APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI

DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN

JAVA NETBEANS

Makalah

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Komunikasi dan Informatika

Diajukan Oleh :
Hermawan Susanto
Drs. Sudjalwo, M Kom.
Agus Supardi, S.T.,M.T.

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
OKTOBER 2013

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,
Muhammadiyah university of Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI
Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process
of data collection and the archives are still using manual administration found
several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the
process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build
application-based data collection and administration of computerized records in
Jeruk village.
Data collection methods are interviews and observation. In designing
applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications
archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for
archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help
facilitate personnel in performing archiving and printing reports.
This application consists of a single user and includes some of the menu
settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data
classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,
reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,
outgoing mail and agenda reports.
Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI
Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang
terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih
menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan
mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi
permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan
adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.
Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam
mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).
Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java
NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan
dan pencetakan laporan.
Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu
pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data
klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat
masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda
surat keluar.
Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.

Perkembangan

PENDAHULUAN
Setiap

instansi

pemerintah

mempunyai satu unit yang bertugas

dalam bidang adminitrasi.

Dengan

kata lain setiap instansi memerlukan

satu unit yang mengelola segala
sesuatu

yang

berhungan

kegitan

adminitrasi

yang

dengan
pada

akhirnya akan berhubungan dengan

kegiatan kearsipan.

Pada dasarnya

kegiatan pengarsipan berfungsi untuk

menghasilkan, menerima, mengolah
dan

menyimpan

berbagai

surat,

laporan, formulir dan sebagainya.

Kegiatan

instansi

memerlukan data dan informasi,

pengetahuan dan teknologi saat ini

menyebabkan

Arsip merupakan

inforamasi terekam dalam bentuk

media

apapun,

yang

diciptakan,

diterima dan dikelola oleh suatu

instansi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena
kewajiban

legalnya.

Arsip

merupakan salah satu faktor yang

menunjang

kelancaran

penyelenggaraan kegiatan di suatu

instansi.

perubahan

disegala

aspek kehidupan, begitupula pada

arsip yang dahulunya merupakan
arsip media kertas namun sekarang
berkembang

menjadi

arsip

yang

medianya tersaji dalam bentuk media

baru. Dengan menggunakan media
elektronik dalam pengelolaan arsip
akan

memudahkan

dalam

pengelolaan data dan menghemat

biaya

dalam

pengelolaan

arsip.

Dengan alsan itu maka pada masa

sekarang

banyak

menggunakan

instansi

media

yang

elektronik

dalam pengelolaan arsip.

yang salah satu sumber data tersebut

adalah arsip.

ilmu

Kelurahan Jeruk merupakan

salah satu instansi pemerintah dalam
dunia pelayanan masyarakat yang
bterdapat

di

Kecamatan

Kabupaten Sragen.

Miri

Dalam proses

pelayanan instansi Kelurahan Jeruk

tidak

lepas

Kelurahan

dari
Jeruk

sebuah

surat.

menyediakan

sebuah arsip dan administrasi. Yaitu

arsip yang dikelola adalah berkas
surat menyurat di Kelurahan Jeruk.
Berkas surat menyurat ini belum
dilakukan secara elektronik. Peneliti

melakukan

pembuatan

program

pengolahan data tanah, data ukur,

aplikasi dengan menggunakan Java

data

NetBeans

mengandung pengolahan data lebih

menata,

yang

bertujuan

menyimpan

untuk

data,

dan

pemohon,

cepat,

serta

data

dapat

akad

dan

menghindari

sebagai sarana temu balik elektronik

kesalahan dalam pencatatan data asip

apabilan sewaktu-waktu berkas surat

tanah.

tersebut digunakan kembali.

Berdasrkan

Penelitian ini bertujuan untuk

memberikan

kemudahan

dalam

penelitian-

penelitian yang sudah ada, maka

peneliti

bermaksud

melakukan

pendataan, penyimpanan data dan

penelitian yang lebih memfokuskan

penemuan kembali berkas surat di

pada

Kelurahan Jeruk dalam mengelola

administrasi

administrasi pemberkasan.

menyuratbaik surat masuk maupun

surat

TINJAUAN PUSTAKA
Menurut
sistem

keluar

(2008),
pendataan

penduduk pada kantor Kepala Desa

dalam

pengarsipan
yang

Kelurahan

Suparno

informasi

faktor-faktor

surat

terdapat

Jeruk

di
yang

terkomputerisasi.
LANDASAN TEORI

Ujungsuri akan sangat membantu

Aplikasi yang akan dibuat

instansi pemerintah tersebut dalam

dalam penelitian ini adalah sebuah

melakuakan pendataan dalam ruang

aplikasi

likup sebuah desa. Sistem ini akan

administrasi

melakukan proses pendataan seiring

beberapa definisi yang berhubungan

dengan proses pengajuan surat-surat

dengan kebutuhan dalam pembutan

kependudukan oleh setiap penduduk

sistem ini.

yang datang kekantor kepala desa.

Menurut

Nurul

(2013),

sistem

komputerisasi pengarsipan jual-beli

tanah

pada

Condongcatur

kantor

Desa

memiliki

fitur

pendataan
yang

arsip

dan

memerlukan

1. Pengertian Arsip
Menurut

UU

Nomor

43

Tahun 2009, Arsip adalah rekaman

kegiatan

atau

pristiwa

dalam

berbagai bentuk dan media sesuai

dengan

perkmbangan

informasi

dan

teknologi

komunikasi

yang

Kesimpulan
merupakan

administrasi

suatu

proses

dibuat dan diterima oleh lembaga

penyelenggaraan kegiatan kerja sama

negara,

yang

pemerintahan

lembaga

daerah,

dua

perusahaan,

orang secara rasionalitas (nalar)

politik,

organisasi

yang tinggi untuk mencapai tujuan

kemasyarakatan, dan perseorangan

pelaksanaan

bermasyarakat,

kehidupan

berbangsa,

dan

bernegara.

yang telah ditetapkan.

3. Pengertian tentang SDLC
Perancangan dan pembuatan
sistem baru menggantikan sistem
lama

2. Pengertian Administrasi
Ada dua pengertian administrasi
dalam arti sempit dan administrasi
dalam

sedikitnya

pendidikan,

organisasi
dalam

melibatkan

arti

luas.

Adapun

penjelasannya yaitu :
1. Administrasi

dalam

work

kegiatan

yang

pengertian
meliputi

catat-mencatat,

menulis,

tulis-

mengetik,

korespondensi, dan kearsipan.

2. Administrasi

dalam

menggunakan
perancangan

masih

manual

sebuah

model

dan

pengembangan

sistem yaitu model SDLC. Ada

beberapa langkah model yang ada
pada SDLC salah satu yang populer

sempit adalah tata usaha atau

office

yang

adalah waterfall.
METODE PENELITIAN
1. Metode Analisis
Metode

analisis

yang

digunakan pada penelitian ini dengan

pengertian

menggunakan

metode

luas adalah keseluruhan proses

terstruktur

kerja sama antara dua orang atau

teknik menentukan fakta-fakta dalam

lebih

atas

mempelajari sistem yang ada. Pada

rasionalis tertentu untuk mencapai

metode ini trasformasi masukan,

tujuan

proses dan keluaran dinyakan dengan

yang
yang

sebelumnay.

didasarkan
telah

ditentukan

dengan

analisis

menggunakan

Data Flow Diagram (DFD).

Pengambilan

data

dalam

waterfall

Metode

penelitian ini menggunakan beberapa

metode

perancangan

metode penelitian yaitu :

yang

menggunakan

1. Penelitian kepustakaan

pendekatan

Dalam

hal

mengumpulkan
buku-buku

dan

berhubungan
yang

ini

informasi

dari

internet

yang

dengan

diteliti,

penulis

masalah

sehingga

dapat

membantru penyelesaian masalah

ini.

secara

adalah

berurutan
proses
sistematis

mulai dari level pendefinisian

kebutuhan sistem sampai dengan
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data

flow

diagram

merupakan diagram aliran data

2. Penelitian lapangan

yang menggambarkan bagaimana

Metode pengamatan secara

data diproses oleh sistem. Selain

langsung ini digunakan untuk

itu Data flow diagram (DFD)

mendapatkan

menggambarkan

data

yang

notasi-

dibutuhkan penulis dengan cara

aliran data di dalam sistem.

terjun

a. DFD Level 0

langsung

kelokasi

pen

elitian.

Dalam
yang

bentuk sistem yang paling

dalam

global yang berisi proses dan

membangun sistem arsip adalah

umumnya berfungsi sebagai

dengan

sistem

akan

perancangan

flow

diagram Level 0 ini merupakan

3. Metode Perancangan
Metode

Data

notasi

digunakan
menggunakan

metode

masukan

yang

waterfall seperti pada gambar

berhubungan dengan external

diagram di bawah ini :

entity (admin).

Gambar 1. Metode Waterfall

Gambar 2. Diagram Konteks

HASIL DAN PEMBAHASAN

digunakan

1. Form Menu Utama

background,

Form

menu

utama

simpan
menyimpan

kali

yang

saat

program

mengganti

buka

file

digunakan

merupakan form yang pertama

muncul

untuk

data

sudah

teks,
untuk

penggaturan

diinputkan,

dan

dijalankan. Dalam form menu

tombol tutup yang digunakan

utama terdapat 3 toolbar yaitu

untuk menutup form pengaturan

beranda, data dan surat. Namun

program.

yang pertama kali aktif adalah

toolbar

beranda

yang

akan

digunakan admin untuk login.

Gambar 5. Form pengaturan

program
Gambar 3. Form menu utama
2. Form Login
Form login digunakan untuk
menjaga agar tidak sembarang
orang bisa mengakses aplikasi ini.

Gambar 4. Form login

3. Form Pengaturan Program
Dalam form ini terdapat 4
tombol

yaitu

wajah

yang

4. Form Surat Masuk

Form
digunakan

surat
untuk

masuk

memasukkan

data-data surat masuk yang masuk

kepada Kelurahan Jeruk.

Gambar 6. Form surat masuk

5. Form Surat Keluar

Form
digunakan

surat
untuk

masuk

memasukkan

data-data surat keluar yang keluar

dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 9. hasil surat keluar
8. Hasil

Laporan

Agenda

Surat

Masuk
Form hasil laporan agenda
Gambar 7. Form surat keluar
6. Hasil Laporan Surat Masuk
Form hasil laporan surat
masuk digunakan untuk melihat

surat masuk digunakan untuk

melihat semua data-data surat
masuk

yang

masuk

dari

Kelurahan Jeruk.

data-data surat masuk yang masuk

dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 10. Hasil laporan agenda

surat masuk
Gambar 8. hasil surat masuk
7. Hasil Laporan Surat Keluar

9. Hasil

Laporan

Agenda

Surat

Keluar

Form hasil laporan surat

Form hasil laporan agenda

keluar digunakan untuk melihat

surat

data-data surat keluar yang masuk

melihat semua data-data surat

dari Kelurahan Jeruk.

keluar yang masuk dari Kelurahan

Jeruk.

keluar digunakan

untuk

Tabel 1. Tabel Kuisoner

Gambar 11. Hasil laporan surat

keluar

Berdasarkan

hasil

yang

diperoleh dari 20 user atau pengguna

ANALISIS DAN PEMBAHASAN
pendataan

arsip

dilakukan

mengetahui

pengujian

kekurangan

dari

aplikasi

dan

15

ini.

10

Sangat
Setuju

Setuju

Pengujian dilakukan dilakukan dua

tahap

yaitu

pengujian

dari

dari

penulis

dan

mahasiswa

atau

petugas instansi. Aplikasi pendataan

arsip dan administrasi yang sudah
berjalan

sebagaimana

mestinya,

pengujian dan penilaian dilakukan

oleh

mahasiswa

dan

petugas

kelurahan. Pengujian dan penilaian

itu meliputi : aplikasi, tampilan,
data/informasi, kelengkapan menu,

Tidak Setuju
Tidak Setuju

Gambar 12. Grafik Hasil

Pengujian
KESIMPULAN
Berdasarkan

uraian

dari

perancangan dan pengujian sistem

maka dapat diperoleh kesimpulan

aplikasi keseluruhan. Berikut ini

sebagai berikut :

merupakan data yang didapatkan dari

1. Aplikasi

20 user atau pengguna.

mengunakan

Hasil Pengujian
Aplikasi

untuk

kelebihan

dilihat

grafik sebagai berikut:

dan administrasi yang telah dibuat

akan

dapat

Aplikasi
tampilan
Data /
Kelengkapa
Aplikasi

Aplikasi

maka

pendataan

arsip

dan

administrasi di Kelurahan Jeruk

dengan Java

NetBeans

untuk

pengarsipan di Kelurahan Jeruk

telah

berhasil

sehingga

dapat

mempermudah
melakukan

dikembangkan,
membantu

petugas
pengarsipan

dalam
dan

pencetakan laporan.
2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu
user dan meliputi beberapa menu
yaitu pengaturan program, atur
user, data pengguna, data instansi,
data unit kerja, data klafisikasi,
surat masuk, surat keluar, tabel
data keluar, agenda surat, laporan
surat masuk, laopran surat keluar,
laporan agenda surat masuk, dan
laporan agenda surat keluar.

DAFTAR PUSTAKA
Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan JualBeli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem
Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan
Komputer.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor
Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik
Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.