ABC S.A., XYZ S.A.

and
XXX S.A.

Walkthrough Memorandum Procedures and Results

I Introduction
II Walkthrough details
III - Conclusion

I - Introduction
Client: ABC S.A.
Purpose:
The purpose of this memorandum is to document walkthrough procedures of
the related process/sub-processes for the period ended December 31, 2015.
Cycles: Jurdico
Objectives of Walkthrough:
Per paragraph 34 of AS No. 5, the objectives that the auditor should achieve
(which is generally accomplished by performing a process walkthrough) are as
follows:
Understand the flow of transactions related to relevant assertions,
including how these transactions are initiated, authorized, processed,
and recorded;
Verify that the auditor has identified the risk points within the companys
processes at which a misstatement including a misstatement due to
fraud could arise that individually or in combination with other
misstatements would be material;
Identify the controls that management has implemented to address
these potential misstatements; and
Identify the controls that management has implemented over the
prevention or timely detection of unauthorized acquisition, use, or
disposition of the companys assets that could result in a material
misstatement of the financial statements.
Procedures and Results:
The following procedures are to be completed as part of the process
walkthrough:
No.
1

Procedure
Identify and document all significant accounts and relevant
assertions associated with the process.

Trace a single transaction from origination through the

Companys process until reflected in the financial statements.
Ensure we follow the transaction through the entire process of
initiation, authorization, processing and recording of individual
transactions and controls, including anti-fraud controls.

Identify risks (what could go wrongs) and the related controls

throughout the process/sub-processes.

Identify the automated controls and system generated reports.

Inquire of the process owners of the processes that were walked

through and verify their ability to articulate their understanding
of what is required by the Companys prescribed procedures and

controls.
6
Inquire of the process owners regarding whether they have ever
been asked to override the process or the controls within the
process.

II Walkthrough details
The following discussion of the walkthrough performed over the related
process/sub-processes follows the complete flow of a transaction from
initiation through recording.
Process: Jurdico
Sub-processes:
Trabalhista, Tributrio, Cvel e Gesto de Societrio.
Date of Walkthrough: 13/07/2015 Trabalhista e Cvel
15/07/2015 Tributrio
23/07/2015 Cvel
23/07/2015 - Contratos
28/07/2015 Controladoria
Meeting attendees:
#
Name
1 Leonardo Braz
2

Flvio Rodella

Talita Braz

Rafael Foja

Deborah Soares

Tatiane Reis

Luiz Moura

Elaine Capelassi

Mrcia Chamali

Title
Gerente
Jurdico
Trabalhista
Coordenador Jurdico Trabalhista
Coordenadora Jurdico Cvel
Gerente Jurdico Cvel
e Tributrio
Coordenadora Jurdico Tributrio
Assistente
Jurdico
Cvel
Analista
Junior
Controladoria
Gerente de Tesouraria
Analista
Gesto
Pagamento

de

E-mail
Leonardo.braz@ABC.co
m.br
Flavio.rodella@ABC.com
.br
Talita.braz@ABC.com.br
Rafael.foja@ABC.com.br
Deborah.soares@ABC.co
m.br
Tatianem.reis@ABC.com
.br
Luiz.moura@ABC.com.br
Elaine.capelassi@ABC.c
om.br
Marcia.chamali@ABC.co
m.br

Flowchart
Esse documento foi desenvolvido pela equipe de Sox/Controles Internos da
ABC
1. Description of process walkthrough performed:
Gesto de Contencioso Trabalhista

Os processos so recebidos pela Gerncia Jurdica atravs de correio ou

entregues por um Oficial de justia. Para as bases ABC, os processos so
recebidos da mesma forma, porm so enviados via malote, para o escritrio
central que localiza-se em So Paulo. Para realizao do walkthrough
selecionamos o processo 0002513-84.2014.5.02.0028 - Reclamao Trabalhista
Parte Autora: Fernanda Costa de Lena.
Aps recebimento, existe uma pessoa responsvel do escritrio externo
alocado na ABC, nomeada Funcionrio Avanado, que responsvel por
receber os processos, digitaliz-los e encaminh-los, via e-mail para o
escritrio externo, para cadastro no sistema Legalbox.

O funcionrio

avanado possui uma planilha em Excel que serve de controle, evidenciando

todos os processos recebidos. Fomos informados que de responsabilidade
contratual

do

monitoramento

escritrio
dos

terceiro,

processos

todo

recebidos.

qualquer
Obtivemos

recebimento
a

planilha

e/ou
de

monitoramento e verificamos o recebimento do processo selecionado. Alm

disso, verificamos o e-mail enviado ao escritrio terceiro para cadastro (WP
I.3.20 e I.3.30).
Em seguida, o Escritrio Externo cadastra as informaes do processo (nome
de reclamante, escritrio responsvel pelo processo, n do processo, objeto,
etc.) no Sistema Legalbox // 19.01.01.202 Cadastro e atualizao dos
processos trabalhistas no sistema Legalbox NON Key Controle. Caso
o escritrio externo necessite de alguma informao adicional do processo, o
escritrio externo envia um e-mail Gerncia de Recursos Humanos para
solicitao. Caso a necessidade seja documental (ficha de registro, ficha
financeira, guia de seguro desemprego, etc.) a solicitao feita via Legalbox.
Obtivemos os prints de cadastro inicial no sistema LegalBox e verificamos que
foi necessrio o envio pela rea de Recursos Humanos dos seguintes
documentos: ASO, Atestado apresentado pelo Reclamante e documentos que
demonstram o gozo de auxlio doena.
Aps cadastro do processo, feita uma anlise qualitativa do valor por um
contador externo, devido especificidade dos ndices trabalhistas (como por
exemplo clculo de hora extra, 13 salrio, FGTS, INSS). Fomos informados que

no Sistema Legalbox no possvel extrair uma composio retroativa, pois o

sistema atualizado online e diariamente conforme andamento do processo.
Mensalmente, o escritrio externo envia (via e-mail) para o deparABCento
jurdico as informaes atualizadas dos processos atravs de um relatrio
extrado do Sistema Legalbox, com todos os processos ativos,encerrados e em
andamento O coordenador jurdico, responsvel por formatar e analisar a
base,

verificando

histrico

de

processos

ativos

suas

respectivas

contingncias. A anlise de risco j vem evidenciada pelo escritrio externo, o

Sr. Flvio consolida as informaes e gera um resumo de contabilizao por
processo. A composio dividida entre processos ativos e encerrados, e
servir como base para a contabilizao feita pela controladoria (Relatrio de
Contingncia)

//

19.01.01.201

Monitoramento

dos

processos

trabalhistas abertos contra a Companhia.

Aps anlise, o Sr. Flvio envia a Controladoria junABCente com a aprovao
do Sr. Leonardo Braz, gerente jurdico, a planilha de contingncias e depsito
judicial para que sejam efetuadas as devidas contabilizaes das provises. //
19.05.01.202 - Aprovao do clculo da proviso de contingncias e
envio do relatrio de contingncias trabalhistas Gerncia de Custos
de acordo com o Cronograma de Fechamento Contbil do perodo.
Obtivemos o e-mail enviado para a controladoria e verificamos que o Sr.
Leonardo Braz (que deveria aprovar), enviou a planilha para a controladoria, ou
seja, no houve uma segregao de funo nesse processo. Devido ao fato do
saldo estar correABCente contabilizado, no levantaremos ponto de controle.
Somente levantaremos um ponto de melhoria.
A equipe de Controladoria recebe os relatrios mensalmente, e efetua as
anlises das movimentaes do ms, comparando o relatrio de contingncias
anterior com o relatrio atual recebido, segregados em novos processos,
pagamentos e reverses. A anlise efetuada em uma planilha a parte (cpia),
uma vez que as planilhas do jurdico so bloqueadas. A aba Movimentao
servir como base, e o Sr. Luiz Moura responsvel por filtrar os processos por
status (novos processos, pagamentos e reverso) e comparar com os valores
enviados pelo jurdico. Alm disso, o analista responsvel por efetuar a
contabilizao dos itens. Fomos informados que o sistema SAP no possui, no
momento do lanamento, uma segregao de funo para mitigar o risco de

contabilizaes errneas, ou seja, no h reviso dos lanamentos efetuados

no sistema SAP. (Ponto de controle) //19.05.01.205 - Aprovao do
provisionamento

das

contingncias

trabalhistas,

com

base

nas

informaes recebidas da Gerncia Jurdica.

Verificamos que os meses de janeiro e fevereiro, foram contabilizados em
maro e os meses de abril e maio foram contabilizados em junho, e o motivo
foi a mudana do Sistema e adequao dos layouts das planilhas de
contingncias pelo deparABCento jurdico. (Ponto de melhoria)
Alm dos processos contingenciados, o deparABCento jurdico recebe uma
planilha com os processos que possuem depsitos em garantia (depsito
judicial). Essa planilha monitorada pelo escritrio externo que so
responsveis por obter os extratos bancrios e atualiz-los conforme correo
monetria. Obtivemos a planilha de depsitos judiciais (Veja WP I.3.60.1)
O Sr. Luiz Moura recebe ABCbm o valor atualizado com a devida correo
monetria a ser contabilizado mensalmente e lana a movimentao do
perodo // 19.05.02.201 - Atualizao monetria do saldo de depsitos
judiciais tributrios, trabalhista e cvel com base nas informaes
recebidas da Gerncia Jurdica. Obtivemos o saldo contabilizado que condiz
com o que foi enviado pela gerncia jurdica.
Alm disso, trimestralmente a Gerncia Jurdica responsvel por enviar todos
os extratos bancrios para a Gerncia de Controladoria para que seja efetuado
o check entre Contbil x Relatrio Jurdico x Extrato Bancrio. Fomos
informados pelo Sr. Francisco Saavedra que ainda no foram levantados os
extratos bancrios da rea Trabalhista. A rea jurdica est fazendo um
trabalho o levanABCento, porm sem data para concluso. Alm disso, ainda
no foi definido uma periodicidade para o controle dos extratos. Devido a no
existncia do controle, levantaremos um ponto de controle. // 19.05.02.202
- Envio dos extratos bancrios para a Gerncia de Custos para
atualizao

monetria

dos

depsitos

judiciais

trabalhistas

em

garantia.
Quando h uma determinao de pagamento feita pelo juiz (perda ou acordo

judicial), duas partes podem ser favorecidas: Companhia ou Reclamante.

No caso da Companhia ser sentenciada, ou seja, a favorecida ser a reclamante
(depois de esgotados todos os recursos da fase de conhecimento), a Gerncia
Jurdica recebe o MCPA (Mandado de Citao, Pagamento e Avaliao) e o
envia, via e-mail, para o contador externo, para que seja efetuado o reclculo e
verificado se o valor devido. O contador acorda um prazo com a gerncia
Jurdica e Escritrio Externo e em seguida insere as informaes no Legalbox,
onde ABCbm possui acesso. O posicionamento final cadastrado no Sistema
e se mesmo assim o escritrio externo e gerncia jurdica no concordarem
com o valor definido pelo juiz, gera-se um PEC Pedido de Emisso de Cheque
(via sistema) para que seja efetuado um depsito judicial, ou seja, a empresa
ir discutir o valor a ser pago. Caso os valores estejam acordados, gera-se um
PEC (via sistema) para que seja efetuado o pagamento da indenizao ao
reclamante // 19.01.01.203 - Cadastro e gesto dos pagamentos dos
processos trabalhistas, considerando: - Gerao do PEC (Pedido de
Emisso de Cheque) no Sistema Legalbox pelos Escritrios Externos
informados Gerncia Jurdica (Trabalhista) NON Key Control.
Obtivemos os prints de tela do Legalbox onde gera-se o PEC e o PEC efetuado.
A comunicao com a Gerncia Jurdica acontece via Legalbox, ou seja, depois
de gerado o PEC, o sistema identifica uma tarifa ativa. Com o PEC gerado, a
secretaria jurdica responsvel por efetuar uma solicitao de cadastro no
sistema SAP, que encaminhado para a rea de cadastro. A rea de cadastro
responsvel por registrar os dados bsicos, dado do favorecido e conta
bancria, e em seguida gera-se um nmero de BP (Business Partner). Para
maiores detalhes do cadastro corporativo veja processo de Compras e
Desembolso. Esse nmero enviado ao deparABCento jurdico por e-mail e
inserido no PEC manualmente (gerada no pr-cadastro). O PEC encaminhado,
via malote, para o deparABCento financeiro que busca as informaes no
sistema SAP, utilizando como base o nmero de BP. Em seguida, a informao
encaminhada para o aprovador responsvel, no caso o Sr. Rafael Foja
(Gerente Snior Jurdico), via workflow. O prazo de pagamento de 48 horas
(sob pena de execuo ou bloqueio de contas ou penhora), e por isso hoje
todos os pagamentos so aprovados pelo Gerente Snior do Jurdico, Sr. Rafael
Foja. Para valores formalizados at R$ 50.000 a aprovao feita pelo gerente

e acima de R$ 50.000 a aprovao feita ABCbm pela Diretoria conforme

alada definida. Fomo informados que a poltica est em processo de
atualizao // 19.01.01.205 - Aprovao de pagamento do PEC pelo
devido Centro de Custo, relacionada aos processos trabalhistas
(Alterao do nome do controle pois a aprovao no mais feita por
centro de custo). Obtivemos o print de tela do sistema SAP com o cadastro
do item e o nmero de BP gerado e a poltica de alada.
No conseguimos identificar o lanamento do PEC no sistema SAP (Mdulo
financeiro) e sua consequente aprovao e contabilizao. Levantaremos um
ponto de controle pois entendemos que o desenho do controle no efetuado de
forma correta. Fomos informados que para os meses de janeiro, fevereiro e
maro, algumas PECs se perderam por conta da transio dos sistemas. Ponto
de controle.
Quando o valor da indenizao puder ser abatido da garantia, o caso se
encerra. Caso contrrio, o PEC encaminhado, via e-mail, para o financeiro
junABCente com a guia de Pagamento para que seja inserido o restante das
informaes no Sistema SAP. A Tesouraria visualiza os PECs registrados, analisa
as devidas aprovaes e libera para emisso de pagamento. Os comprovantes
so obtidos por um funcionrio do deparABCento Jurdico e includos no
Legalbox para encerramento do processo // 19.01.01.206 Registro dos
comprovantes de pagamento no Sistema Legalbox dos processos
trabalhistas NON Key Control. Identificamos ABCbm no sistema
Legalbox o anexo referente ao comprovante bancrio do depsito efetuado.
A alterao do status do processo acontece aps recebimento da declarao
de arquivamento pelo Tribunal do Trabalho. Esse processo feito pelo Escritrio
Externo e atualizado direABCente no Sistema Legalbox e quando o escritrio
extrair o relatrio, j estar atualizado. // 19.01.01.204 - Gesto dos
processos trabalhistas encerrados/enviados para pagamento para que
no sejam contingenciados - NON Key Control. Obtivemos o print de tela
do sistema Legalbox com a evidncia do status encerrado.
Contratao e Pagamento de escritrios externos
Na Gerncia Jurdica, a Diretoria Jurdica assina o contrato ou aditivo com os
Escritrios Externos, dois diretores estatutrios ou um procurador em
conjuntou com outro procurador ou um estatutrio // 19.04.01.202

Contrato firmado entre a Companhia e os Escritrios Externos

prestadores de servios Gerncia Jurdica Trabalhista NON Key
Control. O escritrio que cuida dos processos relevantes remunerado por
ms e o escritrio que cuida do chamado em massa (processos pequenos
que possuem um volume maior) remunerado por fase/andamento do
processo.
Para o escritrio que pago por fase/andamento do processo, mensalmente,
enviado um CD com todos os processos, suas respectivas fases e a valorizao
de cada fase. O deparABCento jurdico efetua um check por amostragem,
verificando o status no sistema Legalbox com a planilha enviada. Essa planilha
encaminhada ao coordenador da rea, no caso Flavio Rodella, com cpia
para o Sr. Leonardo Braz. Aps aprovao, o Sr. Rafael Silva responsvel por
efetuar o cadastro no Sistema SAP, incluindo o nmero da P.O. (nmero de
identificao do cadastro do escritrio externo), valor e competncia para
gerao do nmero da entrada de servio. Esse nmero encaminhado, via email, ao escritrio externo para gerao da nota fiscal definitiva. Em seguida,
para que a cobrana seja enviada ao financeiro, sistemicamente, preciso que
haja a aprovao do Sr. Leonardo Braz (para valores at R$ 50.000) e Aline
Messias Diretora Jurdica (para valores acima de R$ 50.000). // 19.04.02.203
- Autorizao do pagamento ao Escritrio Externo, conforme valor
contratual (Tributrio).

A Gerncia de Tesouraria realiza o pagamento

(depsito na conta corrente do escritrio) e arquiva o comprovante. Para

realizao do walkthrough selecionamos o ms junho referente ao pagamento
ao escritrio Veirano Advogados. Obtivemos inicialmente o contrato firmado
entre partes (Veja WP I.3.70)
No identificamos o e-mail de aprovao do Sr. Leonardo Braz com relao aos
valores enviados inicialmente (antes da gerao da NF), porm no iremos
levantar ponto de controle pois entendemos que existe um controle efetuado
posteriormente (aprovao da NF no SAP para pagamento) que mitiga o risco
identificado.
Obtivemos a nota fiscal referente ao pagamento do ms de junho e devido ao
fato de no conseguirmos digitaliz-la nitidamente, obtivemos ABCbm a
fatura com as informaes da nota (WP I.3.80 - Anexo 7)
Em seguida, obtivemos ABCbm os prints de tela do sistema SAP (portal) e

ABCbm o Sistema SAP (mdulo financeiro), pois fomos informados que no

possvel evidenciar o workflow de aprovao no portal // 19.04.02.202 Autorizao do pagamento ao Escritrio Externo, conforme valor
contratual (Trabalhista).
Verificamos a aprovao do Sr. Leonardo Braz (Gerente) e da Sra. Aline Messias
(Diretora Jurdico) devido o valor ultrapassar os R$ 50.000.
Gesto de Contencioso Tributrio
A Gerncia Jurdica Tributria e as Bases da ABC raramente recebem os
processos atravs dos correios ou por meio de um oficial de justia, pois a
grande maioria dos processos recebida eletronicamente pela rea fiscal ou
consultoria fiscal (GSF), via ECAC (processos federais) ou Certido Negativa
(estaduais e municipais), e so encaminhados ao deparABCento jurdico por email.

Todos

os

processos

recebidos

so

cadastrados

na

planilha

de

Contingncias e em um primeiro momento avaliado como Remoto para

envio ao Escritrio Externo, via e-mail. So em mdia, oito escritrios
contratados para esse trabalho e so divididos por matrias.
Para efetuarmos o walkthrough selecionamos um item encerrado da planilha
de provveis (Processo nmero 18336.000852/2007-55 Multa Administrativa
R$ 5.000).
Inicialmente, verificamos que o Sr. Otvio (Consultoria Fiscal GSF) enviou um email para o deparABCento fiscal com a consulta feita no site do ECAC e
apresentou todos os dbitos da Companhia (Veja WP I.3.90 - Anexo 10 Email GSF). Alm de um breve resumo de informaes no corpo do e-mail, a
consultoria enviou ABCbm dois relatrios anexos, o Previdencirio e o Federal
(Veja WP I.3.100 e I.3.110 - Anexo 11 e 12 Relatrio Previdencirio e
Federal). Em seguida, o deparABCento fiscal efetuou uma anlise inicial e
enviou ao deparABCento jurdico.
A anlise do advogado imediata, informando se a causa pode ter chances de
defesa ou no. Caso a chance de defesa seja mnima o pagamento j
efetuado e retirado da planilha de contingncias. Caso tenha chance de
defesa, toda recomendao de valor de contingenciamento e classificao
quanto ao risco enviada via e-mail e o deparABCento jurdico responsvel

por atualizar a planilha de monitoramento // 19.01.02.202 - Cadastro e

atualizao dos processos tributrios no Sistema Totvs e posterior
reviso em planilha eletrnica.

Segundo a Sra. Deborah Soares,

Coordenadora do Tributrio, o Sistema TOTVS o sistema de monitoramento

para substituir a planilha eletrnica, porm devido a problemas tcnicos ainda
no est 100% implantado. Todos os novos processos j esto cadastrados
ABCbm no sistema e, alm disso, efetuado hoje, um check entre os
relatrios dos advogados (controle prprio) com o sistema TOTVS, para
verificar se esto cadastrados correABCente, porm no h evidncia de
formalizao, alm disso no h reviso em planilha eletrnica Ponto de
controle.
Obtivemos a anlise feita pela advogada Karen Goldberg do escritrio Diciero &
Mello Franco, informando que as chances de xito eram baixas e a Companhia
deveria efetuar o pagamento imediato (Veja WP I.3.120 - Anexo 13 E-mail
anlise advogado).
A atualizao feita em ambas as planilhas (DeparABCento jurdico e escritrio
terceiro) constando o status atual do processo.
Mensalmente, os escritrios externos enviam um Relatrio com a relao de
todos os processos ativos atualizados pela taxa Selic. O deparABCento jurdico
responsvel por compilar e efetuar o comparativo entre planilha mantida
pelo deparABCento e relatrio de terceiros. A rea mantm uma planilha para
cada risco identificado (provvel, possvel e remoto Veja WP I.3.130, I.3.140
e I.3.150). Obtivemos as planilhas de contingncias e identificamos o
processo selecionado para teste na aba Alterao da Planilha, onde consABC
todos os processos encerrados ou alterados (risco). // 19.01.02.201 Monitoramento dos processos tributrios abertos contra a Companhia.
Trimestralmente, esse relatrio enviado ao gerente jurdico, Rafael Foja, que
revisa e encaminha a controladoria // 19.05.01.203 - Aprovao do clculo
da proviso de contingncias e envio do relatrio das contingncias
Gerncia de Custos de acordo com o Cronograma de Fechamento
Contbil do perodo. Caso haja a necessidade de se fazer uma atualizao
significativa mensal na proviso de contingncia, a comunicao entre
controladoria e jurdico feita por e-mail.
Obtivemos o e-mail de validao das planilhas de contingncias do ms de

junho e o e-mail enviado a controladoria (WP I.3.160 / I.3.170 /I.3.180).

A equipe de Controladoria recebe os relatrios, trimestralmente, e efetua as
anlises das movimentaes, comparando o relatrio de contingncias anterior
com o relatrio atual recebido, segregados em novos processos, pagamentos e
reverses. A anlise efetuada em uma planilha a parte (cpia), uma vez que
as planilhas do jurdico so bloqueadas. Em seguida, a contabilizao
efetuada com base na planilha enviada (aps reviso). Fomos informados que
o sistema SAP no possui, no momento do lanamento, uma segregao de
funo para mitigar o risco de contabilizaes errneas, ou seja, no h reviso
dos lanamentos efetuados no sistema SAP. (Ponto de controle). //
19.05.01.204 - Aprovao do provisionamento das contingncias
tributrias, com base nas informaes recebidas da Gerncia Jurdica.
Obtivemos a conciliao do ms de junho e fomos informados que o processo
no estava totalmente finalizado. Verificamos os lanamentos e a validao
dos valores do 2 trimestre, mas verificamos que no houve conciliao para o
1 trimestre. O Sr. Luiz Moura nos informou que para identificar as adies,
foram comparados os relatrios do 1 e 2 trimestre e tudo o que no continha
no 1 e continha no 2 trimestre, foi identificado como adio. J para as
reverses, o processo foi feito inverso e tudo o que continha no 1 e no
continha no 2 foram baixados como reverso de proviso (Veja WP I.3.190).
Obtivemos as contabilizaes lanados porm no identificamos o workflow de
aprovao para esses lanamentos.
A Companhia mantm um segundo controle que composto por todos os
processos que esto com depsitos em garantia. Uma empresa terceira (GSF)
responsvel por buscar todos os extratos judiciais trimestralmente e atualizlo (Atualizao monetria) na planilha de controle. Obtivemos a planilha do
ms de junho com as devidas correes e as baixas ocorridas no ms (Veja WP
I.3.200).
O Sr. Luiz Moura recebe o valor atualizado com a devida correo monetria a
ser contabilizado mensalmente e lana a movimentao do perodo //
19.05.02.201 - Atualizao monetria do saldo de depsitos judiciais
tributrios, trabalhista e cvel com base nas informaes recebidas da
Gerncia Jurdica. Obtivemos o saldo contabilizado que condiz com o que foi
enviado pela gerncia jurdica.

Alm disso, trimestralmente, a Gerncia Jurdica responsvel por enviar todos

os extratos bancrios para a Gerncia de Controladoria para que seja efetuado
o check entre Contbil x Relatrio Jurdico x Extrato Bancrio. Fomos
informados

que

no

primeiro

trimestre

controle

no

estava

100%

implementado, portanto foi o controle iniciou em Junho/15. Obtivemos a

planilha de conciliao do ms de junho // 19.05.02.203 - Envio dos
extratos bancrios para a Gerncia de Custos para atualizao
monetria dos depsitos tributrios em garantia.
Quando h uma determinao de pagamento feita pelo juiz (perda ou acordo
judicial), duas partes podem ser favorecidas: Companhia ou Reclamante.
Quando a Companhia ganha a causa preciso que haja a reverso do valor em
garantia (depsito judicial). O escritrio externo solicita atravs de alvar o
estorno do valor em garantia e sinaliza ao deparABCento jurdico. O
deparABCento jurdico ento solicita ao financeiro a conta para que os valores
sejam revertidos a favor da companhia, que enviado ao escritrio externo
para que o mesmo inclua nos autos e finalize o processo. A baixa feita pelo
escritrio externo, essa baixa ocorre apenas quando a Companhia mas para
que haja essa baixa receve um documento emitido pelo juiz com a
confirmao do encerramento do processopreciso que, a Companhia precisa
ter tenha em mos a certido de trnsito em julgado, que um documento
emitido pelo juiz com a confirmao do encerramento do processo. feito um
monitoramento dos processos encerrados, que ABCbm enviado em planilha
Excel para aprovao e encaminhado para a Controladoria. Para realizao do
walkthrough, soliciABCos a baixa do depsito judicial de R$ 25 milhes Veja
print WP I.3.200 - Anexo 20 - Planilha de depsitos judiciais acima. Obtivemos o email do advogado informando a baixa e a comunicao feita controladoria
(Veja I.3.210 Anexo 21)
Quando a causa perdida, o escritrio externo envia a informao para a
gerncia jurdica, que responsvel por atualizar a baixa na planilha de
contingncias e efetuar o PEC para pagamento. // 19.01.02.203 - Cadastro e
gesto dos pagamentos dos processos tributrios: Gerao do PEC
(Pedido de Emisso de Cheque) no Sistema Totvs pela Gerncia
Jurdica (Tributria) NON Key Control. (Alterar descrio do controle,

pois o PEC gerado fora do sistema TOTVS Ponto de melhoria). Hoje

o deparABCento jurdico responsvel por efetuar o PEC manual e efetuar uma
solicitao no portal SAP para a rea de cadastro para que seja efetuado o
registro no Sistema SAP. A rea de cadastro responsvel por cadastrar os
dados bsicos, dado do favorecido e conta bancria, e em seguida gera-se um
nmero de BP (Business Partner). Esse nmero enviado ao deparABCento
jurdico por e-mail e inserido no PEC manualmente (gerada no pr-cadastro).
O PEC encaminhado, via malote, para o deparABCento financeiro que registra
no sistema SAP as informaes para pagamento, utilizando como base o
nmero de BP. Depois de cadastrado, a informao encaminhada para o
aprovador responsvel, no caso o Sr. Rafael Foja (Gerente Snior Jurdico), via
workflow. Para valores formalizados at R$ 50.000 a aprovao feita pelo
gerente e acima de R$ 50.000 a aprovao feita ABCbm pela Diretoria
conforme alada definida. Fomo informados que a poltica est em processo de
atualizao // 19.01.02.205 - Aprovao de pagamento do PEC (Pedido
de

Emisso

de

Cheque)

relacionada

aos

processos

tributrios.

Obtivemos o PEC do item selecionado inicialmente (Veja WP - I.3.220) e os

prints de tela do Portal (onde gera-se a solicitao de cadastro no SAP) e o
print de tela do sistema SAP com a devida aprovao do pagamento e a
contabilizao.
Obtivemos o print de tela do sistema SAP evidenciando o registro do
pagamento do mdulo financeiro e a aprovao do Sr. Rafael Foja definida por
meio de alada.
Aps aprovao do pagamento, o financeiro analisa os PECS cadastrados e
suas devidas aprovaes, e libera para pagamento. Um funcionrio do
deparABCento jurdico responsvel por buscar os comprovantes bancrios,
anex-lo ao processo para garantir o seu pagamento e envi-lo ao escritrio
externo // 19.01.02.206 Registro dos comprovantes de pagamentos
dos processos tributrios encerrados no Sistema Legalbox (No
Legalbox, ser a TOTVS ponto de melhoria) NOK Key Control e //
19.01.02.204 - Gesto dos processos tributrios encerrados/enviados
para pagamento para que no sejam contingenciados NON Key
Control. Obtivemos o comprovante de pagamento que anexado atualmente
em diretrio de rede e posteriormente ser anexado no sistema Legalbox. E a
baixa do item pode ser vista na planilha de controle das contingncias

apresentada inicialmente no processo de Contencioso Tributrio.

Contratao e Pagamento de escritrios externos
A Diretoria Jurdica assina o contrato ou aditivo com os Escritrios Externos,
junABCente

com

Diretor

Vice

Presidente

duas

testemunhas

//

19.04.01.203 Gesto dos processos tributrios encerrados/enviados

para pagamento para que no sejam contingenciados NON Key
Control. Mensalmente os escritrios enviam a Companhia uma composio
dos processos ou relatrio com os honorrios, servindo como uma prvia dos
valores a serem cobrados. O Sr. Rafael Silva (Assistente Jurdico) recebe por email e encaminha para o coordenador da rea, no caso Deborah Soares com
cpia para o Sr. Rafael Foja. A aprovao feita, via e-mail, pelo gerente ou
coordenadora. O Sr. Rafael Silva responsvel por efetuar o pr-cadastro no
Sistema SAP, incluindo o nmero da P.O. (nmero de identificao do cadastro
do escritrio externo), valor e competncia para gerao do nmero da
entrada de servio. Esse nmero encaminhado, via e-mail, ao escritrio
externo para gerao da nota fiscal definitiva. Em seguida, para que a
cobrana seja enviada ao financeiro, sistemicamente, preciso que haja a
aprovao do Sr. Rafael Foja (para valores at R$ 50.000) e Aline Messias Diretora Jurdica (para valores acima de R$ 50.000), via workflow

//

19.04.02.203 - Autorizao do pagamento ao Escritrio Externo,

conforme valor contratual (Tributrio). A nota fiscal encaminhada direto
ao financeiro, via malote, e uma cpia enviada ao Sr. Rafael para controle de
monitoramento, feito atravs de uma planilha em Excel. Para realizao do
walkthrough selecionamos o ms junho referente ao pagamento ao escritrio
Advocacia Lunardelli. Obtivemos inicialmente o contrato firmado entre partes
(Veja WP I.3.230 e I.3.240)
Alm

disso,

obtivemos

e-mail

de

aprovao

dos

valores

enviados

anteriormente a gerao da nota fiscal (Veja WP I.3.250)

Obtivemos ABCbm a nota fiscal referente ao pagamento do ms de junho
(Veja WP I.3.260)
Em seguida, obtivemos ABCbm os prints de tela do sistema SAP (portal) e
ABCbm o Sistema SAP (mdulo financeiro), pois fomos informados que no
possvel evidenciar o workflow de aprovao no portal.

Verificamos a aprovao do Sr. Rafael Foja (Gerente Snior) e da Sra. Aline

Messias (Diretora Jurdico) devido o valor ultrapassar os R$ 50.000.
Gesto do Societrio
Procuraes Particulares
As procuraes particulares acontecem ABCbm tanto pela necessidade de
uma rea quanto pela atualizao de vencimento. Quando se d pela
necessidade de uma rea, a mesma envia um e-mail a Gerncia Jurdica
solicitando a procurao. Em seguida, o deparABCento jurdico elabora uma
minuta da procurao e envia para validao da rea solicitante (via e-mail).
Aps validao e devoluo da minuta // 19.03.01.202 Aprovao formal
das procuraes da Companhia NON Key Control, o jurdico elabora a
procurao e enviam para aprovao dos Diretores Estatutrios. Aps
aprovao a Gerncia Jurdica reconhece firma no documento, digitaliza e
registra no sistema Espaider. Uma via enviada a rea solicitante (por malote
ou Sedex caso a base seja no exterior) e outra mantida no Jurdico. Para
realizao do walkthrough selecionamos a procurao 173/2015 Corsair, que
foi atualizada no ms de Julho/2015. Obtivemos a procurao de 2014 o
monitoramento efetuado pela analista Sra. Marcelle (WP I.3.270), a
procurao vencida (WP I.3.280), a minuta da procurao devidamente
aprovada (WP I.3.290) e a procurao renovada (I.3.290.1).
Procuraes Particulares
As procuraes pblicas podem ser efetuadas tanto pela necessidade de uma
rea quanto pela atualizao de vencimento. Quando se d pela necessidade
de uma rea, a mesma envia um e-mail a Gerncia Jurdica solicitando a
procurao. Em seguida, o deparABCento jurdico elabora uma minuta da
procurao e envia para validao da rea solicitante (via e-mail). Aps
validao e devoluo da minuta // 19.03.01.202 Aprovao formal das
procuraes da Companhia NON Key Control, o jurdico notifica o
cartrio da necessidade de uma nova procurao, que comparece
Companhia e verifica no Estatuto os Diretores Estatutrios. Obtivemos a
procurao de 2014 com o monitoramento efetuado pela analista Sra.
Marcelle, via e-mail (WP I.3.310), a procurao vencida (WP I.3.320), a
minuta da procurao devidamente aprovada (WP I.3.330) e a procurao

renovada (I.3.330.1).
Os Diretores ento assinam o livro do cartrio, concedendo os poderes ao
cartrio para emitir a procurao. O cartrio elabora e emite a procurao,
assinando-a e enviando duas vias ao DeparABCento Jurdico. As procuraes
so digitalizadas e registradas no Sistema Espaider. Uma via enviada a rea
solicitante (por malote ou Sedex caso a base seja no exterior) e outra
mantida no Jurdico.
O monitoramento das procuraes pblicas e particulares acontece no Sistema
Espaider. Mensalmente o deparABCento jurdico extrai um relatrio com as
procuraes e as respectivas datas de vencimento e analisa uma a uma as que
esto prximas do vencimento. Em seguida, envia um e-mail s reas
envolvidas, questionando a necessidade de renovao das procuraes e
aguarda

um

retorno.

//19.03.01.201

Monitoramento

formal

das

procuraes da Companhia NON Key Control.

Procuraes Conselho de Administrao ABC S/A
A rea solicitante envia ao deparABCento jurdico, via e-mail, uma solicitao
de aprovao da matria (Ex.: aumento de capital, abertura de filias, contrato
entre empresas do grupo). O deparABCento jurdico instrui a rea no
preenchimento do formulrio padro (Formulrio para Apresentao de
Matrias) e ao trmino do preenchimento o jurdico efetua algumas avaliaes
de risco e planejamento tributrio, dependendo da matria. O CFO e CEO
aprovam e assinam o formulrio e encaminha para o jurdico.
A gerncia jurdica monta a pauta de reunio com o conselho e envia por email com sete dias de antecedncia. Aps reunio efetuada, o jurdico elabora
uma ata de reunio que deve ser aprovada pelos Conselheiros junABCente com
as matrias j aprovadas pelo CFO e CEO.
A ata enviada, em duas vias, para registro na junta comercial (JUCESP) que
feito por uma empresa terceira. A ata registrada (via original e via registrada) e
o jornal com a publicao enviado a Gerncia Jurdica que digitaliza e salvo
em diretrio de rede.
O controle de vencimento das procuraes do Conselho feito por meio de
planilha em Excel.
Para realizao do walkthrough selecionamos a ata de reunio do Conselho de

Administrao do dia 12 de maio.

Gesto de Contencioso Cvel
Os processos so recebidos pela Gerncia Jurdica atravs de correio ou
entregues por um Oficial de justia. Para as bases ABC, os processos so
recebidos da mesma forma, porm so enviados via malote, para o escritrio
central que se localiza em So Paulo. Para realizao do walkthrough
selecionamos o processo 0011565-40.2014.8.08.0173 David Herbst Ramos
Aps recebimento, existe uma pessoa responsvel do escritrio externo
alocado na ABC, nomeada Funcionrio Avanado, que responsvel por
receber os processos, digitaliz-los, efetuar um pr-cadastro (informaes do
nmero do processo e dados das partes) e encaminh-los, via e-mail para o
escritrio externo, para cadastro final no sistema Legalbox. O Escritrio
Externo LBCA cadastra as informaes adicionais do processo (agendamento
de prazo, definio de risco, valorizao do processo) no Sistema Legalbox //
19.01.03.202 Cadastro e gesto dos processos Cveis, no Sistema
Legalbox NON Key Controle.
Fomos informados pela Sra. Tatiane Reis (advogado cvel) que so enviados a
controladoria dois tipos de relatrios: processos em massa e processos
relevantes. O relatrio de processo em massa efetuado por quantidade
fechado por centro de custo e no aberto processo a processo, ou seja, o
relatrio demonstra, por quantidade, o nmero de casos ativos na empresa. J
o relatrio de processo relevante aberto por processo. Caso seja necessrio
verificar todos os processos ativos, possvel extrair um relatrio atravs do
Sistema Legalbox. Fomos informados, que apesar do escritrio externo analisar
e valorizar o processo, o deparABCento jurdico tem total autonomia para
concordar ou no com os valores. Alguns casos que eles sabem que podem
recorrer, por exemplo, e o escritrio calcula um valor muito alto, enviada a
contabilidade o valor reduzido. Essa mudana evidenciada na planilha
enviada para a controladoria // 19.01.03.201 Monitoramento dos
processos cveis abertos contra a Companhia.
A frmula utilizada para clculo dos processos em massa a seguinte:

Obtivemos as planilhas enviadas pelo escritrio externo (Massa e Relevante)

com os devidos saldos que devem ser contabilizados dos processos com risco
provvel (Veja WP I.3.370 e I.3.380).
A Sra. Tatiane Reis valida os processos mensalmente quanto ao risco
classificado pelo escritrio (provvel, possvel e remoto), quanto ao clculo do
valor de perda com base na classificao do risco e as frmulas utilizadas para
clculo (mdia) as planilhas recebidas, e envia para aprovao da Sra. Talita
Braz (Coordenadora Cvel) e Sr. Rafael Foja (Gerente Snior). Aps aprovao,
as planilhas so enviadas a Controladoria para que sejam efetuadas as devidas
contabilizaes das provises // 19.05.01.201 - Aprovao do clculo da
proviso de contingncia Cvel e envio do relatrio Gerncia de
Custos de acordo com o Cronograma de Fechamento Contbil do
perodo. Obtivemos a aprovao do Sr. Rafael Foja para as contabilizaes das
contingncias.
A equipe de Controladoria recebe os relatrios (em massa e relevantes)
mensalmente, e efetua as anlises das movimentaes do ms, comparando o
relatrio de contingncias anterior com o relatrio atual recebido. A
contabilizao dos processos em massa feita, como explicado acima, fechada
por centro de custo. J os relevantes so contabilizados processo a processo. A
anlise efetuada em uma planilha a parte (cpia), uma vez que as planilhas
do jurdico so bloqueadas. As movimentaes so bases para anlise do Sr.
Luiz Moura que verifica se a classificao est correta e contabiliza no sistema
SAP (Ex.: Caso exista um saldo na coluna de proviso do ms anterior e um
saldo 0 (zero) na coluna de saldo final, significa que o valor foi revertido
(pagamento ou proviso no utilizada), porm para esses casos so
identificados valores na coluna reviso, o que no correto pois reviso referese somente a alterao de valor e no excluso do saldo). Fomos informados
que o sistema SAP no possui, no momento do lanamento, uma segregao
de funo para mitigar o risco de contabilizaes errneas, ou seja, no h
reviso dos lanamentos efetuados no sistema SAP (Ponto de controle) //
19.05.01.206 - Aprovao do provisionamento das contingncias

cveis, com base nas informaes recebidas da Gerncia Jurdica.

Verificamos que o saldo de junho (contbil) composto por estornos de saldos
do ms anterior + lanamento do ms corrente + lanamento correto dos
meses anteriores. Obtivemos o print somente do saldo total final que
comparado a composio enviada pelo jurdica est correta.
enviada ABCbm, a Controladoria, a planilha de depsito judicial. So dois
escritrios que enviam essa informao e o deparABCento jurdico
responsvel por compilar as informaes em um nico relatrio. So
aproximadamente 130 processos em garantia. Obtivemos a Planilha de
depsito em garantia (Veja I.3.390).
O Sr. Luiz Moura recebe o valor atualizado com a devida correo monetria a
ser contabilizado mensalmente e lana a movimentao do perodo //
19.05.02.201 - Atualizao monetria do saldo de depsitos judiciais
tributrios, trabalhista e cvel com base nas informaes recebidas da
Gerncia Jurdica. Obtivemos o saldo contabilizado que condiz com o que foi
enviado pela gerncia jurdica.
Alm disso, trimestralmente a Gerncia Jurdica responsvel por enviar todos
os extratos bancrios para a Gerncia de Controladoria para que seja efetuado
o check entre Contbil x Relatrio Jurdico x Extrato Bancrio. Fomos
informados pelo Sr. Francisco Saavedra que para os processos cveis, os
extratos no foram enviados em sua totalidade, esse processo ainda est em
implantao e no tem data para ser concludo. Alm disso, ainda no foi
definido uma periodicidade para o controle dos extratos. Obtivemos a planilha
de conciliao do ms de junho // 19.05.02.204 - Envio dos extratos
bancrios para a Gerncia de Custos para atualizao monetria dos
depsitos judiciais cveis em garantia.
Quando h uma determinao de pagamento feita pelo juiz (perda ou acordo
judicial), duas partes podem ser favorecidas: Companhia ou Reclamante.
Quando a Companhia ganha a causa preciso que haja a reverso do valor em
garantia (depsito judicial). O escritrio externo solicita atravs de alvar o
estorno dos valores pagos a conta da ABC e sinaliza a Gerncia Jurdica, via email. Obtivemos o processo de nmero 0029451-90.2012.8.16.0014 - Lzaro

Teixeira Rodrigues R$ 568,43 (Veja WP I.3.390).

Obtivemos ABCbm o Alvar Judicial evidenciando a sentena informada pelo
juiz (Veja WP I.3.420)
Em seguida, a Gerncia Jurdica solicita a Tesouraria, a conta para que os
valores sejam revertidos a favor da companhia, via e-mail. Ao receber a conta,
o deparABCento jurdico envia para o escritrio externo para expedir nos autos.
Os comprovantes de pagamento ficam no auto do processo e extrado pelo
deparABCento jurdico e registrado no Legalbox pelo escritrio externo. No h
nenhum processo de reviso referente ao recebimento dos comprovantes. //
19.01.03.206 - Cadastro e Gesto dos comprovantes de pagamentos
dos processos cveis encerrados Non Key Control
No caso da Companhia ser sentenciada, ou seja, a favorecida ser a reclamante,
o escritrio atualiza o sistema Legalbox e gera a PEC para pagamento. A
comunicao com a Gerncia Jurdica acontece via Legalbox, ou seja, depois de
gerado o PEC, o sistema identifica uma tarifa ativa.
Cadastro

gesto

dos

pagamentos

dos

// 19.01.03.203 processos

cveis,

considerando gerao do PEC (Pedido de Emisso de Cheque) no

Sistema Legalbox pelos Escritrios Externos informados Gerncia
Jurdica (Cvel) Non Key Control
Com o PEC gerado, a secretaria jurdica responsvel por efetuar uma
solicitao de cadastro no sistema SAP, que encaminhado para a rea de
cadastro. A rea de cadastro responsvel por registrar os dados bsicos,
dado do favorecido e conta bancria, e em seguida gera-se um nmero de BP
(Business Partner). Para maiores detalhes do cadastro corporativo veja
processo de Compras e Desembolso.
Esse nmero enviado ao deparABCento jurdico por e-mail e inserido no
PEC manualmente (gerada no pr-cadastro). O PEC encaminhado, via malote,
para o deparABCento financeiro que busca as informaes no sistema SAP,
utilizando como base o nmero de BP. Em seguida, a informao
encaminhada para o aprovador responsvel, no caso o Sr. Rafael Foja (Gerente
Snior Jurdico), via workflow. O prazo de pagamento de 48 horas (sob pena
de execuo ou bloqueio de contas ou penhora), e por isso hoje todos os
pagamentos so aprovados pelo Gerente Snior do Jurdico, Sr. Rafael Foja.

Para valores formalizados at R$ 50.000 a aprovao feita pelo gerente e

acima de R$ 50.000 a aprovao feita ABCbm pela Diretoria conforme
alada definida. Fomo informados que a poltica est em processo de
atualizao // 19.01.03.205 - Aprovao de pagamento do PEC (Pedido
de Emisso de Cheque) relacionada aos processos cveis.
A gerncia jurdica acessa o site do banco, imprime o comprovante e envia
para o escritrio externo comprovar nos autos e incluir no Sistema Legalbox
para dar baixa no processo // 19.01.03.204 - Gesto dos processos cveis
encerrados/enviados

para

pagamento

para

que

no

sejam

contingenciados.
Caso o juiz determine um depsito em garantia, o processo de pagamento o
mesmo de uma indenizao, a nica diferena ser a contabilizao do PEC,
que ser efetuado em uma conta de depsitos judiciais.
Contratao e Pagamento de escritrios externos
A Diretoria Jurdica assina o contrato ou aditivo com os Escritrios Externos,
junABCente

com

Diretor

Vice

Presidente

duas

testemunhas

//

19.04.01.201 Contrato firmado entre a Companhia e os Escritrios

Externos que presABC servios Gerncia Jurdica (Cvel) NON Key
Control. Mensalmente os escritrios enviam a Companhia uma composio
dos processos ou relatrio com os honorrios, servindo como uma prvia dos
valores a serem cobrados. O Sr. Rafael Silva (Assistente Jurdico) recebe por email e encaminha para o coordenador da rea, no caso Talita Braz com cpia
para o Sr. Rafael Foja. A aprovao feita, via e-mail, pelo coordenador. O Sr.
Rafael Silva responsvel por efetuar o pr-cadastro no Sistema SAP, incluindo
o nmero da P.O. (nmero de identificao do cadastro do escritrio externo),
valor e competncia para gerao do nmero da entrada de servio. Esse
nmero encaminhado, via e-mail, ao escritrio externo para gerao da nota
fiscal definitiva. Em seguida, para que a cobrana seja encaminhada ao
financeiro, sistemicamente, preciso que haja a aprovao do Sr. Rafael Foja
(para valores at R$ 50.000) e Aline Messias - Diretora Jurdica (para valores
acima de R$ 50.000). // 19.04.02.201 - Autorizao do pagamento ao
Escritrio Externo, conforme valor contratual (Cvel). A nota fiscal
encaminhada direto ao financeiro, via malote, e uma cpia enviada ao Sr.
Rafael para controle de monitoramento, feito atravs de uma planilha em

Excel. Para realizao do walkthrough selecionamos o ms junho referente ao

pagamento ao escritrio Thomas Muller Advogados. Obtivemos inicialmente o
contrato firmado entre as partes (Veja WP I.3.430)
Alm

disso,

obtivemos

e-mail

de

aprovao

dos

valores

enviados

anteriormente gerao da nota fiscal (Veja WP I.3.440)

Em seguida, obtivemos ABCbm os prints de tela do sistema SAP (portal) e
ABCbm o Sistema SAP (mdulo financeiro), pois fomos informados que no
possvel evidenciar o workflow de aprovao no portal.
Verificamos a aprovao somente do Sr. Rafael Foja (Gerente) pois o valor no
ultrapassou R$ 50.000.
Gesto de Contratos
Contratos tipo (contratos padronizados)
A rea solicitante, que ABCbm possui acesso a alguns mdulos do Legalbox,
cadastra a solicitao no sistema, junABCente com uma minuta padro com
alguns campos j preenchidos. Em seguida, o pedido encaminhado para o
diretor da rea, que efetua a aprovao. Todas as solicitaes de contrato
devem ser aprovadas pelo diretor da rea, exceto para a rea de suprimentos
que podem ser aprovados por gerentes, devido ao grande nmero de
solicitaes. Fomos informados pelo Sr. Leonardo Braz que ainda no h
poltica, porm j est em fase de preparao.
Aps aprovado, o contrato elaborado pelo jurdico (no h alterao de
clusulas no contrato padro), que se utiliza de uma assinatura eletrnica (QR
CODE) para validar o contrato. A rea solicitante revisa e encaminha para
assinatura do fornecedor. Quando o contrato devolvido pelo fornecedor,
devidamente aprovado, preciso verificar se a rea possui ou no procurador.
Caso exista, a rea solicitante obtm a assinatura do procurador, digitaliza e
encaminha para o deparABCento jurdico, via Legalbox. Caso no exista
procurador, a rea deve encontrar algum diretor que tenha procurao para
efetuar a aprovao do contrato. A rea solicitante ento envia uma via ao
fornecedor e outra via digitalizada ao deparABCento jurdico, via Legalbox.
Selecionamos LBCA 2715 referente a Manuteno Predial. Verificamos que a
criao do contrato no sistema Legalbox e o painel de status, e obtivemos o

contrato formalizado (Veja WP I.3.480).

Contratos Customizados (No padronizados)
A rea solicitante, que ABCbm possui acesso a alguns mdulos do Legalbox,
cadastra a solicitao no sistema e inclui no prprio sistema o tipo de contrato
e as clusulas necessrias. Em seguida, o pedido encaminhado para o diretor
da rea, que efetua a aprovao. Todas as solicitaes de contrato devem ser
aprovadas pelo diretor da rea, exceto para a rea de suprimentos que podem
ser aprovados por gerentes, devido ao grande nmero de solicitaes. Fomos
informados pelo Sr. Leonardo Braz que ainda no h poltica, porm j est em
fase de preparao.
Aps aprovado, o contrato elaborado pelo jurdico e enviado a rea
solicitante para verificar as clusulas criadas, uma vez que o contrato
personalizado. Aps validao, o contrato encaminhado ao fornecedor.
Quando o contrato devolvido pelo fornecedor, devidamente aprovado,
preciso verificar se a rea possui ou no procurador. Caso exista, a rea
solicitante obtm a assinatura do procurador, digitaliza e encaminha para o
deparABCento jurdico, via Legalbox. Caso no exista procurador, a rea deve
encontrar algum diretor que tenha procurao para efetuar a aprovao do
contrato. A rea solicitante ento envia uma via ao fornecedor e outra via
digitalizada ao deparABCento jurdico, via Legalbox.
Selecionamos a LBCA 2403 referente a locao de um mvel. Verificamos que
a criao do contrato no sistema Legalbox e o painel de status, e obtivemos o
contrato formalizado (Veja WP I.3.490).
Bloqueio Judicial / Desbloqueio Judicial
Diariamente, o Financeiro recebe os extratos bancrios com os saldos de bloqueio e desbloqueio
judicial, via e-mail. Alm disso alguns bloqueios e desbloqueios judiciais so encontrados nos
extratos bancrios gerados pela tesouraria (contendo toda movimentao da companhia) e quando
isso acontece, preciso rastrear todo o depsito para que seja preenchido correABCente na planilha
de controle. O Sr. Wellington Castro responsvel por registrar os valores em uma planilha
eletrnica de bloqueio e desbloqueio // 19.05.03.201 - Monitoramento formal dos
saldos de bloqueio judicial e comunicao Gerncia Jurdica Non
Key Control. Para realizao do walkthrough obtivemos a planilha de monitoramento do ms
de junho e selecionamos um valor de desbloqueio judicial (Veja WP I.3.450)

Obtivemos ABCbm o e-mail do banco informando o saldo a ser desbloqueado no valor de R$

2.075.839,56 (Veja WP I.3.460)e ABCbm o e-mail de rastreamento do saldo de depsito, para que
seja feito o cadastro correABCente na planilha (Veja WP I.3.470).
Em seguida obtivemos as telas do Sistema SAP com o lanamento dos valores na conta de
Bloqueio e Desbloqueio judicial.
2. The engagement team identified the following account(s) and relevant
assertion(s) associated with this process/sub-processes:
Account(s) (code account description)
Depsitos Judiciais
Depsitos Judiciais Fiscais
Depsitos Judiciais Cveis
Bloqueio Judicial
Prov.Juicios Laboral
Prov.Juicios Comerci
Provision por Juicios fiscales
Contingencias Trabal
Procesos Tributarios
Procesos laborales
Procesos Civiles

C
X
X
X
X

E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X

X
X
X
X
X
X
X

3. The engagement team identified the following what could go wrongs

(WCGWs) and key controls (including general IT controls) that mitigate
the risks identified throughout the process/sub-processes:
Risk
Point

Risk Point Description

Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.

RE 112
RE 300

RE
RE
RE
RE

300
301
112
125

Registro e monitoramento
dos processos com base
em informaes incorretas
e incompletas.
Registro e monitoramento
dos processos com base
em informaes incorretas
e incompletas.
Tomada de decises com
base em informaes
incorretas, incompletas
e/ou desatualizadas.
Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.

Control

19.01.01.201 Monitoramento dos

processos trabalhistas
abertos contra a
Companhia.
19.01.01.202 - Cadastro e
atualizao dos processos
trabalhistas no sistema
Legalbox.

Fraud
?

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.

RE 125
RE 133

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.

RE 125
RE 133

RE 125

RE 125
RE 112

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.

RE 112
RE
RE
RE
RE

300
301
112
125

Multas e/ou sanes pelo

no cumprimento de
prazos legais.
Registro e monitoramento
dos processos com base
em informaes incorretas
e incompletas.
Tomada de decises com
base em informaes

19.01.01.203 - Cadastro e
gesto dos pagamentos
dos processos trabalhistas,
considerando:
- Gerao do PEC (Pedido
de Emisso de Cheque) no
Sistema Legalbox pelos
Escritrios Externos
informada Gerncia
Jurdica (Trabalhista).
19.01.01.204 - Gesto dos
processos trabalhistas
encerrados/enviados para
pagamento para que no
sejam contingenciados.

19.01.01.205 - Aprovao
de pagamento do PEC pelo
devido Centro de Custo
relacionada aos processos
trabalhistas.

19.01.01.206 - Registro dos

comprovantes de
pagamento no Sistema
Legalbox dos processos
trabalhistas.

19.01.02.201 Monitoramento dos

processos tributrios
abertos contra a
Companhia.
19.01.02.202 - Cadastro e
atualizao dos processos
tributrios no Sistema
Totvs e posterior reviso
em planilha eletrnica.

incorretas, incompletas
e/ou desatualizadas.
Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.

RE 125
RE 133

RE 125
RE 133

RE 125

RE 125
RE 112

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.

RE 112

Multas e/ou sanes pelo

no cumprimento de
prazos legais.

RE 300
RE 301
RE 112

Registro e monitoramento
dos processos com base
em informaes incorretas

19.01.02.203 - Cadastro e
gesto dos pagamentos
dos processos tributrios.
- Gerao do PEC (Pedido
de Emisso de Cheque) no
Sistema Totvs pela
Gerncia Jurdica
(Tributria).

19.01.02.204 - Gesto dos

processos tributrios
encerrados/enviados para
pagamento para que no
sejam contingenciados.

19.01.02.205 - Aprovao
de pagamento do PEC
(Pedido de Emisso de
Cheque) relacionada aos
processos tributrios.

19.01.02.206 - Registro dos

comprovantes de
pagamentos dos processos
tributrios encerrados no
Sistema Legalbox.

19.01.03.201 Monitoramento dos

processos cveis abertos
contra a Companhia.
19.01.03.202 - Cadastro e
gesto dos processos
Cveis, no Sistema

e incompletas.
Tomada de decises com
base em informaes
incorretas, incompletas
e/ou desatualizadas.
RE 125

Multas e/ou sanes pelo

no cumprimento de
prazos legais.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.

RE 133
RE 125

RE 133
RE 125

RE 125

RE 125
RE 112

RE 319

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Multas e/ou sanes pelo
no cumprimento de
prazos legais.
Nomeao ou atribuio
de poderes indevidos aos
procuradores.

Legalbox.

19.01.03.203 - Cadastro e
gesto dos pagamentos
dos processos cveis,
considerando gerao do
PEC (Pedido de Emisso de
Cheque) no Sistema
Legalbox pelos Escritrios
Externos informada
Gerncia Jurdica (Cvel).
19.01.03.204 - Gesto dos
processos cveis
encerrados/enviados para
pagamento para que no
sejam contingenciados.

19.01.03.205 - Aprovao
de pagamento do PEC
(Pedido de Emisso de
Cheque) relacionada aos
processos cveis.

19.01.03.206 - Cadastro e
Gesto dos comprovantes
de pagamentos dos
processos cveis
encerrados.

19.03.01.201 Monitoramento formal das

procuraes da

RE 319

RE 111

RE 111

RE 111

RE 131

RE 131

RE 131

RE 133
RE 125

RE 125
RE 133

Nomeao ou atribuio
de poderes indevidos aos
procuradores.
Contratos que no
asseguram os direitos da
Companhia ou
especifiquem as
obrigaes da contraparte
(fornecedores ou clientes).
Contratos que no
asseguram os direitos da
Companhia ou
especifiquem as
obrigaes da contraparte
(fornecedores ou clientes).
Contratos que no
asseguram os direitos da
Companhia ou
especifiquem as
obrigaes da contraparte
(fornecedores ou clientes).
Pagamentos efetuados por
servios no realizados,
realizados parcialmente
e/ou em desacordo com as
negociaes comerciais
estabelecidas.
Pagamentos efetuados por
servios no realizados,
realizados parcialmente
e/ou em desacordo com as
negociaes comerciais
estabelecidas.
Pagamentos efetuados por
servios no realizados,
realizados parcialmente
e/ou em desacordo com as
negociaes comerciais
estabelecidas.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da

Companhia.
19.03.01.202 - Aprovao
formal das procuraes da
Companhia.
19.04.01.201 - Contrato
firmado entre a Companhia
e os Escritrios Externos
que presABC servios
Gerncia Jurdica (Cvel).
19.04.01.202 - Contrato
firmado entre a Companhia
e os Escritrios Externos
prestadores de servios
Gerncia Jurdica
Trabalhista.
19.04.01.203 - Contrato
firmado entre a Companhia
e os Escritrios Externos
que presABC servios
Gerncia Jurdica
(Tributrio).
19.04.02.201 - Autorizao
do pagamento ao Escritrio
Externo, conforme valor
contratual (Cvel).
19.04.02.202 - Autorizao
do pagamento ao Escritrio
Externo, conforme valor
contratual (Trabalhista).
19.04.02.203 - Autorizao
do pagamento ao Escritrio
Externo, conforme valor
contratual (Tributrio).
19.05.01.201 - Aprovao
do clculo da proviso de
contingncia Cvel e envio
do relatrio Gerncia de
Custos de acordo com o
Cronograma de
Fechamento Contbil do
perodo.
19.05.01.202 - Aprovao
do clculo da proviso de
contingncias e envio do
relatrio das contingncias
trabalhistas Gerncia de

Companhia.

RE 125
RE 133

Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.

RE 133
RE 125

RE 133
RE 125

RE 133
RE 125

RE 313
RE 330

RE 313
RE 330
RE 313

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Clculo de proviso
realizado incorreABCente.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do
passivo e/ou
custos/despesas da
Companhia.
Inconsistncia na baixa do
depsito judicial.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do ativo
da Companhia.
Envio dos extratos
bancrios para a Gerncia
de Custos para atualizao
monetria dos depsitos
judiciais trabalhistas em
garantia.
Inconsistncia na baixa do

Custos de acordo com o

Cronograma de
Fechamento Contbil do
perodo.
19.05.01.203 - Aprovao
do clculo da proviso de
contingncias e envio do
relatrio das contingncias
Gerncia de Custos de
acordo com o Cronograma
de Fechamento Contbil do
perodo.
19.05.01.204 - Aprovao
do provisionamento das
contingncias tributrias,
com base nas informaes
recebidas da Gerncia
Jurdica.

19.05.01.205 - Aprovao
do provisionamento das
contingncias trabalhistas,
com base nas informaes
recebidas da Gerncia
Jurdica.

19.05.01.206 - Aprovao
do provisionamento das
contingncias cveis, com
base nas informaes
recebidas da Gerncia
Jurdica.
19.05.02.201 - Atualizao
monetria do saldo de
depsitos judiciais
tributrios, trabalhista e
cvel com base nas
informaes recebidas da
Gerncia Jurdica.
19.05.02.202 - Envio dos
extratos bancrios para a
Gerncia de Custos para
atualizao monetria dos
depsitos judiciais
trabalhistas em garantia.
19.05.02.203 - Envio dos

depsito judicial.
RE 330

RE 313
RE 330

RE 315
RE 330

Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do ativo
da Companhia.
Inconsistncia na baixa do
depsito judicial.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do ativo
da Companhia.
Ausncia de controle para
saldos de bloqueio judicial.
Ausncia de contabilizao
ou contabilizao
incorreta/indevida do ativo
da Companhia.

extratos bancrios para a

Gerncia de Custos para
atualizao monetria dos
depsitos tributrios em
garantia.
19.05.02.204 - Envio dos
extratos bancrios para a
Gerncia de Custos para
atualizao monetria dos
depsitos judiciais cveis
em garantia.
19.05.03.201 Monitoramento formal dos
saldos de bloqueio judicial
e comunicao Gerncia
Jurdica.

4. The engagement team identified the following system generated reports

throughout this process/sub-processes:
#
Report
1 Relatrios
de
Contingncias (Trabalhista
e Cvel) e Relatrio de
Contratos
2 Registro contbil Razo
Contbil
3 Relatrio de Contingncias
(Tributrio)

No
implementado
4 Relatrio das Procuraes
5 Cadastro dos fornecedores

System
Legalbox

System Detail

SAP
Totvs
Spaider
CAD

5. Based on inquiry of the process owner(s) listed above, KPMG identified the
following relevant third party service organizations:
#

Third Party Service

Organizations

Comments

N/A

N/A

6. Based on inquiry of the process owner(s) listed above, KPMG noted that
they were able to articulate their understanding of what is required by the
Companys prescribed procedures and controls:
#
1

Name
Leonardo Braz

Title
Gerente
Jurdico
Trabalhista

Knowledge,
Experience and Skills
Verificamos que o Sr.
Leonardo Braz, gerente
jurdico
trabalhista,

Flvio Rodella

Coordenador Jurdico Trabalhista

Talita Braz

Coordenadora Jurdico Cvel

Rafael Foja

Gerente Jurdico Cvel

e Tributrio

Deborah Soares

Coordenadora Jurdico Tributrio

Tatiane Reis

Assistente
Cvel

Luiz Moura

Analista
Junior
Controladoria

Jurdico

possui 11 anos de
experincia na ABC e
trabalha na rea jurdica
a mais de 12 anos.
Fomos informados que
o Sr. Flvio possui
experincia de 3 anos
na rea jurdica da ABC,
e mais de 6 anos na
rea jurdica.
Fomos informados que
a A Sra. Talita Braz
possui 3 anos na rea
jurdica da ABC e possui
conhecimento
e
habilidade
necessria
para efetuar o seu
trabalho.
O
Sr.
Rafael
Foja
(gerente snior) possui
1 ano e meio de
experincia
do
deparABCento jurdico
da ABC e mais de 8
anos na rea jurdica.
Possui
ABCbm
conhecimento
e
habilidade
necessria
para
efetuar
suas
atividades.
A Sra. Deborah Soares
(coordenadora)
do
tributrio/societrio
possui 11 anos de
experincia na ABC e
conhecimento
e
habilidade
necessria
para
efetuar
seu
trabalho.
A Sra. Tatiane Reis
possui 2 anos na rea
jurdica da ABC e possui
conhecimento
e
habilidade
necessria
para efetuar o seu
trabalho.
Fomos informados que
o
Sr.
Luiz
Moura
(Analista
Junior
Controladoria) possui 6
meses de experincia
na ABC. AcrediABCos
que dessa forma o risco
de no haver nenhuma

Elaine Costa

Analista
Financeiro

Pleno

Mrcia Chamali

Analista
Gesto
Pagamento

de

aprovao na rea
maior.
Fomos informados que
a Sra. Elaine possui
mais de 2 anos de
empresa
e
possui
experincia
e
conhecimento
necessrio para efetuar
o seu trabalho.
Fomos informados que
a Sra. Mrcia possui
mais de 2 anos de
empresa
e
possui
experincia
e
conhecimento
necessrio para efetuar
o seu trabalho.

7. The process owners(s) confirmed to us that they have never been asked to
override the process of controls
Verificamos com todos os auditados listados no meeting attendees, que
nunca foi solicitado a eles que realizassem qualquer alterao no controle
para atingir os resultados esperados pela Companhia.
III Conclusion
Identificamos os seguintes pontos de controle:
19.01.01.205 - Aprovao de pagamento do PEC pelo devido Centro de
Custo relacionada aos processos trabalhistas.
Ponto de controle: No conseguimos identificar o lanamento no sistema
SAP e consequentemente no identificamos a aprovao do responsvel do
jurdico - Sr. Rafael Foja. Pagamento para Simas Passos e Perez, n PEC 17587
do dia 10/03 no valor de R$ 20.000.
19.01.02.202 - Cadastro e atualizao dos processos tributrios no Sistema
Totvs e posterior reviso em planilha eletrnica.
Ponto de controle: O Sistema TOTVS o sistema de monitoramento para
substituir a planilha eletrnica, porm devido a problemas tcnicos ainda no
est 100% implantado. Todos os novos processos j esto cadastrados
ABCbm no sistema e, alm disso, efetuado hoje, um check entre os
relatrios dos advogados (controle prprio) com o sistema TOTVS, para
verificar se esto cadastrados correABCente, porm no h evidncia de
formalizao, alm disso no h reviso em planilha eletrnica
19.05.01.204 - Aprovao do provisionamento das contingncias tributrias,
com base nas informaes recebidas da Gerncia Jurdica.

Ponto de Controle: No identificamos a aprovao no Sistema SAP dos

lanamentos das contingncias jurdicas.
19.05.01.205 - Aprovao do provisionamento das contingncias
trabalhistas, com base nas informaes recebidas da Gerncia Jurdica.
Ponto de Controle: No identificamos a aprovao no Sistema SAP dos
lanamentos das contingncias jurdicas.
19.05.01.206 - Aprovao do provisionamento das contingncias cveis, com
base nas informaes recebidas da Gerncia Jurdica.
Ponto de Controle: No identificamos a aprovao no Sistema SAP dos
lanamentos das contingncias jurdicas.
19.05.02.202 - Envio dos extratos bancrios para a Gerncia de Custos para
atualizao monetria dos depsitos judiciais trabalhistas em garantia.
Ponto de Controle: Fomos informados pelo Sr. Francisco Saavedra que
ainda no foram levantados os extratos bancrios da rea Trabalhista. A rea
jurdica est fazendo um trabalho o levanABCento, porm sem data para
concluso. Alm disso, ainda no foi definido uma periodicidade para o
controle dos extratos.
19.05.02.204 - Envio dos extratos bancrios para a Gerncia de Custos para
atualizao monetria dos depsitos judiciais cveis em garantia.
Ponto de Controle: Fomos informados pelo Sr. Francisco Saavedra que para
os processos cveis, os extratos no foram enviados em sua totalidade, esse
processo ainda est em implantao e no tem data para ser concludo. Alm
disso, ainda no foi definido uma periodicidade para o controle dos extratos.