INTERNAL AUDIT CHARTER DIVISI INTERNAL AUDIT PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING CO., Tbk. BANDUNG, METI 2002PT. Ultrajaya Milk Industry & Trading Company, Tbk. JL. RAVA GIMAREME 191 PADALARANG 40552 - KAB. BANDUNG Mal = P.O. BOX 1290 BANDUNG 40012 - INDONESIA PHONE : 062. 022. 96700700 TELEFAX : 062. 022. 6554612 INTERNAL AUDIT CHARTER (ANGGARAN DASAR - INTERNAL AUDIT), PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING Co., Tbk. KEPADA DIVISI INTERNAL AUDIT. Dengan ini kam sampaikan persetujuan dan pengesyahan kami atas : Peranan, Fungsi, Kewenangan, dan Tanggung jawab dari DIVISI INTERNAL AUDIT — PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY, Tbk. yang materi penjelasannya sebagaimana tercantum dalam lampiran Internal Audit Charter ini, Kami yakin bahwa seluruh departemen/divisi/bagian yang ada di dalam perusahaan ini, akan membutuhkan bantuan berupa jasa pengendalian atau control yang diberikan oleh Divisi Internal Audit, Oleh karena itu pula, kami menginstruksikan kepada seluruh manajer dan pihak-pihak yang terkait agar dapat membantu serta bekerja sama dalam pelaksanaan fungsi dan kewenangan Internal Audit ini BANDUNG, 9 M E 1 2002 ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & 1 ADING Co., Thk Sabana Prawirawidj; Presiden Direktur mudera Prawi Direktur OperasiSubject:Lampiran AUDIT CHARTER PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING Co., Tbk PERANAN, KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB DIVISI INTERNAL AUDIT Pendahuluan Internal Audit merupakan salah satu alat pengendalian manajemen yang penting dalam perusahaan, dan olch karena itu. Direksi PT. Ultrajaya Milk Industry & Trading Co., ‘Tok. (Perseroan), telah membentuk Divisi Internal Audit untuk membantu Direksi Per dalam melaksanakan fungsi control atau pengendalian terhadap seluruh al perseroan; schingga tercipta adanya “good corporate governance”. Divisi Internal Audit dipimpin oleh scorang Internal Audit Manager, yang melaksanakan fungsi serta aktivitasnya sejalan dengan sasaran dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Seorang Internal Audit Manager diangkat dan diberhentikan oleh Direksi Perseroan, untuk bersama-sama dengan Komite Audit yang dibentuk oleh Dewan Komisaris Perseroan, menjalankan fungsi control; tethadap seluruh aktivitas perseroan; sesuai dengan garis kewenangan masing-masing. Meskipun Divisi Internal Audit merupakan bagian dari dan berada dalam lingkup organisasi perusahaan, namun fungsinya tetap harus independen (bebas tidak memihak) tethadap semua divisi; departemen dan unit organisasi yang ada, Sikap independensi-nya ini serta ditunjang dengan kewenangan untuk mengakses sumber datwinformasi; merupakan elemen yang sangat penting dalam terciptanya mekanisme control yang objektif dan transparan, Status structural dari Divisi Intemal Audit dalam Management Control System yang diterapkan pada PT. Ultrajaya Milk Industry & Trading Co. Tbk (Perseroan), secara global tergambar pada control hierarchy berikut ini First Control Defense Line: 1. Corporate cultures 2. Code of conduct Second Control Defense Line: Corporate Governance Structure, which compiises of: written guide to policies & regulations, standard operating procedures, budget and standards, and sound organizational practices. Third Control Defense Line: internal Audit Pembentukan Divisi Internal Audit pada PT, Ultrajaya Milk Industry & Trading Co., Tbk., ditujukan untuk membangun; menilai dan memelihara sistem pengendalian intern yang memadai, sehingga tercipta pengamanan atas asset perusahaan; tercapainya effisiensi usaha: serta adanya ketaatan pada semua prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan management. LfLingkup Fungsi & Peranan Audit scope ditetapkan mencakup seluruh bidang maupun aktivitas operasional perusahaan, yang meliputi bidang : keuangan; produksi; pembelian; penjualan/ pemasaran; serta aktivitas umum lainnya yang terkait dengan bidang pokok tersebut. Jenis maupun sifat audit yang dilakukan bisa mencakup : financial/general audit; management/operational audit, dan special investigation — untuk audit atas kasus/masalah tertentu yang berindikasi adanya fraud. Fungsi dan Peranan pokok yang di-emban oleh Divisi Internal Audit adalah untuk ‘memastikan bahwa seluruh aktivitas operasional perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan sistem/prosedur/kebijakan serta metode dan cara-cara lain-nya yang telah ditetapkan top- management. Auditor juga harus memastikan bahwa semua aktivitas operasional perusahaan telah memiliki landasan atau dasar pelaksanaan-nya secara memadai, yang berupa system/ prosedur/kebijakan/metode dan cara-cara lain-nya; yang ditetapkan lebih dulu sebagai pedoman; kriteria ataupun tolok-ukur untuk dasar penilaiannya kemudian. Penilaian terhadap kebijakan, sistem dan prosedur (sisdur) yang berlaku, bertujuan untuk memastikan apakah sisdur tersebut : telah berjalan sebagaimana mestinya (well- established); mempunyai kelemahan dan perlu perbaikan (need improvement); atau sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi lapangan (out of date/negative). Analisis/penilaian secara akurat akan hal ini akan menghasilkan control therapy yang tepat pula, sebagai tindak- lanjutnya. Mengacu kepada lingkup, fungsi dan peranan-nya tersebut di atas, maka organisasi dan pengawakan Divisi Internal Audit ini ditetapkan mencakup berbagai discipline ilmu terkait, yang relevan dengan aktivitas dan bidang/kegiatan usaha perusahaan. Paradigma baru tentang fungsi maupun peran internal audit yang berkembang belakangan ini, mengarah kepada optimalisasi-nya sebagai “strategic business partner” bagi manajemen; ketimbang kesan auditor sebagai “polisi yang mendakwa pelanggar peraturan”. Mendatang diharapkan mulai terjalin synergy atau kerja-sama positive atara Auditee dan Auditor - sebagai mitra- kerja dalam menegakan “sound management control systems”. Kewenangan Sejalan dengan kebijakan Dewan Komisaris Perseroan dan Manajemen Pelaksana (Direksi), maka Divisi Internal Audit mempunyai kewenangan untuk melaksanakan audit terhadap semua fungsi/bagian/unit/kegiatan perusahaan, dan mempunyai kewenangan pula untuk mengakses semua catatan, personal, dan asset perseroan; yang relevan dengan pelaksanaan fungsi audit. Namun demikian, Internal Auditor tidak memiliki kewenangan dan tanggung jawab atas pengelolaan bidang/aktivitas objek yang di-audit-nya. Sebagai salah satu alat pengendalian manajemen, maka Divisi Internal Audit harus memberikan pethatian yang tinggi atas setiap kegiatan perseroan, dan oleh karena-nya harus memfokuskan pemeriksaan atau pengawasan terhadap sistem pengendalian manajemen; fisik asset; serta penilaian dan review atas sistem pemrosesan data (EDP) yang diterapkan, Setiap deviasi maupun penyimpangan terhadap kebijakan, criteria, norma yang berlaku, maupun tolok ukur lainnya; akan menjadi kewenangan auditor untuk melaporkan dan memberikan .rekomendasi untuk tindak-lanjut perbaikannya oleh Auditee. Kewenangan secara luas akan memberikan peluang kepada Intemal Auditor untuk mengevaluasi pula kinerja individu pegawai, dalam kaitan dengan Kontribusinya terhadap pencapaian target ataupun tujuan perusahaan. Kendala yang ditimbulkan oleh factor manusia ini pada umumnya sering dikelompokan kedalam : lack of knowledge; lack of supervision: dan terakhir adalah lack of behavior. Internal Audit Manager secara periodic mengajukan Budget Audit Tahunan (BAT) dan Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT), kepada Dewan Direksi untuk mendapatkan pengesahan, Perubahan-perubahan yang signifikan/penting atas budget dan program kerja tersebut — jika ada, harus mendapatkan pengesahan kembali dari Direksi Perseroan. Internal Audit Manager harus menyerahkan Laporan Audit atau Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), yang berisi temuan-temuan audit serta rekomendasinya; secara periodik kepada Direksi Perseroan dan tembusan disampaikan kepada Auditee terkait; dan Komite Audit ~ jika diperlukan, Tanggung Jawab visi Internal Audit bertanggung jawab membantu manajemen mengelola control systems dalam perusahaan, dengan cara : mengevaluasi dan menganalisis kegiatan operasional; menyampaikan hasil penilaian, memberikan rekomendasi; menganalisa laporan keuangan; dan melakukan penugasan lainnya sesuai dengan Standar Profesi Intemal Audit. Hasil pelaksanaan audit yang dilakukannya dituangkan dalam bentuk laporan formal, yang berisi informasi temuan audit dan rekomendasi-nya. Informasi yang disampaikan kepada ‘manajemen harus mencukupi, agar dapat dijadikan acuan oleh manajemen dalam mengambil corrective actions; yang diperlukan. Laporan juga harus menitik-beratkan pada informasi tentang kecukupan serta ke-efektifan dari sistem pengendalian internal yang diterapkan atas semua aspek finansial dan operasional perseroan. Divisi Internal Audit dapat bekerja sama atau berkoordinasi dengan Eksternal Auditor, dalam menjalankan fungsinya masing-masing; sehingga dapat diperolch hasil kerja yang optimal; efektif dan efisien. Divisi Internal Audit pada PT. Ultrajaya Milk Industry & Trading Co, Tok. bertanggung-jawab untuk membangun dan memelihara sistem pengendalian intern yang memadai, atas pengamanan asset perusahaan; terciptanya effisiensi usaha; serta adanya ketaatan pada prosedur serta kebijakan yang telah ditetapkan management. Program Kerja Divisi Internal Audit, didalamnya ber-isi bidang/kegiatan yang di- prioritaskan untuk diaudit, serta jadwal waktu audit; yang harus dikonsultasikan dengan Dewan Direksi, Komite Audit, dan manajemen yang terkait. Faktor utama yang menentukan prioritas untuk dilaksanakannya suatu audit adalah adanya resiko-resiko (audit-risks) yang dapat di-identifikasikan sebagai berikut Lemahnya sistem pengendalian atas operasional dan finansial Pelanggaran operasional terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku Kehilangan dan manipulasi atas aktiva / asset perusahaan Adanya ketidak-efisiensian dan ketidak-efcktifan aspek finansial Kegagalan dalam pencapaian target dan tujuan perusahaan Sesi Internal Audit mempunyai tanggung-jawab untuk melaksanakan audit secara professional dan dengan mengerahkan segala comperency yang dimilikinya, sesuai dengan audit standards dan kode etik yang berlaku; serta selalu menjaga sikap independency yang tinggi. Oleh sebab itu dibutuhkan qualifikasi atau persyaratan khusus dari para internal auditor; yang antara lain mencakup : Pendidikan formal yang sesuai sertifikasi dan memiliki pengalaman yang cukup. Competence sesuai bidang ilmu yang dibutuhkan-nya Memiliki integritas, loyalitas dan moralitas yang tinggi Penampilan (citra) dan perilaku yang professional. Leadership serta managerial-skill yang memadai. Demikianlah uraian lebih lanjut tentang peranan, fungsi, kewenangan serta tanggung- jawab dari Divisi Intemal Audit PT. Ultrajaya Milk Industry & Trad. Co., Tbk., yang kami tetapkan untuk memberikan kejelasan yang pasti; serta untuk menjadi pedoman atau acuan bersama bagi Auditor dan Auditee; dalam upaya kita semua menciptakan dan memelihara “good corporate governance” pada perusahaan ini BANDUNG,3 M E I 2002. PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY, Tbk. 7 SABANA PRAWIRAWIDJAJA, President Director.