Universidad Mariano Glvez de Guatemala Auditora Administrativa

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INTRODUCCIN




Importancia de la Auditoria Administrativa Auditoria - proviene del latin `auditorius', y de
esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de or.
La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la
eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditora implica la
preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la
eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo.

la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de
las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el
mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos
encontrados en el mismo

En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se
considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es
importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi
siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo
pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin
simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se
sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa
humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la
direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para
aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de
perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los
distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

En nuestro caso concreto, se tratar la tcnica de la auditoria, as como tambin se
desarrollaran a lo largo de tres captulos lo concerniente a sta.








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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DEFINICIONES
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de
mejora.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,
institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos
de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y
completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles
jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los
integrantes de la institucin.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se
lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras
definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente
de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

ANTECEDENTES
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es
conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms
significativa a lo largo de la historia de la administracin.

En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American EconomicAssociation
sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable."

Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La
confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control
administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin
de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."

Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y CirylODonnell, tambin en sus Principios de
Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del
desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para
determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules
deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos
objetivos."
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El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y NathanGrabinsky a preparar El
Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja
productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una
organizacin.

Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la
evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y
Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre
de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of
ExcellenceManagements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de
lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras,
eficiencia operativa y evaluacin administrativa.

El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja
Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad
Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la
Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales
que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora
administrativa.

Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin
del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias
administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para
presentar un trabajo de auditora administrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y
Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La
Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen
su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento,
personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en
donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo,
precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y
desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes
modalidades.

En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La
Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia
visin de la tcnica.
Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en
Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin
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general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora
Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde
incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora
administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla
en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones
viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora
Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora
administrativa de manera por dems accesible.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento
Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en
organizaciones pblicas y privadas.

Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma
de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de
trabajo y sistemas de informacin.

En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica
prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora
Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales
contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas
pblicas.

Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la
Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y
marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y
enriqueciendo.

ORIGEN
La auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una empresa;
su genero, su especie pertenece al rea de control, que ubicado mediante evaluaciones y
exmenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden
dentro del que hacer de la administracin general Inutilidad de los objetivos por ser estos
ambiguos y confuso. Violacin de autoridadresponsabilidad que ha sido asignada. Falta
de iniciativa por falta de delegacin de autoridad entre lnea y asesora, definicin de
funciones, Organizacin costos a innecesaria, Difcil y costoso control, Demasiados o pocos
jefes, rea de control adecuado a las necesidades De formacin de la comunicacin y de la
informacin entre los niveles de la organizacin. Conflictos de competencia y personal
falto de motivacin. Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa.

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NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en
la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin
respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se
ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de
custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua
siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y
de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de
examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar
con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa
funcional)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y
evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera
sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de
autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin
est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin
en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva
a la organizacin.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido
instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias
administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto
debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

1. Sentido de la evaluacin
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros,
contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos.
Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual
como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de
funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la
implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del
trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y
que los recursos se apliquen en forma econmica.

2. Importancia del proceso de verificacin
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que se est
haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos
indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que el responsable del rea o el
supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa
respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de
informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.

3. Habilidad para pensar en trminos administrativos
El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de unadministrador a quien se le
responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo).
En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante
para el auditor administrativo.


ALCANCE
Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones
y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Proceso administrativo
Sector de actividad
mbito de operacin
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
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Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad
CAMPO DE APLICACIN
En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de
organizacin, sea sta pblica, privada o social.

En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de
operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas
generales de estrategia.

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base
de las siguientes caractersticas:

1. Tamao de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:
Microempresa
Empresa pequea
Empresa mediana
Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el
cual puede quedar enmarcado bsicamente en:
Telecomunicaciones
Transportes
Energa
Servicios
Construccin
Turismo
Cinematografa
Banca
Seguros
Maquiladora
Electrnica
Automotriz
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Editorial
Arte grfico
Manufactura
Autocartera
Textil
Agrcola
Pesquera
Qumica
Forestal
Farmacutica
Alimentos y Bebidas
Informtica
Siderurgia
Publicidad
Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:
Nacionales
Internacionales
Mixtas

Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
Exportacin
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administracin
Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas
Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:
1. Tipo de organizacin
2. Naturaleza de su funcin

Por su tipo de organizacin son:
Fundaciones
Agrupaciones
Asociaciones
Sociedades
Fondos
Empresas de solidaridad
Programas
Proyectos
Colegios
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Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:

Educacin
Cultura
Salud y seguridad social
Poltica
Obrero
Campesino
Popular
Empleo
Alimentacin
Derechos humanos
Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones
puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto,
giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el
grado y forma de delegacin de autoridad.

La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos,
las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de
control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de
provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de
auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.


QUIEN LA DEBE REALIZAR?
Cuando ya se ha decidido el realizar el estudio, es cuando surge la interrogante sobre
quin es el profesional ms indicado para realizar la Auditora Administrativa. Si partimos
de que la realizacin de este tipo de Auditora es trabajo en equipo y requiere la
intervencin de una serie de tcnicas, las cuales son aplicadas por especialistas de varios
campos: Economistas, licenciados en Administracin de Empresas, el propio Contador
Pblico, etc. Todos estos profesionales pueden emprender este tipo de Auditora siempre
y cuando cuenten con la experiencia y los conocimientos generales sobre las tcnicas que
intervienen en ella. Sin embargo, es indudable que el Contador Pblico es uno de los
profesionales ms adecuados para desarrollar una Auditora Administrativa,
principalmente cuando ha actuado como profesional independiente, ya que al estar en
contacto directo con muchos y muy variados problemas en diferentes tipos de empresas
le da una valiosa experiencia que lees de suma utilidad en la Auditora Administrativa.




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LIMITACIONES
Como limitaciones de la Auditora Administrativa podemos sealar 2 muy significativas:
1. La Resistencia de la organizacin al cambio.
Algunos elementos hay que elaborarlos para poder entrar en accin de Auditora,
propiamente: Que se encuentran en suproceso, con resistencia del personal del rea en
que se aplica y esto hace que no se cumplan los objetivos para los cuales se plante. Para
llegar a practicar posibles soluciones, en ocasiones, existe la necesidad de elaborar las
condiciones para la revisin, y esto conlleva a formular una serie de pasos que consumen
una cantidad considerable de tiempo, muy superior a los beneficios.
Si bien esta tcnica es una herramienta magnfica para las organizaciones, no es infalible,
en virtud de que su principal limitacin consiste en que no cuenta con una escala de
valores con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una funcin;
por lo tanto, el resultado de tal revisin carece en cierta manera, ya que es el responsable
de ella quien determina la escala ideal que usar como base para la evaluacin. No
obstante, podemos decir que a medida que se vaya desarrollando la tcnica de la
Auditora Administrativa y se vallan recabando experiencias de otros estudios realizados,
llegaremos sin duda al establecimiento de modelos ideales contra los que se podrn
comparar lo sresultados obtenidos.
2. Procesos de Investigacin y de Auditoria Administrativa.
Para llevar a cabo un correcto desarrollo del proceso de la planeacin se requiere de una
investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin de campo de
trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as
como el primer contacto con la realidad. Lo quepuede provocar una reformulacin de los
objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, perfilar
algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva.
Tal acercamiento inicial demanda mucha precisin, ya que la informacin tieneque
analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusin en la interpretacin
de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en
cuenta los siguientes criterios:
Determinacin de las necesidades especificas
Identificacin de los factores que requieren de atencin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.
Especificacin del perfil del auditor
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.
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FACTORES Y METODOLOGIAS

1. Planes y Objetivos.
Examinar y dicutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.

2. Organizacin.
Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.
Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin
de la empresa, (si es que la hay).
Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena
organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.

3. Polticas y Prcticas.
Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser
emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.

4. Reglamentos.
Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales,
estatales y federales.

5. Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o
irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr
mejoras.

6. Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.

7. Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor
control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.

8. Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea
sujeta a evaluacin.

9. Equipo Fsico y su Disposicin.
Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una
mejor o ms amplia utilidad del mismo.

10. Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios
convenientes.

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UBICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de control y
cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de Control y es una
tcnica estratgica utilizada para determinar la eficacia de los procesos administrativos
utilizados en la organizacin de tal manera que nos muestra el estado en el que se
encuentra nuestra organizacin y toda la estructura que la compone. Todo esto mediante
un anlisis completo de toda la organizacin. Tambin se le dice medio de cambio ya que
con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con sugerencias para la
organizacin las cuales son para corregir algn error o proceso que sea necesario para el
funcionamiento de la organizacin.
Entonces decimos que la auditoria se ubica en el proceso de control como medida de
seguridad para garantizar el efectivo funcionamiento de la organizacin y si en su caso es
necesario para corregir algn defecto o error tanto en procesos como en la informacin
ademas de todo esto con la auditoria se analiza el estado actual de la organizacin y que
tan lejos se encuentra de lo que quiere ser.

NECESIDADES LEGALES Y SOCIALES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales.
Social: Se utiliza para demostrar que la organizacin es una empresa sustentable que no
daa ningn tipo de inters social, Ni el entorno en el que la sociedad esta
desarrollndose.