MICROSOFT PROJECT DERS NOTLARI

Do.Dr.Aydn Ulucan Hace e!e "n#$er%# e%# &'le (e )*l+(+ aulucan,-ace e!e.edu. r

AN.ARA/0112

M&CROSOFT PROJECT 0111 NOTLARI

3. 4&R&5 6E TANITIM Program altrmak iin Windows-Start-Programs-Microsoft Project seimini yapnz. Aa da g!r"len ilk g!r"n"m kacaktr.

Ara /)$)klar ,e Men"ler

0!r"n"m /)$) )

0iri 1kran 20annt 3+art 0!r"n"m"4

#eni $ir proje planlamak iin %ile-&ew seilmelidir. #eni proje ilk olarak $alatld nda aa daki Project 'nformation penceresi alr. () pencere Projenin $atan sona* yada sondan $aa planlanmasn $elirlememiz iin start date yada finis+ date sorar. Seim do r)lt)s)nda projenin ilk ya da son tari+i $elirlenir ,e proje planlanmaya +azrlanr.

-a+a !nceden allm $ir projeyi tekrar y"klemek iin %ile-.pen-dosya ad seilmelidir. Aa da da+a !nceden allm $ir proje !rne i g!r"nmektedir.

#)karda standart g!r"n"m olan 0annt 3+art g!r"n"m"nde $ir proje plan izlenmektedir. Sol tarafta %aaliyetler ,e s"relerinin g!r"ld" " 5ask S+eet sa tarafta ise faaliyetlerin s"relerine g!re )$)klar ,e o ii yapan kaynaklarla $irlikte g!r"ld" " 0annt 3+art ,ardr. 6er iki pencerenin de sa a do r) kaydrla$ilece ini kontrol edersek* pencerelerin g!r"lmeyen ksmlarnda da ,eriler old) n) farkederiz. Aa da 5ask S+eet7in de,am da g!r"lmektedir. %aaliyetlerin $alang-$iti tari+leri* 8nceki faaliyetleri ,e kaynaklar $) ta$lo "zerinde yazldr.

Sol taraftaki g!r"n"m )$) ) ile farkl g!r"n"mler arasnda dolaa$iliriz. MS project projeyi farkl alardan planlayp izler. () y!nleri* s"re* kaynak* atamalar* maliyetler* iy"kleri olarak sralaya$iliriz. %arkl g!r"n"mler proje planlarnn farkl y!nlerini !n plana kartr. 8rne in 9eso)rce S+eet g!r"n"m" aa da g!r"l"yor. () g!r"n"mde projede yer alan kaynaklar adlar* tipleri* ma:. (irimleri* maliyetleri gi$i ,eriler girilir.

-a+a detayl $ir g!r"n"m olan 5ask ;sage g!r"n"m"nde ise +er faaliyete atanan kaynaklar zaman ekseninde i y"kleri g!r"nmektedir.

0. FAAL&7ETLER&N 4&R&LMES& 6E D"8ENLENMES& (ir proje planlanmaya $aland nda !ncelikle faaliyetler tanmlanr. MS Projecte ilk faaliyeti aa daki gi$i 5ask &ame s"t)n)n)n altna girip entera $ast nzda* o faaliyet < g"n= olarak tanmlanr. = iaretinin anlam s"renin $izim tarafmzdan girilmedi i iin kesin olmad dr. Sa tarafta < g"nl"k $ir 0annt )$) ) ol))r.

%aaliyetler y)kardaki gi$i girildike 0annt c+art da sa tarafta ol))r. -ikkat edilirse +en"z s"relerle ilgili +i$irey girmedik. S"reler $ir sonraki aamada girilecektir. %aaliyet s"releri dakikadan aya kadar farkl $irimlerde girile$ilir. >ki dakikalk $ir i ?m ile* iki saatlik $ir i ?+ ile* iki g"nl"k $ir i ? ile yada ?d ile* iki +aftalk $ir i ?w ile* iki aylk $ir i de ?mo ile g!sterilir. 0"nde sekiz saat allan $ir projede $ir faaliyeti @d ile g!sterirsek @AB C ?D saate karlk gelmektedir. Ancak $az faaliyetler t"m g"n s"re$ilir. () tipte s"releri tanmlamak iin zaman $iriminin $ana e ksaltmas getiririz 2? ed* ?ew gi$i4. () elapsed date7in ksaltmasdr. #)kardaki faaliyeti @ed olarak tanmlarsak @A?D C E? saate karlk gelir. Proje iin zaman dilimlerinin s"releri 5ools-.ptions-3alendar7dan ayarlanr. #anda $) pencere g!r"lmektedir. Aa da ise faaliyet s"releri girilmitir.

%aaliyet srasn $elirlemek iin faaliyetleri $a lamak $ir sonraki itir. >ki faaliyeti $ir$irine $a lamak iin farkl yollar k)llanla$ilir. 8ncelikle iki faaliyet seilip Fink 5ask d" mesine $aslrsa ikinci faaliyet $irincinin ardna $a lanr. #ada ikinci faaliyetin "st"ne ift kliklenirse yanda g!r"len 5ask 'nformation form) alr. ()rada Predecessors sekmesi seilirse faaliyetlerin izledi i faaliyetler 2!nceki faaliyetler4 girile$ilir. (irden ok faaliyeti $ir$irinin ardna ayn anda $a lamak iin t"m faaliyetler seilir ,e Fink 5ask d" mesine $aslr. Aa da $a lanm faaliyetler g!r"lmektedir.

/ok sayda faaliyet ile planlama yaparken genellikle faaliyetler e,reler altnda gr)planr. 8rne in y)kardaki t"m faaliyetler projenin +azrlk faaliyetleri ise $)nlar 6azrlk %aaliyetleri adl $ir !zet g!re, altnda toplaya$iliriz. 8ncelikle <. satra gidip 'nsert-&ew 5ask seersek en "ste $o $ir satr eklenir. ()raya 6azrlk %aaliyetleri yazp yeni $ir faaliyet tanmlarz. Alttaki t"m faaliyetleri seip sa a 'ndent d" mesine $asarsak faaliyetleri aa daki gi$i gr)plar. ()rada 6azrlk %aaliyetleri tek $ana $ir faaliyet de ildir. Altndaki faaliyeterin t"m"n" kapsayan !zet faaliyettir.

0enellikle projelerin ara +edeflerine )lald n yada $ir e,renin tamamland n g!stermek iin kilometre talar k)llanlr. Gilometre talar s"resi H olan faaliyetlerdir. 0annt emasnda farkl $ir iaretle g!sterilir. 6azrlk %aaliyetlerinin son)nda 6azrlk tamamland adl $ir faaliyet yaratp s"resini H ,erirsek ,e Plan g!zden geir faaliyetinin ardna $a larsak ilk e,renin kilometre tan yarata$iliriz. () ilem y)karda yaplmtr.

9. .A7NA.LARI TANIMLANMASI 6E D"8ENLENMES& Gaynaklar proje faaliyetlerinin gerekletirilmesinde k)llanlan insan* donanm ,e malzemelerdir. Giiler* meslekler* gr)plar* fiziksel mekanlar* i makinalar ig"c" tipinde kaynaklardr. Sarf malzemeleri* +ammaddeler ise projede t"ketilen malzeme tipinde kaynaklardr. Gaynaklar eitli yollarla MS Project7e gire$iliriz. ()n)n en genel yol) 9eso)rce S+eet7i k)llanmaktr. () g!r"n"mde tanmlanan kayna n srasyla ad* tipi 2insan ,e donanm iin work* sarf malzemeleri iin material4* Fa$el7* ksaltmas* gr)$)* maksim)m miktar 2<HHI olmas o kaynaktan < adet* ?HHI olmas iki adet* JHI olmas da yar zamanl kaynak anlamna gelir.4* maliyet 2!rne in <HH $5FKweek* <H $5FK+o)r gi$i4* fazla mesai maliyeti 2o,ertime cost4* k)llanm $ana maliyeti 2costK)se4* maliyetin ne zaman ol)aca 2accr)e atL start ise maliyet faaliyetin $anda kar* end ise maliyet faaliyetin son)nda kar* prorated ise maliyet faaliyet s"resince d"zenili olarak kar4 tanmlanr.

Gaynaklar "zerine ift kilklendi inde 9eso)rce 'nformation form) g!r"nt"lenir. () form "zerinde de detayl kaynak tanmlamalar yapla$ilir. 8rne in kayna n ala$ilece i g"n-saatleri g!steren tak,imi* kayna farkl zaman ,e ilerdeki farkl maliyetleri ,e kayna n projede olaca zaman dilimi gi$i.

:. ATAMALARIN TANIMLANMASI 6E D"8ENLENMES& Proje planlamasnn faaliyet ,e kaynaklarn tanmlanmasndan sonraki aamas kaynaklarn faaliyetlere atanmas aamasdr.

Mimdi !nce $asit $ir atamann yapln g!relim. Atamann en $asit yol) atama yapaca mz faaliyeti setikten sonra Assign 9eso)rce d" mesine $asmak ,e atayaca mz kayna seip Assign t))na $asmaktr. Aa da $) tipte atamalarn yaplmas g!r"lmektedir.

(ir faaliyete $ir kaynak atad nzda o faaliyetin i ede erini $elirlersiniz. 8rne in ? +aftalk $ir faaliyete < kii atad nzda o faaliyet* > C S"re A (irim form"l"nden > C ? +afta A < kii C ? adam-+aftalk $ir i ede erine sa+ip ol)r. MS Project7te ilk atamay yaptkten sonra y)karda g!r"len i ede erleri kaydedilir. &ormal artlarda y)kardaki faaliyete da+a sonra $ir kii da+a atarsanz* ayn i $ir kii yerine iki kiiyle yaplaca iin s"resi ksalacaktr. %orm"lde ? adam-+afta ,e ? kiiyi yerine koyarsak* ? adam-+afta C S"re A ? kii* S"re C < +afta olarak $)l)n)r. () tipte planlama a$a-g"d"ml" 2effort-dri,en4 planlama olarak adlandrlr. ()rada i sa$ittir. #eni kaynaklar atanmas proje s"resini ksaltr. Ayn ekilde kaynaklarn karlmas da proje s"resini )zatr. Windows-Split7i seti inizde 0annt 3+art g!r"n"m"n"n altnda seili faaliyetin detaylarnn g!r"nd" " pencere kar. 0!r"ld" " gi$i E nol) faaliyete Aye ;sta atanmtr ,e < +aftalk faaliyetin DH adam-saat i ede eri $)l)nmaktadr. 1ffort dri,en seene inin seili olmas a$a g"d"ml" planlama yapld n g!sterir. -olaysyla $) faaliyete yeni

kaynaklar atarsak toplam i DH saatte kalacak* da+a ok kaynak alaca iin de < +aftalk s"re ksalacaktr.

Aa da $) faaliyete $ir kaynak da+a atanm. Aye ,e Ali ?Her saat almaya $alamlar ,e faaliyet s"resi de < +aftadan yarm +aftaya d"m"t"r.

Naman zaman planlayc ek kaynak atasa da s"renin ayn kalmasn-ksalmamasn isteye$ilir. 8rne in ? +aftalk $ir ie < kii atadktan sonra* ?. kiiyi de atasa da s"renin +alen iki +afta s"rmesi gerekti ini isteye$ilir. () d)r)m) MS Project7de planlamak iin a$a g"d"ml" planlama aktif olmamaldr. /a$a g"d"ml" planlama aktif de ilken ek kaynak atannca projenin s"resi ksalmaz sa$it kalr. () d)r)mda projenin i ede eri artacaktr. 8rnek ,ermek gerekirse* < kii ,e a$a g"d"ml" planlama aktif de il. > C S"re A (irim form"l"nden > C ? +afta A < kii C ? adam-+aftalk $ir i ede erine sa+ip ol)r. ?. kii atand ,e a$a g"d"ml" planlama aktif de il. 2S"re sa$it4 > C ? +afta A ? kii C D adam-+aftalk $ir i ede erine kar. Aa da D nol) faaliyet iin !nce $ir kaynak atanmtr.

Ardndan a$a g"d"ml" planlama seili de ilken ikinci $ir kaynak atanm ,e projenin s"resi de imemitir. ()na karlk +er iki kaynak da DHar saat almaya $alam projenin i ede eri DH saatden BH saate kmtr.

/a$a g"d"ml" planlama seiliyken $ir kaynak atadktan sonra ikinci $ir kayna farkl alma y"zdesiyle atarsak da toplam i sa$it kalr. Gaynaklara toplam ii alma oranlar do r)lt)s)nda da tr. Aa da $)n)nla

ilgili $ir !rnek ,ardr.

Malzeme kaynaklar da k)llanldklar miktar kadar atanrlar. Aa da g!r"ld" " gi$i malzeme kaynaklarnn atanmas toplam i yada s"reyi de itirmemektedir. ;. FAAL&7ETLERLE &L4&L& DETA7LI PLANLAMALAR /alma 5ak,imleriL Planlama s"recinde t"m proje iin alma tak,imi tanmlana$ilir. () tak,imde g"nde ka saat +angi saatler arasnda allaca * +angi g"nlerin tatil olaca gi$i detaylar $elirtile$ilir. Ayrca t"m $) ilemler tek $ir faaliyet iin !zel tak,im yaratlarak da yapla$ilir.

10

#anda t"m projenin alma saatleri HO.HH-<B.HH saatleri arasna de itirilmitir. ()n) yapmak iin 5ools3+ange Working 5ime seimi ile pencere almtr. /alma g"nlerinin $alklar seilmi* ardndan sa taraftaki alma saatleri girilmiitir. () standart tak,im iin yaplmtr. 1 er tatil g"nleri ,arsa* o g"nler seilip sa taraftan nonworking time seene inin iaretlenmesi yeterli olacaktr. P g"n <Har saat allacak yeni $ir tak,im tanmlamak iinQ 5ools-3+ange Working 5ime-&ew sein. &ame iin P g"nl"k tak,im yazn. Make a 3opy seene inde Standart seili ols)n. 2(!ylece Standart tak,imin kopyasn modifiye edeceksiniz.4 Ptesiden 3tesiye kadar P g"n" sein tari+leri HB-<O aras yazn ,e .G tklayn. (!ylece tak,im yaratlr. () tak,imi $ir faaliyete )yg)lamak iin faaliyete ift tklayarak 5ask 'nformation form)n) an ,e Ad,anced sekmesinden istenilen 3alender7 sein. #anda $) ilem g!r"lmektedir.

%aaliyet >likileriL %aaliyetler $ir$irine $a lanrken D d)r)mda $a lanr. Standart $a lant %inis+-Start $a lantsdr. () $a lantda ikinci faaliyet ilk faaliyetin ardna $a lanr. Start-Start $a lantsnda iki faaliyet te ayn anda $alar* %inis+-%inis+ de iki faaliyet de ayn anda $iter. Start-%inis+7de ise ilk faaliyet $alad nda ikinci faaliyet $itmi ol)r. Ayrca ilikilere gecikme yada erken $alama s"resi de ,erile$ilir. 8rne in Riki faaliyet e anl $alama ilikisine sa+ip

11

ols)n ancak ikinci faaliyet iki g"n gecikerek $alasnS ifadesini tanmlamak iin ikinci faaliyete ift tklanarak 5ask 'nformation form) alr. Predecessor sekmesinde aa daki tanmlamalar yaplr.

%aaliyet 5"rleriL %aaliyetlerin ilk atamalar $ittikten sonra o faaliyette g!re, alan kaynaklarn a rlklarn de itirirken faaliyet t"rleri ayarlanmaldr. MS Project7de @ ayr faaliyet t"r" tanmlana$ilirL %i:ed ;nit 2Standart4* %i:ed -)ration* %i:ed Work. %i:ed ;nit iin faaliyetin s"resini de itirdi inizde i yeniden +esaplanr. 2#ada tersi4 %i:ed -)ration iin faaliyetin $irimini de itirdi inizde i yeniden +esaplanr. 2#ada tersi4 %i:ed Work iin faaliyetin $irimini de itirdi inizde s"re yeniden +esaplanr. 2#ada tersi4 8rne in s"resi H.J +afta olan aa daki faaliyetin s"resini $ir +aftaya karrsak ,e $) esnada %i:ed Work7" seersek* i sa$it kalacak ,e s"re artt iin $irim says I<HH7den IJH7ye d"ecektir.

>stenilen

faaliyetlere ara ,erile$ilir. ()n)n iin Split 5ask s"r"klemek yeterlidir.

d" mesine $asmak ,e istenilen faaliyet "st"nde

12

Sa$it MaliyetL %aaliyetlerin kaynak maliyetleri dnda sa$it maliyetleri de ola$ilir. ()nlar girmek iin TiewU5a$le3ost7dan maliyet ta$los)n) y"kleyip %i:ed 3ost s"t)n)na ilgili faaliyetin sa$it maliyeti girile$ilir. 5ekrarlanan %aaliyetlerL Projelerde toplantlar gi$i tekrarlanan faaliyetler ,ardr. () faaliyetleri 'nsert-9ec)rring 5ask seene i ile gire$iliriz. Aa da $) pencere g!r"lmektedir. %aaliyet GstlamalarL MS Project7te faaliyetlere eitli kstlamalar gire$ilirsiniz. V eit kstlama ,ardrL i. 1snek Gstlar 2ASAP* AFAP4 %aaliyetleri m"mk"n olan en erken yada ge s"rede tamamlar. S"resi ile oynamaz. Sadece $alang yada $iti tari+ini de itirir. ii. #ar 1snek GstlarL 2S&15* S&F5* %&15* %&F54 %aaliyetin $alang yada $itii ile ilgili $ir tari+ snrlamas ,ardr. () tari+leri iinde faaliyetin $aalang yada $iti tari+i ser$este $eillenir. iii. 1snek .lmayanGstlarL 2MS.* M%.4 %aaliyet $elli $ir $alang yada $iti tari+inde $alamal yada $itmelidir. G)llanlmas sakncaldr. %aaliyetleri kstlarla $a lamak istemiyorsak ,e yine de $az teslim tari+lerini plan "zerinde g!rmek istiyorsak* tesilim tari+leri gire$iliriz. ()n)n iin 5ask 'nformation form)-Ad,anced--eadline7 k)llanrz.

Gritik yol) ,e faaliyet $oll)klarn g!rmek iin Tiew-More Tiews--etailed 0annt7 semeliyiz. () g!r"n"mde kritik faaliyetler krmz g!r"l"r.

13

2. .A7NA.LARLA &L4&L& DETA7LI PLANLAMALAR Gaynak 5ak,imleriL Proje ,e faaliyetler gi$i kaynaklar iin de !zel tak,imler yaratla$ilir. ()n)n iin 5ools-3+ange Working 5ime ap %or ksmnda tak,imini de itirmek istedi imiz kayna seeriz ,e gerekli d"zenlemeleri yaparz.

%arkl Namanlarda Gaynak G)llanla$ilirli iL 1limizdeki $ir kayna n k)llanla$ilirli i farkl zamanlarda farkl d"zeylerde ola$ilir. ()n) 9eso)rce 'nformation form)-0eneral sekmesinden ayarlarz.

%arkl Namanlar iin %arkl 8deme .ranlar 0irmekL Gaynaklarn maliyetlerini zamana g!re de iiklik g!steren yapda

14

tanmlaya$iliriz. (enzer ekilde kaynaklarmzn farkl faaliyetlerde farkl ola$ilecek maliyetleri iin de farkl !deme oranlar da tanmlaya$iliriz.

>lk atamalar ,e kaynak maliyetleri tanmlandktan sonra kaynaklarn "zerindeki i y"kleri ,e maliyetlerini 9esorce S+eet g!r"n"m"nde iken Tiew-5a$le-S)mmary7den izleye$iliriz.

Ar iy"k" olan kaynaklarn +angi g"nlerde pro$lemli 9eso)rce ;sage g!r"n"m"nde g!re$ilirsiniz.

old) )n)

15

9esorce ;sage7da !zet g!r"nt"ler ol)t)rmak iin %ormat-5imescale7de major )nit7i mont+s* minor )nit7i de week sein.

Gaynak -"zeylendirmeL Ar iy"k" olan kaynaklar d"zeylendirmek iin 5ools-9eso)rce Fe,eling7i sein.

<. ATAMALARLA &L4&L& DETA7LI PLANLAMALAR (ir kayna $ir di eriyle de itirmek iin Assign 9eso)rces7da 9eplace7i k)lllanrz.

16

(ir kayna n i kont)r)n) ,e 3ost 9ate7ini Assignment 'nformation form)ndan de itire$iliriz.

=. 6ER& &5LEMLER& 6E RAPORLAMA (ir ta$lodaki ,eriyi sralamak iin Project-SortSort (y seilir. Teri gr)plamas iin de Project0ro)p (y seilir. Terileri s"zmek iin ilk y!ntem A)to %ilter7 k)llanmaktr.

0annt 3+art7n g!r"n"m"n" de itirmek iin %ormat-(ar Styles seilir.

17

MS Project ile +azrlanm eitli rapor formatlarn k)llanmak iin Tiew-9eports7dan seim yaplmas yeterlidir.

18

>. PROJEN&N &8LENMES& Proje planlamas $ittikten sonra proje plan +ayata geirilirken MS Project tarafndan izlenir ,e planlarla gerekleenlerin )y)ml) ol)p olmad kontrol edile$ilir. () kontrol s"recinde* s"re* ig"c" ,e maliyet $ileenleri ayr ayr planlarla karlatrla$ilir. Proje planlamas $ittikten sonra MS Project7in planlarla gerekleenleri karlatrla$ilmesi iin proje plannn temel 2(aseline4 olarak kaydedilmesi gereklidir. ()n)n iin 5ools5racking-Sa,e (aseline seilmelidir. <. Projenin Planlad gi$i 0itti ini GaydetmekL Projenin $elli $ir d!nemi getikten sonra +er ey planland gi$i gidiyorsa en temel proje izleme y!ntemi +ereyi planlara )yg)n kaydetmektir. ()n)n iin 0annt 3+art g!r"n"m"nde iken 5ools-5racking-;pdate Project seilir. ()rada ;pdate Project As 3omplete 5+ro)g+ seilir. -ate7e $ir tari+ girilir. ?. %aaliyetlerin 5amamlanma .ranlarn 0irmekL (ir faaliyete tamamlanma y"zdesi girildi inde* MS Project faaliyetin planlanan $alang tari+ini gerekleen $alang olarak alr. Ardndan* faaliyetin gerek s"re* kalan s"re* gerek maliyet gi$i de erlerini +esaplar. () +esaplamalar plana )y)ml) gidildi i ,arsaymyla yaplr.

@. %aaliyetlerin 0erekleen S"re* (alang* (iti -e erlerini 0irmekL %aaliyetler iin geekleen de erler girilerek de proje g"ncellene$ilir. 8zellikle plandan sapan faaliyetler iin $) yol k)llanlr.

19

- (ir faaliyetin gerekleen $alang tari+i girildi inde planlanan $alang tari+i o g"ne kaydrlr. - (ir faaliyetin gerekleen $iti tari+i girildi inde planlanan $iti tari+i o g"ne kaydrlr ,e faaliyet I<HH tamamlanr. 1 er tari+ planlanandan !nce ise faaliyet s"resi ksalr* sonra ise s"resi )zar. - 0erekleen s"re girildi inde* iler plana )yg)n gidiyor ,arsaymyla planlanan s"reden geekleen s"re kartlarak kalan s"re +esaplanr. 1 er plandan sapma ,arsa* gerekleen s"reye ek olarak kalan s"re de elle girilmelidir. - 0erek s"re planlanan s"reden )z)n girilirse faaliyet <HHI tamamlanr ,e planlanan s"re de itirilir. - 0erek s"re planlanan s"reye eit girilirse faaliyet <HHI tamamlanr. D. -etayl 0"ncellemeL 8zellikle kritik ,e y"ksek riskli ilerin gereklemesi g"n $aznda 9eso)rce ;sage yada 5ask ;sage g!r"n"m" k)llanlarak yapla$ilir. 5ask ;sage 0!r"n"m"nde* %ormat--etails7den Act)al Work ,e (aseline seilerek ta$lo detaylandrlr ,e Act)al work ksmna gerekletirilen iler girile$ilir.

J. Galan > ,e S"reyi -e itirmekL 0erekleen ,e kalan i de itirilerek de proje izlene$ilir.

(ir faaliyetin kalan i gereksiniminin artrlmas yada azaltlmas faaliyetin s"resini de etkileyecektir. %aaliyetin Galan ide erini gire$ilece imiz $ir ta$lo da Work ta$los)d)r.

20

Planlanan ,e gerekleen faaliyetlerin maliyetleri de karlatrlarak incelene$ilir. Tiew-5a$le-3ost seersek maliyetleri inceleye$iliriz.

21