Skupno (cirkularno) pismo

to je skupno (cirkularno) pismo

Skupno pismo koristimo kada veem broju osoba ili ustanova elimo uputiti isti
dopis koji se razlikuje samo u nekim detaljima, kao to su npr. imena i adrese osoba
kojima piemo.
Primjer:
Poduzee "Suvenir" eli uputiti opomene veem broju neurednih platia. Odluili su se za
dopis slijedeeg sadraja:

Plavom bojom oznaen je nepromjenjivi, a crvenom bojom dio koji je razliit kod svakog
dunika.
Ovakve opomene mogli bi raditi tako da kod pisanja opomene za svakog dunika
upisujemo novo ime, prezime i ostale podatke, po potrebi spremamo dokument pod novim
imenom i ispisujemo ga.
Koritenje skupnog pisma puno je praktiniji nain za obavljanje tog posla, pogotovo ako
podatke koje treba mijenjati u svakom dopisu ve imamo u nekoj bazi podataka (to moe
biti tablica u Accessu, Excelu, ali i u Wordu - vidi datoteku adresa.doc).
Za izradu skupnog pisma potrebno nam je slijedee:
-

glavni dokument (napiemo onaj dio koji je kod svih dopisa jednak -to je ono to je
gore napisano plavo)

dokument s podacima koje emo umetati (najee tablica u Accessu, Excelu ili
Wordu s podacima koji e se umetati
umjesto crveno ispisanih dijelova teksta).

Postupak izrade skupnog pisma svodi se na povezivanje glavnog dokumenta i dokumenta

s podacima. Umjesto teksta ispisanog crveno u glavni dokument ubacujemo eljena polja
iz dokumenta s podacima. Spajanjem glavnog dokumenta i dokumenta s podacima
dobivamo konani dokument - skupno ili cirkularno pismo (postupak izrade bit e poblie
objanjen u daljem tekstu). Posebna vrsta skupnog pisma su adrese koje se ispisuju na
koverte ili na naljepnice za koverte. Kod njih je glavni dokument zapravo prazan papir.
Ovdje posebnu panju treba posvetiti poloaju polja jer o tome ovisi kako e izgledati ispis
adrese na koverti ili naljepnici.

Izrada skupnog (cirkularnog) pisma

1.

Napiemo glavni dokument. Piemo ga tono onako kako bi to radili kada bi slali
pojedinani dopis:

2.

1. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma (Odaberite vrstu dokumenta):

Odaberemo naredbu Pisma i pota (Mail Merge) arobnjak za cirkularna pisma
(Mail Merge Wizzard) iz izbornika Alati (Tools):

Moemo zatim ukljuiti i alatnu traku za cirkularna pisma:

Alati Pisma i pota Pokai alatnu traku "Cirkularna
pisma".
Ova traka nije nuna za izradu cirkularnog pisma na ECDL
ispitu, ali nam moe dobro doi.
Kasnije emo isprobati neke alate na toj traci.
Na desnoj strani pojavit e se prozor arobnjaka za
cirkularna pisma - korak 1 od 6.
Na upit "S kojom vrstom dokumenta radite?" na ispitu trebaju
biti odabrana Pisma.
(Na ECDL ispitu uvijek se izrauje pismo tako da u prvom
koraku nita ne treba mijenjati.)
Za prijelaz na 2. korak kliknemo na:
Slijedee: Polazni dokument.

3.

2. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma

(Odaberite polazni dokument):
Moemo birati da li emo kao polazni (glavni) dokument
koristiti neki ve postojei dokument ili predloak spremljen
na disku, ili trenutni dokument (dokument na kojem upravo
radimo.
Kako na ECDL ispitima za skupna pisma uvijek koristimo
dokument na kojem upravo radimo, ni u 2. koraku ne treba
nita mijenjati.
Moemo prijei na 3. korak klikom na
Slijedee: Odabir primatelja.
Uoite da se uvijek moemo vraati na prethodne korake.

4.

3. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma

(Odaberite primatelje):
Moemo koristiti postojei popis, odabrati primatelje iz
Outlookovih kontakata (u tom sluaju bit e nam ponueno
da odaberemo mapu s kontaktima) ili utipkati novi popis
(Nije potrebno za ECDL ispit ali moete pokuati - kliknete
na naredbu Stvori, zatim u prozoru Novi popis primatelja
na gumb Prilagodi. Sada moete brisati i dodavati polja i
zatim poeti sastavljati popis).
Na ECDL ispitima uvijek koristimo postojei popis. Ako ga
elimo pregledati kliknemo na naredbu Pregledaj i
pronaemo na disku eljeni popis. Klikom na imena polja
moemo sortirati popis po abecedi bilo kojeg polja,
oznaavanjem reda moemo brisati, ureivati ili dodavati
podatke. Prozor za pregled popisa ima slijedei oblik:

Ako nemamo potrebe za pregledavanjem popisa, za prijelaz na 4. korak odmah

kliknemo na Slijedee: Napiite pismo. Ako nismo prethodno pregledavali popis
onda se u ovom trenutku od nas trai da na disku pronaemo i otvorimo datoteku u
kojoj se nalazi popis. Kliknemo na gumb U redu i zatim ponovno na Slijedee:
Napiite pismo.

5.

4. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma

(Napiite pismo):
Ako to nismo dosad uinili, moemo napisati ili dopisati
pismo.
Zatim dolazi ono najvanije: dodavanje podataka u glavni
dokument iz popisa. Kliknemo na mjesto u dokumentu
gdje elimo dodati neko polje (npr. imena, prezimena i sl.).
Ako u dokumentu imamo ve upisano neije ime trebamo
ga cijelog oznaiti tako da nestane kad umetnemo polje.
Nakon to smo to uinili izaberemo naredbu Dodatne
stavke... i sa popisa izaberemo polje koje elimo
umetnuti. Moete vidjeti da su imena polja zapravo imena
stupaca iz nae tablice s podacima.
Osim naredbe Dodatne stavke... umetanje polja moe se
provesti i gumbom Umetni spojna polja (ako ste postavili
alatnu traku Cirkularna pisma).
Za svako polje ponovite postupak. Nakon toga va
dokument trebao bi izgledati ovako:

Pazite da vam se ne izgubi razmak tamo gdje je to potrbno (npr. izmeu imena i
prezimena). Svako polje moemo unutar dokumenta umetnuti na koliko god mjesta
elimo.
Moemo kliknuti za prijelaz na slijedei korak:
Slijedee: Pretpregledajte pisma.

6.

5. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma

(Pretpregledajte pisma):
Navigacijskim gumbima i kreemo se po jedan slog
naprijed ili natrag i pregledavamo da li su podaci u redu.
Pretpregled je koristan jer u njemu moemo potraiti nekog
primatelja, urediti popis primatelja ili iskljuiti nekog
primatelja s popisa. Za kretanje po slogovima dokumenta
imate i navigacijske gumbe na alatnoj traci Cirkularna
pisma.
Iako je pretpregled koristan, niti on vam prilikom polaganja
ECDL ispita nije nuan.
Kliknimo na
Slijedee: Dovrenje spajanja.

7.

6. korak rada s arobnjakom za cirkularna pisma

(Dovrite spajanje):
Odabirom naredbe Ispii dolo bi do spajanja dokumenta
samo pri ispisu.
Ako izaberemo naredbu Ureivanje pojedinanih
pisama..., dokument e se spojiti i na ekranu (to je ono to
nam treba na ispitu!). Pojavit e se prozor Spoji slogove,
odaberite Sve i klinite na U redu.
U OVOM TRENUTKU DOBILI SMO SPOJNO ILI
CIRKULARNO PISMO, DOKUMENT KOJI JE NASTAO
SPAJANJEM GLAVNOG DOKUMENTA I DOKUMENTA S
PODACIMA.
Nemojte zaboraviti spremiti ovaj dokument pod zadanim
imenom!!!
Savjetujem vam da si, kada budete imali vremena
pregledate i ostale mogunosti koje pruaju cirkularna
pisma (pogotovo izradu adresa na omotnicama i
naljepnicama - to je spas kad kola estita Boine
blagdane ili zove goste na kolsku priredbu).
A to se tie izrade cirkularnog pisma na samom ispitu koncentrirajte se
iskljuivo na slijedeu stranicu!

VANO!
Saetak izrade cirkularnog pisma
1. Napisati normalno pismo.
2. Pokrenuti arobnjak za cirkularna pisma.
3. arobnjak - Korak 1: Provjeriti da li su odabrana Pisma i kliknuti na Slijedee.
4. arobnjak - Korak 2: Odabrati Koristite trenutni dokument i kliknuti na Slijedee.
5. arobnjak - Korak 3: Odabrati Koristite postojei popis i kliknuti na Slijedee.
6. Kad program zatrai, otvoriti popis s podacima i kliknuti na Slijedee.
7. arobnjak - Korak 4: Oznaavati dijelove teksta koje elimo zamijeniti s poljima,
kliknuti na naredbu Dodatne stavke i umetati eljena polja. Nakon to smo umetnuli
sva potrebna polja kliknuti na Slijedee.
8. arobnjak - Korak 5: Kliknuti na Slijedee.
9. arobnjak - Korak 6: Odabrati Ureivanje pojedinanih pisama...,. Pojavit e se
prozor Spoji slogove, odabrati Sve i potvrditi klikom na U redu.
10. SPREMITI SPOJNO PISMO POD NOVIM IMENOM!