ELO als

informatie
knooppunt

Wij hechten veel waarde aan het

in gesprek gaan met studenten.
Daar is informatie voor nodig. De
docent wil geholpen worden. En
dat kan prima door de ELO.

ROC Friese Poort verzorgt beroepsonderwijs voor 12.000 studenten, verspreid van de Waddenzeekust tot diep in de
Noordoostpolder. Al meer dan tien jaar gebruiken de vestigingen van ROC Friese Poort in Leeuwarden, Drachten,
Emmeloord en Sneek de elektronische leeromgeving N@Tschool! ter ondersteuning van de onderwijsprocessen.
De laatste twee jaar is de inzet van de ELO aanzienlijk vergroot. Sleutel tot dit succes? De leeromgeving aanwijzen
en gebruiken als knooppunt van informatie en procedures.

Docent wil geholpen worden

Rapporten voor uniformiteit en betrokkenheid

Mart Bron voerde als ELO beheerder de regie over

Het instellingsbreed registreren van formatieve

dit proces. Wij hechten veel waarde aan persoonlijk

cijfers in het Leerplatform was een goed begin. Zo

contact en aan praten met de student, stelt Bron. Wij

is het Friese ROC ontwikkelpartner geweest voor

zien de ELO als aanvullend op ons onderwijsconcept,

de ontwikkeling van SPBS Volgsysteem. Dat loopt

we doen dus niet lles digitaal. Zo was N@Tschool!

prima, aldus Bron. Studie Planning en Beheer

tot een paar jaar geleden voor ons vooral een middel

Systeem (SPBS) is een goede tool voor de registratie

om content uit te serveren. Zodra je iets wilde wten

van formatieve resultaten. Elk dag krijgen studenten

over de student hield het op. In de leslokalen van

een mail als er weer nieuwe cijfers zijn. Binnen het

Friese Poort staan wel computers, maar hierop is

ouderportaal dat afgelopen jaar is ingevoerd, hebben

geen toegang tot administratieve gegevens mogelijk.

ouders ook toegang tot het dagelijks gegenereerde

Dat gaf veel gedoe en frustratie. En van te voren alles

rapport. Zo geeft ROC Friese Poort invulling aan

opzoeken wat je als docent nodig denkt te hebben is

ouderbetrokkenheid. Bron geeft ook aan dat

niet werkbaar. De docent wil geholpen worden. En

deze

dat kan prima door de ELO, aldus Bron.

kan

werkwijze

nuttige

opleveren.Driekwart

managementinformatie
van

onze

rapporten

komt inmiddels uit N@Tschool! en SPBS. Dat geeft

uniformiteit.

Op het portaal en in de werkruimte

Begeleiden kunnen docenten naast
formatieve voortgang ook algemene
informatie, cijfers van summatieve
toetsen en studentabsentie inzien.

Meer doen met gespreksnotities

Met alleen cijfers heb je maar slechts een deel van
het verhaal, legt Bron uit. Zoals gezegd vinden wij
het gesprek aangaan met studenten heel belangrijk.
Daarom zijn gespreksnotities voor ons een belangrijk
instrument in het volgen van studenten. Vier jaar
geleden kon je per student gemiddeld anderhalve
gespreksnotitie vinden. Niet gek hoor, want een
gespreksnotitie toevoegen was voor de meeste
docenten te veel werk. Het aanmaken van een
gespreksnotitie kost een paar handelingen, zoals
het toevoegen van betrokkenen. En dat verlangt
ook een bepaalde mate van planmatig werken. Dat
kon makkelijker vonden we. We hebben daarom
zelf een app gemaakt waarmee een docent in een
scherm de notitie kan aanmaken. De app schiet de
gespreksnotitie dan in, waarna het op de juiste plek in
N@Tschool! terecht komt. Door standaard te regelen
in de ELO dat een team bij alle gespreksnotities van
hun studenten kan, ontstaat er nu een didactisch
dossier. Binnenkort wil ROC Friese Poort door een
app alle intakegegevens

vast leggen, voor zowel

onze studentenadministratie als de ELO. Bron: Als

de student dan instroomt en inlogt in N@Tschool! kan
hij de eerste gespreksnotitie meteen terugvinden.

MA ATW ERK
tie
Het ont slui ten van de info rma
els
uit inte rne bro nne n is goe dde
on
sign
le
maa twe rk, den ken aan sing
.
naa r roo ster soft war e en Edu Arte
van
t
aak
Hie rbij wor dt wel geb ruik gem
de ope n arch itec tuu r van N@ Tsch ool!
is
Nad at de rele van te info rma tie de ELO
s
inge stuw d, geb ruik t Bro n cus tom tab
ool!
Tsch
om de geg eve ns te ton en in N@
s
Ook dit aan wijz en van cus tom tab
e
imt
kru
(eig en tab blad en voo r de wer
die
Beg elei den ) is een fun ctio nali teit
rt
Poo
se
Thr ee Ship s spe cifie k voo r Frie
zijn
hee ft ont wik keld . De cus tom tab s
een
op
en
ook als wid get wee r te gev
por taal pag ina.

ELO als start- en eindpunt van informatie

GMail in de ELO

Het aanpakken van de gespreksnotities is nog maar

E-mail is een voornaam communicatie-instrument

het begin. De kracht van de ELO zit in het ecint

binnen ROC Friese Poort. Bron: We hebben al tien

distribueren van content en informatie, legt Bron

jaar een GMail account voor alle studenten. Maar dat

uit. Daar moeten we dan ook gebruik van maken.

werkt nauwelijks gebruikt. We hebben daarom de

Wij gebruiken Edu Arte voor onze basisadministratie.

interne N@Tschool! mail uitgezet en dit gekoppeld

Verder hebben we geen leerlingvolgsysteem anders

aan GMail. Alle interne mail gaat naar die mailboxen,

dan N@Tschool! Een bewuste keuze: hier moet dan

ook de signalen van SPSB bijvoorbeeld. Deze mails

ook het complete leerlingdossier terug te vinden zijn,

worden ook vaak op de mobiele telefoons opgehaald,

voor zowel docenten als de studenten. In de oude

dus de student kan altijd op de hoogte zijn. En dat

situatie was dergelijke toegankelijkheid onmogelijk,

alles met maar n keer inloggen legt Bron uit. Alle

aldus Bron.Overdracht was niet te doen, informatie

gebruikers van ROC Friese Poort krijgen via LDAP

delen in teams lastig enzovoorts. Bovendien kan een

toegang tot het netwerk. Single sign on koppelingen

student ook niet in zijn eigen dossier kijken als dat

zorgen er vervolgens voor dat de gebruikers in n

als een stapel papieren ergens in een afgesloten kast

keer door kunnen naar N@Tschool! en GMail.

ligt. De ELO moest het start- en eindpunt worden

van informatie, betoogt Bron. Alle vormen van
communicatie hebben we in de ELO opgenomen:
rapporten,

roosterinformatie,

summatieve

resultaten uit de administratie, verlofaanvragen,

examenplanning enz.. We willen docenten en

Ook studenten hoeven maar

studenten geen rondjes laten rennen langs balies

op n plek te zoeken naar

en loketten. En het scheelt ook een hoop papieren

informatie - van cijfers tot

schuiven met alle ellende van dien.

roosters. Of het aanvragen van

verlof. Alles loopt via de ELO.

FEITEN EN CIJFERS
Aantal gebruikers (studenten en docenten 1653
Aantal ouderaccounts

14738

Aantal logins per dag

gemiddeld 5500 pieken van 9000+

Aantal dagelijks gegenereerde rapporten

gemiddeld 153, piek 12244

Aantal dagelijks verzonden signalen

gemiddeld 394 per dag

Aantal gespreksnotities in de ELO

38763

Aantal documenten in materialenbank

440897

Aantal studieroutes

4983

Sturen met portaalpaginas

In

N@Tschool!

veel

Gebruiksgemak en toegankelijkheid staan voorop,

te

aldus Bron: Het streven is om het werk voor onze

ontsluiten. Daar maakt Bron gretig gebruik van:

docenten en studenten zo simpel mogelijk te maken.

Ik bouw veel specieke portaalpaginas. Zijn er

En dat lijkt te werken, we zijn van 1200 unieke

belangrijke

bijvoorbeeld

inlogs per dag naar gemiddeld 5500 gestegen. En er

inschrijven voor examens, dan maak ik een

zijn pieken van 9000 inlogs per dag. Ook als ELO-

startportaal dat de relevante informatie biedt, waar

beheerder krijgt Bron het steeds eenvoudiger, Ik

studenten eerst langs moeten. Vergelijkbaar met de

houd niet van dom werk. En wil zo min mogelijk

pop-up mogelijkheden van versie 12? De portalen

tijd hoeven steken in de voorbereiding op een

zijn opgebouwd per locatie en gebruikersrol. Deze

nieuw schooljaar. Het digitale lesmateriaal gaat al

dashboards voor docenten, studenten, ouders en

automatisch de ELO in vanuit het bestelportaal van

onderwijsmanagers maakt Bron zo visueel mogelijk

onze boeken leverancier. Ook het aanmaken van

door veel en grote iconen te gebruiken. Tekst lezen

groepen gaat vanzelf. Veel kan al met de standaard

kost alleen maar tijd en is voor interpretatie vatbaar,

mogelijkheden van N@Tschool! Andere dingen zoals

een afbeelding is vaak direct duidelijk.

toegankelijk maken van roosters bijvoorbeeld, pakt

mogelijkheden

bieden

Gemak dient de mens

om

actuele

portaalpaginas

informatie

zaken,

overzichtelijk

zoals

onze eigen programmeur op. En waar er ander

maatwerk nodig is om de boel te laten werken zoals
wij dat prettig vinden, is dat met Three Ships goed te
regelen.

Meer weten?

Three Ships
Bovendijk 137
3045 PC Rotterdam

Wilt u meer weten over de Three

Ships werkwijze en oplossingen?

T 010 285 99 66
Bel ons: 010 295 99 66 of kijk op
threeships.nl

Three Ships

F010 285 99 33
info@threeships.nl
www.threeships.nl