Page 1: Introduction

An independent research organisation recently examined the work

practices of 1,501 companies in six countries. They found that
disorganised work practices within these business organisations wasted
time equivalent to an average of 98 working days each year for every
person employed. In terms of employee productivity, the UK came out
the worst. On average, people were working effectively for only 48of the
time. Poor organisation was largely responsible. Prominent within this
poor organisation were inadequate systems for managing information
and communication.
Una organizacin independiente de investigacin examin recientemente las
prcticas de trabajo de 1.501 empresas en seis pases . Encontraron que las
prcticas de trabajo desorganizadas dentro de estas organizaciones empresariales
prdida de tiempo equivalente a un promedio de 98 das laborables cada ao por
cada persona empleada . En trminos de productividad de los empleados , el
Reino Unido sali el peor . En promedio , las personas estaban trabajando
efectivamente por slo 48of el tiempo . La mala organizacin fue en gran parte
responsable. Destacado dentro de esta mala organizacin eran inadecuados
sistemas de gestin de la informacin y la comunicacin .

Information and Communications Technologies (ICT) help modern

organisations to be better organised and to meet their objectives more
effectively. Good ICT solutions enable an organisation to:

handle much larger quantities of information and other resources

achieve much higher accuracy levels (make very few mistakes)
reduce the costs of all their processes
improve the services offered to internal and external customers.
This case study illustrates ways in which organisations like schools and
businesses can become more efficient by integrating their ICT effort.
This may well require them to call on the services of an integrated ICT
provider who can help such organisations to control costs and to reap
the benefits of utilising IT systems and multi-functional devices in an
integrated way.
Schools can benefit directly by using modern Information Management
Systems that save and release staff time. Society also stands to gain;
students who become familiar with good Information Management
practice whilst at school are better equipped to be become effective
members of the workforce of the future.

Tecnologas de la informacin (TIC) y ayudan a las organizaciones modernas para

una mejor organizacin y para cumplir con sus objetivos de manera ms eficaz.
Las buenas soluciones TIC permiten a una organizacin:
manejar cantidades mucho mayores de informacin y otros recursos
lograr mucho ms altos niveles de precisin (que muy pocos errores)
reducir los costos de todos sus procesos
mejorar los servicios ofrecidos a los clientes internos y externos.
Este estudio de caso ilustra las formas en que las organizaciones como las
escuelas y las empresas puedan ser ms eficientes mediante la integracin de su
esfuerzo TIC. Esto bien puede requerir que recurrir a los servicios de un proveedor
integrado de TIC que pueda ayudar a dichas organizaciones a controlar los costos
y para obtener los beneficios de la utilizacin de los sistemas informticos y
dispositivos multi-funcionales de una manera integrada.
Las escuelas pueden beneficiar directamente mediante el uso de modernos
sistemas de gestin de informacin que grabar y liberar el tiempo del personal. La
sociedad tambin tiene mucho que ganar; estudiantes que se familiaricen con las
buenas prcticas de gestin de la informacin, mientras que en la escuela estn
mejor equipados para ser convertido en miembros efectivos de la fuerza laboral
del futuro.

Page 2: The Canon story

Canon was founded in Japan in 1933, and first made its name in the
1930s as a producer of cameras. It became associated with high levels
of innovation and product development, and in 1964 it branched out to
produce the Canola 130, the world's first 10-key electronic calculator.
During the 1960s Canon became a truly international company with
exports accounting for 50of sales. In 1968 the company moved into
photocopying and by the mid 1970s Canon was producing laser printers.
During the 1980s and 1990s the company continued to innovate,
developing high grade computer systems and more sophisticated
cameras, copiers and digital imaging systems.
Increasingly the company has focused on developing environmentally
friendly technologies, producing recyclable copiers and other equipment.
Today Canon is known for providing state-of-the-art integrated IT and
office solutions, as well as top class photography and imaging systems.
In the UK, Canon is an industry leader in imaging products and services
for digital environments, both in the office and at home. Canon's
technology is designed to enable companies and individuals to achieve
their goals '- an objective which is encapsulated in the company's "You
Can" philosophy.
Canon fue fundada en Japn en 1933, y primero hizo su nombre en la dcada de 1930
como productor de cmaras. Se lleg a ser asociado con altos niveles de innovacin y

desarrollo de productos, y en 1964 se ramific para producir la canola 130, la primera

calculadora electrnica de 10 teclas del mundo.
Durante la dcada de 1960 Canon se convirti en una empresa verdaderamente
internacional con exportaciones que representan 50 de ventas. En 1968 la compaa
se traslad a fotocopias y para mediados de la dcada de 1970 estaba produciendo
Canon impresoras lser. Durante los aos 1980 y 1990 la compaa continu
innovando, el desarrollo de sistemas informticos de alto grado y cmaras ms
sofisticadas, copiadoras y sistemas de imgenes digitales.
Cada vez ms la compaa se ha centrado en el desarrollo de tecnologas respetuosas
con el medio ambiente, la produccin de copiadoras reciclables y otros equipos.
Hoy Canon es conocida por proporcionar el estado de la tcnica de soluciones de TI y
de oficina, as como la fotografa de primera clase y de los Sistemas de Imagen
integrado. En el Reino Unido, Canon es una empresa lder en productos y servicios de
imgenes para entornos digitales, tanto en la oficina como en el hogar. La tecnologa
de Canon est diseado para permitir a las empresas e individuos para lograr sus
objetivos '- un objetivo que est encapsulado en "podr" filosofa de la empr

Page 3: Operating the core business

Companies which set out, through their products and services, to help
other companies become and remain efficient operators need to be at
the forefront of innovation and good practice themselves.
Canon prides itself on the research that it carries out into developing
new technologies. It has research centres located in Europe (e.g. France,
UK) USA and Japan.
The company operates in a highly competitive environment. It
recognises the importance of managing its processes in ways that
ensure that its new products come to market quickly, are to the highest
technical specifications, and can be competitively priced.
Key to this is Canon's appreciation that a good Information Management
strategy is an essential component of business success. Today's
businesses are faced with a mass of documentation, emails, and other
paperwork circulating around them. Canon has developed skills and
technologies to take control of this potential information overload, the
know-how to manage it and the ability to share it throughout the
organisation and beyond.
Canon has used its technology, understanding and systems integration
skills to help improve its own business processes - aiding it to become
more efficient, more productive and more profitable.
Because it understands the important contribution of Information and
Communications systems to effective working, Canon is well placed to
help other organisations improve their own Information Management
Systems. With its history of technological innovation in the fields of

state-of-the-art integrated IT, office and imaging systems, Canon seeks

to continually provide solutions that best meet customer requirements.
For today's digital, networked offices, this means providing a range of
Information Technology and Communications solutions built around a
core set of digital products.
Las empresas que establecen, a travs de sus productos y servicios, para ayudar
a otras empresas a ser eficientes y se mantienen los operadores tienen que estar
a la vanguardia de la innovacin y las buenas prcticas a s mismos.
Canon se enorgullece de la investigacin que se lleva a cabo en el desarrollo de
nuevas tecnologas. Cuenta con centros de investigacin ubicados en Europa (por
ejemplo, Francia, Reino Unido) EE.UU. y Japn.
La compaa opera en un entorno altamente competitivo. Se reconoce la
importancia de la gestin de sus procesos de manera de asegurar que sus nuevos
productos llegan al mercado con rapidez, son las ms altas especificaciones
tcnicas, y pueden ser un precio competitivo.
Para ello es fundamental el reconocimiento de Canon que una buena estrategia de
gestin de la informacin es un componente esencial del xito del negocio. Las
empresas de hoy se enfrentan a una gran cantidad de documentacin, correos
electrnicos y otros documentos que circula por ellos. Canon ha desarrollado
capacidades y tecnologas para tomar el control de este potencial sobrecarga de
informacin, el know-how para gestionar y la posibilidad de compartir toda la
organizacin y ms all.
Canon ha utilizado sus habilidades tecnolgicas, la comprensin y la integracin
de sistemas para ayudar a mejorar sus propios procesos de negocio - ayudndole
a ser ms eficiente, ms productiva y ms rentable.
Porque entiende la importante contribucin de los sistemas de informacin y las
comunicaciones a efectivo de trabajo, Canon est bien situada para ayudar a otras
organizaciones a mejorar sus propios sistemas de gestin de informacin. Con su
historia de innovacin tecnolgica en el campo de la tecnologa de ltima
generacin integrado de TI, sistemas de oficina y de imagen, Canon busca
proporcionar continuamente soluciones que mejor satisfacen los requisitos del
cliente.
Para las oficinas digitales, conectados en red de hoy en da, esto significa ofrecer
una gama de soluciones de comunicaciones y tecnologa de la informacin en
torno a un conjunto bsico de productos digitales.

Page 4: Strategic management

Strategic management involves making long-term plans that are clear

and well thought out, rather than simply reacting to problems when they

arise. In business, we make a distinction between a reactive organisation

and a proactive one. The proactive organisation is the one that plans
ahead. Unfortunately many UK companies are forced to operate in a
reactive way, and particularly in the area of developing an Information
Management Strategy. The problem is that, as companies grow, they
need to deal with their customers in more complex ways - and their
current Information Management systems need to be updated. Some
add individual components to their existing systems (helping them to
maximise the value of their previous investments), while others will start
from scratch. Whichever route a business takes, it makes sense to think
strategically, and particularly to examine ways of integrating the various
compatible components of information systems e.g. copiers, computers,
printers. Many organisations have the correct equipment but may not be
using it as effectively as they could, others - such as Oaks Park High
School in Essex, where Canon has built an advanced ICT network for use
by
teachers and pupils - are able to build solutions from the ground up.
La gestin estratgica implica hacer planes a largo plazo que sean claros y bien
pensado, en lugar de simplemente reaccionar a los problemas que puedan surgir.
En los negocios, se hace una distincin entre una organizacin reactiva y una
proactiva. La organizacin proactiva es la que hace planes. Desafortunadamente,
muchas empresas britnicas se ven obligados a operar de una manera reactiva, y
en particular en el rea de desarrollo de una estrategia de gestin de la
informacin. El problema es que, a medida que las empresas crecen, tienen que
hacer frente a sus clientes de forma ms compleja - y sus sistemas de gestin de
informacin necesitan ser actualizados. Algunos agregan componentes
individuales a sus sistemas existentes (ayudndoles a maximizar el valor de sus
inversiones anteriores), mientras que otros comenzarn a partir de cero. Cualquier
ruta que una empresa lleva, tiene sentido pensar estratgicamente, y en particular
para examinar formas de integracin de los diversos componentes compatibles de
los sistemas de informacin por ejemplo, fotocopiadoras, ordenadores,
impresoras. Muchas organizaciones tienen el equipo correcto, pero no pueden
estar usando la manera ms eficaz que pudieron, otros - como Oaks Park High
School en Essex, donde Canon ha construido una red de TIC avanzadas para su
uso por los profesores y alumnos - son capaces de construir soluciones de la tierra
para arriba.
Page 5: The whole picture
The key to successful Information Management is to link together the
various components of an Information System. For example, once
connected, a central copier replaces a host of desktop printers. Also,
within a properly integrated system, staff can access fax services direct
from PCs.

Information management is all about helping people to carry out their

daily work in a more streamlined and efficient way. A well integrated
information system will ensure that staff:
spend less time on contributing/seeking/extracting/retrieving data
undertake fewer tasks when handling information
generate less paper-based data
have access to a system that is secure and protects confidentiality
where necessary.
Let's look at how this can happen within an integrated system. Suppose
that a school's business studies teacher - Joe - urgently needs to order a
new textbook that has just been published and reviewed.
1Joe e-mails the school office to request an electronic copy of an
order form.
2Joe completes the electronic order form and e-mails it to the
Head of Dept for approval.
3The Head of Dept having given approval, Joe prints off a paper
copy of the order as a record, and forwards the electronic document to
the school office, which must see all purchasing orders.
4The school administrator has a query about the exact ISBN
number of the book so contacts Joe via a Virtual Private Network (VPN).
The VPN automatically forwards both the document and the call.
5Joe clears up the query and automatically sends a final copy of
the order to a printer in the office. Office staff are able to send off the
order (electronically) to the bookshop and to place copies of the order in
the appropriate central electronic and card files.
When the book arrives, the information system's software can, in a
matter of seconds, record the acquisition, make the payment, debit the
appropriate accounts and update stock records.
If the system was not integrated, every stage in the process would be
more complicated and prone to error. For example, Joe would need to
make multiple paper copies of his order, which he would have to
personally deliver to his Head of Department and the School Office for
signatures. He would have to visit them at a time when they were not
busy, and a letter would need to be sent with the order.
There is a good chance that at some stage the order would be left
waiting for a long period on someone's desk, and there is a fair chance
that important information might be missed out or lost in the process. In
contrast an integrated system takes out the delay, uncertainty, and
waste of resources involved in information handling.
La clave del xito de gestin de la informacin es vincular a los diversos
componentes de un sistema de informacin. Por ejemplo, una vez conectado, una
copiadora centro sustituye a una serie de impresoras de escritorio. Tambin,

dentro de un sistema integrado adecuadamente, el personal puede acceder a los

servicios de fax directamente desde PC.
Gestin de la informacin se trata de ayudar a la gente a llevar a cabo su trabajo
diario de una manera ms gil y eficiente. Un sistema de informacin bien
integrada asegurar que el personal:
dedicar menos tiempo a contribuir / Busco / extraccin / recuperacin de datos
llevar a cabo un menor nmero de tareas en el manejo de informacin
generar menos datos basados en papel
tener acceso a un sistema que es seguro y protege la confidencialidad cuando
sea necesario.
Veamos cmo esto puede ocurrir dentro de un sistema integrado. Supongamos
que los estudios de visita del profesor de una escuela - Joe - necesita
urgentemente para pedir un nuevo libro de texto que acaba de ser publicado y
revisado.
1Joe correos electrnicos a la oficina para solicitar una copia electrnica de un
formulario de pedido.
2Joe completa el formulario de pedido electrnico y mensajes de correo
electrnico al Jefe de Departamento para su aprobacin.
3El Jefe del Dpto de haber dado su aprobacin, Joe huellas de una copia
impresa de la orden como un registro, y reenva el documento electrnico a la
oficina de la escuela, lo que hay que ver todas las rdenes de compra.
administrador de la escuela 4La tiene una consulta acerca del nmero exacto
ISBN del libro para Joe contactos a travs de una red privada virtual (VPN). La
VPN reenva automticamente tanto el documento como la llamada.
5Joe aclara la consulta y enva automticamente una copia final del fin de una
impresora en la oficina. El personal de oficina son capaces de enviar la orden
(electrnicamente) a la librera y colocar copias de la orden en los archivos
electrnicos y con tarjeta de manera centralizada.
Cuando llega el libro, el software del sistema de informacin puede, en cuestin de
segundos, registrar la adquisicin, realizar el pago, debitar de las cuentas y
actualizar los registros de existencias.
Si el sistema no se integr, cada etapa en el proceso sera ms complicado y
propenso a error. Por ejemplo, Joe tendra que hacer mltiples copias en papel de
su orden, que l tendra que entregar personalmente a su Jefe de Departamento y
la Oficina de la Escuela de firmas. Tendra que visitarlos en un momento en que no
estaban ocupados, y tendra que ser enviado con el fin de una carta.
Hay una buena probabilidad de que en algn momento la orden se quedara
esperando por un largo perodo en el escritorio de alguien, y hay una gran
probabilidad de que la informacin importante se podra perdi o se pierde en el
proceso. A diferencia de un sistema integrado lleva a cabo la demora, la
incertidumbre y el derroche de recursos que manipula la informacin.

Page 6: Information handling: providing the solutions

The elements of an Information Management System.

Peripherals - black and white and colour copiers, laser and bubble
jet printers, scanners and faxes.
Networks - servers, PC's, cabling, firewalls etc.
Document management - software which supports the products
and offers users the ability to scan, file and retrieve documents whilst
saving valuable storage space.
As a major provider of these solutions Canon has played a significant
role in helping a range of business and non-business organisations to
develop better Information Management Systems. It has also developed
a tailored suite of ICT solutions for the education market. These are
designed to keep costs down and minimise teachers' administration
time, therefore allowing them to concentrate on their real job.
The aim is to equip educational establishments with a business level, ICT
infrastructure that not only meets the organisation's own needs but also
contributes to producing the workforce of the future. With such a
system, schools are able to enhance their students' ability to learn,
practise and hone their information management skills. For example,
with the right infrastructure in place, students could access the school's
website remotely from home to help with their homework. This site could
even contain lesson notes to assist parents/carers in supporting the
learning experience.
Many schools operate within severe budgetary constraints.
One solution therefore is to lease rather than purchase outright. Buying
outright ties up resources that could better be used for other educational
purposes, thus using a significant portion of the head-teacher's
equipment budget. Increasingly schools recognise leasing as the best
solution for hiring hardware such as computers and other essential
equipment like copiers.
Schools are relatively large organisations, and as such are able to benefit
from economies of scale, including technical economies. Technical
economies stem from using more sophisticated techniques to reduce
costs. Proactively developing an Information Management System based
on the latest peripherals, document management systems and voice
data is a good example of using technical economies of scale for better
financial management.
Economies of scale are the advantages of doing something on a large
rather than a small scale. Economies of scale lower the unit cost of
production. For example, producing 1,000 high quality copies of a school
prospectus on a modern dedicated in-house copier, is much cheaper (per
copy) than ordering 100 copies of the prospectus from a local printer.
Los elementos de un Sistema de Gestin de la Informacin. Perifricos - impresoras en
blanco y negro y color copiadoras, lser y de chorro de burbujas, escneres y faxes.

Redes - Servidores, PC, cableado, cortafuegos, etc. La gestin de documentos software que es compatible con los productos y ofrece a los usuarios la capacidad de
escanear, archivar y recuperar documentos vez que ahorra valioso espacio de
almacenamiento. Como un proveedor importante de estas soluciones Canon ha jugado un
papel importante en ayudar a una serie de organizaciones empresariales y no
empresariales para desarrollar mejores sistemas de gestin de informacin. Tambin se
ha desarrollado un conjunto de soluciones TIC a medida para el mercado de la educacin.
Estos estn diseados para mantener los costos bajos y reducir al mnimo el tiempo de
administracin de los profesores, por lo tanto, lo que les permite concentrarse en su
trabajo real. El objetivo es dotar a los centros de enseanza con un nivel de negocios,
infraestructura de TIC que no slo satisface las necesidades propias de la organizacin
sino que tambin contribuye a la produccin de la fuerza de trabajo del futuro. Con un
sistema de este tipo, las escuelas son capaces de mejorar la capacidad de sus
estudiantes para aprender, practicar y perfeccionar sus habilidades de gestin de la
informacin. Por ejemplo, con la infraestructura adecuada en su lugar, los estudiantes
pueden acceder a la pgina web de la escuela de forma remota desde su casa para
ayudar con sus tareas. Este sitio podra incluso contener leccin seala para ayudar a los
padres / cuidadores en el apoyo a la experiencia de aprendizaje. Muchas escuelas
funcionan dentro de las limitaciones presupuestarias severas. Por lo tanto, una solucin
consiste en arrendar en lugar de comprar directamente. La compra de lazos simples
recursos que mejor podran ser utilizados para otros fines educativos, por lo tanto con una
porcin significativa del presupuesto de equipamiento del jefe de estudios. escuelas
reconocen cada vez ms el arrendamiento como la mejor solucin para la contratacin de
hardware, tales como computadoras y otros equipos esenciales como copiadoras. Las
escuelas son organizaciones relativamente grandes, y como tales son capaces de
beneficiarse de las economas de escala, incluidas las economas tcnicos. economas
tcnicas se derivan del uso de tcnicas ms sofisticadas para reducir los costos.
Proactivamente el desarrollo de un Sistema de Gestin de la Informacin basada en los
ltimos perifricos, sistemas de gestin de documentos y datos de voz es un buen
ejemplo del uso de tcnicas economas de escala para una mejor gestin financiera. Las
economas de escala son las ventajas de hacer algo en un gran lugar de a pequea
escala. Las economas de escala reducen el costo unitario de produccin. Por ejemplo, la
produccin de 1.000 copias de alta calidad de un folleto de la escuela en un moderno
establecimiento dedicado copiadora de la casa, es mucho ms barato (por copia) de pedir
100 copias del folleto de una impresora local.

Page 7: Conclusion
Sophisticated Information and Communications Technology systems
contribute to the efficient running of organisations. An integrated system
such as the one outlined above enables all of the separate parts of the
organisation to pull in the same direction. Canon has a long history of
providing appropriate technological systems to businesses. The
company is now helping educational organisations to operate in a

businesslike way through the development of strategically focused

Information Management Systems.

Sofisticados sistemas de comunicaciones tecnologa de la informacin y contribuyen a la

buena marcha de las organizaciones . Un sistema integrado tal como el descrito
anteriormente permite a todas las partes separadas de la organizacin para tirar en la
misma direccin. Canon tiene una larga historia de proveer sistemas tecnolgicos
adecuados a las empresas. La compaa ahora est ayudando a las organizaciones
educativas para operar de manera formal a travs del desarrollo de sistemas de gestin
de informacin con objetivos estratgicos .