Arkib Negara Malaysia

Arkib Negara Malaysia

APA YANG DIMAKSUDKAN DENGAN REKOD? 2. BAGAIMANA MENGURUS REKOD? 3. PRINSIP PENGURUSAN REKOD 4. KEPENTINGAN DAN KEPERLUAN PENGURUSAN REKOD 5. FAEDAH YANG BOLEH DIDAPATI DARIPADA PROGRAM PENGURUSAN REKOD 6. PIAWAIAN DALAM PENGURUSAN 7. RUMUSAN
1.

Pada akhir sesi, peserta akan dapat:

1. 2. 3. 4. 5.

Mengenal pasti definisi rekod dan pengurusan rekod Menyenaraikan jenis & ciri-ciri rekod Mengenal pasti prinsip dan konsep pengurusan rekod Mengenal pasti kepentingan dan keperluan pengurusan rekod yang efisien Mengenalpasti piawaian pengurusan rekod
4

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya
Akta Arkib Negara 2003

DEFINISI MAKLUMAT:

SEBARANG FAKTA/ KETERANGAN/KENYATAAN/DATA YANG TELAH DIPROSES/DIUBAH KE DALAM BENTUK YANG BERMAKNA DAN BERGUNA UNTUK MANUSIA PENGETAHUAN YG DISALURKAN

DISALURKAN MELALUI CARA: i. ISYARAT ii. LISAN iii. BERTULIS/BERCETAK iv. RAKAMAN v. Aktiviti: -PANDANG -DENGAR -RASA
Arkib Negara Malaysia

DEFINISI DOKUMEN MEDIUM DI MANA SESUATU MAKLUMAT DICATATKAN MELALUI PELBAGAI CARA:
KERTAS FOTO/FILEM/MIKROFILEM PITA/RAKAMAN DLL

Arkib Negara Malaysia

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

JENIS-JENIS REKOD

Dokumen Daftar Bahan bercetak Buku Peta Pelan Lukisan Gambar foto

Mikrofilem Filem Sinematograf Rakaman bunyi Rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinan
Akta Arkib Negara 2003

DEFINISI ARKIB: Rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan atau sejarahnya yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

CIRI-CIRI REKOD

Unik Sahih / Tulin Mengandungi maklumat Bertambah (fail & dokumen bertambah) Mempunyai nilai Dua kategori utama
Urusan Am (Housekeeping) Urusan Fungsian (Functional

Kitaran Hayat Rekod 3 Peringkat

11

KITARAN HAYAT REKOD

1. Pewujudan 2. Penggunaan & Penyenggaraan 3. Pelupusan
3. Penggunaan & Penyenggaraan Untuk keputusan. Untuk rujukan. Untuk perundangan.

1. Pewujudan
Penerimaan rekod dari agensi luar

2.

Agihan

Pengguna dalaman Pengguan luaran.

4.

Penyelenggaran

5. Pelupusan Pemindahan, musnah atau simpan di jabatan.

Simpan / kesan Pelihara

12

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN:

PENTADBIRAN AM
HARTA DAN BANGUNAN ALAT KELENGKAPAN

KEWANGAN
PERSONEL
Arkib Negara Malaysia

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI FUNGSI ASASNYA:

TANAH DI PEJABAT TANAH/DAERAH

SURAT BERANAK DI JPN PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN NIKAH/CERAI DI JAB. AGAMA ISLAM CUKAI PENDAPATAN DI LHDN
Arkib Negara Malaysia

Rekod adalah penting:

Akauntabiliti Integriti Bahan bukti Bahan strategik Memori institusi Kebertanggungjawaban Keikhlasan/kejujuran/ ketelusan/amanah

15

NILAI PENTADBIRAN NILAI PERUNDANGAN NILAI KEWANGAN

NILAI SEJARAH
NILAI KEBUDAYAAN NILAI PENYELIDIKAN
Arkib Negara Malaysia

 Menyokong

jentera pentadbiran kerajaan Membantu melicinkan penyampaian perkhidmatan Merekodkan segala tanggungjawab dan hak-hak berkerajaan Menyediakan dokumentari perundangan Bahan bukti ke atas segala tindakan yang telah dilaksanakan oleh kerajaan Menyediakan bahan penyelidikan masa hadapan

17

MEMERLUKAN RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG

MENGHALANG KECEKAPAN MENJEMUKAN/KOTOR BERBAGAI JENIS JUMLAH YANG BESAR DIPERLUKAN MUSUH-MUSUH

Arkib Negara Malaysia

Kawalan secara efisyen, sistematik dan saintifik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan, dan pelupusan rekod.
Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi

19

UNTUK MENGAWAL PENGWUJUDAN DAN PERKEMBANGAN REKOD UNTUK MENGURANG KOS OPERASI UNTUK MEMPERBAIKI KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI UNTUK MENERAPKAN TEKNOLOGI PENGURUSAN REKOD BARU UNTUK MEMPASTIKAN KEPATUHAN UNDANG-UNDANG

Arkib Negara Malaysia

UNTUK MENGURANGKAN RISIKO PERUNDANGAN

UNTUK MENGAWALSELIA MAKLUMAT-MAKLUMAT PENTING

UNTUK MENYOKONG KEPUTUSAN PENGURUSAN YANG BAIK UNTUK MEMELIHARA MAKLUMAT NEGARA DAN INSTITUSI UNTUK MENGUKUR TAHAP PROFESIONALISMA
Arkib Negara Malaysia

Tenaga pekerja Kepakaran Kewangan / Peralatan Ruang penyimpanan rekod Masa Akta, Polisi dan Peraturan (ANM)

22

PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENIS REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN MEMASTIKAN IANYA DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN (kesempurnaan) REKOD ITU TERPELIHARA DAN KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG

Arkib Negara Malaysia

PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEM PENGGUNAAN REKOD DAN MAKLUMAT DI SESEBUAH AGENSI MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIF DAN SEPARA AKTIF DAPAT DI SELENGGARA, DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG MEMERLUKANNYA

Arkib Negara Malaysia

MENGKELAS

MEINGINDEKS
MENGEDAR MENYIMPAN

MENGESAN
Arkib Negara Malaysia

MENGKAJI DAN MENGENALPASTI REKODREKOD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA, KEKAL ATAU PEMUSNAHAN
MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK DIBEBANKAN DENGAN JUMLAH REKOD ATAU MEDIUM MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK SEHINGGA BOLEH MENYEBABKAN KEGENDALAAN DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN HARIAN

Arkib Negara Malaysia

KHIDMAT NASIHAT PENILAIAN REKOD SENARAI PEMINDAHAN REKOD INVENTORI REKOD JADUAL PELUPUSAN REKOD PEMINDAHAN KE ANM PEMUSNAHAN REKOD

Arkib Negara Malaysia

PERUBAHAN TEKNOLOGI PIAWAIAN/STANDARD: PELBAGAI FORMAT MIGRASI: KOS TINGGI AUTENTISITI & KETAHANAN KESELAMATAN: FIZIKAL DAN MORAL KEHILANGAN DATA

Arkib Negara Malaysia

MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DAN DIPELIHARA DENGAN BAIK MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAK DIPERLUKAN DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN

Arkib Negara Malaysia

KEPATUHAN KEPADA AKTA, ARAHAN DAN PROSEDUR DALAM PENGENDALIAN REKOD KERAJAAN KEPATUHAN KEPADA AKTA, ARAHAN DAN PROSEDUR DALAM PENGENDALIAN REKOD KERAJAAN

30

 Pengenalan

kepada Akta Arkib Negara 2003 [Akta

629] Bahagian IV Akta Arkib Negara 2003 Pengurusan Rekod Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat (BAHAGIAN 6,7,8) Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

31

AKTA

AKTA ARKIB NEGARA 2003, AKTA RAHSIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007

PERATURAN

ARAHAN KESELAMATAN, ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299, WARTA KERAJAAN 13 OKTOBER 2008
PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL. 2/1987- PERATURAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3 NOVEMBER 1993 KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD, MALAYSIAN STANDARD (MS) 2223-1:2009 & 2223-2:2009 .

PROSEDUR STANDARD OPRERASI

Untuk membantu proses akauntabiliti rekod supaya ianya boleh dijadikan bahan bukti yang sah

33

 Oleh

Tulin / sah Boleh digunakan semula Bahan bukti Akauntabiliti Intergriti

itu perlu faham sifat rekod:

34

Boleh dibahagikan kepada dua aspek:

Undang-undang

Akta (yang diluluskan oleh Parlimen Malaysia) Peraturan

- Polisi seperti Arahan, Ketetapan, Aturcara - Standard seperti ISO, e-SPARK - Manual dan panduan contoh MAMPU

Pentadbiran

35

Skop
Suatu akta untuk mengadakan peruntukan bagi pewujudan, pemerolehan, jagaan, pemeliharaan, penggunaan dan pengurusan arkib awam dan rekod awam;

Perkara-perkara lain yang berkaitan dengannya

36

AKTA ARKIB NEGARA 2003

Seksyen-Seksyen Utama:

Larangan Pemusnahan Rekod Awam ii) Pelupusan Rekod Awam iii) Jadual Pelupusan Rekod iv) Pemindahan Rekod Awam ke Arkib Negara v) Serahan Rekod Awam Apabila Diminta vi) Jagaan Rekod bagi Pejabat awam yang telah ditutup vii) Seksyen 31 Pemerolehan Bukan Rekod Awam vii) Seksyen 32 Penyerah Simpanan Rekod viii) Seksyen 36 Pemprosesan dan Pemeliharaan Arkib Awam ix) Seksyen 37 Akses Kepada Arkib Awam x) Seksyen 38 Akses Kepada Rekod Terperingkat
i)
37

Seksyen 25 Seksyen 26 Seksyen 27 Seksyen 28 Seksyen 29 Seksyen 30 -

 Larangan terhadap pemusnahan rekod awam Pejabat awam perlu minta kelulusan KP ANM dengan mendeskripsikan rekod yang hendak dimusnahkan. Penalti keatas pejabat awam yang tidak patuh kepada perundangan Arkib

38

 Kelulusan

pemusnahan rekod oleh Ketua Pengarah Arkib Negara

39

 Kewajipan

bagi Ketua Pentadbir pejabat awam menyediakan Jadual Pelupusan Rekod KP Arkib Negara meluluskan

Kuasa

Memorandum

persetujuan antara pejabat awam dengan KP Arkib Negara

Ketua

40

 Arahan pindah rekod-rekod bernilai kebangsaan atau sejarah ke Arkib Negara Penangguhan pemindahan

41

Seseorang yang bukan pekhidmat awam yang menyimpan rekod dengan kebenaran khas hendaklah menyerah rekod tersebut apabila di minta oleh ANM

Arkib Negara Malaysia

Pejabat Awam Yang Tidak Berfungsi

Memberi kuasa kepada Arkib Negara menyenggara dan memelihara rekod-rekod awam yang pejabatnya tidak lagi berfungsi

43

Pemerolehan Bukan Rekod Awam

Memberi kuasa kepada Arkib Negara untuk memperoleh rekod bukan rekod awam yang mempunyai nilai

Arkib Negara Malaysia

 Arkib Negara sebagai custodian Mengembalikan rekod awam sekiranya diminta oleh pejabat pewujudnya dengan syarat mengemukakan permohonan bertulis KP Arkib berhak tidak mengembalikan rekod tersebut sekiranya rekod itu terlalu uzur
45

Pemprosesan dan Pemeliharaan Arkib Awam

Semua arkib awam hendaklah : Disimpan Disusun, dikelaskan dan diperihalkan untuk memudahkan rujukan kepadanya Jika perlu dibaiki dan dipulihara
Jika perlu dipindahkan kedalam bentuk rakaman maikrofilem, salinan fotografi atau apa-apa bentuk penyimpanan lain

Arkib Negara Malaysia

Akses kepada Rekod Awam

Boleh dirujuk ANM sediakan kemudahan rujukan Boleh dibuat salianan dengan kebenaran ANM

Arkib Negara Malaysia

Dari aspek pentadbiran

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 Panduan Pengurusan Pejabat Arahan Perbendaharaan 150 & 299 Arahan Keselamatan Surat Pekeliling Perbendaharaan 1993

48

Bahagian VI

: Urusan Surat Kerajaan

Bahagian VII
Bahagian VIII

: Pengurusan Fail
: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod awam

49

Bahagian VI: Urusan Surat Kerajaan

i.

Penyediaan Surat Menyurat (7 elemen)

ii. Pendaftaran dan Pengedaran (Kepada siapa dan segera) iii. Pengurusan Surat Terperingkat (Arahan Keselamatan)
50

Surat keluar : Disediakan dalam :

3 salinan
Salinan asal Penerima
Salinan kedua - Fail Salinan ketiga Fail timbul

Perlu direkodkan dalam Kertas minit fail Buku daftar surat keluar

51

 Surat

masuk :

Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk Dicop/ditulis tarikh diterima/ttgn ringkas Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu Surat segera (u.p En) Perlu diberi akuan terima Perlu dikandungkan ke dalam fail (kertas minit) serta merta untuk tindakan pegawai bertanggungjawab

52

Kepentingan Pengurusan Fail (Cepat, tepat dan sistematik) Pengkelasan Fail ( Am/Fungsian) Pengkelasan Perkara dan Pengkodan (No. Fail) Prosedur Pengurusan Pembukaan Fail Fail Sementara Penyimpanan dan Pergerakan Fail (tempat simpanan dan rekod pergerakan fail) Simpan Dalam Perhatian

Fail Timbul

Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer Pelupusan Fail
Arkib Negara Malaysia

Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua Agensi Patuh piawaian, sedia bilik rekod, pelupusan dan PRJ

Penyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod Awam Pembaikan Kecil

Bilik Rekod
Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Program Rekod Penting Pelan Tindakan Bencana
Arkib Negara Malaysia

Bahagian 3 : Pengurusan Dokumen Terperingkat

Menetapkan peringkat keselamatan dokumen rasmi kerajaan Peraturan Penyenggaraan dan penggunaan rekod-rekod terperingkat Pelupusan rekod-rekod bertaraf terperingkat

55

AP 150 (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.4/2007) Arahan pelupusan rekod-rekod kewangan beserta Lampiran M yang menetapkan tempoh simpanan rekod kewangan

56
56

PINDAAN KEPADA ARAHAN PERBENDAHARAAN 150

( TATACARA PEMUSNAHAN REKOD-REKOD KEWANGAN )

57

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 4 / 2007

ARKIB NEGARA

Kebenaran Musnah
AKAUNTAN NEGARA

Rekod kewangan

AUDIT NEGARA
58

{ Arahan Perbendaharaan No. 150 ( i) }

Buku atau Rekod

Tempoh Minimum Yang Ditetapkan Untuk Penyimpanan

Lejar dan Rekod Khas mis., Daftar Pinjaman Pejabat Hutang Awam, Daftar Pindah Milik yang disediakan secara manual, Mesin, Komputer atau dalam apa bentuk sekalipun atau yang direkod dan disimpan secara mikro grafik atau media elektronik lain.

20

selepas penyelesaian akhir segala urusan dan penutupan akaun terakhir dalamnya..

Tahun

59

AP 299

Pemusnahan resit, lesen atau borang yang belum guna atau usang perlulah mendapat kebenaran dari Ketua Audit Negara
60

MENGADAKAN SATU KUMPULAN LAPORAN-LAPORAN RASMI DI ARKIB NEGARA

61

Pelupusan kertas dan bahan bahan bercetak jabatanjabatan kerajaan dan badan berkanun

62

Malaysian Standard (MS) 2223-1:2009 & 2223-2:2009

MS

2223-1:2009

Information and Documentation Records Management Part 1: General

MS

2223-2:2009

Information and Documentation Records Management Part 2 - Guidelines

63

 MS

2223 digunakan sebagai :

bahan rujukan penting dalam menyediakan perancangan program pengurusan rekod di organisasi anda Sebagai alat untuk melaksanakan pengauditan ke atas pengurusan rekod
Untuk mengukur pelaksanaan pemeliharaan rekod pejabat

64

SURAT PEKELILING AM BIL.1/2003

Pengumpulan dan Pemeliharaan SuratSurat Persendirian Penjawat-Penjawat Tinggi Kerajaan Di Arkib Negara Malaysia

65

Dokumen, maklumat atau bahan yang telah dibuat pengelasan semula dan bertaraf TERBUKA sahaja yang boleh dihantar ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan pelupusan.

66

Pengelasan Surat Rasmi

Perlantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan surat rasmi, maklumat atau bahan.

67

SESI SOAL-JAWAB

ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS ALOR MERAH O5250 ALOR STAR KEDAH DARUL AMAN

Telefon (Pejabat) - 04-7204205 Telefon (Talian Terus) - 04-7204201 Fax - 04-7340235 Website www.arkib.gov.my Email noh@arkib.gov.my

68
RKPS Khid.Nasihat 1/04