Professional Documents
Culture Documents
Birokrasi
Birokrasi
Birokrasi
1.0 PENGENALAN Birokrasi ialah sebuah konsep sosiologi dan sains politik yang merujuk kepada cara bagaimanapun pentadbiran melaksanakan dan menguatkuasakan peraturan-peraturan yang sah secara sosial. Pengurusan ini disifatkan dengan tatacara piawai, pembahagian tanggungjawab yang formal, hierarki, dan hubungan tidak peribadi. Contoh birokrasibirokrasi harian termasuk kerajaan, angkatan bersenjata, perbadanan, hospital, mahkamah, kementerian, dan sekolah.
Birokrasi juga adalah penekanan terhadap konsep pentadbiran yang menegaskan pembahagian kerja mengikut bidang, dan juga pembahagian kerja mengikut tatatingkat dan taraf kedudukan jawatan dan kuasa. Birokrasi juga ditandai oleh aliran arahan dan maklumat daripada peringkat atas ke peringkat bawah dalam struktur pentadbiran. Saiz serta kompleksiti birokrasi bertambah besar mengikut peredaran masa.,
Menurut Kamus Dewan Edisi Baru, 1989, maksud birokrasi ialah cara atau sistem pemerintahan/pentadbiran yang dikendalikan atau dijalankan oleh pegawai-pegawai kerajaan yang mempu nyai kuasa besar serta melibatkan pelbagai peringkat peraturan.
Manakala Birokrasi merupakan satu tatacara aturan pengurusan skop tugas yang berkait rapat dengan pentadbiran awam. Max Weber, seorang ahli sosiologi yang banyak memperkatakan mengenai birokrasi dalam teori birokrasi menggariskan ciri-ciri birokrasi yang perlu dipraktikkan dalam sesebuah organisasi besar bagi mencapai tujuan dan matlamat sesebuah organisasi tersebut.
Dalam sepucuk surat pada 1 Julai 1764, Baron de Grimm dari Perancis mengisytiharkan: "Kita terlalu memikirkan idea pengawalan, dan Pengetua-pengetua Permintaan (Masters of Requests) kita enggan memahami bahawa terdapat banyak perkara di dalam sebuah negara yang kerajaannya harus tidak melibatkan diri." Jean Claude Marie Vincent de Gournay kekadang mengatakan: "Kita mempunyai sejenis penyakit di Perancis yang mengucar-ngacirkan kita; penyakit ini dipanggil biromania". Kekadang, beliau menciptakan bentuk kerajaan yang keempat atau kelima dibawah nama birokrasi. Dalam lagi sepucuk surat pada 15 Julai 1765, Baron Grimm menulis juga: "Maksud yang tersirat dalam undang-undang di Perancis ialah birokrasi yang selalu disungut oleh mendiang Monsieur de Gournay; di sini, pejabat, kerani, setiausaha, pemeriksa, dan intendan tidak dilantik untuk memanfaatkan kepentingan awam, tetapi sebaliknya kepentingan awam diasaskan supaya
MOHD YAZID BIN MAZLAN 210708 2
pejabat-pejabat itu dapat mewujud." (Baron de Grimm dan Diderot, Correspondance littaire, philosophique et critique, 1753-69, edisi 1813, Jilid 4, m.s. 146 & 508 - dipetik oleh Martin Albrow Birokrasi. London: Percetakan Pall Mall, 1970, m.s. 16). Petikan ini merujuk kepada perbalahan tradisional terhadap birokrasi, iaitu peputarbelitan antara cara dan hasil sehingga cara menjadi hasil pada dirinya, dan kebaikan birokrasi dilupakan; sebagai natijah, ini merupakan penggantian kepentingan bahagian dengan kepentingan am. Bagaimanapun, birokrasi telah lama wujud sebelum perkataan-perkataan dan teori-teori ini direka untuk memberikan pemerihalan yang terperinci. Umpamanya, Dinasti Song China (960) membina sebuah birokrasi terpusat yang dianggotai oleh pegawai-pegawai awam daripada golongan cendekiawan. Sistem pemerintahan ini menyebabkan penumpuan kuasa yang lebih berkesan di tangan maharaja dan birokrasi istana berbanding yang dapat dicapai oleh dinasti-dinasti terdahulu.
Birokrasi merujuk kepada sebuah organisasi berstruktur, penuh dengan prosedur dan tatacara yang perlu diikuti sebelum mencapai tujuan dan matlamat bagi sesebuah organisasi. Ianya berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajikan dan teknik pentadbiran dalam sesebuah organisasi. Birokrasi juga dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang sukar sebelum mencapai tahap selesa, diaman seseorang perlu melalui prosedur dan garis panduan yang ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat.
Nama sebenar Max Weber ialah Maximillian Weber.Beliau dilahirkan pada 21 April 1864 di Enfurt Turingia,Jerman dan beliau meninggal dunia pada 14 Jun 1920 di Munich Jerman. Weber berasal daripada keluarga kelas menengah dan merupakan seorang ahli sosiologi serta penganalisis ekonomi Jerman yang terkenal. Ayah beliau adalah seorang birokrat yang mempunyai kedudukan politik yang kuat dan ibunya pula seorang yang taat kepada agama. Karya terkenal beliau The Prostestant Ethic and The Spirit of Capitalisme.
Teori Birokrasi Weber merujuk kepada sebuah organisasi berstruktur, terdapatnya pengkhususan kerja dan berprosedur serta mempunyai tatacara tersendiri yang mana berjaya digarapkan oleh Weber mengikut pemahaman dan kesesuaian dalam konteks membangunkan sebuah pentadbiran awam yang cekap, telus dan efisien untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi itu ditubuhkan. Max Weber menggunakan beberapa ciri dan elemen dalam menjelaskan konsep birokrasi yang diperjuangkan oleh beliau. Pentadbiran awam merupakan sebuah organisasi besar yang tidak lepas daripada mengalami proses birokrasi dalam aspek pengurusannya.
Birokrasi boleh dijelaskan sebagai badan pentadbiran bagi pegawai pegawai yang dilantik. Konsep pegawai adalah asas kepada birokrasi dan Weber berpendapat
individu mempunyai tanggungjawab dan tugas yang tetap untuk dilaksanakan dengan menggunakan sumber dan kemudahan yang perlu bagi melaksanakan tugas tersebut.
Pada pandangan Weber, birokrasi wujud dalam semua organisasi berskala besar (large-scale organization). Bagi Weber, organisasi besar adalah sama, bersifat neutral dan perlu mempunyai matlamat atau halatuju sendiri. Weber membina kriteria birokrasi yang ideal bagi sesebuah organisasi dalam mencapai tujuan organisasi itu ditubuhkan. Weber berpendapat pegawai dan pekerja mempunyai kedudukan yang sama tetapi kriteria yang membezakan antara kedua duanya adalah; pegawai mempunyai kuasa (authority).
Elemen kuasa digunakan secara menyeluruh oleh Weber di dalam memperjelaskan mengenai tingkah laku birokrasi dalam sesebuah organisasi, kerajaan yang memerintah dan negara amnya. Konsep kuasa yang digunakan juga merupakan simbolik bagi memberi penekanan kepada bentuk birokrasi melalui elemenelemen berikut: Pertama ialah birokrasi tradisional/Patrimonial birokrasi (traditional authority). Elemen kuasa tradisional adalah bersifat warisan atau bersandarkan kepada keturunan. Pelantikan seorang pemerintah adalah
berdasarkan kepada hierarki keluarga iaitu daripada seorang pemerintah kepada waris-warisnya. Lazimnya pelantikan seumpama ini didominasi oleh masyarakat tradisi iaitu sebelum proses modenisasi berlaku.
Ketiga ialah karismatik (charismatic authority). Sifat kuasa pemerintah karismatik adalah seseorang dilantik secara tidak rasmi dan kuasa yang diperolehi adalah daripada hak dan perjuangan. Berbeza dengan rasionalisme, seorang pemimpin dilantik bukan berdasarkan undangundang yang formal dan rasmi. Bersifat karismatik yakni mempunyai personaliti istimewa dan ketokohan untuk menjadi seorang pemimpin. Seorang pemerintah yang mempunyai ciri karismatik adalah seorang yang berpengaruh (inspiration), tidak perlu kepada pemilihan atau penurunan kuasa melalui undang-undang; tetapi dengan ciri-ciri kepimpinan dan pengaruhnya mampu memberikannya kuasa. Weber juga mendefinisikan seorang yang berkarismatik mempunyai pengikut tersendiri, pencetus revolusi atau pergerakan sosial terhadap kuasa tradisional dan rasionalisme (Weber 1958:3). Semua kriteria birokrasi ideal oleh Weber mempunyai satu matlamat untuk
Ciri utama dalam teori Weber adalah kuasa hierarki yang digunakan dalam sesebuah organisasi yang melihat bagaimana sistem pengurusan berskala hierarki yang didokongi oleh pengurusan tertinggi, pertengahan dan pekerja bawahan. Wujudnya penyaluran kuasa dan arahan daripada pengurusan tertinggi kepada pekerja bawahan dilihat oleh Weber sebagai satu sumber dalam kaedah birokrasi. Ditekankan juga mengenai hubungan antara pegawai atasan dan pekerja bawahan (superior dan subordinates) di samping hak mengawal dan penyeliaan di antara kedua-duanya telah dikhususkan.
Teori birokrasi Weber antara lain memberi gambaran tentang wujudnya pembahagian tugas atau pengkhususan kerja. Skop tugasan kerja dibahagikan atau dikhususkan kepada jabatan-jabatan tertentu dan ianya melibatkan setiap bahagian (division) dalam sesebuah organisasi. Sehubungan itu, setiap jabatan mempunyai fungsi khusus yang membuat kerja secara terpusat dan memfokuskan kepada satu arahan sahaja.
Dalam teori birokrasi yang dibentuk oleh Max Weber, aspek peningkatan gred ke jawatan yang lebih tinggi atau kenaikan pangkat adalah berasaskan pencapaian, kelayakan, kecekapan, pengalaman dan kekananan (seniority) seseorang pegawai itu. Kaedah sistem meritokrasi digunapakai bagi menolak wujudnya unsur favorism atau
pilih kasih dalam pemilihan juga ditekankan oleh Weber. Kelayakan seseorang pegawai awam diukur melalui kelayakan dan kecekapan dalam menghasilkan produktiviti yang tinggi bagi mencapai matlamat dan tujuan organisasi bagi melahirkan pegawai awam yang berkemampuan dan berkebolehan.
Ketidak peribadian atau impersonality adalah salah satu ciri yang diusulkan oleh Weber dalam teori beliau yang mana beliau berpendapat bahawa pegawai awam atau pentadbir tidak boleh mementingkan diri sendiri dan perlu ada kerjasama serta perkongsian idea bagi mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi. Weber juga menekankan aspek kebajikan dan tanggungjawab seorang pentadbir terhadap perkerja-pekerjanya. Tanggungjawab yang ditunaikan melalui sistem pemberian ganjaran, bonus, insentif adalah penting dalam meningkatkan produktiviti dan penghasilan mutu kerja yang baik. Gaji merupakan salah satu unsur terbesar dalan pemberian ganjaran kepada pekerja yang boleh menjadi ukuran kepda pencapaian sesebuah organisasi.
Birokrasi Weber juga merujuk kepada unsur chain of command dalam pentadbiran iaitu dikatakan sebagai seorang pegawai itu hanya perlu memberi arahan kepada pekerja bawahannya sahaja dan pekerja hanya menerima arahan daripada pegawai atasannya sahaja. Rangkaian arahan dan pusingan kerja adalah terhad dan khusus kerana berada dalam lingkungan tertentu walaupun organisasi itu
adalah besar. Arahan secara dokumen bertulis digunapakai secara berterusan dan kerap juga merupakan ciri birokrasi Weber di mana setiap arahan kerja atau panduan kerja perlu dilaksanakan di dalam bentuk bertulis.
10
command (Tertinggi, pertengahan, bawahan). Sebagai contoh; (Arahan dikeluarkan oleh pengurusan tertinggi sebagai pembuat dasar, pegawai pengurusan profesional melaksanakan tugas di peringkat jabatan/bahagian masing-masing, manakala kakitangan sokongan akan melaksanakan tugas-tugas teknikal.) Melalui proses ini wujudlah pembahagian tugas dan diikhususkan kepada jabatan /bahagian tertentu
CONTOH:
Bahagian kewangan diuruskan oleh akauntan, pentadbiran oleh Pegawai Tadbir Diplomatik, pembangunan oleh jurutera. Sementara ini, "Peningkatan gred/jawatan lebih tinggi berdasarkan pencapaian, kelayakan, kecekapan, pengalaman, dan kekananan" juga perlu melalui Peperiksaan
Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) untuk menilai tahap kompetensi seseorang pegawai melaksanakan tugas yang mengambil kira faktor pengalaman dan tempoh bekerja. Aspek kebajikan serta tanggungjawab pentadbir kepada pekerja (Bonus, ganjaran, insentif)
Pengurusan tertinggi mendapat kemudahan elaun, kenderaan, pemandu ,utiliti dan tuntutan-tuntutan lain. Pegawai pertengahan.
11
Antaranya ialah struktur hierarki, pembahagian tugas yang jelas, peraturan bertulis, promosi berdasarkan prestasi, kemahiran dan kepakaran.
Pembahagian Tugas
Guru: Terdapat kepelbagaian subjek atau matapelajaran. Setiap matapelajaran diajar guru yang berbeza dan mengikut bidang kemahiran dan kepakaran.
12
Pentadbir: Pengetua, Guru Kanan Pentadbiran, Guru Kanan HEM, dan Guru Kanan Ko-K, mereka ini mempunyai peranan tugas dan tanggungjawab masing-masing mengikut jawatan yang disandang mengikut kemahiran dan kepakaran Bertujuan untuk memberi pendedahan kepada mengenai pengetahuan dan kemahiran umum dan khusus serta nilai-nilai peribadi supaya berkebolehan membuat analisis dan keputusan dengan baik. Mereka ini juga perlu memastikan pentadbiran lebih licin dan berkesan.
Guru: Kursus Induksi Perguruan: bertujuan untuk memastikan pemantapan kerja megikut prosedur kerja yang betul serta meningkatkan pengetahuan tentang jawatan yang baru disandang. Peraturan Bertulis iwujudkan bertujuan mendisiplinkan pelajar. Oleh itu, pelajar harus mengikuti peraturan yang ditetapkan bagi mengelak tindakan tatatertib.
Murid: Murid-murid wajib memakai pakaian seragam sekolah yang ditentukan oleh Kementerian Pendidikan. Rambut murid-murid hendaklah sentiasa bersih, kemas dan fesyennya hendaklah sesuai dengan pelajar sekolah.
13
Sementara itu, aspek peningkatan gred ke jawatan yang lebih tinggi atau kenaikan pangkat adalah berasaskan pencapaian, kelayakan, kecekapan,
pengalaman dan kekananan seseorang pegawai itu mendorong petugas untuk lebih telus menjalankan tugas di dalam sesuatu pekerjaan.
14
Prestasi kerja meningkat sekiranya petugas tidak mementingkan diri sendiri dan bekerjasama serta perkongsian idea bagi mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi, maka segala urusan dapat dilakukan dengan baik disamping suasana kerja yang kondusif. Disini dapat dilihat betapa pentingnya birokrasi dalam mempengaruhi sistem pentadbiran di Negara kita. Sistem birokrasi ini mempengaruhi kadar peningkatan prestasi kerja, mutu kerja serta kualiti layanan yang telah diberikan kepada pelanggan. Sistem ini berupaya meningkatkan produktiviti negara melalui kaedahnya yang menfokuskan komitmen kerja yang tinggi dalam melahirkan negara ke arah kecemerlangan wawasan 2020.
15
16
bercuti. Perkara ini sangat mudah dilakukan. Akan tetapi ia tetap tidak dapat dilakukan dan menunjukkan sistem birkokrasi Negara kita sangat lemah. Kata pepatah, tiada masalah yang tidak boleh diatasi. Demikianlah juga dengan masalah birokrasi kita. Tidaklah pantas dan tidak boleh dipraktikkan jika beban in ditanggung oleh tidak sama-sama dipikul oleh semua piak yang bertanggungjawab.
17
18
19
20
21
Sementara itu, nilainilai kemanusiaan dan hubungan antara pihak pengurusan dan pekerja bawahan dalam sesebuah organisasi dilihat tidak begitu ditekankan oleh Weber bagi
22
mencapai matlamat organisasi. Keadaan birokrasi sebenarnya bergantung kepada kecekapan kerajaan yang mentadbir dalam memastikan agar garis panduan yang digunakan tidak boleh lari jauh daripada konsep asal birokrasi samada seperti yang diperjuangkan ole Max Weber atau sosiologi yang lain.
23
Ahmad Atory Hussain. 1997. Pentadbiran Awam: asas pemikiran dan falsafah. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Ahmad Fawzi Mohd Basri & Mohd Idris Salleh, 2006. Menelusuri Pembangunan(1982-1990) Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka Albrow, Martin C. 1970. Bureaucracy. London: Pall Mall Press. Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid, 1994. Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid, 1992. Koleksi Ucapan-ucapan dalam tahun 1991. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Aziz Zariza Ahmad, 1997.Mahathirs Paradigm Shift. Kelana Jaya: KMP Pusasdu Bhd. Goay Teck Chong, Wong Yew Hong, Suriani Basir, 2009. Teks Pra-U STPM, Pengajian Am Kertas 1. Petaling Jaya: Longman, Pearson Malaysia Berhad Kamus Dewan Edisi Baru, 1989. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka Mahmud Taib. 1992. Kemajuan Pentadbiran Awam di Malaysia. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Musa Hitam, 1986. Nasionalisme.Selangor: Pelanduk Publications. Najib Tun Razak, 2009, Menakhoda Zaman, Kuala Lumpur: Institut Terjemaan Negara Malaysia Berhad. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran(1991-2005), Undang-undang Malaysia. 2005. Kuala Lumpur: MDD Publishers Sdn Bhd Rais Yatim, 2006. Caliber Goverming in Malaysia. Kuala Lumpur: PTP Enterprise Sdn Bhd.
24