Boekhandel:

Typologie:
Handelbedrijf dat voornamelijk tegen contante betaling levert. De administratieve organisatie
is daarom vooral gericht op de verbanden in de geld/goederenbeweging en op de
procedures rond het kasverkeer/afrekenen.
Attentiepunten:
1. de inkoop bij een leverancier, XX, biedt de mogelijkheid om de volledige inkopen vast te
stellen aan de hand van een opgave van XX, mits inderdaad uitsluitend bij deze
leverancier wordt ingekocht.
2. de jaarlijkse herziening van de inkoopprijzen vereist aandacht aan de tijdige aanpassing
van de prijstabel en de juistheid van de omprijzingen.
3. het grote aantal titels vereist aandacht aan de integriteit van het artikelenbestand.
4. Bestsellers: worden deze onjuist geschat, dan leidt dit tot incourante voorraden.
5. het feit dat de overige titels relatief lang op voorraad liggen, geeft een verhoogd risico op
incourantheid.
6. de combinatie van contante verkopen en verkopen op rekening geeft een
verschuivingsrisico van contante verkopen naar verkopen op rekening met het oogmerk
onrechtmatig gelden aan de boekhandel te onttrekken (sleeprisico).
7. de door de uitgevers vastgestelde omrekeningskoersen voor inkoopprijzen in vreemde
valuta vereisen aandacht aan het hanteren van de juiste omrekeningskoersen, rekening
houdend met de herziening per kwartaal.
8. de seizoensopruimingen impliceren een verschuivingsrisico van reguliere naar
seizoensverkopen (van hoge naar lage prijzen).
9. de bestelling van titels die niet in voorraad worden gehouden, vergt aandacht aan de
voortgangsbewaking van de backorders.
10. de verkoop in consignatie vereist aandacht aan de volledig van de verantwoorde
provisieopbrengsten.
Randvoorwaarden:
A. Functiescheiding
In deze boekhandel moet vooral aandacht geschonken worden aan de winkelorganisatie.
De functiescheiding tussen de goederenafgifte, verkoop en incasso moet worden
gecompenseerd door aanvullende procedures rond de afrekening en voldoende
oogtoezicht door de winkelchef.
B. Begroting
Op basis van het assortiment en het marktaandeel (zowel huidige positie als de
toekomstverwachting) stelt de directeur in samenwerking met de afdelingshoofden
inkoop en winkel een meerjarenplan op waarin op hoofdlijnen het te voeren assortiment
en de verwachte verkopen worden vastgesteld.
Uitgaande van het meerjarenplan, de vastgestelde prijzen en de op korte termijn
verwachte omzet van bestsellers en overige boeken stellen de directeur en de genoemde
afdelingshoofden gezamenlijk een verkoopplan en daarvan afgeleid inkoopplan op. De
administratie leidt hieruit de begroting af voor de verkopen en inkopen, evenals
kostenbudgetten voor elke afdeling. De directie autoriseert de begroting en de budgetten.
C. Automatisering

Een administratief medewerker voert, onder toezicht van het hoofd, het beheer over de
netwerkserver met POS-terminals en werkstations op de afdelingen. De computer
bevindt zich in een voor derden afgesloten ruimte. De toegang is beveiligd door een
stelsel van usernames en passwords, conform de functiescheidingen. De toegang tot de
POS-terminals is beveiligd door fysieke sloten, onder beheer van de winkelchef.
De boekhandel maakt gebruik van standaardprogrammatuur welke vr de
ingebruikname is getest door de gebruikers.
Voor eventuele reconstructie van verkooptransacties worden deze a tempo gelogd. Het
maken van back-ups gebeurt in overeenstemming met de mutatiegraad van de
bestanden. Met de leverancier zijn contractuele afspraken gemaakt over service en
vervangende apparatuur, in het bijzonder voor de POS-terminals.
Managementinformatie
De directie ontvangt periodiek de volgende informatie, waar mogelijk gerelateerd aan de
begroting en aan de uitkomsten in voorgaande jaren:
Marktpositie en ontwikkelingen daarin
Nieuw te verwachten bestsellers, kritieken in de vakpers.
Omzet en marge (in totalen en individuele uitschieters)
o Bestsellers
o Bulkverkopen
o Consignatiegoederen
Omloopsnelheid van de voorraden
Omvang van de afprijzingen.
Omvang en ouderdom van incourante voorraden
Debiteuren: omvang en ouderdom
Omvang backorderverkoop en doorlooptijd van backorders
Percentage clinten dat op rekening betaalt.
Segmentatie van de afnemerscategorien (literair gevormd, wetenschappelijk,
studenten, overig).
Kosten, totaal en per afdeling en kostensoort.
Processen:
1. Algemeen
Gelet op de begeerlijk van de artikelen draagt hert management zorg voor het aantrekken
van betrouwbaar personeel.
2. Inkoop
2.1. dure sieraden
2.1.1. Inkoopimpuls
De bestelniveaus van de bulkvoorraden worden door de afdeling inkoop in
samenwerking met de winkelchef afgeleid uit de omloopsnelheden. De bestelniveaus
van bestsellers worden bepaald aan de hand van contracten met uitgevers, auteurs
en critici over de te verwachten nieuwe boeken.
2.1.2. Bestellen
Bij de bestelling voert de inkoper in het inkooporderbestand in:
Internationaal standaard boeknummer (ISB-nummer)

Het interne artikelnummer (bij nieuwe artikelen wordt dit nummer door het
systeem gegenereerd).
Aantal
Ordernummer (door het systeem gegenereerd)
Titel en auteur
Inkoopprijs (bij nieuwe artikelen)

Het systeem boekt de bestelling door naar:

Het voorraadbestand
o Artikelnummer
o Prijs (bij nieuwe artikelen)
o Verkoopprijs (bij nieuwe artikelen in te voeren door de inkoper), in
euros of vreemde valuta
o aantal
het bestand rekening-courant XX
o ordernummer
o bedrag
Het systeem dwingt af dat inkooporders boven een bepaald bedrag door het hoofd Inkoop worden
gefiatteerd.
Nadat de bestelling is ingevoerd door de inkoper en eventueel elektronisch gefiatteerd door het hoofd
Inkoop, genereert het systeem een bestelbon die de inkoper aan het Centraal Boekhuis verstuurt.
1.3 Goederenontvangst
Een winkelmedewerker controleert en telt de ontvangen goederen en noteert zijn bevindingen op een
ontvangstbon. Exemplaren gaan naar:
de chauffeur ten behoeve van kwijting,
de Administratie,
het eigen archief.
Een administratief medewerker voert aan de hand van de bon het artikelnummer, ISB-nummer en aantal in
het voorraadbestand in. Het systeem matcht de invoer met de bestelgegevens in het voorraadbestand en
wijzigt de status van het desbetreffende record in 'ontvangen'.
1.4 Factuurbehandeling
Een administratief medewerker die niet is belast met de invoer van ontvangsten, voert aan de hand van de
ontvangen facturen in:
ISB-nummer,
intern artikelnummer,
ordernummer,
titel, auteur(s) en druk,
uitgever,
aantal,
inkoopprijs en marge,
factuurbedrag.
Het systeem matcht de factuurgegevens met de gegevens in het orderbestand, controleert of de order de
status 'ontvangen' heeft en stelt de post in het bestand
'rekening-courant Centraal Boekhuis' betaalbaar. Posten met de status 'betaalbaar' worden wekelijks
automatisch overgemaakt naar het CB.

1.5 Nieuwe inkoopprijzen en integriteit inkoopprijzenbestand

De inkoper voert de nieuwe inkoopprijzen in. Het systeem dwingt af dat het hoofd Inkoop de invoer
elektronisch fiatteert nadat hij heeft vastgesteld dat de prijzen corresponderen met de
overeengekomen inkoopprijzen.
Een administratief medewerker stelt periodiek de integriteit van de tabel met inkoopprijzen vast:
Aan de hand van het controletotaal: totaal inkoopprijzen.
Partieel roulerend: een aantal prijzen in detail controleren met de inkoopprijslijst.
Bij wijziging van de inkoopprijzen stelt de administratief medewerker steekproefsgewijs vast dat de
juiste nieuwe prijzen zijn ingevoerd en dat het oorspronkelijke controletotaal, verhoogd of verlaagd met
de totale prijsmutatie aansluit met het nieuwe controletotaal.
2. VOORRADEN
2.1 Inventarisatie
Een administratief medewerker, niet belast met de invoer van de goederenontvangsten, inventariseert
samen met een winkelmedewerker periodiek partieel roulerend de voorraad boeken en sluit de
gegevens aan met de administratieve voorraad (status: ontvangen). Tijdens de inventarisatie wordt
niet alleen beoordeeld of de administratieve voorraad werkelijk aanwezig is (positieve controle), maar
ook of er voorraden aanwezig zijn die niet op de voorraadlijst staan vermeld of die van anderen dan het
Centraal Boekhuis zijn betrokken (negatieve controle).
2.2 Oude voorraden
Periodiek vervaardigt het systeem vanuit het voorraadbestand een overzicht van oude voorraden. Het
hoofd Inkoop en de winkelchef beoordelen de mate van (in)courantheid en rapporteren dit aan de
directeur.
3. VERKOPEN
3.1 Richtlijnen
De directeur stelt richtlijnen op voor:
De acceptatie van verkopen op rekening.
De mate en wijze van afprijzingen.
De te volgen kasprocedures, vooral die met betrekking tot:
het overdragen van kasgeld,
het beheer van sleutels en laden,
kastellingen en afstortingen,
het oogtoezicht door de winkelchef.
3.2 Begin van de dag
De winkelchef overhandigt tegen kwijting een kassasleutel en een la met een vaste hoeveelheid
wisselgeld aan de caissires en noteert de beginstanden van de cumulatieve telwerken. De caissires
plaatsen hun sleutels in de POS-terminals.
3.3 Normale kasverkopen
De klant biedt de door hem geselecteerde boeken bij de kassa aan ter afrekening. De caissire scant de
barcodes, waarna het systeem de transactie in het verkooporderbestand boekt:
ordernummer (automatisch door het systeem gegenereerd),

ISB-nummer(s) en/of intern artikelnummer(s),

verkoopprijs,
aantal,
totaalbedrag,
betaalwijze kas.

Het systeem boekt de order door naar het voorraadbestand:

ISB-nummer en/of intern artikelnummer,
aantal.
En naar het verkoopbestand:
ordernummer,
totaalbedrag,
naam van de winkelmedewerker (gekoppeld aan sleutelbezit),
betaalwijze (kas/bank).
Het systeem genereert een kassabon met de artikelgroepomschrijving, de verkoopprijs/prijzen en het
totaalbedrag. De caissire ontvangt het verschuldigde bedrag en bergt dit op in de geldlade. De
winkelchef houdt oogtoezicht op het afrekenen van alle artikelen en op de naleving van de
winkelprocedures.
3.4 Eindedagsprocedure
Aan het eind van de dag geeft het POS-systeem een uitdraai van de totale omzet per medewerker. De
caissires en de winkelchef tellen gezamenlijk de inhoud van de geldladen en sluiten dit aan met de
uitdraai. De chef beoordeelt de kasverschillen op aanvaardbaarheid en beoordeelt de redelijkheid van
de omzet per caissire. De chef en de caissire ondertekenen gezamenlijk het kasopnameprotocol.
De winkelchef sluit de uitdraai aan met het cumulatieve telwerk en stort het ontvangen kasgeld daarna
af bij de bank.
De Administratie sluit de totale kasontvangsten volgens de POS-uitdraai aan met de bankontvangsten
volgens de dagafschriften.
3.5 Verkopen op rekening
Als een klant op rekening wenst te betalen, beoordeelt de winkelchef, zo mogelijk mede aan de hand van
eerdere ervaringen, diens kredietwaardigheid en betrouwbaarheid.
Na verkregen toestemming van de chef voert een winkelmedewerker in het clintenbestand in:
NAW-gegevens,
nummer paspoort of rijbewijs,
kredietlimiet.
De winkelchef controleert de invoer en fiatteert deze. Hierna maakt de computer een klantenpas aan,
inclusief een separaat, gesloten formulier met een geheime pincode. De pas en de pincode worden
aan de klant overhandigd.
De klant biedt de geselecteerde artikelen aan bij de kassa, waarna de caissire de volgende gegevens
invoert in het verkooporderbestand:
ordernummer (automatisch door het systeem gegenereerd),
ISB-nummer(s) en/of intern artikelnummer(s),
verkoopprijs,
aantal,
totaalbedrag,
betaalwijze: op rekening.

De clint voert de kaart in de kaartlezer in en toetst zijn pincode in. Het systeem verifieert dat deze
overeenstemt met de opgeslagen clint/pincodecombinatie en dat het toegestane krediet niet is
overschreden. Bij akkoordbevinding wordt de order geaccepteerd.
Het systeem boekt de gegevens door naar het voorraadbestand en het verkoopbestand, waarbij als
betaalwijze 'bank' wordt vermeld. De vordering wordt doorgeboekt naar het clintenbestand met de
status 'te factureren'. Het systeem voorziet de vordering van een betaaldatum en bewaakt de krediettermijn. Bij overschrijding van deze termijn worden automatisch een aanmaning en een signaleringslijst
voor de Administratie aangemaakt en wordt de clint geblokkeerd voor verdere aankopen op rekening.
Periodiek genereert het systeem vanuit het verkoopbestand de verkoopfacturen. De overeenkomstige
records in het clintenbestand worden voorzien van de status 'gefactureerd'.
Een medewerker van de Administratie boekt de ontvangsten af aan de hand van de bankafschriften,
waarna de status in het clintenbestand wordt gewijzigd in 'ontvangen'.
3.6 Aanpassen koersen en verkoopprijzen
Een administratief medewerker voert op basis van de geautoriseerde brondocumenten de verkoopprijzen
en valutakoersen in het systeem in. Een collega, eveneens werkzaam op de Administratie, voert deze
gegevens nogmaals in aan de hand van de brondocumenten. Het systeem matcht beide invoeren en bij
akkoordbevinding krijgen de desbetreffende verkoopprijzen en valutakoersen een definitieve status.
Mismatches verschijnen op een signaallijst voor het hoofd Administratie, die zorg draagt voor de
verdere afhandeling.
3.7 Bestelling 'niet in voorraad'
Als een klant een artikel wil kopen dat niet in voorraad is, voert een caissire de volgende gegevens in
het backorderbestand in:
ordernummer (automatisch door het systeem gegenereerd),
ISB-nummer(s) en/of intern artikelnummer(s),
verkoopprijs,
aantal,
totaalbedrag.
Als artikelen worden ontvangen, leest het systeem eerst het backorderbestand om na te gaan of
bepaalde artikelen moeten worden gereserveerd. Zo ja, dan worden deze overeenkomstig de
procedure bij goederenontvangsten (zie onder 1.3) opgenomen in het voorraadbestand, maar dan
voorzien van de status 'gereserveerd'. Het systeem maakt een reserveringsopdracht voor de winkel en
een attentiekaartje ter verzending aan de klant. Een winkelmedewerker zet de gereserveerde artikelen
klaar.
Het afhalen verloopt overeenkomstig de eerder beschreven winkelverkoopprocedure (zie onder 3.3)
met dien verstande dat de orders nu ook uit het backorderbestand worden geboekt.
Het systeem signaleert wanneer reserveringen niet binnen 2 weken zijn afgehaald. Na deze termijn
worden de artikelen bij de gewone voorraad geplaatst en wordt de status 'gereserveerd' in het
voorraadbestand opgeheven.
3.8 Afprijzingen
Het systeem genereert periodiek een lijst met titels die al langer dan een jaar op voorraad liggen. De
winkelchef adviseert binnen de directierichtlijnen over afprijzingen en voert deze in het
voorraadbestand in met de status 'voorlopig'. Het systeem maakt daarna een afprijzingsvoorstel ter
beoordeling door de directeur. Na goedkeuring fiatteert de directeur de voorgestelde afprijzingen
elektronisch, waarna deze in het voorraadbestand de status 'definitief' krijgen. Het systeem maakt
afprijzingsstickers die daarna door een winkelbediende op de artikelen worden aangebracht, onder
toezicht van de winkelchef. Het hoofd Administratie controleert aan de hand van de goedgekeurde
afprijzingslijst of de juiste artikelen zijn afgeprijsd.

4. CONSIGNATIEGOEDEREN
4.1 Inkoop
De inkoop van consignatiegoederen verloopt conform de reguliere inkoop, zij het dat nu in het orderen voorraadbestand het kenmerk 'consignatie' wordt meegegeven, evenals de code van de
betrokken onderwijsinstelling. De verkoopprijs wordt gesteld op 110/100 x de inkoopprijs. Verder
worden de volgende gegevens vastgelegd in het crediteurenbestand:
de onderwijsinstelling,
het ordernummer,
het af te dragen bedrag.
De schuld wordt pas voldaan na verkoop van do consignatiegoederen.
4.2 Verkoop
Ook de verkopen verlopen overeenkomstig de reguliere verkopen, zij het dat het artikel nu in het
voorraadbestand wordt voorzien van de code 'consignatie'. Verkoop van deze artikelen leidt dan tot
het betaalbaar stellen van het corresponderende gedeelte van het crediteurensaldo, onder aftrek van
10% provisie.
4.3 Controles
Het systeem maakt periodiek de volgende overzichten, die door de Administratie worden
gecontroleerd en zo nodig nader onderzocht, met verklaring van de verschillen:
Totale inkopen = ingang rekening-courant Centraal Boekhuis.
Consignatie: rekening-courant instellingen = ingang voorraden.
Totale verkopen:
contante verkopen = toename geldmiddelen,
op rekening = toename clintenrekeningen,
consignatie = afname rekening-courant onderwijsinstellingen (onder aftrek van 10% provisie).
Brutomarges op bestsellers, bulkartikelen (met aparte vermelding van afprijzingen) en
consignatiegoederen.
Omloopsnelheid van voorraden, met signalering van incourante voorraden.
5. OUDERDOM EN OMVANG CLINTENREKENINGEN
Periodiek wordt de inhoud van de verkoopprijzen- en koersentabel uitgedraaid, voorzien van
controletotalen in de vorm van hashtotals. De Administratie controleert de juistheid van de hashtotals
en stelt daarnaast steekproefsgewijs de juistheid van de prijzen en koersen vast aan de hand van de
actuele prijs- en koerslijsten.
6. SALDOBEVESTIGINGEN
Aan de hand van het debiteurenbestand (klanten), voorraadbestand (consignatie goederen) en
crediteurenbestand (rekening-courant CB) maakt het systeem periodiek saldobevestigingen waarop is
vermeld dat bij verschillen rechtstreeks contact met het hoofd Administratie moet worden
opgenomen. De saldobevestigingen worden door een administratief medewerker verzonden. Het
hoofd Administratie analyseert en verklaart eventueel gemelde verschillen.
.