Een inventariserend onderzoek naar mogelijke oorzaken van het verschil in activiteit van de National Focal Points en aandachts- en verbeterpunten hierin ter versterking van het European Urban Knowledge Network
Jorrit Vise Sara Cmertbay - Den Haag, mei 2012
Opleiding: Bestuurskunde Organisatie: Avans Hogeschool s-Hertogenbosch Academie voor Management en Bestuur
In opdracht van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Eerste begeleider: mw. Judith Groen Tweede begeleider: mw. Judith Hansen Stage begeleider: mw. Gabrille Metz
2
Samenvatting Het in 2004 opgerichte European Urban Knowledge Network (EUKN) is een intergouvernementeel netwerk voor kennisuitwisseling. Het EUKN richt zich op het stimuleren van de Europese uitwisseling van relevante kennis en praktijkervaringen op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het netwerk bestaat momenteel uit elf lidstaten. Elk van deze landen heeft een vertegenwoordiger zitten in de Stuurgroep van het EUKN, het besluitvormende orgaan. Verder heeft elk lidstaat een National Focal Point (NFP) ingesteld die de dagelijkse EUKN werkzaamheden uitvoeren en in contact staan met de stakeholders. Het EUKN Secretariaat ondersteunt de NFPs in zijn taken. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is de Management Autoriteit van het netwerk en kijkt naar de voortgang en ontwikkeling van het EUKN. Vanuit deze positie is gebleken dat het netwerk minder functioneert, doordat er een verschil is in de mate van activiteit van de NFPs. Dit onderzoek staat stil bij de oorzaken die van invloed kunnen zijn op het functioneren en kijkt naar mogelijke verbeteringen hierin. De aandacht wordt hierbij gericht op de organisatie van de NFPs in de lidstaten en de samenwerking tussen de NFPs en het Secretariaat, omdat beide een rol spelen in het EUKN.
Een ministerie is vrij om het NFP op haar eigen manier in te richten en de hoogte van het budget ervoor te bepalen. Er is echter geen duidelijk beeld hoe de NFPs georganiseerd zijn, wat hun capaciteit is, over welk budget ze beschikken en hoe hun contact met het Stuurgroep-lid en de stakeholders loopt. Dit is in kaart gebracht door middel van twee enqutes onder de NFPs. In principe zijn er twee groepen van NFPs te onderscheiden. De organisaties verbonden aan een ministerie en organisaties op afstand van een ministerie. NFPs als onderdeel van een ministerie komt het vaakst voor. Het aantal medewerkers werkzaam in een NFP varieert tussen de n en drie medewerkers. Verder besteden de meeste NFPs tot maximaal dertig uur per maand aan het EUKN. Twee contactpunten zitten hier echter boven met meer dan zestig uur per maand voor EUKN doeleinden. Maar liefst vier van de zeven geeft aan te weinig uren te hebben, terwijl maar n iemand tevreden is met het aantal uren. Van de NFPs hebben de meesten een budget tussen de 30.001 en 60.000 euro. De NFPs zijn meer tevreden over het budget, dan het aantal uren. Met betrekking tot de ontwikkeling van het budget in de toekomst heerst er wel enige onzekerheid. Wanneer geconstateerd wordt dat dit bij een aantal NFPs onvoldoende activiteit is om goed te kunnen functioneren, zal er gezamenlijk in de Stuurgroep regels opgesteld moeten worden met betrekking tot de minimale uren per maand voor een NFP.
Het NFP krijgt zijn budget en taakstelling van het ministerie en moet daarom verantwoording afleggen tegenover het Stuurgroep-lid. De contacten lopen volgens de NFPs over het algemeen goed. Veel NFPs zijn tevreden, terwijl slechts een enkeling aangeeft dat er hierin verbetering mogelijk is. Wel zijn alle NFPs het erover eens dat de steden de belangrijkste stakeholders zijn. Overige stakeholders zijn universiteiten en onderzoeksinstituten, de ministeries voor territoriale en stedelijke ontwikkeling, de regios en de uitvoerders van stedelijk beleid. Over de andere mogelijke belangrijke stakeholders, zoals universiteiten en regios, verschillen de NFPs van mening of het belangrijke stakeholders zijn. Om de stakeholders te bereiken maken NFPs gebruik van onder andere bijeenkomsten en nieuwsbrieven. Er is een redelijk gelijke verdeling op te merken in de mate waarin NFPs zelf tevreden zijn over de mate waarin zijn de stakeholders bereiken.
Het tweede aspect in dit onderzoek is de visie van de NFPs op de structuur, activiteiten en communicatie instrumenten van het Secretariaat. Over de algemene structuur van het Secretariaat zijn veel NFPs redelijk tevreden. De taken en activiteiten van het Secretariaat worden vaak positief beoordeeld. Voor de komende jaren geldt het dat Secretariaat de nadruk moet leggen op het netwerkmanagement en het verbeteren van de website/ e-library. De meeste aandacht moet hierbij uitgaan naar de knelpunten van de taxonomie en het achterliggende content management systeem (CMS het besturingssysteem van de website). Momenteel ervaren veel NFPs dit als onhandig. 3
Verder moeten de NFPs meer gestimuleerd worden om actiever deel te nemen door bijvoorbeeld tijdens de NFP dag inhoudelijke en procesmatige discussie tussen het Secretariaat en de NFPs over het netwerk te organiseren. De communicatie tussen de NFPs en het Secretariaat en de gebruikte instrumenten worden over het algemeen wel gewaardeerd. Hoewel er meerdere NFPs tevreden zijn, zijn er wel aandachtspunten die terugkeren. Video vergaderen is nog steeds nodig volgens sommige NFPs. Het Secretariaat zou ook via het internet meer gebruik moeten maken van discussiemogelijkheden. Wat betreft het gehele netwerk, wordt de grote kennisdatabase als belangrijkste meerwaarde gezien. Dit kan flexibel en laagdrempelig worden ingezet voor de stakeholders. Sommigen geven hierbij nog aan dat de Europese dimensie van het EUKN een meerwaarde is. In de toekomst moet het verder vergroten van de meerwaarde van het netwerk een belangrijk doel zijn.
Het EUKN voldoet gedeeltelijk aan zijn taak kwalitatief hoge kennis te verschaffen en uit te wisselen onder stedelijke stakeholders in heel Europa. Het faciliteren van meer collectief leervermogen en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden bij de stakeholders zou echter n van de hoofddoelen moeten zijn. Er zal meer gekeken moeten worden naar de vraag waar en wanneer het EUKN komt kijken in het leerproces. Het hebben van meer lidstaten in het netwerk zou ook een voordeel zijn. Het is echter niet dat het zozeer om een bepaald aantal gaat, maar juist om een bepaalde geografische dekking. Verder moet er in de toekomst meer ruimte zijn voor strategische samenwerking met verschillende partners.
De beslissing om het netwerk te veranderen, moet gezamenlijk genomen worden. Voordat er veel nieuwe initiatieven ondernomen worden, is het van belang eerst met alle actoren te discussiren over welke veranderingen echt nodig zijn. Hiervoor zijn de aankomende NFP dagen en de Stuurgroep vergadering een goede eerste gelegenheid.
4
Samenvatting 2 Voorwoord 6 1. Onderzoeksopzet 7 1.1 Aanleiding 7 1.2 Centrale vraag 8 1.3 Doelstelling 8 1.4 Onderzoeksvragen 8 1.5 Onderzoeksmethode 8 1.6 Validiteit en betrouwbaarheid 10 1.7 Theoretisch kader en operationalisatie 10 1.8 Leeswijzer 12 2 Het European Urban Knowledge Network 14 2.1 Het doel van het EUKN 14 2.2 De organisatie van het EUKN werkt 14 2.3 Activiteiten van het EUKN Secretariaat 18 2.4 Financiering EUKN 20 2.5 EUKN partners 20 2.6 EUKN als EGTS 21 2.7 Conclusie 22 3. De National Focal Points 23 3.1 De organisatie van de NFPs 23 3.1.1 De relatie tussen de NFPs en de Stuurgroep-leden 23 3.1.2. De stakeholders van de NFPs 24 3.2 Het budget per NFP 26 3.3 Het tijdsaspect per NFP 27 3.4 Informatieselectie binnen de NFPs 27 3.5 De participatie van NFPs in het netwerk 28 3.6 De invloed van de crisis op de NFPs en het EUKN 29 3.7 Conclusie 29 4. Het EUKN Secretariaat 31 4.1 De organisatiestructuur van het Secretariaat 31 4.2 De tijdsbesteding van het Secretariaat 31 4.3 Een financieel aandachtspunt voor het Secretariaat 33 4.4 Informatieaspecten rondom het EUKN Secretariaat 33 4.5 Verbeteringen voor het EUKN in de breedte 37 4.4 Conclusie 38 5 Best Practice Luxemburg 40 5
5.1 De organisatie en structuur van het Luxemburgse NFP 40 5.2 De visie van het Luxemburgse NFP op het EUKN 42 5.3 De visie op de hoofdfunctie van het EUKN 44 5.4 Conclusie 46 6. Eindconclusie 48 6.1 De National Focal Points 48 6.2 Het Secretariaat 48 6.3 Het EUKN 49 6.4 Afsluiting 49 7. Aanbevelingen 51 7.1 Primaire aanbeveling 51 7.2 Secundaire aanbevelingen 51 Literatuurlijst 53 Bijlage A: Eerste enqute 56 Bijlage B: Tweede enqute 60 Bijlage C: Transcript interview met Tom Becker (Luxemburg) 67
6
Voorwoord Tijdens onze afstudeerperiode voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben wij onderzoek gedaan naar manieren om het European Urban Knowledge Network te versterken. We willen dan ook het ministerie bedanken voor de afstudeermogelijkheid. De tijd bij de afdeling Europa Binnenlands Bestuur was erg leerzaam en gezellig. Vooral het internationaal karakter van de afdeling en het onderzoek was erg interessant. Het heeft ons de mogelijkheid gegeven om de werkelijke wereld van de overheid te ervaren. Specifiek willen we hiervoor Tom Leeuwestein en Thomas Zandstra bedanken. Daarnaast zijn we dankbaar voor alle hulp en gezelligheid van Gabrille Metz. Als stagebegeleidster heeft ze ons door vele moeilijkheden en vastgelopen gedachtes heen geholpen.
Richting het EUKN zijn wij dankbaar dat wij de mogelijkheid kregen om kritisch naar de organisatie te kunnen kijken. We hebben ons altijd welkom gevoeld mede door de gezelligheid van iedereen. Daarbij willen we Eva da Costa bedanken voor alle hulp in het onderzoek. Zij stond altijd open om al onze telefoontjes en vragen te allen tijde te beantwoorden, hiervoor zijn wij haar dankbaar. Daarnaast willen we alle medewerkers van het EUKN en het Nicis bedanken voor een goede tijd en alle hulp die we kregen op de donderdagen.
Als laatste willen we ook onze docenten van Avans Hogeschool bedanken voor de vele jaren van onderwijs en, niet te vergeten, ook plezier. Judith Groen heeft ons door meerdere moeilijke momenten in ons onderzoek geholpen. Als afstudeerbegeleidster kon ze soms streng zijn, maar vaak had ze wel gelijk. We hebben veel aan haar deskundige begeleiding en steun gehad. Alle andere docenten hebben ons de afgelopen jaren gevormd en in staat gesteld om straks met een mooie basis te kunnen beginnen. Het is nu aan ons om hier een eigen vervolg aan te geven. We kijken hier dan ook naar uit.
Veel plezier met het lezen van dit onderzoeksrapport!
Den Haag, 20 mei 2012
7
1. Onderzoeksopzet Dit rapport presenteert een onderzoek naar het European Urban Knowledge Network. Het doel van dit eerste hoofdstuk is het schetsen van de opzet van dit onderzoek. Om te begrijpen wat de achterliggende reden voor dit onderzoek is, zal er worden ingegaan op de aanleiding, centrale vraag, doelstelling en de onderzoeksvragen. Verder wordt de gebruikte onderzoeksmethode en de bijbehorende verantwoording toegelicht. Hierna zal het theoretisch kader in het kort worden besproken en naar het onderzoek worden geoperationaliseerd. Als laatste is er de leeswijzer, waarin de rest van het rapport zal worden ingeleid. 1.1 Aanleiding Het European Urban Knowledge Network (EUKN) is in het kader van het EU voorzitterschap in 2004 opgericht onder de verantwoordelijkheid van het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het EUKN is een intergouvernementeel kennisnetwerk met als doel kennisdisseminatie binnen de EU op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het EUKN heeft beleidsmakers, wetenschappers en uitvoerders van stedelijk beleid als doelgroep.
Het EUKN bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: de Stuurgroep, de National Focal Points, het Secretariaat en de Management Autoriteit. Zo is de Stuurgroep het besluitvormende orgaan, elke lidstaat heeft hier een vertegenwoordiger zitten. Verder heeft elk lidstaat een National Focal Point (NFP) ingesteld die de dagelijkse EUKN werkzaamheden uitvoeren en de schakel vormen tussen de steden/stakeholders en het netwerk zelf. Het EUKN Secretariaat ondersteunt de NFPs in zijn taken. Ook is er de Management Autoriteit, deze functie heeft het Nederlandse Ministerie van BZK als oprichter van het EUKN. Als Management Autoriteit wordt er gekeken naar de voortgang en ontwikkeling van het netwerk.
Vanaf het begin namen vijf landen deel aan het netwerk en het aantal leden groeide snel uit tot vijftien. Op een gegeven moment stond het aantal leden op zeventien lidstaten. Echter door omstandigheden met betrekking tot contributie en bezuinigingen zijn Griekenland, Itali, Polen, Portugal en Zweden gestopt met het netwerk. Het aantal lidstaten staat momenteel op twaalf. Het gaat hierbij om de landen Belgi, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittanni, Hongarije, Luxemburg, Nederland Roemeni, Spanje en Tsjechi. De verwachting is dat binnenkort ook Groot-Brittanni het netwerk zal verlaten.
De terugloop van de leden en de economische moeilijke tijden maken de meerwaarde en het optimaal organiseren van het netwerk des te meer van belang. Wanneer het EUKN beter zicht heeft op wat de behoefte van de lidstaten is, kan men ook effectiever aansluiten op de vraag en zo haar leden tevreden stellen en houden. Als deelname aan het netwerk door de leden zelf ook daadwerkelijk als meerwaarde wordt bezien, kan het netwerk weer groeien. Potentile leden zullen zo overtuigd worden van het nut van het netwerk en zich erbij aansluiten. Hierdoor is er weer een ontwikkeling op de lange termijn mogelijk.
Vanuit de verschillende actoren is geconstateerd dat het netwerk niet functioneert zoals men zou willen. Hierbij ligt met name de focus op de schakel binnen het netwerk, de NFPs. Er blijkt een verschil in de mate van activiteit van de NFPs. De redenen hiervoor zijn onbekend omdat het EUKN Secretariaat en BZK weinig zicht heeft op wat de NFPs precies doen en hoe ze zijn ingericht. De NFPs en het Secretariaat vormen belangrijke onderdelen van het netwerk omdat zij verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Er is ook te weinig zicht op hoe de samenwerking tussen het Secretariaat en de NFPs verloopt.
Om dit mogelijk te kunnen maken, wil het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties daarom meer duidelijkheid in de redenen waarom het netwerk niet 8
goed functioneert en daarbij aansluitend ook aanbevelingen krijgen ter verbetering van het netwerk. Het EUKN bevindt zich momenteel in een overgangsfase en krijgt binnenkort een meer formeel karakter, doordat het een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) gaat worden. Daarom is het nu het juiste moment om factoren in kaart te brengen die van invloed zijn op de activiteit van de NFPs.
Om de factoren in kaart te brengen, wordt er binnen dit onderzoek gekeken naar twee organisatieonderdelen binnen het EUKN. In het eerste gedeelte zal er gekeken worden naar de organisatie van het NFP binnen zijn eigen lidstaat. Het tweede gedeelte richt zich op de relatie tussen het EUKN Secretariaat en de NFPs. Er wordt gekeken of aspecten in deze samenwerking van invloed kunnen zijn op de activiteit. Het uitvoeren van de dagelijkse taken gebeurt in samenwerking met de NFPs en het EUKN secretariaat onderling. Hier bevindt zich de praktische uitwisseling van kennis. 1.2 Centrale vraag Welke factoren zijn van invloed op de (in)activiteit van de NFPs en op welke wijze kunnen zij gestimuleerd worden om een actieve(re) houding aan te nemen binnen het European Urban Knowledge Network? 1.3 Doelstelling Het in kaart brengen van factoren die van invloed zijn op de (in)activiteit van NFPs. Op basis van deze inzichten, gerichte aanbevelingen doen ter bevordering van de activiteit van de NFPs binnen het European Urban Knowledge Network. 1.4 Onderzoeksvragen 1. Hoe werkt het European Urban Knowledge Network (als Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking)?
2. Hoe zijn de verschillende NFPs georganiseerd in het EUKN op basis van het GOTIK model?
3. Hoe functioneert het EUKN Secretariaat volgens de NFPs op basis van het GOTIK model?
4. Wat is de invloed van de Europese crisis op de NFPs en het EUKN?
5. Wat zijn opvallendheden tussen de beschrijving van de verschillende NFPs en de best practice? 1.5 Onderzoeksmethode Zoals in elk goed onderzoek is de basis van het rapport triangulatie, wat betekent dat er gebruik gemaakt wordt van verschillende onderzoeksmethodes. In dit onderzoek is er gebruik gemaakt van een literatuurstudie, twee enqutes en een dieptestudie. Door het gebruik van verschillende bronnen van informatie, zal de validiteit van de conclusies toenemen. In de komende paragraaf zal nader worden ingegaan op hoe elke deelvraag wordt beantwoord.
Deelvraag n is van belang om inzicht te kunnen krijgen in de werking en organisatie van het EUKN. In het hoofdstuk worden de onderdelen van het EUKN besproken en uitgelegd. De informatie is verzameld door middel van een literatuurstudie. Door verschillende documenten zoals werkplannen, statuten en overeenkomsten te bestuderen, zijn de benodigde gegevens voor het beantwoorden van deze deelvraag gevonden. Hierdoor krijgt de lezer een beeld over het doel van het netwerk en hoe het functioneert.
Deelvraag twee en drie zijn van belang om onderscheid te maken in de structuren van het netwerk. Deelvraag twee gaat namelijk in op de manier waarop de NFPs in eigen 9
land georganiseerd zijn, terwijl deelvraag drie inzicht geeft in het functioneren van het Secretariaat en het netwerk in zijn geheel. Om beide onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, is er gebruik gemaakt van meerdere enqutes en een casestudie.
Allereerst is er onder de NFPs een korte algemene enqute uitgezet om beter inzicht te kunnen krijgen in de rol van een NFP en het functioneren ervan (zie bijlage A). Dit omdat hier weinig informatie over beschikbaar was bij BZK en het Secretariaat. Ook is er kort stilgestaan bij de visie van de NFPs op het EUKN. De enqute is verstuurd naar Belgi, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Luxemburg, Portugal (is tijdens het onderzoek uit het EUKN gestapt), Roemeni, Spanje en Tsjechi. Doordat het Verenigd Koninkrijk is gestopt met het financieren van de eigen NFP, functioneert het al langer dan een jaar niet meer. Daarom is besloten deze lidstaat niet mee te nemen in dit onderzoek. Verder is de enqute niet verstuurd naar het Nederlandse NFP, omdat het aan het begin van dit onderzoek zich nog in een opstartfase bevond. Om de deelvragen zo goed mogelijk te beantwoorden, is er op basis van de reacties een NFP gekozen om dieper in te kunnen gaan op mogelijke verbeteringen. De keuze is hier gevallen op Luxemburg. Aan de hand van een semi-gestructureerde vragenlijst is er een interview met de Luxemburgse NFP, de heer Tom Becker, gehouden. De vragen zijn opgesteld op basis van het theoretisch kader, het GOTIK model. Dit is een praktisch model dat in het beheersen van projecten kijkt naar de aspecten geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit.
Aangezien de eerste enqute algemeen van aard was, werd er besloten een tweede verdiepende enqute onder de NFPs uit te zetten (zie bijlage B). De vragen van de tweede enqute zijn ook gebaseerd op het GOTIK model. Het vormde in dit onderzoek een raamwerk om de vragen van de enqute aan op te stellen. In de enqute is de visie van de NFPs gevraagd over de verschillende onderwerpen met betrekking tot het eigen NFP, het Secretariaat alsook het EUKN in zijn geheel. In de uitwerking van de resultaten is de anonimiteit van landen gewaarborgd. Omdat er in de enqutes naar de meningen van de NFPs is gevraagd, is er besloten niet te omschrijven wie wat heeft gezegd. Deze maatregel vermindert eventuele terughoudendheid in antwoorden.
Deelvraag vier sluit aan op de eerdere deelvragen. Doordat verschillende landen door financile omstandigheden uit het EUKN zijn gestapt, zijn er in de enqute vragen opgenomen met betrekking tot de invloed van de economische crisis in heel Europa op het NFP en het EUKN. Deze vraag wordt beantwoord op basis van de informatie die uit de enqute naar voren komt. Daarom is het integraal opgenomen in het hoofdstuk over de NFPs.
Deelvraag vijf wordt beantwoord op basis van het bestuderen van de informatie bij deelvraag twee en drie. Er wordt een koppeling gemaakt tussen de informatie uit de enqutes en de dieptestudie van het Luxemburgse NFP. Het kijkt naar opvallendheden in de genoemde aandachtspunten en verbeteringsmogelijkheden op basis waarvan de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn opgesteld. 1.5.1 Afwijkingen ten opzichte van het onderzoeksplan Tijdens het proces van het onderzoek zijn bepaalde aanpassingen aan het onderzoeksplan noodzakelijk geweest. Volgens het oorspronkelijke plan zou er in het onderzoek gebruik worden gemaakt van meerdere verdiepende casestudies van NFPs met een verschillende mate van activiteit. Dit met als doel het vergelijken van deze casestudies en het in kaart brengen welke factoren van invloed waren op de activiteit. Twee NFPs waren dan ook beschreven toen het door een onvoorziene gebeurtenis niet meer mogelijk was n van de casestudies te gebruiken. Een vergelijking was hierdoor niet meer mogelijk. Hierdoor is er besloten om de centrale vraag en doelstelling te beantwoorden door een koppeling te maken tussen de antwoorden van de NFPs in de enqute en de antwoorden van een actief participerende NFP. Dit besluit heeft ertoe 10
geleid dat er enkele deelvragen zijn aangepast ten opzichte van het oorspronkelijke onderzoeksplan. 1.6 Validiteit en betrouwbaarheid In deze paragraaf zal er dieper gekeken worden naar de betrouwbaarheid en validiteit van het onderzoek. Betrouwbaarheid gaat over de nauwkeurigheid van het onderzoek. Het houdt zich bezig met de vraag of bij herhaling van het onderzoek dezelfde antwoorden weer gegeven zouden worden (Robson 2002). De validiteit is belangrijk in twee aspecten; de interne validiteit vraagt zich af of de getrokken conclusies wel gemeten zijn, terwijl de externe validiteit zich richt op de vraag of de getrokken conclusies generaliseerbaar zijn (Robson 2002: 176).
Door gebruik te maken van verschillende methoden, is er getracht een valide en betrouwbaar onderzoek te maken. Buiten de triangulatie zijn er meerdere onderzoeksmethoden gebruikt waarmee de validiteit is bewaakt. Zo is er gebruik gemaakt van een Audit trail van ruwe onderzoeksdata. Voorbeeld hiervan is het transcript van Luxemburg wat in de bijlage zit (zie bijlage C). Daarnaast wordt de informatie in het onderzoek gecontroleerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het EUKN. Deze zien erop toe dat de interne validiteit en de betrouwbaarheid van de gegevens gewaarborgd blijft. 1.7 Theoretisch kader en operationalisatie Door onduidelijkheid en complexiteit binnen netwerken is het vaak niet helder wat iedereen doet (Kickert et al. 1997). Hierdoor is de mogelijkheid om het netwerk te beheersen beperkt. Het GOTIK model richt zich op de beheers-strategische fase binnen projecten. Het kijkt naar vijf aspecten; de financiering, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit van een project.
Het GOTIK model is waardevol om een project te analyseren doordat alle onderdelen van het project uitgebreid naar voren komen. In dit kader geeft het voor dit onderzoek een raamwerk waarbinnen elke structuur onderzocht kan worden. Juist omdat in het EUKN zo veel informatie onbekend is, zorgt het projectmodel voor een goede basis. Het raamwerk wordt verder ingevuld aan de hand van de bijzonderheden van het netwerk. De kern is dat er wordt gekeken naar de organisatie, financin, tijd, informatie en kwaliteit van zowel het netwerk als de nationale contactpunten. Per aspect zal er kort beschreven worden hoe het oorspronkelijk in projecten wordt toegepast waarna het in de subparagrafen erna besproken wordt hoe het is vertaald naar meetbare begrippen specifiek voor de NFPs en het EUKN Secretariaat in het onderzoek.
Kostenaspect Het kostenaspect gaat in op de vraag over wat de budgetten zijn voor de verschillende onderdelen van projecten. Hierbij wordt er gekeken naar het budget vooraf, tijdens en na het proces. Vooraf moet er begroot worden wat het ongeveer gaat kosten. Tijdens het proces moet er getracht worden in dit budget te blijven en achteraf is de vraag of dit ook daadwerkelijk is gebeurd.
Organisatieaspect Het organisatieaspect van projecten is te verdelen in de interne projectorganisatie en de externe organisatie in de bredere samenleving. Intern kijk je naar welke persoon waar verantwoordelijk voor is, wie welke taken heeft. Extern kijk je naar de positionering van het project ten opzichte van de Stuurgroep, klankbordgroep, organisatieomgeving en gebruikers. De Stuurgroep gaat over de aansturing van het project, de organisatieomgeving levert middelen en afstemming op eigen belang, de klankbordgroep adviseert op basis van deskundigheid of belang en de doelgroep zijn de mensen waar voor het project bestaat (Licht en Nuiver, 2006).
11
Tijdsaspect Een project heeft vaak een beperkte looptijd. Hierin moet het verschillende doelen behalen. Om die doelen te behalen moeten verschillende acties volbracht worden. Elk van deze acties moet voltooid worden binnen de projecttijd en in een bepaalde volgorde. Daarom heeft elke actie een bepaald tijdslot waar binnen er progressie moet worden geboekt. Of het tijdslot gehaald wordt, is afhankelijk van de benodigde capaciteit en de beschikbaarheid van die capaciteit (Licht en Nuiver, 2006).
Informatieaspect Het informatieaspect kijkt naar wie op welke basis beslissingen neemt. Ook kijkt het naar de onderwerpen die worden besproken en de documenten en dossiers binnen het project.
Kwaliteitsaspect Het meten van kwaliteit is een ingewikkeld aspect aangezien er veel verschillende interpretaties van het begrip zijn. In projecten is het handig om duidelijk te hebben wat de minimale kwaliteitseisen zijn, wie deze kan realiseren en wie bevoegd is om hierover te mogen oordelen. Het kwaliteitsaspect kijkt in projecten naar het geheel aan regels en eisen waaraan het project volgens belanghebbenden aan moet voldoen. 1.7.1 Het GOTIK model toegepast op de NFPs In deze paragraaf wordt de vertaling van de aspecten van het GOTIK model naar de NFPs toegelicht.
Kostenaspect De NFPs worden betaald door de eigen ministeries. De ministeries betalen ook het EUKN een jaarlijkse contributie. De bijdrage is gebaseerd op het inwonersaantal van het land. Om te kijken hoe een NFP is georganiseerd, is het belangrijk om ook te weten wat voor budget ze hebben. Op dit moment is het onbekend bij het EUKN Secretariaat en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wat elk ministerie voor het NFP aan budget beschikbaar stelt.
Organisatieaspect Voor de NFPs is een analyse op basis van organisatieaspect goed uitvoerbaar. Het doel van de interne organisatie is om te achterhalen welke personen er allemaal deel van uitmaken en wie welke taak heeft. Voor de externe organisatie wordt er gekeken naar hoe de relatie is met het ministerie en de stakeholders. Voor de relatie met het Secretariaat is er een aparte deelvraag. Deze relatie is belangrijk en wordt daarom onderzocht.
Tijdsaspect De capaciteit van alle NFPs speelt een duidelijke rol in het onderzoek. Hoeveel tijd heeft elk NFP beschikbaar om de activiteiten te verrichten? Hierbij wordt gekeken naar de primaire taken van een NFP omschreven in documenten van het EUKN. Actieve NFPs zullen waarschijnlijk een grotere capaciteit hebben, maar ook meer taken uitvoeren naast de primaire taken.
Informatieaspect Bij de NFPs wordt er gekeken wie welke beslissingsbevoegdheid heeft en welke themas terugkomen. Hierbij gaan het specifiek om de organisatie en de relatie met het ministerie. Deze vraag wordt daarom ook grotendeels beantwoord in het organisatieaspect. Daarnaast is het van belang te weten op welke themas de NFPs zich richten.
Kwaliteitsaspect De basis van het netwerk is informatie-uitwisseling. De kwaliteitswaarborgen op het gebied van informatie zijn verankerd in de Quality Agreement van het EUKN (2007). Toch zegt dit voornamelijk iets over de kwaliteit van het resultaat en niet het proces. Het 12
onderzoek kijkt vooral naar hoe de NFPs functioneren binnen het netwerk. Het richt zich dus vooral op het proces. Kwalitatief goede NFPs leveren veel informatie aan, dat als waardevol gezien wordt door de andere landen en de stakeholders. Gezien de onderzoeksmogelijkheden was het niet mogelijk om de stakeholders zelf te spreken. Er wordt aan de NFPs gevraagd of ze tevreden zijn met betrekking tot de kwaliteit en waarde van aangeleverde informatie. Daarnaast zal wordt er ingegaan op de activiteit van het NFP en de mate waarin de informatie aansluit op de behoefte van het NFP. 1.7.2 Het GOTIK model toegepast op het EUKN In deze paragraaf zal het gebruik van de GOTIK model met betrekking tot het Secretariaat en het netwerk in zijn geheel geoperationaliseerd worden.
Kostenaspect In het GOTIK model zijn de financin n van de kenmerken van het project. Het EUKN stelt elk jaar een begroting op en moet deze laten controleren. De NFPs hebben echter geen invloed op de begroting. Deze verantwoordelijkheid valt onder de Stuurgroep. Toch is er een kleine financile paragraaf opgenomen, waarin enkele aandachtspunten worden toegelicht.
Organisatieaspect Binnen het organisatieaspect gaat het vooral om de interne structuur van het EUKN; het Secretariaat. Hierin wordt besproken of de organisatie ervan aansluit op het idee van de NFPs. Sluit het totale takenpakket van het Secretariaat wel aan bij de wensen en behoeften van de NFPs? Krijgen de NFPs de ondersteuning die ze willen en nodig hebben? Daarnaast gaat de aandacht uit naar de externe organisatie. Is de manier waarop het EUKN werkt, goed voor de doelgroep van de NFPs? De doelgroep in deze vraag zijn de stakeholders in de landen.
Tijdsaspect Tijd en geld hangen veel met elkaar samen. De hoeveelheid geld begroot voor een bepaald onderwerp, resulteert vaak ook in een gegeven aantal uren. In het onderzoek wordt er gekeken naar de activiteiten die het Secretariaat organiseert. Er wordt gekeken naar de tevredenheid omtrent de activiteiten, welke aandachtspunten er zijn en hoe ze verbeterd kunnen worden.
Informatieaspect Met betrekking tot dit aspect van het model wordt er gekeken naar de kennis die binnen het netwerk wordt uitgewisseld. Hier gaat het zowel om de kennisondersteuning van het Secretariaat aan de NFPs, als de daadwerkelijke uitwisseling van informatie in het gehele netwerk. Voor het doel van het EUKN, het uitwisselen van informatie, is de website en de informatie erop, van belang. Daarom wordt er in het onderzoek met betrekking tot het informatieaspect gekeken naar de website en de publicaties van het EUKN.
Kwaliteitsaspect Vragen omtrent de kwaliteit van een organisatie zijn vaak moeilijk te beantwoorden. Veel reacties liggen politiek gevoelig of geven mogelijk alleen sociaal wenselijke antwoorden. Om toch een idee te krijgen van de kwaliteit van het Secretariaat, hebben de NFPs een aantal aspecten van het handelen beoordeeld. Het kwaliteitsaspect zit dan verborgen in de waardering en beoordeling van de NFPs. 1.8 Leeswijzer In de komende hoofdstukken zullen de vragen beantwoord worden die in het onderzoeksplan zijn gesteld.
In hoofdstuk twee wordt beschreven hoe het EUKN functioneert, welke activiteiten het organiseert en wat de relatie is tussen verschillende actoren.
13
In hoofdstuk drie wordt ingegaan op de organisatie van de NFPs. Aan de hand van het theoretisch kader zal er ingegaan worden op de vele aspecten van de NFPs en de relatie met het ministerie en de stakeholders. Tegen welke problemen lopen ze aan en zijn hiervoor oplossingen mogelijk?
In hoofdstuk vier zal worden beschreven hoe de relatie tussen de NFPs en het Secretariaat werkt. Hoe kijken de NFPs aan tegen de verschillende aspecten van het Secretariaat en het EUKN. Welke aandachtspunten zien ze en welke verbeteringen zijn er mogelijk?
In hoofdstuk vijf zal de casestudie van Luxemburg beschreven worden. Hier wordt een verdiepend beeld geschetst van aspecten die al eerder in de eerste twee hoofdstukken besproken zijn. Het hoofdstuk richt zich vooral op mogelijke verbeteringen.
In hoofdstuk zes wordt de analyse vanuit hoofdstuk twee en drie gespiegeld aan de ideen in hoofdstuk vijf. Hier wordt gekeken naar de conclusies op basis van de resultaten en wordt er toegewerkt naar de aanbevelingen in hoofdstuk zeven.
14
2 Het European Urban Knowledge Network In onderstaand hoofdstuk zal het European Urban Knowledge Network (EUKN) worden beschreven. Om te begrijpen en een voorstelling te kunnen maken van hoe het netwerk functioneert, wordt er stil gestaan bij het doel van het netwerk, hoe het werkt, de verschillende onderdelen van het netwerk, de activiteiten, de financiering van het EUKN, de partners van het EUKN en hoe het EUKN zal gaan functioneren als Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS). Voor een objectieve beschrijving van het netwerk zullen de in documenten vastgelegde formele aspecten van het EUKN worden gebruikt als basis voor de beschrijving.
Hoewel er een compleet beeld wordt nagestreefd, zal de nadruk in dit onderzoeksrapport vooral liggen op het EUKN Secretariaat en de National Focal Points (NFPs). In dit hoofdstuk zal dan ook naast de andere EUKN onderdelen, het Secretariaat uitgebreider worden toegelicht. Er zal gekeken worden naar aspecten met betrekking tot organisatie, informatie en communicatie. In de hoofdstukken hierna zullen deze aspecten met betrekking tot de NFPs worden toegelicht. 2.1 Het doel van het EUKN Het EUKN begon op 30 november 2004 als pilot project met als doel een Europees netwerk voor het uitwisselen van stedelijke kennis op te starten. Hiertoe werd besloten tijdens een informele minister bijeenkomst over stedelijk beleid op initiatief van de toenmalige Nederlandse minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Het EUKN richt zich op het stimuleren van de Europese uitwisseling van relevante kennis en praktijkervaringen op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het verbindt stedelijk beleid, onderzoek en praktijk met elkaar (EUKN 2010 B:1). Grote steden in Europa hebben vaak te maken met vergelijkbare, typerende problemen en knelpunten. Het EUKN wil dan ook zijn doelgroep, namelijk stedelijke professionals zoals uitvoerders, onderzoekers en beleidsmakers, hierin ondersteunen. Dit kan door het beschikbaar stellen en uitwisselen van kennis over stedelijke problematiek. Een bepaalde beleidsaanpak dat succesvol is in een grote stad, kan ook andere steden helpen in het opstellen en uitvoeren van beleid voor een soortgelijk probleem. Deze wisselwerking stimuleert duurzame stedelijke ontwikkeling en versterkt de economische en sociale positie van steden.
Het EUKN maakt gebruik van een vraaggestuurde aanpak door zich in zijn informatievoorziening en activiteiten te richten op de behoefte van haar doelgroep. De rol als kennisuitwisselingnetwerk vervult het door het (blijven) ontwikkelen van een uitgebreide en kwalitatieve kennisdatabase, namelijk de e-library. Hier heeft iedereen vrije toegang tot casusstudies, onderzoeksresultaten, actueel nieuws en beleidsdocumenten. 2.2 De organisatie van het EUKN werkt Het EUKN is een intergouvernementeel netwerk, wat erop neerkomt dat besluiten gezamenlijk worden genomen door de lidstaten. Deze rol heeft de Stuurgroep van het EUKN, hierin zitten de afgevaardigden van de nationale ministeries. Op het moment heeft het netwerk 12 lidstaten bestaande uit Belgi, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Luxemburg, Nederland, Roemeni, Spanje, Tsjechi en het Verenigd Koninkrijk.
Elk van de lidstaten heeft een National Focal Point (NFP) ingesteld dat de dagelijkse EUKN activiteiten uitvoert. Zij functioneren als het ware bij het verspreiden van stedelijke kennis de verbindende schakel tussen informatie beschikbaar op Europees niveau en de stakeholders op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Hierbij heeft het EUKN Secretariaat een ondersteunende rol. Naast de NFPs, het Secretariaat en de Stuurgroep, is er ook nog de Management Autoriteit. In de onderstaande paragrafen zullen de 15
2.2.3 NFP 2.2.3. NFP 2.2.1 Stuur groep
Ministerie in lidstaat Ministerie in lidstaat 2.2.4 EUKN Secretariaat 2.2.2 Management Autoriteit onderdelen van het EUKN met hun taken en verantwoordelijkheden toegelicht worden, waarbij de nadruk zal liggen op het EUKN Secretariaat.
Figuur 2.1: organogram EUKN 2.2.1 De Stuurgroep De Stuurgroep is het besluitvormende orgaan van het netwerk en bestaat uit vertegenwoordigers van alle deelnemende landen. Naast de vertegenwoordiging van landen zijn er ook twee vertegenwoordigers van partnerorganisaties URBACT en EUROCITIES aanwezig, evenals een vertegenwoordiger van de Europese Commissie. Iedere lidstaat stelt zelf de Stuurgroepleden aan, heeft n stem en mag door maximaal twee personen vertegenwoordigd worden.
De taken van de Stuurgroep bestaan uit het vaststellen van het beleidskader, het financile kader en de strategische doelstellingen van het EUKN. Enkele van de verantwoordelijkheden van de Stuurgroep zijn:
- Het goedkeuren van deelname van nieuwe leden in het netwerk; - Het goedkeuren van het beindigen van deelname van een lidstaat indien men niet voldoet aan de financile verplichtingen; - Het toetsen van de uitvoering van het beleid op hoofdlijnen; - Het vaststellen van het beleidskader, het financile kader en de strategische doelstellingen en het mandateren van het hoofd van het Secretariaat om het beleid uit te voeren; - Het vastleggen en indien nodig, wijzigen van de wijze waarop het Secretariaat georganiseerd is; - Het formuleren van de basis kwaliteitseisen voor de service overeenkomst tussen de lidstaten en hun NFPs. (BZK et al., 2006:8)
Twee keer per jaar komt de Stuurgroep samen om te vergaderen over strategische zaken. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt de begroting en het jaarverslag van het 16
afgelopen jaar besproken. Op de tweede vergadering wordt het budget en het werkplan vastgesteld voor het komende jaar. 2.2.2 De Management Autoriteit Al vanaf het begin van het EUKN, is het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de Management Autoriteit van het netwerk. De functie kreeg het ministerie destijds omdat het EUKN werd opgericht op initiatief van de toenmalige Nederlandse minister.
Als Management Autoriteit controleert BZK de financile administratie van het EUKN en rapporteert aan de Stuurgroep over de voortgang en ontwikkeling van het EUKN. Het helpt verder ook het Secretariaat om de door de Stuurgroep genomen beslissingen uit te voeren. Tegelijkertijd fungeert de Management Autoriteit als voorzitter van de Stuurgroep. Hiernaast zit ook een inhoudelijke vertegenwoordiger vanuit BZK (Wonen, Bouwen en Integratie) in de Stuurgroep. Welke aspecten met betrekking tot de Management Autoriteit zullen veranderen na de officile oprichting van de EUKN EGTS zal verderop in dit hoofdstuk worden toegelicht. 2.2.3 De National Focal Points De National Focal Points zijn het onderdeel van het netwerk waar in dit onderzoeksrapport de aandacht op wordt gericht. Ze zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden van het EUKN.
De NFPs vormen de ruggengraat van het netwerk, omdat zij een grote rol spelen in het effectief functioneren van het EUKN. De contactpunten zijn ingericht door de lidstaten zelf en staan in verbinding met de eindgebruikers van het EUKN, namelijk de eerder genoemde beleidsmakers, uitvoerders en onderzoekers. De organisatie van de NFPs is complex, doordat elk lidstaat vrij is een NFP op zijn eigen manier in te richten zijn er onderlinge verschillen. Zo kan een NFP in een lidstaat bijvoorbeeld onderdeel zijn bij een kennisinstituut, een universiteit of binnen een departement van een ministerie. Elk ministerie is vrij om zelf te bepalen hoe groot het budget is voor de NFP, zolang het de NFP in staat stelt haar taken uit te kunnen voeren. Echter is het ook het ministerie die het takenpakket voor een NFP samenstelt.
Binnen het netwerk streeft men ernaar gebruik te maken van een vraaggestuurde aanpak. Hierin is een belangrijke taak weggelegd voor de NFPs. Zij selecteren en publiceren nationale, regionale en lokale kennisdocumenten die aansluiten op de behoefte van de stedelijke professionals. Het is belangrijk dat de NFPs en het Secretariaat ook de daadwerkelijke informatie aanleveren die relevant en bruikbaar is voor de doelgroep (EUKN C 2010:1). Zo zijn de NFPs verantwoordelijk voor: - Het verspreiden van de nationale kennis op stedelijk beleid binnen het EUKN - Het onderhouden van een eigen website binnen het EUKN en het publiceren van een vooraf bepaald aantal kennisdocumenten hierop. - Het jaarlijks opstellen van een werkplan en het zorgen voor voldoende capaciteit in de organisatie om de vereiste taken uit te voeren. - Het alert zijn op de specifieke kennisbehoefte van de doelgroep. (EUKN 2007:10,11)
Voortvloeiend uit deze verantwoordelijkheden nemen de NFPs deel aan conference calls, houden ze hun nationale website bij en onderhouden ze contacten met de stakeholders in eigen land. NFPs zijn werkzaam binnen het EUKN op basis van een overeenkomst met het EUKN Secretariaat en de Management Autoriteit. In deze formele overeenkomst, de Operational Level Agreements, staan de minimale voorwaarden waaraan het functioneren van de NFPs moet voldoen. Ook hebben de NFPs een overeenkomst met de nationale ministeries. De NFPs werken onder verantwoordelijkheid van deze ministeries op basis van de Service Level Agreements. Hiernaast is er ook een Quality Agreement 17
opgesteld, waarin per orgaan de verantwoordelijkheden, rollen en procedures zijn omschreven. Ze kunnen echter niet als harde afspraken gezien worden, maar functioneren meer als richtlijnen.
Een belangrijke functie binnen de NFP is die van knowledge manager. Deze persoon is iemand die op de hoogte is van de ontwikkelingen op het gebied van stedelijk beleid en hier ook inhoudelijke kennis over heeft. Taken van de knowledge manager bestaan onder andere uit het bijhouden van de nationale website, het selecteren van relevante kennisdocumenten voor de NFP en het onderhouden van contacten met de personen die kennis aanleveren. De knowledge managers hebben ook de taak de specifieke kennisbehoefte van de doelgroep te signaleren. In het volgende hoofdstuk zullen de verschillende aspecten rondom de NFPs verder toegelicht worden. 2.2.4 Het EUKN Secretariaat Het tweede onderdeel van het netwerk waar dit onderzoek aandacht aan besteedt, is het EUKN Secretariaat. Er zal worden besproken welke rol het speelt in het netwerk en wat de verantwoordelijkheden, taken en activiteiten zijn die erbij komen kijken.
Verantwoordelijkheden De rol van het EUKN Secretariaat is vooral ondersteunend. Het is verantwoordelijk voor de uitvoering en cordinatie van de dagelijkse taken van het netwerk en het ondersteunen van de verschillende organen van het EUKN. Het Secretariaat bevindt zich in het NICIS Instituut (dit instituut fungeert ook als Nederlandse NFP) in Den Haag. Het vormt een verbindende schakel in Europa tussen de lidstaten en organisaties in het EUKN. De aandacht gaat hierbij vooral uit naar de NFPs. Het Secretariaat is dan ook verantwoordelijk voor het contact met de NFPs. De NFPs moeten er terecht kunnen voor vragen of problemen over bijvoorbeeld de website of andere zaken waar de NFPs tegen aanlopen in hun dagelijkse taken. De ondersteuning is dus zowel inhoudelijk als procesmatig. Het Secretariaat helpt de NFPs ook bij het uitvoeren van genomen beslissingen die invloed hebben op de dagelijkse taken. Samenwerking in andere Europese projecten en met andere Europese netwerken is ook een onderdeel van zijn werkzaamheden. Hiernaast draagt het Secretariaat ook de verantwoordelijkheid met betrekking tot het EUKN budget (EUKN 2007:4).
Het Secretariaat is verder nog verantwoordelijk voor het kennismanagement op operationeel niveau (EUKN 2007:5). Het stelt eisen op waaraan de inhoud van documenten moet voldoen. Hiermee waarborgt het de kwaliteit van de door NFPs aangeleverde kennis en informatie. Zo minimaliseert het ook de onderlinge verschillen in de stukken aangeleverd door meerdere landen. Voortvloeiend hieruit ontwerpt het Secretariaat een sjabloon die alle lidstaten gebruiken wanneer ze best practices beschrijven. ok is het Secretariaat is verantwoordelijk voor de website en zijn taxonomie. Hiermee organiseert men de inhoud van de EUKN website. Volgens het Quality Agreement (2007) is het Secretariaat verder verantwoordelijk voor het organiseren van de verschillende EUKN vergaderingen en de organisatie rondom de vergaderingen.
Structuur en taken In het EUKN Secretariaat zijn er in totaal vijf personen werkzaam, waarvan de Director aan het hoofd staat. Elk persoon houdt zich bezig met een onderwerp en voert de bijbehorende taken uit. Zo zijn alle taken verdeeld over vijf verschillende functies binnen het Secretariaat, namelijk: - De Programme Manager - De Capitalisation Officer - De Programme Officer - De Information Specialist/Webmaster - De Director (Bron: Team EUKN, 2010) 18
De Programme Manager is onder andere verantwoordelijk voor het operationele management van het netwerk, de samenwerking tussen het Secretariaat en de NFPs, voor de organisatie van de NFP bijeenkomsten, het voorbereiden van het EUKN werkplan en het houden van toezicht op de uitvoering hiervan. De Capitalisation Officer is verantwoordelijk voor de kennisdossiers en de publicaties van het EUKN. Ze schrijft artikelen voor de EUKN website en verleent inhoudelijk ondersteuning aan activiteiten van het EUKN. De Programme Officer heeft als taak het managen van de relaties met de NFPs en het ondersteunen van de Programme Manager. De Information Specialist/Webmaster is verantwoordelijk voor het beheer van de EUKN website, zoals bij het plaatsen van documenten in de e-library. Ze verleent ook technische ondersteuning aan de NFPs.
De Director is het hoofd van het Secretariaat. Daarnaast is hij ook eindverantwoordelijk voor het dagelijkse management van het netwerk. Hij dient verantwoording af te leggen aan de Management Autoriteit en de Stuurgroep betreffende de activiteiten en de begroting van het Secretariaat. Hiernaast vertegenwoordigt hij het EUKN bij derden en onderhoudt hij contacten met potentile lidstaten om het netwerk te promoten. 2.3 Activiteiten van het EUKN Secretariaat Het EUKN Secretariaat organiseert een breed scala aan activiteiten aangezien ze als uitvoeringsorganisatie van het EUKN fungeert (BZK et al. 2006:7). Volgens het EUKN Werkplan (2012) bestaan deze uitvoeringstaken uit het managen van het CMS (het Content Management System, het systeem waarmee met documenten op de website kan uploaden en beheren) de ICT, het voorbereiden van het jaarlijkse werkplan en financile documenten, het implementeren van budget en de strategische besluiten, het ondersteunen van de NFPs en het promoten van het EUKN op Europees niveau. Welke door het Secretariaat georganiseerde activiteiten en producten hieruit voortvloeien, zullen hieronder worden toegelicht.
EUKN Website Om haar doelgroep te kunnen ondersteunen in het ontwikkelen en implementeren van succesvol stedelijk beleid, streeft het EUKN ernaar te voldoen aan de kennisbehoefte door een uitgebreide, voor iedereen beschikbare database: de e-library. De online bibliotheek met meer dan vijfduizend documenten is de kern van het EUKN. Het is tot stand gekomen door de input van alle NFPs uit de lidstaten en door samenwerking met andere netwerken. Er zijn verschillende soorten documenten in te vinden, die betrekking hebben op stedelijk onderzoek, beleid, praktijkvoorbeelden en relevante netwerken. De informatie is gestructureerd aan de hand van zeven stedelijke hoofdthemas waar het EUKN zich op focust:
Naast de EUKN website hebben ook de NFPs een site waarop men een eigen nationale e- library heeft dat specifieke context kennis bevat met betrekking tot relevante stedelijke onderwerpen in eigen land.
Publicaties In samenwerking met de NFPs schrijft het Secretariaat ook publicaties met betrekking tot specifieke onderwerpen. Dit zijn thematische dossiers die relevante stedelijke themas 19
bespreken zoals demografische veranderingen, integratie en lokale economische ontwikkelingen. Het thema van deze publicaties wordt vastgesteld in samenwerking met de lidstaat die op dat moment het voorzitterschap in de Raad van de Europese Unie heeft. Dit land krijgt de vrijheid prioriteiten te stellen met betrekking tot specifieke themas voor de publicaties. Zo is er tijdens het voorzitterschap van Polen een publicatie gemaakt over de stedelijke dimensie in cohesiebeleid omdat dit voortvloeide uit de vastgestelde ambities van dat land. Dit is ook het geval met de publicatie Multilevel Urban Governance in het kader van het Belgische voorzitterschap. Deze dossiers bevatten een verzameling van internationale praktijkervaringen, interviews, EU- documenten, relevante statistieken en onderzoek documenten. Het doel van deze thematische kennisdossiers is het delen van actuele verschijnselen en ontwikkelingen op bepaalde beleidsthemas. Het bevat gedetailleerde analyses over het onderwerp aangevuld met een praktische oplossing toepasbaar op lokaal niveau. Daarnaast heeft het Secretariaat ook publicaties over stedelijke ontwikkelingen in verschillende lidstaten in Europa en over het EUKN zelf om het netwerk te kunnen promoten op Europees niveau.
Practice of the month Elke maand wordt er ook een succesvol praktijkvoorbeeld belicht op de website van het EUKN. Dit voorbeeld wordt toegelicht aan de hand van interviews met betrokken personen, korte filmpjes of fotos en achtergrond informatie. Elke maand heeft een praktijkvoorbeeld van een andere lidstaat de aandacht.
Nieuwsbrieven Om de twee weken publiceert het EUKN Secretariaat een nieuwsbrief over een van de eerder genoemde zeven hoofdthemas. Iedereen kan zich vrijwillig abonneren via de EUKN website. Het bevat nieuws, informatie over evenementen, een interview, onderzoeken en praktijkvoorbeelden in Europa. Sommige NFPs hebben ook een maandelijkse nieuwsbrief die zij publiceren voor hun stakeholders.
Conference calls Maandelijks wordt er een conference call gehouden. Dit is eigenlijk een telefonische vergadering waar alle knowledge managers en minstens n persoon van het Secretariaat aan deelnemen. Dit wordt als belangrijk onderdeel van de onderlinge communicatie in het netwerk gezien. Individuele knowledge managers hebben wel contact met het Secretariaat, maar op deze manier neemt iedereen samen deel en kan men actuele EUKN gerelateerde onderwerpen gezamenlijk bespreken. Het doel van dit communicatiemiddel is het helpen van de NFPs in het realiseren van hun doelen en het faciliteren van onderlinge samenwerking tussen de NFPs (EUKN 2007:6).
Er worden twee soorten conference calls georganiseerd, content en coordination conference calls. Content calls zijn inhoudelijke besprekingen die zich specifiek richten op een stedelijke beleidsthema en worden georganiseerd en voorgezeten door een NFP. Deze vinden twee keer per jaar plaats. Coordination conference calls zijn meer procesgericht en hebben als focus de uitgevoerde en uit te voeren activiteiten van de NFPs en het Secretariaat. Dit soort calls vinden eens per maand plaats en worden gehouden onder voorzitterschap van de Programme Manager of Officer van het Secretariaat.
Volgens het EUKN Quality Agreement kunnen conference calls naast het analyseren van successen, knelpunten, geplande activiteiten en benodigde ondersteuning, ook gebruikt worden voor het aanleveren van input met betrekking tot de organisatie en kennismanagement in de toekomst (EUKN 2007:6). Het is de bedoeling dat via de conference calls op een interactieve manier met elkaar gecommuniceerd wordt. Conferenties en vergaderingen De Stuurgroep komt in principe twee keer per jaar bijeen. Tijdens deze vergadering komen alle afgevaardigden samen om het actieprogramma, de begroting en het 20
jaarverslag van het EUKN te bespreken en vast te stellen. De Director van het Secretariaat is verantwoordelijk voor het aanleveren van het actieprogramma en financile cijfers in een voorlopige begroting. Deze dient vooraf aan de Stuurgroep vergadering eerst door het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken als Management Autoriteit goedgekeurd te worden. Wanneer de Stuurgroep niet akkoord is met de verslagen, dient het Secretariaat ze opnieuw te schrijven.
LinkedIn Groep Het EUKN heeft sinds kort ook een LinkedIn groep. Ongeveer vijftienhonderd personen zijn momenteel lid van deze groep en het aantal neemt met de dag toe. De LinkedIn groep creert als het ware de mogelijkheid om discussies met elkaar te starten over stedelijke onderwerpen. Ook wordt men via de groep op de hoogte gehouden wanneer er een nieuwe nieuwsbrief wordt gepubliceerd. 2.4 Financiering EUKN Zonder financile middelen is het niet mogelijk de EUKN activiteiten uit te voeren. In deze paragraaf zal er meer zicht ontstaan in hoe het EUKN gefinancierd wordt.
Alle lidstaten moeten jaarlijks contributie betalen aan het netwerk. Dit bedrag gaat naar de diensten en activiteiten uitgevoerd op Europees niveau en naar de kosten van het EUKN Secretariaat. De hoogte van de contributie van de lidstaten aan het netwerk is gebaseerd op het aantal inwoners van het land. Zo betalen de twee kleinste lidstaten met minder dan een miljoen inwoners, Luxemburg en Cyprus, een bedrag van 25.000. Grote lidstaten zoals Duitsland, Spanje en Frankrijk betalen een bedrag van 45.000. Landen die hier tussen zitten betalen jaarlijks 35.000. Hiernaast ontvangt het EUKN jaarlijks vanuit BZK als Management Autoriteit 25.000 en een inhoudelijke bijdrage van 25.000 om de Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking te kunnen oprichten, beter inzicht te krijgen in de kennisbehoefte van de doelgroep, het samenwerken met andere netwerken en programmas te versterken en het aantal EUKN leden uit te breiden (BZK et al., 2006:10). Voor het organiseren van de jaarlijkse conferentie krijgt het EUKN van BZK een bijdrage van maximaal 50.000. Ook van het Nicis instituut en het lidstaat waarin de conferentie gehouden zal worden, krijgt het EUKN een financile bijdrage. Volgens de gemaakte afspraken mag het bedrag vanuit BZK hiervoor niet meer dan een derde van de totale kosten zijn (BZK et al., 2006:10).
De kosten die de NFPs in de lidstaten met zich mee brengen, worden niet gefinancierd met het EUKN budget. Zoals eerder genoemd, zijn de nationale overheden vrij in de manier waarop men zijn NFP inricht. Zo is ook het budget dat elk NFP krijgt per land verschillend. 2.5 EUKN partners Om haar doelen te kunnen bereiken, werkt het EUKN samen met veel verschillende internationale partners. Zo is het partnerschap met de Europese Commissie, URBACT en EUROCITIES belangrijk, aangezien zij in de Stuurgroep vertegenwoordigd zijn. In deze paragraaf zal er gekeken worden met welke partners het EUKN samenwerkt en hoe de partners gerelateerd zijn aan de stedelijke dimensie van het netwerk.
De Europese Commissie De Europese Commissie is al vanaf het begin van het EUKN betrokken bij het netwerk. Zo levert de afdeling Onderzoek en Omgeving onder het directoraat-generaal Regionaal Beleid, kennis omtrent stedelijke themas.
URBACT URBACT is een programma van de Europese Commissie. Het is een Europees netwerk gericht op het uitwisselen van ervaringen, zodat stedelijke actoren verspreid over 216 steden kunnen leren van elkaars successen en minder effectieve aanpakken. 21
EUROCITIES Dit netwerk bestaat uit 130 grote steden in dertig verschillende Europese landen. Het brengt verschillende lokale overheden bij elkaar om zo een platform te creren waar leden kennis en ideen kunnen uitwisselen, ervaringen kunnen uitwisselen en over bepaalde uitdagingen kunnen discussiren om zo gezamenlijk mogelijke oplossingen te bedenken. De activiteiten richten zich vooral op het benvloeden van het beleid in Europa door middel van lobbyen en netwerken.
European Metropolitan network Institute (EMI) Dit is een instituut met als doel te faciliteren in het implementeren van het Europa 2020 strategie. Dit is de strategie van de Europese Unie om binnen tien jaar een duurzame en sterke economie op te bouwen in alle landen en hiermee ook werkgelegenheid te creren. Door verschillende doelgroepen te verbinden met elkaar biedt het EMI een kader om maatwerk oplossingen en oplossingen waarbij verschillende sectoren betrokken zijn, te realiseren.
Andere partners van het EUKN zijn CECODHAS, ESPON, en de European Website on Integration. 2.6 EUKN als EGTS Het EUKN is in 2004 begonnen als pilot project, maar om het een duurzame structuur te geven is er voorgesteld een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking in te stellen. Wat dit inhoudt en welke veranderingen dit met zich mee brengt wordt in deze paragraaf beschreven.
Tijdens het Duitse voorzitterschap van de Europese Unie is er gezamenlijk door alle leden van het EUKN afgesproken om de pilotfase af te sluiten en het EUKN een formele status te geven. Er is gekozen om het EUKN een Europese rechtspersoonlijkheid te geven in de zin van een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS). Doordat bij het EUKN vooral sprake is van transnationale samenwerking heeft men soms te maken met belemmeringen veroorzaakt door verschillende regels en procedures per land. Deze kunnen verminderd worden door voor het EUKN de EGTS als rechtsvorm te kiezen. Het bevordert en vergemakkelijkt de samenwerking tussen de verschillende lidstaten. Ook krijgt het EUKN hiermee een stabielere basis met financile zekerheid op lange termijn omdat het zo in aanmerking kan komen voor subsidies en financieringsmogelijkheden vanuit de Europese Unie. Bovendien zullen andere netwerken en instellingen eerder geneigd zijn een partnerschap aan te gaan wanneer het EUKN een sterke en stabiele basis heeft.
Volgens de overeenkomst betreffende de samenwerking van BZK en VROM met het Nicis inzake het EUKN, was het de ambitie om nog in 2010 tot de oprichting van de EGTS te komen (BZK et al., 2006:3). Tot op heden is dit nog niet gebeurd in verband met bepaalde interne procedures. Zo moesten bijvoorbeeld de nationale overheden van alle lidstaten de overeenkomst en statuten van de EGTS goedkeuren. Door de invoering van de EGTS moeten ook allerlei belasting maatregelen in acht worden genomen die flink invoed hebben op het budget. Er worden dan ook verschillende scenarios bekeken om hier zo goed mogelijk mee om te gaan.
Wanneer de EGTS wordt opgericht, zullen er een aantal aspecten veranderen betreffende de structuur. Zo zal er bijvoorbeeld in plaats van de Stuurgroep, een Assemblee ingesteld worden. Deze Assemblee fungeert wel net als de Stuurgroep als het overkoepelende besluitvormende orgaan van de EGTS. Ook wordt de rol van Director een orgaan binnen het netwerk. De Director wordt verantwoordelijk voor het beheer van de financin. Gezien de rol die Nederland heeft gespeeld bij de start van het EUKN en haar huidige rol nu als Management Autoriteit, zal ze de officile zetel van de EUKN EGTS zijn. Dit betekent dat ze zorg draagt voor de uitvoering van het EUKN door het Nicis instituut hiervoor aan te wijzen en het Secretariaat en Nederlandse NFP hier in te richten. Nu 22
buigt Nederland zich nog steeds over de financile aspecten van het netwerk, straks zal dit volledig in handen van de Director zijn. Dan is hij ook als enige verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door de Assemblee genomen besluiten. 2.7 Conclusie Het EUKN heeft als ambitie het stimuleren van Europese uitwisseling van relevante kennis en praktijkervaringen op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het doel hiervan is van elkaar te leren zodat uitdagingen in steden in heel Europa op een effectieve manier aangepakt kunnen worden. In het bereiken van dit doel spelen de NFPs en het Secretariaat een grote rol. Zij proberen een link te vormen tussen kennis en informatie, dat beschikbaar is op verschillende bestuurlijke niveaus.
Dit is echter geen gemakkelijke taak aangezien men rekening moet houden met verschillende aspecten. Het is geen verrassing dat er onderlinge verschillen bestaan in een internationaal netwerk dat uit meerdere lidstaten is opgebouwd. Daarom zijn richtlijnen en afspraken vastgelegd in documenten. Zo wordt de kwaliteit van de kennis tot op zekere mate gewaarborgd en het risico op grote verschillen zo veel mogelijk ingeperkt. In de volgende hoofdstukken zal gekeken worden of deze afspraken voldoende zijn.
Wanneer er wordt gekeken naar de structuur in de organisatie van het EUKN, kan er gezegd worden dat dit redelijk ingewikkeld en complex in elkaar zit. Doordat de relaties en processen in het netwerk door en langs elkaar heen lopen, kan het begrijpen van deze aspecten soms enige verwarring veroorzaken. Wel is het belangrijk dat binnen het netwerk dit bij iedereen duidelijk is. De invoering van de EUKN EGTS zal hier aan kunnen bijdragen.
23
3. De National Focal Points Binnen het EUKN spelen de NFPs een aanzienlijke rol. Zij zijn verantwoordelijk voor het aanleveren en het verspreiden van informatie onder de stakeholders op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Ook zorgen ze ervoor dat goede initiatieven en projecten uit eigen land gedeeld worden in het netwerk. Hierdoor spelen ze een sleutelrol in het uitwisselen van stedelijke kennis op nationaal en internationaal gebied. Het hoofdstuk is geschreven op basis van het GOTIK model. Het model bevalt vijf onderdelen: geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. In de eerste paragraaf zal de interne organisatie worden besproken. Onderdeel hiervan is ook het geld- en tijdsaspect van elk NFP. In de tweede en derde paragraaf wordt de externe organisatie van de NFPs besproken. Hierin wordt ingegaan op het ministerie en de stakeholders. Als vierde zal er gekeken worden naar het informatieaspect. Hiervoor zal er ingegaan worden wie verantwoordelijk is voor de keuze van onderwerpen. Als laatste zal er naar de kwaliteit van deelname gekeken worden, waarin we de participatie van de verschillende NFPs vergelijken. Naast het GOTIK model zal er in dit hoofdstuk ook worden ingegaan op de invloed van de crisis op de NFPs. Er zal aandacht worden besteed aan de bezuinigingen en toekomstige veranderingen binnen de NFPs zelf. Het hoofdstuk is geschreven op basis van twee enqutes. Op de eerste is een respons geweest van 73% en de tweede van 70%. 3.1 De organisatie van de NFPs In deze paragraaf zal er gekeken worden naar hoe een NFP is ingericht. Hiervoor zal achtereenvolgens ingegaan worden op de organisatie van de NFPs. Hier zal er zowel gekeken worden naar de interne organisatie als naar de externe organisatie. Hier staan de verschillen tussen deze landen centraal. Het doel is om te kijken of er enig verband aanwezig is. De zeven landen zijn geanonimiseerd tot zeven letters en variren van A tot G.
Als eerste zal er gekeken worden naar de verschillende vormen van organisatie van de NFPs. Voor de verschillende NFPs geldt een volgende organisatiestructuur:
Tabel 3.1: Organisatie van de NFPs Land Onderdeel van een A Non-profit onderzoeksinstituut B Ministerie C Ministerie D Ministerie E Universiteit F Ministerie G Ministerie
Opvallend is het aantal NFPs wat rechtstreeks onderdeel uitmaakt van een ministerie. Er zijn maar twee onderzochte NFPs die hier niet rechtstreeks onderdeel van uitmaken. In het vervolg zal er gekeken worden of de manier van organiseren invloed heeft op de prestaties en kenmerken van een NFP.
3.1.1 De relatie tussen de NFPs en de Stuurgroep-leden In de opzet van het EUKN voeren de NFPs de dagelijkse werkzaamheden uit en zijn de Stuurgroep-leden verantwoordelijk voor de strategie. Het Stuurgroep-lid (SG-lid) is 24
werkzaam op het ministerie. Het NFP krijgt zijn budget van het ministerie en moet daarover verantwoording afleggen tegenover het Stuurgroep-lid. In deze subparagraaf zal er een indruk gegeven worden hoe dit in de praktijk plaatsvindt. Er zal eerst gereflecteerd worden op de positie van het Stuurgroep-lid tegenover het NFP, waarna er gekeken wordt hoe de contacten verlopen, waar de gesprekken over gaan en hoe het Stuurgroep-lid invloed uitoefent. In land G is het NFP ook het Stuurgroep-lid, daarom is deze niet meegenomen in de vergelijking.
Tabel 3.2: Contact tussen NFP en Stuurgroep-lid Land A B C D E F Aantal keer contact per jaar met Stuurgroep- lid 11-15 26+ 26+ 16-20 1-5 26+ Hoe verloopt het contact Goed Zeer goed Zeer goed Zeer goed Goed Zeer goed Belangrijkste onderwerpen tijdens het contact Resul- taten Inhoudelijk Non - respons Inhoudelijk Resul- taten Inhoudelijk proces en resultaat Moet er verantwoordi ng afgelegd worden over de resultaten Ja Incidenteel Non - respons Ja Non- respons Ja
Bij NFPs binnen ministeries vindt het contact vaker plaats en wordt het als beter gewaardeerd ten opzichte van NFPs buiten het ministerie. Ook is er een andere manier van contact. De gesprekken zijn meer inhoudelijk en minder resultaat gericht. Landen buiten het ministerie hebben iets minder goed contact en minder vaak. De contacten zijn ook meer resultaatgericht. Een reden hiervoor is waarschijnlijk dat bij landen binnen het ministerie het Stuurgroep-lid onderdeel uitmaakt van dezelfde afdeling als waar het NFP zich bevindt, soms is het zelfs de directe leidinggevende van een NFP. Dit feit kan ook van invloed zijn op het antwoord van het NFP. 3.1.2. De stakeholders van de NFPs Het EUKN en de NFPs hebben als doelgroep de stakeholders in de lidstaten van het netwerk. Er zal in deze subparagraaf achtereenvolgens gekeken worden naar de belangrijkste stakeholders, de manier waarop de NFPs de stakeholders bereiken, of dit voldoende is en hoe ze zich zouden kunnen verbeteren.
25
Tabel 3.3: Contact tussen stakeholders en NFP Land* A B D E F G Belangrijkste stakeholders Steden Ministerie Steden Regios Universi- teiten Overige organisati es actief in het stedelijke beleid Steden Universi -teiten Ministeries Steden Universi- teiten Overige organisaties actief in het stedelijke beleid Steden Steden Universiteit en Georganiseerd e activiteiten Nieuws- brieven en evenemen ten Bijeen- komsten Bijeen- komsten Nieuws- brieven Bijeen- komsten Publicaties Aantal keer per jaar Nieuws- brief 6-9 keer per jaar en 2- 4 evenemen ten Nog te organiser en Afhanke lijk van het budget 12 keer 4 keer 1 keer Mate waarin de stakeholders bereikt worden Redelijk goed Redelijk slecht Redelijk goed Neutraal Neutraal Redelijk slecht * Land C heeft niet gereageerd op de betreffende vragen en is daarom niet opgenomen in de tabel.
Alle NFPs zijn het er over eens dat de steden de belangrijkste stakeholders zijn, daarna is er een redelijk verschil in het antwoord tussen NFPs. De reden hiervoor ligt waarschijnlijk het meest aan de organisatie van actoren binnen het land zelf. Het opvallendste aan de tabel is dat de verschillende activiteiten niet leiden tot een duidelijk verschil in het bereiken van de stakeholders. De bijeenkomsten georganiseerd door verschillende landen heeft zowel een slecht, neutraal en goede uitwerking op het bereiken van de stakeholders in de verschillende landen. Bij nieuwsbrieven is dit verschil ook aanwezig.
Echter is hier een kanttekening noodzakelijk; de NFPs beoordelen zichzelf in het bereiken van de stakeholders. Hierdoor is het onbekend op basis waarvan ze zichzelf beoordelen. Het is niet ondenkbaar dat actievere NFPs zichzelf een hogere meetlat geven, dan 26
minder actieve NFPs. De meetlat is echter onbekend, waardoor de opmerkingen minder waarde hebben.
Voor het minder presteren in het bereiken van de stakeholders zijn meerdere obstakels aan te merken. Voor sommige NFPs is het voornamelijk een kwestie van een tekort aan geld of personeel (A en G). Anderen geven aan dat ze te weinig de toegevoegde waarde van de informatie kunnen bewijzen aan de stakeholders (E). Hierdoor is het moeilijk ze goed te bereiken. Ook is er een land waar de regios nadrukkelijk betrokken willen worden in het beleid (B). De regios spelen echter geen eigen rol in het stedelijke beleid in het land. Hierdoor zit er een overbodige laag tussen het NFP en de steden.
De helft van de NFPs ziet geen directe rol van het EUKN Secretariaat in het helpen bereiken van de stakeholders. De andere helft denkt wel dat er mogelijke opties zijn. Zo zouden de stakeholders uitgenodigd kunnen worden voor een abonnement op de nieuwsbrieven en deelname aan de LinkedIn groep (D). Ook zou het Secretariaat zelf in bepaalde landen de nationale stakeholders kunnen bereiken (F). Het EUKN is als Europees netwerk onafhankelijker van een ministerie dan een NFP. Hierdoor zouden stakeholders misschien meer de verantwoordelijkheid wanneer ze benaderd worden. 3.2 Het budget per NFP In deze paragraaf zal er eerst naar de budgetten van de NFPs gekeken worden, waarna er gekeken wordt hoe het budget zich volgens de NFPs de komende jaren zal ontwikkelen.
Tabel 3.5: Budget in euros per NFP Land A B C D E F G Budget (in euros) 30.001 - 60.000 30.001 - 60.000 0 - 30.00 0 Non respon s 60.001 - 90.000 30.001 - 60.000 0 - 30.000 Verwachte ontwikkeling van het budget Blijft gelijk Onbekend Blijft gelijk Blijft gelijk Onbekend Onbekend Afname Is het budget voldoende voor alle EUKN activiteiten Nee Ja Soms Soms Ja Soms Soms
Hoewel het budget een indicatie geeft van het te besteden geld, is het goed hier een kanttekening te plaatsen. De inkomensverschillen tussen Europese landen zijn aanmerkelijk. Zo hebben de twee rijkste landen die deelnemen in de enqute (B en E), een BBP per inwoner van meer dan 36.000 euro. Terwijl het armste land (D) een BBP per inwoner heeft van ongeveer 12.000 euro en het op n na armste land een inkomen heeft van ongeveer 19.000 euro (A) (IMF 2012). Dit komt neer op een verschil van minstens twee tot drie keer het BBP per inwoner tussen de rijkste en de armste landen.
Opvallend is wederom het ontbreken van een verband tussen een relatief hoog budget en de vraag of het voldoende is. Het enige verband wat aanwezig is, is het verschil in budget tussen landen op afstand van een ministerie en binnen een ministerie. De landen 27
op afstand behoren tot de twee hoogste categorien (30.001-60.000 en 60.001-90.000). Zeker als er bedacht wordt dat het eerste land (A) tot n van de armste landen binnen het EUKN behoord.
3.3 Het tijdsaspect per NFP In deze paragraaf zal er worden gekeken naar de capaciteit van de NFPs. Er zal ingegaan worden op het aantal mensen werkzaam voor het NFP, het aantal uren wat zij besteden en of het aantal uren volgens hen voldoende is.
Tabel 3.6: Capaciteit per land Land A B C D E F G Aantal uren per maand 60+ 16-30 0-15 0-15 60+ 16-30 16-30 Aantal medewerker s 3 1 2 1 2 2 1 Tevreden over het aantal uren Soms tevrede n Niet tevrede n Soms tevrede n Niet tevrede n Niet tevrede n Tevrede n Niet tevrede n
Opvallend is het grote verschil tussen landen met betrekking tot het aantal uren. De meest actieve NFPs besteden meer dan vier keer het aantal uren per maand aan EUKN activiteiten, dan de minst actieve NFPs. Ook is opvallend dat het aantal medewerkers niet per se bepalend is voor het aantal uur wat er maandelijks wordt besteed per NFP. Vooral tussen de groep met landen die 0-15 uur en 16-30 uur per maand besteden is er geen verband tussen medewerkers en uren. Er is geen verband tussen het aantal uren per maand en de tevredenheid hierover. Het is niet zo dat landen met meer uren per maand ook meer tevreden zijn over het aantal uren. Ook zijn er opmerkelijke verschillen tussen een voldoende budget en voldoende uren per maand. Over het budget zijn de meeste landen positiever dan over het aantal uren. De redenen hiervoor zijn onbekend
Het enige verband wat wel zichtbaar lijkt, is het hoge aantal uren van landen buiten ministeries. Beide landen buiten een ministerie hebben meer dan zestig uur te besteden. Wat overeenkomst met het hogere budget wat aanwezig is in deze landen. Landen binnen een ministerie komen maar tot een maximum van dertig uur per maand. 3.4 Informatieselectie binnen de NFPs Een ander organisatiekenmerk is de manier waarop de keuze van besproken onderwerpen tot stand komt. Dit geeft een eerste indruk op welke plek macht zich concentreert in een land.
28
Tabel 3.6: Verantwoordelijk voor de keuze van onderwerpen per NFP Land A B C D E F G NFP X X X X X X Departement X X X Ministerie X X X Stakeholders Regios X
In de meeste landen is het National Focal Point (mede) verantwoordelijk voor het kiezen van de onderwerpen. Vaak is het echter in samenwerking met het ministerie, zowel direct (drie van de zeven) als door invloed van het departement doordat ze zelf in het ministerie zitten (twee van de zeven). Verder zijn er tussen de landen weinig aanwezige verschillen aan te merken. 3.5 De participatie van NFPs in het netwerk Er is veel onduidelijk over de kwaliteit van deelname van de verschillende NFPs. In de documenten van het EUKN zelf zijn er weinig afspraken over de kwaliteit van deelname. Binnen Het EUKN zelf wordt er vooral gebruik gemaakt van richtlijnen over de participatie van NFPs (EUKN 2006, EUKN 2007). Hiermee denken zij dat ze de kwaliteit voldoende gewaarborgd hebben. Het onderzoeken van de kwaliteit van deelname is echter moeilijk. Daarom volgt het onderzoek de richtlijnen van het EUKN zelf en richt het zich op de participatie van de NFPs in het netwerk. In het volgende hoofdstuk zal er een poging worden ondernomen, om meer te kijken naar de bruikbaarheid van kennis. Om de participatie te meten wordt er gebruik gemaakt van twee instrumenten. Als eerste zal er ingegaan worden op de conference calls, die maandelijks door het Secretariaat worden georganiseerd. Daarna zal er gekeken worden naar het aantal documenten dat jaarlijks op de EUKN sites worden geplaatst. Beide kunnen een indruk geven over de activiteit van landen binnen het netwerk.
Conference calls Voor de conference calls is er naar de deelname gekeken tussen januari 2011 en maart 2012. Er zijn notulen aanwezig van elf conference calls; acht in 2011 en drie in 2012. Door de opzet van de notulen kan er niet gekeken worden naar de activiteit van de deelnemers tijdens de gesprekken. Daarom ligt de nadruk op het aantal keren van deelname.
Tabel 3.7: participatie NFPs in conference calls. land A B C D E F G 2011 8 5 0 5 6 1 3 2012 3 1 0 1 0 3 1 Totaal 11 6 0 6 6 4 4
Er zijn een aantal opvallende zaken met betrekking tot de conference calls. Zo is er de volledige aanwezigheid van land A tijdens alle calls en is land C volledig afwezig. Sommige NFPs zijn redelijk gespreid aanwezig, maar sommige zijn er ook maar incidenteel. Ook hebben sommige NFPs geldige redenen om soms afwezig te zijn. Hierdoor kan er een licht vertekend beeld ontstaan. Ook is er land E, wat sinds 2012 geen actief NFP meer heeft. Hierdoor is het in 2012 in geen enkele conference call meer aanwezig geweest.
29
Aantal documenten geplaatst op de EUKN websites Een tweede mogelijkheid is het kijken naar de hoeveelheid documenten, die NFPs het afgelopen jaar op de website hebben gezet. Elke maand kunnen ze in Google Docs aangeven hoeveel documenten ze die maand op de EUKN websites hebben gezet. Helaas vult niet iedereen deze vragenlijst in. Toch is er wel redelijk verschil in de beschikbare gegevens van enkele landen merkbaar.
Tabel: 3.8: Aantal uploads op de website Documenten land A B C D E F G 2011 77 30 - 30 - - -
Opvallend is overigens het aantal landen, waarvan het onbekend is hoeveel ze geproduceerd hebben. Op het Secretariaat is het niet bekend hoeveel documenten er door deze landen op de website gezet worden. Tevens is het niet gelukt om deze informatie op een andere manier te verkrijgen. Van de landen waarvan wel de gegevens beschikbaar zijn, is het duidelijk dat A meer produceert dan de andere twee landen. Dit is waarschijnlijk een gevolg van meer uren en een hoger budget. 3.6 De invloed van de crisis op de NFPs en het EUKN De economische crisis en de daaraan gekoppelde bezuinigingen kunnen een bedreiging vormen voor het EUKN. Een netwerk voor kennisuitwisseling staat al snel op de lijst van mogelijke bezuinigingen, omdat het voor landen vaak niet concreet genoeg is wat voor toegevoegde waarde het oplevert. Het is niet direct duidelijk wat de informatie precies heeft bijgedragen aan oplossingen voor complexe problemen. Uit recente ontwikkelingen is op te merken dat de NFPs invloed ondervinden van de crisis.
In 2008 is Zweden als eerste land om financile redenen gestopt met het netwerk. Veel andere landen merken de consequenties van de crisis ook. Zo is bekend dat de budgetten van veel NFPs zijn verlaagd. In Roemeni is bijvoorbeeld het aantal knowledge managers verminderd, terwijl in Portugal vorig jaar op alle NFP en Stuurgroep activiteiten gekort is met 30%. Dat deze besparing helaas niet voldoende was, bleek uit het uittreden van Portugal in medio maart 2012.
Zelfs enkele goed georganiseerde landen, waar het ministerie prioriteit geeft aan deelname, merken de invloed van de bezuinigingen. Sommige geven aan dat ze tot nu toe ontkomen zijn aan bezuinigen, maar dat er wel meer toegevoegde waarde geist wordt. Voor alle landen geldt dat er spanningen op de budgetten staan. Meerdere landen halen in hun antwoorden en voorbeelden de invloed van de crisis aan. Zo zijn bij meerdere NFPs het aantal uren en/of het aantal mensen beperkt. Ook wachten er mogelijk structurele organisatiewijzigingen in de toekomst. In land B wordt er uitgebreid gesproken over het decentraliseren van het stedelijke beleid naar de regios. Ook lopen sommige NFPs op afstand het risico dat het contract niet verlengd gaat worden.
In totaal zijn daarom drie van de zeven landen (B, E en F) onzeker over wat er de komende tijd gaat gebeuren met hun budget. Terwijl een land (G) al zeker weet dat het budget minder wordt. De overige landen zullen geen extra geld krijgen. Voor het netwerk is het van belang dat in de toekomst hier rekening moet worden gehouden. Landen zullen eerder minder dan meer tijd krijgen voor het EUKN en er zullen minder activiteiten kunnen uitvoeren. Daarom zal de focus zich meer moeten richten op het effectiever en efficinter organiseren van het netwerk, zodat er meer gedaan kan worden met minder geld. 3.7 Conclusie Om een helder beeld te geven waarom er tot een bepaalde conclusie wordt gekomen, zal er eerst een tabel gegeven worden met de opvallendste zaken. Hierna worden de conclusies beschreven. 30
Tabel 3.9: Opvallendste zaken uit hoofdstuk drie Land A B C D E F G Organisatie Non - profit Ministerie Minist erie Minist erie Universite it Ministerie Ministe rie Budget (in euros) 30.001 - 60.000 30.001 - 60.000 0 - 30.00 0 Non respon s 60.001 - 90.000 30.001 - 60.000 0 - 30.000 Capaciteit (in uren per maand) 60+ 16-30 0-15 0-15 60+ 16-30 16-30
Zoals meteen opvalt zijn er grote verschillen tussen NFPs in het aantal uur per maand of het budget. Ook zijn de twee actiefste NFPs zijn beide geen onderdeel van een ministerie. Ze hebben minstens twee keer zoveel uur per maand te besteden aan EUKN activiteiten, een hoger budget en participeren actiever binnen het netwerk vergeleken met de andere NFPs. Ze zijn net iets beter in het bereiken van de stakeholders, dan NFPs die onderdeel zijn van een ministerie. Hoewel dit verschil wel redelijk minimaal is. Er is een ander soort contact met het Stuurgroep-lid. In vergelijking zijn de gesprekken gericht op resultaat, vinden ze minder vaak plaats en worden ze iets minder positief bezien.
De redenen voor het beter presteren zijn niet direct duidelijk. Het kan zijn dat het alleen is omdat deze NFPs meer geld en tijd beschikbaar hebben. Een theorie als New Public Management zal ook het resultaatgerichte aspect in het contact met het Stuurgroep-lid en de organisatie op afstand zien als factor voor het beter presteren (Groot en van Helden : 2007). In de praktijk is het echter moeilijk aan te wijzen wat de directe oorzaak is.
Oplossingen voor het grote verschil tussen participatie en activiteit van NFPs zijn moeilijk. De ministeries zijn verantwoordelijk voor het functioneren van hun NFP. Wil het Secretariaat of het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de NFPs actiever maken, dan zullen ze de ministeries moeten aanspreken. De belangrijkste mogelijkheid hiervoor zijn de Stuurgroepvergaderingen elk half jaar.
31
4. Het EUKN Secretariaat In hoofdstuk twee is de structuur van het EUKN al uitgebreid beschreven. Hier is echter vooral gebruik gemaakt van bronnen uit documenten. In dit hoofdstuk zal er worden stilgestaan of dit ook aansluit op de praktijk. Hiervoor zal er gebruik gemaakt worden van de mening van de NFPs over het Secretariaat en het EUKN in zijn geheel. De mening van de NFPs is gevraagd door middel van twee achtereenvolgende enqutes die te vinden zijn in de bijlagen A en B. De eerste enqute had een respons van 73% en de tweede van 70%.
De evaluatie van het Secretariaat wordt beschreven aan de hand van het GOTIK model. Het GOTIK model bestaat uit vijf verschillende aspecten: geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. In de eerste paragraaf zal er primair gekeken worden naar de organisatie van het Secretariaat. In de tweede paragraaf zal er een beeld gegeven worden of de NFPs tevreden zijn over de tijdsbesteding. Hiervoor zal er geoordeeld worden over de uitvoering van de taken en activiteiten. Als derde zijn er enkele opmerkingen over de financin. Als vierde wordt er naar het informatieaspect gekeken. Hier wordt er ingezoomd op de communicatie tussen de NFPs en het Secretariaat, de vraaggestuurde aanpak en de relevantie van themas voor de NFPs. Het kwaliteitsaspect zit integraal verwerkt in de overige aspecten doordat de NFPs continu hun mening geven over het functioneren van het Secretariaat. Als laatste wordt de mening van de NFPs in kaart gebracht over een aantal belangrijke aspecten van het EUKN. Met het oog op het versterken van het netwerk, kunnen hier verbeteringen uit gehaald worden die niet specifiek te plaatsen zijn onder het Secretariaat of de NFPs. Dit zijn overkoepelende aspecten waarop in het volgende hoofdstuk uitgebreider in zal worden gegaan. 4.1 De organisatiestructuur van het Secretariaat Als introductie wordt er gekeken naar de organisatie van het Secretariaat. Hierbij staat de vraag centraal of de structuur van het Secretariaat goed functioneert.
Tabel 4.1: Organisatiestructuur van het Secretariaat Land A B C D E F G Hoe is de organisatie structuur van het Secretariaat? Redelijk goed Redelijk goed Redelijk goed Zeer goed Neutraal Redelijk goed Redelijk goed
Hoewel de meeste NFPs zijn positief over de organisatiestructuur van het Secretariaat, zijn er toch verbeteringen mogelijk. Vooral de wisselingen in medewerkers is een aandachtspunt. Meerdere NFPs vinden het moeilijk om te oordelen over de structuur van het Secretariaat door de vele veranderingen in personeel. Dit merken ze aan als een zorgelijk aspect. Het Secretariaat zou langduriger gebruik moeten maken van dezelfde mensen. 4.2 De tijdsbesteding van het Secretariaat In deze paragraaf zal de tijdsbesteding van het Secretariaat beoordeeld worden. Het geeft een inkijk of de NFPs vinden dat het Secretariaat zijn tijd goed besteed. Hier wordt gekeken naar twee manieren om het te beoordelen. Als eerste zal er gekeken worden of de taken voldoende worden uitgevoerd, waarna er ingegaan zal worden op de activiteiten van het Secretariaat. Gezamenlijk geven ze een indruk of er slim wordt omgegaan met de tijd. 4.2.1 De taken van het Secretariaat Binnen de taken van het Secretariaat zijn er vier verschillende taken te onderscheiden; het netwerkmanagement, kennis ondersteuning, ICT ondersteuning en het algemene 32
management. Elke taak is terug te voeren naar een specifiek aantal mensen. Per taak is gevraagd wat de NFPs vinden van de uitvoering ervan door het Secretariaat.
Tabel 4.2: Uitvoering taken Secretariaat beoordeeld door NFPs. Taak Erg goed Redelijk goed Niet goed of slecht Redelijk slecht Erg slecht Geen mening Netwerk management 1 4 0 - - 2 ICT ondersteuning 1 4 2 - - - Kennis ondersteuning - 2 4 - - 1 Algemeen management - 5 1 - - 1
De meeste taken van het Secretariaat worden opvallend positief beoordeeld. De uitzondering hierop is de inhoudelijke ondersteuning. Hier is niet direct een reden voor zichtbaar. Wel zijn is een verbetering mogelijk. Zo zou een team bestaande uit meer verschillende Europese nationaliteiten kunnen zorgen voor extra synergie tussen landen. Door deze samenstelling zou het Secretariaat zich meer bewust zijn van de spanningen en culturele uniekheden binnen de verschillende landen van het netwerk. Hierdoor kan er nog meer werk op maat gemaakt worden. In de huidige situatie is het Secretariaat echter volledig de Nederlandse nationaliteit. Een meer Europese mix van nationaliteiten kan een interessant experiment zijn. 4.2.2 De activiteiten van het Secretariaat De activiteiten van het Secretariaat zijn de activiteiten die het uitvoert voor of samen met de NFPs. Deze zijn beschreven in paragraaf 2.3 van hoofdstuk twee. In deze subparagraaf zal er gekeken worden hoe de NFPs de activiteiten van het Secretariaat beoordelen. Hierna zal er gekeken worden waar de prioriteiten van het Secretariaat de komende tijd volgens de NFPs op zouden moeten liggen.
Tabel 4.3: Algemene beoordeling van de activiteiten van het Secretariaat Land A B C D E F G Hoe beoordeelt u de activiteiten van het Secretariaat? Neutraal Redelijk goed Zeer goed Zeer goed Neutraal Redelijk goed Redelijk goed
Over het algemeen is er waardering voor de activiteiten van het Secretariaat. De meeste NFPs zijn echter wel helder in waar er verbeteringen zouden moeten komen. Vooral het netwerkmanagement en de communicatie wordt als belangrijk gezien, maar liefst zes van de zeven NFPs zien dit als belangrijkste prioriteit. Daarnaast moet er meer nadruk komen op de website en de e-library (vijf van de zeven NFPs). Vooral op het laatste punt zijn er concrete verbeteringen mogelijk. Er bestaat draagvlak voor het grootscheeps aanpakken van de website. Vooral het CMS (het bestuurssysteem van de website) moet beter. De zoekopties hierin zijn beperkt en zorgen voor onnodig veel tijdsverlies. Dit komt enerzijds door de folderstructuur van de website en anderzijds door de inefficinte zoekmachine. Beide zijn gekoppeld aan het CMS van de website. De EUKN site moet simpeler en interactiever zijn. In de e-library wordt ook in de huidige situatie niet voldoende gedaan aan de actualisatie van data. De gedateerde data is niet meer kwalitatief voldoende en doet zo afbreuk aan de kwaliteit van informatie nodig in een kennisnetwerk.
33
Naast de ICT problemen vindt een actief land (A), dat er versterking nodig is van de NFPs in het netwerk. Er bestaat volgens dit land en te veel verschil tussen actieve en minder actieve NFPs. De Stuurgroep zou deze NFPs moeten stimuleren om actiever te participeren. Daarnaast kan ook meer direct contact en betere cordinatie tussen het Secretariaat en de NFPs, bijdragen aan de activiteit van het netwerk. Extra transnationale activiteiten kunnen ook zorgen voor een grotere rol van de NFPs. Hieraan gekoppeld moeten de NFP dagen langer moeten duren en meer inhoudelijke discussie bevatten. Zo kan er beter gediscussieerd worden over nodige verbeteringen binnen het netwerk. In het totaal zorgen deze verbeteringen voor een actievere rol van de NFPs. Ze moeten mee kunnen praten over de belangrijkste beslissingen, omdat zij ze uiteindelijk moeten uitvoeren. Hiermee wordt er ook vanaf het begin al draagvlak gecreerd.
Aan de publicaties en conferenties worden minder prioriteit gegeven. Voor beide is slechts n NFP voor verdere verbetering. De aandacht kan zich de komende tijd beter richten op andere aandachtsvelden. 4.3 Een financieel aandachtspunt voor het Secretariaat Behalve de eerder genoemde punten, is er nog een financieel aandachtspunt voor het Secretariaat. Hoewel de NFPs er niet over gaan uiten ze wel hun zorgen over de financin van het netwerk.
Door het opzetten van een EGTS zit het EUKN in een overgangsfase. Nu het een rechtspersoon wordt, krijgt het Secretariaat ook de verantwoordelijkheid over de administratie van het netwerk. Tot de officile oprichting van de EGTS blijft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hiervoor verantwoordelijk. Echter, zolang het EUKN in de overgangsfase zit, zal er onder de NFPs onduidelijkheid bestaan over de toekomst. Hoewel het een taak blijft van de Stuurgroep, zijn meerdere NFPs zich bewust van de onduidelijkheid in de terugkoppeling van de financile verslagen. Ook BZK is zich hiervan bewust en is in samenwerking met het Secretariaat deze aan het bespreken. Duidelijk is dat de financin en de verantwoording hiervan al in eer eerder stadium helder hadden moeten zijn. Hierdoor zien de NFPs het als een zorgelijk punt voor het netwerk. Het zou vertrouwen en rust brengen als deze overgangsfase zo snel mogelijk is opgelost en er een heldere meerjarenbegroting zou liggen. 4.4 Informatieaspecten rondom het EUKN Secretariaat Het informatieaspect is belangrijk in een netwerk wat draait om kennis. Binnen dit aspect is er onderscheidt te maken tussen twee zaken. Als eerste is er de communicatieve ondersteuning vanuit het Secretariaat. Hierin bespreken ze gezamenlijk met de NFPs, wie wat doet en waar de prioriteiten liggen. Daarnaast zijn ze zelf ook nog producent van kennis. Hiervoor maken ze publicaties en best practices. Deze wisselen ze uit en moeten voldoen aan de noden van de NFPs. De publicaties zijn al eerder dit hoofdstuk meegenomen onder het motto van activiteiten van het Secretariaat. In deze paragraaf zal er naar de ondersteuning gekeken worden. Hier wordt zowel ingezoomd op de vraaggestuurde aanpak als de onderwerpen die voor belang zijn voor de NFPs. Zo zal het duidelijker worden in welke mate er kennisvragen zijn en over welke onderwerpen deze gaan. 4.4.1 Communicatie vanuit het Secretariaat De communicatie tussen de NFPs en het Secretariaat bestaat uit twee delen. Als eerste is er de communicatie an sich, hierbij wordt er vooral gekeken naar de manier hoe er omgegaan wordt met elkaar. Daarnaast maakt het Secretariaat gebruik van enkele instrumenten om de communicatie mogelijk te maken. In de komende subparagraaf zal er naar beide gekeken worden.
34
Tabel 4.4 Communicatie tussen Secretariaat en NFPs Land A B C D E F G Hoe is de communicatie tussen u en het Secretariaat? Redelijk goed Neutraal Non- respons Zeer goed Redelijk goed Zeer goed Zeer goed Wat vindt u van de communicatie instrumenten? Zeer goed Redelijk goed Non- respons Zeer goed Redelijk slecht Redelijk goed Redelijk goed
Hoewel er een redelijke tevredenheid is, zijn er wel aandachtspunten die terugkeren. Vooral het ontbreken van oogcontact is voor meerdere NFPs moeilijk. Vergaderen via Skype of andere mogelijkheden met beeld is daarom nog steeds nodig. Het Secretariaat zou ook meer gebruik moeten maken van de mogelijkheden die het internet biedt. Er moeten meer interactieve discussiemogelijkheden komen. Dit kan door middel van een forum of door meer gebruik te maken van de mogelijkheden van Google Docs.
Daarnaast zijn sommige er voorstander van om structureel meer inhoudelijke telefonische vergaderingen te houden. De NFPs zouden hier een grotere rol in moeten spelen door eigen publicaties te maken en gezamenlijk specifieke taken van het Secretariaat over te nemen (A en G).
Als laatste is er een opmerking dat er meer gedaan moet worden om belangrijke vragen te beantwoorden. Sommige vragen worden niet expliciet beantwoord. Voor een organisatie op afstand is het belangrijk dat essentile vragen beantwoord worden, anders twijfels kunnen ontstaan tussen een NFP en het Secretariaat. Deze twijfels kunnen leiden tot een afname van de participatie van een NFP in het netwerk. 4.4.2 De vraaggestuurde aanpak in het netwerk Zoals in hoofdstuk twee al gezegd is, is het EUKN een vraaggestuurd netwerk. Het betekent in theorie dat de kennisvragen van de NFPs en de achterliggende stakeholders bepalend zijn voor de informatie besproken in het netwerk. In deze subparagraaf zal er gekeken worden naar hoe vaak er vragen zijn aan zowel het Secretariaat als de NFPs onderling.
35
Tabel 4.5: Jaarlijkse kennisvragen aan het Secretariaat Land A B C D E F G Jaarlijks aantal vragen aan het secretariaat 1-3 1-3 Non- respons 1-3 Nooit Nooit 1-3 Hoe waardeerde u de reactie? Neutraal Redelijk goed Non- respons Zeer goed - - Zeer goed Wilt u in de toekomst meer vragen stellen? Nee Misschien Non- repons Nee Nee Nee Misschien
Opvallend is het lage aantal vragen aan het Secretariaat. Verbeterpunten zijn niet echt aanwezig. De NFPs geven ook aan niet van plan te zijn om in de toekomst meer vragen te stellen aan het Secretariaat. Alleen twee contactpunten (B en G) willen misschien meer mogelijkheden om vragen te stellen. Nu er een beeld is over vragen aan het Secretariaat, zal er gekeken worden naar het aantal vragen tussen de NFPs onderling.
Tabel 4.6: Jaarlijkse kennisvragen aan andere NFPs Land A B C D E F G Jaarlijks aantal vragen aan andere NFPs 1-3 4-6 Non- respons 1-3 1-3 Nooit Nooit Hoe waardeerde u de reactie? Neutraal Redelijk goed Non- respons Zeer goed Redelijk goed - - Wilt u in de toekomst meer vragen stellen? Misschien Misschien Non- repons Nee Misschien Misschien Ja
Het jaarlijkse aantal kennisvragen is met betrekking tot de NFPs onderling iets beter in vergelijking met het Secretariaat, maar nog steeds behoorlijk laag. De NFPs zouden in de toekomst wel meer gebruik willen maken van de mogelijkheid om aan andere NFPs vragen te stellen, dan aan het Secretariaat. Echter is het voor beide tabellen opmerkelijk dat ze positief zijn over de reacties, maar niet enorm enthousiast zijn om nieuwe vragen 36
te stellen. Het geeft aan dat het vraaggestuurde netwerk misschien minder leeft, dan het op papier doet vermoeden.
Een mogelijkheid tot verbetering is het creren van meer differentiatie in specialisme van kennis. Landen zouden zich in het netwerk moeten specialiseren in een aantal onderwerpen, waarbij vragen over het specifieke onderwerp naar het desbetreffende land kunnen worden gestuurd. 4.4.3 De onderwerpen in het netwerk Nu er een beeld is geschetst hoeveel vragen er zijn binnen het netwerk, zal er gekeken worden naar de besproken onderwerpen. In deze subparagraaf zal er ingegaan worden op welke onderwerpen voor de NFPs belangrijk zijn en op welke onderwerpen al in eigen land specialistische kennis aanwezig is. Daarna zal er gekeken worden of de gekozen themas aansluiten op de nationale context en of er onderwerpen ontbreken. Als eerste zal er gekeken worden in hoeverre onderwerpen interessant zijn voor lidstaten in het netwerk.
Tabel 4.7: Mate van importantie per onderwerp Importantie van een onderwerp* Heel Belangrijk Belangrijk Neutraal Onbelangrijk Erg onbelangrijk Integratie 4 2 - - - Volkshuisvesting 2 3 - 1 - Transport en infrastructuur 2 3 1 - - Stedelijke omgeving 3 3 - - - Economie, kennis en werkgelegenheid 4 1 1
Naast de behoefte van informatie is het ook goed om te kijken naar welke informatie er al wel aanwezig is. Hoewel de behoefte van de NFPs breed is, kan er zo gekeken worden naar mogelijkheden tot meer kennisuitwisseling. Hierbij kan de behoefte aan informatie van een land over een bepaald onderwerp worden gekoppeld aan kennis beschikbaar in een ander land.
Als er gekeken wordt naar de aanwezige kennis bij de NFPs, valt het vooral op dat er iets meer differentiatie is ten opzichte van de bovenstaande tabel. Nog steeds geven veel NFPs aan dat er kennis aanwezig is, desondanks zijn de verschillen wel iets groter.
37
Tabel 4.8 Specialisme in landen per onderwerp Aanwezigheid van specialisme over een onderwerp* Erg veel Redelijk veel Niet veel / niet weinig Weinig Erg weinig Integratie 4 1 1 - - Volkshuisvesting 2 2 1 - 1 Transport en infrastructuur 3 3 - - - Stedelijke omgeving 3 3 - - - Economie, kennis en werkgelegenheid 1 4 1 - - Veiligheid en preventie 1 3 2 - - Vaardigheden en verbeteringen - 2 3 1 - * (non respons 1)
Opvallend is de mate waarin de beide tabellen op elkaar lijken. Weinig onderwerpen worden als onbelangrijk ervaren, terwijl er op veel onderwerpen specialistische kennis in eigen land is. Een reden hiervoor is waarschijnlijk het gebruik van te brede onderwerpen. In de taxonomie van de website hangen onder de zeven hoofdthemas nog veel meer subonderwerpen. Hierdoor is het niet gelukt om een goed beeld te krijgen van de behoeften. Het enige opvallende is het ontbreken van populariteit voor het onderwerp vaardigheden en verbeteringen. Hier wordt relatief gezien weinig importantie aan gegeven.
Toch geven veel NFPs aan dat de onderwerpen besproken in het EUKN aansluiten op de nationale contexten. Vijf van de zes NFPs zijn positief (redelijk positief of hoger) over de onderwerpen, de overige NFP is neutraal in zijn mening. Er zijn nog wel twee onderwerpen die gemist worden, namelijk territoriaal gentegreerde aanpak en beveiligingsgebieden voor de preventie van industrile risicos. Beide zijn meer ontbrekende subonderwerpen. 4.5 Verbeteringen voor het EUKN in de breedte In deze paragraaf wordt er ingegaan op het gehele netwerk. Het gaat over verbeteringen en de beoordeling van het EUKN groter dan alleen de NFPs en het Secretariaat. Achtereenvolgens zal een algemene waardering, de toegevoegde waarde en de toekomst van het netwerk besproken worden.
Tabel 4.9: Algemene waardering van het EUKN Land A B C D E F G Waardering van het gehele netwerk Redelijk goed Redelijk goed Non- respons Redelijk goed Neutraal Non- respons Redelijk goed
Over het algemeen wordt er positief naar het netwerk gekeken. De grote kennisdatabase wordt als belangrijkste meerwaarde gezien, die flexibel en laagdrempelig kan worden ingezet voor de stakeholders. Daarnaast wordt de Europese dimensie door velen als duidelijke meerwaarde gezien. Toch zien de NFPs nog veel mogelijke verbeteringen. Het belangrijkste is het vergroten van de meerwaarde van het netwerk voor de stakeholders 38
en de NFPs. Daarnaast zijn er nog andere verbeteringen, die de stabiliteit op lange termijn kunnen verbeteren. De belangrijkste zijn:
Het proces van collectief leren meer op gang brengen; Meer verbindingen leggen tussen de wetenschap en de praktijk; Meer coperatie tussen landen onderling en andere Europese programmas; Het uitbreiden van het aantal leden van het netwerk, waarbij ook met leden buiten de EU; Het verbeteren van de relaties binnen het netwerk;
Op de lange termijn is het belangrijk dat er niet enkel n doel nagestreefd wordt. Er is een redelijke spreiding van doelen tussen NFPs omtrent de doelen. Hoewel veel doelen terugkomen, zijn er verschillende meningen over de prioriteiten ervan. Een netwerk dat al de landen wil bereiken en meenemen naar de toekomst zou hier rekening mee moeten houden. In het volgende hoofdstuk zal er uitgebreider in worden gegaan op enkele verbeteringen voor het hele netwerk. 4.4 Conclusie Het EUKN Secretariaat wordt over het algemeen gewaardeerd op de meeste terreinen en meerdere NFPs zijn positief over de prestaties. Toch zijn er genoeg mogelijkheden ter verbetering binnen het Secretariaat. Het vergroten van de effectiviteit en de efficintie moet bij deze verbeteringen centraal staan. De huidige tevredenheid hoeft namelijk geen garantie te bieden voor tevredenheid op de lange termijn.
Opmerkelijk is dat de eerder genoemde actieve landen uit hoofdstuk drie niet veel negatiever zijn over het netwerk, dan minder actieve landen. Land E is minder positief over het netwerk, dan de overigen. Land A verschilt echter maar weinig van andere landen. Wel zijn ze beide eerder geneigd om zelf ook mee te willen werken aan verbeteringen, dan minder actieve landen. Een gegeven waar het Secretariaat gebruik zou van moeten maken.
Het Secretariaat moet kritisch blijven kijken naar de eigen website. Het is een bron van zowel positieve als negatieve opmerkingen. Vooral het CMS en de daaraan gekoppelde zoekmachine en folderstructuur worden als niet prettig ervaren. In de taxonomie werkgroep zijn ze al gezamenlijk begonnen aan enkele plannen ter verbetering. Het kan niet duidelijk genoeg gezegd worden dat de werkgroep prioriteit heeft. Daarnaast is meer interactieve manieren van communiceren nodig. Dit moet voornamelijk door gebruik te maken van slimme ICT mogelijkheden.
Ook is het misschien nodig om te kijken naar de positie van de NFPs. Wil het Secretariaat deze meer zien participeren, dan moeten ze ook iets terug krijgen. Voor sommige NFPs is het dan belangrijk om meer inspraak te krijgen bij beslissingen en afwegingen. De versterkte positie kan ook bijdragen aan een groter draagvlak voor nieuwe maatregelen vanuit het Secretariaat. Wanneer deze in de toekomst dan besproken zullen worden, dan zal de NFPs hierover mee beslissen. Ze moeten daarna ook eerder de eigen maatregelen uitvoeren, dan maatregelen van iemand anders.
Opvallend is dat er weinig samenwerking is tussen NFPs onderling en met het Secretariaat omtrent kennisvragen. Op papier is het EUKN een vraaggestuurd netwerk, er zijn echter maar weinig vragen. Als men een vraaggestuurd netwerk wil nastreven, dan moet er gekeken worden naar meer mogelijkheden om dit te stimuleren. Hiervoor moet er in eerste instantie gesproken worden tussen de NFPs en het Secretariaat over de wenselijkheid van meer vraagsturing.
Als laatste zijn er ook verbeteringen mogelijk voor het gehele netwerk. In dit hoofdstuk is hier te weinig aandacht aan besteed. Het volgende hoofdstuk zal zich daarom meer 39
verdiepen in de mogelijkheden binnen het gehele netwerk. Belangrijk is echter dat er duidelijk is, dat er nog genoeg kan gebeuren om het netwerk beter te laten functioneren.
40
5 Best Practice Luxemburg Luxemburg is na Malta het kleinste land in de Europese Unie en heeft iets meer dan een half miljoen inwoners. Het is een land dat waarde hecht aan internationale samenwerking op verschillende gebieden. Dit blijkt uit diverse internationale organisaties, waaronder de Europese Unie en de Verenigde Naties, waarbij Luxemburg n van de grondleggers is. Luxemburgs welvarende economie is stabiel en volgens het IMF (2012) heeft het land het hoogst bruto binnenlands product per inwoner. Het is mede daarom een belangrijke partner in vele organisaties, ondanks haar lage inwonersaantal. Zo ook binnen het EUKN. Luxemburg is een lidstaat, dat actief deelneemt aan allerlei activiteiten binnen het EUKN. Het NFP is vaak aanwezig bij conference calls en denkt mee door met initiatieven te komen ter verbetering van de effectiviteit van het netwerk. Luxemburg is ook actief in het produceren van nieuwe informatie en het bijhouden van de website. In het eerste deel van dit hoofdstuk wordt er stilgestaan bij de structuur en organisatie van het Luxemburgse NFP. De tweede paragraaf kijkt naar de organisatie van het EUKN en zijn activiteiten. Als laatste zal er gekeken worden naar de algemene visie op het netwerk en welke structurele verbeteringen er volgens Luxemburg nodig zijn. 5.1 De organisatie en structuur van het Luxemburgse NFP In deze paragraaf zal worden stilgestaan bij de inrichting van het NFP in Luxemburg. Hoe het nationaal georganiseerd, gestructureerd en ondergebracht is. Er zal beschreven worden onder welke voorwaarden met betrekking tot capaciteit en budget het functioneert. Ook zal er worden toegelicht wat de rol van het CIPU en het NFP is in Luxemburg en hoe het contact verloopt met het Stuurgroep-lid en de stakeholders. 5.1.1 Het CIPU Sinds juli 2008 bevindt het Luxemburgse NFP zich in het Cellule nationale dInformation pour la Politique Urbain, het CIPU. Dit is de nationale informatie-eenheid voor stedelijk beleid. Het CIPU is opgericht in april 2008 en wordt gefinancierd door dertien verschillende partners, namelijk; het Ministerie van Duurzame Ontwikkeling en Infrastructuur, het Ministerie van Economie, het Ministerie van Huisvesting, de steden Luxemburg en Esch/Alzette, zes gemeenten uit de Nordstad regio en de Universiteit van Luxemburg.
Het CIPU, en daarmee dus ook het Luxemburgse National Focal Point, is gevestigd in het Geografie en Ruimtelijke Ordening onderzoekscentrum op de Universiteit van Luxemburg. Het onderzoekscentrum is actief op het gebied van lokale en regionale ontwikkeling in Luxemburg, het Europees territoriale beleid en op andere aspecten van duurzame ruimtelijke ontwikkeling. Andere gebieden waarop men actief is, zijn stedelijke dynamiek, vestigingsbeleid en sociale mobiliteit, waarbij men gebruik maakt van verschillende ruimtelijke analyses en modellen. De Universiteit van Luxemburg bestaat uit meerdere faculteiten. Het CIPU valt onder het Facult des Lettres, des Sciences humaines, des Arts et des Sciences de lducation (FLSHASE). De faculteit is onderverdeeld in verschillende onderzoekseenheden, het CIPU is geplaatst onder de onderzoekseenheid IPSE (Identits, Politiques, Socits, Espaces). Hieronder volgt het organogram van het IPSE:
41
Figuur 5.1: organogram IPSE (Bron: Tom Becker)
Het CIPU is een platform voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende bestuurlijke en politieke niveaus en verschillende soorten stakeholders. Het is verantwoordelijk voor het motiveren en stimuleren van de samenwerking tussen steden en gemeenten, het onderhouden van contacten met Europese partners en het oprichten van netwerken en databases voor nationale en internationale stakeholders, die betrokken zijn bij stedelijke planning zoals beleidsmakers. Het CIPU probeert alle specialistische kennis te benutten en projecten op het gebied van stedelijk beleid en planning te identificeren en initiren, om partners zoals steden en ministeries te kunnen ondersteunen in hun werkzaamheden.
Het is het doel van het CIPU en het NFP een verbinding te maken tussen kennis die tot stand komt op Europees niveau en stedelijke discussies die worden gevoerd op lokaal niveau. Hierdoor draagt het CIPU bij aan een beter begrip van stedelijke problemen en daarmee ook tot een betere zicht op effectieve maatregelen (NFP Luxembourg 2011). Volgens het NFP werkplan zijn het uitwisselen van goede praktijkvoorbeelden, het ontwikkelen van een innovatief netwerk tussen verschillende beleidsvelden en de actieve deelname van actoren die verantwoordelijk zijn voor stedelijke ontwikkeling, instrumenten om een duurzame stedelijke ontwikkeling uit te voeren. In dit kader bestaat de taak van het CIPU en het NFP uit het identificeren van de specifieke lokale behoefte met betrekking tot informatie en onderzoeksprojecten. Het EUKN National Focal Point (en ook een Urbact National Dissemination Point) is onderdeel van CIPU, omdat het instituut graag een centraal contactpunt wil vormen waar zowel lokale als internationale actoren terecht kunnen voor stedelijke zaken. 5.1.2 Het Luxemburgse NFP Zoals bekend vertegenwoordigt het Luxemburgse NFP het EUKN in Luxemburg. Het gebruikt de kennis van het netwerk in de nationale stedelijk beleidsgemeenschap. Het Luxemburgse NFP wordt door het CIPU verzekerd van een vaste medewerker in dienst van de universiteit en een student assistent. De heer Becker, de knowledge manager, heeft naast het EUKN nog andere taken en activiteiten. Samen met zijn student assistent besteedt hij maximaal 40 uur per maand aan EUKN activiteiten (NFP Luxembourg 2011). De rol van de heer Becker in de organisatie is die van onderzoeker. In dit kader is hij als knowledge manager verantwoordelijk voor het aanleveren van kennis, ICT ondersteuning en de communicatie. Zijn student assistent is verantwoordelijk voor het zoeken naar 42
goede praktijkvoorbeelden, het opstellen van sjablonen en het toevoegen van verschillende soorten informatie op de Luxemburgse EUKN website in het Engels en Frans. Dit zijn eigenlijk de algemene taken die van een NFP verwacht worden. Zijn eigen rol ziet hij als een kennis verschaffer en bemiddelaar door het EUKN te gebruiken voor collectief leren en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Het komt erop neer dat het NFP een goed beeld moet hebben van actuele stedelijke uitdagingen en de behoeften van stedelijke professionals, politici en onderzoekers. Het is niet alleen het zoeken naar goede praktijkvoorbeelden of het publiceren van sjablonen, maar ook het ondersteunen van de stakeholders in het toepassen van de informatie en kennis.
Buiten zijn activiteiten voor het EUKN, is hij werkzaam in verschillende werkgroepen op nationaal en Europese niveau. Ook is hij betrokken bij verschillende Europese dossiers, waaronder het cohesiebeleid en Europa 2020. Zonder het EUKN zou het CIPU nooit hebben bestaan. De dertien partners hebben het CIPU opgericht rondom het EUKN. Zij financieren het CIPU met 120.000 euro per jaar. Wanneer we, op basis van het aantal uren en uurtarief van de medewerker, een schatting maken van het deel hiervan dat naar EUKN activiteiten gaat, komt dit ongeveer neer op 20.000 euro. Inclusief de contributie voor het lidmaatschap van Luxemburg, komt het totaal EUKN budget uit op ongeveer 45.000 euro per jaar. Hoewel het nooit genoeg is voor alle activiteiten, werkt het huidige bedrag volgens het Luxemburgse NFP goed genoeg. 5.1.3 De relatie met het Stuurgroep-lid Het Stuurgroep-lid van Luxemburg is mevrouw Marie-Jos Vidal. Zij is onderdeel van het Ministerie van Duurzaamheid en Infrastructuur. Volgens het Luxemburgse NFP loopt het contact met het Stuurgroep-lid goed. Het onderwerp van de onderlinge gesprekken hebben vooral betrekking op procedures. Vooraf aan de Stuurgroep vergaderingen hebben ze contact over hetgeen er de laatste tijd door het NFP is besproken. Na afloop van de vergadering houdt het Stuurgroep-lid het NFP op de hoogte door te reflecteren op wat er is behandeld. Buiten deze contactmomenten om komt men elkaar ook tegen op andere bijeenkomsten, waar men met elkaar indien nodig nog relevante zaken bespreekt. 5.1.4 De stakeholders van het NFP Het actief betrekken van de stakeholders is voor Luxemburg niet moeilijk. De belangrijkste nationale spelers zijn partners in het CIPU. Elk jaar organiseert het CIPU drie Stuurgroep vergaderingen, waarin wordt gediscussieerd over de inhoudelijke koers van de komende tijd. Daarnaast maakt het Luxemburgse NFP deel uit van werkgroepen in Luxemburg met uitvoerders van gemeenten. Zo staat het ook in direct contact met de beleidsmakers. Door het EUKN kan de heer Becker gemakkelijker op nieuwe stakeholders afstappen, waar hij zonder het netwerk geen contact mee zou hebben gezocht. Men is blij met de hulp die ze ontvangen van het netwerk. Toch ziet Luxemburg in de toekomst geen grotere rol weggelegd voor ondersteuning vanuit het Secretariaat in het bereiken van zijn stakeholders. 5.2 De visie van het Luxemburgse NFP op het EUKN Luxemburg is op basis van haar participatie in verschillende activiteiten en het uitvoeren van taken, aan te merken als een actieve lidstaat. In de vorige paragraaf is stilgestaan bij de structuur en organisatie van het NFP. Nu is het goed te kijken naar de relatie van het NFP met het EUKN. Hoe denkt men over het functioneren van verschillende praktische aspecten in het netwerk? Er zal worden stilgestaan bij de visie van Luxemburg op de communicatie met het Secretariaat, de verschillende activiteiten van het Secretariaat en de informatie uitwisseling binnen het netwerk. Daarna zal er meer gekeken worden naar het primaire proces en de benodigde structurele verbeteringen volgens het NFP. 43
5.2.1 Communicatie met het Secretariaat De heer Becker is tevreden over de onderlinge communicatie met het EUKN Secretariaat. Wanneer er vragen ontstaan, is er altijd redelijk snel een goed antwoord aanwezig. Toch ziet hij mogelijke verbeteringen ten aanzien van verschillende instrumenten.
En van de maandelijkse activiteiten die het Secretariaat organiseert, zijn de conference calls. Op zich is hij tevreden met dit communicatie instrument. Ondanks dat hij zijn best doet zo vaak mogelijk aanwezig te zijn, is dit soms lastig in verband met samenvallende vergaderingen vanuit andere activiteiten. Het is erg belangrijk maandelijks te kunnen reflecteren op wat er is gedaan en te communiceren met andere NFPs. Anders spreekt men elkaar maar n twee keer per jaar tijdens de NFP dag en de jaarlijkse conferentie. De conference calls blijven echter een uitdaging. Lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen zijn belangrijk tijdens een gesprek, maar ontbreken wanneer je via de telefoon vergadert. Daadwerkelijk fysiek afspreken en vergaderen zou de oplossing zijn, maar dit is niet mogelijk in verband met belemmeringen in tijd, afstand en geld. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden om te vergaderen door middel van video conferencing. Dit is echter ook lastig omdat niet ieder lidstaat toegestaan is dit te mogen doen, in verband met beveiligingsmaatregelen. Hoewel er meerdere aandachtspunten zijn bij dit instrument, is het geen aspect waar volgens hem veel zorgen om gemaakt hoeft te worden. Er zijn andere punten die belangrijker zijn en aanpassingen behoeven.
Met betrekking tot de interactiviteit worden de inhoudelijke conference calls door verschillende NFPs voorgezeten. Deze aanpak is niet altijd handig. Wanneer een bepaald land een inhoudelijke vergadering voorzit, gaat het vaak over een onderwerp van belang voor het land zelf. Dit betekent echter niet dat het besproken thema ook relevant is voor andere landen, waardoor het soms lastig is hier aan te kunnen bijdragen. Voor een land als Luxemburg zijn inhoudelijke conference calls daarom niet altijd de oplossing.
De NFP dagen hebben zich de laatste jaren goed ontwikkeld. Er is meer ruimte gekomen voor inhoudelijke en procesmatige discussies over het EUKN. Toch vindt Luxemburg het fijn als er in de toekomst meer mogelijkheden tot inhoudelijke discussies zouden zijn. Juist de NFP dagen waar alle knowledge managers de mogelijkheid hebben om gezamenlijk aanwezig te zijn, is hiervoor het uitgelezen moment. Zeker in deze tijden zou het goed zijn om over essentile zaken gezamenlijk te discussiren. Hier zouden meer mogelijkheden voor moeten zijn. 5.2.2 Publicaties van het Secretariaat De publicaties is een aspect waar de heer Becker tevreden mee is. Ze worden door hem en zijn stakeholders gewaardeerd. Toch komt het Luxemburgse NFP met een suggestie. Men pleit voor het hebben van kleinere publicaties, waarbij het EUKN zich meer richt op de toegevoegde waarde van de praktijkvoorbeelden. De vraag wat voor invloed een project heeft gehad, is iets wat mensen graag zouden willen weten. Momenteel is het te onduidelijk hoe ze het EUKN kunnen gebruiken. Het is interessant allerlei informatie te lezen, maar het beantwoordt niet altijd alle vragen.
Dat het EUKN verschillende publicaties maakt, is voor Luxemburg van grote waarde. Luxemburg is een klein land en het EUKN is het enige netwerk dat in zulke publicaties voorziet. Daarom heeft het Luxemburgse NFP voordeel aan de samenwerking met het EUKN.
Over het algemeen is Luxemburg tevreden over de onderwerpen van de publicaties. Men is zich ervan bewust dat sommige onderwerpen weinig relevant zijn voor Luxemburg in verband met de grootte van het land. Zo zijn bijvoorbeeld publicaties over bevolkingsdaling weinig relevant, omdat Luxemburg het enige land in de EU is met een groeiende bevolking. Toch ziet men dit als een integraal onderdeel van het netwerk. In een netwerk met veel verschillende landen en culturen kan niet alles relevant zijn. De heer Becker pleit er dan ook sterk voor het huidige systeem in stand te houden. 44
5.2.3 De EUKN website De e-library is de kern van het netwerk. De online bibliotheek is de eerste stap in het verzamelen van informatie en het uitwisselen van kennis met andere partners. Het EUKN is een platform en in dat opzicht functioneert het niet zoals gewenst. Er zijn meerdere verbeteringen mogelijk en nodig. Als bibliotheek presteert de site voldoende, maar er moet een stap verder gekeken worden. Informatie is niet actueel en er wordt weinig gedaan aan kwaliteitscontrole. De NFPs zouden in samenwerking met het Secretariaat moeten nadenken over hoe ze de bibliotheek actueel kunnen houden. Hoewel het primair de taak is van het NFP, voorziet de heer Becker hierin ook problemen. Voor een land als Luxemburg is het gemakkelijker om rond de 100 150 sjablonen te controleren. Hiervoor biedt de student assistent een goede oplossing. Voor grotere landen met meer informatie op de site ligt het ingewikkelder. Zij moeten jaarlijks meer tijd steken in de controle en actualisatie ervan. Volgens de heer Becker zou het actiever inzetten van studenten en stagiairs een mogelijke oplossing kunnen zijn. Zij kunnen net zoals in Luxemburg zorg dragen voor het onderhouden van de inhoud van de website.
Gekoppeld aan de website zijn er in Luxemburg vragen over het CMS. De overgang naar het nieuwe systeem is ook hier niet soepel verlopen. Er zijn twijfels over de bruikbaarheid van de taxonomie en de zoekmachine. Zo zou de taxonomie niet goed werken, doordat er te veel submappen zijn. Mensen kunnen hierdoor hun weg kwijtraken en verdwalen binnen de vele onderwerpen. In de taxonomie werkgroep is hier al aandacht aan besteed. De heer Becker geeft verder aan dat de zoekmachine niet specifiek genoeg is. Wanneer mensen er gebruik van maken, krijgen ze een te veel informatie. Hiermee zou je mensen van de EUKN website kunnen afschrikken. De zoekmachine moet efficinter en specifieker worden ingericht. Luxemburg is van mening dat de gezamenlijke zoekmachine met andere Europese projecten eindelijk van de grond moet komen. Hier wordt al gedurende een lange tijd over gepraat, maar helaas is er nog weinig gebeurd. Een gezamenlijke zoekmachine zal volgens de heer Becker een duidelijke meerwaarde hebben voor het hele netwerk. 5.2.4 Informatie uitwisseling in het netwerk Als laatste is er de informatie uitwisseling tussen NFPs onderling en het Secretariaat. De heer Becker zoekt vaak interessante projecten voor zijn stakeholders in andere landen. Wanneer hij er n vindt, stuurt hij deze door naar het desbetreffende NFP in het land. Is deze niet aanwezig, dan stuurt hij het door naar het Secretariaat. Op deze manier hoopt hij dat zij ervoor kunnen zorgen dat de toegevoegde waarde van het project online komt. Vaak zijn het dezelfde NFPs die contact met elkaar opnemen. Landen als Hongarije en Duitsland zijn voor Luxemburg gemakkelijk te bereiken. Ook wisselen ze mogelijke projecten uit. Zo is bijvoorbeeld de heer Becker bezig geweest met een vraag van de stad Luxemburg over een project partner in Oost Europa. In dit kader nam hij contact op met de Hongaarse NFP. Helaas hadden ze geen partner, maar het persoonlijke contact creert mogelijkheden elkaar te raadplegen en helpen. De heer Becker geeft aan dat de basis van deze verbinding vooral ontstaat door het persoonlijke contact buiten de formele setting om. Dezelfde personen komen elkaar tegen bij Europese projecten en praten naderhand met elkaar. Aansluitende diners zorgen voor een persoonlijke band en hebben een drempelverlagende functie. In feite zorgt dit voor toegevoegde waarde binnen het netwerk. 5.3 De visie op de hoofdfunctie van het EUKN Hier zal worden beschreven hoe volgens het Luxemburgse NFP het EUKN haar rol vervult, waar voor Luxemburg de waarde van het netwerk ligt en waar men de komende tijd de nadruk op zou moeten leggen. Er zal begonnen worden met een algemene visie, waarna er aandacht wordt besteed aan een aantal deelonderwerpen zoals de vrijwillige participatie, risicos met betrekking tot de toekomst, vraaggestuurde aanpak en strategische samenwerking.
45
Volgens het Luxemburgse NFP voldoet het EUKN aan zijn taak kwalitatief hoge kennis te verschaffen en uit te wisselen onder stedelijke stakeholders in heel Europa. Het hoge aantal bezoekers dat maandelijks de website bekijkt, laat zien dat het EUKN goed werk levert in het faciliteren van expertise uitwisseling en het motiveren van stakeholders om meer samen te werken. In de eerste drie maanden van 2012 zijn er 467 bezoekers geweest op de Engelstalige site van Luxemburg. Deze hebben in totaal 1271 paginas bekeken (EUKN 2012 B). De Franstalige subsite is door omstandigheden nog niet geanalyseerd door het EUKN. Statistieken laten verder zien dat verschillende producten en diensten zoals de thematische dossiers en de publicaties gewaardeerd worden in Luxemburg. De waarde van het EUKN is dat het een intergouvernementeel platform is voor stedelijk beleid en ontwikkeling. Het blijft hierbij belangrijk om regelmatig te analyseren en reflecteren of de noodzakelijke taken gedaan zijn en de noodzakelijke doelen worden gesteld. Anders ontstaat het risico dat het werk zich te veel verwijdert van de stakeholders.
Op basis van het aantal jaren dat de heer Becker voor het EUKN werkt, betwijfelt hij of alleen puur de uitwisseling van kennis en expertise genoeg is. n van de hoofddoelen van het EUKN moet volgens hem het faciliteren van collectief leren en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden bij de stakeholders zijn. Dit stelt ze in staat innovatieve antwoorden te ontwikkelen voor stedelijke uitdagingen. Het is onmogelijk om goede praktijkvoorbeelden simpelweg te kopiren, er komt meer bij kijken. Er zal meer gekeken moeten worden naar de vraag waar en wanneer het EUKN komt kijken in het leerproces. De online bibliotheek biedt informatie over praktijkvoorbeelden, maar dat is alleen een beginstap. De toegang tot informatie alleen is te passief en biedt geen garantie, dat het daadwerkelijk benut wordt voor de verbetering van kennis en vaardigheden. Daarom is het organiseren van een meer actieve bemiddeling nodig. n van de mogelijkheden waar hij nu onderzoek naar doet, is het opzetten van een community of practice waar mensen bezig zijn met gezamenlijk leren. In principe vervult het EUKN haar rol als kennisverschaffer goed, maar om echt bij te kunnen dragen aan het leerproces en het ontwikkelen van vaardigheden en voorbeelden, moeten bemiddelingsactiviteiten verder ontwikkeld worden. 5.3.1 Vrijwillige participatie in het EUKN Het EUKN uniek is uniek in de zin dat het een intergouvernementeel netwerk is waarin de lidstaten samenwerken op vrijwillige basis. Het is bijzonder omdat dit niet het geval is in projecten genitieerd door de Europese Commissie. Toch nemen dezelfde soort mensen deel in het EUKN als personen in door de Europese Commissie opgerichte werkgroepen of initiatieven. In het EUKN heeft men het voordeel dat ieder anders kan spreken en discussiren, omdat het op vrijwillige basis is. Er is geen politiek gewicht waardoor er een andere manier van interactie ontstaat. De landen blijken te willen investeren in een netwerk van kennisuitwisseling, terwijl bij projecten van de Europese Commissie het doel vooral het behalen van winst en het proberen benvloeden van Europees beleid is. Door de vrijwillige basis ligt de nadruk binnen het EUKN puur op samenwerking. Voor Luxemburg heeft het EUKN toegevoegde waarde. Het netwerken en de contacten die erbij komen kijken, zijn van waarde voor de andere activiteiten, die de NFP naast het EUKN heeft. 5.3.2. Aandacht met betrekking tot de toekomst Volgens Luxemburg zou het EUKN in de komende jaren niet meer activiteiten op zich moeten nemen dan men nu al doet. De nadruk en aandacht moeten naar de huidige activiteiten. Landen zullen de komende tijd eerder minder dan meer activiteiten kunnen uitvoeren. Hier zou rekening mee gehouden moeten worden.
Daarnaast zou het hebben van meer lidstaten net zoals in het begin een voordeel zijn. Op dit moment zijn er waarschijnlijk te weinig landen lid om het op de lange termijn vol te houden. Toch geeft de heer Becker aan dat het aan de andere kant geen zin heeft zevenentwintig partners te hebben, waarvan enkel vijf het werk goed doen. Wanneer niet 46
iedereen gecommitteerd is, is het beter bepaalde landen er buiten te laten dan ieder te forceren samen te werken. Vijftien lidstaten zou een goed aantal zijn. Het is echter niet dat het zozeer om een bepaald aantal gaat, maar juist om een bepaalde geografische dekking. Nu vertegenwoordigt alleen Denemarken het noordelijke deel van Europa en Spanje en Cyprus de zuidelijke landen. Dit komt in het gedrang met een evenredige geografische verdeling. Het EUKN moet straks niet alleen uit West-Europese landen bestaan. 5.3.3 Vraaggestuurde aanpak Nog een belangrijk aspect waarop het EUKN zich volgens Luxemburg op moet concentreren, is de bottom-up benadering. Op dit moment zijn er weinig initiatieven binnen het netwerk om te kijken naar de actuele vraag van steden. Het is niet gemakkelijk om continu op de hoogte te zijn van de informatiebehoefte in verschillende landen. Een mogelijkheid om hier actiever op in te spelen, is gebruik te maken van de actieve EUKN LinkedIn groep. Hierin participeren ongeveer 1500 mensen en wordt er veel gediscussieerd over actuele zaken. De heer Becker zou graag de actuele discussies willen verbinden aan de inhoudelijke dossiers op de EUKN website, door de LinkedIn groep te integreren met de EUKN site en er synergie tussen beide te laten ontwikkelen. Men weet niet wat de precieze mogelijkheden zijn, maar ziet wel een belangrijkere noodzaak van een meer vraaggestuurde aanpak binnen het EUKN voor de komende jaren. 5.3.4 Strategische samenwerking Het EUKN heeft de afgelopen jaren al enkele initiatieven tot strategische samenwerking met verschillende Europese partners ondernomen. Deze zijn volgens velen succesvol geweest en in de toekomst is er meer ruimte voor zulke mogelijkheden. Vooral nu het EUKN een EGTS gaat worden, zullen zijn partners en andere onderzoeksnetwerken eerder geneigd zijn samen te werken. Het moet echter niet alleen primair gericht worden op Europese initiatieven. Hoewel Urbact, ESPON en Interreg natuurlijke partners zijn van het EUKN, kan er ook samengewerkt worden met andere onderzoeksinstituten en organisaties. Een exclusief partnerschap met een Europees netwerk zal voor een nadruk zorgen op Europese projecten. Voor een land als Luxemburg is er meer toegevoegde waarde tot het EUKN, dan alleen Europa. 5.4 Conclusie De constructie van het CIPU en daarmee ook die van het NFP, leidt tot veel voordelen. Door het partnerschap met veel belangrijke stedelijke actoren is het goed in staat op een vraaggestuurde wijze te werk te gaan. Een belangrijke kanttekening hierbij is de schaal waarop het NFP opereert. Eenzelfde soort structuur zal waarschijnlijk minder goed werken in grotere landen, doordat steden niet rechtstreeks kunnen participeren. Toch zijn er een aantal zaken waarbij van Luxemburg als best practice geleerd kan worden. Zo zouden veel basiswerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door stagiairs en student-assistenten. Hiermee kunnen de knowledge managers zich meer richten op de overkoepelende taken in het EUKN. Hierdoor nemen de kosten af en kan er meer inhoudelijk werk worden verricht. Ook het structureel organiseren van discussies met stakeholders over de themas lijkt goed te werken. Luxemburg is hierdoor goed in staat de stakeholders te bereiken en betrekken.
In relatie tot de prestaties van het netwerk kunnen ook verbeteringen gemaakt worden. De website zou effectiever gemaakt kunnen worden door de taxonomie en zoekmachine te veranderen. Discussie tijdens de NFP dagen mag meer gestimuleerd worden door de NFPs hiertoe vaker de gelegenheid voor te geven. Onder de NFPs moet er draagvlak zijn voor de plannen van het EUKN aangezien zij ook uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan. Het creren van gelegenheden voor de NFPs om zich te uiten en met bepaalde dingen mee te denken, zal dit alleen maar bevorderen.
47
Het belangrijkste is echter dat er een aantal structurele verbeteringen op gang moeten worden gebracht. Voor het creren van toegevoegde waarde is er meer aandacht voor het collectief leren nodig. Bovendien kunnen processen goedkoper en effectiever door middel van meer samenwerking met andere strategische partners. De noodzaak voor een effectiever en efficinter netwerk is nu groter dan ooit, aangezien landen eerder minder dan meer tijd en geld te besteden hebben. Door het nemen van de juiste maatregelen kan het EUKN voorkomen dat er meer landen het netwerk verlaten. Het EUKN kan de lidstaten aan zich binden door de toegevoegde waarde van het netwerk te bewijzen.
48
6. Eindconclusie In dit afsluitende hoofdstuk zal er aan de hand van de informatie uit alle voorgaande hoofdstukken de centrale vraag van het onderzoek worden beantwoord. Welke factoren zijn nu van invloed op de (in)activiteit van de NFPs?
In dit onderzoek stond de wijze van organisatie van de NFPs centraal, dit zal in het eerste paragraaf toegelicht worden. Ook werd er bij de samenwerking tussen het Secretariaat en de NFPs stilgestaan. Dit komt in de tweede paragraaf aan bod. Verder zijn er door de NFPs opmerkingen gemaakt die niet specifiek te koppelen zijn naar de eigen organisatie of die van het Secretariaat, maar naar het EUKN in zijn geheel. Omdat deze heel erg belangrijk zijn met betrekking tot het versterken en verbeteren van het netwerk, worden de conclusies hieromtrent in de derde paragraaf beschreven. 6.1 De National Focal Points In organisatie verschillen de NFPs behoorlijk. Op basis van de onderzoeksgegevens zijn twee verschillende groepen te onderscheiden, namelijk NFPs binnen en NFPs buiten ministeries. De NFPs op afstand van een ministerie hebben gemiddeld meer tijd en geld, dan NFPs binnen de ministeries. Ook is er minder vaak contact met het Stuurgroep-lid en heeft het contact een andere focus. De best practice van Luxemburg ondersteunt deze conclusie. De NFPs buiten de ministeries presteren beter en participeren actiever. In principe zijn de ministeries zelf verantwoordelijk voor het beschikbare budget en capaciteit van de NFPs. Daarom zullen in de Stuurgroep, waar deze ministeries vertegenwoordigd zijn, veranderingen omtrent de organisatie van NFPs plaats moeten vinden.
Er is een discrepantie tussen de afspraken op papier en de werkelijke uitvoering. Op papier zijn er richtlijnen omtrent de participatie van NFPs vastgelegd. In deze studie is er duidelijk geworden dat de NFPs zich niet aan deze richtlijnen houden. Op grond van deze regels zou er minder verschil in activiteit moeten zijn. Er zijn dan ook geen consequenties voor het niet naleven van de richtlijnen. 6.2 Het Secretariaat De NFPs zijn gematigd positief over de prestaties van het Secretariaat met betrekking tot de structuur, taken, activiteiten en communicatie. De meerwaarde van het EUKN voor de NFPs zit vooral in de kennis die beschikbaar is via de online bibliotheek. Deze simpele en laagdrempelige informatiebron is een pr. Daarnaast is de Europese dimensie belangrijk. Het geeft de NFPs de mogelijkheid kennis te vinden die in het eigen land ontbreekt.
De belangrijkste activiteiten van het Secretariaat die volgens de NFPs verbetering behoeven, zijn het netwerkmanagement en de website. De NFPs hebben een belangrijke functie doordat ze verantwoordelijk zijn voor de uitvoerende taak van het netwerk. Ze hebben echter maar een beperkte inspraak in de beslissingen van het netwerk. De beperkte inspraak van NFPs kan de participatie in het netwerk tegenwerken. Inspraak zorgt voor meer eigen belang en crert een groter verantwoordelijkheidsgevoel in het netwerk.
Er kan geconcludeerd worden dat de website niet efficint is ingericht. Het CMS staat de simpele manier om juiste informatie snel te vinden in de weg. De structuur van de website die uit te veel verschillende folders bestaat en de zoekmachine dragen bij aan dit probleem. In het verleden zijn er al toezeggingen gedaan om deze zaken te verbeteren. Tot op heden zijn deze toezeggingen echter niet nagekomen. Dit is van invloed op het vertrouwen van de NFPs in het Secretariaat.
Binnen het netwerk is er een conflict tussen de kwaliteit en kwantiteit van kennis. Veel sturing vanuit het Secretariaat is op basis van kwantiteit. Hierdoor is de kwaliteit van de kennis grotendeels uit het oog verloren. Er is te veel informatie op de website die niet 49
actueel is. Hierdoor kunnen er vraagtekens gezet worden bij de bruikbaarheid en relevantie van deze informatie. In de huidige situatie is er ook geen proces om deze informatie continu te actualiseren. Daarnaast zijn er weinig afspraken om de kwaliteit van de informatie te beoordelen.
Uit het onderzoek blijkt dat er in de praktijk weinig terecht komt van de vraaggestuurde aanpak binnen het EUKN. NFPs stellen weinig vragen aan het Secretariaat en aan andere NFPs. Er is ook weinig animo bij de NFPs om dit in de toekomst meer te doen. Toch is het volgens alle betrokkenen een belangrijke pijler binnen het EUKN. De praktijk blijkt hier echter in conflict met de woorden en ambities. Er kunnen meerdere redenen hiervoor zijn. Als eerste is het moeilijk om de noden van de stakeholders in kaart te hebben. Hierbij is het cruciaal in welke mate de NFPs goed contact onderhouden met hun stakeholders. Als laatste zijn er signalen dat de communicatie vanuit het Secretariaat te veel eenrichtingsverkeer is. Bovendien vormt het ontbreken van visueel contact een belemmering voor de NFPs om een actieve bijdrage te kunnen leveren tijdens conference calls. Er wordt te weinig gebruik gemaakt van interactieve instrumenten om wederzijdse communicatie en meer participatie te stimuleren. 6.3 Het EUKN Naast conclusies omtrent het Secretariaat en de NFPs, kunnen er ook conclusies met betrekking tot het netwerk in het geheel getrokken worden. Drie zaken staan hierin centraal: het collectief leren, het aantal lidstaten en strategische partnerschappen.
Op dit moment wordt er weinig nagedacht over de leerfunctie van het netwerk. Het uitwisselen van kennis is een fundament, maar het faciliteren van collectief leren binnen het netwerk moet het doel zijn. Met collectief leren worden meerdere zaken bedoeld. De basis is dat de informatie in het netwerk kwalitatief voldoende en relevant moet zijn voor de stakeholders. Men moet daadwerkelijk iets met de informatie kunnen. In de huidige situatie is de norm alleen maar het publiceren van informatie en daarmee wordt het proces als voltooid beschouwd. Een stap verder kijken doordat er over nagedacht wordt wanneer en hoe er maximaal gebruik gemaakt kan worden van de beschikbare kennis, krijgt nu te weinig aandacht.
Momenteel is er geen eenduidige visie in het netwerk aanwezig omtrent samenwerking met strategische partners. Leden zijn het erover eens dat er meer samengewerkt moet worden met Europese programmas en andere waardevolle instituten. Over hoe, met wie en in welke mate de samenwerking eruit moet komen te zien, heerst veel onduidelijkheid. Samenwerking is volgens de NFPs nodig om de effectiviteit en efficintie van het netwerk te verbeteren. Strategische partnerschappen kunnen voor tijdswinst en een grotere beschikking over best practices zorgen.
Met het huidige (teruglopende) aantal lidstaten ontstaat er de vraag omtrent de zekerheid van het netwerk op de lange termijn. Het EUKN zal in de toekomst moeten groeien in het aantal lidstaten, wil het zijn bestaan enigszins kunnen garanderen. Het doel moet zijn om een evenredige vertegenwoordiging van Europese landen in het netwerk te hebben. NFPs geven aan meer waarde te hechten aan de deelname van een paar actieve landen dan het hebben van veel matig presterende lidstaten. Dit zal het huidige probleem van onderlinge verschil in activiteit alleen maar versterken.
Om aandachtspunten in de bovenstaande conclusies aan te kunnen pakken is medewerking van derden en samenwerking van alle actoren in het EUKN in grote mate belangrijk. In de aanbevelingen zal hier meer aandacht aan worden besteed. 6.4 Afsluiting Het is opvallend dat de meeste conclusies direct of indirect betrekking hebben op de communicatie in het netwerk. De communicatie zelf loopt niet naar wens van de 50
betrokken actoren en de partijen gaan niet in dialoog over welke zaken de meeste prioriteit moeten hebben binnen het netwerk. Het gevolg hiervan is dat ondanks de meeste knelpunten en zelfs mogelijke verbeteringen al langere tijd bekend zijn, er vanuit dit besef geen actie wordt ondernomen. Voordat er berhaupt gestart gaat worden met het implementeren van mogelijke verbeteringen, zal de communicatie tussen beide partijen verbeterd moeten worden. Het opzetten van dialoog omtrent de punten die aandacht en verbetering behoeven moet de grondslag zijn in het toepassen van de aanbevelingen.
51
7. Aanbevelingen Het tweede gedeelte van de centrale vraag is op welke wijze de NFPs gestimuleerd kunnen worden om een actieve(re) houding aan te nemen binnen het EUKN. In de eerste paragraaf worden de aanbevelingen besproken die hoge prioriteit hebben. De tweede paragraaf gaat in op secundaire aanbevelingen die minder dringend van aard zijn, maar waarvan het toch goed is deze in acht te nemen ter versterking van de NFPs en het EUKN. 7.1 Primaire aanbeveling In het onderzoek is er naar voren gekomen dat er structureel te weinig gecommuniceerd wordt tussen het Secretariaat en de NFPs. In het vervolg moet het Secretariaat de NFPs op een meer gestructureerde manier betrekken binnen beslissingen van het netwerk. Hiervoor moet er een heldere en betere communicatie komen. Hier moet een begin mee worden gemaakt tijdens de komende NFP dagen, waarbij beide partijen in discussie moeten gaan over de toekomst van het netwerk. Er moeten een betere structuur komen waar mensen naar elkaar luisteren en met elkaar van gedachte kunnen wisselen zodat men zich serieus genomen en gewaardeerd voelt. Dit komt de participatie ten goede. Het Secretariaat moet weten wat er speelt bij de NFPs en hierbij, waar nodig, helpen. Het voeren van zulke gesprekken vormt de basis voor het creren van een betere structuur in de communicatie. 7.2 Secundaire aanbevelingen Wanneer de communicatie structureel verbeterd is tussen het Secretariaat en de NFPs, kan ook een start gemaakt worden met het verbeteren van het netwerk. Hierbij zijn er veel verschillende verbeteringen mogelijk. Zij verschillen in vorm en grootte. Echter zullen ze allen bijdragen aan een beter netwerk. De verbeteringen zijn gesorteerd in mate van importantie.
In het netwerk moet de nadruk meer komen te liggen op het proces van leren. De NFPs moeten een manier van collectief leren bedenken, waarbij er op een slimme manier geleerd kan worden van de kwalitatieve goede informatie van het netwerk. Het Secretariaat moet samen met de NFPs tijdens de NFP dagen kijken naar hoe er meer toegevoegde waarde uit de informatie gehaald kan worden. Leren moet verder gaan dan alleen het beschikbaar stellen van kennis in de e-library. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. De NFPs en het Secretariaat moeten een open discussie voeren over hoe men meer van elkaar kan leren. Het eindresultaat zorgt voor meer synergie tussen de NFPs onderling en het Secretariaat.
Er moet meer samenwerking komen met andere Europese en nationale onderzoeksprogrammas. De meest natuurlijke partners zijn Europese programmas zoals Urbact en Espon, maar andere onderzoeksprogrammas of onderzoeksinstituten zouden niet uitgesloten moeten worden. De financiering van Europese programmas vanaf 2014 is nu in onderhandeling. Wil het EUKN hier nu gebruik van kunnen maken, dan zal het tijdens deze onderhandelingen contact moeten zoeken met deze programmas. Het voordeel is dat deze programmas veel kennis aanwezig over projecten en ook zelf op zoek zijn naar partners. Voor het ontwikkelen van de samenwerking zijn het Secretariaat en de Stuurgroep primair verantwoordelijk, maar de NFPs moeten wel aangeven welke programmas zij het liefst mee willen samenwerken.
Het CMS en de daaraan gekoppelde taxonomie en zoekmachine zorgen voor frustratie bij veel NFPs. Het Secretariaat moet zoeken naar oplossingen binnen de taxonomie werkgroep. Hierbij is het van belang dat de beloofde gezamenlijke zoekmachine met andere Europese programmas opgezet wordt. De e-library is de kern van het netwerk, maar deze is niet up-to-date. Het Secretariaat moet in samenspraak met de NFPs naar een systeem zoeken om de 52
kennis in het netwerk continu te actualiseren. De NFP dagen bieden hier de gelegenheid voor. Een eerste stap is het creren van een archief om oudere documenten die niet meer relevant zijn er onder te kunnen plaatsen. Vanuit de ICT functie van het Secretariaat zijn zij verantwoordelijk voor de veranderingen.
Er moet tijdens de komende Stuurgroep vergadering ook een discussie worden gevoerd omtrent de noodzaak voor het invoeren van een minimum aantal uren per maand voor NFPs. Een heldere regel over het minimum aantal uren kan het onderlinge verschil tussen de NFPs beperken.
Er moet in de onderlinge communicatie van de NFPs en het Secretariaat naar meer manieren van interactieve communicatie gezocht worden. Het Secretariaat moet in samenspraak met de NFPs naar simpele en laagdrempelige manieren zoeken om de communicatie interactiever te maken. Het inzetten van het internet om met beeld te vergaderen is hierbij een belangrijke verbetering. Ook moet er meer gebruik gemaakt worden van het internet om met elkaar te kunnen discussiren. Het opzetten van een eigen forum of het koppelen van de LinkedIn groep met de website kan hierin extra toegevoegde waarde creren.
Er is een versterking van de NFPs nodig in het netwerk. Ze moeten meer inspraak krijgen in het besluitvormingsproces, wanneer maatregelen worden genomen die invloed hebben op het eigen functioneren. Een grotere verantwoordelijkheid kan leiden tot meer actieve participatie in het netwerk. Hoe hier invulling aan gegeven dient te worden, moet het Secretariaat gezamenlijk met de NFPs tijdens de NFP dagen bespreken.
Een vraaggestuurde aanpak wordt in de praktijk te weinig toegepast. Momenteel is dit in het EUKN te weinig aanwezig. Als er werkelijk onder alle actoren animo is voor een vraaggestuurd netwerk, moet er door de NFPs en het Secretariaat tijdens de NFP dagen gezamenlijk gesproken worden over mogelijke manieren om dit meer tot stand te brengen.
Op de lange termijn is het noodzakelijk dat er meer landen gaan deelnemen in het EUKN. Hierbij moet rekening gehouden worden met een evenredige geografische spreiding van lidstaten en de werkelijke wil om te participeren. Ook zouden landen buiten de Europese Unie een toegevoegde waarde kunnen creren aan het netwerk.
Momenteel zijn bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Stuurgroepleden en de NFPs de gegevens omtrent de financin van het netwerk te onduidelijk. De financin van het netwerk moeten door het Secretariaat duidelijker en completer verantwoord worden tijdens de Stuurgroep vergadering door geen gegevens te laten ontbreken of aspecten ervan onoverzichtelijk te publiceren.
Er ontbreekt bij het Secretariaat veel basis informatie over de NFPs en processen in het netwerk. De informatie die aanwezig is, is verstrooid over veel verschillende documenten. Gegevens over de NFPs moeten door het Secretariaat worden vastgelegd in een paar duidelijke documenten zodat het inzichtelijk wordt wie wat doet.
53
Literatuurlijst
Bruin de H. en Heuvelhof ten E. (2007). Management in netwerken. Over veranderen in een multi-actorcontext. Lemma: Den Haag 3 e druk
BZK, VROM, Nicis Institute (2006), European Urban Knowledge Network, Organisatie en Financiering 2011-2015, samenwerking tussen Ministerie van BZK, Ministerie VROM en Nicis Institute inzake EUKN
European Commision, (2010). Europe 2020. A European strategy for smart, sustainable and inclusive growth. Brussels
EUKN (2006), Operational Level Agreements. Den Haag
EUKN (2007), EUKN Quality Agreement June 2007 June 2010. Den Haag
EUKN (2010 A), Convention of the European Grouping of Territorial Cooperation. European Urban Knowledge Network Limited. The Hague
EUKN (2010 B), EUKN Vision Document 2011 2015. Den Haag
EUKN (2010 C), NFP Inspiration Guide 2010. Den Haag
EUKN (2010 C), Statutes of the European Grouping of Territorial Cooperation European Urban Knowledge Network Limited. Den Haag
EUKN (2011). Work plan EUKN 2011. The next step: strengthening the capacity of EUKN as learning platform. Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 A). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 25 th of January 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 B). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 22 nd of February 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 C). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 29 th of March 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 D). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 3 rd of May 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 E). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 26 th of July 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 F). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 30 th of August 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 G). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 25 th of Oktober 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 H). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 29 th of November 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN (2012). Work Plan EUKN EGTC 2012. Making cities smarter. The Hague
EUKN Secretariat, (2012 A). Uploaded documents of the EUKN website over 2011. Den Haag 54
EUKN Secretariat, (2012 B). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 31 st of January 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2012 C). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 28 th of February 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2012 D). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers - 27 th of March 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat (2012 E). Statistics 2011 Website. Den Haag
EUKN Secretariaat, (2010). Activity report EUKN Secretariat 2010. Den Haag
EUKN Secretariaat (j.o.). Rollen EUKN EGTC. Den Haag
Goldsmith, S. en Eggers, W. (2004). Governing by network. The New Shape of the Public Sector. Washington: The Brookings Institution
Groot, T.LC.M. en Helden van, G. J. (2007). Financieel management van non-profit organisaties. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers. Vijfde druk
Hallaitken (2009), EUKN evaluation. Glasgow
IMF (2012) World Economic Outlook April 2012. Washington D.C. Geraadpleegd op 23 April.
Kickert, Klijn en Koppenjan et al. (1997). Managing Complex Networks. London: Sage Publications
Koppejan, J. en Klijn, E. (2004). Managing Uncertainties in Networks. London: Routlegde. Taylor & Francis Group
Licht H. en Huiver H. (2006). Projecten en beleidsontwikkeling. Doelgericht werken in een maatschappelijk krachtenveld. Van Gorcum: Assen. 3 e druk
Manuel Henriques, J. en Trayner, B. (2009) Developing Learning Capabilities through the EUKN platform: methodlogical perspectives. National Focal Point Portugal
NFP Luxembourg (2011), NFP Action Plan Luxembourg 2011.
Provan, K.G. en H.B. Milward. (2001). "Do Networks Really Work? A Framework for Evaluating Public-Sector Organizational Networks." Public Administration Review 61(4): 41423.
Provan, K., Kenis, P. (2007), Modes of Network Governance: Structure, Management and Effectiveness, Journal of Public Administration, Research and Theory, 18: 299-252. Robson, C. (2002). Real World Research. Blackwell Publishing: Oxford. Second edition
Robson C. (2002), Real world research. A Resource for Social Scientists and Practitioner- Researchers. 2e druk Blackwell Publishing
Websites
EUKN, Partners, 29 juni 2010, geraadpleegd op 9 mei 2012 via http://www.eukn.org/EUKN/Partners
55
Europa Nu, EU 2020 Strategie, geraadpleegd op 9 mei 2012 via http://www.europa-nu.nl/id/vicyffri83lm/eu_2020_strategie
Maxius, Artikel 7 lid 2 Uitvoeringswet EGTS-verordening, geraadpleegd op 9 mei 2012 http://maxius.nl/uitvoeringswet-egts-verordening/artikel7/lid2
56
Bijlage A: Eerste enqute
Dear (name),
We are writing you to request your assistance in our research by filling out a short questionnaire. We have spoken to you recently by phone to explain the aim of our research. We would like to have further insight into the role of NFPs in the EUKN network. In order to achieve this, we would like to know how your NFP functions and how you perceive the EUKN. Your answers will be used to guide our study in the next three months. The results will be used to support NFPs in their knowledge disseminating activities and to raise the performance of the network
The information gathered from the survey will be used to select case studies for our research. In these cases, we will focus on the specifics of the NFP. We will select a number of cases to create a representative basis. It will be greatly appreciated if you could fill out the questionnaire below. This will help us in retrieving reliable information and developing appropriate methods for conducting our research. The questionnaire will take no more than 15 minutes of your time. We hope you will welcome this opportunity to contribute to this research, as it will give you the chance to provide feedback, which can greatly strengthen EUKN.
The survey consists of 12 questions, which elaborate on the organisation of your NFP and your vision on EUKN and its NFPs. We will treat the information provided by you in the survey as confidential. We will not use your name in our report without prior consent.
Thank you in advance for your cooperation and we look forward to receiving your response.
Kind regards,
Sara Cmertbay Jorrit Visee
57
Name: Country:
How would you describe your organisation as NFP? Part of a: Knowledge institute of a ministry Department of a ministry Knowledge institute of a nonprofit organisation University Other, namely
What is your role in the organisation? Policy maker Researcher Urban practitioner Programme manager
Is it possible to include a chart of your organisation?
Could you please indicate how often on an annual basis you liaise with your Steering group member on EUKN relates issues? Never 1- 5 6- 10 11- 15 16 20 21 25 26 or more
How would you describe your contact with your countrys member on the Steering Group on EUKN related issues? Please explain. Very good Good Reasonable Bad Other, namely
Who is responsible for the selection of the urban themes discussed within the NFPs?
The NFP The department where the NFP is located in The relevant ministry of spatial planning or regional development The stakeholders of the NFP Other, namely.
Could you please indicate the number of staff working for EUKN and the responsibilities per person?
58
Do you have more tasks outside EUKN? If so, what are your additional responsibilities?
How many hours does your NFP spend on NFP activities each month in total? 0 15 16- 30 31 45 46 60 More then 60 hours
What is your view on the EUKN as knowledge provider in the field of European urban policy?
Do you think that the EUKN is fulfilling its role as knowledge provider in the field of European urban policy as it should be? If not, what do you think should be changed?
What do you see as your role as NFP in the network?
What opportunities do you see in the future to strengthen your position as NFP within the EUKN network?
59
Please feel free to write down remarks or issues of which you think would be interesting for our study.
60
Bijlage B: Tweede enqute
Learning from each other is the basic principle of the EUKN. A principle which we also like to apply in our research with the help of this questionnaire. The NFPs are an important part of the network. Your gained experience and knowledge are of great value for our research where we are looking for aspects to improve the overall functioning of the network.
The main aim of the first survey was to generate a common insight of the NFPs within the EUKN. Based on this general view, the second in depth questionnaire will focus on the following aspects: Organisation of the EUKN and the NFPs Communication of the network Information within the network The EUKN in general
The questionnaire will take about thirty minutes of your time and would be of great help in our research. Your knowledge and insight is an important base for our final report, which will be used for improving the EUKN. We would highly appreciate it if you could complete the questionnaire before the 13 th of April.
We like to thank you in advance for your collaboration. If you have any questions or remarks, please do not hesitate to contact us.
Organisation of the EUKN and the NFPs The following questions are focused on the organization structure of the EUKN Secretariat, the activities of the Secretariat and the organization structure of the NFPs.
Organization of the EUKN Secretariat
Activities 1. How would you rate the activities of the EUKN Secretariat in general? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
2. Which activities should be the priority of the EUKN Secretariat in the coming years? (Multiple answers possible) Annual conference and NFP day Network Management / Communication Website / E-Library Publications Other
3. Could you please explain how they could improve these activities?
61
Internal organization These questions are focused on how the tasks within the Secretariat are divided and how they succeed in accomplishing these tasks. The questions are pointed on the functions per person of the Secretariat staff.
4. What do you think of the organization structure of the EUKN Secretariat? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
Could you please elaborate your answer?
5. How would you rate the network management of the EUKN Secretariat in general? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor No opinion
6. How would you rate the ICT support of the EUKN Secretariat in general? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor No opinion
7. How would you rate the knowledge support from the Secretariat in general? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor No opinion
8. How would you rate the overall management within the EUKN Secretariat? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor No opinion
9. Are there ways to improve the organization of the Secretariat? If so, could you please explain how?
Organization of the NFP Capacity 10. In our first questionnaire, you gave us an indication of your NFPs available hours per month for EUKN related activities. Do you think that your NFP has enough hours per month for all the EUKN activities? Yes Sometimes No 62
11. Which activities would you like to perform that are not possible now?
Budget 12. Could you please give an indication of the annual budget for EUKN activities of your NFP in euros? (If you receive a budget in kind, could you please quantify this in euros) 0-30.000 30.001-60.000 60.001-90.000 90.001-120.000 120.000+
13. How do you think your budget is going to evolve the coming years? It is going to increase It will stay approximately the same It will decrease It is unknown how the budget is going to change
14. Do you think the budget of your NFP is enough to support all the EUKN activities? Yes Sometimes No
Could you please elaborate this answer?
Communication of the network Communication within the EUKN takes places on different levels. These questions are focused on the communication between you and the EUKN Secretariat, the communication tools used by the Secretariat, reaching the NFPs stakeholders and the communication with(in) your ministry.
Communication with the EUKN Secretariat 15. How would you rate the communication between you as NFP and the EUKN Secretariat? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
16. How would you rate the communication tools (conference, newsletters, etc.) of the EUKN Secretariat? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
17. Could you please elaborate your answer referring to the way the Secretariat is communicating to you and the tools they use?
18. Could you please give us three or more ideas on how to improve the communication between the NFPs and the Secretariat?
63
Communication with the stakeholders 19. Who do you see as the important stakeholder(s) of your NFP? (Multiple answers possible) The ministries responsible for urban and territorial development The regions in your country The cities or networks of cities Universities and research institutes Other
20. To what extent are you able to reach your important stakeholders in your country? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
21. Could you please indicate which activities are organized by your NFP to reach the stakeholders in your country? Meetings Events Publications National newsletters Other.
22. Could you please indicate how many times a year these activities are organized?
23. What obstacles do you experience in reaching the stakeholders of the NFP?
24. Do you think the EUKN could help you reach your stakeholders? Yes Maybe No
25. Could you please indicate how the EUKN could help you reach your stakeholders and if not, why?
Communication with your ministry 26. In the first questionnaire, you have indicated on what basis you speak with your countrys Steering Group member. What is the main focus of this contact? Content related Process related Output related Other.
27. Do you need to evaluate and report EUKN related activities towards your Steering Group member? Yes, about times a year Incidental Never
28. Does your countrys Steering Group member have influence on your work as NFP? If so, could you please indicate how?
64
Information within the network The following questions are based on the main themes formulated by the EUKN Secretariat. In what extent are these themes meeting your stakeholders needs? This aspect also includes questions on exchanging information with other NFPs.
Main themes 29. Could you as NFP please rate the importance of a theme for the stakeholders in your country? (On a scale of 1 to 5 from very important - important- neutral unimportant very unimportant matrix scale on each topic) Social inclusion & integration; Housing; Transport & infrastructure; Urban environment; Economy, knowledge & employment; Security & crime prevention; Skills & capacity building.
30. Could you please rate the amount of specialized knowledge available in your country on each topic? (1 to 5 point matrix scale on each topic as above) Social inclusion & integration; Housing; Transport & infrastructure; Urban environment; Economy, knowledge & employment; Security & crime prevention; Skills & capacity building.
31. To what extent do the EUKN themes include your countrys problems on urban areas? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
32. Are there any urban issues in your country that are not represented in the themes of the EUKN? If so, could you please name them?
Information request towards the secretariat 33. How many times a year does your NFP request the EUKN Secretariat for information needed by your stakeholders? Never 1-3 4-6 7-9 10-12 More then 12
34. How would you rate the performance of the EUKN Secretariat in fulfilling the informational needs of your stakeholders? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
35. How could the EUKN Secretariat improve their performance in fulfilling the informational needs of your stakeholders? 65
36. Would you like to have more opportunities to ask the Secretariat more content related questions for your stakeholders? Yes Maybe No
Contacts with other NFPs 37. How many times a year does your NFP request knowledge from other NFPs without intervention of the Secretariat? (If not q 40) Never 1-3 4-6 7-9 10-12 More then 12
38. If so, from which countries has your NFP ever requested information? (Multiple answers possible) Belgium Denmark France Hungary Germany Luxembourg Portugal Romania Spain The Netherlands United Kingdom
39. How would you rate the performance of other NFPs in fulfilling the informational needs of your stakeholders? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
40. Do you feel the need to request information from other NFPs more often? Yes Maybe No
41. How could the other NFPs improve their performance in fulfilling the informational needs of your stakeholders?
The EUKN in general The following questions are focused on the overall value of the EUKN now and in the future.
42. How would you rate the overall performance of the EUKN? Very good Quite good Neither good nor bad Quite poor Very poor
66
43. What do you think is the value of the EUKN?
44. Could you please give two or more ideas on how the EUKN could improve this value?
45. What should be the main goal of the EUKN in the future? Creating more added value of the network A grow in the number of member states More cooperation with European programs on urban development Other.
67
Bijlage C: Transcript interview met Tom Becker (Luxemburg) 18 April 2012
Visee: Maybe it would be a good idea to first state again what we would like to do today and what the purpose of our research is. We were hired by the Dutch Ministry of Interior, who acts as the Management Authority, to look for ways how to strengthen the EUKN. The Ministry thinks the network is not functioning, as it should be. There are just a few countries, which are really active and participating within the EUKN. The Ministry would like to know what problems are undermining the network in order to look in what ways they can solve these things. Finding the right information is more difficult than we thought while many things are unknown within the Secretariat. What we miss mostly, and that is why we are here, is the view of the NFPs on the network. How they experience different aspect within the network. This is information, which cannot be provided by the Secretariat and the Ministry. How things work are more or less obvious, but how you experience it, is more interesting. Answers on questions like, how do you experience working with the Secretariat and how are you organised, are missing now. It is our goal to describe some of the participating countries. We would like to know what is really working and which problems they face. How are the more active ones organised compared to the less participating countries? That is why we would like to have this interview. When we talked earlier on the phone, I understood that you have many ideas on how to strengthen the network, how to make it better
Becker: Well, it is easy enough to have ideas. It is more difficult to put them into practice.
Visee: That is true. However, it is very interesting for us to have a look at the way you participate within the EUKN in order to learn something to improve the network. We actually made a topic list based on a survey that we did on the other NFPs in order to collect more information that is relevant. Are the things they mention also recognised by others? We do not want to base our conclusions on information that is only mentioned by one or two people. Of course, this is just a general introduction but I think this would do. We also had this interview yesterday, so this should work out as well. Well, as a NFP you obviously cooperate with the Secretariat, so maybe it is the easiest subject to start with. You also organise all kinds of activities, but how do you experience working with the Secretariat and the things they do and activities they organise?
Becker: Just one question first, did you receive the working plan as well?
Visee: We will receive them later, these are still the concept versions.
Becker: That might be interesting for you too to have them as well.
Visee: We will get them when they receive the approved final versions of the working plans.
Becker: I sent mine, the improved version, yesterday, so they have it. You can contact Eva and ask her to receive it. Well, in general the cooperation with the Secretariat in my opinion works well. Of course there has been lots of coming and going, so a lot of staff changes. For a couple of years I would say. Especially when you are on start, it is a bit slower. Nevertheless, I have been working with the EUKN for 4 years now, so I do not perceive that as a huge problem. I must say the Secretariat is quite well organised, which I appreciate. They are easy to join, so whenever there is a problem I just send them an email or call them up. I think it is fairly easy to know whom you have to call up because it is well structured, that helps as well. Still, if you do not know, it is quite easy to find out. The Secretariat of course publishes the newsletter twice a month, which works quite well. I am quite happy with the newsletter. I just had an idea yesterday, which I sent to Elisabeth regarding the 68
templates. If we keep publishing templates, in my opinion it would be interesting to have a section in the newsletter on recently published templates. Because we have seen some statistics, she actually sent the statistics yesterday. When I interpret the statistics, I would say that many people read the newsletter and are visiting the webpage via the newsletter. Therefore, if we add something on the templates, I think these might be more widely consulted as well. It is easy to do; I try to do it in my own newsletters as well. I think it is an interesting idea. For example, I include the practice of the month. But if there are any other, good practices that I think are useful or interesting for my stakeholders, I include it as well. I do know that the French do a similar thing. They have a newsletter that is published every few months and they also use templates. I think that it is something interesting to do. I know that Elisabeth is quite interested in doing that. It is an easy thing to do. I mean, it does not cost much. Therefore, it is just a way of getting the NFPs to put the new templates in the recently published section. We also send in a monthly activity report. It would be quite easy to just write the name of the template, so it would be easier for her to find it. That is why I think, that it is something that could be done easily. They also organise conference calls, which I am quite happy with as well. I try to participate as much as possible, but since the EUKN is not my only task, I obviously have other meetings as well. So sometimes it works, sometimes it does not. However, I think it is a very important thing to reflect once a month on what has been done and to compare with others. I think some of us have had quite good ideas from other NFPs. It is not that time consuming but I think it is important. Otherwise, you only meet once a year or maybe twice a year at most during the NFP day, or the annual conference. Therefore, I think it is very important for us to be in touch as well.
Visee: Concerning the conference calls, some people say it is very time consuming. It takes about an hour and most of the talking is done by the Secretariat. People only respond to questions.
Becker: That ok, it is a challenge. I would not say it is a problem, more of a challenge. Obviously, the idea or solution would be to meet physically and to have different kinds of interaction. That is not possible. They looked into video conference calls, but again that is difficult for some organisations who are simply not allowed to do that. I think this is the best thing we can do. I do not have a problem, but it is difficult to be concentrated for an hour when you do not see the people, that is my experience.
Cmertbay: Do you really think that the communication is interactive? The Secretariat chairs the conference call, they really have to ask the participants all kinds of open questions in order to get something out. Do you think there is room for improvement? Or is the current situation convenient enough?
Becker: We tried to have different kinds of conference calls, where different NFPs chaired the conference each month.
Cmertbay: That is with the content conference call
Becker: With the content conference calls. Yes.
Cmertbay: Do you think this method works better?
Becker: I think it is more difficult. I remember when our colleagues from Sweden hosted one of these conference calls. It was all about integration. It is just a topic that is not my area of interest of my field of work. It was difficult for me to really add to that. We do have many organisational questions to discuss, so I think that is more useful. That is my personal opinion.
Visee: You have the issue that not every country has the same problems and the same topics they need information on. 69
Becker: Yes, of course. When we discuss things as we do now, obviously sign language is important as well. That is completely lacking when you are having discussions on the phone. Here you do not have to ask the questions maybe that explicitly, but in a conference call, you might have to because you do not see the other person. All in all, to be honest, I would not be too concerned with the conference calls. I think there are other areas that might be more important, there might be more room for change. Another activity is their publications, which I think are great. Over the last couple of years, they have done some great publications. We are supporting them but they are doing most of the job. Especially the publications from last year were really appreciated and I distributed them here in Luxembourg as well. The idea of linking the different topics to precise examples of good practice is very good. That is something that people appreciate. I thought it might be interesting, I think I mentioned it in my response as well. One of my proposals was to have some shorter publications, which are more focussed on the added value of good practices.
Visee: Testimonials.
Becker: Yes, testimonials, that is a more correct term to use. It would be more of a publication in brochure style. We have a brochure for EUKN, which is still theoretical. Just a simple brochure on a couple of themes with short phrases en pictures might be more useful. I intended to do some more work on that, but I have no time to do so. I found a publication that was done in the framework of an Interreg project, which I thought was interesting. A bit like our templates, you have different topics and then you had just a few sentences per topic. There was one section on added value as well, so what kind of impact did this project have? That is what people really want to look at. It was also done in a visual way, a publication like that might be interesting. It would be something to hand out to people, really to show them how they can use the EUKN. That is not clear yet, I mentioned it earlier as well, how to use it. It is all interesting to read about these good practices, but it does not answer all your questions. It is a start, but people do not know how to use it. That is something that they could do, but then of course they cannot do everything. The topical dossiers for example are good as well. I saw that they took the initiative to promote them in the coming newsletter, or at least one of them. That is something that should be done more regularly. I really thought of doing that in my newsletters as well.
Visee: Do you have the idea that the topical publications consist of the right information your stakeholders need?
Becker: I do think so. Of course, it is difficult, judging from the Luxembourgian experience it is difficult. When you talk about demographic change, we are a country where the population is growing whereas in most other European countries it is decreasing. We do not have that problem. Of course, when you have a publication on demographic change in negative terms, it is less interesting for us. When you do a common publication like that, there is always a problem of not responding to the needs of everyone and I think that is perfectly normal.
Visee: There are multiple publications.
Becker: Just for my job, it is great because I do not have much time for these kinds of publications by myself. I work here on this project by my own. By contributing to these publications, I participated, it is a part of my work, and it is interesting to distribute such publications to my audience. That is something that ought to be more interesting for the other NFPs as well. I have the impression that the silent ones, or the not very active ones, do not see this added value of the publications. It also depends on my work structure because I am involved in different working groups at national and European level. I am also involved in European dossiers like cohesion policy, like Europe 2020 and 70
so on. Of course, if there is a publication on cohesion policy, it is easier for me to make the link to what I am doing. Again, cohesion policy, if you had a look at my structure, you could see that the partners that finance my project are different ministries. Amongst others the ministry of economy, the ministry of housing, the ministry of spatial development and the cities. Of course having a ministry of economy who is in charge and the person sitting here is in charge of cohesion policy here in Luxembourg, that makes a huge difference. Having this committee behind me, is something that benefits my work within the EUKN. That follows what I am doing.
Visee: It is integrated in your daily work, you could use EUKN information within other projects en programmes you are active in.
Becker: It is partly the way CIPU was constructed with this in mind and of course that works better than if you take an existing organisation and you add something to it. For me it is rather working well to make the link between my different activities.
Visee: When we talked to Andre Muller, he said that the main problem of the publications is that they are not always different from national publications. According to him the added value of the network is not clear. That is why it costs him too much time to participate in the EUKN.
Becker: I agree, for Germany this might be the case, but for Luxembourg it is not. We do not have anyone else who does these kind of publications. Again, it would be me and I do not have the time to do that, so I can really benefit from this work. At least we have these more general publications. I think Andre is right when he says that, I think for more countries like Germany and France this might actually be a problem. It is understandable.
Visee: When you look at how to improve the EUKN, could you incorporate the smaller countries? Countries like Luxembourg see it as a surplus on their normal activities while the bigger countries have problems with the uniqueness of the information EUKN offers.
Becker: There is a problem of scale here. You can find that of all kinds of topics when it comes to any intergovernmental cooperation. You should look at it from that perspective, the main activity or main product of the EUKN is not the publications. The main product is the e-library and the website. If you have that, that is the basic philosophy behind, as a common ground, you should see the other things as extras. Who ever has the time to contribute, contributes. That is how I perceive it and that is how I do it. When there is a topical dossier but I cannot deliver any good practices, then I just do not participate. Obviously, I would love to participate in everything but when there is no information I can deliver, there is nothing I can do. If you look at it from that perspective, I think you can still explain why it would be of an added value to countries like France and Germany. That is also the French perspective, they see the library as the main product and the rest is extras.
Visee: The majority considers the library as the basis of the EUKN, how do you experience working with it?
Becker: I would like to improve it further. Again, I see the e-library as a first stepping stone in gathering more information and in engaging in a more active exchange with other partners. EUKN is really a platform and as such I think it is not working too well. People come to the platform, and then basically that is it for the moment. To me at least it does not come naturally to send an email to the person whose name is mentioned underneath the article. That is exactly where my idea of creating communities of practice comes from. I mean, as a library it is okay, but for the moment it is nothing but a library. That is where we should change something. But the library itself, the structure, the topics addressed, is working pretty well. 71
Visee: People think there is a lot of information in the library, but there are questions on the actuality of the information. There is not a lot of control and discussion on how to implement the information in other countries. It is just plain information, you do not know if it works, how it works.
Becker: I mentioned it at several occasions at NFP meetings, I think that is something where we should do first of all some research on. So we know what is happening with this kind of information. You could argue that we as NFPs should know what is being done with all information, but it is really hard to find that out. I think it would be interesting to know how it is being used. We have different types of users, we have researchers, politicians, practitioners. They all use it in a different way, that is why it would be interesting to know more about how it is being used. I think they are now opening up towards this question more than first. The EUKN is working, the statistics show. When I see that we have about a 150 visitors per month in Luxembourg, I am more than happy. For Luxembourgian standards that is a lot, I think it is working. That is when we can start digging deeper and seeing how they actually use it. Having these kind of publications where you stress the added value and help people use the information, that would be quite beneficial for all of us. First of all, to dig deeper into the question or issue and then to show to others how they can actually use the information provided. When it comes to updating templates, it is a lot of work. I try to do it every year, but then we currently have about between eighty and hundred templates so that is still feasible. For other countries this might be quite easy to implement, but I have a student- assistant and together we have just been developing the French speaking website. We have updated all the documents in the French version and now we are going to start updating the English version again. In a network you need to update it on a regular basis. If it is a single project, of course it is different. Once it is finished, thats it.
Cmertbay: Do you think that this should be done by the NFPs itself or by the Secretariat?
Becker: It is difficult to do it by the Secretariat. For language issues I think it is really difficult. It is easier to do it by the NFPs. I have no solution to the problem of how to solve this issue unfortunately. I think student assistants or interns would be a good solution for everyone. As you know for yourself, they are not very expensive, so that should not be the main problem. All the student assistants are in terms really cheap and I must say, I have one and she does quite a good job. I am quite happy with that. In my opinion it is impossible to ask the people who are working on the project and on the policies to do it themselves, that is impossible. You need someone who does it for them. Of course, it would be, the easiest thing to do, it would be the best thing to do but I do not see it work.
Visee: That is too much work.
Becker: I have never had anyone come to me and say lets publish my project because I think it is interesting. Whereas, when I find interesting projects from abroad, I send an email to the Secretariat and ask them I think this is interesting could you write a template on that.
Visee: How do they respond?
Becker: They do not send me the actual template they then write, but I think they do the work. I just sent Eva an email this morning with a proposal for an interview for one of the coming newsletters. Of course, you need to do that but I cannot do it on a regular basis. I am too busy with other things, but when I have time and there is something in my mind, I just send them an email. Then it is their job, I mean, I cannot check whether they really follow that up. 72
Visee: You cannot check, okay, but do you have an idea of how they follow up?
Becker: I think they are happy when we come with good ideas. Obviously, they do not know all the projects, which are more specifically to ministries of European projects. Of course, they cannot know all of them. When we have people giving speeches or case studies being presented. Of course, always having in mind that this could be interesting for Luxembourg. I think it is the Secretariat who has to do that job, rather than me writing a template on for example a British project. That is not really my job.
Visee: Has the Secretariat have to do the work or do they have to find the people? Lets say the NFPs in that country, they ask
Becker: Yes, or they do it that way, that is up to the Secretariat. If they then do the interview themselves or do the template themselves or whether they get in touch with the NFP from that country and talk to him. If it is someone from Hungary or from Germany I could say so to my colleague directly.
Visee: Do you do that? Or is it mostly first the Secretariat?
Becker: Well, most of the proposals I made were from other countries. The one I made this morning, there is a Dutch partner from Eindhoven and one form Brighton in England. I sent it to Eva because they are from the Netherlands and if they then want to give it to the Dutch NFP that is for them to decide. I cannot judge if they think the interview might be interesting for the newsletter, then it is the Secretariat who has to do that. If they think it is an interesting template then of course the NFP would be more logic to do the work.
Visee: You always first contact the Secretariat.
Becker: Yes, usually. It is also because we get on well. It helps. I think it is quite important. I think that is also why. I know that my colleague from the ministry in Luxembourg who was a member of the Steering Committee up until now, that is what she always says. There are two really important added values of the EUKN, the first one is that it is an intergovernmental network where member states cooperate on a voluntarily basis. As opposed to everything initiated by the European Commission, which is one very important point to stress. The second one is that it is more or less the same people than in most of the other EC-initiated working groups or initiatives. Here you can talk differently because it is voluntarily, you do not have this whole political weight on your shoulders. It is a different way of interaction, that is a real added value. And there the fact that we all get on quite well, comes in and just emphasises this point even more. That is important.
Visee: The political mind-set, you mean money?
Becker: Yes, each of the partners has to pay a certain amount of money but then that is it. We are not participating to get out more money from someone, from the EUKN for instance. Whereas for the EC it is different, it is more bargaining and trying to influence European policy whereas here it is purely cooperation. That is very important.
Visee: You said that your relationship with the Secretariat is good but how do they support you?
Becker: I must say I have not had any problems so far, whenever I had a problem I could get in touch with them. Most of my problems have been problems with the computer or with the website, getting brochures and getting contacts maybe. I have never experienced any problems. I do not know if my colleagues said anything else 73
Visee: No, it is more because of the function of the network, in the end the importance is that people get along together and help each other. Because in the end it is information and information is as fluid as possible
Becker: It is the same there. When colleagues sometimes, NFPs from Germany or Hungary for example, are looking for project partners, for contacts or whatever it could be and they write to the other NFPs directly, I hope, they always get an answer. Obviously when I cannot contribute with a project partner there is not much I can do. At least you have someone in the different countries you can ask. For instance, we had Luxembourg City who was preparing an URBACT-project. They were looking for partners in Eastern Europe so I contacted my colleague in Hungary for example and asked do you have any city that has some experience on that issue. The answer was negative, but still I received an answer and I think that is also an added value. The cities do not necessarily have that, we do.
Visee: Does this happen much? Maybe it could be more. From the side of the Secretariat and the Ministry, it is completely unknown what the communication and contacts are between NFPs themselves. They do not know, they have no idea what is talked about. Is there communication?
Becker: Yes, there is. A lot of times it is because people get on privately quite well. When the Swedish NFPs were still there, I got on really well with them because I did most of my studies in Sweden, so obviously you had a common ground. I got on very well with the Hungarian NFP because they also cooperated with a colleague of mine in the framework of the ESPON programme. They came to Luxembourg for an ESPON meeting at some point, we have met after the meeting was over and went out for dinner. That is why I think the NFP meetings are quite important as well, because that is where you really get to know the other person. That is an added value. We talk about stuff like, looking for project partners, policy documents, good practices. It is important that I as NFP also get to travel a bit and get to do al these on sight visits and get to participate in the EUKN annual conference, where the on sight visits are very important part of. It just adds to you knowing more about other countries and whenever you think they might have some more experience with that, you can ask them. I think this is very important too.
Visee: Are mainly the same countries contacting each other?
Becker: I think so. It is a thing between the active NFPs. It is also language issues for me, it is quite easy for me to communicate with my French, Belgian, German, Swedish and Dutch partners. My English is no problem either. I do not know if the Hungarians do that ever so often, that they send around an email asking for project partners, for information. That is actually something that you could state in your report.
Visee: Correct me if I am wrong, but I see the active part, which is aware of the added value of the EUK, contacting each other more.
Becker: Obviously, you as NFP have to see the added value. At first, when I started in 2008, I was a bit confused. Because it was all theoretical, but as time went by I understood better and better what EUKN was all about. And I see things like we just discussed, these kind of personal networks and direct contacts are very useful. Due to my other activities I can make use of that as well. I organise conferences, help other cities organise conferences or workshops and they contact me when they need someone to give a speech or something like that. Often I refer to people that I have met through these contacts. It is all very little but it adds up if you come to think that it is something that all the NFPs do. It is quite important.
74
Visee: You talked about ESPON, URBACT. Andre Muller also named these. At the same time in this context, he said that he missed the common search engine. It was one of the most important instruments to link the EUKN to other European projects. How do you look to that? It was for his ministry of big value, to have all the information in a few minutes.
Becker: Obviously, I do agree. They have been working on this for, ever since I have become a NFP, so I do not know what is going to happen. That would be a huge advantage, but then it is not just about URBACT and the EUKN but also about ESPON and Interreg. But then again, that is due to the size of Luxembourg. We do not have that many Interreg projects, whenever there is a project with an urban dimensions, I add it to the library or put the information on my own website. Then we talk about a dozen projects in total. For countries like Germany this is not possible. In that sense, I fill this missing gap myself but a country like Germany cannot do that.
Visee: Also about the mediating position of the EUKN, he says mainly in the future it will be hard to change policy from country to country. You cannot see all the values of each problem. It is important that the EUKN should look more for strategic partners like URBACT and work together. To serve the library function there and combine it with the programmes they use and the funds. How do you look at this, more strategic partnerships with other programmes?
Becker: I fully agree with Andre on this point. Again, I think a few initiatives have been taken and they have been successful. The fact that the EUKN is now an EGTC, might make things easier because they are more formal. Its partners like URBACT, ESPON or Interreg or other research networks might like to cooperate with a partner with a more steady structure. This might have a positive impact on the choice of strategic cooperation. Again, there is not much choice for Luxembourg. In countries like France, Germany, the Netherlands for instance, you have much more choice. There are more research institutes, more universities, more networks. But then I want to say, not everything is down to the Secretariat or to the Assembly or the Director. A lot is down to the NFPs as well. How they cooperate with institutions in their member states. We solve the issue in the sense that all the major institutions that work on urban issues are involved in my project. You have a co group of people, which is also, where we discuss problems for example when it comes to cohesion policy and things like that. Doing common housing projects between cities or improving cooperation between Luxembourgian cities. Any of the talks are done here. One thing what they could do, or the Secretariat might already have done is identify strategically important networks, organisations or institutions. And then discuss either within the Assembly but also with the NFPs on how to approach these actors. I do not know to what extent this has been done in the Steering Group meetings, I am not a member of the Steering Group. I think that would be the role of those representatives to do this, no the role of the NFPs. Except when it comes to the more local stakeholders, there of course the NFPs can make a link.
Visee: Do you think that the European dimension should be the focus when looking for strategic partners?
Becker: I think there are plenty of other partners as well. I would not focus too much on the European partners.
Visee: What partners would you more look for?
Becker: I would not focus only on for instance URBACT or the European Commission because they have their own agenda. There are other international networks, you might want to look at. There might be some well-known research institutes, which you might want to get in touch with. That works on other issues as well than let us say cohesion policy or social integration or poverty. EUKN does not always have to focus on the 75
priorities of the European Union. That is something that they have, where there is still potential to do some more work. Then it gets more tangible for people as well.
Visee: A more unique selling point to others. Before we focus mainly on the EUKN, we want to have more information on how the NFP functions. You gave us some information before on the CIPU and the way you work together. You work about 45 hours a month for EUKN. Is it enough for the activities you want to employ? What would you like to do more?
Becker: In these 31 to 45 hours, I included the hours of my student assistant as well. There is more I would like to do. For instance, research on communities of practice. It is always a bit difficult when it comes to time issues.
Visee: What are the most important activities you perform? What do you think is the basis of your NFP?
Becker: The basis is the templates. The other thing is the contacts and the publications. That is difficult to explain. Because the fact that I do research specific for other activities I am doing, it is difficult to say I do that for the EUKN or I do it for another activity. It blurs together to some extent and I think I can benefit from my work as NFP in other regards as well. For instance, I had a meeting last week with one of the major newspapers in Luxembourg to see and discuss with them how we can reinforce the cooperation between the newspaper and the CIPU. To address urban policy issues more in the future. Although we did not explicitly talk about the EUKN, of course EUKN plays a role in there. Because of the publications, because of the fact that through EUKN, we are involved in European urban policies for instance, or they might have interesting good practice examples we can present or could present in the newspaper. It is difficult to say that is where EUKN ends and my other activities start. It is always there to some extent.
Visee: What would you like to do more in the future? In some way you have your own activities, you were referring to communities of practice.
Becker: I am participating as an expert in the European project called lively cities. One of the topics I am interested in, is how learning and urban policy mobility works within that project. When it comes to Interreg 4b, 4c or URBACT projects, there is a lot of learning going on. The idea behind that partnership is learning from each other. However, little is known on how these working groups work. Projects are successful when this learning works. You might want to reflect more on that and that is what I want to use the project for. What are the different steps or parts of this learning process? First, we want to identify what the shortcomings of your current situation is, then you want information, you need exchange to bring you forward. Once you have done that, the learning process starts and then you produce new knowledge and skills. It is only then that you can have an impact on policies. That is also, what EUKN wants to aim at. I am trying to see how we can combine through reflections I am doing here, with reflections for EUKN. Just to give you one example, one question I am looking at is what learning conditions do you need? When it comes to learning conditions, we talk about mediation. What kind of mediating activity do you need to learn? You have passive forms of mediating where I would say we have EUKN at the moment. We have descriptions of good practices. But when you have the individual learner, he looks at the information and then throughout the whole learning process that comes after, he is left alone. The idea is that a community of practice might be a helpful. A community of practice is a group of people who share concern or a passion for something, they do and learn together to do it better. For instance, we have a LinkedIn group which functions quite well. How can we use the LinkedIn group to improve this learning process even further? I think it would be worthwhile linking the linkedIn group to the e-library. You have the e-library or the website with the different topics or the different folders and then totally apart from that for the moment you have the linkedIn discussions. People taking initiatives to discuss 76
certain topics or they have questions, there was something in the news they want to discuss. It would be interesting to say when someone says: I have this and this problem in my city, how can you help me? If you have such questions in the LinkedIn group, you should be able to refer him to the e-library and say regarding this problem you just mentioned, we have this and this template which could be useful for you.
Visee: That is more the function of the Secretariat who comments on questions.
Becker: How this can be done is still to be seen. There might be some technical tool to facilitate this as well. It is all about facilitation, how you facilitate something like that. Having discussions is good, having the e-library is good, but how do you combine both? That is where the idea of community of practice comes in. I have not done a lot of research on that yet, but there will be more research on it eventually.
Visee: Help each other to learn together.
Becker: Yes, you learn together. What is linkedIn? It is group of people, who are interested in a common topic. In the e-library, you define these topics.
Visee: You can also do it in LinkedIn, in groups.
Becker: Yes, but with LinkedIn you have a general group of 3000 people at the moment. As far as I know it is not divided into more specific topics. I do not read all the conversations because when it is on transportation, I am not interested and I do not read it. If you are able to choose the kind of topic and if that topic is discussed, then you get a message. This might be an incentive for people to participate more actively. When they receive a message, they know it is important, it is interesting, it is on their subject. Whereas when you receive a message for whatever is being discussed, might not be that interesting. Looking more into that, really making a link between the templates and the discussions.
Visee: Work more bottom-up, working on the questions of the people.
Becker: Exactly, this also helps us as the NFPs or the Secretariat to identify the needs of our people. What do these discussions show? They tell us what people want to know more about. We do need to have some more information, because I do not have the time and I think none of my colleagues has the time to follow all these discussions. We need someone to tell us what the points are that people want information on.
Visee: Do you think that it is good enough incorporated now? Based on our first impression we do not really see a bottom-up organisation of the EUKN, but in theory they really want to have this approach.
Becker: I think LinkedIn shows that there is an interest in this kind of bottom-up initiative. It is an intergovernmental cooperation, but member states decided to take part because they wanted to promote this kind of bottom-up approach. Why do you think especially URBACT has so much problems really getting to the stakeholders with their information? I was URBACT NFP as well and it is really hard for URBACT to reach the people and say this is the result of our project and this might be important for you for this and that reason. Why do the cities participate? They do not participate for the sake of URBACT, they do it for the money, because they can receive funding for it. In the EUKN, they do not receive anything, but still you have 3000 people who participate more or less actively. That is a huge advantage and a very positive thing indeed. Especially in times of time constraints and money constraints. Still people have the need to discuss things with peers, people they do not meet physically, but they still get something from them. We were talking about testimonials earlier on, these are the people we have to ask for testimonials. 77
Visee: Are there ways to strengthen the bottom-up approach within the network? You got LinkedIn, but are there more possible ways to create more bottom-up initiatives?
Becker: I have not come that far yet, but I think there might be more opportunities. Again, just something I could think of, you have the e-library to bring an example. Underneath each template you could have something to place comments or an invitation to start a LinkedIn discussion on this specific topic. But really in the e-library, not on the website. Do you see what I mean? You have the e-library, lets say public transport, then you have a hundred different templates and for each template. When it is for example on bicycles, if you are interested in this topic or if you have a further request, why do you not start a LinkedIn discussion?
Visee: So link it with LinkedIn
Becker: Well, LinkedIn is just one possibility. You could have a forum on the EUKN website for example, but you can also use LinkedIn, which is more an outside forum which is not included in the EUKN website.
Visee: That is true. If I speak for myself, I do not always see the bottom-up approach. I was wondering if, when you publish data, you are aware of what the needs are in the countries itself? I am not sure how it works now.
Becker: As I said, in studying the discussions that are taking place, this would give you some more information on what really is needed. Also another point that I just want to mention briefly, is the point of urban policy mobility. It does not have anything to do with transportation issues, it is more about how good practice or knowledge on urban issues travels or is being transferred from one place to another. That is also something that we have been discussing before. We have to know how people use EUKN, how they use the information. Again, I think here these good discussions might be helpful. Why do I as a NFP choose this particular project, write a template about this particular project, and put it online? Why does city X choose this particular template? Why do they think that this information is potentially interesting for them? And then use it. How do they use it? Who uses it? Why do they use it? And then, why does city Y come eventually in and copy that again? So how does it travel? Just take the business improvement districts as a key example. This travels from Northern America to Europe. How did it travel? Why did it travel? Why would people be interested, what was the political setting that needed interest to look at this particular issue? I think these kinds of things might be interesting to look at. I am convinced it does give you some information about how to improve what we are doing. Because I still think that visiting actual projects, talking to people about actual politics has much more potential than read about it half a page. But still it seems to work, otherwise we would not have 3000 people on linkedIn, I am still amazed by this number. It has been growing steadily so there must be something to it.
Visee: Lets move on due to our lack of time. We would like to give an idea of what the different budgets are, people are working with. Nobody has a clue what the NFPs get, how they are organised but also who is paying them directly? Is it only the ministry who finances or others as well and what kind of numbers do we talk about?
Becker: In the case of Luxembourg it is a 120 000 euros per year financed by 13 partners, the CIPU partners. But mind you, 120 000 euros is the CIPU budget, it is not necessarily the EUKN budget. I only use a part of this 120 000 euros for EUKN. I do not know, it is difficult. Lets say, if you calculate 45 hours a month times 13 or 14 euros, you might find out how much the EUKN eventually costs. Lets say, roughly 30 000 more or less, something like that.
Visee: Are you the only one working at the CIPU for EUKN? 78
Becker: With my student assistant, but she is included yet. 30 000 is higher than is actually is, lets say 20 000.
Visee: It is more to get an idea of what people are talking about. Differences are there on all scales, but is there really a difference in the budgets per country?
Becker: I think you have other countries which have more budget, for instance Hungary or France, I think they have higher budgets, the Netherlands I assume as well. But as I said, I try to link it to any other activities of mine, so it is difficult to judge.
Visee: You cannot really budget something.
Becker: No, just judging from the hours I spend.
Visee: Do you think it is enough?
Becker: It is never enough, but for Luxembourg it works. In other countries, it might not work, but for Luxembourg it works. I think we pay 25 000 for the membership contribution as well, so it would be about 45 000 in total per year. But you have to know that without EUKN, CIPU would not exist. That was a kind of stepping stone for CIPU.
Visee: We talked about the communication, about the conference calls, about different kind of tools, but how would you say the overall communication is going keeping the tools they use in mind?
Becker: Again, I think we have learnt from the past and the Secretariat has learned from past mistakes. The annual conferences are working quite well. The second one or third one was not that great. Then we, the NFPs, said you have to listen to us and we want to get more involved in organising the conferences and I think that is what made a difference. They did take our opinion into account. Well, not always, but most of the time.
Visee: We heard an example on the CMS changes, that decision was just mailed around with the announcement that is was going to change. People were not so happy about that.
Becker: That was one thing what we were not involved in, yes. That is true. I am not too happy with the CMS, I think it works but it could be better. It is not perfect. I think there were other solutions that might have been more beneficial for the EUKN. But there they said to us we have chosen that one and that is it. Then again, it is always easy to complain afterwards.
Visee: People say that they have sometimes the feeling that there is too much unilateral decision making. Not only decision making but the communication is considered to be one sided as well.
Becker: You can exaggerate as well. Most of the NFPs are happy when the work has been done. How they do it, they do not care so much about. To be honest, I could not be bothered to receive emails every single day, can we do that? Do you agree if we do that? Do you agree if we make that phone call? Do you agree if we spend money on this and that? At some point there must be some trust as well. Lets say I am certain they looked into other CMS and came to the conclusion that this was the better option. The point I was more concerned about, in the beginning I took part in a couple of Steering Group meetings, was about budgets. At the end of the meeting, like 5 minutes to go, we got the budget and that was written in a way I could hardly read what was mentioned about the budget, you did not understand what it was all about and you were supposed to say yes 79
or no. That is something that I thought was worse than having a CMS like the one we have. Lets say in our past meetings, at least the impression I got, was that they themselves are not so happy with it, so we are going to change it again. Maybe they did not do their job properly in choosing the CMS but I think they were restricted as well to the fact that NICIS chose this CMS. Whereas now due to the new EGTC structure, this might al be different the next time they choose a CMS.
Visee: It is more like, not the decision making but just consulting your partners.
Becker: Again, I mean what they do regularly is they send us memos and explain what are the different options and what they would recommend us to do and recommend us to decide upon. That is how it works in politics.
Cmertbay: But you said previously they were not really listening to us, but then we said take our opinion also into account and they really looked to this. Do you think this should be more the case? Because well, with the annual days you are all together, it is a great opportunity to exchange ideas.
Becker: That is a good point you are raising. Yes, I think the NFP days, at least the last ones we have had, there was too little time for discussions. I think that is maybe one of the few things where I would say this needs to be changed because that is exactly, as you are saying, where we can make ourselves being heard. My own experience is that whenever we have insisted and done that, they have also listened to us. I assume they do not listen to us, there needs to be an agenda behind it, it seems so. I would be surprised if they were not. Especially when, as I said earlier, I mentioned previously during the NFP days why do we not we analyse how this knowledge is being used and they were just like no. At some point, they said yes, but you know, why do we not focus on students as one of the target groups? The answer was like we are not interested in having students as a target group. That is when they did not listen to me, I do think that students are an important target group. That is a target group we are not addressing that much.
Visee: Do you see the NFP days more as a day where you come together and talk about the EUKN and look together how to strengthen it?
Becker: Yes, my own experience is that these discussions have become more and more critical. It is not that we are just sitting there discussing things for the sake of a discussion, but some of us are very straightforward and say what they think. The problem is we are not the Steering Group members, we are not the Assembly members. We can say we want that, but we are not the ones to take decisions. In that way, when it comes to changing the focus of the EUKN or changing direction, it is the Steering Group or Assembly who has to take that decision, not us.
Visee: But in the end you are the ones who have to implement it.
Becker: In some countries, the cooperation between the Steering Group member and the NFP works well, in others is does not. There are differences as well.
Visee: How does it work here?
Becker: Of course, it works quite well. It seriously does, because up until now we are just the two of us, one person from the ministry and me working these urban issues. You met every once in a while and when there was something to discuss, we discussed it. Before she went to the SG meeting, she would call me up and ask me what have you been discussing lately among the NFPs and then she would be informed in brief, on what is going on. I know this has not happened in other countries.
80
Cmertbay: So it is more focussed on content instead of process when you speak with you Steering Group member.
Becker: It is about organisation, it is probably less about the content, about the templates I choose and stuff like that.
Visee: You said that you know in other countries this is not functioning well, what effect does this have according to you?
Becker: Well, it is just that the NFPs would like to do things they are not allowed to do because the SG member would not approve that or they would not know when we had the NFP days, they did not know what was being discussed at the SG meeting. That is of course difficult, you are in a difficult position if everyone else around you knows exactly what is being said and decided and you do not know what is going on there.
Cmertbay: Of course there is a difference, but do you think there should be more feedback then about what is discussed, because I suppose you as NFP are telling your Steering Group member we discussed this and this
Becker: Well, during the latest NFP days and even the conference calls, the Secretariat tends to tell us what has been discussed or decided by the Steering Group members. We do not necessarily get the Steering Group reports but they tell us what is being said and decided. Personally, I like that very much, it is good that they do that. Eventually, we have to know. The only thing is, when for example the Steering Group decides on the topics for the topical dossiers, those are things, which I would like them to discuss with us as well. Maybe beforehand, so that our opinion can influence the decision, or not. If not, it is fine as well, but at least we can give our point of views. I am just thinking about the case of the Danish presidency, where during the last NFP day the Secretariat said these are the four topical dossiers we are going to work on. We were like okay. These were commissioned by the presidencies so of course you cannot argue but at least you could all have been interesting to, to say we are now in discussions, this is what the presidency has decided. Because eventually what they need is information from us. If, like in the case of Luxembourg, there is nothing I can contribute with, that happens to other countries as well. The publications would not be quite good or the dossiers would not be very good.
Cmertbay: Well, you are not the only one who is mentioning this point. We heard that it should be known in an earlier stage what is going to be discussed or focussed on.
Becker: I think that is a good point. That is definitely something I can agree with.
Visee: Maybe it is good to move on due to the time, we have still some subjects to go. Lets move on to the stakeholders. How does it work within CIPU? How do you contact the cities, the people? You said you use discussions
Becker: We have three Steering Committee meetings a year for CIPU where we, apart from organisational questions, always try to put some content discussion in it as well. That is one way. I am participating in different working groups, where it would be for European projects or inter-municipal working groups or when we organise conferences with the cities, for example city committees and committee meetings and so on. In this way, you have more or less direct exchange with the people, the main stakeholders. It is mainly practitioners working at the administrations.
Visee: Do you think you reach them enough? Do you meet the people you want to meet?
Becker: Of course it could always be more, but I think thanks to EUKN, I have been able to get in touch with people I probably would not have contacted otherwise. For example, 81
when I found a published practice of the month last year, that I noticed by chance on the internet. It is a network of organisations that work with unemployed people and together with one of the regional organisations in Luxembourg, we did a publication on green areas in the twelve municipalities in the more urban part of Luxembourg. Which I thought it was a very interesting initiative, it was basically to show, the publication was distributed to people who are moving to the area, people who came to visit the areas. It was really to get them to use the green spaces in the cities instead of going on holidays to Southern France, but to go out for a walk on Sundays and discover the area of the cities and the area in general. I thought that was an interesting initiative due to the fact that it was taken by these regional organisations supported by the cities and this organisation for unemployed people. I got in touch with them and I have not been in touch with them before but I thought this was interesting because it is not just cities but there are other stakeholders as well. That is something I am trying to do, when I came, there was someone else doing the NFP before me for a couple of years, when I arrived, all the templates were on planning and policy issues. There was hardly anything on social issues, and if there was, it was about social policies rather than projects. There was hardly anything on environmental issues for example, because urban policy was purely urban planning. EUKN helps me to widen that perception of what urban policy is all about.
Visee: Are the administrations your main stakeholder or do you see it wider?
Becker: Administrations and researchers as well. Obviously due to the setting here. But it is politicians in the sense that when we organise conferences or when I write publications or articles, obviously politicians are one of our target groups as well.
Cmertbay: I find it interesting, why do you think students should be a target group?
Becker: First, if they know that EUKN exists, they might be prone to use it once they get a job and work in city administrations or work in research. I think it would be a first step to take then, but they do a lot of research as well. They do write, it depends on what exactly they are studying but, they have to do research on different topics. All the students the other day, they had to write an Interreg proposal, which was one of the projects they were working on. Why not check the EUKN database and check the kind of projects that are being done and have been successful and try to use some of these ideas for developing your own project. It is something very practical where EUKN could be of greater use.
Visee: Do you also see a role for students when they produce something very good to use it for the EUKN, or is that a step too far?
Becker: I think it could be for masters thesis and things like that, it could be useful. In terms of URBACT for example, you have project that might be a bit more scientific. If you do something on participation, why not choose the case of an URBACT project, as a case study. It all depends on the subject, but at least I think you should not say, it is not a target group. What do they do? When they are looking for something, they use Google and type in the words. They also have to know what the Leipzig charter is, for someone who studies urban policy or urban development. This might be a relevant theme and the EUKN not only has practice examples, but the EUKN also has all these official documentations.
Visee: Do you see a bigger role of the EUKN in reaching your stakeholders, besides the students, the target groups? Could the EUKN play a bigger role in reaching the stakeholders or is what they are doing now enough?
82
Becker: I think they are already doing a great deal. That is why we have the national NFPs to make the link. It is more beneficial if I make the link between EUKN and the national stakeholders than if the EUKN does it.
Cmertbay: Do you see obstacles between you and the stakeholders; do you experience difficulties in reaching them?
Becker: Of course, I do. I cannot go from one stakeholder to the other and ask for time to present the EUKN. That is where the time constraints come in. The problem is not the interest, everyone wants to learn, and everyone wants to have good ideas to learn from others experiences. That is not the problem. The problem is helping them to make the right interpretation of what they find on the EUKN website, which is a very important issue. There, to a certain extent, the Secretariat can help. On the other hand, of course, it is the NFP to disseminate information.
Visee: You said there are some topics that are only important for you, you do not mind about the rest. What topics are really your basis?
Becker: To be honest, I am not sure if I can answer that question just like that. I think in that case it would be an interesting exercise, because we had a conference call meeting of the taxonomy group a couple of weeks ago. There was discussed and decided that we should all check the existing taxonomy and see, add or take away topics that are not interesting for us. That could be an exercise that we as NFPs could do and forward to you that information. That would probably be better or I do it the next couple of weeks and send you the answer. It is really difficult, it is so diverse. Obviously, some topics are more interesting to one city than to another. Then you also have topics that are interesting for all of them. Housing issues are very important in Luxembourg. You have spatial planning like the management of space, which is very important. The whole governance issue is interesting as well, there has been a lot of research done on everything related to governance. We are now doing a research on large-scale projects, in Luxembourg we have quiet a few like the new University area, which is a 120 hectares with a lot of economic development, all the research institutions will be based there. It is quite a big thing, which is something on the agenda. Still it is so wide, it is still very diverse, it is hard to give you a couple of topics.
Visee: Maybe it is more interesting to look at your ideas on linkedIn to see what information needs there are.
Becker: If you want to have a more general interpretation that would be interesting to do.
Visee: We have the impression that the knowledge subjects for dissemination are on very large and broad subjects. We have the idea that this is not interesting for every country. Is there no smarter way to organise it, to make it more effective?
Becker: It also depends on the organisation of the country. We do not have regional levels, we have a local and a national level. Some of the stuff that is being handled with at the national level is being handled with the local level in other countries. It is just due to the size, it is the national level who does it. I think the difficulties of scale are one important issue when it comes to EUKN. It is very difficult to say this topic is interesting for everyone. I think it would be bad to do that, you would limit yourself too much. On the contrary, for us it would be interesting to see if there are topics that are more interesting for certain areas in Europe. For example Eastern Europe, Western Europe, Southern Europe, Northern Europe. For example demographic changes that we have seen before, I think it is a very big topic in Eastern European countries. From when I talk to my colleagues, I know it is a problem in Hungary, in especially Eastern Germany. In some countries, cities are still growing, whereas the rural areas are getting depopulated. 83
I know that in Hungary even cities, especially the smaller medium sized cities are loosing inhabitants.
Visee: Then you also get fragmentation of information, just like you said, it is a difficult question.
Becker: I think the way it is done now, is exactly okay. They are very broad topics, you can fit in almost everything. The thing I am not so happy with is the search engine as it is now. It just gives you tons of information and some things even twice. It is extremely difficult for you to find your way through the answers. If you type in a broad subject, you get hundreds of documents. You have to know what you are looking for, if you do not know exactly what you are looking for, and I think this is a problem especially when it comes to the English language, it might be harder for some to know the exact words in English to find your way through the library.
Visee: That is true, it gets more difficult when you make a common search engine, it has to be more and more better on specifics.
Becker: I think URBACT has a new search engine. Some search engines are quite efficient, whereas others are just terrible. I think EUKN is somewhere in between. It is not really bad, but is not really good either. You probably do not know, but in the former CMS you had the topics like social inclusion and then you could see the subheadings. That already guided you a bit through everything. Social inclusion, for example unemployment, it would be easy for you to see social inclusion, unemployment and then you found the documents on unemployment. Whereas like this, you just have social inclusion.
Visee: It is too big.
Becker: Yes, you can type in unemployment and you get fifty, sixty answers. It does not make you stay on the website, stay and discover the wealth of the documents. Whereas before, you had with unemployment they have something on security as well, that might be interesting, they would look into that. I think that still could be beneficial, but it is not the philosophy of this search engine. That is the problem, it is two different philosophies, either you do it by typing in a word or you do it by looking into the subjects. You can ask Elisabeth, we had the discussion during this taxonomy meeting. That is a discussion we should have at some point. Just because it does not exist, it does not mean it is not possible to do.
Visee: Are there common grounds in more countries who miss this?
Becker: Yes, at least it was very evident from the discussion. Some of the countries are really missing that type of search engine.
Cmertbay: I think we discussed already most of the topics, but I do understand that you are quite happy with how things are going now, except on just a few things
Becker: The problem is that when you are too critical, you have to do the work as well. That is what I learnt, every time I am critical you do the job.
Cmertbay: That is right, but you still have to be realistic of course. Well, I think you already mentioned the value of the EUKN. Maybe this is an important thing as well, what do you think that the EUKN should be focussing on in the future? What should be its priority? What should be its main goal for the coming years? Because some are saying we should have more member states, that would be better, more effective. Others say, we have to look at which things we already have and improve them, be more efficient in those things. What do you think should be the main goal in a few years? 84
Becker: I do agree we should focus more on the activities we are already doing. We should not take on more and more activities in the future. At the beginning, it was nice because there were more partners, more member states. That would be beneficial of course. On the other hand, what is the point of having 27 partners if only five of them really do their job properly? In that sense I would say about 15 is a good number. Now we are down to 12, 13.
Visee: Less I think.
Cmertbay: Ten.
Visee: With or without the UK?
Cmertbay: I think with.
Becker: Are they still a member or not?
Visee: Officially yes, but I think they have not paid for 2010.
Becker: There you go. Ten might be a bit little. It is important that they have a certain geographical coverage. Now we have only Denmark left for the Northern parts. That can be a bit tricky and I think it would be good to have, it was good that we had both Spain and Portugal, now we have only Spain and Cyprus. You could have a higher number of participants, but you do not have to take everyone just for the sake of it. If they are not committed enough, then it is better to leave out certain countries instead of forcing them into cooperating.
Visee: What countries would you really like to see?
Becker: As I said, Portugal was very active. It is a real shame that they are not participating anymore. Greece would be, I think it is out of the question, an interesting partner. Sweden I thought was a very interesting partner. Finland was participating before my time. Poland, Hungary, Poland is?
Visee: Not a member.
Becker: Not an official member yet. Poland would be a very interesting country and the Baltic states might be interesting. It would be more even coverage.
Visee: Less western European countries.
Becker: There are quite a few countries in Western Europe, but there should not only be western European countries.
Cmertbay: So again, to get back to the question, according to you the main focus should be then to look at the things we have, improve them in combination with
Becker: And strengthening the bottom-up approach. I do think that is a very important and interesting issue. Member states are actually interesting to support bottom-up initiatives on these topics. But they just have to see that there is some genuine interest in them.