Sveuilite u Zagrebu Fakultet organizacije i informatike

Projektni zadatak iz kolegija:

MODELIRANJE PROCESA I APLIKACIJA

Naslov zadatka: Informacijski sustav pekare Kaj

Projektni tim: 1.Ivana Sinkovi, 2.Jasna Galovi, 3.Ivica Kova

Predava: Katarina Tomii-Pupek Zabok, oujak 2013.

Sadraj:

1. Kratak uvod i opis pekare Kaj

Cilj projektnog zadatka je razraditi informacijski sustava pekare. Za samu izgradnju informacijskog sustava potrebno je prvo shvatiti nain rada jedne pekarei njezinih poslovnih procesa. Za ovaj projekt izabrali smo pekaru Kaj koja se nalazi u Svetom Kriu Zaretju. Pekara ima dostavu, omanje skladite i nekoliko zaposlenika. Pekara, kao i svaka druga, radi vie vrsta kruha (bijeli, polubijeli, crni, kukuruzni, sa itaricama) te peciva (slance, kifle, lisnato, krafne). Isto tako prodaje i pia te ima dostavu svojih proizvoda do kupaca (onih trgovina koje otkupljuju njihov kruh).

2. Genetika definicija - pekara

Vlasnik
Informacije o cijeni sastojka
Tijedni plan proizvodnje Dnevni, tjedni, mjeseni izvjetaji

Oekivana potranja

Poslovoa
Ugovori s dobavljaem
Dnevni nalog za proizvodnju Informacije o prodaji

Povratna informacija o kvaliteti i prometu

Sastojci

Dobavlja

Nabava, proizvodnja, prodaja i distribucija Gotovi proizvodi Konkurencija Promjena potranje

Kupac

2.1.

Razina odluivanja

Na razini odluivanja nalazi se vlasnik radnje te je on stoga zaduen za donoenje najvanijih i dugoronih odluka. Poto se on brine o sklapanju inicijalnih ugovora sa dobavljaima, obavijeten je o cijenama i dostupnosti materijala te nainu na koji dobavljai misle dopremiti potreban materijal kad mi to od njih zatraimo. Takoer pregledava ponude i trai najpovoljnije dobavljaa i potom o tome obavijetava poslovou. Od poslovoe redovito dobija izvjea kako napreduje proces proizvodnje to jest da li se pristigle narudbe izvravaju na vrijeme.

2.2.

Razina upravljanja

Na razini upravljanja se nalazi poslovoa. Poslovoa se brine za nekoliko stvari. Ako vlasnik nije u mogunosti onda se on pobrine za primanje novih narudbi. Nakon to mu radnici proslijede informaciju o stanju zaliha na skladitu, ukoliko je to potrebno, naruuje novi materijal nakon ega provjerava jesu li dobavljai ispotovali ugovor (rok dostave, kvaliteta i

koliina dostavljenog materijala). Zaduen je za davanje radnih naloga radnicima da znaju to, kako i u kojem roku trebaju napraviti. Tokom proizvodnog procesa trai indormacije od radnika kako bi saznao da li e se narudba stii ispotovati u dogovorenom roku. Nakon to je proizvod gotov, provjerava njegovu kvalitetu.

2.3.

Razina izvoenja

Glavni proces na razini izvoenja je izrada pekarskih proizvoda. Kako bi proces uope mogao poeti potrebni su nam odreeni sastojci. U ovom sluaju taj ulazni materijal je brano, kvasac, voda, sol te itarice, marmelada, okoladni preljev. Gotov proizvod su razne vrste kruha i peciva.

3. Dekompozicijski dijagrami
3.1. Dekompozicijski dijagram procesa

PROIZVODNJA PEKARSKIH PROIZVODA

NABAVA

PROIZVODNJA

PRODAJA

RAUNOVODSTVO

Odabrati dobavljaa

Pripremiti sastojke

Prodavati u objektu

Obraunavati trokove poslovanja

Naruiti sastojke

Izraditi pekarske proizvode

Zaprimiti narudbu

Platiti obveze

Zapremiti i skladititi sastojke

Ispei proizvode

Organizirati distribuciju

Naplatiti potraivanja

Isporuiti robu i raun

Voditi poslovne knjige

Dekompozicijski dijagram procesa redom opisuje sve procese koji se odvijaju u naoj organizaciji. Procesi su podijeljeni prema ivotnom ciklusu njihovog odvijanja. Svaka organizacijska jedinica ima specifian zadatak koji izvrava pomou tri ili vie standardnih procesa. Nabava odabire dobavljae koji e nam dostaviti potrebne sastojke, naruuje sastojke od dobavljaa te zaprema i skladiti sastojke. Usput se obavjetava proizvodnja o dospjelim sastojcima. Proizvodnja priprema sastojke, izrauje pekarske proizvode i pee proizvode. Prodaja se bavi prodajom u objektu (maloprodajom), zaprima narudbu od veletrgovca,

organizira distribuciju te isporuuje robu i raun. Raunovodstvo se bavi obraunom trokova poslovanja, plaa obveze, naplauje potraivanja te vodi poslovne knjige.

3.2.

Dekompozicijski dijagram organizacijskih jedinica

4. Matrica poslovne tehnologije

Matrica poslovne tehnologije daje prikaz odnosa procesa i klasa podataka koji se nalaze u promatranom sustavu. Kod sastavljanja matrice vrijede sljedea pravila: Jedna klasa se generira se samo u jednom procesu Jedna se klasa se moe koristiti vie procesa U jednom redu moe biti vie oznaka C, to znai kreiranje vie klasa Ako klasa nema oznaku C, onda je granini entitet Procesi koji koriste ali ne generiraju nijednu klasu su parazitski rade za okruenje Proces koji smo generira a ne koristi ni jednu klasu podataka reda posebno analizirati Ne moe postojati niti jedan proces ili klasa podataka bez ijedne oznake C, R ili U Matrica daje opi uvid u poslovnu tehnologiju i nain obavljanja poslova. U redovima matrice su upisani procesi a u stupcima su upisane klase, a oni ine pregledan prikaz poslovne tehnologije. Svaki redak marice predstavlja jedan proces koji se odvija u poduzeu, a itajui oznake koje se nalaze u svakom retku moemo provjeriti to procesu treba i kakav rezultat on daje. Klase povezuju procese, a odnose se na poslovne tokove koji sadre razliite podatke potrebne za procese.

4.1. Popis klasa

U tablici ispod su navedene sve te klase i prikladni opisi kako bi imali bolju sliku emu pojedina klasa zapravo slui. Neke se klase kreiraju ee od drugih to je normalno u svakom poduzeu.

Naziv klasa Poslovni partner

Narudbenica

Primka

Izdatnica

Zahtjevnica

Proizvodi (artikli) Radni nalog za proizvodnju

Potvrda o izvrenom radnom nalogu

Predatnica

Maloprodajni raun

Klijenti Plan otpreme

Opis klasa Generira proces Odabrati dobavljaa. Dokument u kojem su pohranjene sve analize potencijalnih poslovnih partnera. U narudbenici stoji popis koji nam sastojci trebaju i njihova koliina. Narudbenica se alje dobavljau nakon to primimo narudbu od kupca i dobijemo nalog za nabavu. Generira je proces naruiti sastojke Primka je klasa koja se kreira nakon to smo primili narudbu. Ona je dokaz da je materijal zaprimljen. Generira je proces zaprimiti i skladititi sastojke. Kada radnik u skladitu primi popis sastojaka potrebnih za proizvodnju, predaje te sastojke i radi izdatnicu kao dokaz da je proslijedio sastojke proizvodnji. Generira je proces zaprimiti i skladititi sastojke. Generira proces pripremiti sastojke. Prije nego ponemo s proizvodnjom te nakon to primimo radni nalog, aljemo popis potrebnih sastojaka koje trebamo sa skladita kako bi zapoeli proces proizvodnje. U ovoj klasi se nalaze podaci o naim gotovim proizvodima te o sastojcima koje naruujemo. Generira proces izraditi pekarske proizvode. Radni nalog se kreira nakon to smo zaprimili narudbu od kupca kako bi poslali upute proizvodnji. U njemu pie koliko proizvoda trebamo napraviti. Generira je proces ispei proizvode. Potvrda o izvrenom radnom nalogu se kreira kada je proizvod gotov te spreman za isporuku. Slui za obavjetavanje poslovoe koji onda moe javiti kupcu da je proizvod spreman za isporuku. Predatnica je dokument u kojem se navodi da je proizvod gotov i eka da bude isporuen kupcu. Generira je proces ispei proizvode. Raun koji se isporuuje kupcu koji kupi proizvod u objektu. Generira ga proces prodavati. Osobe kojima prodajemo svoje proizvode, a oni nama plaaju proizvode. Plan kako emo otpremiti nae proizvode do kupca. Generira ga proces organizirati

distribuciju. Distributeri Otpremnica Ljudi koji distribuiraju odnosno odvoze nae proizvode do veleprodaje. Kada gotove proizvode miemo sa skladita radimo otpremnicu kako bi imali dokaz da smo i kada smo te proizvode proslijedili kupcu. Generira ju process isporuiti robu i raun. Generira je proces platiti obveze. Sadri obraun naih obveza prema dobavljaima. Ljudi koji rade u naem poduzeu koji zaprimaju sirovine, izrauju proizvode, prodaju proizvode i rade u raunovodstvu. Kada kupcu dostavimo proizvode izdajemo mu raun koji je duan platiti. Generira ga proces naplatiti potraivanja. U njima su zapisane obveze koje trebamo platiti i potraivanja koja trebamo naplatiti. Generira ih proces voditi poslovne knjige. Generira je proces voditi poslovne knjige. Obraun plaa naih zaposlenika. Primljen materijal se mora platiti tako da nam uz materijal i otpremnicu stie i raun. Dobavlja nam nudi ponudu svojih usluga na temelju koje e se sastaviti ugovor s njim. Generira process naplatiti potraivanja. To je nalog kojim naplaujemo potraivanja od kupca. Upit kupca o naim proizvodima I njihovoj dostavi. Dobavlja nam zajedno s poiljkom alje otpremnicu kao dokaz da su to njegovi proizvodi. Narudba od kupca je dogaaj koji zapoinje val procesa u poduzeu. Prilikom sklapanja ugovora s dobavljaem i prije narudbe materijala, banka nam alje informaciju o stanju na naem raunu (na na zahtjev).

Obraun Zaposlenici

Veleprodajni raun Raunovodstvene knjige Obraun plaa Raun dobavljaa Ponude dobavljaa Nalog za plaanje

Upit kupca Otpremnica dobavljaa Narudba klijenta/kupca Stanje na raunu

4.2. Popis procesa

Od narudbe do isporuke kupcu nae poduzee mora proi kroz 15 razliitih procesa. Procesi u proizvodnji, prodaji i raunovodstvu se odvijaju svakodnevno, dok se procesi u nabavi odvijaju prema potrebi. Podsustav Naziv procesa Odabrati dobavljaa Nabava Naruiti sastojke Zapremiti i skladititi sastojke Pripremiti sastojke Proizvodnja Izraditi proizvode Ispei proizvode Prodavati u objektu Zaprimiti narudbu Prodaja Organizirati distribuciju Isporuiti robu i raun Obraunavati trokove poslovanja Platiti obveze Naplatiti potraivanja Voditi poslovne knjige Opis procesa Potrebno je prikupiti ponude i pronai dobavljae kvalitetnih sastojaka za proizvodnju pekarskih proizvoda. aljemo narudu dobavljau o vrsti i koliini sastojaka potrebnih za proizvodnju. Dobivamo sastojke od dobavljaa i skladitimo ih. Uzimamo iz skladita sastojke potrebne za proizvodnju i pripremamo ih. Izraujemo pekarske proizvode (mijesimo tijesto i oblikujemo ga). Stavljamo pei proizvode na odreenu temperaturu i vrijeme. Gotove proizvode prodajemo u objektu. Narudbu od kupca zaprima vlasnik ili poslovoa. Kupac dolazi osobno ili naruuje preko telefona. Izbor najpovoljnijih ruta za dostavu proizvoda kupcima te utovar proizvoda. Dostavljamo i isporuujemo robu i raun kupcu. Obraunavaju se trokovi koje smo duni platiti dobavljau Plaanje obveza dobavljau Naplaivanje potraivanja od kupca Zapisati u poslovne knjige prihode i rashode

Raunovodstvo

4.3. P/K matrica

Poveznice izmeu procesa i klasa smo prikazali prikladnom P/K matricom koja se moe pronai na slijedeoj stranici. Svaki proces stvara minimalno jednu klasu, a postoje i procesi koji se koriste vanjskim klasama koje dobijamo od dobavljaa, kupca i/ili banke. Pojedini procesi u matrici, kada se promatraju zajedno, ine nekoliko podsustava. U naem sluaju se radi o etiri podsustava: nabava, proizvodnja,prodaja i raunovodstvo. Povezanost izmeu podsustava nije ista ali je relativno podjednaka jer ovdje moramo imati na umu da se radi o dosta malom poduzeu tako da je protok informacija zbog toga na jedan nain olakan u odnosu na velika poduzea.

5. WFD Dijagram
WFD ili Work Flow Dijagram je osnovni prikaz naina poslovanja i tehnologije koja se koristi u stvarnom organizacijskom sustavu. On prikazuje nain na koji se odvijaju tokovi i zadaci izmeu pojedinih procesa i organizacijskih cijelina kojima ti procesi pripadaju. Preko WFD dijagrama moemo vidijeti ono to se dogaa u P/K matrici ali na drugaiji nain, stoga njihovi sadraji moraju biti usklaeni. Preko njega se moe jednostavno vidjeti kako sustav radi, jer se vidi koji procesi generiraju koje tokove i koji procesi koriste koje tokove. Osnovna funkcija WFD-a je da prikae poslovnu tehnologiju poduzea, te na taj nain pomae u pronalaenju onih dijelova organizacije u kojima se mogu uiniti poboljanja. Svaki proces mora imati minimalno jedan ulaz i jedan izlaz. Svaki izlazni podatkovni tok iz procesa preslikava se u klasu podataka koju proces generira, a svaki ulazni u klasu koju proces ita. Tok podataka u WFD dijagrmu moe biti materijalni ili podatkovni. Materijalni tokovi se oznaavaju punom linijom, a podatkovni isprekidanom. Svaka organizacijska jedinica posjeduje odreene procese za koje je ta jedinica zaduena, a te organizacijske jedinice se mogu nalaziti unutar ili izvan promatranog sustava.

5.1. WFD pekare Kod WFD-a pekare postoji etiri organizacijske jedinice i nekoliko vanjskih jedinica koja su oznaene drugaijom bojom Dobavlja, Kupci i Banka.

6. OFD Dijagram
OFD dijagram nam daje prikaz izmeu dvije vrste veza koje postoje izmeu organizacijskih jedinica: Hijerarhiske veze izmeu organizacijskih jedinica Veze zadataka izmeu organizacijskih jedinica

Na OFD dijagramu se ne vide procesi unutar nekih organizacijskih jedinica, ve se vide organizacijske jedinice i tokovi izmeu njih. OFD dijagram se generira iz WFD dijagreama, te je pojednostavljeni prikaz WFD dijagrama gdje se materijalni i podatkovni tokovi prikazuju izmeu organizacijskih jedinica a ne procesa. Na slici je prikazan OFD pekare:

7. AFD Dijagram
U AFD dijagramu se daje detaljan prikaz nekog poslovnog procesa. Za svaki poslovni proces koji se nalazi u poslovnom sustavu mora postojati jedan dijagram akcije koji prikazuje unutarnju logiku tog procesa. Kod izrade AFD dijagrama smo se orijentirali na podsustav dostave (dostava proizvoda od dobavljaa do nae pekare). AFD as is prikazuje trenutno stanje, a AFD to be prikazuje budue stanje.

8. DFD Dijagram
DFD dijagram slui za grafiko prikazivanje tokova podataka kroz sustav, njihova izvorita, odredita, procese koji te tokove transformiraju. Dijagram toka podataka izrauje se za jednu funkcionalnu komponentu vie razine sloenosti. DFD dijagram je sredstvo za logiki i konceptualno modeliranje. Takvi dijagrami slue da bi se specificiralo to sustav radi odnosno to e raditi na logikoj razini. Dijagrami tokova podataka su orijentirani prema svim podacima i njihovom kretanju kroz promatrani podsustav. Da bi uspjeno mogli pratiti tokove podataka i kako bi se prepoznali koraci u procesima, izrauju se dijagrami toka podataka na vie i nie razine. Na slici je prikazan DFD dijagram koji se odnosi na podsustav proizvodnje i distribucije:

Prodavati i distribuirati

Da bi mogli detaljnije definirati tokove podataka unutar posustava proizvodnje i distribucije napravili smo DFD detaljni dijagram:

9. ERA model podataka:

Pomou ERA modela se podaci mogu modelirati fiziki i konceptualno, to se jo naziva i model entiteta. Osnovni koncepti modela entitei-veze su: 1. Entitet: entitet je stvarni ili apstrktni predmet ili dogaaj o kojem se u informacijskom sustavu pamtepodaci, satoji se od niza dodijeljenih atributa. 2. Atribut: to je podatak koji indetificira, kvalificira, izraava kvalitetu ili stanje entiteta i jedinstveno je obiljeje entiteta. 3. Veza: to je odnos izmeu dva entiteta, veze su dvosmijerne i oznaavaju meusobne odnose entiteta u oba smijera. 4. Ogranienja: to su donje i gornje granice udjellovanja entiteta u vezi ili cjelobrojnosti veza, ona opisuje koliko broj entiteta jednog tipa moe biti u vezi sa entitetima drugog tipa. Prije izrade ERA modela moramo jo paziti i na: Vrste objekata: jaki i slabi Veze: red veze moe biti unarni i binarni, tip povezanosti moe biti 1:1 ili 1:M ili M:N Svojstvo atributa: deskriptor i indetifikator

Za kreiranje ER-a modela prvo se kreiraju entiteti na temelju postojeih klasa podataka. Nakon to se kreiraju entiteti dodaju im se atributi koje trebaju sadravati, a jedan od tih atributa treba biti klju. Nakon to se kreiraju svi entiteti i njihovi atributi, definiraju se veze izmeu entiteta i kardinalnost tih veza. Na temelju tih veza i kljueva koji su definirani prilikom prevoenja ER-a modela u relacijski model podataka, automatski se dodaju vanjski kljuevi.