TATACARA

PENGURUSAN STOR
(1 Pekeliling Perbendaharaan KP
6.1-6.9/2013)

August 15

OBJEKTIF
1. Menjelaskan prosedur tatacara pengurusan stor
sekolah.
2. Meningkatkan kompetensi peserta kursus
dalam proses merancang, mengawal dan
membuat pelaporan dalam proses pengurusan
stor sekolah.
3. Meningkatkan akauntabiliti pengurusan sekolah
terhadap pengurusan stor sekolah.

August 15

DEFINISI STOR
Tempat bagi melaksanakan penerimaan,
mereko, penyimpanan, penyelenggaraan,
pengendalian dan pengeluaran stok.

August 15

DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna
dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk;
Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/
Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/
Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/
Domestik/Dokumen atau Buku Yang
Dikawal dan sebagainya
August 15

Tujuan
Memperkemas prosedur pelaksanaan pengurusan stor
selepas pengkelasan baharu kategori stor di KPM
Dibaca bersekali dengan peraturan sedia ada yang
terpakai berkaitan pengurusan stor
Memudah cara prosedur pengurusan stor selaras
dengan struktur KPM yang kompleks berpandukan
kepada pekeliling semasa yang terpakai
Khusus untuk kegunaan KPM dan agensi di
bawahnya sahaja
Berkuatkuasa mulai 27 Februari 2012

Kategori Stor Kerajaan Di KPM

Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM 27 Februari 2012
BIL

KRITERIA

STOR UTAMA

STOR UNIT

Kaedah perolehan
(pembelian) stok

menguruskan perolehan
(pembelian) stok sendiri

Tidak membuat perolehan (pembelian)

barang-barang; ATAU
Membuat perolehan stok menggunakan
peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)

Sumber peruntukan
kewangan bagi tujuan
perolehan

Menggunakan peruntukan belanja

mengurus bagi tahun semasa

Menggunakan peruntukan bantuan

geran per kapita (PCG)

Penggunaan Bekalan Stok

Membekalkan stok kepada Stor

Unit ; ATAU
Membekalkan stok terus kepada
pelanggan

Menerima bekalan stok dari Stor Utama

dan membuat bekalan terus kepada
pelanggan

Penggunaan Borang

Permohonan stok dari Stor Unit ke

Stor Utama menggunakan KEW.PS-10;
ATAU
Permohonan daripada pelanggan
ke Stor Utama menggunakan
KEW.PS-11

Permohonan daripada pelanggan

menggunakan KEW.PS-11

Ruangan Stor

Mempunyai ruangan / bilik khas

bagi menempatkan peralatan /
barang-barang yang diketegorikan
sebagai stok

Tidak Mempunyai ruangan / bilik khas

bagi menempatkan peralatan / barang-
barang yang diketegorikan sebagai stok

Kategori Stor Kerajaan Di KPM

Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM 29 Februari 2012 & Keputusan Mesyuarat
JKPAK KPM Bil. 4/2011 pada 31 Oktober 2011
Bil.

Kategori

1.

Stor Utama

Bahagian / Agensi / Ins<tusi

(i) Semua bahagian / agensi;
(ii) Jabatan Pelajaran Negeri
(iii) Pejabat Pelajaran Daerah;
(iv) InsTtut Pendidikan Guru Malaysia (induk dan semua kampus
IPG);
(v) Kolej Matrikulasi KPM;
(vi) Sekolah Sukan;
(vii) Sekolah Seni;
(viii)Sekolah Berasrama Penuh; dan
(ix) Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional

2.

Stor Unit

sekolah harian, serta mana-mana insTtusi yang Tdak disenaraikan

sebagai Stor Utama

KATEGORI STOR

Stor sekolah adalah dikategorikan sebagai

stor unit. Kriteria pengkelasan stor adalah
seperti berikut:
Bil

Kriteria

Stor Unit

1. Kaedah Perolehan
(pembelian stok)

Membuat perolehan stok menggunakan

peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)

2. Sumber peruntukan
kewangan bagi tujuan
perolehan

Menggunakan peruntukan PCG

3. Penggunaan Bekalan Stok Menerima bekalan stok dari Stor Utama dan
membuat bekalan terus kepada pelanggan

August 15

4. Penggunaan Borang

Permohonan daripada pelanggan

menggunakan KEW.PS-11

5. Ruangan Stor

Tidak mempunyai ruangan/bilik khas bagi

menempatkan peralatan/barang-barang yang
dikategorikan sebagai stok.
8

PELANTIKAN PEGAWAI PENGURUSAN STOR

JENIS
Pegawai Stor

LanTkan secara bertulis oleh P/GB

diperingkat dalaman bagi pegawai yang
sesuai tanpa mengira gred.

Pegawai Penerima/Pengesah

DilanTk secara dalaman sekurang-

kurangnya dua (2) atau lebih oleh P/GB
untuk menerima dan mengesahkan
barang stor yang diperoleh.

Pegawai Pemeriksa Stok

P/GB melanTk pegawai-pegawai yang

Tdak terlibat dengan stor bagi
melaksanakan pemeriksaan stok
sekurang-kurangnya sekali (1) setahun
mulai 1 Oktober tahun semasa.

Pegawai Pemverikasi Stok

August 15

LANTIKAN

PelanTkan 2 orang pegawai pemverikasi

Stok oleh Pengarah JPN.
Pegawai yang dilanTk Tdak terlibat
dengan sekolah yang diverikasi serta
sekurang-kurangnya mempunyai
kemahiran asas dalam Tatacara
9
Pengurusan Stor.

PENGGUNAAN BORANG DI STOR UNIT

Bil

Proses

1.

Penerimaan

Borang
KEW.PS-2, Borang Laporan Terimaan Barang-barang
(sekiranya terdapat selisihan)

Merekod Stok

Rekod Senarai Barang

KEW.PS-4 (Kad Petak)
Da\ar Pergerakan Peralatan/Stok Gunasama

3.

Penyimpanan

KEW.PS-7 (Penentuan Kumpulan Stok berdasarkan

penggunaan dua (2) tahun)
KEW.PS-8 (Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD))
KEW.PS-9 (Senarai Stok Bertarikh Luput)

4.

Pengeluaran

KEW.PS-11 (Borang Permohonan Stok)

5.

Pemeriksaan

KEW.PS-14 (Laporan Verikasi Stor)

KEW.PS-17 (Penyata Pelarasan Stok)
KEW.PS-18 (Perakuan Ambil Alih)

6.

Kehilangan dan
Hapuskira

2.

7.

KEW.PS-19 (Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah)

KEW.PS-21 (Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai
Rendah)

KEW.PS-14 (Laporan Verikasi Stor)

Laporan Tahunan KEW.PS-20 (Laporan Tahunan Pelupusan Stok
10
KEW.PS-22 (Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok)

KP 6.2/2013
PENERIMAAN

August 15

11

PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

Langkah-langkah yang perlu diambil semasa
menerima barang:
-

memastikan barang diterima secara fizikal

beserta dokumen.

semak butiran dalam dokumen

(LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan,
Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat
Jaminan.)
12

PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

memastikan barang diterima diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta
merta oleh Pegawai Penerima dan
disaksikan oleh pegawai lain sebelum
disahkan penerimaan.

13

PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

mengesahkan kuantiti sebenar diterima di
atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau
apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan
serta merta maka dokumen
dicatat atau
dicop Diterima dengan
syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang dan diuji.

August 15

14

PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada
pembekal direkodkan terus di Kad Petak
(KEW.PS-4)
Borang Laporan Terimaan Barang
(KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika
terdapat kerosakan, kurang, lebih dan
tidak mematuhi spesifikasi

August 15

15

KEW.PS-2

BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG-BARANG

(Tatacara Pengurusan Stor 43)
(Disediakan 2 salinan oleh Pegawai Penerima)

Nama dan Alamat Pembekal/Agen

Penghantaran

No.Kod

Perihal Barang

No.dan Tarikh
Pesanan Kerajaan

Butir-Butir Pengangkutan

Kuantiti
Dipesan

Diterima

Kurang/Lebih

Ditolak

Butir - Butir
Bungkusan

No.Ruj.Penerimaan

Sebab-Sebab Penolakan

Harga (RM)
Seunit

Jumlah

12356999

kertas kajang

12

13

Lebih terima

1.20

144.00

12357000

kertas mahjong

10

11

Lebih terima

1.00

10.00

12357001

kertas floresen

22

23

Lebih terima

2.00

44.00

Nama Penerima

Nama
Jawatan
Tarikh
Cop Jabatan
Salinan 1 - Kepada Pembekal/Agen Penghantaran

Akaun Terima Pembekal / Agen Penghantaran

Disahkan barang-barang ini diterima untuk
tindakan atas sebab-sebab berikut:

Kuantiti Ditolak
Kuantiti Kurang
Kuantiti lebih
Salinan 2 - Untuk Simpanan Stor

Nama
Tarikh

Cop Syarikat

16

KP 6.3/2013
MEREKOD STOK

17

MEREKOD STOK
TATACARA MEREKOD STOK

Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod

setiap satu item sahaja

No Kad Petak hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan

dengan pen dakwat merah dan pengeluaran
dengan pen berwarna hitam atau biru di
Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

18

KEW.PS-4
No. Kad:

1 / 2015

KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)
Ruj. Kawalan Stok*:
Perihal Stok:
Kumpulan Stok:

Bil.

1.
2.
3.

Tarikh

01/01/15
02/01/15
02/01/15
03/02/15

S 008

Nombor Kod:
BUKU TUNAI KERAJAAN 100MS
A

Lokasi Stok:

No. Ruj. BTB atau

No.Ruj. BPPS

Pejabat
Kuantiti

Terima
Keluar
Baki dibawa kehadapan

5
123

4
8

Baki dipindahkan ke hadapan

Baki

10
5
9
1

Tandatangan
Pegawai Stor

fr
fr
fr
fr

Nota:
* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahaja
BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)
BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

19

Merekod Stok
Maklumat Tambahan

Stok Bahan Mentah

(bersifat basah)

Stok gunasama

Kegunaan Pra Sekolah

Peralatan sukan /
makmal / kemahiran
hidup

Ikan/ayam/ sayuran

Bola/ kayu hoki/ baju

sukan/ radas makmal /
peralatan pertukangan

Perlu rekod walaupun

pembelian berbentuk
harian

Rekod dan simpan secara

berasingan setelah keluar
daripada rekod

Guna format disedia atau

format lain jika sesuai

Guna format disedia atau

format lain jika sesuai

 PEREKODAN STOK BAHAN MENTAH

KEW.PS-4
1 / 2013

No. Kad:

KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)
Ruj. Kawalan Stok*:
Perihal Stok:
Kumpulan Stok:

Bil.

1.

Tarikh

1/10/2011

001

Nombor Kod:
Daging (Ayam & Lembu)
Lokasi Stok:
No. Ruj. BTB atau
No.Ruj. BPPS

001

Stor Bahan Bermasak-Pra Sekolah

Kuantiti

Terima
Keluar
Baki dibawa kehadapan

10 kg

Seunit(RM)

10 kg

Baki

Tandatangan
Pegawai Stor

.
.

Baki dipindahkan ke hadapan

Nota:
* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahaja
BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)
BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

21

MEREKOD STOK GUNASAMA

DAFTAR PERGERAKAN PERALATAN / STOK GUNASAMA
Jenis :

Pegawai Penyelia

Jenama dan Model :

No. Siri PendaNaran :

Catatan

Lokasi :


Bil

Nama
Peminjam

Tarikh
Dikeluarkan

Jangka
Dipulangkan

Tandatangan Peminjam
Peminjaman

Pemulangan

Ke<ka Dikeluarkan

Ke<ka Dipulangkan

Nama
Pegawai

Nama
Pegawai

Tarikh

Tarikh

22

KP 6.4/2013
PENYIMPANAN

August 15

23

PENYIMPANAN STOK
Menggunakan ruang simpanan secara
ekonomik
Menyusun dengan cara yang teratur

Menyusun agar tidak menghalang

kerja-kerja pemunggahan

August 15

Menyusun bagi memudahkan pengeluaran

mengikut sistem MDKD

24

PENYIMPANAN STOK
Mematuhi pelaksanaan 5S

Sisih
Sapu
Susun
Seragam
SenTasa Amal
August 15

25

PENYIMPANAN
STOK BERTARIKH LUPUT?
STOK BERSTATSUS BAHAYA?

August 15

26

KP 6.5/2013
PENGELUARAN

August 15

27

PENGELUARAN STOK
Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh
pegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa
secara bertulis.
Setiap pengeluaran sebaik-baiknya menggunakan
sistem MDKD.

August 15

28

Sistem Masuk-DahuluKeluar-Dahulu (MDKD)

- Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem
MDKD dengan memastikan stok yang diterima
dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem pengeluaran
yang cekap dan teratur dapat mengelakkan
perkara-perkara berikut:(a)
(b)
(c)

August 15

Pengeluaran tanpa kebenaran;

Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan
tidak seperti yang dipesan; dan
Stok yang telah lama disimpan tidak
dikeluarkan.

29

Permohonan Stok
a. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah
menggunakan Borang Permohonan Stok
(BPS) KEW.PS-11.
b. KEW.PS-11 hendaklah disediakan oleh
pemohon dalam dua (2) salinan.
c. Satu (1) salinan disimpan oleh pemohon dan
satu (1) salinan dikemukakan kepada stor unit.

August 15

30

Permohonan Stok
d. Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas
KEW.PS-11 yang diterima seperti berikut:(a) Mendaftarkan KEW.PS-11 dan memberi
nombor permohonan;
(b) Menentukan kuantiti pengeluaran;
(c) Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan
(d) Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak.

August 15

31

KEW.PS-11
No.Permohonan :

B P S / 002

BORANG PERMOHONAN STOK

(Tatacara Pengurusan Stor 143)
(Untuk Kegunaan di Stor Unit - diisi dalam 2 salinan)

Permohonan
Bil.

Perihal Stok

Pegawai Pelulus
Kuantiti
Dipesan

Kuantiti
Diluluskan

Baki Kuantiti
Dipesan

1-

Stepler no 10

2-

Kertas Warna Kuning 160grm

12

12

3-

Sugar Paper

43

42

4-

Bulu Tangkis Sea Lion 1130

24

24

5-

Pensil HB

6-

Kad Manila

Catatan

Kelulusan:

Permohonan diluluskan / Tidak diluluskan *

(Tandatangan Pemohon)

(Tandatangan Pegawai Pelulus)

Nama

Nama

Jawatan

Jawatan :

Tarikh

Tarikh

Roslan

*sila potong yang tidak berkenaan

Kemaskini Rekod :

Perakuan Penerimaan

..

(Tandatangan Pegawai Stor)

(Tandatangan Pegawai Pemohon)

Nama

Nama

Jawatan :

Jawatan :

Tarikh

Tarikh

Roslan

32

PENGELUARAN STOK
BARANG-BARANG GUNAHABIS
Seperti;
Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/
Jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/
Alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/
Kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/
dan seumpamanya
(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang
kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama,
walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)
33

PENGELUARAN STOK
KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG
GUNAHABIS
1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan
guna sama hendaklah disimpan semula setelah
selesai penggunaannya
2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis
hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ
sebagai rekod penggunaan
Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak
diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau
barang terpakai
34

Pengeluaran
Maklumat Tambahan

Pengeluaran Bahan
Kimia

Pengeluaran Stok
Gunasama

Kegunaan P&P

Pengeluaran dari
bengkel/makmal/ stor
sukan

Keluar ikut keperluan &

catat pada kad petak

Catat dalam buku

kawalan dalaman /
buku pergerakan

Simpan dalam bekas

sementara atau pakai
habis

Stok telah dikeluarkan

daripada rekod (kad
petak)

Simpanan sementara
dicatat dalam buku
kawalan dalaman

Guna format disedia

atau format lain jika
sesuai

Jualan Sisa Stok atau

Barang-Barang Terpakai
1. Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai
jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian,
penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program
pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah
mendapat kelulusan Ketua Jabatan.
2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan
seperti berikut:(a)

August 15

Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil

yang beratnya kurang daripada satu (1) ribu
kilogram (1000kg) boleh dijual secara jualan terus
kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam bidang membeli
barang-barang lusuh (perlu permit); atau
36

Jualan Sisa Stok atau

Barang-Barang Terpakai
(b) Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan
tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu (1)
ribu kilogram (1000kg) hendaklah mengikut
Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau
arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke
semasa.
3.

August 15

Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil

Kerajaan

37

Pengeluaran
Maklumat Tambahan

Jualan Sisa Stok /

Barang Terpakai

Produk Hasilan
Daripada Stok

Barang lebihan P&P /

pameran / kajian dll

Produk utk laThan /kajian

dll

Berat < 1000kg jualan terus

dengan sykt berda\ar dgn
MOF

Kra\angan/ landskap/
hiasan/ peralatan
mekanikal/elektrik dsb

Berat >1000kg perlu ikut

TPA

Ada nilai perlu

disenaraikan

Kelulusan oleh KJ & hasil ke

Akaun Kerajaan

Kelulusan oleh KJ/ harga

ditetapkan oleJabatan &
hasil ke Akaun Kerajaan

39

KP 6.6/2013
PEMERIKSAAN

August 15

40

PEMERIKSAAN STOK
a. Pemeriksaan perlu dijalankan dari
semasa ke semasa untuk mengesan dan
mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang
menyebabkan stok berlebihan, berkurangan,
rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya
supaya tindakan susulan dapat diambil.
b. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3)
jenis iaitu:(a) Pengiraan Stok;
(b) Pemeriksaan Stok; dan
(c) Verifikasi Stor
August 15

41

Pemeriksaan
Pengiraan Stok
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit

Bila ?

Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab
siapa ?

Pegawai Stor

Apa perlu dibuat ?

Kira baki selepas transaksi

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan
Stok
(Kew.PS-13)
Dilaporkan kepada Uruse<a JKPAK

Pemeriksaan
Pemeriksaan Stok
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit

Bila ?

Sekali setahun mulai 1 Oktober

Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Pemeriksa yang dilan<k oleh Ketua Jabatan

Pegawai <dak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ?

Guna Kew.PS-14 Laporan Pemeriksaan / Verikasi Stor

Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverikasi Stor
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!!

Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

Pemeriksaan
Verifikasi Stor
Soalan

Jawapan

Dimana dilaksana ?

Stor Pusat
Stor Utama

Bila ?

Sekali setahun sebelum 31 Disember

selepas Pemeriksaan stor dibuat

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Pemverikasi Stor dilan<k oleh KSU/TKSU

Pegawai Pemverikasi Stor dilan<k oleh Pengarah
Bahagian/Rektor/Pengarah JPN
Tempoh pelan<kan 2 Tahun

Apa perlu dibuat ?

Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan

Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan
Pemverikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak bertugas di stor
Kump. P&P serta sokongan

44

Pemeriksaan Mengejut
Ketua Jabatan hendaklan
melaksanakan pemeriksaan mengejut
dari semasa ke semasa.
Rekodkan Dalam Buku Da\ar
Pemeriksaan Mengejut-Am.28(Pin.
1/77)

45

KP 6.7/2013
KESELAMATAN
DAN
KEBERSIHAN
August 15

46

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah

sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan
dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan
keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam
mengawal stor/stok terpelihara
3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir,
bahang matahari dan ancaman makhluk perosak
August 15

47

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan

ruang pejabat yang sesuai bagi
Pegawai Stor dan lokasinya
berhampiran dengan stor
5. Stor hendaklah mempunyai sistem
peredaran udara seperti pemasangan
alat penghawa dingin, exhaust fan atau
kipas

48

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan

stok barang-barang belum guna dan tidak
dijadikan tempat penyimpanan barang rosak,
usang dan sebagainya
7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah
dilaksanakan dari semasa ke semasa

August 15

49

KP 6.8/2013
PELUPUSAN

August 15

50

PELUPUSAN STOK
PENDAHULUAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke

atas stok yang didapati rosak, luput,
tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak
bergerak, melebihi keperluan dan
disyorkan selepas pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi stor.
2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi
peraturan yang ditetapkan dalam TPA
Kerajaan yang sedang berkuatkuasa
August 15

51

PELUPUSAN STOK BERNILAI

RENDAH

August 15

1.

Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah

dilaksanakan bagi stok dengan Nilai Perolehan
Asal(NPA) tidak lebih daripada RM10,000.

2.

Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan
Sokongan 1 atau yang setaraf

3.

Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak

terlibat dalam menguruskan stok berkenaan

52

PELUPUSAN STOK BERNILAI

RENDAH

August 15

5.

Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskan

hendaklah menggunakan borang Laporan
Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19)

6.

Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan

keadaan stok serta memberi syor kaedah
pelupusan yang sesuai untuk kelulusan
Ketua Jabatan

7.

Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad

Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang
Keluar/Baki stok

53

KUASA MELULUS PELUPUSAN

STOK BERNILAI RENDAH
Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai
rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta
Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang
berkuatkuasa
(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

August 15

54

PERAKUAN PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak

memerlukan Perakuan
Pelupusan (PEP)

August 15

55

URUSETIA PELUPUSAN
Urusetia Pengurusan Aset
diKem/Jab/PTJ adalah
bertanggungjawab sebagai
Urusetia Pelupusan Stok

August 15

56

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN

STOK
Pegawai Pengawal hendaklah
mengemukakan Laporan Tahunan
Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac
pada tahun berikutnya

August 15

57

KP 6.9/2013
KEHILANGAN DAN
HAPUS KIRA

August 15

58

PENDAHULUAN
Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah
dilaksanakan apabila berlaku kecurian,
kebakaran, bencana alam, kesusutan,
kehiangan dan seumpamanya dengan
mematuhi peraturan yang ditetapkan
dalam TPA Kerajaan yang sedang
berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok
Yang Bernilai Rendah

August 15

59

KEKURANGAN STOK YANG

BERNILAI RENDAH
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah
nilai kesluruhan perolehan asalnya tidak
lebih daripada RM250 yang kekurangannya
disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap
atau kemerosotan/kekurangan yang tidak
dapat dielakkan
Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan
kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai
Awam
August 15

60

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

KEKURANGAN STOK
Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok
tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan
Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa
(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

August 15

61

LAPORAN HAPUS KIRA

KEKURANGAN STOK
1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan
Laporan
Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21)
dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai
Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14
2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua
Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa
Melulus untuk kelulusan hapus kira
3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad
Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak
di ruang keluar dan baki

August 15

62

LAPORAN HAPUS KIRA

KEKURANGAN STOK
4. Laporan Polis, Laporan Awal dan
Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes
Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah
kecuali sesuatu kehilangan melibatkan
jenayah

August 15

63

URUSETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA STOK
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/
Jab adalah bertanggungjawab
sebagai Urusetia Kehilangan
Dan Hapus Kira Stok

August 15

64

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN

HAPUS KIRA STOK

Pegawai Pengawal hendaklah

melaporkan semua kes kehilangan dan
hapus kira stok dengan menggunakan
Laporan Tahunan Kehilangan dan
Hapus Kira Stok di KEW.PS-22
KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan
ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
pada tahun berikutnya

August 15

65

Laporan Pengurusan Stor

Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Suku
Tahun)
Semua stor dikehendaki mengemukakan laporan prestasi pengurusan stor
kepada penyelaras stor Bahagian/ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat
JKPAK
STOR UTAMA

STOR UNIT

KEW.PS-13 Laporan Kedudukan

Stok

KEW.PS-20 Laporan Tahunan

Pelupusan Stok

KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan

/ Verikasi Stok

KEW.PS-22 Laporan Tahunan

Kehilangan dan Hapus Kira

KEW.PS-20 Laporan Tahunan

Pelupusan Stok

Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua

Jabatan

KEW.PS-22 Laporan Tahunan

Kehilangan dan Hapus Kira
Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua
Jabatan
66

Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Tahunan)

STOR UTAMA

STOR UNIT

KEW.PS-13 Laporan Kedudukan

Stok

KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan

Stok (ruang pemverikasi dikosongkan)

KEW.PS-15 Laporan Tahunan

Keseluruhan Pengurusan Stor

KEW.PS-20 Laporan Tahunan

Pelupusan Stok

KEW.PS-16 Laporan Tahunan

Verikasi Stor

KEW.PS-22 Laporan Tahunan

Kehilangan dan Hapus Kira

KEW.PS-20 Laporan Tahunan

Pelupusan Stok
KEW.PS-22 Laporan Tahunan
Pelupusan Stok
Catatan : Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan,
nyatakan TIADA di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22
67

Ringkasan Keperluan
Pengurusan Stor
BIL

AKTIVITI

KEKERAPAN

TEMPOH PELAKSANAAN

CATATAN

Pengiraan Stok

Sebaik-baiknya seTap suku Sepanjang Tahun

tahun bagi tujuan
penyediaan KEW.PS-13

Dilaksanakan
oleh Pegawai
Stor

Pemeriksaan
Stor

Sekurang-kurangnya satu
(1) kali setahun

Dilaksanakan mulai 1
Oktober tahun semasa

Dilaksanakan
oleh Pegawai
Pemeriksa

Verikasi Stor

Sekurang-kurangnya satu
(1) kali setahun

Selepas prosedur
pemeriksaan dijalankan
(selepas Oktober dan
sebelum 31 Dis tahun
semasa

Dilaksanakan
oleh Pegawai
Pemverikasi
Stok

Pemeriksaan
Mengejut

Sekurang-kurangnya dua
(2) kali setahun

Sepanjang Tahun

Dilaksanakan
oleh Ketua
Jabatan

Laporan
Pelupusan dan
Hapus Kira

SeTap suku tahun

Sepanjang Tahun

Jika ada

68

August 15

69

GAMBAR-GAMBAR
STOR

August 15

70

KEADAAN STOR TIDAK

MENGIKUT TPS

August 15

71

RAJAH 1
Alat pemadam api sepatutnya disangkut di dinding
untuk menjimatkan penggunaan ruang dalam stor.

RAJAH 2
Barangbarang yang sudah usang dinasihatkan supaya
segera dilupus untuk mengelak kesempitan ruang dalam
stor.

August 15

72

RAJAH 3
Katrij mesin pencetak yang mahal sepatutnya disimpan
dalam almari yang berkunci kerana ini tergolong dalam
item yang sangat menarik dan terdedah kepada risiko
kecurian.

RAJAH 4
Rak yang menyimpan sampul-sampul surat dan kotak-kotak
Fail perlu dilabel.

August 15

73

RAJAH 5
Item tidak dikategorikan mengikut jenis.

RAJAH 6
Pengkelasan barang-barang dan label rak/tempat
simpanan tidak dilakukan.

August 15

74

RAJAH 9
Pembelian kertas A4 yang melebihi tahap penggunaan tidak
bergerak dan usang.

August 15

75

RAJAH 11
Buku graph yang lambat bergerak sehingga menjadi usang.

RAJAH 12
Pembelian paip yang tidak dirancang.

76

RAJAH 14
Pembelian penyapu tidak dirancang menyebabkan stok
berlebihan dan lambat bergerak.

RAJAH 15
Label pada rak tidak sama dengan barang yang
disimpan di atasnya.

August 15

77

KEADAAN STOR
MENGIKUT TPS

August 15

78

Rajah 17
Rak-rak dikategori dan mempunyai senarai barang.

Rajah 18
Barang-barang sangat menarik seperti pen dan pensil
disimpan dalam rak berkunci.

August 15

79

Rajah 19
Barang-barang seperti pen drive, kalkulator dan tetikus
disimpan di dalam kabinet berkunci.

Rajah 20
Pa system, driller dan penebuk lubang disimpan dalam kabinet
berkunci.

August 15

80

Rajah 21
Ink cartridge dismpan dalam kabinet berkunci.

Rajah 22
Item seperti stamp pad, ink disusun dengan teratur di atas
rak dengan mengikut jenis dan kategori.

August 15

81

Rajah 23.1 dan Rajah 23.2

Setiap Item di dalam stor mempunyai kad petak.

82

Rajah 24.1 dan Rajah 24.2

83
Barang-barang sangat menarik, berharga disimpan di dalam kabinet atau almari yang berkunci

Rajah 25.1 dan Rajah 25.2

Rak tempat penyimpanan barang seperti buku index foolscap dan sebagainya dilabel .

84

RAJAH 26
Kotak-kotak kertas A disusun dengan teratur.

RAJAH 27
Borang-borang kad daftar Kew 313/313/315
disimpan dengan baik di dalam kabinet.

85

RAJAH 28
Alatulis disimpan dalam kabinet besi berkunci.

RAJAH 29
Disket-disket dan peralatan-peralatan komputer
disimpan dalam kabinet berkunci.

86

RAJAH 30
Stor dipasang dengan grill.

87

SPA Sistem Pemantauan Penurusan Aset

Format Kod Nombor Siri Aset KPM (Sektor Pelajaran)

Bil

Agensi

Singkatan
pendaNaran di JPN
(Berdasarkan SPA)

Singkatan pendaNaran
agensi di bawah JPN
(Berdasarkan SPA)

Jabatan Pendidikan Negeri Johor

JPNJOH153

JPNJOH

Jabatan Pendidikan Negeri

Melaka

JPNMEL153

JPNMEL

Jabatan Pendidikan Negeri

Sembilan

JPNS153

JPNS

Jabatan Pendidikan Negeri

Selangor

JPNSEL153

JPNSEL

Jabatan Pendidikan Negeri Perak

JPNPER153

JPNPER

Jabatan Pendidikan Negeri Pulau

Pinang

JPNPP153

JPNPP

Jabatan Pendidikan Negeri

Kedah

JPNKED153

JPNKED

Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

JPNPEL153

JPNPEL

Jabatan Pendidikan Negeri

Kelantan

JPNKEL153

JPNKEL

10

Jabatan Pendidikan Negeri

Terengganu

JPNTER153

JPNTER

11

Jabatan Pendidikan Negeri

Pahang

JPNPAH153

JPNPAH

12

Jabatan Pendidikan Negeri

Sarawak

JPNSAR153

JPNSAR