6.

0 KAWALAN

6.1. Pengenalan Fungsi Kawalan

(a) Definisi Kawalan

Proses memantau prestasi dan pengambilan tindakan untuk memastikan hasil

tercapai seperti yang dijangkakan

menilai perbezaan antara keadaan semasa dan perancangan

mengambil tindakan pembetulan serta merta untuk capai objektif yang telah
ditetapkan.

(b) Kepentingan Kawalan Dalam Organisasi

(a) Pastikan objektif tercapai
(b) Mengukur prestasi pengurus dan pekerja
(c) Organisasi mempunyai kelebihan bersaing
(d) Mengukur prestasi perniagaan dengan melihat kepada piawai/standard yang
telah ditetapkan
(e) Jaminan kualiti produk dengan mengawasi, memeriksa dan meningkatkan
mutu kawalan.
(f) Mengenalpasti peluang dan ancaman terutamanya dalam bidang persekitaran
luaran seperti persaingan, perubahan teknologi, politik dan undang-undang,
ekonomi, dan lain-lain.
(g) Bersedia menghadapi perubahan.
Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik ( sentiasa
berubah)
Organisasi perlu bersedia dan peka dengan perubahan yang akan berlaku
terutamanya apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan keperluan
pengguna

56

6.2

Jenis-Jenis Kawalan
(a)

Kawalan Awalan (feedforward control)

Merupakan kawalan yang dibuat terhadap input untuk memastikan input
yang digunakan semasa proses transformasi telah memenuhi standard
(piawaian) yang tertentu.

Input yang perlu dikawal mutu dan standardnya adalah seperti tenaga
kerja, bahan mentah dan mesin.

Input perlu dipastikan mutunya untuk mengelakkan berlakunya kerosakan

atau kecacatan yang serius kepada proses transformasi dan juga kepada
output yang dihasilkan.

untuk menghasilkan pakaian sukan yang bermutu, memerlukan benang

yang kuat dan tahan, kain yang tahan lasak, pekerja yang mahir dan mesin
jahit yang baik penting.

(b)

Kawalan Semasa (concurrent control)

Merupakan kawalan yang dilakukan semasa (serentak) proses tranformasi
input kepada output berlaku.

Ia melibatkan kawalan ke atas aktiviti yang dilakukan untuk mengubah

input kepada output agar mematuhi standard yang telah ditetapkan oleh
organisasi.

Pengurus perlu kenalpasti masalah-masalah yang timbul semasa aktiviti

transformasi yang boleh memberi kesan kepada aktiviti akhir pengeluaran.

(c)

pengurus membuat teguran apabila pekerja membuat kerja sambil lewa

Kawalan Selepas (feedback control)

Kawalan akhir merupakan kawalan terhadap output yang dihasilkan

Dilakukan untuk memastikan bahawa output yang dihasilkan telah

memenuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Sebarang kesilapan yang berlaku atau yang tidak memenuhi standard yang
ditetapkan boleh dikenalpasti untuk dibuat pembetulan.

contohnya memberikan komisen tinggi kepada jurujual.

57

6.3. Proses Kawalan

Langkah-Langkah Dalam Proses Kawalan
(i)

Menetapkan piawai/standard

Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan standard yang

ingin dicapai.

Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak dilaksanakan

itu perlu mengandungi standard tertentu.

Standard yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan jelas dan
boleh diukur

Encik Muza menetapkan jualan kereta sebanyak 100 buah kereta pada
bulan oktober.

(ii)

Mengukur prestasi semasa

Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar. Sebelum mengukur

beberapa perkara perlu dikenalpasti

Antaranya ialah:

Aktiviti yang ingin dinilai

Bagaimana proses penilaian akan dilakukan

Kekerapan penilaian dilakukan

prestasi sebenar diukur secara kuantitatif, jika prestasi sebenar yang yang
dicapai adalah 80 buah kereta dalam bulan oktober.

maka angka tersebut digunakan untuk menilai sama ada prestasi syarikat
mencapai standard tersebut atau tidak.

(iii)

Membuat perbandingan antara piawaian dan prestasi sebenar

Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang ditetapkan

dengan prestasi sebenar yang dicapai.

Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti perbezaan

di antara maklumat yang telah dikumpulkan daripada penilaian prestasi
sebenar dengan piawaian yang telah ditetapkan

58

Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung

kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang
bertanggungjawab merekodkan hasil keputusan kemajuan prestasi sebenar.

jika standard yang dikehendaki adalah 100 buah kereta manakala kuantiti
yang Berjaya dijual hanya 80 buah kereta maka prestasi sebenar dikatakan
di bawah standard sebanyak 20 buah kereta.

(iv)

Tindakan pembetulan dan pembaikan

Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi sebenar

lebih rendah daripada piawaian yang telah ditetapkan)

Tindakan pembetulan /pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi

tertentu yang dikenalpasti menyebabkan penyimpangan

Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai piawai, piawaian
perlu diubahsuai mungkin piawaian terlalu tinggi

Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti biasa dan

tindakan susulan akan dilaksanakan

contoh tersbut menunjukkan terdapatnya penyelewangan maka tindakan

pembetulan perlu diambil segera.

tindakan yang diambil perlulah kos efektif dan tidak membazir.

6.4 Alat-alat Kawalan

(i) Belanjawan
suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan dalam nilai wang yang
menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai objektif
tertentu secara komprehensif dan terperinci untuk suatu tempoh yang
ditetapkan di masa akan datang

sebagai panduan untuk mengawal aktiviti perniaagaan dan mencapai

standard yang telah ditetapkan.

Contoh Belanjawan induk, belanjawan tunai, belanjawan modal, kredit,

pentadbiran, stok, induk dan lain-lain.

Belanjawan digunakan untuk menjadi panduan dimana pihak pengurusan

dapat mengawal perbelanjaan seperti yang ditetapkan
59

Belanjawan tunai adalah satu perancangan kewangan yang

menganggarkan penerimaan tunai dan pembayaran tunai bagi suatu
tempoh yang telah ditetapkan.

Daripada belanjawan ini, pengurus boleh membuat kawalan sumber

kewangan supaya pengaliran tunai berlaku seperti yang dijangkakan.

(ii) Carta Gantt

Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di

dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap
langkah/aktiviti tersebut.

satu kaedah perancangan dan kawalan grafik

yang membolehkan pengurus menentukan tarikh-tarikh bermula dan
berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek.

Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa

siap setiap kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga
tamatnya projek berkenaan.

Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan

dilaksanakan seperti masa yang ditetapkan.

carta ini menggunakan penjadualan kerja dalam bentuk urutan dan mengikut
konologi masa.

menjadual tugas dan memantau perkembangan aktiviti sesuatu projek.

membuat perbandingan tahap kerja yang dijadualkan dengan kemajuan

sebenar yang dicapai.

A
B
C
D
E
F
G
H

sesuai digunakan bagi projek kecil

AKTIVITI PROJEK MENGUBAHSUAI BILIK DARJAH

Dapatkan kelulusan kewangan(13/420/4)
Alihkan kerusi dan meja keluar bilik(20/424/4)
Beli jubin baru(20/411/5)
Bawa kerusi dan meja ke bengkel perabut
(24/427/4)
Keluarkan jubin lama dari bilik(24/48/4)
Pasang jubin baru(11/525/5)
Baik pulih kerusi dan meja(27/48/6)
Masukkan kerusi meja ke kelas(8/612/6)
60

Tarikh sekarang
I

Aktiviti

Pasang kerusi dan meja(12/619/6)

A
B
Siap

Belum

D
E
F
G
H
I
Tarikh13/4

20/4

(iii)

27/4

4/5

11/5

18/5

25/5

1/6

8/6

15/6

Carta PERT
DEFINISI - Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktivitiaktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di
mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh
diketahui.

PERT/CPM menggunakan pendekatan grafik untuk menguruskan sesuatu projek.

Alat atau teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti dan
mengawal tindakan berasingan yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek.

Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta turutan berlakunya setiap

kegiatan-kegiatan dalam projek tersebut.

61

22/6

tentukan tarikh penyiapan projek

membolehkan pengurus mengawal projek supaya ia dilangsungkan dalam masa

yang ditetapkan.

membantu merancang penggunaan sumber dan mengurangkan kos.

Contoh projek ialah untuk mengubahsuai Kelas yang mengambil masa selama 9
minggu .
Aktiviti untuk menyiapkan projek adalah seperti
Berikut:
A
Dapatkan kelulusan kewangan(13/420/4)
B
Alihkan kerusi dan meja keluar bilik(20/424/4)
C
Beli jubin baru(20/411/5)
D
Bawa kerusi dan meja ke bengkel perabut
(24/427/4)
E
Keluarkan jubin lama dari bilik(24/48/5)
F
Pasang jubin baru(11/525/5)
G
Baik pulih kerusi dan meja(27/48/6)
H
Masukkan kerusi meja ke kelas(8/612/6)
I
Pasang kerusi dan meja(12/619/6
Aktiviti
A

Aktiviti Sebelum
-

Masa
7

21

14

C, E

14

42

F, G

62

Rajah carta PERT/CPM

14
C

F
14

21

Mula

4
B

14

42

7
H

Tamat

(iv)Titik Pulang Modal (TPM)

DEFINISI Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan

(hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai
jumlah kos iaitu titik pulang modal.

Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos

Dengan ini firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah
ditetapkan supaya memperolehi keuntungan.

TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau
dijual untuk mendapat pulangan modal.

membuat perancangan jangka masa pendek dan membantu pengurusan dalam

proses membuat keputusan.

menentukan kos, volum dan untung.

mengukur kesan kepada untung sekiranya terdapat prubahan dari segi harga
jualan,kos berubah dan volum jualan.

63

TPM (unit)

FC
P - VC

TPM (ringgit) = TPM (unit) x P

Apakah kuantiti pulang modal jika harga jualan seunit ialah RM 25, Kos Berubah seunit
ialah RM 10 dan Kos Tetap seunit RM 150,000?
TPM dalam unit = 10, 000 unit
TPM (ringgit)

= RM 250,000

Hasil, Kos
000
Jumlah Hasil

untung

Jumlah Kos

TPM
250

150

Kos Tetap

rugi

Volum jualan
000

10

64