KERTAS CADANGAN

KURSUS PENULISAN DOKUMEN RASMI

( SURAT RASMI KERAJAAN )
TARIKH:

25 JULAI 2015

Disediakan oleh:
Haji Mohamad Roslan bin Ghazali
Jabatan Pengajian Melayu,
Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman
Jitra, Kedah

1.0

Pendahuluan

Antara cabaran yang harus diutamakan sama ada pihak swasta mahupun kerajaan
adalah melatih ahli organisasi khususnya yang baharu dalam aspek dokumentasi
teknikal. Antara yang dikenal pasti melibatkan penyediaan dokumen rasmi yang
penting pengurusan seperti surat rasmi, laporan, memorandum, kertas projek dan kertas
konsep, minit mesyuarat dan sebagainya.
Isu ini diserlahkan kerana masih terdapat penjawat awam yang kurang memahami
konsep dan format yang sebenar dalam pengendalian dokumen-dokumen rasmi ini.
Natijahnya, secara tidak langsung membawa kepada isu kualiti dalam penyediaan
dokumen yang terbabit. Kadangkala ditambah pula dengan penguasaan bahasa yang
lemah, menyebabkan penyediaan dokumen yang boleh dipersoalkan kredibilitinya.
Kegagalan mematuhi aturan dalam penulisan kedua-duanya boleh menyebabkan
kekeliruan, di samping boleh menjatuhkan imej atau reputasi organisasi yang berkenaan
Justeru, penulisan surat rasmi haruslah dikuasai oleh setiap pelajar yang bakal menjadi
penjawat awam sebagi satu wacana untuk menyampaikan sesuatu maklumat dan
keputusan sama ada dengan agensi kerajaan, swasta atau orang awam. Oleh hal
demikian, Kursus Penulisan Surat Rasmi telah dirangka bagi menghasilkan satu teknik
yang standard dari segi menulis surat rasmi mengikut piawai, diselarikan dengan
pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh pihak pengurusan amat penting bagi
memastikan kelancaran segala urusan pentadbiran.
2.0

Tujuan

Kursus ini bertujuan untuk memberi pengetahuan asas, pendedahan dan membantu
pesertakursusmeningkatkanmutupenulisansuratrasmidarisegipenggunaanbahasa.
Sepanjang sesi pembelajaran, peserta akan didedahkan dengan proses meringkas dan
merangkaisisuratsertateknikpenggunaanbahasayangbetuldalammembuatsurat.
.
3.0

Objektif

Objektif ialah :
3.1

Mengukuhkan kemahiran dan pengetahuan untuk menulis surat

rasmi dengan menggunakan tatabahasa dan teknik yang betul
berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.

3.2

Membantu dalam menambahkan maklumat, pengetahuan dan kemahiran

pegawai-pegawai pentadbiran dan pengurusan organisasi dalam bidang
penulisan dokumen rasmi seperti surat rasmi.

3.3.

Membantu dalam memastikan dokumen-dokumen rasmi yang dihasilkan oleh

pegawai-pegawai pentadbiran dan pengurusan organisasi yang berkualiti tinggi.

3.4

Membantu dalam memastikan imej, reputasi dan jenama organisasi ditingkatkan

melalui penguasaan kemahiran penulisan dokumen rasmi seperti surat rasmi
yang berkesan.

4.0

Tarikh
5 hingga 7 Mei 2015

5.0

Tempat Mesyuarat
Tempat untuk diadakan bengkel penulisan surat rasmi
DEWAN ZAABA

6.0 Kandungan Penulisan Surat Rasmi

6.1 Memahami penulisan surat rasmi
6.2 Amali penulisan surat rasmi
6.3 Pembentangan dan refleksi penulisan surat rasmi
6.4 Tatabahasa dalam penulisan teknikal
7.0

Pendekatan Bengkel
Bengkel ini akan dilaksanakan melalui pendekatan berikut:.1 Kuliah

8.0

7.2

Latih amal - Bengkel

7.3

Penulisan secara individu

Kumpulan Sasaran
Kumpulan sasaran dalam bengkel ini:.1 60 peserta terdiri darupada Ahli JPP, dan Ketua Kumpulan
8.2

9.0

16 Pensyarah Jabatan Pengajian Melayu Institut Pendidikan Guru

Kampus Darulaman

Tandatangan Pensyarah Penganjur

.............................................
(HAJI MOHAMAD ROSLAN BIN GHAZALI)
Pensyarah Akademik,
Jabatan Pengajian Melayu,
Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman
06000 Jitra, Kedah Darulaman

10.0

Ahli Bengkel:
Senarai nama 76 orang peserta (Lampiran A)

11.0

Jadual Bengkel
Seperti yang dilampirkan (Lampiran B)

12.0

Anggaran Perbelanjaan
Bil

Jenis Tuntutan

Per Unit

Jumlah

1.

Makan

RM 10 X 76 peserta=

RM

2.

Air mineral (2 kotak)

RM2X

RM

JUMLAH

RM1

JUMLAH KESELURUHAN:Seribu Empat Puluh Ringgit Sahaja (Tiada tuntutan)

14.0

Peralatan dan Bahan

.1

1buah projektor LCD

15.2

Komputer notebook (milik peribadi peserta)

15.3

3 unit mesin kokot (stapler)

15.4

18 keping fail poket

15.5

Kertas A4 4 rim

15.6

Toner printer Xerox Fuji

16.0

Penutup

Kertas cadangan ini diharapkan dapat menjelaskan dengan terperinci tentang keperluan
untuk mengadakan kursus. Dengan justifikasi yang diberi, diharap kertas cadangan ini
akan mendapat pertimbangan sewajarnya daripada pihak Tuan Pengarah serta
pengurusan IPGKDA dan seterusnya mendapat kelulusan daripada pihak tuan.

Disediakan oleh,
Haji Mohamad Roslan bin Ghazali
Jabatan Pengajian Melayu,
Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman
Jitra, Kedah

Lampiran A
NAMA PESERTA BENGKEL PENULISAN KREATIF
Bil

Nama

GRED

Jawatan

1.

Hj. Alias bin Hj.Sidek

52

Ketua Jabatan/Peserta

2.

En.Mohd Shafiee bin

Hassan

52

Tmbalan
K.Jabatan/Peserta

3.

Hjh. Noor Zila bt. Md. Yusuf

48

Fasalitator

Dr. Nordiana bt. Hamzah

44

Fasalitator

Hj. Abdullah bin Mat

54

Pensyarah
Kanan/Peserta

6.

En.Hamdan bin Hj. Ahmad

48

Peserta

7.

Hj.Mohd Roslan bin Ghazali

48

Peserta

8.

En.Mohd Zuhairi bin Raffien

48

Peserta

9.

Pn. Che Mas bt. Saud

48

Peserta

10.

En. Abdull Manaf b. Ahmad

48

Peserta

11.

En. Abdull Manaf b. Ahmad

48

Peserta

12.

En. Mohd Yazi bin Kerya

48

Peserta

13.

Hj. Aswadi bin Mat Amin

48

Peserta

14.

Dr. Izani b. Ibrahim

48

Peserta

15.

En. Bukhari b Shafie

44

Peserta

16.

Pn.Fatahiyah bt Mohd Ishak

44

Peserta

17.

Pn. Masni bt Jamin

44

Peserta

4.
5.

Lampiran B
JADUAL PELAKSANAAN KURSUS PENULISAN SURAT RASMI
Tempat: DEWAN ZAABA
Tarikh: 25 JULAI 2015
Tarikh / Masa

8.30-10.30 pagi

10.3011.00 pg

11.00-1.00 tgh

1.00-2.30

2.30

Sabtu
(25 Julai 2015)

Pengenalan
Dokumen Kerajaan

Rehat

Elemen Penting
Penulisan Surat
Rasmi

Makan
Tengah
hari

Bengk
Persem
Penulis
Ra