FACULTY OF SCIENCE & TECHNOLOGY (FST)

BBPP1103
PRINCIPLES OF MANAGEMENT
SEPTEMBER 2014 SEMESTER
ASSIGNMENT
SEMESTER:
SEPTEMBER 2014
NAMA:

AHMAD MIRZA RUSYAIDI BIN MOHD RAFI

NO IC:

930930-11-5375

NO TEL:

010-9184212

EMAIL:

mirzacr@icloud.com

TUTOR NAME

AZWADI ALI

LEARNING CENTRE

OPEN UNIVERSITY KUALA TERENGGANU

SEMESTER: 1

1.0 PENGENALAN

Organisasi adalah satu penyusunan sosial yang mengejar matlamat kolektif, mengawal
prestasinya sendiri, dan mempunyai satu sempadan yang memisahkannya daripada
persekitaran. Perkataan organisasi datangnya dari bahasa Inggeris organisation yang asalnya
adalah perkataan Yunani iaitu organon ya itu sendiri berasal dari perkataan yang lebih
dikenali ergon yang bermaksud "organ" - satu petak untuk tugas tertentu. Organisasi jika
dirujuk kepada Kamus Dewan Edisi Empat bermaksud kesatuan (susunan dan sebagainya)
yang terdiri daripada bahagian-bahagian (orang dan lain-lain) dalam sesuatu pertubuhan
(perkumpulan, perbadanan, dan lain-lain) untuk tujuan-tujuan tertentu (kepentingan bersama
dan sebagainya). Manakala mengikut kepada Kamus Pelajar Edisi Pertama pula organisasi
membawa maksud susunan berbagai-berbagai bahagian (orang dan sebagainya) yang
bersistem dalam sesuatu pertubuhan, perbadanan dan sebagainya dan mempunyai tujuan
tertentu. Mengorganisasikan, menyusun dan mengurus berbagai-bagai bahagian (orang dan
sebagainya) sehingga menjadi sebuah organisasi. Oleh organisasi boleh ditakrifkan sebagai
suatu kumpulan yang menyelaras aktiviti-aktiviti untuk memenuhi objektif organisasi serta
memerlukan komunikasi dan persefahaman yang kuat di antara satu sama lain.

1.1 DEFINISI ORGANISASI

Organisasi merupakan satu unit sosial terdiri daripada manusia yang bekerjasama bagi
mencapai matlamat individu, kumpulan dan organisasi. Secara lebih tepat lagi organisasi
merupakan satu sistem yang mempunyai manusia serta perancangan dan ia direka bertujuan
untuk mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan. organisasi boleh menjadi satu
pasukan, jabatan, bahagian, seluruh syarikat ataupun sekumpulan syarikat (seperti perbadanan
yang memegang ataupun perikatan strtegik), (Richard M. Burton, 2011) . terdapat lima
sumber utama dalam sesebuah organisasi sama ada organisasi tersebut berbentuk keuntungan
ataupun tidak, (pekerja, kewangan, masa, teknologi, fasiliti), (Richard Normann, 1991). Jelas
menunjukkan terdapat tindakan atau proses penyusunan didalam organisasi yang diguna pakai
untuk sesuatu tujuan sebagai perniagaan, jabatan kerajaan, kebajikan dan lain-lain lagi.

1.2 KONSEP ORGANISASI

Setiap organisasi dengan jelas mempunyai matlamat dan tujuan yang ingin dicapai
sama ada berlandaskan kepada keuntungan semata-mata atau sebaliknya. Maka ia ditubuhkan
untuk mewujudkan perkhidmatan atau menghasilkan produk yang diperlukan pelanggan di
dalam pasaran. Organisasi terbahagi kepada tiga jenis berdasarkan kepada tujuan yang
berbeza. Ianya adalah organisasi berteraskan keuntungan, tidak berteraskan keuntungan dan
juga untuk faedah bersama. Organisasi yang berteraskan keuntungan adalah seperti syarikat
penerbangan Air Asia, syarikat pembuatan kereta Perodua, dan syarikat telekomunikasi
Maxis. Organisasi yang tidak berteraskan keuntungan

dan dibentuk untuk tujuan

perkhidmatan adalah seperti YKN, JAKIM dan lain-lain lagi. Manakala organisasi yang
ditubuhkan untuk faedah yang mana memberi kelebihan kepada anggota organisasi adalah
seperti koperasi, kesatuan kerja, kelab-kelab kebajikan dan lain-lain lagi. konsep asas dan
prinsip-prinsip rekabentuk organisasi yang kekal amat penting kepada organisasi moden hari
ini dan esok, (Richard M. Burton, 2011).

1.3 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi yang mentakrifkan bagaimana aktiviti seperti peruntukan tugas,

penyelarasan dan pengawasan diarahkan ke arah pencapaian matlamat organisasi. Ia juga
boleh dianggap sebagai perspektif di mana seseorang individu melihat organisasi mereka dan
persekitarannya.

Organisasi adalah variasi daripada entiti berkelompok. Sebuah organisasi boleh

distrukturkan dalam pelbagai cara, bergantung pada objektif-objektifnya. Struktur organisasi
akan menentukan mod di mana ia beroperasi dan menjalankan.

Struktur organisasi membolehkan peruntukan yang dinyatakan tanggungjawab untuk

fungsi yang berbeza dan proses kepada entiti yang berbeza seperti cawangan, jabatan,
kumpulan kerja dan individu.

Struktur organisasi yang memberi kesan kepada tindakan organisasi dalam dua cara
yang besar. Pertama, ia menyediakan asas di mana prosedur operasi standard dan rutin
berehat. Kedua, ia menentukan individu yang mendapatkan untuk mengambil bahagian dalam
yang proses membuat keputusan, dan dengan itu sejauh pandangan mereka membentuk
tindakan organisasi.

Struktur organisasi perlu digubal mengikut strategi yang telah digubal oleh organisasi
(Shahrol Aman Ahmad, 2008). Menurut Richard L. Daft, (2008) struktur organisasi
bermaksud rangka kerja di mana organisasi mentakrifkan bagaimana tugas-tugas
dibahagikan, sumber dikerahkan, dan jabatan diselaraskan Ianya melibatkan aspek mengatur
kerja untuk kakitangan dan pembahagian tugas kepada beberapa jabatan yang lain

Misi yang besar, orang-orang yang hebat dan kepimpinan yang besar sangat membantu
tetapi tanpa reka bentuk organisasi yang baik, organisasi dan orang ramai tidak akan membuat
persembahan pada tahap terbaik (Patricia Chicoki, 2011). Terdapat tiga ciri-ciri penting
didalam struktur organisasi menurut kepada penulisan (Richard L. Daft, 2008):

1) Set tugas rasmi yang ditugaskan kepada individu dan jabatan

2) Hubungan laporan rasmi, termasuk had kuasa, tanggungjawab keputusan, bilangan
paras berbentuk hierarki, dan rentang pengurus mengawal
3) Reka bentuk sistem bagi memastikan penyelarasan kakitangan di seluruh jabatan

1.4 CARTA ORGANISASI

Carta organisasi merupakan satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur
susunan, kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dalam sesuatu organisasi selaras
dengan sesuatu bidang kuasa (authority), tugas dan tanggungjawabnya. Carta organisasi ni
bukanlah sekadar bertujuan untuk memaparkan bagaimana sesebuah organisasi perlu
ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu sahaja, tetapi carta itu perlulah
menggariskan dengan jelas bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota organisasi itu. Setiap
individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya tidak berlaku pertindihan tugas
dan kekeliruan yang akan menghalang dan menjejaskan kelicinan perjalanan sesebuah
organisasi. Setiap pekerja mempunyai tugas yang ditetapkan, garis kuasa, dan
tanggungjawab membuat keputusan, (Richard. L Daft, 2008). Struktur organisasi yang
dibentuk bukan sahaja memberi kesan terhadap produktiviti dan ekonomi, akan tetapi ia turut
memberi kesan terhadap kepuasan kerja yang dilakukan. Struktur organisasi juga perlu
dibentuk agar dapat menggalakkan penyertaan kakitangan yang berkemahiran seterusnya
dapat meningkatkan pretasi bagi syarikat yang berkenaan, (Lynch, 2003).

Secara keseluruhannya, keberkesanan sesebuah organisasi adalah dipengaruhi melalui

dari pembentukan struktur organisasi itu sendiri dan juga dari hasil kerja kakitangan yang
wujud dalam setiap hierarki struktur organisasi tersebut. Terdapat empat jenis carta organisasi
yang utama iaitu struktur fungsi, struktur geografi, struktur matrik dan struktur produk.

2.0 STRUKTUR FUNGSI

Struktur organisasi jenis fungsi merupakan salah satu struktur yang paling banyak
digunakan dalam organisasi. Didalam struktur organisasi jenis fungsi ini, setiap kerja akan
dibahagikan kepada unit-unit tertentu. Pembahagian tersebut adalah mengikut kepada tahap
kepakaran dalam bidang yang berkaitan. Ia juga akan menyatukan semua mereka yang terlibat
dalam satu aktiviti atau beberapa aktiviti yang berkaitan dalam satu jabatan.

Struktur jenis fungsi mampu memberikan beberapa kelebihan di dalam satu kumpulan
pertama membolehkan kerja-kerja yang akan dijalankan oleh individu yang berkelayakan
dan mahir dalam bidang berkenaan, kedua mengurangkan kos dengan mengurangkan
pertindihan kerja dan penggunaan sumber dalam organisasi, ketiga pula setiap individu dalam
jabatan yang sama akan memperoleh pengalaman kerja yang sama atau latihan, komunikasi
dan penyelarasan, seterusnya mengurangkan masalah bagi pengurusan, (Shahrol Aman
Ahmad, 2008 ).

Struktur fungsi juga terdiri daripada sekumpulan orang yang bekerjasama dalam
sesebuah organisasi kerana jawatan yang sama atau menjalankan tugas yang sama serta
mempunyai kemahiran yang sama. Ia juga cenderung untuk melatih pekerja melaksanakan
tugas yang khusus dan berpusat maka perkhidmatan atau produk yang disediakan adalah
cekap dan mencapai matlamatnya. struktur fungsi adalah pengelompokan jawatan ke jabatan
yang berdasarkan kemahiran yang sama, kepakaran, aktiviti kerja, dan penggunaan sumber
(Richard. L Daft, 2008).

Carta 2.1 menunjukkan contoh carta organisasi struktur fungsi yang diguna pakai oleh
Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) pada tahun 2011. Jadual 2.2 pula menunjukkan
kebaikan dan kelemahan struktur organisasi jenis fungsi.

CARTA 2.1: CARTA ORGANISASI JENIS STRUKTUR FUNGSI

SUMBER: http://norziyanakhalid.blogspot.com/2013/04/carta-organisasi.html

JADUAL 2.2 : KEBAIKAN DAN KELEMAHAN STRUKTUR FUNGSI

KEBAIKAN

KELEMAHAN

1) Tugas untuk penyeliaan menjadi lebih 1) Melambatkan masa gerak balas.

mudah kerana setiap ketua dan jabatan
mempunyai kemahiran tertentu.

2) Unit-unit, jabatan dan bahagian yang 2) Tidak menggalakkan pembaharuan

bermasalah mudah dikenal pasti maka serta mempunyai perspektif yang sempit
ianya boleh diatasi dengan kadar segera.

3) Penggunaan sumber yang cekap.

3) Maklum balas mungkin perlahan

kerana wujud unit, jabatan dan bahagian.

4) Fungsi serta kedudukan individu itu 4) Komunikasi yang kurang antara unitjelas.

unit, jabatan dan bahagian.

5) Kepakaran, pengetahuan, kemahiran 5) Sukar mentakrif semua keperluan

dan pengalaman dapat disatukan atau individu menyebabkab objektif organisasi
digabungkan di kalangan individu.

tidak tercapai.

3.0 STRUKTUR GEOGRAFI

Struktur organisasi jenis geografi membahagikan para pekerja berdasarkan kawasan

geografi yang ditetapkan seperti bahagian utara, selatan, timur dan barat. Ianya dibentuk atas
faktor permintaan dari pelanggan yang berada jauh ataupun di luar pusat operasi sesebuah
organisasi itu. Struktur organisasi jenis geografi ini beroperasi di kalangan kakitangan yang
berbeza yang mana bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti perniagaan di lokasi yang
telah ditetapkan. Rajah 3.1 menunjukkan contoh organisasi jenis struktur geografi yang
diguna pakai oleh Laporan TahunanPerbadanan Harta Intelek Negara (MyIPO) pada tahun
2004. Rajah 3.2 pula menunjukkan kebaikan dan kelemahan struktur organisasi jenis geografi.

CARTA 3.1: CARTA ORGANISASI JENIS STRUKTUR GEOGRAFI

SUMBER:https://www.google.com.my/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad
=rja&uact=8&ved=0CB4QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.myipo.gov.my%2Fdocuments
%2F10180%2F24983%2FM132.pdf&ei=p9iDVIj8GciXuASUtoHoBw&usg=AFQjCNHBgr59U8rpoB7wBIyi1KF0moUgw&sig2=Gf3zkXTy2obpac8Cv3AXUw&bvm=bv.80642063,d.c2E

JADUAL 3.2: KEBAIKAN DAN KELEMAHAN STRUKTUR GEOGRAFI

KEBAIKAN

1)

Dapat

KELEMAHAN

mengurangkan

kos

dengan 1) Timbul kesukaran dalam menyelaraskan

meletakkan sumber-sumber organisasi lebih jabatan-jabatan di kawasan geografi kerana

dekat ke kawasan geografi yang ditetapkan.

terletak jauh antara satu sama lain.

2) Boleh menggunakan kepakaran dari 2) Kurangnya kawalan kepada setiap jabatan

seluruh

dunia

mengikut

kepada

lokasi geografi organisasi tersebut.

geografi organisasi tersebut.

3) Produk dan perkhidmatan dapat dihasilkan 3) Berlakunya pertindihan kerja.

dan dipasarkan ke negara yang berbeza.

4) Dapat memperkenalkan organisasi di mata 4) Wujudnya perubahan pada produk dan

dunia.

perkhidmatan kerana faktor budaya,fizikal

dan cuaca.

5) Organisasi menjadi lebih besar.

5) Tidak dapat menjamin kesetiaan yang
penuh dari kakitangan kepada organisasi.

4.0 STRUKTUR MATRIKS

Organisasi matriks merupakan satu struktur di mana projekprojek kekal atau

sementara memerlukan para pengurus berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian
organisasi. Kakitangan berkemungkinan perlu melaporkan diri kepadda dua pengurus
pengurus fungsian dan pengurus matriks.
Struktur matrik terhasil dari dua gabungan atau lebih struktur organisasi pada masa
yang sama. Struktur matriks sesuai digunakan apabila sesebuah organisasi itu terpaksa
mengendalikan projek atau tugas yang besar pada satu masa. Ia sangat rumit dan komplek
kerana kumpulan individu dari struktur organisasi yang berlainan bekerjasama bagi
mengendalikan dan menjayakan sesuatu tugas bagi mencapai matlamt dan tujuan yang telah
ditetapkan. Struktur matrik berkembang sebagai satu cara untuk memperbaiki penyelarasan
mendatar dan perkongsian maklumat (Richard. L Daft, 2008). Pengurus

mempunyai

tanggungjawab untuk memastikan kejayaan di dalam projek yang dikendalikan manakala

jabatan-jabatan unit yang lain bertindak untuk mengekalkan kecekapan teknikal di dalam
kerja mereka.
(Harold Kerzner, 2003) melalui penulisannya menyatakan terdapat peraturan tertentu
yang wujud untuk pembangunan matrik.
1) Peserta mesti menghabiskan sepenuh masa dalam projek ini bagi
memastikan tahap kesetiaan
2) Saluran mendatar dan sebagaimana menegak mesti wujud untuk membuat
komitmen
3) Mesti ada saluran komunikasi yang baik dan akses bebas antara pengurus
4) Mesti ada kaedah cepat dan berkesan untuk menyelesaikan konflik

Carta 4.1 menunjukkan carta organisasi jenis struktur matrik yang diguna pakai oleh
Struktur Organisasi Latihan Garuda Shield 3/09. Jadual 4.2 pula menunjukkan kebaikan dan
kelemahan struktur organisasi jenis matrik.

CARTA 4.1: CARTA ORGANISASI JENIS STRUKTUR MATRIK

SUMBER:

http://tandef.wordpress.com/2012/07/31/lesson-learn-pelatihan-interoperability-

dan-interagency-melalui-command-post-exercise-garuda-shield/

JADUAL 4.2: KEBAIKAN DAN KELEMAHAN STRUKTUR MATRIK

KEBAIKAN

1)

KELEMAHAN

Penggunaan sumber dengan lebih 1) Kekeliruan berlaku kerana terdapat dua

berkesan.

arahan.

2) Penyampaian maklumat lebih tepat dan 2) Terjadi konflik diantara kedua-dua pihak
meluas.

dalam struktur matrik kerana kumpulan ini

dating dari struktur yang berbeza.

3) Kerjasama antara disiplin dan kepakaran 3) Lebih banyak mesyuarat dan perbincangan
yang ada ke semua bahagian.

yang diadakan berbanding dari tindakan yang

dijalankan.

4) Fleksibiliti dan penyesuaian kepada 4) Pembahagian sumber-sumber menjadi

perubahan persekitaran.

sukar apabila banyak projek dijalankan

serentak.

5) Memupuk semangat kerjasama yang 5) Berlaku perebutan kuasa dominan apabila

tinggi.

ada pengurus yang lebih menonjol.

5.0 STRUKTUR PRODUK

Struktur produk berfungsi dengan membahagikan sesuatu produk yang dihasilkan

mengikut jabatan masing-masing. Jabatan-jabatan tersebut akan mewakili satu jenis produk
yang akan dihasilkan. Setiap jabatan mempunyai kepakaran didalam menghasilkan sesuatu
produk yang telah dipertanggungjawabkan. Produk yang dihasilkan oleh setiap jabatan akan
dikendalikan oleh kakitangan dan unit yang berbeza. Struktur jenis ini mudah diuruskan jika
organisasi itu mempunyai banyak jenis produk yang ingin dipasarkan. Keadaan ini
memudahkan pihak pengurusan yang bertanggungjawab untuk memberi tumpuan, usaha,
perhatian kepada sesuatu jenis produk yang ingin dihasilkan untuk dipasarkan. Carta 5.1
menunjukkan carta organisasi jenis struktur produk yang diguna pakai oleh Syarikat Mutiara
Hikmah Sdn Bhd. Jadual 5.2 pula menunjukkan kebaikan dan kelemahan struktur produk.

CARTA 5.1: CARTA ORGANISASI JENIS STRUKTUR PRODUK

SUMBER:http://2.bp.blogspot.com/_3QBL2NberIM/SqB1yhItRtI/AAAAAAAAAMo/uHy1l
HaPaHs/s1600-h/CARTA+MUTIARA+HIKMAH.jpg

JADUAL 5.2: KEBAIKAN DAN KELEMAHAN STRUKTUR PRODUK

KEBAIKAN

1)

KELEMAHAN

Pengurus

dan

pekerja

boleh 1) Pengurus hanya memberi tumpuan

mengembangkan bakat, pengalaman dan kepada

kepakaran

mereka

dalam

produk

yang

dikendalikannya

aktiviti sahaja.

penghasilan produk.

2) Pengurus di setiap jabatan dapat 2) Wujud komunikasi yang kurang antara

memantau

aktiviti

setiap

unit

dan setiap jabatan.

kakitangan dalam penghasilan produk di

bawah kendaliannya.

3)

Bidang tanggungjawab yang sangat 3) Kos operasi yang besar kerana setiap

jelas di antara setiap jabatan.

jabatan mempunyai pengurus dan pakar

tersendiri.

4)

Struktur jenis produk sangat sesuai 4) Memerlukan tenaga kerja yang ramai.

untuk organisasi yang bersaiz besar.

5) Sangat sesuai untuk organisasi yang 5) Setiap jabatan tidak dapat bekerjasam
menghasilkan berbagai jenis produk.

kerana berlainan kepakaran.

KESIMPULAN

Setiap organisasi yang ditubuhkan haruslah mempunyai objektif dan matlamat

tersendiri. Carta organisasi telah digunakan oleh kebanyakkan organisasi untuk membantu
operasi mereka. Tanpa perancangan yang rapi dan tepat, sesebuah organisasi itu tidak dapat
beroperasi untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Ia juga turut memerlukan
pengetahuan dan pengurusan yang cekap untuk organisasi itu mencapai kejayaan yang besar.
Maka dengan ini setiap organisasi harus mengambil kira faktor-faktor yang sedia ada bagi
melaksanakan sesuatu urusan berkaitan dengan perjalanan operasi organisasi tersebut.

RUJUKAN

Richard L. Daft. (2008). NEW ERA OF Management (9th edition). South-Western:Cengage

Learning

Shahrol Aman Ahmad. ( 2011 ). BBP1103 Principles of Management (11th edition). Seri
Kembangan: Open University Malaysia

Richard M. Burton & Borge Obel & Gerardine DeSanctis (2011). Organizational Design : A
Step-by-Step Approach . Cambridge University Press. In Books24x7 (OUM Digital
Collection)

Patricia Cichoki & Christine Irwin (2011). Organizational Design : A Guide to Building
Effective Organizations. Kogan Page. InBooks24x7 (OUM Digital Collection)

Richard Norman. (1991). Services Management Strategy and Leadership In Service

Business (2nd edition). England : John Wiley & Sous Ltd.

Norri. H. (1990). Managing The New Dynamic of New Technology. Eaglewood Cliffs, New
Jersey : Prentice Hall.

Lawrence, P.R & J.W Lorsch. (1969). Organisations and Enviroment. Homewood : IL
Richard D.Irwin.

Kamus Dewan Edisi Keempat, (2005). Dewan Bahasa dan Pustaka.

Kamus Pelajar Edisi Ketiga, (2002). Dewan Bahasa dan Pustaka.

Kamus Pelajar Edisi Pertama, (1987). Dewan Bahasa dan Pustaka.

https://www.scribd.com/doc/7176749/Chapter-4

https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/

http://www.slideshare.net/ebbysufian/unit5-pengorganisasian

http://ms.wikipedia.org/wiki/Pertubuhan

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi