MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENERBITAN BAGI PERSIDANGAN

PERKHIDMATAN AWAM KE-8

Tarikh

7 November 2013

Masa

2.15 Petang

Tempat

Bilik Sindiket Unit Penerbitan

Tingkat 3, Blok C
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Bukit Kiara
KUALA LUMPUR

Pengerusi

Encik Murad Bin Deraman

Ketua Unit Penerbitan
INTAN Bukit Kiara

Senarai
Kehadira
n

Seperti di Lampiran I

1. PERUTUSAN PENGERUSI
Pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli
mesyuarat. Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat ini adalah yang pertama
khusus untuk membincangkan mengenai persidangan perkhidmatan awam (PPA)
Ke-8 yang akan diadakan pada 5 hingga 7 Februari 2014 di INTAN. Selain itu,
pengerusi turut memaklumkan bahawa Unit Penerbitan telah ditugaskan untuk
bertanggungjawab dalam memastikan bahan-bahan penerbitan untuk persidangan
disediakan. Tujuan mesyuarat ini diadakan adalah bagi menyelaraskan tugas-tugas
yang perlu dilaksanakan bagi memastikan bahan-bahan penerbitan siap mengikut
masa yang ditetapkan. Pengerusi memohon agar semua kakitangan memberi
kerjasama sepenuhnya untuk menjayakan persidangan kali ini.

2. PENYEDIAAN BAHAN PENERBITAN PERSIDANGAN

m.s 1 dari 6

2.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa bahan-bahan yang perlu disediakan

terdapat lima bahan iaitu:
i. kulit muka hadapan fail kertas kerja persidangan;
ii. buku program persidangan;
iii. poster persidangan;
iv. kad jemputan; dan
v. kertas kerja yang akan dibentangkan disediakan untuk peserta
persidangan.
Makluman
2.2 Mesyuarat mengambil maklum Jawatankuasa Induk Persidangan bersetuju
untuk menetapkan setiap bahan perlu disediakan sebanyak 900 unit. Ini
kerana peserta yang dijangka hadir adalah seramai 700 orang. Lebihan 200
unit adalah untuk pihak media, pegawai INTAN dan untuk tujuan dokumentasi.
Poster perlu dicetak sebanyak 1100 unit untuk diedarkan kepada semua
Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan.
Makluman
2.3 Mesyuarat mengambil maklum bahawa bahan yang perlu disiapkan dahulu
adalah poster persidangan. Konsep artwork poster akan diserahkan kepada
Pengerusi selewat-lewatnya 10 November 2013.
Tindakan : Pereka

2.4 Mesyuarat mengambil maklum bahawa kelulusan Jawatankuasa Induk PPA

perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Unit Percetakan

m.s 2 dari 6

untuk print offset. Setelah selesai dicetak, urusetia induk perlu dimaklumkan
untuk tindakan mereka menghantar keluar bagi tujuan promosi PPA.
Tindakan : Pegawai Penerbitan Gred
N44 dan Unit Percetakan
2.5 Mesyuarat bersetuju agar sebanyak 900 set separator yang mengandungi
setiap set, sembilan kertas pemisah pelbagai warna untuk folder dan juga 900
ring folder yang bertebalan 60 milimeter ditempah.
Tindakan : Pegawai Percetakan Gred N27
2.6 Mesyuarat bersetuju agar kulit folder dan spine (tulang sisi pada folder ring)
akan mengikut konsep kulit poster yang diluluskan. Selain itu, reka bentuk kad
jemputan akan direka mengikut konsep poster.
Tindakan : Pereka
2.7 Mesyuarat dimaklumkan bahawa maklumat terkini buku program masih belum
diperolehi daripada pihak urusetia induk. Pada masa ini hanya konsep
kerangka buku program dapat disediakan. Tahun ini, cadangan saiz buku yang
lebih kecil, iaitu A5 (lanskap) melintang. Tujuannya agar ruang dapat dijimatkan
dan boleh keluarkan daripada mesin fotostat warna jika memerlukan cetakan
segera kerana masa yang diberikan untuk penyediaan buku program adalah
singkat.
Tindakan : Pereka

2.8 Mesyuarat bersetuju agar gambar-gambar terkini saiz passport VIP (very
important person) diperoleh daripada urusetia induk untuk dimasukkan di

m.s 3 dari 6

bahagian kata-kata aluan buku program terlebih dahulu sebelum dimasukkan

teks kata-kata aluan. Mesyuarat dimaklumkan bahawa kata-kata aluan adalah
daripada YAB Timbalan Perdana Menteri, Ketua Setiausaha Negara dan Ketua
Setiausaha Kementerian Kesihatan merangkap Presiden Persatuan Pegawai
Tadbir dan Diplomatik.
Tindakan : Setiausaha
2.9 Mesyuarat bersetuju agar kata-kata aluan daripada VIP diperoleh daripada
urusetia induk untuk dimasukkan ke dalam buku program.
Tindakan : Pegawai Penerbitan Gred N44

3. HAL-HAL LAIN
i.

Mesyuarat bersetuju agar cadangan untuk mengadakan gerai jualan

buku dibangkitkan dalam mesyuarat induk PPA yang akan bermesyuarat
kelak.
Tindakan : Pengerusi

ii.

Mesyuarat bersetuju agar jadual petugas Unit Penerbitan yang akan

bertugas sebelum dan semasa PPA berlangsung disediakan. Surat
permohonan kepada Pengarah INTAN dan salinan kepada Bendahari
PPA iaitu Ketua Program Kewangan dikemukakan bagi memohon duit
elaun khas makan sebanyak RM 10 semalam bagi setiap petugas dan
diserahkan kepada Unit Penerbitan seminggu sebelum PPA bermula.
Tindakan : Setiausaha

III.

PENANGGUHAN

m.s 4 dari 6

Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan sumbangan semua

yang hadir dalam menjayakan mesyuarat dan berharap tindakan dilaksanakan atas
keputusan-keputusan yang telah dibuat. Pengerusi memaklumkan bahawa
mesyuarat akan datang akan diadakan pada 15 November 2013. Pengerusi
menangguhkan mesyuarat pada jam 4.00 petang.
Disediakan oleh:
Urusetia Jawatankuasa Kecil Penerbitan PPA Ke-8
7 November 2013

LAMPIRAN 1

m.s 5 dari 6

1. Encik Murad Bin Deraman

Ketua Unit Penerbitan
2. Encik Osman Bin Musa
Pegawai Penerbitan Gred N44
3. Puan Mary A/P Muniandy
Pegawai Penerbitan, Gred N41
4. Encik Halit Bin Awang
Pereka Gred, B41
5. Encik Hassan Bin Abu
Pegawai Percetakan, Gred N27
6. Puan Mazidah Binti Umar
Pereka Gred, B17
7. Encik Ramli Bin Adam
Pembantu Tadbir (Pemasaran), Gred N17
8. Puan Seriah Binti Kasim
Pembantu Tadbir (Pentadbiran), Gred N17
9. Cik Nurlisa Binti Munirah
Jurutaip Gred, N11
10. Encik Mohd. Ali Bin Taib
Pembantu Am Pejabat, Gred N1

m.s 6 dari 6