KOLEJ VOKASIONAL PASIR MAS,

JALAN TENDONG BUNUT SUSU,

17020 PASIR MAS,
KELANTAN.
JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI
UNIT SISTEM KOMPUTER & RANGKAIAN

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA PROGRAM/
PROGRAMS CODE & NAME

COMPUTER SYSTEM AND NETWORKING

TAHAP/ LEVEL

L4

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI/
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

KSK8033: ASSET PROCUREMENT AND COMMUNICATION

MANAGEMENT

CONDUCT SERVICE PROVIDER COMMUNICATION AND BUDGET

OBJEKTIF PENCAPAIAN
AKHIRAN / TERMINAL
PERFORMANCE OBJECTIVE

OJEKTIF

07.03 CONDUCT SERVICE PROVIDER COMMUNICATION

09.02 COORDINATE PROJECT BUDGET
08.01 PROPOSE DRAFT SYSTEM DOCUMENTATION
ANALYSE AND FORMULATE PROJECT HUMAN RESOURCE AND USER
REQUIREMENTS, ANALYSE SECURITY MANAGEMENT SYSTEM
REQUIREMENTS AND TECHNOLOGY TREND, CONDUCT CUSTOMER
COMMUNICATION, CONDUCT SERVICE PROVIDER COMMUNICATION,
COORDINATE PROJECT BUDGET, PROPOSE DRAFT SYSTEM DOCUMENTATION USING HUMAN RESOURCE PROFILE, REPORT AND HUMAN
RESOURCE REQUIREMENTS ANALYSIS REPORT, SECURITY SYSTEM
SOLUTION REQUIREMENTS, VENDOR SECURITY PROPOSAL, BUSINESS
REQUIREMENT DETAILS, REQUEST FORM, QUESTIONNAIRE, WORK
ORDER, CHECKLIST, INSTALLATION SCHEDULE, FLOOR PLAN/LAYOUT,
RECORD AND RECORD BOOKS, PROJECT IMPLEMENTATION PLAN,
PROJECT BUDGET PLAN AND REPORT, DOCUMENTATION TOOLS,
OFFICE AUTOMATION TOOLS, PRESENTATION TOOLS, SO THAT :1. THE HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS DETERMINED, EXAMINED,
ANALYSIS REPORT STUDIED, AND DOCUMENTED IN ACCORDANCE
WITH DOCUMENTATION PROCEDURE
2. SECURITY SYSTEM SPECIFICATIONS STUDIED, VENDOR SECURITY
PROPOSAL OBTAINED AND SECURITY SYSTEM PROPOSAL
DOCUMENTED IN ACCORDANCE WITH STANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP).
3. APPROPRIATE CUSTOMER DETERMINED, TECHNOLOGICAL UPDATE
REQUESTED AND CUSTOMER RELATION ESTABLISHED IN
ACCORDANCE WITH PROJECT IMPLEMENTATION PLAN
4. SERVICE PROVIDER'S WORK ORDER INSTRUCTION STUDIED,
RESOURCES AVAILABLE VERIFIED, SERVICE PROVIDER ACTIVITIES
SUPERVISED AND SERVICE PROVIDER ACTIVITIES INSPECTED.
5. PROJECT EXPENSE ITEMS OBTAINED, PROJECT EXPENDITURE
PLANNED AND PROJECT BUDGET ORGANIZED IN ACCORDANCE WITH
PROJECT BUDGET PLAN.

NO. KOD / CODE NUM.

KSK8033/ K01/K01

Muka/ Page : 1
Drpd / of
: 11

TAJUK/ TITLE : PENGURUSAN PROJEK.

TUJUAN:
DIAKHIR PEMBELAJARAN PELAJAR MESTI BOLEH :1. ANALYSE PROJECT HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS USING HUMAN RESOURCE PROFILE, WORK
SCHEDULE SHEET, WORK CALENDAR AND TIMELINE SO THAT THE HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS
DETERMINED, EXAMINED AND HUMAN RESOURCE ANALYSIS REPORT PRODUCED IN ACCORDANCE WITH
PROJECT DEVELOPMENT PLAN.
2. FORMULATE PROJECT HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS USING CURRENT HEADCOUNT REPORT AND
HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS ANALYSIS REPORT SO THAT HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS
ANALYSIS REPORT STUDIED, NEW HUMAN RESOURCE REQUIREMENTS DETERMINED AND DOCUMENTED IN
ACCORDANCE WITH DOCUMENTATION PROCEDURE.

23. PENGURUSAN PROJEK.

Elemen-elemen pengurusan projek adalah seperti berikut :1. Perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek
2. Pembangunan pelan projek
3. Perlaksanaan pelan projek
4. Pemantauan kemajuan projek
5. Kawalan projek
6. Integrasi kos
7. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan
8. Membuat laporan dan taklimat
23.1. Perancangan dan kitar kawalan.
Tujuan perancangan projek adalah untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk
merancang sesuatu projek. Walau bagaimanapun, kejayaan sesuatu perancangan adalah
bergantung kepada pengetahuan tentang prosedur yang sedia ada dan kebolehan untuk memilih
kaedah yang paling menguntungkan. Untuk memastikan kejayaan sesuatu perancangan, ia
bergantung kepada keputusan yang memerlukan pengumpulan sebanyak mungkin maklumatmaklumat tentang bahan, mesin, tenaga manusia, kewangan dan masa. Berikut adalah elemenelemen yang perlu dikawal :
23.1.1. Bahan
Di antara aspek-aspek yang perlu dititikberatkan ialah kuantiti masa, penghantaran bahan, jenis
bahan yang digunakan dan menempatkannya
23.1.2. Tenaga manusia ( pekerja )
Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, memerlukan tenaga kerja yang mencukupi
untuk menyiapkan sesuatu projek. Projek mungkin tidak akan dilaksanakan tanpa tenaga kerja.
23.1.3. Mesin
Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek.Ia diperolehi melalui
pembelian peralatan atau penyewaan.

23.1.4. Kewangan
Kewangan adalah penting dan perlu diambil kira dalam melaksankan sesuatu projek. Biasanya
syarikat yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan diberi mandat untuk menyiapkan
sesuatu projek. Kewangan akan melibatkan kos di mana, menilai kos dari mula pembinaan
hinggalah selesai seperti kos pembinaan, gaji pekerja, penyewaan mesin dan sebagainya.
23.1.5. Masa
Pemilik biasanya menginginkan tarikh permulaan , tarikh penyiapan dan tarikh penting
yang lain yang terdapat di dalam dokumen tawaran. Had masa juga telah ditetapkan
untuk menyiapkan sesuatu projek.
23.2. PEMBANGUNAN PELAN PROJEK
Proses pembangunan pelan projek bermula daripada penerimaan dokumen-dokumen kontrak dan
akan menyediakan senarai-senarai aktiviti yang terdiri daripada aktiviti pengeluaran dan aktiviti
perolehan.
23.2.1. Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk membangunkan sesuatu projek
berdasarkan sumber setiap aktiviti. Daripada senarai aktiviti rangkaian pembangunan projek
disediakan. Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai pelan asas
untuk melaksanakan kerja-kerja projek.
23.2.2. Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitkan dengan kos projek
yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa perlaksanaan untuk sesuatu
pembangunan pelan projek berkait rapat dengan sumber yang diperlukan. Semakin
pendek masa untuk perlaksanaan semakin banyak
keperluan sumber. Dengan itu aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa
perlaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.
23.3. PERLAKSANAAN PELAN PROJEK.
Perlaksanaan pelan projek merangkumi perkara-perkara berikut :23.3.1. Konsep projek
Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana dan kecil. Ia boleh jadi terhad
kepada satu sektor yang khusus atau merentasi beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua
projek mempunyai beberapa ciri yang sama.
23.3.2. Matlamat yang segera
Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk
menyelesaikan masalah yang mendesak dan yang sudah dikenalpasti.

23.3.3. Tidak berulang-ulang

Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam sesebuah organisasi atau
agensi kerajaan. Projek-projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan-badan yang ditubuh
khas untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti projek yang tertentu supaya tiada pertindihan.
23.3.4. Ketidakpastian
Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan perlaksanaannya, sebenarnya semua
projek mengalami masalah ketidakpastian. Masalah ini berkaitan dengan adanya kemungkinan
penyesuaian perlarasan yang perlu dibuat ke atas rekabentuk teknikal, ekonomi atau
pengurusannya.
23.4. PEMANTAUAN KEMAJUAN PROJEK
Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran.
Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan keluaran dicatat
untuk dibuat perbandingan. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke
atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan
sebagainya.

23.4.1. Pemantauan kemajuan

Sebaik sahaja maklumbalas dari tapak didapati, penilaian data perlu dibuat untuk mengekalkan
tempoh masa sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada keputusan yang dibuat dan
kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian dibuat berdasarkan keluaran hasil kerja
berbanding dengan sasaran, seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan perkara ini.
23.4.2. Tindakan pembetulan
Selepas tindakan penilaian dibuat ke atas sesuatu projek, suatu rancangan pembetulan perlu dibuat
bagi mencapai matlamat sasaran sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang
tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual perancangan dan
sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlakuperubahan pada penjadualan.
23.5. KAWALAN PROJEK
Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada pengawalan yang sistematik.
Kawalan merupakan proses untuk mengawal sesuatu perlaksanaan sesuatu projek. Pengawalan
yang terancang boleh dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenalpasti had masa
penjadualan dan mengambil kira sumber-sumber yang boleh diperolehi. Kawalan yang baik dan
terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan dapat dilaksanakan bersesuaian dengan
perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan. Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari
penjadualan dapat dikesan, dinilai dan dikawal. Di antara aspek pengawalan projek yang perlu
diambilkira ialah : Tahap Kawalan

 Ciri-ciri tahap kawalan

Menyediakan jadual sasaran
Mengawasi projek
Penilaian dan peramalan
Tempoh kawalan pengemasakinian
Tempoh masa pengemaskinian
23.6. INTEGRASI KOS
Kos yang terlibat di dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa kategori seperti
bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau penyewaan tanah yang
melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos-kos tersebut perlulah dinilai dengan masa yang
akan menentukan pendapatan yang sewajarnya diperolehi. Penentuan kos adalah penting dalam
melaksanakan sesuatu projek. Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu
projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai. Perancangan kos yang teliti perlu
bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat. Di antara perkara-perkara yang penting semasa
membuat perancangan kos ialah :a) Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang-barang, penyewaan mesin atau
pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
b) Kesan perubahan jangkamasa di mana pengusaha-pengusaha diperlukan.
c) Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya kerugian atau risikorisiko lain.
d) Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam melaksanakan sesuatu projek.
e) Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos jika berlaku
pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji pekerja dan sebagainya.
23.7. PENJADUALAN MAKLUMAT DAN NILAI DAPATAN
Setelah menerima maklumbalas dari tapak, pihak penjadualan akan menilai data dan menentukan
apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah ditetapkan. Kepakaran
penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung kepada keptusan yang akan dibuat.
Kebanyakan daripada keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasannya
sesetengah maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang
lebih tinggi untuk dinilai. Proses penilaian biasanya dimulai dengan penghasilan jadualjadual daripada maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output
yang diperolehi daripada komputer ataupun pejabat. Sebarang kelewatan output akan
dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat
yang telah ditetapkan.

23.8. MEMBUAT LAPORAN DAN TAKLIMAT

Laporan terperinci tentang projek yang siap akan dibentangkan dalam bentuk yang lebih menarik
dengan mengguanakan gambarajah, carta bar atau gambarajah skala-masa.
23.8.1. Gambarajah

Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang dijadualkan. Sesuai digunakan
untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan kemasukan nilai keseluruhan projek yang
dijadualkan serta kesannya ke atas perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat
masa yang nyata apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran
terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang lebih daripada rantaian
yang lain.
23.8.2. Carta Bar
Carta bar biasa digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia , peralatan dan
jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi yang lebih rendsah tetapi tidak sesuai
bagi peringkat atasan kerana kemungkinan pertindahan carta akan berlaku.
23.8.3. Gambarajah Skala-Masa
Gambarajah Skala-Masa biasanya berkait rapat dengan persembahan carta bar. Ramai
perancang lebih gemar menggunakan persembahan ini kerana ia dapat menunjukkan
perhubungan di antara aktiviti dan masa pelaksanaannya.
24. JENIS JENIS KAWALAN
Secara umumnya, kawalan merangkumi dua bidang iaitu: Kawalan Belanjawan (Budgetary Control).
Kawalan Pengeluaran (Production Control).
24.1. Kawalan Belanjawan
Kawalan belanjawan menunjukkan sejumlah nilai daripada perancangan tindakan yang disediakan
untuk dimajukan dalam satu jangkamasa. Ia merupakan bahagian yang perlu untuk melengkapkan
bersama antara perancangan kawalan. Adalah amat penting membuat perancangan untuk masa
hadapan, melaksanakan perancangan itu dan mengetuai atau mendahului aktiviti aktiviti untuk
melihat samada mereka pasti akan melaksanakan perancangan tersebut.
24.2. Kawalan Pengeluaran
Matlamat untuk memastikan tarikh penghantaran dipenuhi, penggunaan tenagakerja dan peralatan
yang berkesan dan kadar kerja yang tidak siap tidak terlalu tinggi (work in progress). Ini termasuk
kawalan mutu (Quality Control), kawalan kos pembuatan, kawalan stok dan kawalan
penyelenggaraan. Perkara yang perlu dikawal adalah :
a) Bahan Bahan
Periksa kualiti dan kuantiti pembekalan bahan bahan.
Mengosongkan dan menyimpan bahan bahan kepada prosedur yang boleh diterima.
Mengedarkan bahan bahan atau peralatan kepada orang bawahan.

b) Unsur Unsur Masa

Menyediakan jadual waktu kerja
Orang bawahan diberikan aktiviti aktiviti dan jangkamasa untuk menyiapkan aktiviti kerja.
Mengawasi maklumbalas (komen).

c) Pasukan Kerja
Kenalpasti bilangan pekerja yang perlu diberikan kerja.
Kenalpasti beberapa tahap kemahiran yang diperlukan.
Berikan tugasan kerja dalam pasukan kerja.
Mengawasi dan mentafsirkan projek.
d) Pembaziran
Membuat pengiraan fizikal dalam kuantiti bahan yang dibekalkan.
Mengemaskini tahap/peringkat bahan simpanan yang sedia ada di atas penggunaannya.
Memelihara kemudahan tempat simpanan barang barang / bahan.
24.3. Faedah Membuat Belanjawan
24.3.1. 1. Perancangan Dan Penyelarasan
Perancangan adalah kunci untuk berjaya dalam perniagaan dan keupayaan perbelanjaan
perancangan untuk mengambil tempat. Proses perbelanjaan disediakan untuk penyelarasan pada
aktiviti aktiviti atau bahagian bahagian organisasi yang mana setiap bahagian daripada operasi
dapat menyumbangkan kepada perancangan keseluruhan.
24.3.2. Penjelasan Hak Dan Tanggungjawab
Penjelasan tanggungjawab tanggungjawab untuk setiap pengurus atau pegawai yang mesti
membuat belanjawan.
24.3.3. Perhubungan
Proses pembelajaran merangkumi semua tahap dalam pengurusan. Peralatan yang penting dalam
perhubungan antara pengurusan di bahagian atasan dan pertengahan.
24.3.4. Mengawal
Proses untuk membandingkan keputusan yang nyata dengan keputusan yang telah dirancang dan
membuat laporan dalam perbezaan adalah prinsip di dalam pengawalan belanjawan.
24.3.5. Motivasi
Penglibatan pihak pertengahan dan atasan dalam pengurusan dengan persediaan
belanjawan dan penubuhan sasaran yang jelas dimana pelaksanaannya boleh diadili
akan dilihat sebagai kesedaran.

LATIHAN
1. Berikan definisi perancangan dan kitar kawalan.
2. Nyatakan DUA aktiviti yang terlibat di dalam proses pembangunan pelan projek.
3. Terangkan EMPAT perkara penting yang perlu diambil kira dalam perlaksanaan pelan projek.
4. Bagimanakah pemantauan kemajuan projek dilaksanakan?
5. Nyatakan tujuan kawalan dalam pengurusan projek dan kepentingannya.
6. Bagaimana kos boleh mempengaruhi pelaksanaan sesuatu projek.
7. Terangkan jenis-jenis kawalan danberikan contoh yang bersesuaian.

RUJUKAN :
1. http://www.scribd.com/doc/2163251/Pengurusan-Projek