SOPANA KALAICHELVAM

APAKAH MAKSUD MESYUARAT? Membawa makna berhimpun, berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, Perundingan (untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan). Secara amnya, mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk

mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi mendapatkan satu keputusan. Kepentingan Mesyuarat Menjelaskan hal hal yang tidak jelas. Pengagihan tugas Menilai dan mengawal aktiviti Menyelesaikan banyak masalah rumit Mencari sokongan dan kerjasama sesame ahli Mendapatkan mandat Menyebarkan maklumat Merancang strategi Mengetahui kekuatan dan kelemahan

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung Tahunan Merupakan mesyuarat utama dalam siri mesyuarat sesebuah pertubuhan/ persatuan/ perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota yang berdaftar. perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan diluar sekolah. Namun begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli. Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara

SOPANA KALAICHELVAM

menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan.Mengikut undangundang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya1/3 atau daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung dilaksanakan. Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah

(i) Aluan Pengerusi. (ii) Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu. (iii) Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan. (iv) Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru. (v)Membincangkan usul dan cadangan. (vi) Ucapan penangguhan (vii)Hal-hal lain. Mesyuarat Agung Tergempar / Luar Biasa Diadakan secara tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat dilaksanakan atau diselesaikan di peringkat jawatankuasa. Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang ditentukan atas cadangan ahli atau mengikut peraturan tertentu. Mesyuarat ini kadang-kadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan corak projek ditubuhkan.

SOPANA KALAICHELVAM

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan mesyuarat ini amatbergantung kepada keperluan. Lagi banyak projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini bersidang. Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha,biasanya satu minggu daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuaratbiasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa. Agenda am untuk mesyuarat jawatankuasa kerja ialah (i) (ii) (iii) (iv) Ucapan Pengerusi. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Lalu Perkara Berbangkit. Agenda-agenda yang Ditentukan/Laporan Aktiviti. Hal-hal Lain.

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling bawah. Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan sebagainya. Agendanya berbincang cara hendak melaksanakan tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh masa terdekat. Dalam Jawatankuasa Kecil,semua orang akan menjalankan tugas walaupun di kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas

menyelaraskan Jawatankuasa berkenaan.

SOPANA KALAICHELVAM

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara Dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu persatuan, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya. Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan. TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA Pengerusi bertugas untuk mengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan

berketrampilan. Biasanya ia mengalu-alukan kehadiran anggota,memperkenalkan ahli baru, mengucapkan terima kasih kepada ahli lama yang tidak terlantik lagi kerana jasa masing-masing. Pengerusi juga akan dengan ringkas menyatakan pengalamannya berhubung dengan perjalanan persatuan selepas mesyuarat yang lepas. mengemukakan perkara-pekara yang hendak dibincangkan (agenda) dengan ringkas dan jelas. Selain itu, ia harus menjadi perantara yang baik,mengawal perjalanan mesyuarat dengan cara menjadi pendengar yang baik dan tidak pula berpihak kepada mana-mana anggota. Setiausaha Setiausaha persatuan/pertubuhan, sesuai dengan gelaran jawatannya setiadan usaha, hendaklah harus setia kepada persatuan dan berusaha untuk menggerakkan jentera pentadbiran persatuan. ia hendaklah bekerjasama dengan pengerusi. mengedar surat jemputan mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat terdahulu untuk diedarkan sebelum mesyuarat, menyediakan agenda dan tempat mesyuarat, menyediakan segala peralatan mesyuarat yang diperlukan,

SOPANA KALAICHELVAM

mengedar borang kehadiran, mencatat dan menyiapkan minit mesyuarat dengan baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut dengan kadar segera kepada setiap anggota yang terlibat. Ahli Jawatankuasa bertanggung jawab untuk memberikanbuah fikiran yang bernas untuk

memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek.

SOPANA KALAICHELVAM

MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat ialah hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut. Ini bermakna catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak berkenaan dengan berkesan. Minit mesyuarat menjadi panduan pelaksanaan kepada yang terlibat. Tanpa penulisan minit yang baik dan sempurna, pelaksanaan tidak akan sempurna. KAEDAH MENULIS MINIT MESYUARAT Bilangan, Tarikh dan Tempat Mesyuarat

Bilangan mesyuarat biasanya ditulis di atas sekali, contohnya MinitMesyuarat Jawatankuasa Perancangan Akademik (JKPA) yang ke -89 Bil.06/2000 Atau Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Projek Pelajar Cemerlang, Negara Gemilang yang ke-3 Bil3/2000. Tarikh, Masa dan Tempat ditulis dengan cara diindent danlangkau dua baris selepas bilangan minit mesyuarat. Senarai Kehadiran Dalam bahagian ini, semua nama anggota mesyuarat dicatatkan di bawahtajuk kecil Hadir, Tidak Hadir dengan Kenyataan dan Tidak Hadir, Tanpa Kenyataan. Biasanya nama Pengerusi dicatatkan paling atas danSetiausaha paling bawah. Agenda Mesyuarat serta Catatan Dalam bahagian ini, agenda mesyuarat ditulis sebagai kepala tajuk diikuti dengan catatan isi penting yang dinyatakan atau dibincangkan. Biasanya catatan pada bahagian ini dibahagikan kepada dua ruangan, satu untuk catatan perbincangan yang dibuat dan satu lagi ruangan untuk ditulis

SOPANA KALAICHELVAM

siapakah pihak yang akan bertindak melaksanakan keputusan yang telah dicapai. Dalam bahagian Aluan Pengerusi, biasanya dicatat makluman yang disampaikan oleh pengerusi majlis berhubung dengan ruang litup

pertubuhan/persatuan/projek yang dilaksanakan. Dalam bahagian Membentang dan Mengesahkan Minit Mesyuarat lalu biasanya dicatatkan Mesyuarat bersetuju mengesahkan minit mesyuarat tersebut dengan pindaan berikut (jika terdapat pindaan, pindaan tersebutdicatatkan di bahagian bawahnya satu persatu). Dalam bahagian Perkara Berbangkit dicatatkan segala keputusan mengenai halhal yang dibangkitkan bersangkutan dengan kandungan minit mesyuarat lalu. Dalam bahagian Agenda, biasanya ayat yang digunakan untuk catatan minit ialah (a) Mesyuarat mengambil maklum. diikuti dengan pecahan kecil perkara-perkara yang dibincangi oleh anggota mesyuarat dan (b)Mesyuarat bersetuju diikuti oleh pecahan persetujuan yang dicapai berdasarkan perkara-perkara yang dibincangkan. (b) Pada bahagian sebelahkanan (biasanya dalam ruangan kecil yang disediakan) ditulis pihak yang akan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan keputusan yang dicapai pada para. Dalam bahagian Hal-Hal Lain, dicatatkan segala perbincangan dan keputusan yang dicapai berhubungan dengan hal-hal lain yang dikemukakan oleh anggota yang tidak berkaitan dengan agenda tetapi berkaitan dengan kepentingan persatuan/pertubuhan/perjalanan projek secara keseluruhan.Dalam bahagian Penutup, biasanya dicatatkan tarikh mesyuarat ditangguhkan dan ucapan terima kasih kepada pengerusi. Tandatangan Penyedia Minit Pada bahagian ini, setiausaha atau penolong setiausaha akan menurunkan tandatangannya sebagai pengesahan pertanggungjawab terhadap kandungan minit mesyuarat.