JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D
62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN

PROGRAM / PROGRAM NCS - CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL L1

NO. DAN TAJUK MODUL

07 - HANDLING PROBLEM
/ MODULE NO. AND TITLE

03.06 : RESPOND APPROPRIATELY TO PEOPLE AND

KEBOLEHAN / ABILITIES
SITUATION

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE

TO:-
OBJEKTIF MODUL / 1. IDENTIFY AND HIGHLIGHT PROBLEMS
MODULE OBJECTIVE 2. RESPOND APPROPRIATELY TO PEOPLE AND
SITUATION
3. RESOLVE INTERPERSONAL CONFLICTS

NO. KOD / CODE NO Z-009-1/M07/P(2/3) Page : 1 of : 5

TAJUK: MAKLUMBALAS DAN TINDAKBALAS DALAM ORGANISASI (RESPON)

TUJUAN:

Supaya pelatih-pelatih dapat memahami tanggung jawab serta peranannya untuk memberi
maklumbalas dan juga melakukan tindakbalas yang tepat kepada orang dan dalam situasi yang
betul untuk mencapai objektif organsasi.

PENERANGAN:

1. Organisasi

Organisasi diujudkan oleh sekumpulan manusia yang mempunyai matlamat dan

berperingkat bagi mencapai sesuatu objektif yang sama.Untuk memastikan perjalanan
organisasi teratur dan lancar tugasan dipecahkan kepada beberapa bahagian dan
diagihkan kepada orang-orang dalam organisasi mengikut kedudukan dan bidang tugas
yang sesuai.
NO. KOD / CODE NO Z-009-1/M07/P(2/3) Page : 2 of : 5

Setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab diantara satu sama lain mengikut
kedudukan dan aliran komunikasi seperti dalam carta organisasi,contohnya seorang
penyelia bertanggungjawab untuk melapurkan kepada Pengurus, manakala pekerja
membuat lapuran kepada penyelia,pekerja bawahan tidak boleh membuat lapuran terus
kepada pengurus tanpa terlebih dahulu memaklumkan atau berbincang dengan penyelia.

Selain dari mengikut saluran yang betul, seseorang itu perlu melihat situasi kerja dimana
setiap maklumbalas dan tindakbalas mestilah mengikut kesesuaian dengan perkara yang
hendak disampaikan dan kepada siapa hendak disampaikan,kegagalan seseorang
memberi maklumbalas dan tindakbalas yang betul akan menjejaskan prestasi dan reputasi
sesebuah organisasi itu sendiri.

2. Maklumbalas

Maklumbalas ialah untuk mendapatkan jawapan dalam bentuk maklumat daripada orang
yang telah kita hantarkan mamklumat kepadanya terlebih dahulu. Contohnya seseorang
yang mengemukakan soalan yang memerlukan jawapan

3. Tindakbalas

Merupakan tindakan atau perbuatan yang dilakukan oleh seseorang setelah menerima
maklumat dari penerima. Contohnya seseorang yang menerima arahan untuk melakukan
sesuatu pekerjaan
Untuk mencapai objektif dalam organisasi semua individu perlu memainkan peranan
masing-masing serta bertindak dengan cekap dalam mentafsirkan maklumat yang diterima
dengan tepat supaya sesuatu tindakan kerja dapat dilakukan dengan cepat dan mengikut
spesifikasi yang dikehendaki.

Contohnya operator pengeluaran dari masa kesemasa menerima arahan dari ketua
kumpulan atau penyelia untuk mengendalikan kerja-kerja mengikut spesifikasi yang telah
ditetapkan antaranya ialah jumlah target yang mesti dicapai, peratus kecacatan yang yang
rendah, waktu kerja, waktu rehat dan sebagainya, selepas menarima arahan tersebut
operator dikehendaki melaksanakan kerja tersebut,adakalanya sebahagian dari hasil kerja
tidak mencapai target yang diharapkan,kebiasaanya ketua kumpulan atau penyelia akan
meluahkan rasa tidak puas hati nya.
NO. KOD / CODE NO Z-009-1/M07/P(2/3) Page : 3 of : 5

4. Ciri-ciri situasi maklum balas dan tindakbalas

Oleh itu bagi mencapai matlamat kerja yang diharapkan, seharusnya kita perlu mengambil
kira situasi semasa dalam menyampaikan maklumat yang memerlukan maklumbalas serta
tindakbalas yang cepat dan tepat, antara ciri-ciri situasi yang perlu diambil kira ialah:-
(a) Pastikan suasana persekitaran yang sesuai
(b) Nyatakan tujuan dengan jelas
(c) Nyatakan apa yang diharapkan
(d) Gunakan kaedah komunikasi yang sesuai
(e) Fahami masalah yang timbul
(f) Beri peluang untuk memberikan pandangan
(g) Berbincang dalam suasana mesra

Kegagalan memberi tindakbalas yang cepat dan tepat boleh mendatangkan kerugian pada
sesebuah organisasi, oleh itu menjadi tanggungjawab ketua organisasi untuk membuat
prosedur tatacara dalam mendapatkan maklumbalas dan tindakbalas.

Memberikan latihan kepada kakitangan merupakan satu kaedah dalam mengatasi kelemahan
pekerja dalam memberikan tindakbalas segera dan berkesan.

Jenis-jenis latihan yang sesuai untuk diberikan kepada pekerja supaya mampu untuk
memberikan tindakbalas yang positif ialah:-

a) Teknik Komunikasi berkesan - pendedahan cara berkomunikasi yang betul daripada

penghantar kepada penerima maklumat:-

(i) Etika kerja yang baik

(ii) Kerja berpasukan
(iii) Tanggungjawab sosial

b) Teknik Komunikasi berkesan

c) Etika kerja yang baik – mengamalkan etika kerja yang baik antaranya menepati
waktu, berkerja dalam suasana muhibah, berfikiran positif, rajin, jujur, ikhlas dan
amanah

d) Kerja berpasukan – membuat keputusan kerja dengan mengambil kira pendapat dan
pandangan rakan sekerja

e) Tanggungjawab sosial – memberi tanggungjawab dan pendedahan dalam melakukan

kerja-kerja sosia dan berpesatuan
NO. KOD / CODE NO Z-009-1/M07/P(2/3) Page : 4 of : 5

Kesimpulannya setiap pekerja bertanggungjawab kepada organisasinya dalam mencapai

objektif yang telah ditetapkan dengan memainkan peranan masing-masing.

Antara tanggungjawab yang penting ialah memberikan maklumbalas dan tindakbalas

yang cepat dan tepat.Kegagalan bertindakbalas akan merugikan organisasi dalam
merebut pelbagai peluang, walaubagaimana pun sesuatu tindakbalas perlu dilakukan
dengan mengambil kira situasi, sesuatu tindakan yang diambil perlu mengambil kira
pelbagai perkara kerana tindakbalas yang dilakukan tanpa mengambil kira situasi akan
membuatkan sesuatu objektif tidak dicapai sepenuhnya.
NO. KOD / CODE NO Z-009-1/M07/P(2/3) Page : 5 of : 5

SOALAN:

1. Terangkan apa yang di maksudkan dengan Maklumbalas dan Tindakbalas ?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. Nyatakan apakah kesannya kepada Organisasi jika pekerjanya lambat memberi

maklumbalas dan bertindakbalas dalam menjalankan kerja?

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

3. Sebagai seorang Penyelia, apakah tindakan anda jika mendapati pekerja bawahan
Anda kurang berupaya untuk memberi tindakbalas yang positif dalam kerja-kerja
yang dilakukan.

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

4. Nyatakan ciri-ciri situasi yang perlu diambilkira dalam memberi maklumbalas dan
Tindakbalas

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

RUJUKAN:

1. Nota Kuliah Tn. Hj. Tukimin bin Solehan Pensyarah ISD dari CIAST Shah Alam.