1.

OSNOVNI POJMOVI
Informacijski sustav - onaj dio stvarnog sustava koji slui pretvorbi ulaznih u izlazne informacije.

1.1.

Sistemski pristup i pojam sustava

SUSTAV JE svaki ureeni skup koji se sastoji od najmanje dva elementa koji meusobnim djelovanjem (interakcijom) ostvaruju neku, jednostavnu ili sloenu, funkciju cjeline. S obzirom na orijentiranost (smjer) razlikuju se: o Ulazne veze (simboliki oznaene kao U) o Izlazne veze (simboliki I) S obzirom na prirodu veza razlikuju se: o Materijalne o Energetske o Informacijske Unutar sustava odvija se odreeni proces pretvorbe (transformacije T) ulaza u izlaze sustava: I = U *T Shematsko prikazivanje odnosa promatranog sustava i njegove okoline, te eventualno istraivanje tih odnosa - metoda crne kutije prema okolini omeen granicama, koje mogu biti fizike ili logike Ovisno o prirodi elemenata od kojih se sastoje sustavi mogu biti: o Konkretni o Apstraktni o Hibridni (mjeoviti) s obzirom na ponaanje u vremenu: o Statiki (vremenski nepromjenjivi) o Dinamiki (vremenski promjenjivi)

1.2.

Pojam poslovnog informacijskog sustava

INFORMACIJSKI SUSTAV ureeni skup elemenata (komponenta) koje u interakciji funkcije prikupljanja, obrade, pohranjivanja i diseminacije (izdavanja na koritenje) informacija. u poslovnim sustavima podravaju i informacijski posluuju poslovne procese i operacije, poslovno odluivanje te razvijanje i implementaciju kompetitivnih strategija poslovanja -> poslovni informacijski sustavi

1.3.

Komponente poslovnog informacijskog sustava

1. Materijalno tehnika komponenta (hardware) svi strojevi, ureaji i sredstava namijenjena iskljuivo ili preteito obradi podataka, odnosno informacija tj. svi fiziki opipljivi ali neivi elementi PIS-a 2. Nematerijalna komponenta (software) ukupnost ljudskog znanja ugraenog u strojeve, opremu i ureaje, koje je samo po sebi predmet obrade ili pak diktira nain obrade sustavu Predmet obrade su poslovno relevantni podaci kao manifestacija injeninog ljudskog znanja raspoloivog u PIS-u, dok se metodoloka znanja u taj sustav ugrauju obliku raunalnih programa 3. Ljudska komponenta (lifeware) svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom namjerom sudjeluju u radu sustava i koriste rezultate njegova rada (skupina porfesionalnih informatiara i skupina korisnika rezultata rada sustava) 4. Mrena (prijenosna) komponenta (netware) tvori komunikacijsku infrastrukturu za prijenos podataka na vee ili manje udaljenosti meu hardverskim elementima unutar samog sustava ili u njegovim vezama s okolinom Pasivni elementi - razni oblici materijalnih (inih) ili nematerijalnih (beinih) komunikacijskih kanala; ni na koji nain ne preoblikuju podatke aktivni elementi - razliiti namjenski, specijalizirani mreni i komunikacijski ureaji preoblikuju podatke prije, za vrijeme i nakon njihova prijenosa kako bi ga uinili uinkovitijim 5. Organizacijska komponenta (orgware) ukupnost standarda, mjera, postupaka i propisa kojima se funkcionalno i vremenski usklauje rad prethodno navedene 4 komp., kako bi one tvorile skladnu cjelinu Funkcionalno usklaivanje koordinacija vremensko usklaivanje - sinkronizacija rada sustava

1.4.

Funkcije poslovnog informacijskog sustava

2 osnovne funkcije: a) priprema informacijske podloge za donoenje poslovnih odluka b) dokumentiranje, odnosno trajno pohranjivanje ranije generiranih informacija

1.4.1.Priprema informacijske podloge za odluivanje Kljuna svojstva informacija: 1. vrsnoa (kvaliteta)

njena sposobnost zadovoljavanja informacijskih potreba korisnika, odnosno ostvarivanje uvjeta u kojima korisnik moe donijeti odgovarajuu odluku osnovno pravilo: informacijama treba podupirati donoenje dobrih odluka 2. koliina (kvantiteta) egzaktno mjerljiva osobina informacije Koliina informacija potrebna za donoenje odluke raste od najvie prema niim razinama menadmenta u poduzeu 3. vrijednost informacije u vremenu 3 karakteristina podruja prognoziranja - kada se odgovarajua informacija dobiva i prije no to je potrebno donijeti odluku, vrijednost inf: najvea i nelinearno opada stvarnog vremena inf. se dobiva upravo onda kada treba donijeti odluku, vrijednost informacija gotovo je nepromijenjena sve do podruje zastarijevanja inf. se dobiva prekasno, kad odluka vie nije potrebna ili nije relevantna za daljnji tijek dogaaja, vrijednost: strmo eksponencijalno pada

suvremeni posl.menadment - zahtjeva raspoloivost inf u podruju prognoziranja, odnosno stvarnog vremena njena vrijednost tada nadmauje ili je uravnoteena s teinom odluke

Postupak pripreme informacija za poslovno odluivanje 1. prikupljanje poslovno relevantnih podataka 2. obradu (procesuiranje) tih podataka, tj. njihovu pretvorbu u poslovno relevantne informacije 3. ispostavljanje (diseminaciju) informacija korisnicima.

1.Izvori poslovno relevantnih podataka su odgovarajui poslovni dogaaji i poslovni procesi Gdje se dogaaju i/ili procesi zbivaju: o unutarnji (interni) - poslovni dogaaji i procesi koji se zbivaju unutar posl. sustava o vanjski (eksterni) koji su se zbili ili se upravo dogaaju u okruenju tog poslovnog subjekta ( na tritu, u politikom sustavu) S druge strane mogu biti: o primarni sami poslovni dogaaji i/ili procesi koji su se zapravo zbili ili se dogaaju, a podaci koji se zahvaaju njihova su manifestacija

sekundarni koji su se ve ranije zbili, u blioj ili daljoj prolosti, a ije su manifestacije (podaci) zabiljeene i pohranjene na nekom trajnom nositelju podataka 2. Obrada podataka nastoji se da je preteito ostvaruju strojevi primjenom odgovarajuih programa. Rezultat - trebale bi biti relevantne informacije koje mogu posluiti pri donoenju kvalitetnih poslovnih odluka bilo koje vrste, odnosno na bilo kojoj razini odluivanja Cilj je pritom u praksi ostvariti dobro poznatu maksimu prava informacija na pravom mjestu, u pravo vrijeme, u odgovarajuem obliku i uz najnie trokove

1.4.2.Dokumentiranje (trajno pohranjivanje) informacija

Jedna od temeljnih funkcija PIS-a: omoguiti preivljavanje podataka i informacija u nekom kraem ili duem vremenu = dokumentiranje informacija - osigurava trajnu i neogranienu dostupnost tzv. povijenih informacija U poslovnom smislu: osigurat e se kontinuitet poslovanja i uvid u povijesna zbivanja u poslovnom sustavu i njegovu okruenju U suvremenim PIS ta funkcija nastojat e trajno zabiljeiti kontekst u kojem je informacija nastala Rezultat ostvarivanja f-je dokumentiranja - poslovna dokumentacija o Konvencionalna (uglavnom papirnata) o Digitalna tj.elektronika (ili strojno itljiva) Digitalna dokumentacija o ne oteuje se i ne troi o daleko bra obrada informacija o rezultati su precizniji, toniji i pouzdaniji o ekonominija i ekoloki prihvatljiva o znatne utede u trokovima i neizravne ekoloke koristi Konvencionalna dok. gubi na kakvoi zbog nepoeljni mehanikih, kemijskih, optikih i dr. utjecaja - moe dovesti do gubitka inf. (vrlo neugodna i opasna situacija) tzv. ured bez papira potpuno automatizirani poslovni sustavi u kojima se konvencionalna dokumentacija uope ne koristi pa je u potpunosti otklonjena i potreba za runom obradom podataka

1.5.

Koncept ivotnog ciklusa poslovnog informacijskog sustava

Bit koncepta - shvaanje prema kojemu svaki takav sustav u nekoj toki u vremenu nastaje, potom se razvija sukladno odreenim zakonitostima da bi nakon odreenog vremena nestao, odnosno bio zamijenjen nekim novim sustavom.

4 Osnovne razvojne faze: Faza inicijalizacije (nastajanja) sustava o zapoinje davanjem poticaja za razvitak novog PIS-a (menaderi i djelatnici koji se osjeaju nedovoljno informiranima) o obavljaju se opsene konzultacije i razgovori, te pripreme za izgradnju PIS-a o sustav poinje ivjeti, tj. poinju se ocrtavati njegovi budui obrisi Faza ekspanzije o PIS je u ovoj fazi kada je uoljiv preteito kvantitativan rast sustava o Nabavljaju se strojevi i oprema, pripremaju se programi, obrazuju djelatnici, razvijaju organizacijske metode i razvijaju mrene komponente sustava o Krivulja - eksponencijalne prirode i izrazito strmo rastua Faza konsolidacije o kada je odreena razvojna razina PIS-a (toka infleksije), njegov se daljnji rast svjesno usporava da se uspostavi potrebna kontrola nad njegovim radom i uspostavile eljene mogunosti upravljanja o Naglasak je na standardizaciji aktivnosti, procesa i procedura, usklaivanja rada komponenata i tzv. finom podeavanju Faza zrelosti o nakon to je PIS zadovolji kriterije kvalitete, uinkovitosti i djelotvornosti o poinje davati optimalne rezultate rada i stvarati oekivanu posl. vrijednost o treba trajat to due kako bi se iskoristila dotadanja ulaganja

2. POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI I POSLOVNO UPRAVLJANJE

2.1. Poduzee kao poslovni sustav

Proizvodno poduzee primjer je poslovnog sustava koji se sastoji od komponenata (odjela) koji zajedniki rade da ulaz (sirovine) transformiraju u izlaz (finalne proizvode) iji je cilj ostvarivanje novane dobiti.

Poslovni sustav nikad nije izoliran od svoje okoline unutar koje djeluje On je adaptivan sustav - ima sposobnost uoavanja promjena i prilagoavanja u skladu s novim uvjetima Informacije o promjenama uoene na izlazu sustava mehanizmom povratne veze upuuju se natrag prema ulazu regulira se rad sustava upravljaki procesi imaju pritom ulogu kontrolnog, odnosno upravljakog mehanizma

Karakteristike poslovnog sustava: Komponente sustava rade zajedniki u ostvarenju kolektivnog cilja - ostvarenje dobiti Sustav nije nikad izoliran od okoline u kojoj djeluju i drugi sustavi. Mogu se utvrditi granice sustava i utvrditi to je unutra, a to izvan poduzea. Sustav je u doticanju s drugim sustavima preko svog suelja (u poduzeu: odjeli koji komuniciraju s kupcima, dobavljaima...) otvoreni sustavi Vei se sustav moe ralaniti na podsustave. Sustav istovremeno moe biti dio nekog veeg sustava, tj. biti njegov podsustav - hijerarhijska organiziranost meu sustavima

Organizacijski sustavi ili organizacije poduzea koja imaju karakteristike sloenih hijerarhijskih organiziranih dinaminih sustava orijentiranih ispunjenju cilja, s ukljuenim mehanizmima povratne veze i kontrole prema djelatnostima koje obavljaju: proizvodnja, trgovina, bankarstvo i financije... prema broju zaposlenih i veliini prihoda: male, srednje i velike Poslovni sustav ljudi, sredstva, poslovi koji su sloenoj interakciji ostvaruju svoj cilj Poslovni procesi ili skupno poslovna tehnologija veliki broj razliitih poslova koji se obavljaju u poslovnom sustavu izvrni - kojima se djelatno izvravaju temeljni zadaci poslovnog sustava (proizvodi se proizvod, obavlja usluga); moemo grupirati u izvrni podsustav upravljaki - pomou kojih se upravlja poslovnim sustavom (analiziraju rezultati poslovanja, odluuje o nabavi opreme, razrauje plan proizvodnje) - obavlja se regulacija i prilagodba sustava; upravljaki podsustav

meusobno povezani tokovima koji mogu biti: materijalni (sirovine, proizvodi, energija), upravljaki (odluke) ili informacijski

2.2.

Podaci i informacije u poslovanju

Podatak skup znakova zapisanih na nekom mediju moramo znati proitati i interpretirati -> dobivamo informaciju, odnosno obavijest

Elementarna informacija interpretacijom elem. podatka (znakovni prikaz jednog obiljeja nekog objekta) Za kvalitetno odluivanje potrebna nam je kvalitetna informacija

Kvalitetna informacija je: tona (konkretno opisuje stanje stvari) potpuna (u cijelosti i objektivno opisuje stanje stvari) primjerena, odnosno relevantna (odgovara problemu koji zahtijeva odluivanje i osobi koja odluuje) pravovremena (dobivena na vrijeme)

Vrijednost informacije teko utvrditi, moe se odrediti posredno preko odluke koja je temeljena na promatranoj informaciji Zbog svoje vanosti u poslovanju podaci i informacije smatraju se vanim resursom, odnosno imovinom nunom u modernom poslovanju govori se o informacijskoj imovini Znanje kombinacija podataka i informacija, kojemu je dodano ekspertno miljenje, vjetina i iskustvo; zna kako koristiti informaciju eksplicitno ili kodificirano - znamo kako ga opisati i zapisati implicitno ili tiho - ako postoji samo u glavama pojedinaca i ako ga je teko formalizirati i komunicirati takoer moe biti individualno i kolektivno opisuje stvari u nekomu podruju, koje je ustanovljeno prema prihvaenom kriteriju

2.3.

Svrha poslovnog informacijskog sustava

Informacijski sustav moe poslovnom sustavu pomoi na 3 naina: 1. izvrnom dijelu moe poduprijeti izvrenje poslovnih procesa to je izvrni dio IS-a, a sloj IS-a koji to obavlja naziva se sustav za obradu transakcija 2. upravljakom dijelu moe olakati upravljanje poslovnim sustavom to je upravljaki dio ISa, a sloj IS-a koji to obavlja naziva se sustav za potporu upravljanju 3. openito poslovnom sustavu moe omoguiti komunikaciju unutar sebe i sa svojom okolinom - to je suradniki dio IS-a, a sloj koji to obavlja je sustav za komunikaciju i suradnju

2.3.1. Izvrni sloj IS-a Izvoenje posl.procesa poslovni proces - pojam kojim se obavljaju unutar promatane organizacije tj.poslovnog sustava poslovna tehnologija o sveukupnost razliitih poslovnih procesa koji se obavljaju u organizaciji o svaka organizacija ima specifinu posl.tehnologiju o procesi proizvodnje, nabave sirovina i energije, plasmana proizvoda... automatizacija poslovnih procesa - jedan od najvanijih zadataka(obraun kamata u bankama, evidencija prisutnosti zaposlenika, karte za let zrakoplovom, kazaline...) cilj organizacije je zadrat kompetitivnu prednost u odnosu na druge org. 2 naina povezivanja procesa: 1. FUNKCIJSKO POVEZIVANJE - procesi koji obavljaju sline operacije ili operacije koje se meusobno povezuju da bi se ostvarila neka opa funkcionalnost u org., grupiraju se u cjelinu tj. funkciju(procesi se grupiraju u cjelinu nazvanu podsustav, aplikacija, modul) 2. POVEZIVANJE U PROCESNI LANAC procesi se povezuju u lanac procesa kojima se ostvaruje neka nova ''funkcionalnost'' tzv. LANAC VRIJEDNOSTI, oni mogu pripadati razliiti funkcijama to znai da se istovremeno mogu povezivati i u proizvodni i u procesni lanac(lanac procesa nabava-proizvodnja-prodaja) Transakcijska obrada Veina izvrnih procesa ima transakcijski karakter TRANSAKCIJSKI PROCES skup aktivnosti kojima se iz ulaza proizvode izlazi ulazi- elementi koji ulaze u proces, materijalni(sirovine koje se prerauju u proizvod) ili informacijski(nose inf. o tome kako e proces ''preraditi'' ulaz u izlaz) ako je potrebno pamtiti stanje procesa, ono se biljei podacima izlaze ine proizvodi nastali ''preradom'' ulaza unutar procesa- mogu biti materijalni (proizvedeni proiz.) ili informacijski (podaci o proizvedenom proiz.) primjer: podizanje gotovog novca na bankomatu

prijenos novca s jednog na drugi raun - primjer procesa samo s informacijskim ulazom i izlazom (informacijski uvijek, materijalni mogu izostati) Slika 2.3. Transakcijski procesi

Dio transakcijskog procesa koji barata podacima- TRANSAKCIJA slika ista kao i kod trans.procesa, samo to kod transakcije ulaze i izlaze samo podaci primjer transakcije: internetske kupnje, upis podataka u ekranskoj formi obrada transakcija mora se obavljati grupnom obradom (prikupljaju se tran.podaci,a zatim se grupno obrauju u vrijeme manje optereenja inf.sustava-obraun plaa zaposlenika) ili obradom u stvarnom vremenu (transakcija se obrauje odmah-transakcija na POS ureaju koja registrira kupnju i realizira plaanje) Transakcijska obrada moe se obavljat na vie naina: 1. Na glavnom raunalu, a korisnici pokreu transakcije, unose ulazne podatke i primaju rezultate transakcije putem terminala (ureaj za slanje i primanje podataka putem telek.linija) koi su direktno ili telekomunikacijski linijama povezani s glavnim raunalom. Osobno raunalo se esto koristi kao terminal 2. u klijentsko-posluiteljskom konceptu obrada podataka transakcije se obrauje na posluitelju, a pokreu na klijentu na kojem se upisuju ulazni podaci i preuzimaju izlazni rezultati(dvorazinska obrada) o Trorazinska obrada baza podataka na posluitelju baze podataka, programi za obradu podataka na aplikacijskom posluitelju, a upis ulaznih podataka i prezentacija rezultata preko grafikog korisnikog suelja o Prednosti vierazinske arh: vea programska modularnost, odvajanje procesa upravljanja bazom podataka od obrade i prezentacije podataka o POSLUITELJI - raunala koja upravljaju mrenim raunalnim resursima; klasificiraju se prema poslu koji obavljaju: posluitelj s bazom podataka, aplikacijski posluitelj, mreni posluitelj, posluitelj elektronike pote itd. o KLIJENT - skromnije raunalo ili samo program koji se obavlja na osobnom raunalu ili radnoj stanici, a koji pokree operaciju bavljanu na posluitelju; moe biti debeo (raspolae klijentskom aplikacijom; pri svakoj promjeni klijentske aplikacije treba obavit nova instaliranja) ili tanak (raspolae samo preglednikom; prednost-njegov softver ne treba odravati jer je samo jednom potrebno instalirat preglednik) S gledita baze podataka TRANSAKCIJA je jedinica posla s podacima u bazi podataka, koja se moe sastojati od vie aktivnosti, ali se uvijek mora obavit kao cjelnia, u potpunosti ili nikako 4 temeljne karakteristike koje transakcije moraju ispuniti: Atomarna - mora se obavit u cjelosti Konzistentna - svaka promjena podataka bazu podataka prevodi iz jednog u drugo konzistentno stanje Izolirana - mora se ponaat kao da je izolirana od ostalih transakcija Izdrljiva - uinci transakcije ne smiju bit izgubljeni ak ni u sluaju kvara sustava

Sustav za obradu transakcija prua potporu tekuem izvoenju poslovnog procesa izvoenjem niza transakcija transakcijski sustav obavlja 3 funkcije: o izvrava tran i vodi evidenciju o obavljenim transakcijama o stvara dokumente vezane uz transakcije nune za poslovanje o izvjetavanje o stanju poslovanja(realizira se izgradnjom niza izvjetajnih transakcija) - naziva se upravljakim izvjetajnim sustavom ili izvjetajnim IS 2.3.2. Upravljaki sloj IS-a Upravljanje i odluivanje upravljanje posl.sustavom ukljuuje planiranje, organiziranje i kontroliranje aktivnosti, a u velikoj mjeri odnosi se na donoenje odluka za donoenje dobre poslovne odluke potrebne su kvalitetne informacije nekoliko koraka u procesu odluivanja: 1. Prepoznavanje problema: shvaanje i definiranje problema, pronalaenje izvora inf, prikupljanje i procjena vrijednosti inf 2. Oblikovanje opcija(inaica) rjeenja:u skladu s ciljevima poslovno sustava foruliraju se mogua rjeenja 3. Odabir najpovoljnije opcije: donositelj odluke odabire odgovarajue rijeenje 4. Provedba odabrane opcije 5. Ocjena provedbe: ispitivanje kako je rijeen poetni problem odluka je rezultat mentalnog procesa koji rezultira izborom najpovoljnije opcije proces odluivanja temelji se na uvaavanju eksplicitnih i neeksplicitnih pretpostavki informacije koje se koriste pri odluivanju mogu potjecat iz razliitih izvora odluivanje se demokratizira i decentralizira potpora odluivanju temelji se na : o pronalaenju podataka tj.informacija relevantnih za problem o primjeni odgovarajue metode odnosno modela obrade podataka o 3 tipina oblika upravljanja(odluivanja) - Tablica 2.1. Upravljanje, odluivanje, priprema podataka

Operativno upravljanje bave se operativni ili nii menaderi koji vode i nadgledaju osnovne poslovne procese i provode odluke taktikih menadera odluke su im repetativne, a odluivanje racionalno i strukturirano kod strukturiranog (programiranog) odluivanja postupak je poznat. Pogodno rjeenje se odabire prema unaprijed poznatim pravilima (odluka moe li se isplatiti traeni iznos na bankomatu propisana je pravilima banke) strukturirano odluivanje se moe automatizirat kroz transakcijski sustav tehnologija statikog izvjetavanja -temelji se na statikom, nepromijenjivom, definiranom izvjetaju izvjetavanje i praenje primjeri su operativne analize podataka temeljene na pravilima

10

vaan imbenik kvalitete statikog izvjetavanja je stupanj integracije podataka ''bogatstvo podataka, ali siromatvo informacija''

Taktiko upravljanje bave se taktiki ili srednji menaderi koji prate skupine poslovnih procesa unutra dueg razdoblja njihovo je odluivanje uglavnom polustrukturirano, jer nije unaprijed propisano pravilima pri odluivanju potrebne agregirane inf, iskustvo i umjenost Taktika analiza podataka - ne postoje unaprijed pripremljene izvjetajne transakcije online analitika obrada podataka - tipian oblik iterativne analize koji se provodi na dimenzijama u skladitu podataka tehnika detaljizacije agregirano po godinama, kvartalima ili mjesecima softer omoguuje dinamiko generiranje analitikog izvjetaja- dinamiko izvjetavanje Strateko upravljanje bave se strateki ili najvii menaderi, koji donose strateke i esto dugorone poslovne odluke koje pripadaju kljunim poslovnim funkcijama oslanja se na nestrukturirano odluivanje kod kojeg nije mogue propisati pravilo teret odluivanja preuzima osoba koja odluuje a uloga je IS-a da joj prui relevantne inf. oblici strateke analize podataka kojima se rjeavaju specifini poslovni problemi primjenjuju se specifine metode ili modeli obrade podataka- metode optimizacije, simulacije, eksternih sustava, otkrivanja znanja itd. Sustav za potporu upravljanja preuzima podatke iz izvrnog (transakcijskog) dijela IS-a i podatke iz razliitihvanjskih izvora da bi od njih primjenom razliithranije opisanih obrada stvorio informacije primjerene poslovnom upravljanju i odluivanju Slika 2.4 Komponente sustava za potporu upravljanja Aplikacije poslovne analitike upravljanje financijskom i poslovnom efikasnou, odnosima s klijentima, lancem nabavem proizvodnje i prodaje itd. 2.3.3. Suradniki sloj IS-a Suradnja, komunikacija i individualni rad u funkcioniranju posl.sustava sudjeluje niz sudionika unutar i izvan organizacije Sustav za komunikaciju i suradnju Dio IS-a koji ukljuuje razliite primjene informacijske tehnologije za obavljanje administrativnih poslova: KOMUNIKACIJE - obuhvaaju razliite naine individualne ili komunikacije vie osoba istovremeno(elektronika pota, gasovna pota, telefoniranje, faksiranje, konferiranje) (NetMeeting- za video konferrencije) POTPORA SURADNJI U SKUPINI - obuhvaa vie tehnologija koje pomau skupnom odluivanje, komunikaciju unutar skupina, elektroniko glasovanje i sl.

11

POTPORA INDIVIDUALNOM RADU - obuhvaa vie tehnologija koje unapreuju efikasnost individualnog rada(prikupljanje podataka, analiza i sl.-koristi se Microsoft Office) UPRAVLJANJE SADRAJIMA - suvremeni naziv za pripremu, obradu i poranjivanje razliitih nestrukturnih podataka u bazu dokumenata te njihovo efikasno pretraivanje i distribuiranje(stari naziv upravljanje dokumentima) PRETRAIVANJE DOKUMENATA - odnosi se na pretraivanje razliitih specijaliziranih baza dokumenata i Weba

WEB MJESTO ili PORTAL-skup sreenih dokumenata na Webu koi pokrivaju jednu temu ili pripadaju jednoj organizaciji Poznatiji programi za izgradnju sustava za kom.suradnju i individualni rad - Oracle Collaboration Suite i Microsoft Exchange Server 2.4. Integralni informacijski sustav sustav u kojem su pojedini dijelovi informacijskog sustava meusobno povezani integiriranost se ostvaruje povezivanjem podataka tako da se podaci jedne poslovne pojave pohranjuju u sustavu jednom a istovremeno koriste u vie podsustava(SAP ERP, Oracle EBusiness Suite) iz slike (2.5.) je vidljivo da dobar inf.sustav ima na operativnoj razini sustav za obradu transakcija, a itav inf.sustav proet je sustavom za komunikaciju i suradnju vertikalno integriran inf.sustav - postignuta povezanost posl.procesa najnie funk.razine s procesima analize podataka i prikaza informacija za upravljanje na viim razinama horizontalno integriran inf.sustav - moe se sustavno pratiti posl.proces(narudba kupca integralni sustav automatski proslijeuje slubu za prodaju i dostavu-isporuka robe kupcualje mu se raun-u skladitu se evidentira koliina isporuene robe itd.) omoguuje evidentiranje i analizu svih poslovnih dogaaja elektronika razmjena podataka

12

3. RAZVOJ INFORMACIJSKOG SUSTAVA

3.1. Pristupi razvoju 3.1.1. Informacijski sustav kao inenjerski proizvod Kompleksni proizvodi pokazuju sline karakteristike: a) imaju karakteristike sustava b) za njihovu izgradnju odnosno razvo potrebno je dobro poznavanje metoda, tehnika i alata izgradnje c) potrebno ih je neprestano odravat-inenjerski proizvodi-preko inenjerskih disciplina stvaraju se kompleksne proizvode ZACHMANOV OKVIR ARHITEKTURE INFORMACIJSKOG SUSTAVA koristi se kod ovladavanja kompleksnosti inf.sustava ali i bilo kojeg sloenog inenjerskog proizvoda razmatra razvoj inf.sustava kroz dimenziju karakteritike inf.sustava i dimenziju uloge sudionika u razvoju sustava arhitektura IS se opisuje skupom razliitih ARTEFEKATA - modeli, definicije, specifikacije, nacrti i ostala dokumentacija koja opisuje sustav, a nije sam sustav 3.1.2. Znaajke inf.sustava prva dimenzija opisuje karakteristike proizvoda IS-a a dobivena je odgovorom na pitanja to, kako, gdje, tko, kada i zato Tablica 3.1. Karakteristkie proizvoda

3.1.3. Uloge sudionika u razvoju inf.sustava druga dimenziija opisuje uloge sudionika u razvoju proizvoda (IS-a) opisuje svrhu razvoja i navodi artefakte kojom uloge opisuju proizvod svaka uloga odgovara jednoj fazi u razvoju proizvoda o planer - faza planiranja razvoja (zato treba proizvod) o analitiar - faza analize potreba i definiranja zahtjeva (to treba biti proizvod) o dizajner faza dizajna, oblikovanja proiz (kako proiz treba biti izveden) o izvoa i podizvoa faza izrade Tablica 3.2. Uloge sudionika tijekom razvoja proizvoda spomenute faze ine tzv.ivotni ciklus proizvoda : planiranje, analiza, oblikovanje, izrada, uvoenje u rad i odravanje

3.1.4. Okvir za arhitekturu informacijskog sustava Razvoj IS-a se moe obaviti na ininjerskim principima mogue prenoenje pozitivnih iskustava iz starijih in.disciplina (arhitektura, strojarstvo, gra...)

13

Okvir za arhitekturu IS-a moe pomoi voenju projekta razvoja IS-a, dobiva se istovremenim prikazom obje dimenzije karakteristike x uloge (tabl.3.3., str.34) stupci karakteristike IS (struktura, aktivnost, mjesto, korisnik, vrijeme, motivacija) Redci uloge sudionika (planera, analitiara, dizajnera, izvoaa i proizvoaa) Okvir za arhitekturu IS je ope klasifikacijska shema artefakata IS omoguuje da se sudionici razvoja IS usredotoe na pojedini aspekt sustava, a da pritom ne izgube iz vida cjelinu sustava; pomae da se uoi i svlada kompleksnost IS holistikim (cjelovitim) pogledom na sustav i da se pozornost usredotoi na pojedini element To olakava razumijevanje sustava i komunikaciju meu sudionicima razvoja sustava

3.1.5. Redoslijed faza u ivotnom ciklusu Kojim redom izvravati faze razvoja proizvoda, odnosno izraivati artefakte o Uvijek odozgora prema dolje, slijedei prirodno tijek c razvoja proizvoda, no s razliitim varijacijama isti vodopadni (kaskadni) pristup o Redoslijedno zavravanje svih zadataka unutar jedne faze kao preduvjet za prelazak na novu o Rezultati prethodne faze ulazi su u sljedeu o Nedostaci: Potrebno temeljito zavriti svaku fazu prije prijelaza na sljedeu ukupno vrijeme razvoja predugo Dugo trajanje razvoja rezultat: nezadovoljavajui IS koji ne udovoljava zahtjevima posl.sustava (jer su se oni u meuvremenu promjenili)

planiranje/strategija IS

analiza PS

oblikovanje IS

izrada IS

uvoenje u rad IS

odravanje IS

Spiralni pristup o Vjerojatnost da se u bilo kojoj fazi uoi problem je velika (moe bit posljedica promjene zakona, ne samo loe analize)

14

Uoeni nedostaci zahtjevaju vraanje u jednu od prethodnih faza, a nakon njegova rjeavanja razvoj se dalje nastavlja u prirodnom slijedu faza o Spiralni razvoj: ukljuuje razmatranje rizika to se javljaju pri razvoju IS o Sl.3.2. spiralni razvoj u kojem se organizacijski usmjerene aktivnosti ponavljaju potreban broj puta: 1. Planiranje postavljanje ciljeva projekta razvoja IS i definiranje alternativa 2. Analiza rizika analiza alternativa, prepoznavanje rizika u razvoju i pronalaenje naina otklanjanja 3. Inenjerske aktivnosti analiza, oblikovanje i izgradnja IS 4. Ocjena korisnika korisnika provjera razultata izgradnje u spirali o Jednom spiralom obuhvaa se manje podruje IS Iterativni i inkrementalni pristup (sl.3.3) o Vei projekt dijeli se na niz manjih o Prikladan za razvoj onih dijelova sustava za koje nije unaprijed mogue precizno odrediti zahtjeve o Inkrementalan jer se provodi u malim koracima koji se razvijaju zasebno o Iterativan ne mora se zavriti u potpunosti,, nego se moe obaviti s vie iteracija o Koristi se kod: unificiranih procesa razvoja, ekstremnog programiranja, agilnog razvoja i sl.

3.1.6. to je prije, procesi ili podaci? Ovisi o problemu (tipu IS) i metodi razvoja Podatkovno i objekto orijentirane metode sugeriraju da razvoj treba zapoeti razmatranjem podataka, a procesno procesa 3.2. Projektni pristup razvoju PIS-a Projekt skup veeg broja meusobno povezanih aktivnosti koje valja obaviti u odreenom roku da bi se izgradio odreeni proizvod Projekt zahtjeva komunikaciju i suradnju svih sudionika Projekt razvoja IS fazni je proces gdje svaka faza ima kontrolne toke koje pomau upravljati projektom U kontrolnim tokama kontrola napredovanja projekta razvoja, ocjena dotad ostvarenih rezultata, odluka o daljnjem napredovanju projekta Sudionici korisnici, menaderi i informatiari Menaderi upravljaju posl. i IS i trebaju: o Biti upoznati sa stvarnim mogunostima i koristima uvoenja IS-a o Davati smjernice u projektu razvoja o Ocijeniti razliite mogunosti razvoja o Osigurati uvjete razvoja (sredstva) Informatiari i korisnici analiziraju PS i definiraju zahtjeve to se postavljaju pred IS Na kraju, inform.samostalno oblikuju i izgrauju IS Neuspjeh (projekt nije zavren na vrijeme, premaen budet, IS nema funkcionalnost)

15

Razlozi: nedovoljna potpora poslovodstva; korisnik nije aktivno ukljuen; razliita interpretacija korisnikih zahtjeva; dijelovi IS-a nisu usklaeni, pretjerana oekivanja korisnika, loe voenje projekta... Rizik neuspjeha mogue je smanjiti suvremenim metodama, tehnikama i alatima ime se osigurava: o Dobra komunikacija meu sudionicima razvoja o Izvrenje zadataka na standardan i provjeren nain o Uinkovit nadzor s ciljem uoavanja pogreaka u ranim fazama o Strategija kojom se uklanja ad hoc (improvizirano) rjeavanje problema 3.3. Faze razvoja IS-a

Tipine aktivnosti se provode kroz tipine faze projekta: planiranje, analiza, oblikovanje, izrada, uvoenje u rad i odravanje IS ivotni ciklus razvoja IS-a definira aktivnosti, uvodi konzistentnost i standardizirani razvoj IS, osigurava kontrolne toke za praenje i upravljanje

3.3.1. Planiranje IS-a Treba odg na pitanje zato graditi PIS, odnosno kompjuterizirati posl.sustav Planiranje IS na opoj razini obuhvaa: o Uspostavu smjera i prioriteta usklaivanja inform.usluga sukladno misiji, viziji i ciljevima org o Planiranje IS sukladno strategiji razvoja org o Izbor metoda i tehnika analize i dizajna za istraivanje posl.sutava s ciljem definiranja opeg plana U procesu planiranja treba obaviti nekoliko zadataka: odrediti opseg IS, prepoznati njegove korisnike, ustanoviti nedostatke postojeeg i postaviti ciljeve novog, odrediti mogunosti kompjuterizacije, nainiti plan razvoja Provodi se modeliranje Plan izrade budueg IS (plan informatizacije) koje obuhvaa: o odreivanje projektnog tima osobe iz razliitih podruja o snimku stanja postojeeg PS poslovni planovi, razgovori s djelatnicima o ciljevi novog IS odreivanje zad i vremenskih okvira, izdvajanje ciljeva i zad koji mogu biti informatizirani o procjena novih sustava i tehn procjena stanja na tr.opremme, postojeih rjeenja u drugim org., procjenja razmjenjivosti razl.tehnolokih rjeenja kljuni imbenik faze: prepoznavanje i obuhvaanje posl.ciljeva kako bi se ustanovili ciljevi IS Ciljeve IS moemo obuhvatiti sljedeim zahtjevima: o IS treba odgovarati zahtjevima korisnika i zadovoljavati poslovne ciljeve o IS treba biti pouzdan unutar zadanih granica o IS treba biti cijenom prihvatljiv Ciljeve treba ustanoviti analizom PS o Analiza kritinih faktora uspjeha prepoznaju se uvjeti koji moraju biti ispunjeni o Analiza poslovnih procesa ako je IS velik on se ralanjuje na podsustave s pripadajuim posl.procesima Studija izvedivosti ocjenjuje se korist i trokovi odnosno isplativost projekta

16

Operativna procjena hitrosti rjeavanja problema i prihvatljivost rjeenja tehniko-tehnoloka procjena moguih rjeenja i alternativa, primjenjivost rjeenja, raspoloivost tehnologije i strunost o vremenska prihvatljivost vrem.rasporeda i oekivano vrijeme zavretka o ekonomska izvedivost troak razvoja i prim,jene, analiza i usporedba ukupnih trokova i koristi Zavrava izvjetajem o izvedivosti IS i planom informatizacije

o o

3.3.2. Analiza sustava (konceptualni model IS) Detaljno i precizno se utvruju korisniki (informacijski) zahtjevi za poboljanje ili nadogradnju postojeeg ili razvoj potpuno novog Funkcionalni zahtjevi specificiraju ponaanje sustava i odnose se na opseg sustava, nune posl.funkcije i potrebnu strukturu podataka Nefunkcionalni zahtjevi kriteriji za opis rada sustava, odnose se na korisniko suelje, performanse, sigurnost, pouzdanost, efikasnost... Formalne specifikacije razl.elemenata IS nazivaju se i modelima IS, opisuju se: o Posl procesi (kako) o Posl.dogaaji koji pokreu procese (kada) o Posl.objekti (podaci) koji se koriste u posl.procesima (to) o Mjesto odvijanja procesa (gdje) o Korisnici koji obavljaju procese (tko) i razlozi (ciljevi) za obavljanje posl.procesa (zato) Psolovni proces posao koji treba obaviti da bi se postigao neki cilj Poslovni objekt (entitet) element posl.sustava o kojem IS treba biljeiti podatke Posl dogaaj pokree izvravanje posl.procesa Unificirani (jednoobrazni) jezik za modeliranje s pomou kojeg se mogu izraditi dijagrami:

Dijagramom ralanjivanja (dekompozicijski, hijerarhijski) IS se ralanjuje na podsustave, podsustavi na procese, procesi na podprocese... (sl.3.4.) Dijagram toka podataka (sl.3.5.) tehnika je koja se koristi kod modeliranja procesa kako bi se prepoznali koraci u procesu vie i nie razine i tokovi podataka u njima Dijagram (sluaja) koritenja za modeliranje proces prikazuje akcije koje sustav moe obaviti za korisnika Dijagram entiteta i veza za modeliranje objekta, prikazuje strukturu podataka IS. Npr. Objektlijenik, veza-lijenik propisuje lijek, a atributi obiljeja-naziv lijeka Matrica entitet/dogaaj za model.dogaaja, daje pogled na IS usmjeren dogaajima. Dogaaji (redci), entiteti (stupci), elementi (presjek redaka i stupaca) koji prikazuje uinak dogaaja na entitete (M-promjena, C-stvaranje, D-brisanje). Prednosti: mogunost kontrole da svaki entitet ima dogaaj koji ga stvara i brie, usmjerenost na sve to se moe dogoditi odreenom entitetu, osiguravanje kompletnosti procesa, entiteti na koje utjee 1 dogaaj promatraju se zajedno

17

3.3.3. Oblikovanje IS Logiki model IS, ideje se konkretiziraju (idejni projekt->izvedbeni) Odg na pitanje kako e IS raditi, potrebno utvrditi: o Strukturu podataka prikazan dijagramom entiteta i veza oblikuje se u bazu pod., najee relacijsku, pa se podaci organiziraju u tablice (relacije) (tabl.3.4.) o Strukturu procesa o Tehnoloke i org uvjete odrediti raun.arhitekturu i potrebnu tehn.opremu, platformu IS, org.preduvjete (org.prilagodbe i promjene) Odreuje se arhitektura sustava - Troslojna arhitektura sustava koncept koji sustav organizira u 3 glavna dijela: o korisniko suelje mjesto gdje korisnik ostvaruje vezu s IS o poslovna logika tj.funkcijski modulu, na raunalima na kojima se vre obrade i nazivaju se aplikacijski posluitelji o baza podataka i sustav za upravljanje smjeteni su u raunalu koje se zove posluitelj baze podataka ovaj dio razvoja obavljaju strunjaci informatiari

3.3.4. Izrada i testiranje informacijskog sustava fiziki se stvara informacijski sustav algoritmi, koji predstavljaju poslovne procese, se pretvaraju u programski kod, tj. izrauju se raunalni programi provodi se provjera (testiranje) IS-a u umjetno stovrenim uvjetima s ciljem potvrivanja kvalitete i unapreenja proizvoda, uz prepoznavanje nedostataka i problem; nuan je, skup i dugotrajan proces; aktivnost koja treba obuhvatiti cijeli razvojni proces svi postupci u ovoj fazi moraju biti detaljno dokumentirani

3.3.5. Uvoenje u rad informacijskog sustava (implementacija) informacijski sustav se stavlja u uporabu uvoenje obuhvaa instaliranje opreme i programske potpore, prijenos podataka u novi sustav te prelazak na nov nain rada korisnika treba pripremiti za rad pa treba proi potrbnu izobrazbu naini uvoenja novog informacijskog sustava: o izravno uvoenje cjelokupnog novog inf.sustava stari se naputa o usporedno uvoenje novog i rad sa starim inf. Sustavom prvo se usporeuju rezultati i kada se utvrdi da novi sustav ispravno radi prelazi se na njega o postupno uvoenje dijelova novog inf. Sustava pojedini se dijelovi uvode jedan za drugim uz istovremeno naputanje starih

3.3.6. Odravanje informacijskog sustava informacijski sustav mora se odravati radi uoavanja pogreaka i nedostataka te zato to se tijekom vremena PS mijenja

18

ukljuuje stalnu kontrolu i reviziju informac. Sustava revizija informacijskih sustava o proces prikupljanja i ocjene dokaza na temelju kojih se procjenjuje uspjenost IS-a o omoguuje neovisnu i objektivnu provjeru uspjenosti (zrelosti) o svrha revizije sustavno i temeljito provjeriti provode li se kontrole unutar svih dijelova inf. sustava o osnovni zadaci revizije procijeniti trenutano stanje inf.sustava, otkriti rizina podruja, dati preporuke menadmentu za poboljanje prakse upravljanja sustavom 3.4. Naini razvoja informacijskog sustava

vanjski razvoj (outsourcing) koritenje tuih usluga razvoja informacijskog sustava; prednost-sustav e biti prilagoen organizaciji i njenom poslovanju, jer je graen po mjeri; nedostatak - skup i dug postupak vlastiti razvoj (insourcing) podrazumijeva postojanje dovoljnog broja informatiara u poduzeu uz mogunost unajmljivanja usluga vanjskih strunjaka; prednost - prilagodljivost rjeenja; nedostatak - angaman zaposlenika moe umanjiti uinkovitost odvijanja redovnog poslovanja kupnju gotovog rjeenja pretpostavlja da na tritu postoji gotovo rjeenje koje se moe kupiti i ugraditi u poduzeu; drugaiji je ivot ciklusa razvoja proizvoda - nakon faze planiranja i analize, umjesto oblikovanja, slijedi faza izbora(selekcije) najboljeg rjeenja, te umjesto faze izrade sustava slijedi konfiguracija sustava; izvrna inaica koja se kupi moe se izravno ugradit ili nadogradit; prednost - funkcionalnost rjeenja se vidi odmah; nedostatak - gotova rjeenja zahtijevaju prilagodbu specifinostima poslovanja unajmljivanje gotovog rjeenja (hosting) poduzee je samo vlasnik podataka, za odravanje opreme i programske potpore brine specijalizirana informatika organizacija 3.5. Neke metode razvoja poslovnih informacijskih sustava

3.5.1. Zajedniki razvoj aplikacije engl. Joint Application Development, JAD metodoloki pristup razvoja poslovnih inform.sustava kojim se poslovne aplikacije razvijaju tijesnom suradnjom buduih korisnika, projektanata i ostalih zainteresiranih strana koji se okupljaju na radnim sastancima razvili su ga Chuck Morris i Tony Crawford glavne ideje metode: ukljuivanje u rad predstavnika svih kategorija zainteresiranih sudionika, rad u timu, radionice, dokumentiranje svih aktivnosti... 5 faza aktivnosti karakteristine za JAD: 1. definiranje JAD projekta 2. istraivanje korisnikih zahtjeva 3. priprema za sjednicu 4. 4. Sjednica 5. zavrni dokument svaka faza ima svoje ulaze, procese i izlaze

19

prednosti metode su: smanjenje vremena i smanjenje trokova razvoja sustava, poboljanje kvalitete samog sustava, poboljanje komunikacije i suradnje meu korisnicima i projektantima sustava

3.5.2. Brzi razvoj aplikacije engl.Rapid Application Development, RAD temelji se na ideji iterativnog (ponavljajueg) razvoja i izrade prototipa, razvio James Martin cilj metode: o poveanje brzine razvoja aplikacije usko povezana s idejom izrade prototipa; prvo se izrauje prototip, gruba verzija (najee dijela) IS-a koji korisnici zajedno s informatiarima iterativno testiraju i dorauju kako bi dobili zavrni oblik o poveanje kvalitete stvorena aplikacija mora zadovoljavati zahtjeve korisnika i omoguiti to nie trokove odravanja; realizacija ovog cilja u direktnoj je vezi s idejom prototipiranja primjedbe na metodu: o smanjena skalabilnost (razvojni potencijal) o smanjenje odreenih karakteristika zbog nedovoljnog vremena o stalni pritisak skratiti vrijeme razvoja, smanjiti trokove - metoda je usko povezana s metodom JAD 3.5.3. Razvoj aplikacije ponovnim koritenjem ranije stvorenih komponenata da bi se neki softverski proizvod mogao ponovo koristiti potrebno je o tome voditi rauna ve u fazi definiranja zahtjeva, tj. pri oblikovanju samog softvera mogue je ponovno koristiti: cijelu aplikaciju, komponente (module) softverskog proizvoda, pojedine funkcije prednosti(koristi) ponovne uporabe ranije stvorenog dijela softvera: poveana pouzdanost, smanjen rizik, djelotvorniji rad strunjaka, udovoljavanje standardima, ubrzavanje razvoja proizvoda problemi pri ponovnom koritenju komponenata ogledaju se u: potekoama pri pronalaenju potrebnih komponenata, pomanjkanju volje projektanata, moguem poveanju trokova odravanja, pomanjkanju softverskih alata vanu ulogu ima suelje (interface) ima dvojaku ulogu: o definira usluge koje softver koji se ponovno koristi prua drugim sustavima o specificira karakteristike koje mora imati sustav da bi mogao koristiti ranije stvoreni softver

3.5.4. Unificirani proces za razvoj softvera Rational Unified Process, RUP predstavlja model procesa razvoja softvera, tj.okvir za iterativni i inkrementalni proces razvoja sloenih softverskih sustava najdetaljniji unificirani proces za razvoj softvera je razvila tvrtka Rational Software arhitektura RUP-a prikazana je dvjema dimenzijama:

20

o o

Horizontalna dimenzija (hor.os) prikazuje dinamiku strukturu procesa (ciklusi, faze, iteracije) Vertikalna dimenzija (os) statika struktura procesa (aktivnosti koje se obavljaju u pojedinim fazama i iteracijama)

3.5.5. Agilne metode za razvoj softvera javljaju se kao odgovor na opsene (tradicionalne) metode, zaetnici Beck i Cockburn pobornici agilnih metoda razvoja softvera donose Agile Software Development Manifesto u kojem vie vrijede: o pojedinci i interakcije od procesa i alata o softver koji radi nego sveobuhvatna dokumentacija o suradnja s klijentima nego pregovaranje oko ugovora o reagiranje na promjene nego slijeenje plana prema manifestu temeljni principi (vrijednosti) agilnog razvoja: zadovoljiti klijenta ranim i kontinuiranim isporukama softvera, zahtjevi za promjenama su dobrodoli, softver se isporuuje u to kraem vremenu, zajedno rade naruitelji projekta i lanovi razvojnog tima, na projektu rade motivirane osobe, komunikacija licem u lice, jednostavnost, mjera napretka je program koji radi, agilni procesi promoviraju odrivi razovj, najbolji su timovi koji se sami organiziraju, ispituju se dobri i loi postupci i ispravljaju u sljedeem razdoblju najpoznatije metode razvoja softvera na agilnim principima su: Ekstremno programiranje, Scrum, Razvoj temeljen na osobinama, Skupina metoda Crystal, Metoda dinamikog razvoja sustava, Prilagodljivi razvoj sustava, Razvoj sustava otvorenog koda

21

4. POTPORA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA KLJUNIM POSLOVNIM FUNKCIJAMA

4.1. Kljune poslovne funkcije standardni poslovni inf.sustav poslovni inf.sustav koji obuhvaa samo minimum nunih poslovnih funkcija kljune poslovne funkcije su: analiza i planiranje, upravljanje tajnom pol.imovinom, upravljanje ljudskim resursima, raunovodstvo i financije, nabava, proizvodnja, prodaja, pokretanje novog ciklusa ralanjivanjem, odnosno dekompozicijom cjelovitog informacijskog sustava se dolazi do (funkcionalnih) informacijskih podsustava (IPS): 1. informacijski podsustav (IPS) planiranja i analize poslovanja 2. IPS upravljanja trajnom poslovnom imovinom 3. IPS upravljanja ljudskim resursima 4. IPS raunovodstva i financija 5. IPS nabave i ulazne logistike 6. IPS proizvodnje ili pruanja usluga 7. IPS prodaje i izlazne logistike Svaki funkcionalni IPS sastoji se od odreenog broja modula koji su namjenjeni potpori pojedinih podfunkcija, a moduli se ralanjuju na aplikacije (obrade) kojima se pokrivaju posl.proces (Sl.4.2.) 4.2. IPS analize i planiranja poslovanja sastoji se od 4 modula: 1. financijska analitika i planiranje 2. operativna analitike i planiranje 3. analitika i planiranje rada zaposlenika 4. strateko planiranje poslovanja ovi moduli omoguuju menadmentu poduzea da jasno spozna kako ostvariti osnovni strateki cilj - profitabilnost poslovanja

4.2.1. Financijska analitika i planiranje financijska analitika omoguuje definiranje konkretnih financijskih ciljeva, stvaranje realistikih poslovnih planova te praenje trokova i prihoda (dohotka) poduzea omoguuje kreiranje i simuliranje tokova vrijednosti u poduzeu najvanije obrade (aplikacije) su: o financijsko i upravljako izvjetavanje ukljuuje standarde analize potrebne svim korisnicima odgovornih za ostvarivanje financ.ciljeva i poboljanje financ.poslovanja; primjeri financ.izvjetaja: bilance, izvjetaji o stanju imovine poduzea, o naplaenim i nenaplaenim potra., o dugovanjima te o stanju zaliha

22

o o

financijsko planiranje, budetiranje i predvianje stvara analitiku osnovu za modeliranje razliitih scenarija financijskog planiranja primjerenih situacijama u kojima bi se poduzee moglo nai (npr.fluktuacije teajeva valuta) analitika profitabilnosti npr.po prodajnim regijama; prua dubinski uvid u trokove i povezuje planiranje prof.s drugim aplikacijama za planiranje analitika trokova proizvoda i usluga omoguuje utvrivanje ukupnih i pojedinanih trokova po proizvodima i uslugama i razgranienje trokova po fazama proizvodnog procesa (stvaraju se pretpostavke za praenje trokova po pojedinim narudbama) analitika ponaanja prilikom plaanja omoguuje uvid u povijest odnosa s pojedinim klijentima, osnova za utvrivanje buduiih odnosa s klijentima

4.2.2. Operativna analitika i planiranje U praksi najsloeniji modul IPS-a analize i planiranja poslovanja Slui za stvaranje analitike podloge za planiranje svih operativnih aspekata poslovanja

Aplikacije ukljuene u modul operativne analitike i planiranja: Analitika nabave prati sve operacije vezane uz nabavu dobara i usluga, a njena svrha jest stvoriti detaljan uvid u poslovne aktivnosti nabavne slube, olakati planiranje nabavnih aktivnosti u buduem razdoblju i unaprijediti ih. Analitika zaliha i skladinog poslovanja u svrhu kontrole zaliha nabavljenih artikala primjenjuje se niz standardiziranih metoda koje analiziraju stvarno stanje zaliha prema koliinskim i vrijednosnim kriterijima. Analitika skladinog poslovanja pomae pri upravljanju poslovanjem jednog ili vie skladita, dajui pregled nad trokovima, operacijama i eventualnim problemima u skladinom poslovanju. Analitika proizvodnje prua informacije i izvjetaje potrebne za upravljanje proizvodnjom dobara ili usluga. imbenici koji se tu analiziraju su: trokovi proizvodnje, utroak materijala, koliina karta, vrijeme potrebno za proizvodnju i/ili pruanje usluga....i sl. Analitika transporta analitikim obradama podataka izvode se kljuni pokazatelji uspjenosti poslovanja znaajni za podruje transporta. Budui da je u transportu jedan od najvanijih utjecajnih imbenika vrijeme, veina kljunih pokazatelja uspjenosti e se odnositi na taj poslovni resurs (npr.vrijeme potrebno za dostavu materijala ). Analiziraju se: trokovi, pogrene isporuke, utroak energije i sl. Te analize odnose se na vanjski transport(od dobavljaa prema poduzeu), unutarnji transport(u krugu poduzea) te na transportne usluge treih subjekata(specijalizirani transporteri). Analitika prodaje omoguuje razumijevanje aktualnog stanja prodaje proizvoda i usluga i ukupne uinkovitosti prodajne slube. Krajnji cilj analitike prodaje jest prepoznavanje vanih trendova i stvaranje pretpostavki za proaktivno djelovanje poduzea u podruju prodaje.

23

 Analitika usluga pruanih klijentima ima u cilju otkriti kako se poduzee ponaa u razliitim situacijama prilikom pruanja usluga klijentima. Ova analitika omoguuje menadmentu pod. : utvrivanje profitabilnosti usluga (trokovi i prihodi od usluga po klijentu) analizu zahtjeva klijenata za uslugama (koje vrste usluga, pod kojim uvjetima, kada i gdje klijenti ele) analizu jamstvenih uvjeta (za koliko i koje se proizvode prua jamstvo... Analitika upravljanja kvalitetom treba ostvariti dva cilja: osigurati odgovarajuu razinu proizvedenih proizvoda i usluga (evidencijom, analizom reklamacija klijenata, analizom naina ostvarivanja potrebne kvalitete proizvoda i usluga i sl.) te dati uvid u trokove nune za ostvarivanje potrebne kvalitete proizvoda/usluga ( analizom izravnih i neizravnih trokova ostvarivanja potrebne kvalitete).

( VIDI sliku 4.5. Aplikacije modula operativne analize i planiranja) 4.2.3. Analitika i planiranje rada zaposlenika Ukljuuje 4 glavne aplikacije: 1. Planiranje potreba za zapoljavanjem oslanja se na procjenu stanja i razvoja poduzea u budunosti kako bi se utvrdio broj novih radnih mjesta te odredila kavlifikacijska struktura ljudi koji e biti zaposleni na tim radnim mjestima. Ukljuuje i obrazovanje te prekvalifikacije zaposlenika 2. Planiranje trokova rada temelji se na analizi postojeih trokova rada (plae, doprinosi i sl.) te procjeni tih trokova u budunosti. Na planiranje trokova rada veliki utjecaj mogu imati: a. tendencija poveanja pokretljivosti poveanje pokretljivosti radnika utjee na poveanje njihovih putnih trokova b. tendencija rada na daljinu smanjenje nekih kategorija trokova rada, posebice onih vezanih uz radna mjesta Potrebno je procijeniti kakav e biti utjecaj tih dviju tendencija u konkretnom sluaju te u skladu s tim procijeniti budue trokove. 3. Analitika i mjerenje procesa upravljanja ljudskim resursima odnosi se na tipine radne procese upravljanja ljudskim potencijalima kao to su evidencija zaposlenika, obraun plaa i sl. Ova aplikacija se treba proiriti i na analitiku mjerenja uinkovitosti org.strukture poduzea, radnih odnosa te obiljeja poslova i zadataka zaposlenika. 4. Analitika za potrebe upravljanja talentima zahtijeva posebno pridavanje panje izarazito nadarenim, talentiranim strunjacima koji su ve zaposleni u poduzeu ili ih se nastoji privui i zaposliti.

4.2.4. Strateko planiranje poslovanja Svrha ovog modula je strateko, dakle, dugorono planiranje aktivnosti poduzea, a ostvaruje se sljedeim aplikacijama:

24

1. Usklaivanje poslovanja s pravnom regulativom i standardima struke omoguuje provjeru je li se poduzee i u kojoj mjeri pridravalo pravne regulative 2. Ope strateko planiranje svrha ove aplikacije je stvaranje informacijske osnove za ope strateko planiranje poslovanja i njegova razvoja u buduem dugoronom razdoblju (npr. 5 ili 8 godina). Informacije e se odnositi na sve vane imbenike utjecaja na poslovanje kao to su trina kretaja, financijski tokovi, tehnoloki razvoj, nova struna znanja i slino. 3. Strateko financijski planiranje informacije potrebne za razvoj stratekog financijskog plana trebaju se odnositi na izvore financiranja poslovanja, predvidive trokove i prihode te na financijske politike koje e se koristit za kontrolu i upravljanje financijskim tokovima. 4. Planiranje unutarnjih ulaganja ova aplikacija omoguuje top menadmentu: o utvrivanje mogunosti financiranja unutarnjih investicija iz vlastitih izvora (izdvojene dobiti u prethodnom razdoblju) i zaduivanjem o utvrivanje omjera tih dvaju naina financiranja za odreivanje politike raspodjele raspoloivih sredstava po pojedinim investicijskim projektima 5. Planiranje vanjskih ulaganja ova aplikacija ima za cilj stvoriti informacijsku podlogu koja e top menadmentu posluiti za odreivanje strategije i moguih politika plasmana raspoloivih financijskih sredstava kako bi onana dui rok donijela poduzeu to veu zaradu 4.3. Informacijski podsustav (IPS) upravljanja trajnom poslovnom imovinom Pod pojmom trajne poslovne imovine (TPI) podrazumijevaju se materijalna dobra koja se koriste u poslovanju ali se sporo troe. Vrijednost TPI je u pravilu vrlo visoka pa se nome treba paljivo upravljati Informacijski podsustav upravljanja TPI ima kao osnovni zadatak osigurati tone, pouzdane i aurne informacije o svim aspektima upravljanja TPI, to se ostvaruje sljedeim modulima: o Pribavljanjem i deaktiviranjem trajne TPI o Upravljanjem portfeljem TPI o Tehnikim upravljanjem i odravanjem TPI (shematski prikaz, slika 4.8., str. 72)

4.3.1. Pribavljanje i deaktiviranje TPI Postupak pribavljanja TPI je zbog njene obino velike vrijednosti sloeniji, pa se tako ona moe pribavljati uz uobiajenu kupnju i preuzimanje u trajno vlasnitvo ili uz druge mogunosti kao to su najam, leasing, koncesije i sl., kada poduzee nije vlasnik nego samo korisnik tih dobara Kod deaktiviranja ili prestanka koritenja TPI se poduzeu takoer prua vie mogunosti kao to su prodaja u sluaju da su neka trajna dobra jo upotrebljiva pa ima za nih zainteresiranih

25

kupaca, zatim iznajmljivanje i ustupanje na koritenje te jednostavno odbacivanje ili unitavanje imovine koja je dala svoje Informacijsku potporu upravljanju i deaktiviranju TPI pruaju sljedee aplikacije: Priprema javnog natjeaja za pribavljanje odreene vrste TPI ova aplikacija e generirati sve informacije potrebe za raspisivanje takvog javnog natjeaja , od tehnikih specifikacija koje mogu biti vrlo sloene do poslovnih uvjeta, zahtijevanih rokova isporuka i dodatnih obveza isporuitelja . Provedba javnog natjeaja ova aplikacija treba evidentirati, pripremiti za analizu i ocjenjivanje ponude potencijalnih dobavljaa koji su podnijeli ponude. Suvremena informatika tehnologija omoguuje da se javi natjeaj za pribavljanje TPI organizira i u oblik elektronike drabe ili aukcije. Organizirajui elektroniku aukciju poduzee moe lako i u relativno kratkom roku doi do najpovoljnije ponude pa se i traena dobra mogu pribaviti pod trenutano najpovoljnijim uvjetima.

Ugovaranje s odabranim dobavljaem ovom aplikacijom e se formalno-pravno urediti odnos poduzea s izabranim dobavljaem pri emu se utvruju prava i obveze obiju strana s obzirom na predmet nabave. Otpis dijela vrijednosti TPI otpis ili amortizacija je umanjivanje vrijednosti TPI koji se vri na godinjoj bazi, prema odreenoj stopi od poetne vrijednosti imovine. Vlasnik imovine mora vriti i raunovodstveno evidentirati njen otpis, ali po kojoj e stopi to initi ovisi o njegovoj procjeni ivotnog vijeka imovine.

Deaktiviranje neupotrebljive i nepotrebne TPI moe se deaktivirati na vie naina. Prodajom, iznajmljivanjem, ustupiti ju na koritenje bez naknade, pokloniti, reciklirati ili unititi i odbaciti. Ova aplikacija treba evidentirati to se sa imovinom dogodilo, a u nekim sluajevima e pruati poduzeu razrade pojedinih scenarija deaktiviranja imovine radi ocjene i pronalaenja najboljeg naina da se to uini.

4.3.2. Upravljanje portfeljem TPI Portfelj TPI je vrijednosno vrlo teak, a njime je teko upravljati zbog raznih vrsta imovine koje ukljuuje Upravljanje portfeljem TPI zahtjeva stalnu modifikaciju i prilagodbe promjenjivim uvjetima poslovanja

Osnovne aplikacije koje tvore upravljaje portfeljem TPI: Praenje i ocjejivanje vrijednosti TPI trajno i neprekidno prati i ocjenjuje, odnosno procjenjuje vrijednost svih elemenata koji ine TPI poduzea te ih po potrebi revalorizira (prilagoava vrijednost TPI novonastalim uvjetima).

26

Izvjetavanje o svim znaajnim obiljejima TPI (trokovi, prihodi, slobodni kapaciteti i sl. ) takvi izvjetaji su od velike pomoi menadmentu poduzea pri utvrivanju politike upravljanja portfeljem TPI (npr.to znai poveanje portfelja, treba li deaktivirati neto od postojee imovine i sl.)

Upravljanje odnosima s dobavljaima TPI, suvlasnicima imovine i poslovnim part nerima zahtijeva informacije potrebne za odravanje dobrih poslovnih odnosa s navedenim subjektima, to se svodi na provjeru primjenjuju li se odredbe iz ranije sklopljenjih ugovora. Grafiko predoavanje vrijednosti, stanja i tehnolokih te drugih trendova od utjecaja na upravljanje TPI ova aplikacija omoguuje preglednije i jednostavnije (za razumijevanje) prikazivanje stanja i vrijednosti pojedinih stavaka TPI i sl.

4.3.3. Tehniko upravljanje i odravanje TPI Ovaj modul podrava sve procese vezane uz koritenje, upravljanje i odravanje trajnih poslovnih dobara poduzea

Najvanije aplikacije ovog modula su: Aplikacija planiranja redovitog, povremenog i prigodnog odravanja TPI ima za cilj omoguiti stvaranje detaljnih planova kojima e biti obuhvaeni i vremenski odreeni svi zahvati koje je nuno obaviti u odreenom vremeskom intervalu kako bi se odrala odgovarajua razina funkcionalnosti TPI. Aplikacija planiranja modernizacije TPI odnosi se na sustavno praenje tehnolokih inovacija i njihovo uvoenje u poslovne procese poduzea Aplikacija praenja postupaka odravanja i popravaka TPI ova aplikacija omoguuje evidentiranje obavljenih postupaka odravanja i popravaka trajnih poslovnih dobara, trokova koje su oni izazvali, kvalitete obavljenih radova i vremena rada njihovih izvritelja Aplikacija praenja i analize ukupnih trokova TPI slui evidentiranju i analizi svih trokova koji proizlaze iz posjedovanja i koritenja TPI poduzea.

4.4. IPS upravljanja ljudskim resursima Danas se funkcija upravljanja ljudskim potencijalima smatra kljunom i delikatnom poslovnom funkcijom koja zahtjeva primjenu mnogo suptilnijih i sofisticiranijih metoda i od koje se oekuju daleko vei i kvalitetniji doprinosi uspjenosti ukupnog poslovanja poduzea Informacijski podsustav upravljanja ljudskim potencijalima mora obuhvaati ove module: o Upravljanje radnim i poslovnim procesima u kojima sudjeluju ljudi o Upravljanje talnetima i razvojem ljudskih potencijala

27

4.4.1. Upravljanje radnim i poslovnim procesima u kojima sudjeluju ljudi Ostvaruje se putem sljedeih aplikacija: Matina evidencija i administracija zaposlenika prilikom zapoljavanja, o svakom se djelatniku prikupljaju i raunalno evidentiraju matini podaci. Budui da se mnogi od tih podataka mogu vremenom mijenjati (npr.brano stanje, adresa i sl.) ova aplikacija omoguuje auriranje ili osvjeavanje matinih podataka o zaposlenicima. Organizacijsko upravljanje ovom aplikacijom osigurava se dostupnost svih organizacijskih pravila i propisa doslovno svkaom zaposleniku ali i unoenje promjena, kakve su uobiajene u poslovanjau, odmah nakon njihova nastanka.

Upravljanje radnim vremenom - cilj ove aplikacije je omoguiti optimizaciju procesa planiranja, upravljanja i iskoritenja radnog vremena djelatnika. Uz pomo ove aplikacije generirat e se razliiti izvjetaji vezani uz radno vrijeme, i to prema zahtjevima menadmenta poduzea, vanjsih subjekata koji to trae te sukladno zakonskim obvezama poduzea. Obraun plaa i ostalih naknada za rad naknade za rad bilo koje vrste treba periodiki i sistematino obraunavati. Budui da se iz zarade djelatnika izdvajaju razliita fiskalna davanja ova aplikacija e omoguiti i izraun iznosa takvih davanja. Ova aplikacija nije nimalo trivijalna aplikacija informacijskog sustava poduzea ali je olakotna okolnost ta to se obavlja u skladu s unaprijed dobro poznatim i strogim pravilima i propisima koji ne ostavljaju prostor nikakvim subjektivnim procjenama, nagaanjima ili improvizacijama.

4.4.2. Upravljanje talentima i razvojem ljudskih potencijala poklanjanje podjednake pozornosti svakom zaposleniku te otkrivanje posebno nadarenih djelatnika ovakav pristup upravljanje ljudskim resursima pretvara iz podravajue, drugorazredne, u strateku, prvorazrednu poslovnu funkciju

Ukljuuje slijedee aplikacije: Upravljanje zapoljavanjem - povezuje funkcije upravljanja ljudskim resursima odreenog poduzea sa specijaliziranim agencijama za pronalaenje talentiranih strunjaka (engl. Headhunting Agency) onog profila koji poduzeu treba, meu uenikom i studentskom populacijom ili pak na tritu rada Upravljanje karijerom - Omoguuje poslovodstvu poduzea "otkrivanje" aspiracija i ambicija nadarenih zaposlenika i upravljanje njihovim karijerama - tzv. samousluno koritenje ove aplikacije - mogunost kada oni sami podnose prijedloge poslovodstvu za vlastito daljnje usavravanje karijere - strukturiranjem putova mogue karijere zaposlenicima se zapravo daju smjernice za njihovo daljnje djelovanje u poduzeu

28

Uenje i uvjebavanje - oslanja se na bazu znanja stvorenu u poduzeu i nudi mogunosti uenja, uvjebavanja i usavravanja djelatnika kako bi im se omoguilo da steknu ona znanja, vjetine i kompetencije koje su im potrebne za kvalitetno obavljanje povjerenih im poslova -cjeloivotno uenje u dinaminim uvjetima poslovanja i tehnolokog napretka priroda poslova se mijenja, menadment i strunjaci moraju permanentno stjecati nova znanja, vjetine i kompetencije Upravljanje uinkovitou zaposlenika - aplikacija ima za cilj poticati i navoditi zaposlenike na to kvalitetnije ostvarivanje misije i ciljeva poduzea, poveanje produktivnosti i po boljanje uspjenosti njihova rada i radnih uinaka - obuhvaa i odgovarajue postupke i procedure mjerenja, procjene, usporedbe i ocjenjivanja uspjenosti rada zaposlenika -poseban naglasak stavlja se na usklaivanje opih, korporacijskih ciljeva s ciljevima radnih skupina i pojedinaca implementacijom metode upravljanja prema ciljevima (engl. Manaqement-by-Objectives) Kompenzacijski menadment - implementira inovativne strategije nagraivanja djelatnika za obavljeni rad i ostvarene rezultate ( plaanje prema kompetencijama i prema uincima, utvrivanje promjenjivog (varijabilnog) dijela zarade i dugoronih poticaja na kvalitetno obavljanje posla)

4.5. Informacijski podsustav (IPS) raunovodstva i upravljanja financijama Ova funkcija i vie nego druge poslovne funkcije se bavi informacijama, zbog ega joj je nuna snana informatika potpora, nai e se u informacijskom podsustavu (IPS-u) raunovodstva i upravljanja financijama koji po mnogo emu ima sredinje mjesto u strukturi poslovnog informacijskog sustava poduzea Ovaj IPS obuhvaa slijedee glavne module: modul glavne knjige skupina modula analitikog knjigovodstva i ostalih pomonih knjiga koju tvore: o modul raunovodstvenog praenja dugotrajne imovine o modul raunovodstvenog praenja zaliha sirovina i materijala o modul obrauna plaa djelatnika o modul raunovodstvenog praenja proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda o modul raunovodstvenog praenja zaliha trgovake robe o modul saldakonti kupaca i dobavljaa 4.5.1. Glavna knjiga modul glavne knjige osnovni je modul IPS-a raunovodstva i upravljanja financijama u kojemu se saimaju sve detaljne informacije o svakom segmentu poslovanja poduzea

29

sustavna, sveobuhvatna, zbirna i kronoloki organizirana evidencija poslovnih dogaaja nastalih u cjelokupnom poduzeu

Modul glavne knjige ukljuuje slijedee aplikacije: Obrada knjigovodstvenih isprava poduzea - poslovne isprave sastavljaju se na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnih dogaaja I evidentiraju se prvo u modulima pomonih poslovnih knjiga i analitikih evidencija, da bi se potom, koritenjem temeljnica, u glavnu knjigu prenosili iskazi prometa pojedinih evidencija Kontrolni postupci na razini glavne knjige - unutarnje kontrole poslovanja poduzea zasnivaju se na odgovarajuim kontrolnim postupcima, neki od tih postupaka provode se primjenom ove aplikacije temeljni kontrolni postupak ugraen u ovu aplikaciju jest primjena dvojnog knjigovodstva Izvjetavanje iz glavne knjige za informacije iz glavne knjige su uglavnom zainteresirani u prvom redu subjekti izvan poduzea, tako da e one biti uglavnom unificirane i najee usklaene sa zakonskim propisima, standardima i opeprihvaenim raunovodstvenim naelima za informacije zainteresirani su i unutarnji korisnici, te je za njihove potrebe ostavljen i odreeni "manevarski prostor" za fleksibilnije sastavljanje i predstavljanje izvjetaja iz glavne knjige

4.5.2. Raunovodstveno praenje dugotrajne imovine Aplikacije obuhvaene ovim modulom jesu: Knjiga inventara - Svaki nabavljeni element trajne poslovne imovine upisuje se kronolokim redoslijedom njegove nabave i stavljanja u uporabu pri emu on dobiva inventurni broj Analitiko knjigovodstvo dugotrajne imovine - Ova aplikacija trajnu imovinu dijeli u dvije skupine, ovisno o tome je li ona u pripremi ili u uporabi na kontu trajne imovine u pripremi evidentiraju se svi elementi obrauna trokova nabave koji predstavljaju moguu osnovicu za obraun amortizacije na kontu trajne imovine u uporabi vodit e se sva trajna poslovna imovina koja se koristi, neovisno o tome je li ona otpisana ili ne kriterij isknjienja je, kao i u prethodnoj toki, iskljuivo njeno stavljanje izvan funkcije

Kontrola poslovanja s dugotrajnom imovinom treba uspostaviti oreene kontrolne postupke, dvije su skupine pritom od posebne vanosti: postupci provjere primjene organizacijskih pravila i zakonskih odredaba o postupcima nabave dugotrajne imovine, te kontrola ranga osoba koje imaju ovlatenja za odobravanje takve nabave Izvjetavanje o dugotrajnoj imovini - najvaniji izvjetaji koje generira ova aplikacija ponajprije se odnose upravo na analitiko izvjetavanje o ovoj vrsti imovine

30

korisnici osobe na razliitim razinama menadmenta najvaniji oni o nabavi ove imovine u odreenom razdoblju, o stanju dugotrajne imovine i oni koji e sluiti u usporedbi planiranog i stvarno obraunatog iznosa amortizacije

4.5.3. Raunovodstveno praenje zaliha, sirovina i materijala materijalno knjigovodstvo zalihe sirovina i materijala pripadaju skupini kratkotrajne imovine

Ovaj modul ukljuuje tri osnovne aplikacije: Evidencija zaliha sirovina i materijala u poslovnim knjigama - podaci i informacije o stanju i kretanju zaliha sirovina i materijala mogu se pratiti unutar razliitih evidencija od kojih su svakako najvanije: skladina evidencija analitika evidencija sirovina i materijala (analitiko ili materijalno knjigovodstvo) sintetika evidencija (financijsko knjigovodstvo ili glavna knjiga)

-prilikom razvoja i primjene ove aplikacije treba voditi rauna o kontnom planu i automatiziranom procesu kontiranja Kontrola materijalnog poslovanja - kvaliteta poslovanja sa zalihama sirovina i materijala postie se ugradnjom primjerenih kontrolnih postupaka u modul materijalnog knjigovodstva u nabavi i troenju ove vrste imovine poduzea sudjeluje vie ili ak mnogo osoba ova aplikacija mora usklaeno i povezano provoditi kontrole kvalitete i koliine nabavljenih sirovina i materijala, uvjeta nabave i smjetaja sirovina i materijala te njihova troenja

Izvjetavanje o materijalnom poslovanju - izvjetaji ove vrste su prilagoeni potrebama internih korisnika 4.5.4. Obraun plaa djelatnika u ovom modulu e se ona pravila obrauna plaa i ostalih naknada za rad iz upravljanja ljudskim resursima operativno primjenjivati onom vremenskom dinamikom kojom se odreeni oblici zarade djelatnika trebaju isplaivati (tjedno, mjeseno, tromjeseno itd.) evidentiraju se kao trokovi plaa

Ovaj modul obuhvaa tri glavne aplikacije: Analitiko knjigovodstvo plaa - obuhvaa pojedinani obraun plaa za svakog zaposlenika poduzea, glavni rezultat primjene ove aplikacije jest isplatna lista vode se i odreene porezne evidencije rekapitulacija plaa - temeljnica za knjienje u glavnoj knjizi

31

 Kontrolni postupci pri obraunu plaa - jednu od prvih kontrola provode sami djelatnici i uprava poduzea treba pratiti i kontrolirati ovo podruje svojevrsnu kontrolu vodi i porezna uprava, dakle zakonski su definirani rokovi dostavljanja poreznih izvjea i podmirenja poreznih obveza

Izvjetavanje o trokovima plaa najvanija izvjea obraunske liste i rekapitulacije plaa 4.5.5. Raunovodstveno praenje proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda slui kako bi se na jednom mjestu prikupili podaci o svim trokovima koji ulaze u cijenu proizvodnje nakon zavretka procesa proizvodnje poduzee e raspolagati izvjesnom koliinom gotovih proizvoda, ovdje se takoer nalaze informacije o trokovima sadranima u tim proizvodima

Strukturu ovog modula ine slijedee aplikacije: Evidencija proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda u poslovnim knjigama - vodit e se u okviru sljedeih (digitalnih) poslovnih knjiga: - analitiko knjigovodstvo proizvodnje po vrsti, mjestima i nosiocima trokova poluproizvoda i gotovih proizvoda, koje omoguuje praenje trokova proizvodnje prema razliitim kriterijima (o kakvim je trokovima rije, gdje su ti trokovi nastali, tko ih je iza zvao) - skladina evidencija poluproizvoda i gotovih proizvoda i knjiga popisa, ako e se gotovi proizvodi prodavati u vlastitim prodavaonicama poduzea, tada e biti potrebno voditi i knjigu popisa - analitiko knjigovodstvo zaliha gotovih proizvoda vodi se usporedo sa skladinom evidencijom poluproizvoda i gotovih proizvoda - sintetika evidencija u glavnoj knjizi gdje e se otvoriti i voditi evidencija trokova po slovanja po prirodnim vrstama i o rasporedu trokova, sukladno koritenom kontnom planu
-

Kontrolni postupci na razini proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda - potrebno je zapoeti s provjerom odobrenja proizvodnje i povezanosti proizvodnje s planom prodaje nastaviti s usporedbom naloga za proizvodnju i njegovim izvrenjem

nuno je definirati mjesta trokova, obuhvatnost, odgovornost i ovlasti za odobravanje utroaka resursa po pojedinim mjestima trokova Izvjetavanje o proizvodnji i gotovim proizvodima - osnovni korisnici - menadment poduzea i prodajna sluba

- iz evidentirane strukture trokova bit e mogue izvesti informacije o raznim trokovima

32

4.5.6. Raunovodstveno praenje zaliha trgovake robe valja raunovodstveno pratiti poslovne procese nabave i prodaje jer se zalihe robe u roku kraem od jednog poslovnog ciklusa transformiraju u novac kojim poduzee moe raspolagati po volji i prema potrebama poslovanja

Ovaj e modul ukljuivati sljedee tri osnovne aplikacije: Evidencija trgovake robe u poslovnim knjigama - Poslovanje robom prati se: - skladinim evidencijama - evidencijom prodavaonica, evidentiraju se podaci o svim nabavljenim i prodanim (isporuenim) vrstama robe - analitikim knjigovodstvom zaliha trgovake robe, odnosno robnim knjigovodstvom - sintetikom evidencijom u glavnoj knjizi na kontima trgovake robe u razredu 6, a prihodi i rashodi koji se povezuju s prodajom trgovake robe u razredu 7 Kontrola robnog poslovanja - prilikom nabave trgovake robe svakako treba provesti kontrolu odobrenja nabave, izbora robe i dobavljaa, te kvantitativnu i kvalitativnu kontrolu zaprimljene robe Izvjetavanje o robnom poslovanju - kako se prodaja robe moe obavljati i putem komisije i konsignacije, na temelju knjige popisa robe trebat e stvarati i posebne izvjetaje o prodanoj tuoj robi, i to prema vrstama robe, razdobljima prodaje, dobavljaima odnosno vlasnicima robe - posebno mjesto zauzimaju izvjetaji o nekurentnim zalihama te o najprodavanijoj robi (usmjeravanje robnog poslovanja u budunosti)

4.5.7. Saldakonti kupaca i dobavljaa

kljune toke dodira poduzea - procesi nabave i prodaje

Ovaj modul ine tri kljune aplikacije: Evidencija poslovanja s kupcima i dobavljaima vodit e se putem: - knjige ulaznih (primljenih) rauna (faktura) koja predstavlja pomonu poslovnu (digitalnu) knjigu koju su duni voditi porezni obveznici u sustavu poreza na dodanu vrijednost (PDV). Ovu je poslovnu knjigu duna voditi nabavna sluba poduzea - knjige izlaznih (izdanih) rauna (faktura) koja takoer predstavlja zakonsku obvezu svih poreznih obveznika u sustavu PDV-a, a vodit e je sluba prodaje - analitike evidencije kupaca i dobavljaa na odgovarajuim analitikim kontima kupaca i dobavljaa. Za ova analitika knjigovodstva vode se i dnevnici u kojima se promjene u poslovanju s partnerima evidentiraju kronoloki - sintetikom evidencijom u glavnoj knjizi kako bi se dobile zbirne vrijednosti o potraivanjima i dugovanjima poduzea u odreenom trenutku

33

 Kontrola poslovanja s kupcima i dobavljaima - za tone, precizne i pravodobne informacije o poslovanju s pojedinim kupcem ili dobavljaem, bitno je u ovu aplikaciju ugraditi i odreene preventivne kontrole radi onemoguivanja viestrukog unosa istoga dobavljaa ili kupca pod razliitim nazivima ili iframa, ili pak razliitih kupaca i dobavljaa pod istim nazivima ili iframa - vana je i kontrola kojom e se provjeravati odgovara li analitika evidencija poslovanja s kupcima sintetikoj evidenciji na kontima glavne knjige - od prvorazredne je vanosti voenje dnevnika saldakonti kupaca i dobavljaa Izvjetavanje o poslovanju s kupcima i dobavljaima unutarnji i vanjski korisnici

4.6. lnformacijski podsustav (IPS) nabave i ulazne logistike sloen sustav koji mora omoguiti dobru komunikaciju tvrtke s njenim kupcima i dobavljaima, osigurati dobro praenje robnih tokova, ali i uvjete za praenje svih financijskih elemenata poslovnih odnosa pripremajui i prenosei podatke u informacijski podsustav (IPS) raunovodstva i upravljanja financijama funkcija nabave i ulazne logistike usko je povezana s funkcijom proizvodnje

Nabava je djelatnost poduzea i drugih poslovnih sustava koja se brine o opskrbi materijalima, opremom, uslugama i energijom potrebnim za realizaciju ciljeva poslovnog sustava Poslovna logistika (engl. Business Logistici) je materijalno poslovanje ili opskrba poduzea. Cjelovit logistiki sustav zapoinje kod kupaca i prolazi sljedee stupnjeve: posrednici u prodaji, prodajno skladite, otprema, skladite gotovih proizvoda, proizvodnja, skladite dijelova za montau, skladite predmeta rada, nabava i dobavljai. "U skladu s tim odvija se i informacijski tok koji zapoinje istraivanjem trinih potreba, dakle zahtjevima kupaca, dok se robni tok odvija u obrnutom smjeru, dakle od dobavljaa preko nabave, proizvodnje, skladita, prodaje do kupaca. Poslovna se logistika moe, prema oblastima kojima poduzea pripadaju, podijeliti na logistiku trgo vine, logistiku proizvoakih poduzea (industrije) i logistiku uslunih poduzea. Industrijska logistika dijeli se na sljedea podruja: logistiku nabave (ulaznu logistiku), logistiku proizvodnje (unutarnju logistiku), logistiku distribucije (izlaznu logistiku). Informacijski podsustav nabave i ulazne logistike se sastoji od sljedeih modula: pripreme nabave i naloga za nabavu, suradnje s dobavljaima, upravljanja zalihama i skladinim poslovanjem, ulazne logistike

34

4.6.1. Priprema nabave i naloga za nabavu Nalog za nabavu -osnovni dokument koriten u nabavnom poslovanju Modul pripreme nabave i naloga za nabavu ukljuuje: Analiza potreba u potronim dobrima o svaka org. jedinica iskazuje svoje potrebe (mjeseno, tromjeseno, polugodinje ili godinje) o temeljem analize ispunjava se digitalni obrazac zahtjeva za nabavu (vrste, specifikacije i koliine potronih dobara) o dostavlja se elektronikim putem slubi nabave u propisanom roku Konsolidacija potreba u potronim dobrima i planiranje nabave o razliite org. jedinice imaju potrebe za istim potronim dobrima (papiri, toneri...) o sluba nabave objedinjuje i konsolidira ukupne potrebe poduzea u svim potronim dobrima o jedinstven nalog = izbjegavanje viekratnog naruivanja istih proizvoda -> smanjenje troka nabave Priprema naloga za nabavu potronih dobara o menadment slube nabave i ostalih org. jedinica-provjerava, analizira, izmjenjuje i odobrava konsolidirani popis o konsolidirani popis osnova za pripremu i izradu cjelovitog naloga za nabavu potronih dobara

4.6.2 Suradnja s dobavljaima Voditi rauna o podacima o dobavljaima, njihovim cijenama, izraunu nabavnih cijena (troak transporta, osiguranja i carine) Modul suradnje s dobavljaima: (5)

Uspostavljanje i razvoj suradnje s dobavljaima nabavna sluba poduzea prati dogaanja na tritu materija koja ih zanimaju sada ili bi mogla u budunosti kada naie na ponuaa ija ih ponuda zanima uspostavlja prvi poslovni kontakt o izravno - osobno ili telefonom o neizravno - konvencionalni dopis, elektronika pota ili elektronika razmjena dokumenata Elektronika razmjena dokumenata (EDI) o podizanje poslovne komunikacije na viu razinu o izlazni dokumenti jednog sustava prihvaaju se kao ulazni dokumenti drugog sustava o u skladu s Edifact standardom o primjena meu bankarskim org. i poduzeima koja su intenzivno povezana o nedostatak: visoki trokovi implementacije Nakon prvog poslovnog kontakta

35

o o o

sastanak menadmenta kako bi se dogovorila daljnja suradnja pregovori traju dugo, a nekada zavravaju neuspjehom pregovori zavrili dogovorom - razmjena informacija kako bi se uspostavili suradniki odnosi

Organiziranje drabe i prikupljanje ponuda elektroniko prikupljanje ponuda draba ili aukcija, konkurira vie dobavljaa slinih dobara odabiranje najpovoljnijeg ponuaa, aktiviranje aplikacije suradnje s dobavljaima

Izrada narudbe za nabavu Osnovni cilj uspostavljanja suradnje s dobavljaem temelj narudbe: o potrebe poduzea o rokovi i naini isporuke o nain preuzimanja dobara o provjera kvalitete zadnje 3 natuknice u suradnji s dobavljaem

Potvrda narudbe formalna obavijest naruitelju da je narudba primljena isporuka u dogovorenmo roku naruitelju odgovarajui elektroniki dokument Potvrda prijema narudbe pohrana u bazu podataka IS

Obrada ulaznih rauna ispostavljanje rauna u el. Obliku usporedno s isporukom robe ili nakon toga naruitelj zaprima raun, pohranjuje ga u bazu podataka, aktivira aplikaciju obrade ulaznih rauna proces obrade: o provjera ulaznog rauna (odgovara li raun stvarno isporuenoj kvaliteti i kol) o reklamacija ukoliko naruitelj nije zadovoljan o stavke ulaznog rauna odgovaraju stanju isporuke - prosljeivanje rauna na likvidaciju u IPS raunovodstva i financija naruitelja

4.6.3. Upravljanje zalihama i skladinim poslovanjem Evidentiranje stanja zaliha i praenje materijalnih tokova (koliinski i vrijednosno) Potporu e pruati 3 osnovne softverske aplikacije:

Prijam i kontrola ulaza potronih dobara postupci rukovanja ukljuuju prijam robe (preuzimanje i skladitenje) treba utvrditi stanje dostavljene robe i obaviti kontrolu komisijski postupak u sluaju:

36

o velike kol. robe o robe koja zahtijeva strogu kontrolu (alkoholna pia, kemijski proizvodi) ispunjavanje odgovarajuih dokumenata - skladine primke unos informacija u modul UZSP i podsustav nabave i logistike

Praenje zaliha i upravljanje skladitem evidentira i na zahtjev omoguuje uvid u stanje zaliha pojedinog artikla ili kategorija prikaz i u koliinskom i u vrijednosnom smislu Suvremeni pristup o skladitenje traje to krae o prekomjerne zalihe = mrtvi kapital o nedostatak zaliha dovode do zastoja i poremeaja u radu o dobra aplikacija ovog tipa ima algoritme za optimizaciju zaliha i optimizaciju iskoritenja skladinog prostora

Izlaz dobara iz skladita u skladu s unaprijed utvrenim planovima i dinamikom ili po zahtjevu korisnika otpremnica ili izdatnica poslovni dokument za evidentiranje izlaza

4.6.4. Ulazna logistika Problemi: vie naina prijevoza (cestovni, morski, zrani), vie peditera, popratna dokumentacija, koordinacije prijevoznika, carinske deklaracije Modul ulazne logistike informatiku potporu davat e sljedee aplikacije: (3)

Utvrivanje redoslijeda dostava vea poduzea istovremeno od vie dobavljaa prima isporuku aplikacija vodi rauna o: o kapacitetima skladita o koordinaciji vremena isporuke o optimalnom redoslijedu dostava

Prihvat isporuka fiziki prihvat dobara i prihvat dokumentacije o isporuenoj robi aplikacija za fiziki prihvat se preklapa s prijemom i kontrolom ulaza (UZSP) dobavlja dostavlja popratnu dokumentaciju: o dostavnicu, teretne listove, carinske deklaracije, uvjerenja o kontroli naruitelj usporeuje dokumentaciju sa stvarnim stanjem isporuke

Obrada dostavne i transportne dokumentacije financijski aspekti se obrauju u IPS-u raunovodstva i upravljanja financijama bavi se uglavnom naturalnim odnosno koliinskim aspektima primljenih dobara

37

uglavnom analitika i statistika obrada rezultati se dostavljaju menadmentu

4.7. Informacijski podsustav proizvodnje (IPS) Cilj: ubrzavanje razvoje i proizvodnje gotovih proizvoda zahtijeva esto koritenje i povezivanje raznorodnih tehnologija

Proizvodnja proizvoda: razliite razine sloenosti (kreda-tednjak-automobil) kod jednostavnih proizvoda- jedan pogon ili jedna tvornica sloeni proizvodi - mnoge lokacije

IPS proizvodnje sastoji se od sljedeih modula: planiranja i pripreme proizvodnje upravljanja proizvodom upravljanja kvalitetom i razvojem proizvoda

4.7.1 Planiranje i priprema proizvodnje Razliiti naini planiranja rasporeda proizvodnih procesa: Izrada glavnog plana proizvodnje o temeljen na analizi podataka o prodaji artikala za protekla razdoblja+pretpostavke budue potranje o planiranje proizvodnje guranjem gotovi artikli se guraju u prodaju Kanban = zahtjevi potencijalnih kupaca (signali) o proizvodnja zapoinje signalom s trita (zahtjev kupca) o planiranje proizvodnje povlaenjem proizvodnja na poticaj trita kombinacija o glavni plan se prilagoava i mijenja zahvaljujui kanban signalima o najsloeniji i zahtijeva kompleksna informatika rjeenja

2 vrste informacijskih podsustava za planiranje proizvodnje: Sustav MRP (Material reguirements Planning) o planiranje potreba za sirovinama i zalihama za proizvodnju o ne ukljuuje planiranje i upravljanje opremom, radnom snagom i sredstvima Sustav MRP II o razvijeniji o podrava planiranje svim komponentama proizvodnje (radna snaga, oprema, sredstva)

38

to-ako analiza ispitivanje posljedica pojedinih odluka (umjesto kemijske krene proizvodnja tehnike olovke)

4.7.2. Upravljanje proizvodnjom Upravljanje zalihama u proizvodnji Zalihe se dijele na: zalihe sirovina zalihe poluproizvoda zalihe gotovih proizvoda

Kontrola zaliha upravljanje i nadzor nad svim tokovima materijala ulaz materijala u skladite izlaz materijala iz skladita materijali u proizvodnji izlaz materijala iz proizvodnje

Aplikacije prate: zalihe materijala, zavisne trokove, vrijeme isporuke robe, periodine oscilacije u potronji i planirane potrebe za materijalom te signaliziraju minimalnu razinu Napredniji sustavi samostalno generiraju narudbu znatne utede uklonjena mogunost ljudske pogreke pravovremenost optimalna veliina narudbe

Program moe pratiti zalihe po razliitim nabavnim cijenama i voditi ih sukladno prihvaenoj politici cijena (HIFO, LIFO, FIFO) Sinkronizirana opskrba (Just-in-time) sustavi koji nastoje minimizirati zalihe robe i sirovina za proizvodnju te osigurati potpunu usklaenost politike nabave sirovina s trinim potrebama Temelj: uestalo planiranje, upravljanje i kontrola odvijanja proizvodnje dobavljaa i vlastite proiz/prodaje uestale, male koliine isporuke materijala odreene kakvoe precizno definirani rokovi na taj nain: sirovine s dostavnih rampi na proizvodnu liniju smanjenje potrebnih zaliha (60-90%) smanjenje radnog prostora (50%) poveanje produktivnosti (do 100%) i likvidnosti nedostaci: vei trokovi nabave i prijevoza zbog uestalosti nabave, vee zagaenje i rizik pravovremenosti dostave

39

to jest? filozofija menadmenta "sustav povlaenja"

to ini? smanjuje vikove (vremena, zaliha...)

to zahtijeva? sudjelovanje zaposlenika ind.inenjerstvo stalna poboljanja potpuno upravljanje kvalitete niska razina zaliha to pretpostavlja? stabilno okruenje

4.33. Koncept sinkronizirane opskrbe

Upravljanje proizvodnim procesima Proizvodnja = pretvaranje inputa u outpute uz strojeve, operatore, materijal, alat Finalni proizvod = robe i usluge koje kupuju krajnji korisnici Intermedijarni proizvod = upotrebljavaju proizvoai kao inpute 4 strateke dimenzije: trokovi, kvaliteta, vrijeme i uvjeti isporuke, fleksibilnost Automatizirani proizvodni sustavi o raunalno podrano oblikovanje (CAD) o raunalno podrana proizvodnja (CAM) o raunalna integrirana proizvodnja (CIM) ifre sustav jednoznane oznake (zastarjele tvornice) itala stupiastog koda tvornice tehnoloki vie razine radiofrekvencijska inentifikacija (RFID) najnaprednije tvornice

4.7.3. Upravljanje kvalitetom i razvojem proizvoda Svako poduzee koje tei rastu i razvoju mora ulagati napore i sredstva u kvalitetu postojeih i razvoj novih proizvoda. Omoguuje: osvajanje novih trita, stvaranje konkurentske prednosti, novih kupaca Moraju podravati sva poduzea,u protivnom- ugroen im je opstanak Modul upravljanja kvalitetom i razvojem proizvoda IPS-a proizvodnje pruat e informatiku potporu tim aktivnostima init e ga sljedee aplikacije (Slika 4.35., str.111.)

40

Upravljanje kvalitetom: Kvalitetom proizvoda nuno je kontinuirano upravljati. To je proces je koji prepoznaje i upravlja aktivnostima potrebnim da se dostignu ciljevi kvalitete neke organizacije. Potpuno upravljanje kakvoom (Total Quality Management, TQM) nain je upravljanja poduzeem usredotoen na kakvou, utemeljen na sudjelovanju svih lanova organizacije te zadovoljavanjem korisnika, tei za dugoronim uspjehom i boljitkom za sve lanove organizacije i zajednice u cjelini. Proces transformacije elja i potreba potroaa u konkretni proizvod naziva se ciklusom kvalitete- prikaz na slici 4.34. Dakle, proizvoa mora svoja saznanja o potrebama i eljama kupca ugraditi u cjelokupan proces pripreme i izrade proizvoda- u sam proizvedeni proizvod. Razvoj novih proizvoda: Prua svu potrebnu informatiku potporu procesima: definiranja proizvoda, prikupljanja zahtjeva, razvoja proizvoda, izbor dobavljaa sirovina, materijala te upravljanja pokretanjem proizvodnje novog proizvoda. U ranim fazama razvoja novog proizvoda trebat e procijeniti trokove tog razvoja pa ova aplikacija ukljuuje kalkulativne algoritme. Na razvoju novog proizvoda obino angairan vei broj strunjaka razliitih profila (inenjeri, dizajneri, ekonomisti, nutricionisti , ovisno o karakteru i namjeni novog proizvoda), a ova e aplikacija morati omoguiti i njihovu suradnju tijekom rada.

4.8. Informacijski podsustav (IPS) prodaje i izlazne logistike Prodaja proizvoda i/ili usluga zavrni je in svakog poslovnog ciklusa. Nakon njega zapoinje neki novi ciklus, kao sto je vidljivo iz prikaza na slici 4.1. (str.62.) zabluda je da e se sve proizvedeno "samo po sebi" i prodati- vanost funkcije prodaje. Informatika potpora funkciji prodaje mora biti kvalitetna, snana i dobro organizirana. Pruit e je informacijski podsustav (IPS) prodaje i izlazne logistike koji se u praksi obino sastoji od sljedeih pet modula: 1. upravljanja narudbama u prodaji, 2. upravljanja izlaznom logistikom i transportom, 3. potpore poslijeprodajnim uslugama, 4. pruanja strunih savjeta i usluga klijentima, 5. poticanja na kupnju i sofisticiranih oblika prodaje.

4.8.1. Upravljanje narudbama u prodaji Modul upravljanja narudbama u prodaji informatiki ne podrava iskljuivo in kupoprodaje, nego se sastoji od itavog niza aplikacija:

41

Upravljanje profilima klijenata o Omoguuje poduzeu prikupljanje, pohranjivanje i upravljanje podacima o ve aktivnim i perspektivnim klijentima radi dobivanja to tonijeg uvida u znaajke njihova ponaanja prilikom odluivanja o kupnji i samog kupovanja o Osim osnovnih pohranjivat e se i podaci o njihovim ranijim kupnjama, nainu plaanja, urednosti izvravanja obveza plaanja, uestalosti njihovih kupnji. o stvorit e se profila klijenata koji e omoguiti prilagoavanje ponude oekivanim eljama i potrebama svakog klijenta Organiziranje i upravljanje aukcijama (drabama) o Posebice prilikom elektronike prodaje organiziraju se drabe ili aukcije na kojima e se pojedinci ili tvrtke nadmetati svojim ponudama o sluaj kad poduzee raspolae velikim koliinama nekih artikala koje nudi na prodaju, ili pak ima problema s likvidnou, pa e draba biti nain da se tih zaliha "rijei" u kratkom vremenu i uz to manje nepotrebnih trokova - popravljanje stanja likvidnosti Obrada upita klijenata o upite e trebati to bre i to kvalitetnije obraditi kako bi potencijalni kupac na vrijeme dobio to tonije, preciznije i iscrpnije informacije o onome to ga zanima. o Potencijalne kupce nejasni i neprecizni odgovori mogu i odvratiti od kupnje Podnoenje konkretnih ponuda o Zainteresirani kupac poduzeu e dati do znanja da bi mogao postati stvarnim kupcem nekog proizvoda ili usluge - poduzee mora odgovoriti konkretno o Odgovorit e dostavljanjem ponude u kojoj mora tono specificirati sve to bi u kupoprodajnom ugovoru moglo biti vano sa stajalita kupca o pritom e koristiti resurse svog informacijskog podsustava prodaje i izlazne logistike, ali i drugih podsustava, poput, primjerice, IPS-a racu novodstva i upravljanja financijama ili IPS-a proizvodnje Upravljanje kupoprodajnim ugovorima o U maloprodaji kupoprodajni ugovor izmeu prodavatelja i kupca se formalno ne sklapa o u drugim oblicima prodaje - ugovorom su utvrena prava i obveze svih ugovornih strana o treba pratiti i njegovu realizaciju (npr. instalaciju koja traje due,dodatne radove...) o prati realizaciju svih ugovora - nije jednostavan zadatak, jer takvih ugovora moe u istom trenutku biti mnogo Fakturiranje o Posljednja kljuna aplikacija modula upravljanja narudbama u prodaji o konsolidacija (sastavljanje) i ispostavljanje izlaznog rauna (fakture) u kojoj e biti navedene sve financijske obveze kupca, ukljuujui i sve poreze i eventualna druga davanja koja proizlaze iz kupoprodajnog posla, a koje je kupac duan podmiriti o vani element izlazne fakture jest i specifikacija naina i roka plaanja Upravljanje povratnom ambalaom o Povratna ambalaa vlasnitvo je prodavatelja, ali se neko vrijeme nalazi kod kupcaprema njoj treba odnositi s dunom pozornou

42

vodi preciznu evidenciju o mjestima na kojima se povratna ambalaa nalazi u svakom trenutku te pratiti njen povrat u dogovorenom roku. Ako se ne vrati, mora se platitifaktura kupcu za nevraenu povratnu ambalau

4.8.2. Upravljanje izlaznom logistikom i transportom Izlazna logistika obuhvaa sve aktivnosti vezane uz isporuku, dostavu gotovih proizvoda izravno iz proizvodnje ili skladita gotovih proizvoda na adresu kupca ili na drugu lokaciju na kojoj on eli preuzeti robu izlazna je logistika najee zadatak prodavatelja. Isporuku moe prepustiti nekom drugom specijaliziranom poduzeu (prijevozniku, pediteru) ili e pak koristiti vlastite logistike resurse (sredstva i ljude) Na informatikoj razini, o izlaznoj logistici i transportu robe do odredita kupca "brinut" e odgovarajui modul IPS-a prodaje i izlazne logistike. Ovaj e modul obino obuhvaati tri glavne aplikacije: 1. Upravljanje zalihama i skladitenjem gotovih proizvoda: ova e aplikacija biti vrlo slina modulu upravljanja zalihama i skladinim poslovanjem u okviru IPS-a nabave i ulazne logistike. razlike:gotovi proizvodi nakon isporuke naputaju granice poduzea jer je njihov vlasnik sada ve vanjski kupac,nastojanja da gotovih proizvoda bude to manje na zalihama 2. Upravljanje isporukom Isporuka prodane robe mora biti popraena odgovarajuim poslovnim dokumentom izdatnicom - obino konvencionalni ("papirnati") dokument jer mora pratiti robu tijekom njene isporuke ili dostave kupcu U suvremenom prodajnom poslovanju, tako oblikovani dokumenti koje je mogue u cijelosti ili djelomino digitalizirati - primjerice koritenjem ranije spomenute tehnologije stupiastog (crtinog) koda, ili jo novija tehhnologijom radiofrekvencijske identifikacije (RFID) Kada isporuena roba stigne do kupca, on je treba pregledati - ako je sve u redu s koliinom i kvalitetom, preuzeti je Svoju e suglasnost potvrditi potpisom na dostavnici. Dostavnicu treba vratiti prodavatelju, to e on evidentirati i tek tada aktivirati aplikaciju fakturiranja iz modula upravljanja narudbama u prodaji Ako se koriste RFID oznake, postupak e biti potpuno automatiziran, pri emu kupac nee nita runo potpisivati, nego e njegova RFID oprema elektroniki potvrditi i dojaviti informacijskom sustavu prodavatelja prijam robe Mogunost da kupac ne eli preuzeti isporuenu robu zbog pogreke(oteenje ili iz bilo opravdanog razloga) -reklamacija prodavatelju koji e je obraditi primjenom modula potpore poslljeprodajnim uslugama 3. Upravljanje transportom problemi transporta mogu utjecati na zadovoljstvo kupca, trokove dostave i otpreme, a time i na konanu cijenu robe.

43

roba tijekom transporta mijenja vie naina prijevoza, (cestovni, eljeznikite vie prijevoznika) pitanje praenja transporta, pratee dokumentacije, carinskih deklaracija, koordinacije prijevoznika postaje ozbiljno. Ova aplikacija mora osigurati procjenu i praenje svih stvarnih trokova u svim fazama transporta, pripremu sve pratee dokumentacije u skladu s propisima koji oblikom (papirnatim i elektronikim) omoguuju pouzdano i adekvatno praenje svih roba. Isporuitelj robe mora voditi rauna o: pripremi robe za isporuku, o rokovima i pravovremenosti isporuke, komunikaciji i koordiniranju dostave, usklaivanju dinamike dostave i naina transporta s potrebama

4.8.3. Potpora poslijeprodajnim uslugama Suvremeni pristup prodaji - odnosi s kupcem nebi smjeli prestati samom kupoprodajom odravanje dobrih odnosa s klijentima putem pruanja poslijeprodajnih usluga - odreene usluge nakon prodaje koje kupac moe smatrati korisnima i za koje vjeruje da dodaju vrijednost kupljenoj robi. Meu najvanije tipove poslijeprodajnih usluga mogu se uvrstiti: usluge rjeavanja reklamacija kupaca na isporuenu robu, usluge otklanjanja nedostataka i popravaka kupljene robe u jamstvenom roku, usluge redovitog odravanja i popravaka kupljenih proizvoda, usluge nadogradnje i proirenja funkcionalnosti kupljenih proizvoda Navedene kategorije "pokrivene" su odgovarajuim aplikacijama modula potpore poslijeprodajnim uslugama IPS-a prodaje i izlazne logistike. Aplikacije: 1. Rjeavanje reklamacija kupaca razliiti razlozi da kupac ne bude zadovoljan isporuenom robom (pogrena roba, oteena,pokvarena tijekom isporuke, nakon koritenja otkrio nedostatke) kupac e uloiti albu,(reklamaciju) na primljenu robu (ili uslugu), aplikacija e evidentirati i upozoriti djelatnike poduzea odgovorne za rjeavanje reklamacija odgovorna osoba e provjeriti navode i rijeiti reklamaciju u korist kupca il je odbaciti kao neosnovanu Treba vjerovati navodima kupca sve dok se i ako ne dokae suprotno Cilj: unaprijediti kvalitetu ponude poduzea i odnosa s njegovim klijentima

2. Evidencija intervencija u jamstvenom roku svaki imalo sloeniji proizvod poduzee nudi jamstvo kojim e kupcu garantirati besplatno otklanjanje nedostataka i kvarova u tono preciziranom roku od dana kupnje (primjerice, jednu, dvije ili vie godina) evidentirat e se sve intervencije izvrene u jamstvenom roku te kompenzirati trokovi koje su one izazvale, a kupci ih nisu duni snositi omoguene su razliite analize i statistike intervencija izvrenih u jamstvenom roku

44

3. Potpora uslugama odravanja i popravaka nakon isteka jamstvenog roka U sluaju kvarova trebat e proizvode popravljati, ako je to tehniki izvedivo i ekonomski opravdano od pomoi pri planiranju i izvoenju redovitog odravanja, evidenciji utroenog rada i materijala, fakturiranju ; naplati usluga odravanja Uglavnom e sluiti izraunu trokova, odnosno cijene koju e kupac (odnosno sada vlasnik) trebati platiti i evidenciji naplate takvih potraivanja nerijetko e biti potrebna ugradnja nekih novih dijelova, pa e ova aplikacija suraivati" s aplikacijom upravljanja zalihama rezervnih dijelova i materijala

4. Potpora uslugama nadogradnje i proirenja funkcionalnosti proizvoda Proizvoai ili prodavatelji tehniki sofisticiranih proizvoda esto nude mogunosti njihove nadogradnje ili proirenja njihovih funkcionalnosti po elji vlasnika. prua svu potrebnu informacijsku potporu takvim zahvatima, osiguravajui odgovarajuu tehniku i korisniku dokumentaciju, kalkulirajui cijene, nudei mogue razliite opcije te ispostavljajui fakture za izvrene nadogradnje i proirenja funkcionalnosti proizvoda

4.8.4. Pruanje strunih savjeta i usluga komplement prethodnog modula IPS-a prodaje I izlazne logistike Specifia vrsta usluga intelektualne Uinci intelektualnih usluga (primjerice, bolja informiranost, poveanje znanja, snalaenje u nepoznatim situacijama, bre reagiranje na neoekivane dogaaje itd.) daleko tee mjerljivi, nastupaju s odreenom vremenskom odgodom, a mogu ak i izostati bez krivnje pruatelja usluga Najvanije aplikacije koje podravaju pruanje intelektualnih usluga klijentima: Struno savjetovanje Klijentima poduzea katkad e zatrebati tehnika pomo pri kupnji proizvoda, ako se u njegovoj instalaciji ili koritenju nau u nedoumici o oni e moi stupiti u kontakt sa strunom osobom poduzea (dogovoriti osobni kontakt, obaviti telefonski razgovor, razmijeniti nekoliko poruka e pote itd.) i dobiti kompetentne i kvalificirane odgovore na upit o unaprijed pripremljeni odgovori na pitanja koja klijenti najee postavljaju (engl. Fquently Asked Questions, FAQs) - omoguuju im da do tih odgovora dou putem govornih automata ili liste odgovora na esto postavljana pitanja objavljene na Web stranicama poduzea o trebala bi podravati i takve mogunosti - klijenti percipiraju kao dodatnu vrijednost Obrazovanje i uvjebavanje korisnika o Proizvodi visoke tehnologije ili pak nekih farmaceutskih pripravaka - korisnici trebaju visoku razinu znanja i nunih vjetina kako bi takve proizvode mogli ispravno primijeniti o

45

o o

odgovorna poduzea na sebe e preuzeti obvezu educiranja i uvjebavanja klijenata prije Ili neposredno nakon kupnje odreenog proizvoda korisnicima e se nuditi odgovarajue obrazovne usluge, koje mogu varirati od sasvim jednostavnih (primjerice, poduka o tome kako koristiti neki dodatak jelima ili popraviti sitnije kvarove na proizvodu) pa do dobro strukturiranih strunih teajeva i drugih oblika prijenosa znanja - besplatno putem Weba ili na neki konvencionalan nain Dodana vrijednost za klijente - potencijalno vrlo velika, no i dalje ostaje injenica da uinci ove vrste intelektualnih usluga u velikoj mjeri ovise o klijentu

4.8.5. Poticanje na kupnju i sofisticirani oblici prodaje nuenje nekih dodatnih pogodnosti prilikom kupnje, poput popusta, poklona, nagradnih igara itd. Pri realizaciji inicijativa i planova suvremena informatika tehnologija moe imati neprocjenjivo veliku ulogu i vanost - uvoenjem koncepta elektronikog poslovanja, koji ukljuuje i neke potpuno nove oblike elektronike prodaje, poput suradnike (afilijacijske) prodaje, obrnutih (inverznih) aukcija, agregacije ponuda razliitih poduzea itd. Modul poticanja na kupnju i sofisticiranih oblika prodaje obino e initi sljedee aplikacije: Planiranje akcija poticanja na kupnju o od pomoi pri planiranju akcija poticanja na kupnju, utvrivanju redoslijeda i koordinaciji aktivnosti koje ovakve kampanje ukljuuju, izbora lokacija (fizikih ili virtualnih) na kojima e se akcije provoditi, izrauna moguih trokova i predvianja potencijalnih koristi (financijskih uinaka) od njih, privremenog, angairanje eventualno potrebne dodatne radne snage, i tomu slinog o aktivirati e se samo onda kada odgovorne osobe u poduzeu odlue da treba pokrenuti odreenu akciju poticanja na kupnju Potpora akcijama poticanja na kupnju o Mora biti usko povezana s marketinkim aktivnostima i informatikim aplikacijama koje podravaju takve aktivnosti o omoguit e prodaju uz financijske olakice privlane za kupca ba kao da je rije o redovitoj, uobiajenoj prodaji koja od kupca nee traiti nikakve posebne pripreme ni aktivnosti o trebalo bi rezultirati unaprijeenom prodajom odnosnog proizvoda ili skupine proizvoda u krae, ali osobito u duem roku Potpora sofisticiranim oblicima prodaje o prodaja, odnosno kupovanje na daljinu, bez fizike nazonosti kupca na stvarnim prodajnim mjestima, bezgotovinsko plaanje i koritenje ostalih usluga elektronikog bankarstva, odabir proizvoda putem Weba itd. o mogunosti tzv. suradnike ili afilijacijske prodaje kada dva ili vie poduzea dogovaraju meusobnu potporu u prodaji svojih proizvoda i/ili usluga na taj nain to jedno drugomu omoguuje s vlastitog Web mjesta pristup suradnikom Web mjestu na kojemu e onda potencijalni kupac obaviti stvarnu kupoprodaju (prodavatelj djejih igraaka na svojemu Web mjestu oglasit e ponudu djejih knjiga)

46

u osnovi bi stoga trebala predstavljati sponu izmeu ostalih modula i aplikacija IPS-a prodaje i izlazne logistike s odgovarajuim modulima i aplikacijam elektronikog poslovanja poduzea

4.9 Studija sluaja: Informatika potpora proizvodnji kemijske olovke: PO MENI NE BITNO SKROZ, al ako netko hoe itati.

Proizvodnja plastine kemijske olovke zahtijeva detaljno planiranje, i to ne samo planiranje izrade svih dijelova od kojih se olovka sastoji, nego planiranje i pripremu svih postupaka koji su vezani i za sredstva, odnosno alate i strojeve koji e se u toj proizvodnji koristiti. Tako, primjerice, izrada plastinih dijelova za tijelo kemijske olovke zahtijeva i pripremu odgovarajuih kalupa za pree za plastiku. Oblikovanje kalupa za pree izvodi se s pomou posebnih raunala, tzv. inenjerskih radnih stanica i odgovarajuih programa za tehniko crtanje (AUTOCAD ili si.). Nakon toga se kalupi, po tako pripremljenim nacrtima, moraju izraditi na odgovarajuim strojevima. To mogu biti jednostavni tokarski strojevi, ali i raunalno upravljani sustavi visoke preciznosti izrade koji u sebi ukljuuju niz povezanih radnih stanica, a nazivaju se obradnim centrima. Obradni centar moe izvriti i desetak postupaka i operacija u nizu, s pomou razliitih alata, kako bi se dobio odreeni proizvod. Kalupi za preanje plastinih dijelova najee na sebi imaju 18 ili 24 tzv. gnijezda. Svako gnijezdo predstavlja jedan dio plastine olovke. Dakle, kalup u jednom radnom ciklusu moe odjednom "otisnuti", tj. proizvesti 18 ili ?4 dijela za tijelo kemijske olovke. Kalupi se koritenjem troe, pa kvaliteta kalupa za pree mora biti u skladu s potrebnim vijekom trajanja i veliinom oekivane proizvodnje. Ako se kalup oteti, oteeno gnijezdo se zatvara, a kapacitet se proizvodnje smanjuje uz istu potronju energije. Stoga je katkad potrebno odluiti: ako je oteeno i zatvoreno vie gnijezda na kalupu, treba li proizvodnju nastaviti ili prekinuti. Skine li se kalup sa stroja, postavlja se pitanje koliko je postojei kalup oteen, te isplati li ga se popravljati ili e biti uputnije nainiti novi kalup. Kao pomo pri donoenju ovakvih odluka mogu se gdjekad koristiti i modeli simulacijskog modeliranja. sastavnica je temeljni tehniki dokument koriten u proizvodnji prema kojemu se povezuju (sastavljaju) dijelovi odreenog proizvoda. Moe se pripremiti primjenom raunala i odgovarajuih pro grama. Na slici 4.42. prikazana je sastavnica koritena u proizvodnji kemijske olovke (u konkretnom sluaju, utog flomastera).

Kada se izrade plastini dijelovi prema sastavnici prikazanoj na slici 4.42., priprema se s'jedei vaan dokument - radni nalog, koji sadrava popis i utroak svih sirovina i poluproizvoda (u ovom sluaju plastinih dijelova) prema normativu koji se koristi za proizvodnju flomastera. Prema podacima iz radnog naloga organizira se i pokree proizvodni proces

47