1.

Marketing analiza
Analiza trita se obavlja da bi se dogaaj organizovao na najuspeniji nain.
Dogaaj treba organizovati tako da vreme odravanja odgovara kako uesnicima
tako i gostima. Potrebno je uradi detalnju analizu trita da bi se ustavilo da li se u
vae planirano vreme odravaju jo neki dogaaji. Naravno da se u toku nekog
vremenskog perioda odrava veliki broj dogaaja ali ono to je veoma bitno jeste da
li je tema dogaaja ista kao vaa. Ukoliko jeste, to predstavlja konkurentski dogaaj
koji moe ugroziti va. Ukoliko imate zajedniku ciljnu grupu, za koju organizujete
dogaaj vi i konkurent, to moe dovesti do podeljenog broja gostiju na dogaajima.
to se vremena odravanja tie, najbolje bi bilo organizovati dogaaj pre vaih
konkurenata jer bi se na taj nain oni morali prilagoavati vama.
Menaderi dogaaja nastoje da analizom trita utvrde potrebe, zahteve i
oekivanja gostiju. Sutina je utvrditi drutvene, ekonomske kao i psiholoke
potrebe koji potencijalni gosti dogaaja imaju. Pored elje menadera da organizuje
dogaaj potrebno je utvrditi da li je tritu organizovanje tog dogaaja uopte
potrebno tj. da identifikuju potencijalno trite. Da bi se ovo ustanovilo rade se dve
analize kvalitativna i kvantitativna. Kvantitativna analiza procenjuje broj gostiju
odreenog dogaaja, verovatnou pojavljivanja odreenog broja ljudi, geografskom
lokacijom gde bi se dogaaj najbolje izvrio kao i vremenskim periodom u kom bi
trebao da se desi. Na osnovu ove analize menaderi mogu da odrede potencijalni
broj gostiju, mogu da isplaniraju program, geografsku lokaciju odravanja, pravo
vreme odravanja kao i potencijalni razvoj trita. Kvalitativna analiza se vri da bi
se odredilo koliko je tema dogaaja primamljiva potencijalnim gostima. Ova analiza
upuuje na to koje koji potencijalni posetioci ine trite i koje su njihove
karakteristike.
Konkurenciju na tritu je jako teko identifikovati. Iako mnoga preduzea samo
nekolicinu drugih smatraju konkurenciju, analizu bi trebalo izvriti mnogo dublje.
Svaka konkurencija ima svoje poslovne ciljeve, misije i strategije i treba proveriti da
li se vae poklapaju sa njihovima, da se ne bi dolo u situaciju da se potencijalni
nebitni konkurent zanemari. Da bi se olakala analiza konkurencije treba se voditi po
dva principa: konkurencija prema vrsti dogaaju i trini koncept konkurencije. Prvi
princip, princip konkurencije prema vrsti dogaaja predstavlja identifikovanje svih
moguih organizatora dogaaja koji imaju istu program slinog tipa. Po broju
organizatora i razliitosti programa razlikuju se isto monopolsko trite, oligopolsko
trite, trite dogaaja monopolske konkurencije kao i trite dogaaja perfektne
konkurencije. U drugom principu, trinog kocepta konkurencije, identifikuju se
konkurenti na osnovu zadovoljavanja istih oekivanja i potreba potencijalnih gostiju.
Sledea bitna stavka u marketing analizi organizovanja dogaaja jeste potencijalna
poseenost odreenog dogaaja. Prvo to treba utvrditi jeste realno potreba trita
za odreenim dogaajem. Pored potrebe poseenost zavisi i od cene pristupa
odreenom dogaaju, lokacije odravanja kao i vremena u kom e se dogaaj
izvriti. Ukoliko je tema organizovanja aktuelna i trenutno primamljiva tritu vee
su anse za veim brojem posetilaca. Menaderi dogaaja bi trebali dobro da
upoznaju trite ne samo zbog organizovanja trenutnog dogaaja ve i zbog
planiranja buduih. Predvianje odreenog broja posetilaca je vano ne samo zbog

uspenosti odreenog dogaaja ve i zbog finansijskog rezultata koji e se dobiti na

zavretku. Parametar tranje za odrenjenim dogaajem se moe definisati fizikim i
vrednosnim pokazateljem. Fiziki pokazatelj predstavlja broj gostiju, dok vrednosti
novani izraz dogaaja. U merenju potencijalne tranje za odreenim dogaajem
mora se jasno utvrditi geografska dimenzija trita.
Ukupni potencijal trita za odreenom vrstom dogaaja se meri najveoj moguoj
poseenosti svih dogaaja odreene vrste, uz odreena ulaganja svih organizatora
dogaaja u njihovo postavljanje i izvrenje, u odreenom vremenskom periodu, u
odabranom okruenju dogaaja te vrste. Potencijal regionalnog trita podrazumeva
merenje potencijala odreenih gradova, regija i drava. Menaderi dogaaja za
merenje potencijala regionalnog trita mogu da koriste dve metode: razrade trita
i multifaktorskog indeksa. Prvi metod polazi od identifikovanja svih moguih gostiju
na svakom tritu odreene vrste dogaaja, dok drugi metod vri procenu
potencijalnog trita odreene vrste dogaaja po regijama.
U marketing aktivnosti spada i promocija i reklama samog dogaaja. Nakon to je
utvrena ciljna grupa treba dobro razmisliti kako privui panju i zainteresovati vau
ciljnu grupu. U zavisnosti od teme dogaaja birae se i kanal reklamiranja, da li e
to biti radio, novine, tv ili ak neki reklamni materijal. Mnogi organizatori dogaaja
ukoliko unapred znaju ciljnu grupu, alju direktno pozivnice potencijalnim gostima.
Reklamiranje je vana stavka, jer je prvi utisak najbitniji da se neko zainteresuje za
va dogaaj. Ova vrsta aktivnosti zauzima posebnu stavku u planiranju budeta.

2. Planiranje budeta i kontrola trokova

Prva stvar, koju je bitno znati pri planiranju budeta jeste da je budet promenljiva
kategorija i da se ne moe znati taan budet dok se sam dogaaj ne zavri. Da bi
planirani budet ostao u svom okviru treba vriti istraivanje, pregovaranje i
kreativno rasporeivati uloeni novac. Budetom treba da budu obuhvaeni svi
planirani prihodi i rashodi. Osnovna funkcija samo planiranja budeta jeste da
omogui praenje trenutnih trokova i prihoda koji su nastali u toku pripreme kao i
realizacije samog dogaaja i poreenje sa planiranim veliinama. Znaaj izrade
samo budetskog plana je veliki inae moe doi do nekontrolisanih trokova.
Menaderi dogaaja koriste ove planove radi praenja nastalih trokova, jer prilikom
organizovanja dogaaja najvei broj trokova nastaje pre same realizacije dogaaja.
Naravno, nije mogue tano definisati unapred sve trokove jer uvek postoji
mogunost za onim neoekivanim, ali ne bi bilo loe unapred predvideti i sve
mogue trokove koji mogu nastati u specijalnim situacijama.
Definisanje budeta je jako potrebno da bi se obezbedila finansijska sredstva za
organizaciju samog dogaaja. Ukoliko se budet definie to preciznije to e biti
jasnija slika potrebnih finansijskih sredstava. Finansijska sredstva je mogue pronai
u raznim sponzorstvima i promotivnim aktivnostima. Puno snabdevaa je spremno
da da svoje usluge u zamenu za reklamu, ako se oekuje velika poseenost tog
dogaaja. Najvei izvor prihoda dogaaja predstavlja naravno sama prodaja karti za
odreeni dogaaj, meutim pored ovog izvora postoje jo i sponzorstva, ustupanje
prostora za reklamiranje kao i razne donacije.

Ukoliko dogaaj organizujete prvi put, naravno da nije mogue unapred definisati
taan budet ali se moete voditi nekim osnovnim pravilima. Prilikom izbora
snabdevaa, utvrditi koji snabdevai su radili na dogaajima koji su iste vrste kao
va. Tada uzmite u obzir cene i kvalitet svih snabdevaa u uporedite koji najvie
odgovara vaem dogaaju. U ovoj situaciji, najbitnija je mo pregovaranja jer to ste
iskusniji pregovara bolje ete uslove dobiti i verovatno neto i utedeti. Prilikom
planiranja budeta treba i prioritizovati odreene stavke budeta jer se neretko desi
da neke stavke premae oekivanja. U ovom sluaju ako je stavka niskog prioriteta
treba nai neku drugu finansijski prihvatljiviju ponudu, a ukoliko je visokog potruditi
se da se budet proiri. Samo vi znate koje su stavke bitne da bi se va dogaaj
uspeno realizovao.
Prilikom planiranja budeta, da bi se izbegli nedefinisani trokovi treba proveriti
snabdevae, proveriti potpisane ugovore, treba da budete fleksibilni u smislu da je
bitno drati se zacrtanih ciljeva ali da bi se neto izvrilo nekad nije mogue ispratiti
sve korake, da ostavite dovoljno vremena da bi mogli da ispravite potencijalne
greke, da ne zaboravite porez, da redovno aurirate budet i da se usresredite na
kljune stavke, da planirate odreeni deo budeta za potencijalne trokove. Treba
odrediti odreenu osobu koja e vriti kontolu trokova. Na ovaj nain nee doi do
neadekvatnosti trenutne slike stanja budeta jer e svi organizatori dogaaja znati
kojoj osobi da prilau raune i ona e u realnom vremenu aurirati budet. Ako je
jedna osoba odgovorna, to smanjuje mogunost greke u komunikaciji.
Ukoliko redovno vrite auriranje budeta na kraju ete imati jasnu sliku trokova i
prihoda i to e vam dosta olakati prilikom raunanja profitabilnosti organizovanja
tog dogaaja. Ukoliko ste zadovoljni, to vam je posticaj za ponovno organizovanje
slinog dogaaja i za planiranje buduih aktivnosti.

3. Logistika organizovanja dogaaja

Logistika organizovanja dogaaja je uglavnom usko povezana sa mestom na kom se
dogaaj izvrava. Logistika samo po sebi predstavlja transport opreme na odreenu
definsanu lokaciju. Kada kaemo da je usko povezana sa lokacijom na kojoj se
dogaaj odrava misli se na to ta ta lokacija trenutno nudi. Ako je u pitanju sala, da
li ve postoje stolice, stolovi ili ih je potrebno dopremiti, ili kompjuterska oprema kao
to su lap top, projektor, mikrofon itd... U svakom sluaju potrebna oprema zavisi i
od same vrste dogaaja koju organizujete. Postoji veliki broj kompanija koje pruaju
logistike usluge i ak veliki broj kompanija koji iznajmljuje potrebnu opremu i
doprema je do vae lokacije. Ukoliko iznajmljujete opremu treba voditi rauna da
vam oprema stigne na vreme kao i da kod vas bude samo vremenski period koji
vam je potrebna jer su trokovi iznajmljivanja uglavnom veoma visoki, a ne elite da
dodatno opteretite budet time. Treba utvrditi da li vm lokacija na kojoj se dogaaj
odrava prua ve potrebnu opremu, jer ukoliko je u pitanju sala veliki broj sala je
danas opremljen.
Pored logistike opreme, u logistiku spada i na primer ketering ako je on sastavni deo
organizovanja dogaaja. Veliki broj restorana radi ispostavu hrane na eljenu

lokaciju, ali to ne mora biti uvek sluaj. Ako se opredelite da ovaj deo posla
organizujete sami, vodite raluna o nainu transporta hrane, kao i o vremenskom
perioda izvrenja transporta jer kao to svi znamo hrana je kvarljiva roba, a ne elite
da vam se dese neprijatnosti uoi samog dogaaja.
Logistika jo podrazumeva i transport kako uesnika dogaaja tako i samih gostiju.
Ukoliko se dogaaj odrava na udaljenoj lokaciji, treba uzeti u obzir i transport svih
uesnika do planirane lokacije. to se tie logistike gostiju va je izbor da li ete
obezbediti prevoz, ali svakako bi to trebalo uraunati u cenu karte za odreeni
dogaaj. Svakako i prilikom planiranja ovog transporta najvaniji faktor je vreme jer
ne elite da vam uesnici dogaaja stignu pre gostiju, ili ak da vam gosti kasne.

4. Evaluacija uspenosti dogaaja

Na kraju svakog dogaaja najvanije je naravno zahvaliti se svim uesnicima i
organizatorima dogaaja, kao i promoterima, sponzorima, donatorima itd. Najbitnije
je uraditi evaluaciju samog dogaaja tako to e se oformiti komisija koja e se
pobrinuti o zakljucima samog dogaaja, dokumentovati ih i proslediti
svim
uesnicima i gostima. Kraj nekog dogaaja predstavlja kraj samo za goste ali ne i za
organizatore.
Evaluacija znai izmeriti u kojoj su meri ostvareni odreeni ciljevi. Organizatori
dogaaja po zavretku trebaju snimiti sve propuste koji su napravljeni u samoj
realizaciji, da bi se u sluaju ponovnog organizovanja dogaaja ove nepravilnosti
ispravile. Nakon ovoga, se ocenjuju svi organizatori i snabdevai dogaaja i odluuje
se da li e se nastaviti saradnja sa njima. Pored utvrivanja stvari koje nisu dobro
obavljene treba i identifikovati dobro odraene aktivnosti da bi se u sluaju
ponovnog organizovanja ove aktivnosti ponovile.
Treba izmeriti rezultate rada i staviti ih u odnos sa postavljenim ciljevima. Kod
specifinih je jednostavnije izvriti evaluaciju jer su merljivi pa ih je lake porediti i
staviti u odnos, dok se kod opih vri procena ostvarenja pri kojoj treba da budete
to je mogue objektivniji, kako bi i rezultati evaluacije bili to reprezentativniji i od
vee vrednosti pri narednoj realizaciji projekta.