Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Geactualiseerd door een werkgroep* uit

de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten

Waarom dit schema?

Collega’s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt ge-
daan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voorma-
lige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken
die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan
wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om
GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de
vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het tot stand ge-
komen schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en ver-
strekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vra-
gen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen.

Het gebruik van het schema tot nu toe

Uit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens
opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel
op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De werkwijze van het schema hebben wij dan ook enigszins aangepast
ten opzichte van de vorige versies.

* De huidige leden van de werkgroep zijn Sylvia van Gilst (gemeente Rotterdam), Eric Kroes (gemeente Landgraaf), Michel Vink (gemeente Utrecht) en Arjan Altena (gemeente Hengelo).

. 1
Werkwijze schema
Het schema hebben wij gesplitst in meerdere delen. Elk deel vertegenwoordigt een bepaalde categorie verzoekers. Alvorens het schema kan worden ge-
raadpleegd moet er een identificatie van de verzoeker plaatsvinden. Daarna kunt u dan in het betreffende deel van het schema terugvinden hoe het ver-
zoek moet worden beoordeeld.

Stap 1: De identificatie van de verzoeker

Om het schema op een goede manier te gebruiken is het eerst noodzakelijk om het verzoek te identificeren. Daarbij gaat het om de combinatie “wie
vraagt?” en “waarvoor is het nodig?” .
Voorbeeld: Een overheidsinstantie kan een verzoek om gegevensverstrekking indienen, maar om als overheid (afnemer) behandeld te worden dient deze
overheidsorganisatie dit wel te doen voor de uitvoering van een toegewezen publiekrechtelijke taak. De combinatie van deze twee aspecten is bepalend.

De verzoekers zijn ingedeeld in de volgende categorieën :

• Schema 1 - Afnemers: overheid, bestuursorganen, uitvoering publiekrechtelijke taken;

• Schema 2 - Bijzondere derden: aangewezen, verkrijgt gegevens via GBA-netwerk, schriftelijke verstrekking is in uitzonderlijke gevallen mo-
gelijk gemaakt;
• Schema 3 - Verplichte derden: gerechtelijke procedure, dagvaarding, gerechtelijke werkzaamheden horen “verplicht” tot de taak van deze
verzoeker;
• Schema 4 - Vrije derden: gemeentelijk beleid, verordening;
• Schema 5 - Overig: verstrekking mogelijk, niet op basis van de Wet GBA of de gemeentelijke verordening.

Stap 2: Het gebruik van het schema

Als u bij stap 1 hebt bepaald met welke categorie verzoeker u te maken hebt, kunt u naar het desbetreffende deel van het schema gaan. U zult dan zelf
kunnen constateren dat de behandeling van een verzoek uit een bepaalde categorie in de regel hetzelfde is. Voor elke categorie geldt namelijk een bepaal-
de hoofdregel in de behandeling van een verzoek.

N.B.
In een paar gevallen is verstrekking mogelijk zonder dat de Wet GBA de basis is van deze verstrekking.
Bovenstaande werkwijze is dan niet van toepassing.
Het is noodzakelijk om altijd eerst te bepalen of het een verzoek betreft dat ingedeeld kan worden in schema 1, 2, 3 of 4.
Zie voor voorbeelden van deze situaties schema 5.

. 2
Toelichting bij het schema
Onderstaand treft u een algemene toelichting bij de kolommen van het schema aan. Soms is het nodig een bepaalde situatie of onderwerp uit het schema
nader toe te lichten. Indien dat zo is, treft u die toelichting bij het schema aan.

Wie
Hieronder vindt u de verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indienen om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Aanvragers met wie u vaak te ma-
ken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid.

Waarvoor
Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met
de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk voor de identificatie van het verzoek (zie Stap 1).

Welke categorie
In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een afnemer, een verplichte derde (deze is
belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde geldt dat deze groep
slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kun-
nen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij binnen de
ruimte van artikel 100 Wet GBA opnemen in de GBA-verordening.

Welke gegevens
Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken.
De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘,
‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.

Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding)

Er komen in het schema drie mogelijkheden voor:
1. Niet mogelijk: het is voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen
dat van zijn of haar persoonslijst, gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de ge-
vraagde gegevens toch verstrekt.
2. Mogelijk: u kunt aan de verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken.
3. Toetsing noodzakelijk: u dient, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak
van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.

. 3
Leges
In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven:
1. Ja: U kunt leges op grond van uw eigen gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Aangezien dit eigen beleid is van de gemeente, advi-
seren wij u altijd goed kennis te nemen van uw eigen legesverordening.
2. Nee: Spreekt voor zich.
3. € 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt wel het zogenaamde postkamertarief in rekening brengen. De basis voor dit tarief is ar-
tikel 37a van de Regeling GBA. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat
schriftelijk informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. De verzoeker heeft in principe wel recht op
kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Indien u dit tarief in reke-
ning brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. In tegenstelling tot andere bedragen in de legesverordening,
wordt dit bedrag niet geïndexeerd.
Uitzonderingen:
• Gerechtsdeurwaarders (afnemer) op basis van een convenant tussen de NVVB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders geldt hier
een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een ‘no-hit-bericht’ (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het
GBA-netwerk) kan leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.
• Extra werkzaamheden: hoewel een afnemer geen legeskosten hoeft te betalen, is het wel mogelijk extra werk te belasten met leges,
conform de eigen legesverordening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorzoeken van de persoons- of archiefkaartenbestanden voor een
notaris.
• Bijzondere wetgeving: Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere
wetten gaven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moesten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg
gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens
kosteloos verstrekt moeten worden (voorbeelden: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en Wet uitkeringen burger-
oorlogsslachtoffers). Let hierbij wel op het verschil tussen "kosteloos" en "legesvrij". Het postkamertarief is immers geen leges.
4. Kosteloos: De NVVB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen.

Basis
In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.

Protocollering
Het wel of niet protocolleren is niet afzonderlijk vermeld in het schema. Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U
moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens
zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet
te protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven indien hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is
dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet). In geval van een (niet vaak voorkomend)
verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen bepaalt u dan, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden.

. 4
Niet verstrekken
Er kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de
combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt.
Hieronder treft u aantal voorbeelden aan:

Advocaten
Niet ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten)

Ambassade/consulaat of andere buitenlandse overheidsinstelling (binnen of buiten Nederland)

Er is geen verdrag of andere internationale overeenkomst bekend dat gegevensverstrekking uit de GBA voorschrijft (zie voor toelichting verderop in het
schema)

Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)

Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie

Gerechtsdeurwaarders
Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie)

Incassobureaus
Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen

Notarissen
Uitvoering van een privaatrechtelijke taak

Postorderbedrijven
Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie

Rechtsbijstand
Het verkrijgen van cliëntgegevens en gegevens van de wederpartij

Rechtskundig- en adviesbureaus
Verkrijgen van uittreksels van cliënten

Verzekeringsmaatschappijen
Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte ad-
ministratie

Zorgverzekeraars
Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (voorbeeld: voeren van een debiteurenadministratie)
. 5
Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Schema 1 Afnemers
Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond
van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings-beper- Leges Basis
tegorie king

Andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk Advies: koste- Art. 88
(Afdeling Burgerzaken voor zover noodzakelijk in loos Wet GBA
/ Publiekszaken) verband met de uitvoering
van de publiekrechtelijke taak
Andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
(anders dan Burgerza- voor zover noodzakelijk in Wet GBA
ken / Publiekszaken) verband met de uitvoering
van de publiekrechtelijke taak
Bibliotheek Uitvoering diensten bibliotheek als Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk Eigen beleid Art. 88 Wet GBA (in-
(als onderdeel van de gemeentelijke taak voor zover noodzakelijk in gemeente cidenteel)
gemeente) verband met de uitvoering Art. 96 Wet GBA
van de publiekrechtelijke taak (systematisch)
Binnengemeentelijke Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk Eigen beleid Art. 88 Wet GBA (in-
afdeling of -dienst voor zover noodzakelijk in gemeente cidenteel)
verband met de uitvoering Art. 96 Wet GBA
van de publiekrechtelijke taak (systematisch)
Buitengewoon opspo- Controle (identificatieplicht); opma- Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
ringsambtenaar (bij- ken proces-verbaal. voor zover noodzakelijk in Wet GBA
voorbeeld in het Open- (bijvoorbeeld bij zwartrijden in het verband met de uitvoering
baar Vervoer) openbaar vervoer) van de publiekrechtelijke taak

Cannock Chase Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
(voorheen Mandaat (bijvoeging van betreffend college voor zover noodzakelijk in Wet GBA
BV) besluit) verband met de uitvoering
van de publiekrechtelijke taak
Centraal justitieel in- Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
cassobureau (voor het voor zover noodzakelijk in Wet GBA
innen van verkeers- verband met de uitvoering
boetes) van de publiekrechtelijke taak

Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van publiekrechtelijke Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 (zie Art. 88
(publiekrechtelijke ta- taken zoals genoemd in artikel 2 voor zover noodzakelijk in ook toelichting Wet GBA
ken) van de Gerechtsdeurwaarderswet. verband met de uitvoering over leges)
Voorbeeld: betekenen dagvaardin- van de publiekrechtelijke taak
gen of gerechtelijke aanzeggingen,
exploten, ontruimingen

Informatie Beheer Uitvoering van een publiekrechtelij- Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
. 6
 Schema 1 Afnemers
Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond
van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings-beper- Leges Basis
tegorie king

Groep ke taak. Bijvoorbeeld zoals ge- voor zover noodzakelijk in Wet GBA
noemd in de Wet op de Studiefinan- verband met de uitvoering
ciering van de publiekrechtelijke taak

Instellingen (bestuurs- Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
organen) op grond van voor zover noodzakelijk in Wet GBA
de Wet gemeenschap- verband met de uitvoering
pelijke regeling (Wgr) van de publiekrechtelijke taak

Kredietbank als onder- Uitvoering maatschappelijke dien- Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk Eigen beleid Art. 88 Wet GBA (in-
deel van een gemeen- sten als gemeentelijke taak. voor zover noodzakelijk in gemeente cidenteel)
te of als onderdeel van Volgens gemeentelijke verordening verband met de uitvoering Art. 96 Wet GBA
een gemeenschappelij- van de publiekrechtelijke taak (systematisch)
ke regeling (Wgr)

Notarissen Uitvoering van een publiekrechtelij- Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 (zie Art. 88
(publiekrechtelijke ke taak zoals genoemd in de Wet voor zover noodzakelijk in ook toelichting Wet GBA
taak) op het Notarisambt. Voorbeeld: verband met de uitvoering over leges ivm
verlijden authentieke akten zoals van de publiekrechtelijke taak extra werk-
het opstellen van een verklaring zaam-heden)
van erfrecht
Overheidsinstanties Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
zoals Belastingdienst, voor zover noodzakelijk in Wet GBA
RDW, SVB en politie verband met de uitvoering
van de publiekrechtelijke taak

Zorgverzekeraars Uitvoering publiekrechtelijke taak. Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88
Let op: er moet uitdrukkelijk wor- voor zover noodzakelijk in Wet GBA
den aangegeven voor welke pu- verband met de uitvoering
bliekrechtelijke taak de gegevens van de publiekrechtelijke taak
worden gevraagd. (bijvoorbeeld
Zorgverzekeringswet of AWBZ)
Zie voor een overzicht van verzeke-
raars:
www.zn.nl/De_branche/Zorgverze-
keraars/Adressen/index.asp

Samenwerkingsverbanden
Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor).
Wanneer dit is geregeld in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is er sprake van een buitengemeentelijke afnemer. De wijze waarop
. 7
een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden ge-
vraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is.

. 8
 Schema 2 Bijzondere derden
Dit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op
systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als
zodanig behandeld.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings-be- Leges Basis
tegorie perking

Financiële instellingen Uitbetalen van opvorderbare gelden Bijzondere Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 99 lid 1 Wet GBA
(banken, verzekeraars al dan niet op termijn. derde voor zover noodzakelijk in op grond Art. 68b Besluit GBA
en beleggingsinstellin- Zie lijst op www.bprbzk.nl onder verband met de uitvoering van leges-
gen) GBA. Procedures, Landelijke Tabel- van de taak. ver-orde-
Geautoriseerd door len Verzoek vindt plaats middels ning
minister voor GBA-ver- voorgeschreven formulieren.
strekkingen (zie brief BPR2003/U66312)
FIOM Opsporen van personen (bijv. fami- Bijzondere Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 op Art. 99 lid 3 Wet GBA
lieleden) derde voor zover noodzakelijk in grond van Art. 68c1 Besluit GBA
verband met de uitvoering legesveror-
van de taak. dening
Verzoek vindt plaats middels
voorgeschreven formulieren.
(zie brief BPR 4 aug 2005)

Pensioenfondsen en ziekenhuizen
Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet
aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet
GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter
niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van.
Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke
verordening zijn opgenomen.
Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht
zijn verstrekt (art 88, lid 4 Wet GBA) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geau-
toriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voor-
waarden van artikel 100 van de Wet GBA van dien.

. 9
 Schema 3 Verplichte derden
Hier gaat het niet meer om de ‘overheid’. Het gaat hier om ‘derden’, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden
actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. ‘Verplicht’ betekent: je kunt niet om de GBA heen.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings-be- Leges Basis
tegorie perking

Advocaten Uitvoering van een algemeen ver- Verplichte Algemene en verwijsgegevens Verstrekkingsbeperking Ja, op Art. 98
(te vinden via www.al- bindend voorschrift derde voor zover noodzakelijk in mogelijk. grond Wet GBA
leadvocaten.nl) Voorbeeld: aanspannen gerechtelij- verband met de uitvoering Toetsing noodzakelijk. van de
ke procedure of het opstellen van van een algemeen verbindend Na afweging van de be- leges-
een dagvaarding voorschrift langen tussen noodzaak verorde-
verstrekking en privacy ning
bevraagde wordt al dan
niet verstrekt. (zie art.
102 Wet GBA)
Rechtbank Ten behoeve van bepaalde civiele Verplichte Algemene en verwijsgegevens Verstrekkingsbeperking Ja, op Art. 98
procedures. derde voor zover noodzakelijk in mogelijk. grond Wet GBA
Voorbeeld: vervangende toestem- verband met de uitvoering Toetsing noodzakelijk. van de
ming voor een reisdocument voor van een algemeen verbindend Na afweging van de be- leges-
een kind. voorschrift langen tussen noodzaak verorde-
De kinderrechter vraagt een uit- verstrekking en privacy ning
treksel van de andere (weigerende) bevraagde wordt al dan
ouder. niet verstrekt. (zie art.
102 Wet GBA)

Schema 4 Vrije derden

We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens
(zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld.
Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeen-
telijke verordening zijn nu bepalend.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings- Leges Basis
tegorie beperking

Bibliotheek Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
(geen onderdeel van noemd in art. 100, lid 2 Wet
de gemeente) GBA

Buitenlandse EU-over- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
heden (er moet sprake zijn van een Ne- noemd in art. 100, lid 2 Wet (zeer beperkte verstrek-
derlands publiek belang!) GBA kings-mogelijkheden – zie
Advies: toestemming burger vra- ‘Waarvoor’)
gen (zie toelichting)
Buitenlandse niet EU- Volgens gemeentelijke verordening. Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
overheden (met pas- er moet sprake zijn van een Neder- noemd in art. 100, lid 2 Wet (zeer beperkte verstrek-
. 10
 Schema 4 Vrije derden
We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens
(zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld.
Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeen-
telijke verordening zijn nu bepalend.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings- Leges Basis
tegorie beperking

send beschermingsni- lands publiek belang! GBA kings-mogelijkheden – zie

veau - Art. 76 WBP) Advies: toestemming burger vra- ‘Waarvoor’)
www.cbpweb.nl gen (zie toelichting)
Buitenlandse rechts- Volgens gemeentelijke verordening, Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
personen (Voorbeeld: er moet sprake zijn van een Neder- noemd in art. 100, lid 2 Wet (zeer beperkte verstrek-
instellingen voor socia- lands publiek belang! GBA kings-mogelijkheden – zie
le zorg en zekerheid) Zie ook de toelichting ‘Waarvoor’)

Crematoria, begraaf- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
plaatsen noemd in art. 100, lid 2 Wet
(niet-gemeentelijke) GBA

Culturele organisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Fondsverwervende or- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
ganisaties noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Instellingen of Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
organisaties ten
GBA
behoeve van:
-Maatschappelijke
dienstverlening
-Algemene/geestelijke
gezondheidszorg
-Kinderopvang
-Jeugdwelzijnswerk
-Ouderenzorg
-Gehandicaptenzorg
-Werkvoorziening
Juridisch loket Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
(is de vraag van een advocaat van noemd in art. 100, lid 2 Wet
het juridisch loket t.b.v. een ge- GBA
rechtelijke procedure, zie dan bij
Advocaten)

. 11
 Schema 4 Vrije derden
We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens
(zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld.
Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeen-
telijke verordening zijn nu bepalend.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings- Leges Basis
tegorie beperking

Kerken ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
(niet zijnde de SILA)
GBA
Kredietbank Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
(privaatrechtelijk, bij- noemd in art. 100, lid 2 Wet
voorbeeld een stich- GBA
ting)
Inburgeringsbureaus Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
(niet gemeentelijke)
GBA

Migrantenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
betrokkene (persoon/gezaghouder) noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Onderwijsinstellingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
(zie ook onderstaande noemd in art. 100, lid 2 Wet
tekst bij ‘Scholen’) GBA

Ouderenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Patiëntenverenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA

Pensioenfondsen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Plaatselijke afdelingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
van politieke partijen noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Reclassering/verslaaf- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
den-zorg noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Sportorganisaties en Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
. 12
 Schema 4 Vrije derden
We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens
(zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld.
Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeen-
telijke verordening zijn nu bepalend.
Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings- Leges Basis
tegorie beperking

-verenigingen noemd in art. 100, lid 2 Wet

GBA
Thuiszorgorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Vakorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Verenigingen en stich- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
tingen met maat- (voorbeelden: Rode Kruis, Astma- noemd in art. 100, lid 2 Wet
schappelijk of filantro- fonds, Lilianefonds, Nierstichting, GBA
pisch doel Bloedbank)
Vrouwenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Woningbouwverenigin- Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
gen/woningcorporaties noemd in art. 100, lid 2 Wet
GBA
Ziekenhuizen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens ge- Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA
Patiëntenzorg, verlenen medische noemd in art. 100, lid 2 Wet
zorg, innen rekeningen ivm die GBA
zorg

. 13
Toelichting ‘vrije derde’
De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval
betreft het een afnemer.
De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen
krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan,
dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het
moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA.

Crematoria en begraafplaatsen
Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systemati-
sche verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere
gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA). Zie schema "afnemers".
2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen
in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.

Scholen
Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een af-
schrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens ‘massaal’ afschriften
aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige moge-
lijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de Wet GBA
en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, de verstrekkingsbeperking door artikel 100, lid 2 van de Wet GBA).

Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen

De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambas-
sades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft vooral te maken met twee zaken:
1. Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de
Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en
niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander
land, zal verstrekking van gegevens expliciet moeten zijn geregeld in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met
het andere land.
2. De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger
dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate vervelend zijn, indien het gaat om in Ne-
derland ingeschreven personen die (tevens) onderdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken
valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact
meer wensen met de autoriteiten van het andere land.

Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de orde is. Indien er een
verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden
gemaakt. De NVVB adviseert daarbij dan echter wel dat de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming verleent voor die verstrekking.
. 14
Hoe moet u omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie?
In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen mogelijk maken.
Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal dat slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB nadrukkelijk in de verordening
daaraan de voorwaarde te verbinden dat de ingeschrevene vooraf uitdrukkelijke toestemming verleent. Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming
van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkom-
sten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met Belgie en Duitsland. In het
kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden.
Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt
in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA.

Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA
niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifie-
ke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het
kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden
door Nederlanders.
In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de GBA ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwij-
zen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden
aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Zie ook daarvoor het artikel van Corrie Ebbers in B&R nummer 6 uit 2008.

Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van
dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens geregeld voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake
consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit
verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoe-
ken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij
of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene.
Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens.
De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.

Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zo-
genaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA
kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie.

Verstrekking aan andere buitenlandse derden

Hoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gerea-
geerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn
van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Neder-
lands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorge-
schreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein
van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken.
. 15
Wij beseffen dat dit moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Echter, naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de ge-
meentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder van je
afdeling.

. 16
 Schema 5 Bijzondere gevallen en uitzonderingen
Verzoeken die niet in te delen zijn onder 1, 2, 3 of 4, maar waarvoor wel specifiek geregeld is dat gegevensverstrekking mogelijk is.

Wie Waarvoor Welke ca- Welke gegevens Verstrekkings-be- Leges Basis

tegorie perking

Advies- en Meldpunten Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ) Geen afne- Persoonsgegevens, gegevens Niet mogelijk Ja Wet op de Jeugdzorg art.
Kindermishandeling Zie BPR-Kwaliteitsbrochure nr. 30 mer of derde over curatele, gezag, nationali- 53 (WJZ)
(AMK) Meestal spoedeisende vragen! in de zin van teit en verblijfsrecht. (Wet GBA
de Wet GBA art. 34,1,a,1-6)

Niet protocolleren!
Wetenschappelijke onder- Wetenschappelijk, statistisch of his- Art. 109 Wet Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk Ja Art. 109 Wet GBA; Art.
zoekers torisch onderzoek GBA voor zover noodzakelijk in ver- 67 Besluit GBA
(bijv. faculteiten) Art. 67 Be- band met het onderzoek
sluit GBA

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s)

Protocollering
In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verstrekkingen aan de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden.

Leges
Het Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemers of derden zijn in de zin van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke leges-
verordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de
NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een
Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten hun
eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverorde-
ning. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet
op grond van de GBA.

. 17