in it in several waysas users helping to specify their needs, as members of the development team, and as auditors after the system is complete. Accountants should help keep the project on track by evaluating and measuring benefits, monitoring costs, and ensuring that the project stays on schedule. Effective systems analysis and design can ensure that developers correctly define the business problem and design the appropriate solution. As discussed in Chapter 18, systems analysis is a crucial phase in the systems development life cycle (SDLC), whose goal is to define the new system's requirements. This chapter discusses the other four steps (see Figure 18-1) in the systems development life cycle: conceptual systems design, physical systems design, systems implementation and conversion, and operation and maintenance. Chapter 19 discusses how some of the steps in the SDLC can be shortened or made more effective. Conceptual Systems Design In the conceptual systems design phase, the developer creates a general framework for implementing user requirements and solving problems identified in the analysis phase. As shown in Figure 20-1, there are three main steps in conceptual design: evaluating design alternatives, preparing design specifications, and preparing the conceptual systems design report. The following sections explain these in more detail. Evaluate Design Alternatives There are many ways to design an AIS, so accountants and others involved in systems design must continually make design decisions. For example, should the. company mail hard-copy purchase orders, use EDI, or enter orders over the Internet? Should the company have a large centralized mainframe and database or distribute computer power to the stores using a network of servers and PCs? Should data entry be through keyboard, optical character recognition, point-of-sale devices, barcodes. RFID tags, using the Internet, or some combination of these?

In addition, there are many different ways that a company can approach the systems development process. It could purchase software from a vendor, ask that the in-house information systems staff develop the software, request that the people who are going to use the system design it, or hire an outside company to develop and manage the information system. The company could modify, enhance, or replace existing software or completely reengineer all of its business processes and develop software to support these new processes. These alternatives, which must be considered in conceptual systems design, are discussed in more detail in Chapter 19. The design team should identify a variety of design alternatives and evaluate each with respect to the following standards: (1) how well it meets organizational and system objectives, (2) how well it meets user needs, (3) whether it is economically feasible, and (4) what its advantages and disadvantages are. The steering committee evaluates the alternatives and selects the one that best meets the organization's needs. Figure 20-1 Design Considerations and Alternatives

Table 20-1 presents examples of conceptual and physical design considerations and their corresponding design alternatives. Prepare Design Specifications Once a design alternative has been selected, the project team develops the conceptual design specifications for the following elements:

1 Output. Because the system is designed to meet users' information needs, output specifications must be prepared first. For example, to evaluate store sales using a sales analysis report, Shoppers Mart must decide (a) how often to produce the report (daily or weekly), (b) what the report should contain (store number, sales volume, etc.), (c) what the report will look like, and (d) if users require a hard-copy or screen (or both) output. 2 Data storage. Development decisions for Shoppers Mart include which data elements must be stored to produce the sales report, how the data should be stored and what type of file or database to use. 3 Input. Design considerations for Shoppers Mart include which sales data to enter, sale location and amount, and where, when, and how to collect data. Inputs are considered only after the desired output is identified. 4 Processing procedures and operations. Design considerations for Shoppers Mart include how to process the input and stored data to produce the sales report and the sequence in which the processes must be performed. Table 20-1 and Alternatives --^ - ] - - _ : gDesign Considerations [s "ilGprrimuriications Telephone lines, coaxial cable, fiber optics, channels '-. Communicatipr r - : Centralized, decentralized, distributed, or '.>;-.";' '-..r^.JoC^ ".- ! fiS::.1 ;;'-.VData storage medium Data storage structure File organization and access Input medium ' IripufMfniaf Y ". . .-y-'lfK-. Operations Output frequency Output medium Oufr. ii - 1 1 1Oufput format Files or database Random, sequential, or indexed sequential access Keying, OCR, MICR, POS, EDI, or voice Source document, turnaround document,

Printed output Processing mode Processor

In-house or outsourcing Instantaneous, hourly, daily, weekly, or monthly "L'<;; rcjper aci, v.iw, CH , jT,!c:i''ltr. Y; Y: Predetermined times or on demand Narrative, table, graph, file, or electronic ':];-"""' 'i:c6mmbmtdlionhZ:''/-::: ' [':- i Preprinted forms, turnaround document, or system-generated forms Personal computer, server, or mainframe

- - Conned, custom,, or -modified Trqr ,di 'ion processing ;>' - "- Batch or .online :; :. . Update frequency Instantaneous,, hourly, daily, weekly, or monthly Prepare the Conceptual Systems Design Report At the end of the conceptual design phase, a conceptual systems design report is prepared to (1) guide physical systems design activities, (2) communicate how management and user information needs will be met, and (3) help the steering committee assess system feasibility. The main component is a description of one or more recommended system designs. This description contains the contents of each output, database, and input; processing flows and the relationships among the programs, files, inputs, and outputs: hardware, software, and resource requirements; and audit, control, and security processes and procedures. Any assumptions or unresolved problems that may affect the final systems design should be discussed. The table of contents of the Shoppers Mart report is shown in Table 20-8, in this chapter's summary. Physical Systems Design During the physical systems design phase, the company determines how the conceptual AIS design is to be implemented. Physical design translates the broad, user-oriented AIS requirements of conceptual design into detailed specifications that are used to code and test the computer programs. As shown in Figure 20-2, physical system design phases include designing output, creating files and databases, designing input, writing computer programs, developing procedures, and building controls into the new AIS. The following subsections describe these activities in detail. Figure 20-2 Physical Systems Design Software acquisition ,

Output Design The objective of output design is to determine the nature, format, content, and timing of printed reports, documents, and screen displays. Tailoring the output to user needs requires cooperation between users and designers. Some important output design considerations are summarized in Table 20-2. Output usually fits into one of the following four categories: 1 Scheduled reports have a prespecified content and format and are prepared on a regular basis. Examples include monthly performance reports, weekly sales analyses, and annual financial statements. 2 Special-purpose analysis reports have no prespecified content or format and are not prepared on a regular schedule. They are prepared in response to a management request to evaluate an issue, such as which of three new products would provide the highest profits. 3 Triggered exception reports have a prespecified content and format but are prepared only in response to abnormal conditions. Excessive absenteeism, cost overruns, inventory shortages, and situations requiring immediate corrective action trigger such reports. 4 Demand reports have a prespecified content and format but are prepared only on request. Both triggered exception reports and demand reports can be used effectively to facilitate the management process. Table 20-2 Output Design Considerations

Consideration Concern Use Who will use the output, why and when do they need it, and what decisions will they need to make based on it? Should output be paper, screen, voice response, e-mail, or some ; combination of these? What format can best convey the most information (table, narrative, graphic)? Should paper output be on a preprinted form? Should turnaround documents be used? Where should output be sent? Who should have access to hard-copy and computer screen output? Should lengthy output be preceded by an executive summary and a table of contents? Should headings and legends organize data and highlight important items? Should detailed information be placed in an appendix? How often should AIS output be produced?

.Medium

Format

Preprinted

Location Access Detail

Timeliness

AIS developers prepare an output sample and users evaluate it to ensure that it is complete, relevant, and useful. Unacceptable output is modified and reviewed as many times as necessary to make it acceptable. To avoid the expense and time delays resulting from changes made later in the SDLC, many organizations require users to sign a documarht stating that the form and content are acceptable. File and Database Design It is important that various company units store data in compatible formats to help avoid the problem AT&T faced: 23 business units and a jumble of incompatible systems. It was difficult for some of the units to communicate with the other units. Perhaps more important, the business units did not maintain customer records in formats that allowed them to be easily shared. AT&T undertook a five-year project to create a "single view" of each customer so that customer data could be shared across all business units. In Chapter 4 you learned about files and databases and how to design them. Some of the more important file and database design considerations are summarized in Table 20-3. Table 20-3 File and Database Design Considerations Consideration Concern Medium Should data be stored on hard drive, disk, CD, tape, or paper?

Processing Should manual, batch, or real-time processing be mode used? Maintenance What procedures are needed to maintain data effectively? Size How many records will be stored in the database, and how large will they be? How fast is the number of records expected to grow? Activity level What percentage of the records will be added or deleted each year? What percentage will need to be updated? Input Design Systems designers must identify the different types of data input as well as optimal .nput methods. Two types of data input, forms and computer screens, are discussed in the next two subsections. Considerations for input design are shown in Table 20-4, Forms Design Although more and more systems are moving away from the use of paper documents and toward source data automation techniques, forms design is still an important topic. The important forms design principles summarized in Table 20-5 are a useful tool for evaluating existing forms and designing new ones. Designing Computer Screens It is more efficient to enter data directly into the computer than onto paper for subsequent entry. As a result, it is important to understand how to design computer screens for input as well as output. Computer input screens are most effective when these procedures are followed: Organize the screen so data can be entered quickly, accurately, and completely. Minimize data input by retrieving as much data as possible from the system. For example, entering a customer number could automatically cause the system to retrieve the customer's name, address, and other key information. Enter data in the same order as displayed on paper forms used to capture the data. Complete the screen from left to right and top to bottom. Group together logically related data. Design the screen so users can jump from one data entry location to another or use a single key or go directly to screen locations. *Make it easy to correct mistakes. Clear and explicit error messages that are consistent across all screens are essential. There should be a help feature to provide online assistance. Restrict the amount of data on a screen to avoid clutter. Limit the number of menu options on a single screen. Table 20-4 Input Design Considerations Consideration Concern Medium Should data be entered using a keyboard, OCR, MICP, POS terminal, barcodes, RFID tags, EDI, or voice input? Where do data originate (computer, customer, remote location, etc.), and how does that affect data entry?

Source

What format (source or turnaround document, screen, source data automation) efficiently captures the data with the least effort and cost? Type What is the nature of the data? Volume How much data are to be entered? Personnel What are the data entry operators' abilities, functions, and expertise? Is additional training necessary2 Frequency How often must data be entered? Cost How can costs be minimized without adversely affecting efficiency and accuracy? Error detection What errors are possible, and how can they be detected and and correction corrected? Table 20-5 Principles of Good Forms Design GENERAL CONSIDERATIONS Are preprinted data used to the maximum extent possible? Are the weight and grade of the paper appropriate for the planned use? Are bold type, double-thick lines, and shading used appropriately to highlight different parts of the form? Is the form a standard size? Is the size of the form consistent with requirements for filing, binding, or mailing? If the form is mailed to external parties, is the address positioned so that the form can be used in a window envelope? Are copies of the form printed in different colors to facilitate proper distribution? Are there clear instructions on how to complete the form? INTRODUCTORY SECTION OF FORM Does the name of the form appear at the top, in bold type? Is the form prenumbered consecutively? e If the form is distributed to external parties, are the company's name and address preprinted on the form? MAIN BODY OF FORM Is logically related information (e.g., customer name, address) grouped together? Is there sufficient room to record each data item? 0 Is data item ordering consistent with the sequence in which the items are most likely to be acquired? Are standardized explanations preprinted so codes or checkoffs can be used instead of written user entries? CONCLUSION SECTION OF FORM 0 Is space provided to record the final disposition of the form? Is space provided for a signature(s) to indicate final transaction approval? Is space provided to record the final disposition or approval date?

Format

 Is space provided for a dollar or numeric total? Is the distribution of each copy of the form clearly indicated? Program Design Program development is one of the most time-consuming activities in the SDLC. Programs should be subdivided into small, well-defined modules to reduce complexity and enhance reliability and modifiability, a process called structured programming. Modules should interact with a control module rather than with each other. To facilitate testing and modification, each module should have only one entry and exit point. To improve software quality, organizations should develop programming standards (rules for writing programs). This contributes to consistency among programs, making them easier to read and maintain. Organizations should also conduct a structured program walk-through to find incorrect logic, errors, omissions, or other problems. Program preparation time may range from a few days to a few years, depending on program complexity. Although accountants need not be computer programmers, they should understand how software is created. Following are eight steps for developing software. Step 1 is performed as a part of the systems analysis phase of the SDLC. Step 2 is done during conceptual systems design and may carry over to the beginning of physical design. Most of the tasks in steps 3 and 4 are done during systems design and are completed during systems implementation. Steps 5 and 6 are begun in systems design, but most of the work is done during systems implementation. Step 7 is 1 - rmpleted during systems implementation and conversion. Step 8 is part of the operation and maintenance phase. 1 Determine user needs. Systems analysts consult with users and agree on software requirements. 2 Develop a plan. A development plan is produced and documented. 3 Write program instructions (code). This is when the computer code (or program instructions) is written. Designing a program from the top down to more detailed levels is referred to as hierarchical program design. 4 Test the program. Debugging is discovering and eliminating program errors. After a program is coded, a visual and mental review, referred to as desk checking, is conducted to discover programming errors. During program compilation, syntax errors are uncovered. A program is tested for logic errors using test data that simulate as many real processing situations or input data combinations as possible. Test data should include all valid transactions and all possible error conditions. Large programs are often tested in three stages: individual program modules, the linkages between modules and a control module, and interfaces between the program being tested and other application programs. It is important to find errors as soon as possible during the development process. The Gartner Group estimates that bugs that are not discovered until later in the SDLC cost 80% to 1,000% more to fix than those discovered earlier. Focus 20-1 discusses the difficulty of testing software and the consequences of releasing software with undetected errors. Software developers state that 20% to 30% of software development costs should be allocated to testing, debugging, and rewriting software. 5 Document the program. Documentation explains how programs work and is used to help correct and resolve errors. Flowcharts, data flow diagrams, record layouts, E-R diagrams, REA data models, narrative descriptions of the system, and related items should be developed as part of program documentation and organized into a meaningful documentation manual. 6 Train program users. Program documentation is often used to train users.

7 Install the system. All system components, including the programs, are combined and the company begins to use the system. 8 Use and modify the system. Factors that require existing programs to be revised, referred to as program maintenance, include requests for new or revised reports; changes in input, file content, or values such as tax rates; error detection; and conversion to new hardware. Procedures Design Everyone who interacts with a newly designed AIS needs procedures that answer the who, what, when, where, why, and how questions related to all AIS activities. Procedures should cover input preparation, transaction processing, error detection and correction, controls, reconciliation of balances, database access, output preparation and distribution, and computer operator instructions. Procedures may take the form of system manuals, user instruction classes, training materials, or online help screens. Development teams, users, or teams representing both groups may write procedures. Controls Design The often-heard computer adage "garbage in, garbage out" emphasizes that improperly controlled input, processing, and database functions produce information of little value. Controls must be built into an AIS to ensure its effectiveness, efficiency, and accuracy. They should minimize errors and detect and correct them when they do occur. Accountants play a vital role in this area. Some of the more important control concerns that must be addressed are summarized in Table 20-6. Controls are discussed in greater detail in Chapters 6 through 9. 20-1 F COS Software Bugs Take Their Toll A n $1 8.5 million rocket explodes seconds after liftoff. Telephone networks mysteriously crash in three cities, leaving 10 million customers without service. A nuclear plant releases hundreds of gallons of radioactive water near Lake Huron. These three events have one disturbing fact in common: They were caused by tiny errors (bugs) buried in computer programs. The term "bug" was coined during World War II when a researcher, puzzled by a computer shutdown, removed a moth stuck between two electric relays. Some examples of these electronics pe^ts follow: Without warning, Washington, D.C., Los Angeles, and Pittsburgh residents lost local phone service at almost the same time each morning. The culprit was three missing digits in several million lines of programming that control the phone companies' call-switching computers. During the Persian Gulf War, a software error prevented a Patriot missile from destroying an incoming Iraqi Scud missile that killed 28 people. The American Airlines reservations system shut down for almost 1 2 hours, crippling 1 4,000 travel agencies nationwide and forcing American's agents to write tickets by hand. A bug in a linear acceleratora device that uses X-rays to treat cancer victimscaused the accelerator to deliver a radiation overdose, killing one patient and leaving two others deeply burned and partly paralyzed. Ferrari North America had to recall 353 of its high-performance sports cars because of software errors in their braking system that threatened the lives of those driving the cars. Where do these bugs originate? To create software, a programmer writes millions of lines of code. One incorrect letter or punctuation mark in a line of codeeven a missing period can cause a computer to issue an incorrect command or no command at all. For instance, a flaw in

DSC's call-switching computers sent hundreds of erroneous messages to other DSC computers, asking for assistance in rerouting calls when no help was necessary. The flood of messages shut down the computers and gave callers busy signa's for hours. Bugs exist in most software and it is almost impossible to eliminate all of them. A program containing bugs can work adequately for quite some time until suddenly, with no warning, the bug triggers something and the computer suddenly goes haywire. Programmers go to great pains to detect and eliminate bugs before software is shipped, but no one has the time or money to find every bug or to simulate the exact situations the computer program will encounter in the real world, instead, software is tested with assumptions about how it will be used. Only a certain amount of information for instance, the number of paychecks to be sent out each Fridayis used to test the program. No one can predict that a few enterprising customers will add more information than the software can handle. A formei product manager estimated that his company often found 5,000 bugs in each product. The company would fix serious flaws before shipping the product and ignore minor or cosmetic flaws and those that were highly unlikely to ever cause a problem. If software developers took the time to find every one of these flaws, they would miss getting their product out to market on a timely basis and thus lose market share to competitors able to get their products out on time. However, if developers made feasible improvements in their software products, software users in the United States could save an estimated $22 billion in iost productivity a year. Software developers also cannot predict if computer users will work faster than the software itself. The linear accelerators that killed and maimed cancer patients were controlled by an operator who typed extremely fast. She accidentally selected the X-ray mode and then switched to the electron beam. The software was not quick enough to recognize the change and the machine beamed radiation at full power to a tiny spot on the patients' bodies. The*>ug was so subtle it took programmers a year to detect and eliminate it. The sheer volume of software code needed in a complex program makes finding bugs difficult. There are over 2.5 million lines of code in systems that check for cracks in the engine wheel of a space shuttle nnd 1 2 million in a phone company's call-switching computer. Finding a flaw in this code is as difficult as looking for one misspelled name in the New York City phone book. It is estimated that flawed or bug-ridden software cost businesses worldwide over $175 billion last year. Over one-third of that, or over $60 billion, is a cost that is borne by U.S. businesses. Source: Adapted from John Schneidawind, "Getting the Bugs Out," USA Today (August 29, 1991): 1-2. 'able 20-6 ": ntrols Design Considerations Consideration Concern Validity Are all system interactions valid? For example, how can the AIS ensure that cash disbursements are made only to legitimate vendors? Authorization Are input, processing, storage, and output activities authorized by the appropriate managers? For example, how can the AIS ensure that payroll additions have been authorized?

Is input verified to ensure accuracy? What controls are in place to ensure that data passed between processing activities are not lost? Security Is the system protected against (a) unauthorized physical and logical access to prevent the improper use, alteration, destruction, or disclosure of information and software and (b) the theft of system resources? Numerical Are documents prenumbered to prevent errors or intentional misuse and to detect control when documents are missing or stolen? Availability Is the system available for operation and use at times set forth in service-level statements or agreements? Can users enter, update, and retrieve data during the agreed-upon times? Maintainabilit Can the system be modified as required without affecting system availability, y security, and integrity? Are only authorized, tested, and documented changes made to the system and related data? Are resources available to manage, schedule, document, and communicate the changes to management and authorized users? Integrity Is data processing complete, accurate, timely, and authorized? Is data processing free from unauthorized or inadvertent system manipulation? Audit trail Can transaction data be traced from source documents to final output (and vice versa)? For example, if a customer calls with a question, can transaction details be easily accessed? Physical Systems Design Report At the end of this phase, the team prepares a physical systems design report that summarizes what was accomplished and serves as the basis for management's decision whether or not to proceed to the implementation phase. Table 20-8 later in the chapter shows a table of contents for the report prepared at Shoppers Mart. Systems implementation is the process of installing hardware and software and getting the AIS up and running. This process generally consists of developing a plan, preparing the site, installing and testing hardware and software, selecting and training personnel, completing the documentation, and testing the system. These activities are illustrated in Figure 20-3 and are discussed in this section. Systems conversion is discussed later in this chapter. The state of Virginia has been especially successful in designing and implementing us AIS. In fact, it served as a model for other governmental agencies. Focus 20-2 describes the improvements the state made to its AIS. Implementation Planning An implementation plan consists of implementation tasks, expected completion dates, cost estimates, and the person or persons responsible for each task. The plan specifies when the project should be complete ind when the AIS is operational. The implementation team should identify risk factors that decrease the likelihood of successful implementation, and the plan should contain a strategy for coping with each of the identified risk factors. Figure 20-3 Systems Implementation

Accuracy

AIS changes may require adjustments to a company's existing organizational structure. New departments may be created and existing ones eliminated or reduced in size. The structure and status of the data processing department itself may change. For example, Blue Cross and Blue Shield of Wisconsin contracted for a new $200 million system. The systeminitiated by technical staff who did not understand the company's business or visiondid not work properly. It sent hundreds of checks to a nonexistent town, made $60 million in overpayments, and resulted in the loss of 35,000 clients. One reason the system failed was that its implementation should have included an organizational restructuring. Site Preparation A large computer may require extensive changes, such as additional electrical outlets, data communications facilities, raised floors, humidity controls, special lighting, and air-conditioning. Security measures, such as fire protection and.an emergency power supply, also may be necessary. Space is needed for equipment, storage, and offices. 20-2 FOCUS Stars Saves Virginia $80 Million B'^ISV V osf Virginia taxpayers receive tax refunds liWil within a week of filing instead of the usual 1 Kfi&rMkl *wo to *nree rnonths. They owe the quick litrw fflwvi' turnaround to Jane

Bailey, director of AIS at the Department of Taxation. Jane managed the development of the State Tax Accounting and Reporting System (STARS), a multisystem project that took nine years to complete. STARS has been so successful that the IRS, 27 states, and a Canadian province sent teams to Richmond to see if they could improve their systems development and implementation efforts. The state's IT group strongly recommended that the department engage outside contractors for the job, saying Jane's six-person staff was far too small and unsophisticated to overhaul the vast and motley collection of manual and batch systems formerly in place. Jane insisted, however, on going with an inside job. She was able to convince management by stating that once the system was developed, she would maintain it and respond quickly to tax law changes. Jane's staff eventually swelled to 45 people. She insisted that these employees be first-rate individuals. If she could not hire the experts and specialists she needed, she retained them as consultants and then used them to train her existing staff. In addition, she recruited five management analysts to redesign business processes, write user documentation, and train users. Ten people from her staff are management analysts who work full-time on user procedures and issues. Seeing user involvement as crucial, Jane succeeded in getting six managers from user areas assigned full-time to the project. Over the years, the scope of STARS expanded to encompass more functions and more users, and its budget climbed from its original $3 million to $11 million. A major new piece of software was installed every three to six months. Users had to adapt, often getting 15 new screens at a time. The megapro|ect eventually involved putting together 1,500 programs, 40 IBM databases, and 350 online screens in 25 applications for 1,800 users. The state, which asked for a Chevrolet, got a Cadillac; and the payoff has been impressive. STARS users estimate that it saved the state $80 million over five years, most of it from added collections from would-be tax cheats. Site preparation is a lengthy process and should begin well in advance of the installation date. Select and Train Personnel Employees can be hired from outside the company or transferred internally. Hiring from within is the less costly, more effective alternative, because employees already understand the firm's business and operations. Transferring employees who are displaced as a result of the new system could boost employee loyalty and morale. Because effective training is time-consuming and expensive, companies take shortcuts. In addition, those who understand the system are so busy trying to maintain and upgrade it that they lack the time to provide training. When users are not adequately trained, the company will not achieve the expected benefits and return on its investment. The hidden cost of inadequate training is that users turn for help to coworkers who have mastered the system, resulting in less productive coworkers and increased company costs. Effective AIS training must consist of more than just hardware and software skills. Employees must be oriented to new policies and operations, and training should be planned and scheduled so it occurs just before systems testing and conversion. Many types of training programs are available to companies, such as technical training from vendors, self-study manuals, computer-assisted instruction, videotape presentations, role-playing, case studies, and experimenting with the AIS under the guidance of experienced users.

Boots the Chemists, a London-based international pharmacy chain with more than 1.000 stores, developed a novel approach to training. Store employees, nervous about a forthcoming computer system, were invited to a party at a store where a new POS system had been installed. They were asked to try to harm the system by pushing the wrong buttons or fouling up a transaction. Employees quickly found they could not harm the system and that it was easy to use. Complete Documentation Three types of documentation must be prepared for new systems: 1 Development documentation describes the new AIS. It includes a system description; copies of output, input, and file and database layouts; program flowcharts; test results; and user acceptance forms. 2 Operations documentation includes operating schedules; files and databases accessed; and equipment, security, and file-retention requirements. 3 User documentation teaches users how to operate the AIS. It includes a procedures manual and training materials. Test the System Inadequate system testing was one reason for the Blue Cross and Blue Shield system failure. The developers underestimated the complexity of the system and promised an overly optimistic delivery time of 18 months. One shortcut they took to meet that deadline was to deliver an untested system. Documents and reports, user input, operating and control procedures, processing procedures, and computer programs should all be given a trial run in realistic circumstances. In addition, capacity limits and backup and recovery procedures should be tested. Following are three common forms of testing: 1 Walk-throughs are step-by-step reviews of procedures or program logic. The development team and system users attend walk-throughs early in system design. The focus is on the input, files, outputs, and data flows of the organization. Subsequent walk-throughs, attended by programmers, address logical and structural aspects of program code. 2 Processing test transactions determines if a program operates as designed. Valid and erroneous data are processed to determine if transactions are handled properly and errors are detected and dealt with appropriately. To evaluate test results, the correct system response for each test transaction must be specified in advance. 3 Acceptance tests use copies of real transactions and files rather than hypothetical ones. Users develop the acceptance criteria and make the final decision whether to accept the AIS. Chemical Bank suffered the consequences of not adequately testing an upgrade to its ATM system. Shortly after its installation, New York customers who withdrew cash from one of the bank's 900 ATMs found their accounts were debited twice. Before the problem could be corrected, 150,000 withdrawals with a total value of $8 million were posted twice to customer accounts. Thousands of small accounts were overdrawn or emptied, which annoyed and angered customers. Chemical Bank lost a great deal of credibility with its customers as a result of the glitch. Even software purchased from an outside vertdor must be tested thoroughly before being installed. Kane Carpets learned this lesson after it installed an AIS custom tailored to the floor covering industry. No sooner was the software up and running than Kane began experiencing serious problems. For example, its inventory control system told its salespersons that orders could not be filled when the product was in fact available, and vice versa. As a result, Kane lost many of its customers.

f Sysfemsy Conversion- & Conversion is the process of changing from the old to the new AIS. Many elements must be converted: hardware, software, data files, and procedures. The process is complete when the new AIS has become a routine, ongoing part of the system. Conversion Approaches Four conversion approaches are used to change from an old to a new system: Direct conversion immediately terminates the old AIS when the new one is introduced. For example, Shoppers Mart could discontinue its old system on Saturday night and use its new AIS on Monday morning. Direct conversion is appropriate when the old AIS has no value or the new one is so different that comparisons between the two are meaningless. The approach is inexpensive, but it provides no backup AIS. Unless a system has been carefully developed and tested, therefore, direct conversion carries a high risk of failure. Focus 20-3 discusses the problems at Sunbeam Corp., in part caused by attempting a direct conversion with no backup system. Parallel conversion operates the old and new systems simultaneously for a period of time. For example, Shoppers Mart could process transactions with both systems, compare the output, reconcile the differences, and correct problems with the new AIS. After the new system proves itself, Shoppers Mart would discontinue the old system. Parallel processing protects companies from errors, but it is costly and stressful for employees to process all transactions twice. However, because companies often experience problems during conversion, parallel processing has gained widespread popularity. Phase-in conversion gradually replaces elements of the old AIS with the new one. For example, Shoppers Mart could implement its inventory system, then disbursements, followed by sales collection, and so forth, until the whole system is functional. These gradual changes mean that data processing resources can be acquired over time. The disadvantages are the cost of creating the temporary interfaces between the old and the new AIS and the time required to make the gradual changeover. Pilot conversion implements a system in just one pan of the organization, such as a branch location. For example, Shoppers Mart could install its new POS system at one of its stores usmg a direct, parallel, or phase-in approach. When problems with the system are resolved, the new system could be implemented at the remaining locations. This approach localizes conversion problems and allows training in a live environment. The disadvantages are the long conversion time and the need for interfaces between the old and the new systems, which coexist until all locations have been converted. Owens-Corning Fiberglass implemented its accounts payable, travel and expense, and payroll systems by getting the system up and running in one plant and then moving it to all the others one by one. Data Conversion Data conversion can be time-consuming, tedious, and expensive. The difficulty and magnitude of the task can be easily underestimated. Data files may need to be modified in three ways. First, files may be moved to a different storage mediumfor example, from tapes to disks. Second, data content may be changedfor example, fields and records may be added or deleted. Third, file or database format may be changed. The first step in the data conversion process is to decide which data files need to be converted. Then they must be checked for completeness and any data inaccuracies and inconsistencies removed. Actual data conversion is next. Validating the new files, to k 20-3 | F CUS

Sunbeam Corp. and the Price of Direct Conversion S unbeam Corp., a consumer products company, hired new CEO Al Dunlap to turn the company around. While turning Scott Paper Company around, Al made such drastic cost cuts that he was nicknamed Chainsaw Al. At Sunbeam, Al also made drastic cost-cutting moves, many of which went too far and ended up hurting the company much more than they helped. His restructuring plan called for eliminating 87% of the company's products and half of its 6,000 employees. Included in the cost-cutting plan were the information systems staff, as the systems function was to be outsourced. Al terminated computer personnel who were making $35,000 a year only to discover they could earn $125,000 a year elsewhere! He then had to replace them with contract workers who had to be paid significantly more than $35,000. Ironically, some of the contract workers turned out to be terminated employees. During the turnaround effort, the company decided to modernize its information system. To minimize costs, Sunbeam used a direct conversion approach. Unfortunately, the new system did not work, and since there was no backup system, the entire system was down for months. The result was total chaos. Orders were lost and some customers did not receive their shipments. Other customers received their orders two or three times, while others received the wrong order. Customers were very upset and began calling at all hours about their orders. Unfortunately, Sunbeam had no way *o respond to them, as employees could not track orders or shipments. With no system, customers who did receive their orders could not be billed automatically. As a result, Sunbeam had to manually bill its customers. Imagine the headache this was for large customers such as Wal-Mart. Due to poor management and the lack of an AIS for such a long period of time, the price of Sunbeam's stock plummeted, and in the summer of 1998 Al Dunlap was fired. Shareholder lawsuits were filed and governmental entities, including the SEC, began investigating the company. Claiming that Al perpetrated an accounting fraud at Sunbeam, the SEC contended that at least $62 million of the $1 89 million in income that Sunbeam reported in 1 997 did not comply with accounting rules. Arthur Andersen, Sunbeam's auditors, paid out $110 million in damages to settle a shareholder class-action suit filed against the accounting firm. In February 2001, Sunbeam filed for Chapter 1 1 bankruptcy protection. Two years later, after a lengthy investigation, the SEC closed the Sunbeam case on January 27, 2003. During those two years, several Sunbeam executives paid fines to settle charges of participating in a scheme to inflate the worth of the company before putting it up for sale. In his settlement, former CEO Al Dunlap agreed to pay a half-million-dollar fine without admitting or denying the SEC's accusations. Additionally, Phillip Harlow, the Arthur Andersen partner in charge of auditing Sunbeam's 1 996-1 997 yecr-end financial statements, was barred from practicing public accounting before the SEC for at least three years in exchange for the SEC withdrawing all related fraud charges. (Adapted From John A. Byrne, "Chainsaw," Business Week*" (October 18, 1999): 128-149.) ensure data were not lost during conversion, follows. If the file conversion is lengthy, the new files must be updated with the transactions that occurred during data conversion. Once the files and databases have been converted and tested for accuracy, the new system is functional. The system should be monitored for a time to make sure it runs smoothly and accurately. The final activity is to document the conversion activities.

The final step in the SDLC is to operate and maintain the new system. A post-implementation review should be conducted on a newly installed AIS to ensure it meets its planned objectives. Some important factors to consider and questions to answer during the postimplementation review are listed in Table 20-7. Any problems uncovered during the review should be brought to management's attention and the necessary adjustments made. When the review has been completed, a post-implementation review report is prepared. The table of contents in Table 20-8 illustrates what this Table 20-7 Factors to Investigate During Posrimplementation Review Factors Questions Goals and objectives Satisfaction Benefits Costs Reliability Accuracy Timeliness Compatibility Controls and security Errors Training Communications Organizational changes Documentation Does the system help the organization meet its goals, objectives, and overall mission? Are users satisfied with the system? What would they like changed or improved? How have users benefited from the system? Were the expected benefits achieved? ,. Are actual costs in line with expected costs? Is the system reliable? Has it .failed .'and, if so, what caused its failure? Does the system produce accurate arid complete data? Does the system produce information on a timely basis? Are hardware, software, data, and procedures compatible with existing systems? Is the system safeguarded against unintentional errors, fraud, and unauthorized intrusion? Do adequate error-handling procedures exist? Are systems personnel and users adequately trained to support and use the system? Is the communications system adequate? Are any organizational changes brought about by the system beneficial or harmful? If harmful, how can they be resolved? Is system documentation complete and accurate?

report should contain. User acceptance of the postimplementation review report is the final activity in the systems development process. Control of the AIS is passed to the data processing department. Work on the new system is not finished, however. Studies show that, over the life of a system, only 30% of the work takes place during development. The remaining 70% is spent maintaining the system. Most maintenance costs relate to software modifications and updates. The experience of the Hartford Insurance Group illustrates the cost of maintenance. Approximately 70% of its personnel resources are devoted to maintaining existing systems. Hartford must maintain an inventoiy of 34,000 program modules containing 24 million lines of code. The job is even more difficult because recent changes in insurance regulations and business strategies have reduced the structure of the code and increased its complexity.

Ann Christy tackled the sales processing portion of the AIS first. She gave the project development team her systems analysis report and accompanying data. During conceptual systems design, the team visited stores with similar operations and identified ways to meet AIS requirements. Alternative approaches were discussed with users, management, and the steering committee and were narrowed down to Ann's original approach. Ann considered buying software but did not find any that did what she and the company wanted to accomplish. The team developed conceptual design specifica-~: ?ns for the output, input, processing, and data storage elements. The company decided to use screen-based output as much as possible and to capture data electronically using point-of-sale (POS) devices. Data that cannot be 19 Chapter 20: Systems Design, Implementation, and Operation Table 20-8 Table of Contents for Shoppers Mart Reports CONCEPTUAL SYSTEMS PHYSICAL SYSTEMS POSTIMPLEMENTATION DESIGN REPORT DESIGN REPORT REVIEW REPORT Table of Contents Table of Contents . Table of Contents 1. Executive Summary of Conceptual Systems Design .-'.jA;-: II. Overview of Project Purpose and Summary of Findings to Date III. Recommended Conceptual Design(s) of Proposed System A. Overview of Recommended , Design(s) B. Objectives to Be Achieved by Design(s) C. Impact of Design(s) on Information System and Organization D. Expected Costs and Benefits of Design(s) E. Audit, Control, and Security Processes and Procedures F. Hardware, Software, and 1 Executive Summa-y of Physical Systems Design II. Overview of Project Purpose and Summary of Findings to Date . ill. Major Physical Design Recommendations A. Output Design B. Input Design C. Database Design D. Software (Processing) Design E. Hardware Design F. Controls Design G. Procedures Design IV. Assumptions and Unresolved Problems V. Summary VI. Appendixes, Glossary 1. Executive Summary of Postimplementofion Review . '!\ II. Overview of Development Project >' III. Evaluation of the Development A. Degree to Which System Objectives Were Met B. Analysis of Actual Versus Expected Costs and Benefits C. User Reactions and Satisfaction ; IV. Evaluation of Project Development Team V. Recommendations A. Recommendations for Improving the New System B. Recommendations for Improving the System Development Process VI, Summary

Other Resource Requirements G. Processing Flows: Relationships of Programs, Database:, Inputs, and Outputs H. Description of System Components (Programs, Databases, Inputs, and Outputs) IV. Assumptions and Unresolved Problems V. Summary VI. Appendixes, Glossary captured electronically will be entered using PCs. Each store will have a network that connects all its PCs and POS devices to a local database. The POS cash registers will be used to capture and feed sales data electronically to this database. Each store will be linked electronically to the central office using a wide area network. All sales data, store orders, and other summary-level information will be uploaded to the corporate database daily. The corporate database will download the information needed to manage the store. The central office will use electronic data interchange to order goods and pay suppliers. The table of contents for the conceptual systems design report is shown in Table 20-8. During physical design, the development team designed each report identified during conceptual design in screen or hard-copy format. The reports were shown to users and reworked until everyone involved was satisfied. The team then designed all files, databases, and input screens. Next came the detailed design of the software programs needed to collect and process data and produce the output. The team also developed new procedures for handling data and operating the AIS. The accountants and the internal audit staff were especially helpful during the design of the controls needed to protect the system against errors and fraud. The physical systems design report table of contents is shown in Table 20-8. Ann and her staff started implementation planning early. A location for the new - -inframe was identified, and site preparation began during the design phase. First the "irdware and then the software were installed and tested, followed by testing of the entire AIS. The new AIS was staffed almost exclusively with existing employees ined as the system was tested. System documentation was completed before data m the old AIS were converted to the new one. Ann and her staff used a variety of conversion approaches. Because corporatewide mainframe data were vitally important, Ann used a parallel conversion strategy. The new and old systems were operated together for a month, and the results were compared. When the bugs in the new AIS were ironed out, the old AIS was discontinued. A pilot approach was used for the store's AIS. The AIS was installed at several stores, and all problems were resolved before implementing the system at the remaining Shoppers Marts. Conversion was not easy and required a fair amount of overtime and duplicate processing. After a few months, Ann and her staff conducted a postimple-mentation review and made some adjustments to enhance the already high user acceptance of and satisfaction with the new AIS. The table of contents for the postimple-mentation report is shown in Table 20-8.

Ann made a final presentation to top management after the AIS was installed and operating. She was widely congratulated and even heard the president mention to an executive vice president that she "was worth keeping an eye on" for even more responsibility in the firm. conceptual systems design 768 conceptual design specifications 769 conceptual systems design report 770 physical systems design 770 scheduled report 771 special-purpose analysis report 771 triggered exception report 771 demand report 771 structured programming 774 hierarchical program design 775 debugging 775 desk checking 775 program maintenance 775 physical systems design report 777 systems implementation 777 implementation plan 777 walk-through 780 processing test transactions 780 acceptance test 780 conversion 781 direct conversion 781 parallel conversion 781 phase-in conversion 781 pilot conversion 781 post-implementation review 782 post-implementation review report 782 AIS IN ACTION 1 The developers of your new system have proposed two different AIS designs and have asked you to evaluate them. This evaluation process is most likely to be a part of which SDLC step? a. systems analysis b. conceptual design c. physical design d. implementation and conversion e. operation and maintenance 2 What is the purpose of the conceptual systems design report? a. to guide physical systems design activities " b. to communicate how management and user information needs are met c. to help the steering committee assess system feasibility d. a and b e. a, b, and c 3 Which of the following is the correct order of the steps in physical systems design? a. input, file and database, output, controls, procedures, program b. file and database, output, input, procedures, program, controls c. output, input, file and database, procedures, program, controls d. output, file and database, input, program, procedures, controls 4 A monthly payroll register showing all hourly employees, the number of hours they worked, their deductions, and their net pay is most likely which of the following? a. scheduled report b. special-purpose analysis c. triggered exception report d. demand report 5 Which of the following is not a consideration in input design?

a. Which errors are possible and how can they be detected and corrected? b. Kow can data be entered (keyboards, OCR, or POS terminal)? c. Which format efficiently captures the input data with the least effort and cost? d. How often should the system produce reports? 6 Which of the following is most likely to help improve program development? a. physical model b. IT strategic plan c walk-through d. record layout r 7 Which of the following statements is true? a. The Gartner Group estimates that programming bugs not found until later in the SDLC cost 25% to 30% more to correct than if they were found earlier in the SDLC. b. Direct system conversion is the least risky of the system conversion methods. c. Many software developers state that 5% to 10% of software development costs should be allocated to testing, debugging, and rewriting software. d. Over the life of a system, only 30% of information systems work takes place during development; the remaining 70% is spent maintaining the system. 8 Which of the following describes the systems testing approach that uses real transactions and files rather than hypothetical ones? a. walk-through b. processing of test transactions c. acceptance test d. parallel conversion test 9 What is the process of discontinuing an old system as soon as a new one is introduced? a. direct conversion b. parallel conversion c. phase-in conversion d. pilot conversion 20.1 10 Which of the following describes designing a program from the top down to more detailed levels? a. hierarchical program design b. top-down program design c. parallel program design d. unstructured program design CHAPTER CASE Hershey's Big Bang ERP Triggering approximately $1.8 billion in sales, Halloween is the biggest candy season of them all. But for Hershey's, the Halloween of 1999 became the scariest Halloween of all time. A three-year, $112-million ERP system was implemented in July of that year and promptly gummed up the order-distribution system. Many distributors who placed orders in September were still waiting for their shipment in late October. However, the problem was not in inventory. Hershey had plenty of candy in inventory, it just could not move the candy from its warehouses to its customers. The new ERP system employed over 5.000 PCs, network hubs, and servers. The software for the massive ERP was supplied by three firms and implemented by one very large consulting firm. Despite the size and complexity of the new system, Hershey chose to implement a major portion of it in one step. It called the implementation the big bang. In case anything went wrong, Hershey

built a cushion of eight days of inventory. However, by August it had exhausted the eight days and was fifteen days behind in orders. Unfortunately, by the end of October, the shelves of large candy distributors were still void of Hershey candy. Executives were hopeful they could meet Easter orders, since it was later than usual that year. Required What steps should Hershey have taken to properly design, implement, and operate this new ERP? 20.1 Prism Glass Company is converting from a manual data processing system a computerized one. To expedite the implementation of the system, the CEO is asked your consulting team to postpone establishing standards and controls until ::er the system is fully operational. How should you respond to the presidents request? 20.2 When a company converts from one system to another, many areas within the _:anization are affected. Explain how conversion to a new system will affect the fol-ving groups, both individually and collectively. a. Personnel b. Data storage c. Operations d. Policies and procedures e. Physical facilities 20.3 The following notice was posted in the employee cafeteria on Monday ~ "rning: To: All Accounting and Clerical Employees From: I.M. Krewel, President Subject: Termination of Employee Positions Effective this Friday, all accounting and clerical employees not otherwise contacted .ill be terminated. Our new computer system eliminates the need for most of these jobs. We 're grateful for the loyal service you 've rendered as employees and wish you success. You may wish to pick up your final checks on Friday before you go. Discuss the president's approach to human resource management. What are the possible repercussions of this episode9 Assuming that job termination is the best alternative available, how would you approach the situation? 20.4 In which phase of the systems development cycle would each of the following positions be most actively involved? Justify your answers. a. Managerial accountant b. Programmer c. Systems analyst d. Financial vice president e. Information systems manager f. Auditor 20.5 During which of the five SDLC stages is each task, labeled a through m, performed? More than one answer may apply for each activity. 1 Systems analysis 2 Conceptual (general) systems design 3 Physical (detailed) systems design 4 Implementation and conversion 5 Operation and maintenance a. Writing operating procedures manuals

b. Developing program and process controls c. Identifying alternative systems designs d. Developing a logical model of the system e. Identifying external and administrative controls f. Testing the system g. Training personnel h. Evaluating the existing system i. Analyzing the achievement of systems benefits j. Modifying and altering programs k. Analyzing total quality management (TQM) performance measures * 1. Conducting a feasibility analysis m. Aligning AIS development plans with business objectives 20.1 The Glass Jewelry Company manufactures costume jewelry. You have just been hired as the management accountant in charge of the accounting and control functions. During your introductory meeting with the president, he outlined your first project: the design and implementation of a new AIS. He stated that the new system must be fully implemented within six months. Total company sales for the past year were $10 million. Sales are expected to double within the next 18 months. Required a. Outline the procedures you would follow to complete the assigned project. Your response should include a description of the following: 1. Various sources of information 2. Methods of documenting information collected 3. Methods of verifying the information collected b. One of the subsystems that you plan to design is the accounts payable system. This system will contain a number of programs, two of which include Enter Invoices and Print Payable Checks. For each of these programs, describe its purpose and outline the application control considerations. (SMAC Examination, adapted) 20.2 Chaotic order processing at Wang Laboratories had long been accepted by its customers as the cost of doing business with the computer giant. The tremendous growth of Wang left the company with a serious revenue tracking problem: Customers would often wait months for Wang to fill orders and process invoices. Repeated attempts by Wang's understaffed AIS department to solve these problems always met with failure. Finally, Wang Laboratories hired a small consulting organization to solve its revenue tracking problems and expedite prompt receipt of payments. The 18-month project turned into a doubly long nightmare. After three years and $10 million, the consultants were dismissed from the unfinished project. The reasons for the project failure were clear. First, the project was too large and far too complex for the appointed consulting team. According to one consultant, the systems development process was so dynamic that the failure to complete the project quickly was self-defeating, as modifications took over the original design. Second, management had no clear vision of the new AIS and lacked a strong support staff. As a result, a number of incompatible tracking systems sprang up throughout the company's distributed computer system.

Third, the consulting firm had little experience with the desired technology: a complex database that represented the heart of the new system. Finally, the project had too many applications. Interdependences among subprograms and subroutines left consultants with few completed programs. Every program was linked to several subprograms, which in turn were linked to several other programs. Programmers would begin an initial program only to find that several subroutines were necessary. They eventually found themselves lost in a morass of subroutines with no completed program. Wang's ultimate solution to the crisis came from the internal AIS department. However, the revenue tracking system that the internal staff developed suffered quality problems for years. Required The president of Wang Laboratories has asked you. as a member of the AIS staff, to write a memo explaining the failure of the systems development project. a. Outline the specific reasons for the development failure. What role did the consultants play in the project's failure? b. Identify the organizational issues that management must address in the future. c. Recommend any future steps the company could take to guarantee the quality of consulting services. 20.3 Tiny Toddlers Company, a large multinational manufacturer of children's toys and furniture, is planning the design and implementation of a distributed data processing system to assist its sales force. The company has 10 sales offices in Canada and 20 :n the United States. The company's sales departments have been set up in a regional O'ucture: Each sales office maintains its own customers and is responsible for granting credit and collecting receivables. The proposed system will not only permit inquiries but will also allow entry of daily sales and maintenance of the customer master file. Reports used by each sales ffice to maintain the customer master file and to enter the daily sales orders are own in Figures 20-4 and Figure 20-5. Figure 20-4 Customer Maintenance Form for Tiny Toddlers

Required Evaluate the reports shown in Figures 20-4 and 20-5 using the following format: Report Weakness Explanation Recommendation(s) (SMAC Examination, adapted) Figure 20-5 Sales Order Form for Tiny Toddlers

: : - Mickie Louderman is the new assistant controller of Pickens Publishers, a ing company with sales of $35 million. She was formerly the controller of a _ -i company in a similar industry, where she was in charge of accounting and data ,:-wng and had considerable influence over the entire computer center operation. " to Mickie's arrival at Pickens, the company revamped its entire computer opera- .enter, placing increased emphasis on decentralized data access, personal com-| tiers with mainframe access, and online systems. John Richards, the controller of Pickens, has been with the company for 28 years ind is near retirement. He has given Mickie managerial authority over both the implementation of the new system and the integration of the company's accounting-related functions. Her promotion to controller will depend on the success of the new AIS. Mickie began to develop the new system by using the same design characteristics and reporting format she had used at her former company. She sent details of the new AIS to the departments that interfaced with accounting, including inventory control, purchasing, human resources, production control, and marketing. If they did not respond with suggestions by a prescribed date, she would continue the development process. Mickie and John determined a new schedule for many of the reports, changing the frequency from weekly to monthly. After a meeting with the director of computer operations, Mickie selected a programmer to help her with the details of the new reporting formats. Most of the control features of the old system were maintained to decrease the initial installation time, while a few new ones were added for unusual situations. However, the procedures for maintaining the controls were substantially changed. Mickie appointed herself the decisive authority for all control changes and program testing that related to the AIS, including the screening of control features related to payroll, inventory control, accounts receivable, cash deposits, and accounts payable. As each module was completed, Mickie told the corresponding department to implement the change immediately, to take advantage of the labor savings. However, incomplete instructions accompanied these changes, and specific implementation responsibility was not assigned to

departmental personnel. Mickie believes that operations people should learn as they go, reporting errors as they occur. Accounts payable and inventory control were the initial areas of the AIS to be implemented, and several problems arose in both. Mickie was disturbed that the semimonthly runs of payroll, which were weekly under the old system, had abundant errors and, consequently, required numerous manual paychecks. Frequently, the control totals of a payroll run would take hours to reconcile with the computer printout. To expedite matters, Mickie authorized the payroll clerk to prepare journal entries for payroll processing. The new inventory control system failed to improve the carrying level of many stock items, causing several critical raw material stockouts that resulted in expensive rush orders. The new system's primary control procedure was the availability of order ;ng and user information. The information was available to both inventory control and purchasing personnel so that both departments could issue purchase orders on a timely oasis. Because the inventory levels were updated daily, Mickie discontinued the previous weekly report. Because of these problems, system documentation is behind schedule and proper backup procedures have not been implemented in many areas. Mickie has requested ?udget approval to hire two systems analysts, an accountant and an administrative assistant, to help her implement the new system. John is disturbed by her request because her predecessor had only one part-time assistant. Required a. List the steps Mickie should have taken during the design of the AIS to ensure that end-user needs were satisfied. b. Identify and describe three areas where Mickie has violated the basic principles of internal control during the implementation of the new AIS. c. Refer to Mickie's approach to implementing the new AIS. 1. Identify and describe its weaknesses. 2. What recommendations do you have that would improve the situation and allow development to continue on the remaining areas of the AIS? (CMA Examination, adapted) 20.5 Columbia Corporation is a midsize, diversified manufacturing company. Ryon Pulsipher has been promoted recently to manager of the company's property accounting division. Ryon has had difficulty responding to requests from other departments for information about the company's fixed assets. Five of the requests and problems Ryon has been involved with follow: 1 The controller has requested schedules of individual fixed assets to support the balance in the general ledger. Although Ryon has furnished the necessary information, it has always been late. The manner in which the records are organized makes it difficult to obtain information easiiy. 2 The maintenance manager wishes to verify the existence of a punch press that he thinks was repaired twice. He has asked Ryon to confirm the asset number and location of the press. 3 The insurance department wants data on the cost and book values of assets to include in its review of current insurance coverage. 4 The tax department has requested data that can be used to determine when Columbia should switch depreciation methods for tax purposes.

5 The company's internal auditors have spent a significant amount of time in the property accounting division in a recent attempt to confirm the annual depreciation expense. The property account records that are at Ryon's disposal are maintained in an Excel spreadsheet. These records show the date the asset was acquired, the account number to which the asset applies, the dollar amount capitalized, and the estimated useful life of the asset for depreciation purposes. After many frustrations, Ryon realized that his records are inadequate and that he cannot supply data easily when requested. He has decided to discuss his problems with the controller, Gig Griffith. RYON: Gig, something has to give. My people are working overtime and can't keep up. You worked in property accounting before you became controller. You know that I can't tell the tax, insurance, and maintenance people everything they need to know from my records. Also, the internal auditing team is living in my area and that slows down the work pace. The requests of these people are reasonable, and we should be able to answer their questions and provide the needed data. I think we need an automated property accounting system. I would like to talk with the AIS people to see if they can help me. GIG: Ryon, I think you have a great idea. Just be sure you are personally involved in the design of any system so that you get all the information you need. Keep me posted on the project's progress. Required a. Identify and justify four major objectives Columbia Corporation's automated property accounting system should possess to respond to departmental requests for information. b. Identify the data that should be included in the data base for each asset included in the property account. (CMA Examination, adapted) 20.6 A savings and loan association has decided to develop a new AIS. The internal auditors have suggested planning the systems development process in accordance with the SDLC concept. The following nine items have been identified as major systems development activities that will have to be completed. 1 System test 2 User specifications 3 Conversion 4 System planning study 5 Technical specifications 6 Postimplementation planning 7 Implementation planning 8 User procedures and training 9 Programming Required a. Arrange the nine items in the sequence in which they should logically occur. b. One major subactivity that will occur during system implementation is the conversion of data files from the old system to the new one. Indicate three types of documentation for a file conversion work plan that would be of particular interest to an auditor. (CMA Examination, adapted) 20.7 Create a form in Microsoft Access or another software package of your choosing for data input. If you choose to use Microsoft Access, open the program and open a database that you have previously prepared or use the sample database provided by Microsoft Access.

To find the sample database, click on Help, Sample Databases. Northwind Sample Database. To create a form in MS Access, perform the following steps: a. Select Forms from the Objects Column. b. Double-click on Create Form Using Wizard. c. Select various fields of your choosing from the Available Fields list, then click Next. d. Select a Layout for your form, then click Next. e. Select a Stvle for your form, then click Next. - L Click on Open the form to view or enter information, and then click Finish. 20.8 Create a report in Microsoft Access or another software package of your choosing for data output. If you choose to use Microsoft Access, open the program and open a database that you have previously prepared or use the sample database provided by Microsoft Access. To find the sample database, click on Help, Sample Databases, Northwind Sample Database. To create a report in MS Access, perform the following steps: a. Select Report from the Objects column. b. Double-click on Create Report using wizard. c. Select various field of your choosing from the Available Fields list, then click Next. d. Select fields for grouping levels, that is, subtotals that you would like on your report, then click Next. e. To display sorted records in your report, select the fields that you would like to present as sorted, and then click Next. f. Select a Layout for your report, then click Next. g. Select a Style for your report, then click Next. h. Click on Preview the report, and then click Finish. 20.9 MetLife, an insurance company, spent $11 billion to acquire Travelers Life and Annuity from Citicorp in one of the largest insurance company mergers of all time. The Metlife CIO estimated it would take three years to integrate the two systems. Since the integration project was especially critical, he figured he could accomplish the integration in 18 months if he pulled out all the stops. The MetLife CEO gave him 9 months to complete the task. To pull off the integration in 9 months, he had to: Integrate over 600 IS applications, all with their own infrastructure and business processes. The new systems had to be transformed to comply with "One MetLife," a company policy that stated that all information systems had to have a common look and feel companywide and be.able to function seamlessly with other MetLife systems. Work with over 4,000 employees located in 88 offices scattered all over the globe, including five countries where MetLife did not operate. Supervise an oversight team and 50 integration teams located in seven project management offices. Work with hostile, uncooperative Travelers employees for the six months it took to get regulatory approval and close the deal. The systems had to be integrated three months after the deal closed. Identify all the integration deliverables (144 in total) and manage the process needed to deliver them. Negotiate with Citicorp for hundreds of transition services that would not be immediately converted to MefLife's systems Required

a. What tasks do you think MetLife would have to perform to successfully integrate the Traveler systems into MefLife's? b. Conduct an Internet search to find articles that describe the integration process and write a two-page summary of the problems and success that MetLife experienced while trying to integrate the two systems 20.10 During final testing directly before the launch of a new payroll system, the project managers found a problem. The prepackaged payroll system started doing the following: Writing checks for negative amounts Printing checks with names and employee numbers that did not match Making errors such as $8 per hour becoming $800 per hour if a decimal point was not entered e Writing checks for amounts greater than a full year's salary Fortunately, payroll was still delivered on time and only 1.5% of the checks had to be manually reissued due to the problems with the system. Still, the 1.5% of the payroll checks had to be manually reissued every payday until the problem was solved. Other problems were that no one made sure the new system was compatible with the existing payroll database, and there appeared to be no formal transition"between the development of the project and the implementation of the project. Also, the system was never run in parallel. Although the programming manager lost his job, the payroll problems helped raise awareness of the company's growing dependence on IT. Lacking a major problem, there was a perception that the information system did not affect operations. Required a. What does "the system was never run in parallel" mean? b. If the company had run the system in parallel, what should have occurred? c. What other testing methodologies could have been used by the firm? d. What other types of problems are evident from reading the case? Source: Adapted from Polly Schneider, "Lessons Learned: Payroll on the Loose," CIO (December I, 1998): 56-58. 20.11 A new program at Signal Enterprises was supposed to track customer calls. Unfortunately, it took 20 minutes to load on a PC, and it crashed frequently. Management hired a new consultant to fix the application, but after three months the project was discontinued after $200,000 had been spent. The project did not have a traditional reporting structure. For this project, it appeared that no one was actually in charge. The lead project manager quit halfway through, the in-house programmers were reassigned to other projects or let go, and the two other layers of management loosely supervised the systems analyst. rse yet, the company did not check the references of the consulting firm it had ikctd to write the program for the new system. The outside consultants, who were i >;a:ed two states away, made many programming errors. Although the systems ana-caught some of the consultant's mistakes, the programming consultants grew rcreasingly distant and difficult to work with. They would not even furnish the source :; to the project managers for fear of revealing their incompetence. Required a. Identify potential causes for the system implementation failure. b. What steps should Signal have taken to successfully design and implement the call tracking system?

Adapted from Tom Field, "Too Many Cooks in the Kitchen," CIO, (December 1, 1998): 54-56. CASE 20-1 * Citizens Gas Company Citizen's Gas Company is a midsize gas distribution company that provides natural gas service to approximately 200,000 customers. The customer base is divided into three revenue classes. Data by customer class is as follows: Class Customers Sales in Revenues Cubic Feet Residenti 160,000 80 billion $ 160 al million Commer 38,000 15 billion $ 25 million cial Industrial 2,000 50 billion $ 65 million Totals 145 billion $250 million Residential customer gas use is primarily for residential heating and is thus highly correlated with the weather. Commercial and industrial customers, on the other hand, may use gas for heating purposes, but consumption does not necessarily depend on the weather. The largest 25 of the company's 2,000 industrial customers account for $30 million of the industrial revenues. Each of these 25 customers uses gas for both heating and industrial purposes and has a consumption pattern governed almost entirely by business factors. The company obtains its gas supply from 10 major pipeline companies. The pipeline companies provide gas in amounts specified in contracts that extend over periods ranging from 5 to 15 years. For some contracts, the supply is in equal monthly increments, whereas for others the supply varies in accordance with the heating season. Supply over and above the contract amounts is not available, and some contracts contain take-or-pay clausesthat is, the company must pay for the volumes specified in the contract, regardless ot the amount of gas it uses. To assist in matching customer demand with supply, the company maintains a gas storage field. Gas can be pumped into the storage field when supply exceeds customer demand; likewise, gas can be withdrawn when demand exceeds supply. There are no restrictions on the use of the gas storage field except that the field must be filled to capacity at the beginning of each gas year (September 1). Consequently, when the contractual supply for the remainder of the gas year is less than that required to satisfy projected demand and replenish the storage field, the company must curtail service to the industrial customer.-, (except for quantities that are used for heating). The curtailments must be carefully controlled so that an oversupply does not occur at year-end. Similarly, care must be taken to ensure that curtailments are adequate during the year to protect against the need to curtail commercial or residential customers, to replenish the storage field at year-end. In recent years, the company's planning efforts have not provided a firm basis for the establishment of long-term contracts. The current year has been no different. Planning efforts have not been adequate to control tne supply during the current gas year. Customer demand has been projected only as a function of the total number of customers. Commercial and industrial customers' demand for gas has been curtailed. This has resulted in lost sales and caused an excess of supply at the end of the gas year. In an attempt to correct the problems at Citizen's Gas, the president has hired a new director of corporate planning. The director has been presented with a conceptual design for a system to assist

him in the analysis of the supply and demand of natural gas. The system should provide a monthly gas plan for each year for the next five years, with particular emphasis on the first year. The plan should provide a set of reports that assists in the decision-making process and that contains all necessary supporting schedules. The system must provide for the use of actual data during the course of the first year to project demand for the rest of the year and the year in total. The president has indicated to the director that he will base his decisions on the effect alternative plans have on operating income. Required 1 Discuss the criteria that must be considered in specifying the basic structure and features of Citizen's Gas Company's new system to assist in planning its natural gas needs. 2 Identify the major data items that should be incorporated into Citizen's Gas Company's new system to provide adequate planning capability. For each item identified, explain why the data item is important, and describe the level of detail that would be necessary for the data to be useful. [CMA Examination, adapted) AIS IN ACTION SOLUTIONS J.....ViTCTTTy 1 1 The developers of your new system have proposed two different AIS designs and have asked you to evaluate them. This evaluation process is most likely to be a part of which SDLC step? a. systems analysis [Incorrect. During systems analysis, analysts identify user requirements and establish objectives and specifications for the design phases of the SDLC] t/ b. conceptual design [Correct. During conceptual design users develop and evaluate appropriate design alternatives.] c. physical design [Incorrect. During physical design the company translates the broad, user-oriented requirements of the conceptual design into detailed specifications that are used to develop and test computer programs.] d. implementation and conversion [Incorrect. During implementation and' conversion the company installs and tests hardware, software, and ' procedures, as well as converts from the old system to the new system.] e. operation and maintenance [Incorrect. During operation and maintenance the company runs the system and performs ongoing maintenance and minor modifications.] 2 What is the purpose of the conceptual systems design report? a. to guide physical systems design activities [Incorrect. The conceptual design report also includes communicating how management and users' needs are met and helping the steering committee assess system feasibility.] b. to communicate how management and user information needs are met [Incorrect. The conceptual design report also includes guiding physical systems design activities and helping the steering committee assess system feasibility.] c. to help the steering committee assess system feasibility [Incorrect. The conceptual design report also includes communicating how management and users' needs are met and guiding physical systems design activities.] d. a and b [Incorrect. The conceptual design report also includes helping the steering committee assess system feasibility.] e. a, b, and c [Correct. The conceptual design report guides physical systems design activities, communicates how management and.users' needs are met, and helps the steering committee assess system feasibility.] 3 Which of the following is the correct order of the steps in physical systems design'7 a. input, file and database, output, com :: ^edures, program [Incorrect. See Figure 20-2. j

b. file and database, output, input, procedures, program, controls [Incorrect. See Figure 20-2.] c. output, input, file and datub^se. procedures, program, controls [Incorrect. See Figure 20-2.] ^ d. output, file and database, input, program, procedures, controls [Correct. See Figure 20-2.] 4 A monthly payroll register showing all hourly employees, the number of hours they worked, their deductions, and their net pay is most likely which of the following? \/ a. scheduled report [Correct. Scheduled reports have a specified content, format, and delivery time. A monthly payroll register exhibits these characteristics.] b. special-purpose analysis [Incorrect. A special-purpose analysis has no specified content, format or delivery schedule.] c. triggered exception report [Incorrect. A triggered exception report has specified content and format but is only generated if a certain event occurs.] d. demand report [Incorrect. A demand report has specified content and format but is only generated on request.] 5 Which of the following is not a consideration in input design? a. Which errors are possible and how can they be detected and corrected? [Incorrect. Error identification and correction should be considered during input design. See Table 20-4.] b. How can data be entered (keyboards, OCR, or POS terminal)0 [Incorrect. Data entry methods should be considered during input design. See Table 20-4.] c* Which format efficiently captures the input data with the least effort and cost? [Incorrect. Data format should be considered during input design. See Table 20-4.] d. How often should the system produce reports? [Correct. Report generation frequency is not normally considered during input design. See Table 20-4.] 6 Which of the following is most likely to help improve program development? a. physical model [Incorrect. A physical model is most commonly used to describe the physical characteristics of a database.] b. IT strategic plan [Incorrect. An entity's strategic plan provides a roadmap for achieving long-range goals.] s/ c. walk-through [Correct. During walk-throughs those associated with designing the project review it step by step so any problems can be identified and corrected.] d. record layout [Incorrect. A record layout illustrates how data items are stured in a file.] 7 Which of the following statements is true? a. The Gartner Group estimates that programming bugs not found until later in the SDLC cost 25% to 30% more to correct than if they were found earlier in the SDLC. [Incorrect. The correct estimate is 80% to 1,000% more.] b. Direct system conversion is the least risky of the system conversion methods. [Incorrect. Direct conversion is the most risky rather than the least risky method for converting from an old system to a new system. | c. Many software developers state that 5% to 10% of software development costs should be allocated to testing, debugging, and rewriting software. [Incorrect. Software developers recommend that 20% to 30% of software development costs be allocated to testing, debugging, and rewriting software.] \/ d. Over the life of a system, only 30% of information systems costs are incurred during development; the remaining 70% is spent maintaining the system. [Correct.] 8 Which of the following describes the systems testing approach that uses real transactions and files rather than hypothetical ones?

a. walk-through [Incorrect. Walk-throughs are step-by-step reviews of procedures or programs so any problems can be identified and corrected.] b. processing of test transactions [Incorrect. Processing of test transactions uses valid and erroneous data to test for the proper handling of transactions, as well as the proper detection and handling of errors.] c. acceptance test [Correct. An acceptance test uses real transaction data to test a new system.] d. parallel conversion test [Incorrect. Parallel conversion is a system conversion method, not a testing method.] 9 What is the process of discontinuing an old system as soon as a new one is introduced? a. direct conversion [Correct. In direct conversion the old system is discontinued as soon as the new one is activated.] b. parallel conversion [Incorrect. A parallel conversion involves operating both the old and the new system in parallel until the users accept the new system.] c. phase-in conversion [Incorrect. Phase-in conversion gradually replaces elements of the old system with the new one.] d. pilot conversion [Incorrect. A pilot conversion activates and tests the new system in one or a few locations.] 10 Which of the following describes designing a program from the top down to more detailed levels? a. hierarchical program design [Correct. Hierarchical program design is the process of programming from the general level to the detailed level.] b. top-down program design [Incorrect. This is not a program design method described in the text.] c. parallel program design [Incorrect. This is not a program design method described in the text.] d. unstructured program design [Incorrect. This is not a program design method described in the text.l CHAPTER CASE SOLUTION To properly design, implement, and operate this new ERP system, Hershey should have taken the following steps. Conceptual Design In designing its new ERP system, Hershey should look at all possible designs and evaluate the strengths and weaknesses of each design and then select the best one. Once the design is selected, the design specifications need to be addressed, such as what distribution output will be needed to meet customer demands, how the order and shipping data will be stored, how the order and shipping data will be entered into the system, and how the system will process the inputs and data to produce the outputs. Hershey should also prepare a detailed report to guide the physical design phase and communicate with management and the steering committee the project's progress, requirements, and feasibility. r'sical Design r.:e the conceptual design has been approved, the physical design should begin. ecailed plans for the nature, format, content, and timing of output for the orders and rments should be prepared. In addition, specific data and data storage requirements r needed, as well as designs for the forms and computer screens that will be needed capture order and shipment data. Hershey must choose which ERP modules to nplement and decide how to

structure and modify those modules to meet its needs, -iershey must also decide how employees will interact with the system and must develop policies and procedures to formalize that interaction. Controls must be designed to make sure those procedures and the system in general perform as intended ;nd to prevent fraud and abuse,. All of the physical design elements must also be put into a report to guide Hershey in the actual implementation of the system. Systems Implementation Once the new ERP system has been planned and designed, the actual hardware, software, procedures, and controls must be implemented. A plan for installing the ERP system consists of a schedule for completion and the project budget. Hershey should prepare the physical location of the new ERP system and train managers and users of the system. To train the users and operate the ERP system, adequate system documentation is needed. Last, the ERP system must be tested to make sure it works. Based on the information in the case, Hershey failed to adequately test its new ERP system before converting from the old system. System Conversion There are four primary system conversion approaches. Hershey, unfortunately, chose the higjiest-risk approachdirect conversion. Hershey called it the big bang and, in essence, turned on a major portion of the new system and turned off the old system. The result was loss of orders, loss of supplier confidence, a drop in market capitalization (stock price), and a damaged reputation. Hershey should have used one of the other three approachesparallel, phase-in, or pilotwith the parallel approach probably being the most effective. If Hershey had been able to convert to the new ERP system more successfully, it could have then focused on operating and maintaining the new system and making improvements to make it more effective and efficient.

KASUS EGRATiVE pembeli MART Ann Christy, controller di Mart Shoppers, mempresentasikan hasil analisis sistem ke manajemen puncak dan menerima izin untuk mengembangkan AIS baru (Bab 18 kesimpulan). Tak lama kemudian, dia berencana sisa proyek. Ann khawatir karena banyak proyek pengembangan rawa bawah selama fase desain dan implementasi. Dia tentu tidak ingin memiliki sebuah proyek yang melarikan diri pada Handsa nya "salah satu yang dia tidak bisa mengontrol. Dia percaya bahwa stafnya telah cukup menentukan persyaratan untuk sistem baru dan ingin memastikan bahwa seluruh proses pembangunan selesai dengan benar. Dia memutuskan untuk menjadwalkan pertemuan lain dengan kepala pengembangan sistem untuk mendiskusikan pertanyaan-pertanyaan berikut: 1 Dia harus menentukan jenis sistem yang terbaik akan memenuhi kebutuhan pembeli Mart dan kemudian membuat proposal untuk manajemen. Haruskah timnya mengembangkan apa yang dianggap menjadi pendekatan yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli Mart? Haruskah mengembangkan beberapa pendekatan? 2 Apa yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa output sistem akan memenuhi kebutuhan pengguna? Kapan dan bagaimana seharusnya masukan, seperti transaksi akuntansi, ditangkap, dan siapa yang harus menangkap itu? Dimana harus Data AIS disimpan, dan bagaimana seharusnya data diorganisir dan diakses? 3 Bagaimana seharusnya Shoppers Mart mengkonversi dari saat ini untuk AIS baru? Berapa banyak waktu dan usaha akan dibutuhkan untuk mempertahankan AFS baru? Dalam kapasitas apa yang harus staf akuntansi Ann berpartisipasi? Pengantar Akuntan harus memahami proses pengembangan sistem keseluruhan, karena mereka terlibat di dalamnya dalam beberapa ways "sebagai pengguna membantu untuk menentukan kebutuhan mereka, sebagai anggota tim pengembangan, dan sebagai auditor setelah sistem selesai. Akuntan harus membantu menjaga proyek di trek dengan mengevaluasi dan mengukur manfaat, biaya monitoring, dan memastikan bahwa proyek tetap sesuai jadwal. Efektif sistem analisis dan desain dapat memastikan bahwa pengembang dengan benar mendefinisikan masalah bisnis dan merancang solusi yang tepat. Seperti dibahas dalam Bab 18, analisis sistem adalah fase penting dalam siklus hidup pengembangan sistem (SDLC), yang tujuannya adalah untuk menetapkan persyaratan sistem baru. Bab ini membahas empat langkah lainnya (lihat Gambar 18-1) dalam siklus hidup pengembangan sistem: konsep desain sistem, desain fisik sistem, implementasi sistem dan konversi, dan operasi dan pemeliharaan. Bab 19 membahas bagaimana beberapa langkah-langkah dalam SDLC dapat dipersingkat atau dibuat lebih efektif.

Konseptual Desain Sistem Pada tahap desain sistem konseptual, pengembang menciptakan kerangka umum untuk menerapkan persyaratan pengguna dan memecahkan masalah yang diidentifikasi dalam tahap analisis. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 20-1, ada tiga langkah utama dalam desain konseptual: mengevaluasi alternatif desain, mempersiapkan spesifikasi desain, dan menyiapkan laporan sistem desain konseptual. Bagian berikut menjelaskan secara lebih rinci. Mengevaluasi Alternatif Desain Ada banyak cara untuk merancang AIS, jadi akuntan, dan lain-lain yang terlibat dalam desain sistem harus terus-menerus membuat keputusan desain. Misalnya, seharusnya. perusahaan mail hard copy pesanan pembelian, menggunakan EDI, atau memasukkan perintah melalui Internet? Haruskah perusahaan memiliki mainframe terpusat besar dan database atau mendistribusikan daya komputer ke toko menggunakan jaringan server dan PC? Haruskah entri data melalui keyboard, pengenalan karakter optik, point-of-sale perangkat, barcode. RFID tag, menggunakan internet, atau beberapa kombinasi dari ini? Selain itu, ada banyak cara yang berbeda bahwa perusahaan dapat mendekati proses pengembangan sistem. Ini bisa membeli perangkat lunak dari vendor, meminta agar di-rumah sistem informasi staf mengembangkan perangkat lunak, meminta agar orang-orang yang akan menggunakan desain sistem, atau menyewa perusahaan luar untuk mengembangkan dan mengelola sistem informasi. Perusahaan bisa memodifikasi, meningkatkan, atau mengganti perangkat lunak yang ada atau benar-benar merekayasa ulang seluruh proses bisnis dan mengembangkan perangkat lunak untuk mendukung proses baru. Alternatif-alternatif yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem konseptual, dibahas secara lebih rinci dalam Bab 19. Tim desain harus mengidentifikasi berbagai alternatif desain dan mengevaluasi setiap sehubungan dengan standar berikut: (1) seberapa baik memenuhi tujuan organisasi dan sistem, (2) seberapa baik memenuhi kebutuhan pengguna, (3) apakah layak secara ekonomis , dan (4) apa kelebihan dan kekurangan yang. Komite pengarah mengevaluasi alternatif dan memilih salah satu yang paling memenuhi kebutuhan organisasi. Gambar 20-1 Pertimbangan Desain dan Alternatif

Tabel 20-1 menyajikan contoh pertimbangan desain konseptual dan fisik dan alternatif yang berhubungan desain. Siapkan Spesifikasi Desain Setelah alternatif desain yang dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual untuk elemen-elemen berikut:

1 Output. Karena sistem ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, spesifikasi output harus dipersiapkan terlebih dahulu. Misalnya, untuk mengevaluasi penjualan toko menggunakan laporan analisis penjualan, Shoppers Mart harus memutuskan (a) seberapa sering untuk menghasilkan laporan (harian atau mingguan), (b) apa laporan harus berisi (toko nomor, volume penjualan, dll) , (c) apa laporan akan terlihat seperti, dan (d) jika pengguna membutuhkan output hard copy atau layar (atau keduanya). 2 Penyimpanan data keputusan Pembangunan. Untuk Mart Pembeli termasuk yang elemen data harus disimpan untuk menghasilkan laporan penjualan, bagaimana data harus disimpan dan apa jenis file atau database untuk digunakan. 3 Masukan pertimbangan Desain. Untuk Mart Pembeli meliputi data penjualan yang masuk, lokasi penjualan dan jumlah, dan di mana, kapan, dan bagaimana untuk mengumpulkan data. Masukan dianggap hanya setelah output yang diinginkan diidentifikasi. 4 Pengolahan prosedur dan operasi. Desain pertimbangan untuk Mart Pembeli termasuk bagaimana mengolah masukan dan data yang tersimpan untuk menghasilkan laporan penjualan dan urutan di mana proses harus dilakukan. Tabel 20-1 dan Alternatif gDesign Pertimbangan --- ^ -] - _: [S

"IlGprrimuriications saluran Saluran telepon, kabel koaksial, serat optik, '-. Communicatipr r:-Sentralisasi, desentralisasi, didistribusikan, atau '->, - -.. ";' '- R .. ^ ^ JOC." - Fis :: .1,.!,.' - VFile atau database Random akses, sekuensial berurutan, atau diindeks Keying, OCR, MICR, POS, EDI, atau suara Sumber dokumen, dokumen turnaround, In-house atau outsourcing Seketika, per jam, harian, mingguan, atau bulanan "L '<,, rcjper a ci, v.iw, CH, JT, c: i'' ltr Y, Y!.: Ditentukan kali atau sesuai permintaan Narasi, tabel, grafik, file, atau elektronik ': -];--"" "' -'i: c6mmbmtdlionhZ:'' / - :::' [': - i

Penyimpanan data media Penyimpanan data struktur Organisasi file dan akses Masukan media 'IripufMfniaf Y -"...-y-' LFK-. Operasi Output frekuensi Output media Oufr ii -. 1 1 1 Oufput Format

Dicetak keluaran Pengolahan modus Processor Software akuisisi, Trqr, pengolahan ion di ' Perbarui frekuensi

Formulir cetak, dokumen turnaround, atau Sistem yang dihasilkan bentuk Komputer pribadi, server, atau mainframe - -Ditipu, adat,, atau-dimodifikasi ;> '- "- Batch atau online:;:. - .. Seketika,, jam, harian, mingguan, atau bulanan

Siapkan Laporan Desain Sistem Konseptual Pada akhir tahap desain konseptual, laporan sistem desain konseptual siap untuk (1) memandu kegiatan fisik sistem desain, (2) mengkomunikasikan bagaimana manajemen dan kebutuhan pengguna informasi akan terpenuhi, dan (3) membantu komite pengarah menilai kelayakan sistem. Komponen utama adalah deskripsi dari satu atau lebih desain sistem yang direkomendasikan. Deskripsi ini berisi isi dari setiap output, database, dan masukan, arus pengolahan dan hubungan antara program, file, input, dan output: hardware, software, dan persyaratan sumber daya, dan audit, pengendalian, dan proses keamanan dan prosedur. Setiap asumsi atau masalah yang belum terselesaikan yang dapat mempengaruhi desain sistem akhir harus dibahas. Daftar isi dari laporan Mart Pembeli ditunjukkan pada Tabel 20-8, dalam ringkasan bab ini. Fisik Desain Sistem Selama tahap desain sistem fisik, perusahaan menentukan bagaimana desain konseptual AIS adalah untuk dilaksanakan. Desain fisik menerjemahkan, persyaratan yang luas AIS berorientasi pengguna dari desain konseptual ke spesifikasi rinci yang digunakan untuk kode dan menguji program komputer. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 20-2, tahap desain sistem fisik termasuk merancang output, membuat file dan database, merancang masukan, menulis program komputer, pengembangan prosedur, dan membangun kontrol ke dalam SIA yang baru. Subbagian berikut menggambarkan kegiatan secara rinci. Gambar 20-2 Fisik Desain Sistem

Output Desain Tujuan dari desain output adalah untuk menentukan sifat, format, isi, dan waktu laporan dicetak, dokumen, dan menampilkan layar. Menjahit output dengan kebutuhan pengguna membutuhkan kerjasama antara pengguna dan desainer. Beberapa pertimbangan keluaran penting desain diringkas dalam Tabel 20-2.

Output biasanya cocok menjadi salah satu dari empat kategori berikut: 1 Laporan terjadwal memiliki kandungan prespecified dan format dan disusun secara teratur. Contoh termasuk laporan kinerja bulanan, mingguan penjualan analisis, dan laporan keuangan tahunan. 2 Tujuan khusus laporan analisis tidak memiliki konten prespecified atau format dan tidak siap pada jadwal teratur. Mereka disiapkan sebagai tanggapan atas permintaan manajemen untuk mengevaluasi masalah, seperti yang dari tiga produk baru akan memberikan keuntungan tertinggi. 3 Laporan pengecualian Dipicu memiliki konten prespecified dan format tetapi dipersiapkan hanya sebagai respons terhadap kondisi abnormal. Berlebihan absensi, overruns biaya, kekurangan persediaan, dan situasi yang membutuhkan laporan segera memicu tindakan korektif tersebut. 4 Laporan permintaan memiliki kandungan prespecified dan format tetapi disiapkan hanya berdasarkan permintaan. Kedua laporan pengecualian dipicu dan laporan permintaan dapat digunakan secara efektif untuk memfasilitasi proses manajemen. Tabel 20-2 Output Desain Pertimbangan Pertimbangan Perhatian Menggunakan Siapa yang akan menggunakan output, mengapa dan kapan mereka membutuhkannya, dan apa keputusan akan mereka butuhkan untuk membuat berdasarkan itu? . Medium Haruskah keluaran berupa kertas, layar, respon suara, e-mail, atau; Kombinasi ini? Format Format apa yang terbaik dapat menyampaikan informasi yang paling (tabel, narasi, grafis)? Cetakan Haruskah output kertas berada di bentuk cetakan? Haruskah turnaround dokumen dapat digunakan? Tempat Di mana sebaiknya output yang dikirim? Mengakses Siapa yang harus memiliki akses ke hard copy dan output layar komputer? Perincian Haruskah output yang panjang didahului dengan ringkasan eksekutif dan daftar isi? Haruskah judul dan legenda mengatur data dan menyoroti

Aktualitas

penting item? Haruskah informasi rinci ditempatkan di lampiran? Seberapa sering harus keluaran AIS diproduksi?

Pengembang AIS mempersiapkan sampel output dan pengguna mengevaluasi untuk memastikan bahwa itu adalah lengkap, relevan, dan berguna. Output dapat diterima dimodifikasi dan terakhir sebanyak yang diperlukan untuk membuatnya dapat diterima. Untuk menghindari keterlambatan biaya dan waktu yang dihasilkan dari perubahan yang dibuat kemudian di SDLC, banyak organisasi mengharuskan pengguna untuk menandatangani documarht menyatakan bahwa bentuk dan isi yang dapat diterima. File dan Database Design Adalah penting bahwa unit berbagai perusahaan menyimpan data dalam format yang kompatibel untuk membantu menghindari masalah AT & T yang dihadapi: 23 unit bisnis dan tumpukan sistem yang tidak kompatibel. Itu sulit bagi beberapa unit untuk berkomunikasi dengan unit lainnya. Mungkin yang lebih penting, unit usaha tidak mempertahankan catatan pelanggan dalam format yang memungkinkan mereka untuk dengan mudah berbagi. AT & T melakukan proyek lima tahun untuk menciptakan sebuah "pandangan tunggal" dari masing-masing pelanggan sehingga data pelanggan dapat dibagi di seluruh unit bisnis. Dalam Bab 4 Anda pelajari tentang file dan database dan bagaimana desain mereka. Beberapa file yang lebih penting dan pertimbangan desain database diringkas dalam Tabel 20-3. Tabel 20-3 File dan Database Desain Pertimbangan Pertimbangan Perhatian Medium Data harus disimpan pada hard drive, disk, CD, kaset, atau kertas? Pengolahan Haruskah manual, batch, atau real-waktu pemrosesan modus dapat digunakan? Pemeliharaan Apa prosedur yang dibutuhkan untuk menjaga data yang efektif? Ukuran Berapa banyak catatan akan disimpan dalam database, dan seberapa besar akan mereka? Seberapa cepat jumlah record diharapkan tumbuh? Tingkat Berapa persentase catatan akan ditambahkan atau aktivitas dihapus setiap tahun? Berapa persen perlu diperbarui? Masukan Desain

Sistem desainer harus mengidentifikasi berbagai jenis input data serta optimal. Nput metode. Dua jenis bentuk input data, dan layar komputer, dibahas dalam dua subbagian berikutnya. Pertimbangan untuk desain masukan ditunjukkan pada Tabel 20-4, Bentuk Desain Meskipun sistem yang lebih dan lebih banyak bergerak menjauh dari penggunaan dokumen kertas dan menuju sumber teknik otomatisasi data, bentuk desain masih menjadi topik yang penting. Bentuk penting prinsip desain diringkas dalam Tabel 20-5 adalah alat yang berguna untuk mengevaluasi bentuk-bentuk yang sudah ada dan merancang yang baru. Merancang Layar Komputer Hal ini lebih efisien untuk memasukkan data secara langsung ke komputer daripada di atas kertas untuk masuk berikutnya. Akibatnya, penting untuk memahami bagaimana merancang layar komputer untuk input serta output. Komputer layar masukan yang paling efektif saat ini prosedur yang diikuti: Mengatur layar sehingga data dapat dimasukkan dengan cepat, akurat, dan benar-benar. Minimalkan masukan data dengan mengambil data sebanyak mungkin dari sistem. Misalnya, memasukkan nomor pelanggan secara otomatis dapat menyebabkan sistem untuk mengambil nama pelanggan, alamat, dan informasi penting lainnya. Masukkan data dalam urutan yang sama seperti yang ditampilkan pada bentuk kertas yang digunakan untuk menangkap data. Lengkapi layar dari kiri ke kanan dan atas ke bawah. Kelompokkan logis terkait data. Desain layar sehingga pengguna dapat melompat dari satu lokasi entri data yang lain atau menggunakan kunci tunggal atau pergi langsung ke lokasi layar. * Memudahkan untuk memperbaiki kesalahan. Jelas dan eksplisit pesan kesalahan yang konsisten di semua layar sangat penting. Harus ada fitur bantuan untuk memberikan bantuan secara online. Membatasi jumlah data pada layar untuk menghindari kekacauan. Batasi jumlah pilihan menu pada satu layar. Tabel 20-4 Masukan Pertimbangan Desain Pertimbangan Medium Perhatian Data harus dimasukkan dengan menggunakan keyboard, OCR, MICP, POS

Sumber

Format

Jenis Volume Personil

Frekuensi Biaya Kesalahan deteksi koreksi dan Tabel 20-5

terminal, barcode, RFID tag, EDI, atau input suara? Di mana data yang berasal (komputer, pelanggan, lokasi terpencil, dll), dan bagaimana yang mempengaruhi entri data? Format apa (sumber atau dokumen turnaround, layar, sumber data otomatisasi) secara efisien menangkap data dengan sedikit usaha dan biaya? Apakah sifat dari data? Berapa banyak data yang akan dimasukkan? Apa kemampuan operator entri data ', fungsi, dan keahlian? Diperlukan pelatihan tambahan 2 Seberapa sering harus data yang dimasukkan? Bagaimana biaya diminimalkan tanpa merugikan efisiensi dan akurasi? Kesalahan apa yang mungkin, dan bagaimana mereka bisa dideteksi dan dikoreksi?

Prinsip Desain Formulir Baik PERTIMBANGAN UMUM Apakah cetakan data yang digunakan semaksimal mungkin? Apakah berat dan grade dari kertas yang sesuai untuk penggunaan yang direncanakan? Apakah huruf tebal, double-tebal garis, dan shading yang digunakan tepat untuk menyoroti bagian-bagian yang berbeda dari bentuk? Apakah bentuk ukuran standar? Apakah ukuran bentuk sesuai dengan persyaratan untuk pengajuan, mengikat mailing, atau? Jika formulir tersebut dikirimkan kepada pihak eksternal, adalah alamat diposisikan sehingga formulir dapat digunakan dalam amplop jendela? Apakah salinan formulir dicetak dalam warna yang berbeda untuk memfasilitasi distribusi yang tepat? Apakah ada instruksi yang jelas tentang bagaimana melengkapi formulir?

Pengantar BAGIAN DARI FORMULIR Apakah nama formulir muncul di bagian atas, dalam huruf tebal? Apakah bentuk prenumbered berturut-turut? e Jika formulir didistribusikan kepada pihak eksternal, adalah nama perusahaan dan alamat pracetak pada formulir? UTAMA TUBUH DARI FORMULIR Apakah informasi secara logis terkait (misalnya, nama pelanggan, alamat) dikelompokkan bersama? Apakah ada ruang yang cukup untuk merekam setiap item data? 0 Apakah data item yang memesan sesuai dengan urutan di mana barang-barang yang paling mungkin untuk diakuisisi? Apakah penjelasan standar pracetak sehingga kode atau checkoffs dapat digunakan sebagai pengganti entri pengguna tertulis? KESIMPULAN BAGIAN DARI FORMULIR 0 Apakah ruang yang disediakan untuk merekam disposisi akhir dari formulir? Adalah tempat yang disediakan untuk tanda tangan (s) untuk menunjukkan persetujuan transaksi final? Apakah ruang yang disediakan untuk merekam disposisi akhir atau tanggal persetujuan? Adalah tempat yang disediakan untuk satu dolar atau total numerik? Adalah distribusi setiap salinan formulir jelas ditunjukkan? Program Desain Program pengembangan merupakan salah satu yang paling memakan waktu kegiatan SDLC. Program harus dibagi menjadi kecil, yang terdefinisi dengan baik modul untuk mengurangi kompleksitas dan meningkatkan kehandalan dan modifiability, proses yang disebut pemrograman terstruktur. Modul harus berinteraksi dengan modul kontrol ketimbang satu sama lain. Untuk memudahkan pengujian dan modifikasi, setiap modul harus memiliki hanya satu entri dan titik keluar. Untuk meningkatkan kualitas perangkat lunak, organisasi harus mengembangkan standar pemrograman (aturan untuk menulis program). Hal ini memberikan kontribusi untuk konsistensi antara program, membuat mereka lebih mudah dibaca dan memelihara. Organisasi juga harus

melakukan program terstruktur berjalan-melalui untuk menemukan logika yang salah, kesalahan, kelalaian, atau masalah lainnya. Program waktu persiapan dapat berkisar dari beberapa hari sampai beberapa tahun, tergantung pada kompleksitas program. Meskipun akuntan tidak perlu pemrogram komputer, mereka harus memahami bagaimana perangkat lunak dibuat. Berikut ini adalah delapan langkah untuk mengembangkan perangkat lunak. Langkah 1 dilakukan sebagai bagian dari tahap analisis sistem SDLC. Langkah 2 dilakukan selama desain sistem konseptual dan mungkin terbawa ke awal desain fisik. Sebagian besar tugas dalam langkah 3 dan 4 dilakukan selama desain sistem dan diselesaikan selama pelaksanaan sistem. Langkah 5 dan 6 yang dimulai dalam desain sistem, tetapi sebagian besar pekerjaan dilakukan selama pelaksanaan sistem. Langkah 7 adalah 1 - Rmpleted selama implementasi sistem dan konversi. Langkah 8 adalah bagian dari tahap operasi dan pemeliharaan. 1 Tentukan kebutuhan pengguna. Sistem analis berkonsultasi dengan pengguna dan menyetujui persyaratan perangkat lunak. 2 Mengembangkan rencana. Sebuah rencana pengembangan diproduksi dan didokumentasikan. 3 Menulis program petunjuk (kode). Ini adalah ketika kode komputer (atau instruksi program) yang tertulis. Merancang program dari atas ke bawah ke tingkat yang lebih rinci disebut sebagai desain program hirarkis. 4 Menguji program. Debugging adalah menemukan dan menghilangkan kesalahan program. Setelah program dikodekan, review visual dan mental, disebut sebagai ing cek meja, dilakukan untuk menemukan kesalahan pemrograman. Selama penyusunan program, kesalahan sintaks yang terungkap. Sebuah program diuji untuk kesalahan logika menggunakan data tes yang mensimulasikan situasi sebanyak pengolahan nyata atau input data kombinasi mungkin. Data pengujian harus mencakup semua transaksi yang valid dan semua kondisi kesalahan yang mungkin program besar sering diuji dalam tiga tahap:. Modul program individu, hubungan antara modul dan modul kontrol, dan interface antara program yang sedang diuji dan program aplikasi lainnya. Ini adalah tant impor untuk menemukan kesalahan sesegera mungkin selama proses pembangunan. Gartner Group memperkirakan bahwa bug yang tidak ditemukan sampai nanti dalam biaya SDLC 80% sampai 1.000% lebih untuk memperbaiki daripada yang ditemukan sebelumnya. Fokus 20-1 membahas kesulitan pengujian perangkat lunak dan konsekuensi dari merilis perangkat lunak dengan kesalahan tidak terdeteksi. Pengembang perangkat lunak menyatakan bahwa 20% sampai 30% dari biaya pengembangan perangkat lunak harus dialokasikan untuk pengujian perangkat lunak, debugging, dan menulis ulang. 5 Dokumen program. Dokumentasi menjelaskan bagaimana program bekerja dan digunakan untuk membantu memperbaiki dan menyelesaikan kesalahan. Diagram alur, diagram arus data, tata letak

catatan, diagram ER, data REA model, deskripsi narasi sistem, dan item terkait harus dikembangkan sebagai bagian dari dokumentasi program dan disusun dalam manual dokumentasi bermakna. 6 Pengguna program latihan. Dokumentasi Program ini sering digunakan untuk melatih pengguna. 7 Menginstal sistem. Semua komponen sistem, termasuk program, digabung dan perusahaan mulai menggunakan sistem. 8 Menggunakan dan memodifikasi sistem Faktor-faktor yang memerlukan program yang ada untuk direvisi, disebut sebagai program perawatan, termasuk permintaan untuk laporan baru atau direvisi,. Perubahan masukan, isi file, atau nilai-nilai seperti tarif pajak, deteksi kesalahan, dan konversi ke baru hardware. Prosedur Desain Setiap orang yang berinteraksi dengan AIS baru dirancang membutuhkan prosedur yang menjawab siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana pertanyaan yang berhubungan dengan semua kegiatan AIS. Prosedur harus mencakup persiapan input, proses transaksi, deteksi dan koreksi kesalahan, kontrol, rekonsiliasi saldo, akses database, persiapan output dan distribusi, dan instruksi komputer operator. Prosedur dapat berupa manual sistem, pengguna kelas instruksi, materi pelatihan, atau layar bantuan online. Pengembangan tim, pengguna, atau tim yang mewakili kedua kelompok dapat menulis prosedur. Kontrol Desain Komputer sering mendengar pepatah "sampah masuk, sampah keluar" menekankan bahwa masukan tidak benar dikendalikan, pengolahan, dan fungsi database menghasilkan informasi nilai yang kecil. Kontrol harus dibangun ke AIS untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasi. Mereka harus meminimalkan kesalahan dan mendeteksi dan memperbaiki mereka ketika mereka lakukan terjadi. Akuntan memainkan peran penting di daerah ini. Beberapa masalah kontrol yang lebih penting yang harus ditangani dirangkum dalam Tabel 20-6. Kontrol dibahas lebih rinci dalam Bab 6 sampai 9. 20 -1 F COS Bugs Software Ambil Pulsa mereka

A meledak roket n $ 1 8,5 juta detik setelah lepas landas. Jaringan telepon misterius kecelakaan di tiga kota, meninggalkan 10 juta pelanggan tanpa layanan. Sebuah pabrik nuklir melepaskan ratusan galon air radioaktif di dekat Danau Huron. Ketiga peristiwa memiliki satu fakta

mengganggu kesamaan: Mereka disebabkan oleh kesalahan kecil (bug) dimakamkan di program komputer. The "bug" Istilah ini diciptakan selama Perang Dunia II ketika seorang peneliti, bingung oleh shutdown komputer, dihapus ngengat terjebak antara dua relay listrik. Beberapa contoh dari elektronik pe ^ ts berikut: Tanpa peringatan, Washington, DC, Los Angeles, dan Pittsburgh warga kehilangan layanan telepon lokal pada waktu yang hampir sama setiap pagi. Pelakunya adalah tiga digit hilang dalam beberapa juta baris pemrograman yang kontrol panggilan-switching perusahaan telepon 'komputer. Selama Perang Teluk Persia, kesalahan perangkat lunak mencegah rudal Patriot dari menghancurkan rudal Scud Irak masuk yang menewaskan 28 orang. The American Airlines sistem reservasi ditutup selama hampir 1 jam 2, 1 melumpuhkan 4.000 agen perjalanan nasional dan memaksa agen Amerika yang menulis tiket dengan tangan. Sebuah bug dalam linear accelerator "sebuah perangkat yang menggunakan sinar-X untuk mengobati kanker victims " menyebabkan ator dipercepat untuk memberikan overdosis radiasi, menewaskan seorang pasien dan meninggalkan dua orang lainnya sangat dibakar dan sebagian lumpuh. Ferrari Amerika Utara harus mengingat 353 dari kinerja tinggi mobil sport karena kesalahan software dalam sistem mereka pengereman yang mengancam kehidupan orang-orang mengendarai mobil. Di mana bug ini berasal? Untuk membuat perangkat lunak, programmer menulis jutaan baris kode Satu surat yang salah atau tanda baca dalam garis code "bahkan hilang periode " dapat menyebabkan komputer untuk mengeluarkan perintah atau perintah yang salah sama sekali.. Misalnya, cacat dalam DSC 's panggilan-switching komputer mengirim ratusan pesan yang salah ke komputer DSC lainnya, meminta bantuan dalam rerouting panggilan ketika tidak ada bantuan diperlukan. Banjir pesan menutup komputer dan memberikan penelepon s signa sibuk 'selama berjam-jam. Bug ada dalam sebagian besar perangkat lunak dan hampir tidak mungkin untuk menghilangkan semua dari mereka. Sebuah program yang mengandung bug dapat bekerja secara memadai untuk beberapa waktu sampai tiba-tiba, tanpa peringatan, bug memicu sesuatu dan komputer tiba-tiba rusak. Programmer pergi ke berusaha keras untuk mendeteksi dan menghilangkan bug sebelum perangkat lunak dikirim, tapi tidak ada yang memiliki waktu atau uang untuk menemukan bug atau untuk mensimulasikan setiap situasi yang tepat program komputer akan bertemu di dunia nyata, sebaliknya, perangkat lunak diuji dengan asumsi tentang bagaimana hal itu akan digunakan. Hanya sejumlah informasi "misalnya, jumlah gaji yang akan dikirim keluar setiap Friday " digunakan untuk menguji program. Tidak ada yang bisa memprediksi bahwa pelanggan giat beberapa akan menambah informasi lebih banyak daripada perangkat lunak dapat menangani.

Seorang manajer produk formei memperkirakan bahwa perusahaannya sering ditemukan 5.000 bug dalam setiap produk. Perusahaan akan memperbaiki kelemahan serius sebelum pengiriman produk dan mengabaikan kesalahan kecil atau kosmetik dan orang-orang yang sangat tidak mungkin pernah menimbulkan masalah. Jika pengembang perangkat lunak mengambil waktu untuk menemukan setiap salah satu kelemahan, mereka akan lewatkan mendapatkan produk mereka keluar ke pasar secara tepat waktu dan dengan demikian kehilangan pangsa pasar untuk pesaing bisa mendapatkan produk mereka keluar tepat waktu. Namun, jika pengembang membuat perbaikan layak dalam produk perangkat lunak mereka, perangkat lunak pengguna di Amerika Serikat bisa menghemat sekitar $ 22 miliar dalam produktivitas Iost setahun. Pengembang perangkat lunak juga tidak dapat memprediksi jika pengguna komputer akan bekerja lebih cepat daripada perangkat lunak itu sendiri. Akselerator linear yang tewas dan pasien kanker cacat yang dikendalikan oleh operator yang mengetik sangat cepat. Dia sengaja memilih modus X-ray dan kemudian beralih ke berkas elektron. Perangkat lunak ini tidak cukup cepat untuk mengenali perubahan dan radiasi mesin berseri-seri dengan kekuatan penuh ke bintik kecil pada tubuh pasien. The *> ug begitu halus butuh programmer tahun untuk mendeteksi dan menghilangkan itu. Volume tipis dari kode perangkat lunak yang diperlukan dalam program yang kompleks membuat menemukan bug yang sulit. Ada lebih dari 2,5 juta baris kode dalam sistem yang memeriksa retakan di roda mesin pesawat ruang angkasa NND 1 2 juta panggilan-switching komputer perusahaan telepon. Menemukan cacat dalam kode ini sesulit mencari satu nama salah eja dalam buku telepon Kota New York. Diperkirakan bahwa bisnis software cacat atau bug-sarat biaya di seluruh dunia lebih dari $ 175 miliar tahun lalu. Lebih dari sepertiga dari itu, atau lebih dari $ 60 miliar, merupakan biaya yang ditanggung oleh bisnis AS. Sumber: Diadaptasi dari John Schneidawind, "Mendapatkan Bugs Out," USA Today (29 Agustus, 1991): 1-2. 'Mampu 20-6 ": Ntrols Pertimbangan Desain Pertimbangan Perhatian Keabsahan Apakah semua interaksi sistem yang valid? Misalnya, bagaimana bisa SIA memastikan bahwa pengeluaran kas yang dibuat hanya untuk vendor yang sah? Otorisasi Apakah masukan, pengolahan, penyimpanan, dan kegiatan output yang disahkan oleh manajer yang tepat? Misalnya, bagaimana bisa SIA memastikan bahwa penambahan gaji telah resmi? Ketepatan Apakah masukan diverifikasi untuk memastikan akurasi? Apa kontrol berada di tempat untuk memastikan bahwa data yang melewati antara kegiatan pengolahan tidak hilang?

Keamanan

Kontrol numerik Tersedianya

Rawatan

Integritas Audit trail

Apakah sistem dilindungi terhadap (a) akses fisik dan logis yang tidak sah untuk mencegah penggunaan yang tidak benar, perubahan, perusakan, atau pengungkapan informasi dan perangkat lunak dan (b) pencurian sumber daya sistem? Apakah dokumen yang prenumbered untuk mencegah kesalahan atau penyalahgunaan yang disengaja dan untuk mendeteksi ketika dokumen yang hilang atau dicuri? Apakah sistem yang tersedia untuk operasi dan digunakan pada waktu yang ditetapkan dalam tingkat layanan pernyataan atau perjanjian? Dapatkah pengguna memasukkan, update, dan mengambil data selama disepakati kali? Dapatkah sistem akan dimodifikasi sesuai kebutuhan tanpa mempengaruhi ketersediaan sistem, keamanan, dan integritas? Hanya berwenang, diuji, dan didokumentasikan perubahan yang dibuat untuk sistem dan data terkait? Apakah sumber daya yang tersedia untuk mengelola, jadwal, dokumen, dan mengkomunikasikan perubahan manajemen pengguna dan berwenang? Adalah pengolahan data yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan berwenang? Adalah pengolahan data bebas dari manipulasi sistem yang tidak sah atau tidak disengaja? Dapatkah data transaksi ditelusuri dari dokumen sumber ke output akhir (dan sebaliknya)? Sebagai contoh, jika seorang pelanggan panggilan dengan pertanyaan, dapat rincian transaksi dengan mudah diakses?

Fisik Desain Sistem Laporan Pada akhir fase ini, tim menyiapkan laporan sistem desain fisik yang merangkum apa yang dicapai dan berfungsi sebagai dasar untuk keputusan manajemen apakah atau tidak untuk melanjutkan ke tahap implementasi. Tabel 20-8 kemudian dalam bab ini menunjukkan daftar isi dari laporan disiapkan di Mart Shoppers. Implementasi sistem adalah proses instalasi hardware dan software dan mendapatkan AIS dan berjalan. Proses ini umumnya terdiri dari mengembangkan rencana, menyiapkan situs, menginstal dan menguji hardware dan software, memilih dan melatih personil, menyelesaikan dokumentasi, dan pengujian sistem. Kegiatan ini diilustrasikan pada Gambar 20-3 dan dibahas dalam bagian ini. Sistem konversi dibahas kemudian dalam bab ini. Negara bagian Virginia telah berhasil terutama dalam merancang dan mengimplementasikan kami AIS. Bahkan, ia menjabat sebagai model bagi instansi pemerintah lainnya. Fokus 20-2 menggambarkan perbaikan keadaan dibuat untuk AIS nya. Pelaksanaan Perencanaan Rencana implementasi terdiri dari pelaksanaan tugas-tugas, tanggal penyelesaian yang diharapkan, perkiraan biaya, dan orang atau orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Rencananya menentukan kapan proyek harus ind lengkap bila SIA adalah operasional. Tim implementasi harus mengidentifikasi faktor risiko yang mengurangi kemungkinan keberhasilan pelaksanaan, dan rencana harus berisi strategi untuk menghadapi setiap faktor risiko yang diidentifikasi. Gambar 20-3

Sistem Implementasi

Perubahan AIS mungkin memerlukan penyesuaian struktur organisasi yang ada perusahaan. Departemen baru dapat diciptakan dan yang sudah ada dihilangkan atau dikurangi ukurannya. Struktur dan status dari departemen pengolahan data itu sendiri dapat berubah. Misalnya, Blue Cross dan Blue Shield of Wisconsin dikontrak untuk sistem $ 200.000.000 baru. The Systema "diprakarsai oleh staf teknis yang tidak memahami bisnis perusahaan atau vision " tidak bekerja dengan baik. Ini mengirimkan ratusan cek ke kota tidak ada, membuat $ 60 juta lebih bayar, dan mengakibatkan hilangnya 35.000 klien. Salah satu alasan sistem gagal adalah bahwa pelaksanaannya harus telah menyertakan sebuah restrukturisasi organisasi. Situs Persiapan Sebuah komputer besar mungkin memerlukan perubahan yang luas, seperti outlet listrik tambahan, komunikasi data fasilitas, lantai mengangkat, kontrol kelembaban, pencahayaan khusus, dan AC. Langkah-langkah keamanan, seperti perlindungan pasokan listrik darurat kebakaran and.an, juga mungkin diperlukan. Ruang yang diperlukan untuk peralatan, penyimpanan, dan kantor. 20-2 FOKUS Bintang Menghemat Virginia $ 80 juta B '^ ISV V OSF Virginia pembayar pajak menerima restitusi pajak liWil dalam seminggu pengajuan bukan 1 biasa Kfi & rMkl * wo ke * rnonths nree. Mereka berutang perputaran litrw cepat fflwvi 'untuk Jane Bailey, direktur AIS di Departemen Perpajakan. Jane berhasil perkembangan Akuntansi Pajak Negara dan Sistem Pelaporan (STARS), sebuah proyek multisistem yang mengambil sembilan tahun untuk menyelesaikan. STARS telah sukses sehingga IRS, 27 negara, dan provinsi Kanada mengirimkan tim ke Richmond untuk melihat apakah mereka bisa meningkatkan pembangunan sistem dan usaha implementasi. TI kelompok negara sangat disarankan bahwa departemen melibatkan kontraktor luar untuk pekerjaan itu, mengatakan enam orang staf Jane terlalu kecil dan canggih untuk merombak koleksi luas dan motley manual dan sistem batch sebelumnya di tempat. Jane bersikeras, bagaimanapun, pada pergi dengan pekerjaan orang dalam. Dia mampu meyakinkan manajemen dengan menyatakan bahwa setelah sistem dikembangkan, ia akan mempertahankan dan merespon dengan cepat terhadap perubahan hukum pajak. Staf Jane akhirnya membengkak menjadi 45 orang. Dia bersikeras bahwa karyawan menjadi yang pertama-tingkat individu. Jika dia tidak bisa menyewa ahli dan spesialis dibutuhkannya, ia mempertahankan mereka sebagai konsultan dan kemudian digunakan mereka untuk melatih staf yang ada padanya. Selain itu, ia merekrut lima analis manajemen untuk merancang ulang proses bisnis, menulis dokumentasi

pengguna, dan pengguna kereta api. Sepuluh orang dari stafnya adalah manajemen analis yang bekerja penuh waktu pada prosedur pengguna dan isu-isu. Melihat keterlibatan pengguna sebagai penting, Jane berhasil mendapatkan enam manajer dari daerah pengguna yang ditugaskan penuh waktu untuk proyek. Selama bertahun-tahun, lingkup STARS diperluas untuk mencakup lebih banyak fungsi dan lebih banyak pengguna, dan anggarannya naik dari $ aslinya 3 juta menjadi $ 11 juta. Sepotong baru utama dari perangkat lunak yang diinstal setiap tiga sampai enam bulan. Pengguna harus beradaptasi, sering mendapatkan 15 layar baru pada suatu waktu. The megapro | ect akhirnya terlibat menyusun program 1.500, 40 IBM database, dan 350 layar online di 25 aplikasi untuk 1.800 pengguna. Negara, yang meminta Chevrolet, Cadillac punya, dan imbalannya telah mengesankan. STARS pengguna memperkirakan bahwa itu menyelamatkan negara $ 80 juta selama lima tahun, sebagian besar dari koleksi ditambahkan dari calon menipu pajak. Persiapan lokasi merupakan proses yang panjang dan harus dimulai dengan baik sebelum tanggal pemasangan. Pilih dan Melatih Personil Karyawan dapat disewa dari luar perusahaan atau ditransfer secara internal. Mempekerjakan dari dalam merupakan alternatif, lebih murah lebih efektif, karena karyawan sudah memahami bisnis perusahaan dan operasi. Mentransfer karyawan yang mengungsi akibat sistem baru dapat meningkatkan loyalitas karyawan dan moral. Karena pelatihan yang efektif memakan waktu dan mahal, perusahaan mengambil jalan pintas. Selain itu, mereka yang memahami sistem yang begitu sibuk berusaha untuk mempertahankan dan meningkatkan itu bahwa mereka tidak memiliki waktu untuk memberikan pelatihan. Bila pengguna tidak cukup terlatih, perusahaan tidak akan mencapai manfaat yang diharapkan dan laba atas investasi mereka. Biaya tersembunyi dari pelatihan yang tidak memadai adalah bahwa pengguna beralih bantuan kepada rekan kerja yang telah menguasai sistem, sehingga rekan kerja yang kurang produktif dan biaya perusahaan meningkat. Pelatihan AIS yang efektif harus terdiri dari lebih dari sekedar perangkat keras dan perangkat lunak keterampilan. Karyawan harus berorientasi pada kebijakan baru dan operasi, dan pelatihan harus direncanakan dan dijadwalkan sehingga terjadi tepat sebelum pengujian sistem dan konversi. Banyak jenis program pelatihan yang tersedia untuk perusahaan, seperti pelatihan teknis dari vendor, belajar-sendiri manual, dengan bantuan komputer, presentasi video, bermain peran, studi kasus, dan bereksperimen dengan SIA bawah bimbingan pengguna berpengalaman. Boots para Kimiawan, berbasis di London farmasi rantai internasional dengan lebih dari 1 .000 toko, mengembangkan pendekatan baru untuk pelatihan. Toko karyawan, gugup tentang sistem komputer yang akan datang, diundang ke pesta di sebuah toko di mana baru POS sistem telah dipasang. Mereka diminta untuk mencoba untuk merusak sistem dengan menekan tombol yang

salah atau fouling up transaksi. Karyawan cepat menemukan mereka tidak dapat membahayakan sistem dan bahwa hal itu mudah digunakan. Dokumentasi lengkap Tiga jenis dokumen harus disiapkan untuk sistem baru: 1 Pengembangan dokumentasi menggambarkan AIS baru. Ini mencakup deskripsi sistem, salinan output, input file, dan dan layout database, flowchart program, hasil tes, dan bentuk penerimaan pengguna. 2 Operasi dokumentasi meliputi jadwal operasi, file dan database diakses, dan peralatan, keamanan, dan file-retensi persyaratan. 3 Dokumentasi pengguna mengajarkan pengguna bagaimana untuk mengoperasikan SIA. Ini mencakup manual prosedur dan materi pelatihan. Uji Sistem Pengujian sistem yang tidak memadai adalah salah satu alasan untuk Blue Cross dan kegagalan sistem Perisai Biru. Para pengembang meremehkan kompleksitas sistem dan berjanji waktu pengiriman terlalu optimis dari 18 bulan. Salah satu jalan pintas mereka mengambil untuk memenuhi tenggat waktu itu adalah untuk memberikan sistem belum teruji. Dokumen dan laporan, input pengguna, operasi dan prosedur pengendalian, prosedur pengolahan, dan program komputer semua harus diberi uji coba dalam keadaan yang realistis. Selain itu, kapasitas batas dan prosedur backup dan pemulihan harus diuji. Berikut ini adalah tiga bentuk umum dari pengujian: 1 Berjalan-through adalah langkah-demi-langkah ulasan prosedur atau logika program. Tim pengembangan dan pengguna sistem menghadiri berjalan-through awal desain sistem. Fokusnya adalah pada input, file, output, dan aliran data dari organisasi. Setelah berjalan-through, dihadiri oleh para programmer, menangani aspek logis dan struktural kode program. 2 Pengolahan transaksi uji menentukan apakah program beroperasi seperti yang dirancang. Data yang valid dan salah diproses untuk menentukan apakah transaksi ditangani dengan benar dan kesalahan yang terdeteksi dan ditangani dengan tepat. Untuk mengevaluasi hasil tes, respon sistem yang benar untuk setiap transaksi uji harus ditentukan terlebih dahulu. 3 Tes penerimaan menggunakan salinan transaksi nyata dan file daripada yang hipotetis. Pengguna mengembangkan kriteria penerimaan dan membuat keputusan akhir apakah akan menerima SIA. Chemical Bank menderita konsekuensi tidak cukup menguji upgrade ke sistem ATM. Tak lama setelah instalasi, New York pelanggan yang menarik uang tunai dari salah satu dari 900 bank ATM ditemukan rekening mereka didebet dua kali. Sebelum masalah itu bisa diperbaiki, 150.000 penarikan dengan nilai total sebesar $ 8 juta diposting dua kali untuk rekening nasabah. Ribuan account kecil yang tekor atau dikosongkan, yang kesal dan marah pelanggan. Chemical Bank kehilangan banyak kredibilitas dengan pelanggan sebagai akibat dari kesalahan tersebut.

Bahkan perangkat lunak yang dibeli dari luar vertdor harus diuji secara menyeluruh sebelum dipasang. Karpet Kane belajar pelajaran ini setelah menginstal kustom AIS disesuaikan dengan penutup lantai industri. Tidak lama adalah perangkat lunak dan berjalan dari Kane mulai mengalami masalah serius. Sebagai contoh, sistem pengendalian persediaan yang mengatakan kepada penjual nya bahwa perintah tidak bisa diisi bila produk ternyata yang tersedia, dan sebaliknya. Akibatnya, Kane kehilangan banyak pelanggan. f Sysfems y Konversi-& Konversi adalah proses perubahan dari yang lama ke yang baru AIS. Banyak elemen harus dikonversi: hardware, software, file data, dan prosedur. Proses selesai ketika AIS baru telah menjadi bagian, rutin berkelanjutan dari sistem. Konversi Pendekatan Empat pendekatan konversi digunakan untuk mengubah dari lama ke sistem baru: konversi langsung segera mengakhiri AIS lama ketika yang baru diperkenalkan. Misalnya, pembeli Mart bisa menghentikan sistem lama pada Sabtu malam dan menggunakan AIS baru pada Senin pagi. Konversi langsung sesuai ketika AIS tua memiliki nilai atau yang baru sangat berbeda bahwa perbandingan antara keduanya tidak ada artinya. Pendekatan ini murah, tapi tidak memberikan AIS cadangan. Kecuali sistem telah hati-hati dikembangkan dan diuji, oleh karena itu, konversi langsung membawa risiko kegagalan yang tinggi. Fokus 20 -3 membahas masalah di Sunbeam Corp, sebagian disebabkan oleh mencoba konversi langsung dengan tidak ada sistem cadangan. konversi Paralel mengoperasikan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk jangka waktu. Misalnya, pembeli Mart bisa memproses transaksi dengan kedua sistem, bandingkan hasilnya, mendamaikan perbedaan, dan memperbaiki masalah dengan SIA yang baru. Setelah sistem baru membuktikan dirinya, Shoppers Mart akan menghentikan sistem lama. Pemrosesan paralel melindungi perusahaan dari kesalahan, tapi itu mahal dan stres bagi karyawan untuk memproses semua transaksi dua kali. Namun, karena perusahaan sering mengalami masalah selama konversi, pengolahan paralel telah memperoleh popularitas yang luas. Tahap-in konversi secara bertahap menggantikan elemen SIA lama dengan yang baru. Misalnya, pembeli Mart bisa menerapkan sistem persediaan, maka pengeluaran, diikuti oleh koleksi penjualan, dan sebagainya, sampai seluruh sistem fungsional. Perubahan bertahap berarti bahwa data pengolahan sumber daya dapat diperoleh dari waktu ke waktu. Kerugiannya adalah biaya menciptakan antarmuka temporer antara yang lama dan yang baru AIS dan waktu yang dibutuhkan untuk membuat changeover bertahap. konversi Percontohan menerapkan sistem hanya dalam satu panci organisasi, seperti lokasi cabang. Misalnya, pembeli Mart dapat menginstal sistem baru POS di salah satu toko yang usmg sebuah, langsung paralel, atau fase-dalam pendekatan. Ketika masalah dengan sistem diselesaikan,

sistem baru dapat dilaksanakan pada lokasi yang tersisa. Pendekatan ini melokalisasi masalah konversi dan memungkinkan pelatihan dalam lingkungan hidup. Kerugiannya adalah waktu konversi panjang dan kebutuhan untuk antarmuka antara yang lama dan sistem baru, yang hidup berdampingan sampai semua lokasi telah dikonversi. Owens-Corning Fiberglass dilaksanakan rekeningnya sistem hutang, perjalanan dan biaya, dan penggajian dengan mendapatkan sistem dan berjalan dalam satu tanaman dan kemudian pindah ke yang lain satu per satu. Data Konversi Data konversi dapat memakan waktu, membosankan, dan mahal. Kesulitan dan besarnya tugas dapat dengan mudah diremehkan. File data mungkin perlu dimodifikasi dalam tiga cara. Pertama, file dapat dipindahkan ke penyimpanan yang berbeda medium "misalnya, dari kaset ke disk. Kedua, isi data mungkin changed "misalnya, bidang dan catatan dapat ditambahkan atau dihapus. Ketiga, file atau format database dapat diubah. Langkah pertama dalam proses konversi data adalah untuk menentukan file data harus dikonversi. Kemudian mereka harus diperiksa untuk kelengkapan dan ketidakakuratan data apapun dan inkonsistensi dihapus. Data aktual konversi berikutnya. Memvalidasi file baru, untuk

k 20-3 | F cus Sunbeam Corp dan Harga Konversi Langsung

S unbeam Corp, sebuah perusahaan produk konsumen, menyewa CEO baru Al Dunlap untuk mengubah perusahaan sekitar. Sementara mengubah Paper Company Scott sekitar, Al dibuat sedemikian drastis biaya pemotongan bahwa ia dijuluki Al Chainsaw. Pada Sunbeam, Al juga membuat drastis pemotongan biaya bergerak, banyak yang pergi terlalu jauh dan akhirnya menyakiti perusahaan lebih dari mereka membantu. Rencana restrukturisasi Nya menyerukan menghilangkan 87% dari produk perusahaan dan setengah dari 6.000 karyawan. Termasuk dalam rencana pemotongan biaya adalah sistem informasi staf, sebagai fungsi sistem adalah untuk menjadi outsourcing. Al dihentikan personel komputer yang menghasilkan $ 35,000 per tahun hanya untuk menemukan mereka bisa mendapatkan $ 125.000 setahun di tempat lain! Dia kemudian harus menggantinya dengan pekerja kontrak yang harus dibayar secara signifikan lebih dari $ 35.000. Ironisnya, beberapa pekerja kontrak ternyata karyawan yang diberhentikan. Selama upaya turnaround, perusahaan memutuskan untuk memodernisasi sistem informasinya. Untuk meminimalkan biaya, Sunbeam menggunakan pendekatan konversi langsung. Sayangnya, sistem baru tidak bekerja, dan karena tidak ada sistem cadangan, seluruh sistem turun selama

berbulan-bulan. Hasilnya adalah kekacauan total. Perintah yang hilang dan beberapa pelanggan tidak menerima pengiriman mereka. Pelanggan lain menerima pesanan mereka dua atau tiga kali, sementara yang lain menerima urutan yang salah. Pelanggan yang sangat marah dan mulai menelepon pada semua jam tentang perintah mereka. Sayangnya, Sunbeam tidak punya cara * o menanggapi mereka, sebagai karyawan tidak bisa melacak pesanan atau pengiriman. Dengan tidak ada sistem, pelanggan yang tidak menerima pesanan mereka tidak bisa ditagih secara otomatis. Akibatnya, Sunbeam harus secara manual tagihan pelanggan. Bayangkan sakit kepala ini adalah untuk pelanggan besar seperti Wal-Mart. Karena manajemen yang buruk dan kurangnya AIS untuk suatu jangka waktu yang panjang, harga saham Sunbeam anjlok, dan di musim panas 1998 Al Dunlap dipecat. Tuntutan hukum pemegang saham diajukan dan badan-badan pemerintah, termasuk SEC, mulai menyelidiki perusahaan. Mengklaim bahwa Al dilakukan suatu penipuan akuntansi di Sunbeam, SEC berpendapat bahwa setidaknya $ 62.000.000 dari $ 1 89 juta penghasilan yang dilaporkan dalam Sunbeam 1 997 tidak mematuhi aturan akuntansi. Arthur Andersen, auditor Sunbeam, dibayar $ 110 juta pada kerusakan untuk menyelesaikan pemegang saham class action gugatan diajukan terhadap perusahaan akuntansi. Pada bulan Februari 2001, Sunbeam mengajukan perlindungan kebangkrutan Bab 1 1. Dua tahun kemudian, setelah penyelidikan panjang, SEC menutup kasus Sunbeam pada tanggal 27 Januari 2003. Selama dua tahun, eksekutif Sunbeam beberapa membayar denda untuk menyelesaikan tuduhan berpartisipasi dalam skema untuk mengembang nilai dari perusahaan sebelum meletakkan itu untuk dijual. Dalam penyelesaian nya, mantan CEO Al Dunlap setuju untuk membayar setengah juta dolar baik tanpa mengakui atau menyangkal tuduhan SEC. Selain itu, Phillip Harlow, Arthur Andersen mitra yang bertanggung jawab dari 1 audit Sunbeam 996-1-997 yecr akhir laporan keuangan, dilarang berlatih akuntan publik sebelum SEC selama setidaknya tiga tahun dalam pertukaran untuk SEC menarik semua tuduhan penipuan terkait. (Diadaptasi Dari John A. Byrne, "Chainsaw," Business Week * "(18 Oktober 1999):. 128-149) memastikan data tidak hilang selama konversi, berikut. Jika konversi file panjang, file baru harus diperbarui dengan transaksi yang terjadi selama konversi data. Setelah file-file dan database telah dikonversi dan diuji untuk akurasi, sistem baru fungsional. Sistem ini harus dipantau untuk waktu untuk memastikan itu berjalan lancar dan akurat. Kegiatan terakhir adalah untuk mendokumentasikan kegiatan konversi. Langkah terakhir dalam SDLC adalah untuk mengoperasikan dan memelihara sistem baru. Sebuah kajian pasca implementasi harus dilakukan pada AIS yang baru dipasang untuk memastikan memenuhi tujuan yang direncanakan. Beberapa faktor penting untuk dipertimbangkan dan pertanyaan untuk menjawab selama pemeriksaan pasca-implementasi tercantum dalam Tabel 20-7. Setiap masalah ditemukan selama review harus dibawa ke perhatian manajemen dan penyesuaian yang diperlukan dibuat. Ketika review telah selesai, sebuah laporan kajian pasca implementasi disiapkan. Daftar isi pada Tabel 20 -8 menggambarkan apa ini

Tabel 20-7 Faktor-faktor yang Selidiki Selama Ulasan Posrimplementation Faktor Tujuan dan sasaran Kepuasan Manfaat Biaya Keandalan Ketepatan Aktualitas Kecocokan Kontrol dan keamanan Kesalahan Latihan Komunikasi Organisasi Perubahan Dokumentasi Pertanyaan Apakah sistem membantu organisasi mencapai tujuan, tujuan, dan misi secara keseluruhan? Apakah pengguna puas dengan sistem? Apa yang akan mereka suka diubah atau diperbaiki? Bagaimana pengguna manfaat dari sistem? Yang manfaat yang diharapkan tercapai? ,. Apakah biaya yang sebenarnya sesuai dengan biaya yang diharapkan? Apakah sistem terpercaya? Apakah itu. Gagal 'dan., Jika demikian, apa yang menyebabkan kegagalan? Apakah sistem menghasilkan data yang akurat lengkap kering? Apakah sistem menghasilkan informasi tepat pada waktunya? Apakah hardware, software, data, dan prosedur yang kompatibel dengan sistem yang ada? Apakah sistem dijaga terhadap kesalahan yang tidak disengaja, penipuan, dan intrusi yang tidak sah? Apakah yang memadai kesalahan penanganan prosedur yang ada? Apakah sistem personil dan pengguna cukup terlatih untuk mendukung dan menggunakan sistem? Apakah sistem komunikasi yang memadai? Apakah perubahan organisasi dibawa oleh sistem menguntungkan atau merugikan? Jika berbahaya, bagaimana mereka bisa diselesaikan? Adalah sistem dokumentasi yang lengkap dan akurat?

Laporan harus berisi. Pengguna penerimaan laporan kajian pasca-implementasi adalah kegiatan akhir dalam proses pengembangan sistem. Pengendalian SIA akan diteruskan ke departemen pengolahan data. Bekerja pada sistem baru belum selesai, namun. Studi menunjukkan bahwa, selama umur sistem, hanya 30% dari pekerjaan berlangsung selama pengembangan. 70% sisanya dihabiskan mempertahankan sistem. Biaya pemeliharaan yang paling berhubungan dengan modifikasi perangkat lunak dan pembaruan. Pengalaman Kelompok Asuransi Hartford menggambarkan biaya pemeliharaan. Sekitar 70% dari sumber daya personel yang dikhususkan untuk mempertahankan sistem yang ada. Hartford harus mempertahankan inventoiy dari 34.000 modul program yang berisi 24 juta baris kode. Pekerjaan

ini bahkan lebih sulit karena perubahan terbaru dalam peraturan asuransi dan strategi bisnis telah mengurangi struktur kode dan meningkatkan kompleksitas. Ann Christy ditangani pengolahan penjualan porsi AIS pertama. Dia memberi tim proyek pengembangan sistem analisis nya laporan dan data yang menyertainya. Selama desain sistem konseptual, tim mengunjungi toko-toko dengan operasi serupa dan cara diidentifikasi untuk memenuhi persyaratan AIS. Pendekatan alternatif yang didiskusikan dengan pengguna, manajemen, dan komite pengarah dan dipersempit menjadi pendekatan awal Ann. Ann dianggap membeli perangkat lunak namun tidak menemukan apapun yang melakukan apa yang dia dan perusahaan ingin capai. Tim mengembangkan desain konseptual spesifikasi-~: ns untuk output, input, proses, dan elemen penyimpanan data.? Perusahaan memutuskan untuk menggunakan layar berbasis keluaran sebanyak mungkin dan untuk menangkap data elektronik menggunakan point-of-sale (POS) perangkat. Data yang tidak dapat Bab 20: Sistem Desain, Implementasi, dan Operasi Tabel 20-8 Daftar Isi Laporan Mart untuk Pembeli FISIK SISTEM DESAIN LAPORAN Daftar Isi.

KONSEPTUAL SISTEM DESAIN LAPORAN Daftar Isi 1. Ringkasan Eksekutif Konseptual Sistem Desain - 'jA, -..: II. Sekilas Tujuan Proyek dan Ringkasan Temuan ke Tanggal III. Direkomendasikan Konseptual Desain (s) Sistem Usulan A. Sekilas Direkomendasikan, Desain (s) Tujuan B. Harus Dicapai oleh Desain (s) C. Dampak Desain (s) Informasi Sistem dan Organisasi

Pasca-implementasi REVIEW LAPORAN Daftar Isi

1 Eksekutif Summa-y 1. Ringkasan Eksekutif Fisik Desain Sistem Postimplementofion Ulasan. '! \ II. Sekilas Tujuan Proyek dan II. Sekilas Proyek Pengembangan> ' Ringkasan Temuan ke III. Evaluasi Pembangunan Tanggal. sakit. Mayor Fisik Desain A. Gelar ke mana Sistem Rekomendasi A. Keluaran Desain B. Masukan Desain C. Desain Database D. Software (Processing) Desain E. Hardware Desain F. Kontrol Desain - Tujuan Were Met B. Analisis Versus Aktual Diharapkan Biaya dan Manfaat C. Pengguna Reaksi dan Kepuasan ; IV. Evaluasi Proyek Pengembangan Tim V. Rekomendasi

D. Diharapkan Biaya dan Manfaat Desain (s)

G. Prosedur Desain

IV. Asumsi dan belum terselesaikan E. Audit, Pengendalian, dan Keamanan Masalah Proses dan Prosedur F. Hardware, Software, dan lain Persyaratan sumber daya G. Pengolahan Arus: Hubungan dari Program, Database:, Input, dan Output H. Deskripsi Sistem Komponen (Program, Database, Input, dan Output) IV. Asumsi dan belum terselesaikan Masalah V. Ringkasan VI. Apendiks, Glosarium V. Ringkasan VI. Apendiks, Glosarium

A. Rekomendasi untuk Meningkatkan Sistem Baru B. Rekomendasi untuk Meningkatkan Proses Pengembangan Sistem VI, Ringkasan

ditangkap secara elektronik akan dimasukkan dengan menggunakan PC. Setiap toko akan memiliki jaringan yang menghubungkan semua PC dan perangkat POS ke database lokal. Para cash register POS akan digunakan untuk menangkap dan memasukkan data penjualan elektronik ke database ini. Setiap toko akan dihubungkan secara elektronik ke kantor pusat menggunakan wide area network. Semua data penjualan, order toko, dan lain-ringkasan informasi tingkat akan di-upload ke database perusahaan sehari-hari. Database perusahaan akan men-download informasi yang dibutuhkan untuk mengelola toko. Kantor pusat akan menggunakan pertukaran data elektronik untuk memesan barang dan membayar pemasok. Daftar isi untuk laporan desain sistem konseptual ditunjukkan pada Tabel 20-8. Selama desain fisik, tim pengembangan dirancang setiap laporan diidentifikasi selama desain konseptual di layar atau hard copy format. Laporan yang ditampilkan untuk pengguna dan ulang sampai semua orang yang terlibat adalah puas. Tim kemudian dirancang semua file, database, dan layar masukan. Berikutnya datang desain rinci program software yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan memproses data dan menghasilkan output. Tim juga mengembangkan prosedur baru untuk penanganan data dan operasi SIA. Para akuntan dan staf audit internal yang sangat membantu selama desain pengendalian yang diperlukan untuk melindungi sistem terhadap kesalahan dan penipuan. Desain sistem tabel laporan fisik isi ditunjukkan pada Tabel 20 -8. Ann dan stafnya mulai implementasi perencanaan awal. Sebuah lokasi yang baru - inframe diidentifikasi, dan persiapan lokasi dimulai selama fase desain. Pertama irdware "dan kemudian perangkat lunak yang diinstal dan diuji, diikuti dengan pengujian AIS keseluruhan. SIA baru staf hampir secara eksklusif dengan karyawan yang ada ined sebagai sistem itu diuji. Dokumentasi sistem selesai sebelum data

m AIS tua dikonversi ke yang baru. Ann dan stafnya menggunakan berbagai pendekatan konversi. Karena data mainframe corporatewide yang sangat penting, Ann menggunakan strategi konversi paralel. Sistem baru dan lama yang dioperasikan bersama-sama selama satu bulan, dan hasilnya dibandingkan. Ketika bug dalam SIA baru disetrika keluar, AIS lama dihentikan. Pendekatan pilot digunakan untuk AIS toko. SIA telah dipasang di beberapa toko, dan semua masalah diselesaikan sebelum menerapkan sistem di Mart Shoppers tersisa. Konversi itu tidak mudah dan membutuhkan cukup banyak lembur dan duplikat pengolahan. Setelah beberapa bulan, Ann dan stafnya melakukan kajian postimple-pemikiran dan membuat beberapa penyesuaian untuk meningkatkan penerimaan pengguna sudah tinggi dan kepuasan dengan SIA yang baru. Daftar isi untuk laporan postimple-pemikiran ditunjukkan pada Tabel 20-8. Ann membuat presentasi akhir untuk manajemen puncak setelah SIA telah terpasang dan beroperasi. Dia mengucapkan selamat secara luas dan bahkan mendengar Presiden menyebutkan ke wakil presiden eksekutif bahwa ia "layak mengawasi" tanggung jawab lebih dalam perusahaan. konseptual sistem desain desain konseptual 768 Spesifikasi 769 konseptual desain sistem melaporkan sistem fisik 770 desain 770 dijadwalkan laporan 771 tujuan khusus analisis Laporan pengecualian 771 dipicu melaporkan 771 laporan permintaan 771 tersusun pemrograman 774 Program hirarkis desain 775 debugging 775 meja memeriksa 775 Program pemeliharaan 775 fisik desain sistem Laporan 777 sistem pelaksanaan 777 rencana pelaksanaan 777 berjalan-melalui 780 pengolahan uji 780 transaksi uji penerimaan 780 konversi konversi langsung 781 781 781 paralel konversi fase-in konversi 781 konversi percontohan 781 pasca-pelaksanaan

tinjauan 782 pasca pelaksanaan tinjauan laporan 782

AIS DALAM AKSI 1 Para pengembang sistem baru Anda telah mengusulkan dua desain yang berbeda AIS dan meminta Anda untuk mengevaluasi mereka. Proses evaluasi adalah kemungkinan besar untuk menjadi bagian dari yang langkah SDLC? a. sistem analisis b. desain konseptual c. desain fisik d. implementasi dan konversi e. operasi dan pemeliharaan 2 Apa tujuan dari laporan desain sistem konseptual? a. untuk membimbing kegiatan fisik sistem desain "b. untuk berkomunikasi bagaimana manajemen dan kebutuhan pengguna informasi terpenuhi c. untuk membantu komite pengarah kelayakan sistem menilai d. a dan b e. a, b, dan c 3 Manakah dari berikut ini adalah urutan yang benar dari langkah-langkah dalam desain sistem fisik? a. masukan, file dan database, output, kontrol, prosedur, program b. file dan database, output, input, prosedur, program, mengontrol c. output, masukan, file dan database, prosedur, program, kontrol d. output, file dan database, masukan, program, prosedur, kontrol 4 Sebuah register gaji bulanan menunjukkan semua karyawan per jam, jumlah jam mereka bekerja, pemotongan, dan gaji bersih yang paling mungkin yang berikut ini? a. dijadwalkan Laporan

b. tujuan khusus analisis c. memicu pengecualian Laporan d. Permintaan Laporan 5 Manakah dari berikut ini tidak menjadi pertimbangan dalam desain input? a. Yang kesalahan yang mungkin dan bagaimana mereka dapat dideteksi dan dikoreksi? b. Kow dapat data yang dimasukkan (keyboard, OCR, atau POS terminal)? c. Format efisien menangkap input data dengan sedikit usaha dan biaya? d. Seberapa sering harus sistem menghasilkan laporan? 6 Manakah dari berikut ini adalah yang paling mungkin untuk membantu meningkatkan pengembangan program? a. Model fisik b. IT rencana strategis c berjalan-melalui d. catatan tata letak r 7 Manakah dari pernyataan berikut ini benar? a. Gartner Group memperkirakan bahwa bug pemrograman tidak ditemukan sampai nanti dalam biaya SDLC 25% sampai 30% lebih untuk memperbaiki daripada jika mereka ditemukan sebelumnya di SDLC. b. Sistem konversi langsung adalah yang paling berisiko dari metode sistem konversi. c. Banyak pengembang perangkat lunak menyatakan bahwa 5% sampai 10% dari biaya pengembangan perangkat lunak harus dialokasikan untuk pengujian perangkat lunak, debugging, dan menulis ulang. d. Selama hidup sistem, hanya 30% dari pekerjaan sistem informasi berlangsung selama pengembangan, sedangkan 70% sisanya dihabiskan mempertahankan sistem. 8 Manakah dari berikut ini menggambarkan pendekatan sistem pengujian yang menggunakan transaksi nyata dan file daripada yang hipotetis? a. berjalan-melalui

b. pengolahan transaksi uji c. uji penerimaan d. paralel konversi uji 9 Bagaimana proses penghentian sistem lama secepat yang baru diperkenalkan? a. langsung konversi b. paralel konversi c. fase-in konversi d. percontohan konversi 20.1 1 0 Manakah dari berikut ini menggambarkan merancang program dari atas ke bawah ke tingkat yang lebih rinci? desain program. hirarkis b. top-down desain program c. paralel program desain d. terstruktur program desain BAB KASUS Hershey Big Bang ERP Memicu sekitar $ 1,8 miliar dalam penjualan, Halloween adalah musim permen terbesar dari mereka semua. Tapi untuk itu Hershey, Halloween tahun 1999 menjadi Halloween paling menakutkan sepanjang masa. A tiga tahun, $ 112-juta ERP system telah diterapkan pada bulan Juli tahun itu dan segera dilekatkan sampai sistem order-distribusi. Banyak distributor yang ditempatkan pesanan pada bulan September masih menunggu untuk pengiriman mereka pada akhir Oktober. Namun, masalahnya tidak dalam persediaan. Hershey memiliki banyak permen di persediaan, hanya tidak bisa memindahkan permen dari gudang kepada nasabah. Sistem ERP baru mempekerjakan lebih dari 5.000 PC, hub jaringan, dan server. Perangkat lunak untuk ERP besar dipasok oleh tiga perusahaan dan dilaksanakan oleh satu perusahaan konsultan sangat besar. Meskipun ukuran dan kompleksitas sistem baru, Hershey memilih untuk menerapkan sebagian besar dari itu dalam satu langkah. Ini disebut implementasi big bang. Dalam hal sesuatu yang tidak beres, Hershey membangun bantal delapan hari persediaan. Namun, pada bulan Agustus telah habis delapan hari dan lima belas hari di belakang dalam pesanan. Sayangnya, pada akhir Oktober, rak-rak distributor permen besar masih kosong permen Hershey. Eksekutif

yang berharap mereka bisa memenuhi pesanan Paskah, karena itu kemudian daripada biasanya tahun itu. Wajib Apa langkah yang harus Hershey telah diambil untuk benar merancang, mengimplementasikan, dan mengoperasikan ERP baru? 20 .1 Prism Glass Company adalah mengubah dari sistem pengolahan data manual yang terkomputerisasi. Untuk mempercepat pelaksanaan sistem, CEO diminta tim konsultan Anda untuk menunda standar membangun dan kontrol sampai :: er sistem yang sepenuhnya operasional. Bagaimana seharusnya Anda menanggapi permintaan presiden? 20.2 Ketika sebuah perusahaan mengkonversi dari satu sistem ke sistem lain, banyak daerah dalam _ tersebut: anization terpengaruh. Jelaskan bagaimana konversi ke sistem baru akan mempengaruhi-fol kelompok Ving, baik secara individu maupun kolektif. a. Personil b. Penyimpanan data c. Operasi d. Kebijakan dan prosedur e. Fasilitas fisik 20.3 Pemberitahuan berikut telah diposting di kantin karyawan, Senin ~ "Rning: Untuk: Semua Karyawan Akuntansi dan Clerical Dari: IM Krewel, Presiden Subyek: Pemutusan Posisi Karyawan Efektif Jumat ini, semua karyawan akuntansi dan ulama tidak dinyatakan dihubungi --. -sakit dihentikan. Sistem komputer baru kami menghilangkan kebutuhan untuk sebagian besar pekerjaan. Kami bersyukur untuk layanan setia Anda telah diberikan sebagai karyawan dan ingin Anda sukses. Anda mungkin ingin mengambil cek akhir Anda pada hari Jumat sebelum Anda pergi.

Diskusikan pendekatan presiden untuk manajemen sumber daya manusia. Apa dampak yang mungkin dari episode ini 9 Dengan asumsi bahwa penghentian pekerjaan merupakan alternatif terbaik yang tersedia, bagaimana Anda mendekati situasi? 20,4 Di mana fase siklus pengembangan sistem akan setiap posisi berikut yang paling aktif terlibat? Berikan alasan jawaban Anda. a. Manajerial akuntan b. Programmer c. Sistem analis d. Keuangan wakil presiden e. Manajer sistem informasi f. Akuntan 20.5 Selama mana dari lima tahap SDLC adalah tugas masing-masing, label melalui m, dilakukan? Lebih dari satu jawaban mungkin berlaku untuk setiap kegiatan. 1 Sistem analisis 2 Konseptual (umum) sistem desain 3 Fisik (rinci) sistem desain 4 Implementasi dan konversi 5 Operasi dan pemeliharaan a. Prosedur operasi menulis manual b. Mengembangkan kontrol program dan proses c. Mengidentifikasi alternatif desain sistem d. Mengembangkan model logis dari sistem e. Mengidentifikasi kontrol eksternal dan administrasi f. Pengujian sistem g. Pelatihan personil

h. Mengevaluasi sistem yang ada i. Menganalisis pencapaian manfaat sistem j Memodifikasi dan mengubah k program.. Menganalisis manajemen kualitas total Ukuran kinerja (TQM) * 1. Melakukan analisis kelayakan m. Menyelaraskan rencana AIS pembangunan dengan tujuan bisnis 20.1 Perusahaan Perhiasan Kaca memproduksi perhiasan imitasi. Anda baru saja dipekerjakan sebagai akuntan manajemen yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi dan kontrol. Selama pertemuan pendahuluan dengan presiden, ia dijelaskan proyek pertama Anda: desain dan implementasi SIA yang baru. Dia menyatakan bahwa sistem baru harus sepenuhnya dilaksanakan dalam waktu enam bulan. Penjualan total perusahaan selama setahun terakhir adalah $ 10 juta. Penjualan diperkirakan meningkat dua kali lipat dalam 18 bulan ke depan. Wajib a. Garis prosedur Anda akan mengikuti untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan. Tanggapan Anda harus menyertakan deskripsi sebagai berikut: 1. Berbagai sumber informasi 2. Metode informasi mendokumentasikan dikumpulkan 3. Metode memverifikasi informasi yang dikumpulkan b. Salah satu subsistem yang Anda berencana untuk merancang adalah sistem hutang. Sistem ini akan berisi sejumlah program, dua di antaranya meliputi Masukkan Faktur dan Print Cek Hutang. Untuk masing-masing program, menggambarkan tujuan dan garis pertimbangan aplikasi kontrol. (SMAC Pemeriksaan, diadaptasi) 20,2 pemrosesan order Chaotic di Wang Laboratories telah lama diterima oleh pelanggan sebagai biaya melakukan bisnis dengan raksasa komputer. Pertumbuhan yang luar biasa dari Wang meninggalkan perusahaan dengan masalah pelacakan pendapatan yang serius: Pelanggan sering akan menunggu berbulan-bulan untuk Wang untuk memenuhi pesanan dan faktur proses. Berulang kali mencoba oleh departemen AIS kekurangan Wang untuk memecahkan masalah ini selalu bertemu dengan kegagalan. Akhirnya, Wang Laboratories menyewa sebuah organisasi konsultan kecil untuk memecahkan masalah pelacakan pendapatan dan mempercepat penerimaan pembayaran prompt. Proyek 18-bulan berubah menjadi mimpi buruk dua kali lipat panjang. Setelah tiga tahun dan $ 10 juta, konsultan dipecat dari proyek yang belum selesai.

Alasan untuk kegagalan proyek yang jelas. Pertama, proyek itu terlalu besar dan terlalu kompleks untuk tim konsultan yang ditunjuk. Menurut salah satu konsultan, proses pengembangan sistem begitu dinamis bahwa kegagalan untuk menyelesaikan proyek dengan cepat adalah diri sendiri, sebagai modifikasi mengambil alih desain aslinya. Kedua, manajemen tidak memiliki visi yang jelas dari AIS baru dan tidak memiliki staf pendukung yang kuat. Akibatnya, sejumlah sistem pelacakan kompatibel bermunculan di seluruh sistem komputer terdistribusi perusahaan. Ketiga, perusahaan konsultan memiliki sedikit pengalaman dengan teknologi yang diinginkan: database kompleks yang mewakili jantung dari sistem baru. Akhirnya, proyek ini memiliki terlalu banyak aplikasi. Saling tergantungan dalam subprogram dan subrutin meninggalkan konsultan dengan program menyelesaikan beberapa. Setiap program itu terkait dengan beberapa subprogram, yang pada gilirannya terkait dengan beberapa program lainnya. Pemrogram akan memulai program awal hanya untuk menemukan bahwa beberapa subrutin yang diperlukan. Mereka akhirnya menemukan diri mereka hilang dalam rawa subrutin tanpa program selesai. Solusi akhir Wang krisis berasal dari departemen AIS internal. Namun, pelacakan sistem pendapatan bahwa staf internal dikembangkan mengalami masalah kualitas selama bertahun-tahun. Wajib Presiden Wang Laboratories telah meminta Anda. sebagai anggota staf AIS, untuk menulis memo menjelaskan kegagalan proyek pengembangan sistem. a. Garis alasan spesifik untuk kegagalan pembangunan. Peran apa konsultan bermain di kegagalan proyek? b. Mengidentifikasi isu-isu organisasi yang manajemen harus mengatasi di masa depan. c. Merekomendasikan langkah-langkah masa depan setiap perusahaan bisa mengambil untuk menjamin kualitas layanan konsultasi. 20,3 kecil Balita Perusahaan, produsen multinasional besar mainan anak-anak dan furniture, berencana desain dan implementasi sistem data terdistribusi pengolahan untuk membantu tenaga penjualan. Perusahaan ini memiliki 10 kantor penjualan di Kanada dan 20: n Amerika Serikat. Penjualan perusahaan departemen telah didirikan di ucture O daerah ': Setiap kantor penjualan mempertahankan pelanggan sendiri dan bertanggung jawab untuk pemberian kredit dan pengumpulan piutang. Sistem yang diusulkan tidak hanya akan mengizinkan pertanyaan tetapi juga akan memungkinkan masuknya penjualan harian dan pemeliharaan dari file master pelanggan. Laporan yang digunakan

oleh masing-masing ffice penjualan untuk mempertahankan file master pelanggan dan untuk memasukkan order penjualan sehari-hari sendiri di Gambar 20-4 dan Gambar 20-5. Gambar 20-4 Pelanggan Pemeliharaan Formulir Balita kecil

Wajib Mengevaluasi laporan ditunjukkan pada Gambar 20-4 dan 20-5 dengan menggunakan format berikut: Laporan Kelemahan Penjelasan Rekomendasi (s) (SMAC Pemeriksaan, diadaptasi) Gambar 20-5 Sales Order Form untuk balita kecil

:: - Mickie Louderman adalah pengendali asisten baru Pickens Publishers, sebuah perusahaan ing dengan penjualan sebesar $ 35 juta. Dia adalah mantan pengendali perusahaan _-i dalam industri yang sama, di mana dia bertanggung jawab atas akuntansi dan data ,:-Wng dan memiliki pengaruh besar atas operasi pusat komputer keseluruhan. "Kedatangan Mickie ini di Pickens, perusahaan dirubah komputer seluruh opera- Masuk, menempatkan penekanan meningkat pada akses data desentralisasi, personal com-| tingkatan dengan akses mainframe, dan sistem online.. John Richards, pengendali Pickens, telah dengan perusahaan selama 28 tahun ind dekat pensiun. Dia telah memberikan otoritas Mickie manajerial atas kedua pelaksanaan dari sistem baru dan integrasi akuntansi yang berhubungan dengan perusahaan fungsi. Promosi nya ke controller akan tergantung pada keberhasilan SIA yang baru. Mickie mulai mengembangkan sistem baru dengan menggunakan karakteristik desain yang sama dan format pelaporan ia digunakan pada perusahaan mantan. Dia mengirimkan rincian SIA baru untuk departemen yang dihubungkan dengan akuntansi, termasuk pengendalian persediaan, pembelian, sumber daya manusia, pengendalian produksi, dan pemasaran. Jika mereka tidak merespon dengan saran pada tanggal yang ditentukan, dia akan melanjutkan proses pembangunan. Mickie dan John ditentukan jadwal baru bagi banyak laporan, mengubah frekuensi dari mingguan

menjadi bulanan. Setelah pertemuan dengan direktur operasi komputer, Mickie memilih programmer untuk membantunya dengan rincian dari format pelaporan baru. Sebagian besar fitur kontrol dari sistem lama yang dipertahankan untuk mengurangi waktu instalasi awal, sementara beberapa yang baru ditambahkan untuk situasi yang tidak biasa. Namun, prosedur untuk mempertahankan kontrol secara substansial berubah. Mickie menunjuk dirinya otoritas menentukan bagi semua perubahan kontrol dan pengujian program yang terkait dengan SIA, termasuk skrining kontrol fitur yang berhubungan dengan penggajian, inventory control, piutang, deposito kas, dan hutang. Seperti setiap modul selesai, Mickie kepada departemen terkait untuk menerapkan perubahan segera, untuk mengambil keuntungan dari penghematan tenaga kerja. Namun, petunjuk lengkap disertai perubahan ini, dan tanggung jawab implementasi khusus tidak ditugaskan untuk personil departemen. Mickie percaya bahwa operasi orang harus belajar saat mereka pergi, melaporkan kesalahan yang terjadi. Hutang dan inventory control adalah daerah awal AIS untuk dilaksanakan, dan beberapa masalah muncul di kedua. Mickie terganggu bahwa berjalan setengah bulanan dari gaji, yang mingguan di bawah sistem lama, memiliki kesalahan berlimpah dan, akibatnya, diperlukan panduan gaji banyak. Sering, total kontrol dari menjalankan penggajian akan mengambil jam untuk mendamaikan dengan cetakan komputer. Untuk mempercepat hal, Mickie resmi petugas penggajian untuk mempersiapkan jurnal untuk proses penggajian. Sistem persediaan baru kontrol gagal memperbaiki tingkat tercatat persediaan item banyak, menyebabkan stockouts beberapa bahan baku penting yang mengakibatkan perintah terburu-buru mahal. Prosedur kontrol utama sistem baru adalah ketersediaan order; ng dan pengguna informasi. Informasi ini tersedia untuk kedua pengendalian persediaan dan pembelian tenaga sehingga kedua departemen bisa mengeluarkan perintah pembelian pada oasis tepat waktu. Karena tingkat persediaan yang diperbarui setiap hari, Mickie dihentikan laporan mingguan sebelumnya. Karena masalah ini, dokumentasi sistem berada di belakang jadwal dan prosedur cadangan yang tepat belum diterapkan di banyak daerah. Mickie telah meminta? Persetujuan udget untuk menyewa dua analis sistem, seorang akuntan, dan seorang asisten administrasi, untuk membantunya menerapkan sistem baru. John terganggu oleh permintaannya karena pendahulunya hanya memiliki satu asisten paruh waktu. Wajib a. Buatlah daftar langkah Mickie seharusnya diambil selama desain SIA untuk memastikan bahwa kebutuhan pengguna akhir puas. b. Identifikasi dan jelaskan tiga wilayah di mana Mickie telah melanggar prinsip-prinsip dasar pengendalian internal selama pelaksanaan SIA yang baru. c. Mengacu pada pendekatan Mickie untuk melaksanakan AIS baru.

1. Mengidentifikasi dan menggambarkan kelemahan. 2. Apa rekomendasi yang Anda miliki yang akan memperbaiki situasi dan memungkinkan pengembangan untuk melanjutkan daerah sisa SIA? (CMA Pemeriksaan, diadaptasi) 20.5 Columbia Corporation adalah perusahaan, manufaktur menengah beragam. Ryon Pulsipher telah dipromosikan baru-baru ini manajer divisi akuntansi perusahaan properti. Ryon mengalami kesulitan menanggapi permintaan dari departemen lain untuk informasi tentang aktiva tetap perusahaan. Lima dari permintaan dan Ryon masalah telah terlibat dengan tindak: 1 Controller telah meminta jadwal aktiva tetap individu untuk mendukung keseimbangan dalam buku besar umum. Meskipun Ryon telah dilengkapi informasi yang diperlukan, itu selalu terlambat. Cara di mana catatan diorganisir membuatnya sulit untuk mendapatkan easiiy informasi. 2 Para manajer pemeliharaan ingin memverifikasi keberadaan pers pukulan yang menurutnya telah diperbaiki dua kali. Dia telah meminta Ryon untuk mengkonfirmasi jumlah aset dan lokasi pers. 3 Departemen asuransi menginginkan data tentang nilai biaya dan buku aset untuk memasukkan dalam review dari cakupan asuransi saat ini. 4 Departemen pajak telah meminta data yang dapat digunakan untuk menentukan kapan harus beralih Columbia metode penyusutan untuk keperluan pajak. 5 Auditor internal perusahaan telah menghabiskan sejumlah besar waktu di divisi akuntansi properti dalam upaya terakhir untuk mengkonfirmasi beban penyusutan tahunan. Catatan akun properti yang berada di pembuangan Ryon ini diselenggarakan dalam spreadsheet Excel. Catatan-catatan ini menunjukkan tanggal aset tersebut diperoleh, nomor rekening yang berlaku aset, jumlah dolar yang dikapitalisasi, dan umur manfaat aset untuk tujuan depresiasi. Setelah frustrasi banyak, Ryon menyadari bahwa catatan itu tidak cukup dan bahwa ia tidak dapat menyediakan data yang mudah ketika diminta. Dia telah memutuskan untuk membahas masalah dengan controller, Gig Griffith. RYON: Gig, sesuatu yang harus dikorbankan. Orang saya bekerja lembur dan tidak bisa mengikuti. Anda bekerja di akuntansi properti sebelum Anda menjadi pengendali. Anda tahu bahwa saya tidak bisa mengatakan pajak, asuransi, dan pemeliharaan semua orang yang mereka perlu tahu dari catatan saya. Juga, tim audit internal tinggal di daerah saya dan yang memperlambat kecepatan kerja. Permintaan dari orang-orang ini wajar, dan kita harus mampu menjawab pertanyaan mereka dan memberikan data yang diperlukan. Saya pikir kita perlu sistem akuntansi properti otomatis. Saya ingin berbicara dengan orang-orang AIS untuk melihat apakah mereka bisa membantu saya.

GIG: Ryon, saya pikir Anda punya ide bagus. Pastikan Anda secara pribadi terlibat dalam desain sistem apapun sehingga Anda mendapatkan semua informasi yang Anda butuhkan. Terus saya diposting pada kemajuan proyek. Wajib a. Mengidentifikasi dan membenarkan empat tujuan utama otomatis properti Columbia Corporation sistem akuntansi harus dimiliki untuk menanggapi permintaan departemen untuk informasi. b. Mengidentifikasi data yang harus dimasukkan dalam data base untuk setiap aset yang termasuk dalam akun properti. (CMA Pemeriksaan, diadaptasi) 20.6 Sebuah tabungan dan pinjaman asosiasi telah memutuskan untuk mengembangkan sebuah AIS baru. Para auditor internal telah menyarankan perencanaan proses pengembangan sistem sesuai dengan konsep SDLC. Sembilan item berikut telah diidentifikasi sebagai pengembangan sistem kegiatan yang harus diselesaikan utama. 1 Pengujian sistem 2 Pengguna Spesifikasi 3 Konversi 4 Sistem perencanaan studi 5 Spesifikasi teknis 6 Pasca-implementasi perencanaan 7 Pelaksanaan perencanaan 8 Pengguna prosedur dan pelatihan 9 Pemrograman Wajib a. Aturlah sembilan item dalam urutan di mana mereka secara logis harus terjadi. b. Satu subactivity besar yang akan terjadi selama implementasi sistem adalah konversi file data dari sistem lama ke yang baru. Tunjukkan tiga jenis dokumentasi untuk rencana konversi file kerja yang akan menarik bagi auditor.

(CMA Pemeriksaan, diadaptasi) 20.7 Membuat Form dalam Microsoft Access atau paket perangkat lunak lain yang Anda pilih untuk input data. Jika Anda memilih untuk menggunakan Microsoft Access, buka program dan membuka database yang Anda sebelumnya telah diolah atau menggunakan database sampel yang disediakan oleh Microsoft Access. Untuk menemukan database sampel, klik Bantuan, Database Sampel. Contoh Northwind database. Untuk membuat form di MS Access, lakukan langkah-langkah berikut: a. Pilih Bentuk dari Kolom Objects. b. Double-klik pada Buat Form Menggunakan Wizard. c. Pilih berbagai bidang Anda memilih dari daftar Available Fields, kemudian klik Next. d. Pilih Layout untuk formulir Anda, kemudian klik Next. e. Pilih Stvle untuk formulir Anda, kemudian klik Next. - L Klik Buka formulir untuk melihat atau memasukkan informasi, dan kemudian klik Finish. 20.8 Buat laporan dalam Microsoft Access atau paket perangkat lunak lain yang Anda pilih untuk output data. Jika Anda memilih untuk menggunakan Microsoft Access, buka program dan membuka database yang Anda sebelumnya telah diolah atau menggunakan database sampel yang disediakan oleh Microsoft Access. Untuk menemukan database sampel, klik Bantuan, Database Contoh, database Northwind Sample. Untuk membuat laporan di MS Access, lakukan langkah-langkah berikut: a. Pilih Laporan dari kolom Objects. b. Double-klik pada Buat Laporan menggunakan wizard. c. Pilih berbagai bidang Anda memilih dari daftar Available Fields, kemudian klik Next. d. Pilih kolom untuk tingkat pengelompokan, yaitu subtotal yang Anda ingin pada laporan Anda, kemudian klik Next. e. Untuk menampilkan catatan diurutkan dalam laporan Anda, pilih kolom yang Anda ingin hadir sebagai diurutkan, dan kemudian klik Next. f. Pilih Layout untuk laporan Anda, kemudian klik Next. g. Pilih Gaya untuk laporan Anda, kemudian klik Next. h. Klik Preview laporan, dan kemudian klik Finish.

20.9 MetLife, perusahaan asuransi, menghabiskan $ 11000000000 untuk memperoleh Hidup Travelers dan Citicorp dari Anuitas di salah satu asuransi terbesar merger perusahaan sepanjang masa. The CIO Metlife diperkirakan akan memakan waktu tiga tahun untuk mengintegrasikan kedua sistem. Karena proyek integrasi itu sangat penting, ia menduga ia bisa mencapai integrasi dalam 18 bulan jika dia menarik semua berhenti. The CEO MetLife memberinya 9 bulan untuk menyelesaikan tugas. Untuk melakukan integrasi dalam 9 bulan, ia harus: Mengintegrasikan lebih dari 600 IS aplikasi, semua dengan infrastruktur mereka sendiri dan proses bisnis. Sistem baru harus diubah untuk mematuhi "Satu MetLife, "kebijakan perusahaan yang menyatakan bahwa semua sistem informasi harus memiliki tampilan dan nuansa umum seluruh perusahaan dan be.able berfungsi mulus dengan sistem MetLife lainnya. Bekerja dengan lebih dari 4.000 karyawan yang berlokasi di 88 kantor yang tersebar di seluruh dunia, termasuk lima negara di mana MetLife tidak beroperasi. Mengawasi tim pengawasan dan tim integrasi 50 terletak di tujuh kantor manajemen proyek. Bekerja dengan bermusuhan, karyawan tidak kooperatif Wisatawan untuk enam bulan yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan peraturan dan menutup kesepakatan. Sistem harus terintegrasi tiga bulan setelah kesepakatan ditutup. Identifikasi semua kiriman integrasi (144 total) dan mengelola proses yang diperlukan untuk membebaskan mereka. Bernegosiasi dengan Citicorp untuk ratusan layanan transisi yang tidak akan segera diubah menjadi sistem MefLife ini Wajib a. Apa tugas yang Anda pikir MetLife harus tampil untuk berhasil mengintegrasikan sistem wisatawan ke s MefLife? b. Melakukan pencarian internet untuk menemukan artikel yang menjelaskan proses integrasi dan menulis ringkasan dua halaman dari masalah dan keberhasilan yang dialami MetLife ketika mencoba untuk mengintegrasikan dua sistem 20.10 Selama pengujian akhir secara langsung sebelum peluncuran sistem penggajian baru, manajer proyek menemukan masalah. Sistem penggajian dikemas mulai melakukan hal berikut: Menulis cek untuk jumlah negatif Percetakan cek dengan nama dan nomor karyawan yang tidak sesuai

 Membuat kesalahan seperti $ 8 per jam menjadi $ 800 per jam jika titik desimal tidak dimasukkan e Menulis cek untuk jumlah yang lebih besar dari gaji setahun penuh Untungnya, gaji masih disampaikan pada waktu dan hanya 1,5% dari pemeriksaan harus secara manual diterbitkan kembali karena masalah dengan sistem. Namun, 1,5% dari cek gaji harus secara manual diterbitkan kembali gajian setiap sampai masalah ini diselesaikan. Masalah lain adalah bahwa tidak ada yang memastikan sistem baru yang kompatibel dengan database penggajian yang ada, dan ada tampaknya tidak ada transisi formal "antara pengembangan proyek dan pelaksanaan proyek. Juga, sistem ini tidak pernah dijalankan secara paralel . Meskipun manajer pemrograman kehilangan pekerjaannya, masalah penggajian membantu meningkatkan kesadaran dari ketergantungan perusahaan tumbuh di TI. Kekurangan masalah besar, ada persepsi bahwa sistem informasi tidak mempengaruhi operasi. Wajib a. Apa artinya "sistem tidak pernah dijalankan secara paralel" artinya? b. Jika perusahaan telah menjalankan sistem secara paralel, apa yang seharusnya terjadi? c. Metodologi pengujian apa yang lainnya bisa saja digunakan oleh perusahaan? d. Jenis lain apa masalah yang jelas dari membaca kasus ini? Sumber: Diadaptasi dari Polly Schneider, "Pelajaran: Payroll pada longgar," CIO (Desember I, 1998): 56-58. 20.11 Sebuah program baru di Usaha Sinyal seharusnya untuk melacak panggilan pelanggan. Sayangnya, butuh waktu 20 menit untuk memuat pada PC, dan sering jatuh. Manajemen menyewa konsultan baru untuk memperbaiki aplikasi, namun setelah tiga bulan proyek ini dihentikan setelah $ 200.000 telah menghabiskan. Proyek ini tidak memiliki struktur pelaporan tradisional. Untuk proyek ini, ternyata tidak ada yang benar-benar bertanggung jawab. Manajer proyek memimpin berhenti setengah jalan, di rumah-programmer yang dipindahkan ke proyek lain atau membiarkan pergi, dan dua lapisan lain dari manajemen longgar mengawasi analis sistem. RSE lagi, perusahaan tidak memeriksa referensi dari perusahaan konsultan itu ikctd untuk menulis program untuk sistem baru. Para konsultan luar, yang i>, sebuah: ed dua negara lagi, membuat kesalahan pemrograman banyak. Meskipun sistem ana-menangkap beberapa kesalahan konsultan, konsultan pemrograman tumbuh rcreasingly jauh dan sulit untuk bekerja dengan. Mereka bahkan

tidak akan memberikan sumber:; untuk manajer proyek karena takut mengungkapkan ketidakmampuan mereka. Wajib a. Mengidentifikasi penyebab potensial untuk kegagalan implementasi sistem. b. Apa langkah yang harus diambil untuk Signal telah berhasil merancang dan mengimplementasikan sistem pelacakan panggilan? Diadaptasi dari Lapangan Tom, "Cooks Terlalu Banyak di dapur," CIO, (1 Desember 1998): 54-56. KASUS 20-1 * Warga Perusahaan Gas Perusahaan Gas Citizen adalah sebuah perusahaan distribusi gas menengah yang menyediakan layanan gas alam untuk sekitar 200.000 pelanggan. Basis pelanggan dibagi menjadi tiga kelas pendapatan. Data berdasarkan golongan pelanggan adalah sebagai berikut: Kelas Pelanggan Penjualan di Cubic Feet Residential 160,000 80 miliar Komersial 38,000 15 miliar Industri 2,000 50 miliar Total 145 miliar Pendapatan

$ 160,000,000 $ 25.000.000 $ 65.000.000 $ 250,000,000

Pelanggan penggunaan gas perumahan terutama untuk pemanasan perumahan dan dengan demikian sangat berhubungan dengan cuaca. Pelanggan komersial dan industri, di sisi lain, dapat menggunakan gas untuk keperluan pemanasan, tetapi konsumsi tidak selalu bergantung pada cuaca. The 25 terbesar dari 2.000 perusahaan pelanggan industri menyumbang sebesar $ 30 juta dari pendapatan industri. Masing-masing 25 pelanggan menggunakan gas untuk pemanas dan keperluan industri dan memiliki pola konsumsi diatur hampir seluruhnya oleh faktor bisnis. Perusahaan memperoleh pasokan gas dari 10 perusahaan pipa besar. Perusahaan-perusahaan pipa menyediakan gas dalam jumlah yang ditentukan dalam kontrak yang memperpanjang selama periode berkisar antara 5 sampai 15 tahun. Untuk beberapa kontrak, pasokan yang secara bertahap bulanan, sedangkan untuk orang lain pasokan bervariasi sesuai dengan musim pemanasan. Pasokan atas dan di atas nilai kontrak tidak tersedia, dan beberapa kontrak mengandung mengambil-atau-membayar clauses "yaitu, perusahaan harus membayar untuk volume yang ditentukan dalam kontrak, terlepas ot jumlah gas yang digunakannya.

Untuk membantu dalam pencocokan permintaan pelanggan dengan pasokan, perusahaan mempertahankan bidang penyimpanan gas. Gas dapat dipompa ke dalam bidang penyimpanan ketika pasokan melebihi permintaan pelanggan, demikian pula, gas dapat ditarik ketika permintaan melebihi pasokan. Tidak ada pembatasan penggunaan bidang penyimpanan gas kecuali bahwa lapangan harus terisi penuh pada awal setiap tahun gas (1 September). Akibatnya, ketika pasokan kontrak untuk sisa tahun gas kurang dari yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan dan mengisi bidang penyimpanan, perusahaan harus mengurangi pelayanan kepada pelanggan industri -, (kecuali untuk jumlah yang digunakan untuk pemanasan). . Para kurtailmen harus dikontrol sehingga kelebihan pasokan yang tidak terjadi pada akhir tahun. Demikian pula, perawatan harus dilakukan untuk memastikan bahwa kurtailmen memadai sepanjang tahun untuk melindungi terhadap kebutuhan untuk membatasi pelanggan komersial atau perumahan, untuk mengisi bidang penyimpanan pada akhir tahun. Dalam beberapa tahun terakhir, upaya perencanaan perusahaan belum memberikan dasar yang kuat untuk pembentukan kontrak jangka panjang. Tahun berjalan belum ada yang berbeda. Upaya Perencanaan belum memadai untuk mengontrol pasokan mentega selama tahun gas saat ini. Permintaan pelanggan telah diproyeksikan hanya sebagai fungsi dari jumlah total pelanggan. Permintaan pelanggan komersial dan industri 'untuk gas telah dibatasi. Hal ini menyebabkan kehilangan penjualan dan menyebabkan kelebihan pasokan pada akhir tahun gas. Dalam upaya untuk memperbaiki masalah di Gas Citizen, presiden telah mempekerjakan seorang direktur baru perencanaan perusahaan. Sang direktur telah disajikan dengan desain konseptual untuk sistem untuk membantu dia dalam analisis pasokan dan permintaan gas alam. Sistem harus menyediakan rencana gas bulanan untuk setiap tahun selama lima tahun ke depan, dengan penekanan khusus pada tahun pertama. Rencana tersebut harus menyediakan satu set laporan yang membantu dalam proses pengambilan keputusan dan yang berisi semua jadwal pendukung yang diperlukan. Sistem harus menyediakan untuk penggunaan data aktual selama tahun pertama untuk memproyeksikan permintaan untuk sisa tahun ini dan tahun secara total. Presiden telah menyatakan kepada direktur bahwa ia akan mendasarkan keputusannya pada efek rencana alternatif terhadap pendapatan operasional. Wajib 1 Diskusikan kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan struktur dasar dan fitur dari sistem baru Perusahaan Gas Citizen ini untuk membantu dalam merencanakan kebutuhan gas alam. 2 Mengidentifikasi item data utama yang harus dimasukkan ke dalam sistem baru Perusahaan Gas Citizen ini untuk memberikan kemampuan perencanaan yang memadai. Untuk setiap item diidentifikasi, menjelaskan mengapa item data penting, dan menggambarkan tingkat detail yang akan diperlukan untuk data yang akan berguna. [CMA Pemeriksaan, diadaptasi)

AIS DI SOLUSI TINDAKAN

J ..... ViTCTTTy 1 1 Para pengembang sistem baru Anda telah mengusulkan dua desain yang berbeda AIS dan meminta Anda untuk mengevaluasi mereka. Proses evaluasi adalah kemungkinan besar untuk menjadi bagian dari yang langkah SDLC? sebuah sistem analisis. [Salah. Selama analisis sistem, analis mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan menetapkan tujuan dan spesifikasi untuk tahap perancangan] SDLC t / b konseptual [. Benar. Selama pengguna desain konseptual mengembangkan dan mengevaluasi alternatif desain yang sesuai.] c. desain fisik [Salah. Selama desain fisik perusahaan menerjemahkan, luas pengguna berorientasi persyaratan desain konseptual ke spesifikasi rinci yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji program komputer.] d. Implementasi dan konversi [Salah. Selama pelaksanaan dan 'konversi perusahaan menginstal dan hardware tes, software, dan' prosedur, serta bertobat dari sistem lama ke sistem baru.] e. operasi dan pemeliharaan [Salah. Selama operasi dan pemeliharaan perusahaan menjalankan sistem dan melakukan pemeliharaan dan modifikasi kecil.] 2 Apa tujuan dari laporan desain sistem konseptual? a. untuk membimbing kegiatan fisik sistem desain [Salah. Laporan desain konseptual juga mencakup berkomunikasi bagaimana manajemen dan kebutuhan pengguna terpenuhi dan membantu komite pengarah menilai kelayakan sistem.] b. untuk berkomunikasi bagaimana manajemen dan kebutuhan pengguna informasi terpenuhi [Salah. Laporan desain konseptual juga mencakup membimbing kegiatan fisik sistem desain dan membantu komite pengarah menilai kelayakan sistem.] c. untuk membantu steering committee menilai kelayakan sistem [Salah. Laporan desain konseptual juga mencakup berkomunikasi bagaimana manajemen dan kebutuhan pengguna terpenuhi dan membimbing kegiatan fisik sistem desain.] d. dan b [Salah. Laporan desain konseptual juga termasuk membantu steering committee menilai kelayakan sistem.] AoE "e a,. b, dan c [Benar. Pemandu Laporan konseptual desain fisik sistem kegiatan desain, berkomunikasi bagaimana kebutuhan manajemen and.users 'terpenuhi, dan membantu komite pengarah menilai kelayakan sistem.] 3 Manakah dari berikut ini adalah urutan yang benar dari langkah-langkah dalam desain sistem fisik '7 a. masukan, file dan database, output, com :: ^ edures, program [Salah. Lihat Gambar 20-2. j

b. file dan database, output, input, prosedur, program, kontrol [Salah. Lihat Gambar 20-2.] c. output, masukan, file dan datub ^ se. prosedur, program, kontrol [Salah. Lihat Gambar 20-2.] ^ D. output, file dan database, masukan, program, prosedur, kontrol [Benar. Lihat Gambar 20-2.] 4 Sebuah register gaji bulanan menunjukkan semua karyawan per jam, jumlah jam mereka bekerja, pemotongan, dan gaji bersih yang paling mungkin yang berikut ini? \ / Laporan. Dijadwalkan [Benar. Laporan terjadwal memiliki konten tertentu, format, dan waktu pengiriman. Sebuah register gaji bulanan menunjukkan karakteristik ini.] b. tujuan khusus analisis [Salah. Sebuah analisis tujuan khusus tidak memiliki konten yang ditentukan, format atau jadwal pengiriman.] c. Laporan pengecualian dipicu [Salah. Sebuah laporan pengecualian dipicu telah ditentukan isi dan format tetapi hanya dihasilkan jika suatu peristiwa tertentu terjadi.] d. Laporan permintaan [Salah. Sebuah laporan permintaan telah ditentukan isi dan format tetapi hanya dihasilkan berdasarkan permintaan.] 5 Manakah dari berikut ini tidak menjadi pertimbangan dalam desain input? a. Yang kesalahan yang mungkin dan bagaimana mereka dapat dideteksi dan dikoreksi? [Salah. Kesalahan identifikasi dan koreksi harus dipertimbangkan selama desain masukan. Lihat Tabel 20-4.] b. Bagaimana bisa data yang dimasukkan (keyboard, OCR, atau POS terminal) 0 [Salah. Metode entri data harus dipertimbangkan selama desain input. Lihat Tabel 20-4.] c * Format yang efisien menangkap input data dengan sedikit usaha dan biaya? [Salah. Format data harus dipertimbangkan selama desain masukan. Lihat Tabel 20-4.] d. Seberapa sering harus sistem menghasilkan laporan? [Benar. Laporan frekuensi generasi biasanya tidak dipertimbangkan selama desain input. Lihat Tabel 20-4.] 6 Manakah dari berikut ini adalah yang paling mungkin untuk membantu meningkatkan pengembangan program? a. model fisik [Salah. Sebuah model fisik yang paling sering digunakan untuk menggambarkan karakteristik fisik dari database.] b. IT rencana strategis [Salah. Rencana strategis entitas menyediakan peta jalan untuk mencapai tujuan jangka panjang.]

s / c. berjalan-melalui [Benar. Selama berjalan-through yang terkait dengan merancang review proyek langkah demi langkah sehingga setiap masalah dapat diidentifikasi dan diperbaiki.] d. tata letak record [Salah. Sebuah tata letak record menggambarkan bagaimana data item stured dalam sebuah file.] 7 Manakah dari pernyataan berikut ini benar? a. Gartner Group memperkirakan bahwa bug pemrograman tidak ditemukan sampai kemudian biaya SDLC 25% sampai 30% lebih untuk memperbaiki daripada jika mereka ditemukan sebelumnya dalam SDLC. [Salah. Perkiraan yang benar adalah 80% sampai 1.000% lebih.] b. Sistem konversi langsung adalah yang paling berisiko dari metode sistem konversi. [Salah. Konversi langsung adalah yang paling berbahaya dibandingkan metode berisiko setidaknya untuk mengkonversi dari sistem lama ke sistem baru. | c. Banyak pengembang perangkat lunak menyatakan bahwa 5% sampai 10% dari biaya pengembangan perangkat lunak harus dialokasikan untuk pengujian perangkat lunak, debugging, dan menulis ulang. [Salah. Pengembang perangkat lunak merekomendasikan bahwa 20% sampai 30% dari biaya pengembangan perangkat lunak akan dialokasikan untuk pengujian, debugging, dan menulis ulang software.] \ / D. Selama hidup sistem, hanya 30% dari biaya sistem informasi yang yang terjadi dalam pengembangan, sedangkan 70% sisanya dihabiskan mempertahankan sistem. [Benar.] 8 Manakah dari berikut ini menggambarkan pendekatan sistem pengujian yang menggunakan transaksi nyata dan file daripada yang hipotetis? a. berjalan-melalui [Salah. Berjalan-through adalah langkah-demi-langkah ulasan prosedur atau program sehingga setiap masalah dapat diidentifikasi dan diperbaiki.] b. pengolahan transaksi uji [Salah. Pengolahan transaksi uji menggunakan data yang valid dan yang salah untuk menguji untuk penanganan transaksi, serta deteksi dan penanganan kesalahan.] AoE " c. uji penerimaan [Benar. Sebuah tes penerimaan menggunakan data transaksi nyata untuk menguji sistem baru.] d. konversi uji paralel [Salah. Konversi paralel adalah konversi sistem metode, bukan metode pengujian.]

9 Bagaimana proses penghentian sistem lama secepat yang baru diperkenalkan? AoE " konversi langsung [. Benar. Dalam konversi langsung sistem lama discontindirekatkan secepat yang baru diaktifkan.] b. konversi paralel [Salah. Sebuah konversi paralel melibatkan operasi baik yang lama dan sistem baru secara paralel sampai pengguna menerima sistem baru.] c. fase-dalam konversi [Salah. Tahap-in konversi secara bertahap menggantikan unsur-unsur dari sistem yang lama dengan yang baru.] d. konversi percontohan [Salah. Sebuah mengaktifkan konversi pilot dan tes sistem baru dalam satu atau beberapa lokasi.] 10 Manakah dari berikut ini menggambarkan merancang program dari atas ke bawah ke tingkat yang lebih rinci? a. Program hirarkis desain [Benar. Desain program hirarkis adalah proses pemrograman dari tingkat umum ke tingkat rinci.] b. top-down desain program [Salah. Ini bukan desain program metode yang dijelaskan dalam teks.] c. program paralel desain [Salah. Ini bukan desain program metode yang dijelaskan dalam teks.] d. Program terstruktur desain [Salah. Ini bukan desain program metode yang dijelaskan dalam text.l BAB KASUS SOLUSI Untuk benar merancang, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem ERP baru, Hershey harus mengambil langkah-langkah berikut. Konseptual Desain Dalam merancang sistem baru ERP, Hershey harus melihat semua desain mungkin dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan masing-masing desain dan kemudian pilih yang terbaik. Setelah desain dipilih, spesifikasi desain perlu ditangani, seperti apa output distribusi akan diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan, bagaimana data pesanan dan pengiriman akan disimpan, bagaimana data pesanan dan pengiriman akan dimasukkan ke dalam sistem, dan bagaimana sistem akan memproses masukan dan data untuk menghasilkan output. Hershey juga harus menyiapkan laporan rinci untuk memandu tahap desain fisik dan berkomunikasi dengan manajemen dan komite pengarah kemajuan proyek, persyaratan, dan kelayakan. r 'sical Desain

r:. e desain konseptual telah disetujui, desain fisik harus dimulai. rencana ecailed untuk format, alam, konten, dan waktu output untuk perintah dan rments harus disiapkan. Selain itu, data yang spesifik dan persyaratan penyimpanan data r diperlukan, serta desain untuk bentuk dan layar komputer yang akan dibutuhkan untuk menangkap dan data pengiriman. Hershey harus memilih ERP modul untuk nplement dan memutuskan bagaimana struktur dan memodifikasi modul tersebut untuk memenuhi kebutuhannya,-iershey juga harus memutuskan bagaimana karyawan akan berinteraksi dengan sistem dan harus mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk meresmikan interaksi itu. Kontrol harus dirancang untuk memastikan prosedur tersebut dan sistem secara umum tampil sebagaimana dimaksud, nd untuk mencegah penipuan dan penyalahgunaan,. Semua elemen desain fisik juga harus dimasukkan ke dalam sebuah laporan untuk membimbing Hershey dalam pelaksanaan aktual dari sistem. Sistem Implementasi Setelah sistem ERP baru telah direncanakan dan dirancang, perangkat keras yang sebenarnya, perangkat lunak, prosedur, dan pengendalian harus dilaksanakan. Sebuah rencana untuk menginstal sistem ERP terdiri dari jadwal penyelesaian dan anggaran proyek. Hershey harus menyiapkan lokasi fisik dari sistem ERP baru dan manajer kereta api dan pengguna sistem. Untuk melatih pengguna dan mengoperasikan sistem ERP, sistem dokumentasi yang memadai diperlukan. Terakhir, sistem ERP harus diuji untuk memastikan bekerja. Berdasarkan informasi dalam kasus ini, Hershey gagal memadai menguji sistem baru ERP sebelum mengkonversi dari sistem lama. Sistem Konversi Ada empat pendekatan sistem primer konversi. Hershey, sayangnya, memilih higjiest-resiko approach "konversi langsung. Hershey menyebutnya big bang dan, pada dasarnya, menyalakan sebagian besar dari sistem baru dan mematikan sistem lama. Hasilnya adalah hilangnya order, hilangnya kepercayaan pemasok, penurunan kapitalisasi pasar (harga saham), dan reputasi yang rusak. Hershey seharusnya menggunakan salah satu dari tiga lainnya approaches "paralel, fase-in, atau pilota " dengan pendekatan paralel mungkin menjadi yang paling efektif. Jika Hershey telah mampu mengkonversi ke sistem ERP baru yang lebih berhasil, itu bisa kemudian difokuskan pada operasi dan pemeliharaan sistem baru dan membuat perbaikan agar lebih efektif dan efisien.