VAI TR CA QUY TRNH TRONG CNG TC QUN L

Mun qun l tt Cng ty chng ta phi c nhng phng php qun l hiu qu.
Trong nhiu phng php qun l th ngi ta nh gi cao phng php qun l theo
qu trnh ( MBP). Vy th no l qun l theo qu trnh? V cng c qun l theo
qu trnh l g? Bi vit ny hy vng c th chia s i cht ti cc cp Qun l ni
ring v anh/ch/em ni chung.
Phng php qun l theo qu trnh (management by process) l phng php qun l
da trn vic phn loi cc hot ng theo cc qu trnh.
vn hnh mt cch c hiu qu, t chc phi xc nh v qun l nhiu hot ng
c lin h mt thit vi nhau . Bt c hot ng no tip nhn cc u vo v chuyn
thnh cc u ra c th coi nh mt qu trnh. Thng thng u ra ca qu trnh ny
s l u vo ca qu trnh tip theo
Vic p dng mt h thng cc qu trnh trong t chc, cng vi s nhn bit v tng
tc gia cc qu trnh nh vy, v s qun l chng c th c coi nh tip cn theo
qu trnh.
Khng phi t nhin m cc doanh nghip lm ISO, v cng khng phi doanh nghip
no lm ISO cng ch cho c ci chng ch cho oai. R rng mt iu rng lm ISO
s gip cho doanh nghip kim sot theo qu trnh tt hn. Nhiu doanh nghip nc
ngoi khng lm ISO nhng h vn c h thng quy trnh cht ch,
Qu trnh v Quy trnh l g?
Thut ng trong ISO 9000 & ISO 9001 cp n Qu trnh Process nh l mt
tp hp cc hot ng c tng tc nhm bin i u vo thnh u ra. Nh vy
ni Qu trnh Process l ni n hot ng.
Thut ng Quy trnh Procedure nh l mt phng php c th thc hin mt
qu trnh hay cng vic. Quy trnh thng c th hin bng vn bn. Nh vy,
thng thng cc n v pht trin cc Quy trnh nhm thc hin v kim sot cc
Qu trnh ca mnh. Mt quy trnh c th nhm kim sot nhiu qu trnh, v ngc
li, mt qu trnh c th c kim sot bng nhiu quy trnh.
Qu trnh l i tng ca qun l, trong khi quy trnh li l cng c qun l. Hai nh
ngha ny c s khc nhau. Di y ti xin cp ti Quy trnh.
Ti sao li cn phi c quy trnh?

Mi c nhn c kin thc, k nng khc nhau dn n cch lm vic khc nhau. Quy
trnh gip cho ngi thc hin cng vic bit rng trong mt nghip v th h phi
tin hnh nhng bc cng vic no, lm ra sao v phi cn t kt qu nh th no?
S khng c tnh trng nhn vin nhn ch th ca Sp m khng bit phi lm th
no? Hay tnh trng lm i lm li m vn khng ng Sp.
V d: Phng HCNS c quy trnh tuyn dng, nhn vin HCNS s bit bn Danh sch
ng vin d tuyn phi bao gm nhng thng tin g cho Trng phng HCNS +
Trng phng/b phn xem xt, sang lc h s, chn ra nhng ngi tiu chun
phng vn.
i vi nhng qu trnh cng vic cn s phi hp nhm ( teamwork) th quy trnh
gip cho cc thnh vin phi hp vi nhau mt cch n khp v ng trnh t m
khng phi thc mc rng vic ny do ai lm? Lm nh th no?
V d: Quy trnh mua hng ca phng TCKT s gip Nhn vin HCNS bit v thc hin
ng cc th tc khi mua ti sn cho Cng ty, phi hp vi Nhn vin K ton thanh
ton tt hn.
Quy trnh cng gip ch cho cc cp qun l kim sot tin v cht lng cng vic
do nhn vin thc hin
V d: Trng phng HCNS nhn vo Phiu nh gi ng vin, c ghi mc lng, ph
cp, ngy bt u i lm, c ch k ca nhng ngi lin quan s bit Nhn vin
HCNS son Hp ng cho ngi lao ng c ng hay khng?
Ro cn trong qu trnh thc hin quy trnh
Bn thn cc cp qun l khng chu u t thi gian lm quy trnh, cho rng lm
quy trnh mt thi gian, cn phi nhiu vic kim tin. Nhng bn thn cch nhn ny
cha phi l di hn v h thc s cha nhn thc r c tc dng ca quy trnh,
cng nh hiu c rng mt thi gian mt cht nhng h s rt nhn v sau trong
vic qun l v kim sot cng vic ca nhn vin.
Cho rng quy trnh l mt thi gian, phc tp rm r, trao i trc tip vi nhau cho
nhanh. Ti cho rng trao i trc tip l mt iu rt tt, nhng sau khi bn bc,
thng nht th cc im phi c ln giy t. Nhiu khi ni mm vi nhau ba ngy
sau s qun mt mnh ni g, hoc nh nhng khng d . Trong nhiu trng hp
thnh ra pht sinh tranh lun khng ng c, i loi nh anh khng phi nh vy
hay Mi ngy anh ni mt kiu, em bit li no m ln
Ngi lm quy trnh cha nm r hon ton v mt nghip v, bn nn nh rng
thc o ca mt quy trnh c hiu qu hay khng th hin vic ngi tun th n

c th thc hin mt cch tri chy, quy trnh gip h thc hin cng vic t cht
lng tt hn.
Ni dung ca h thng ti liu qu s si. Cc ti liu khng phn nh cc hot
ng thc tin ang din ra.
Qu t biu mu. Biu mu s l h s phn nh cc hot ng ca nhn vin. Qu t
biu mu s dn n kh o lng v nh gi hiu qu cng vic, kh gii quyt
tranh chp hay vi phm.
H thng ti liu qu nhiu. Cng ty khng th kim sot c ti liu mi, li thi.
Khng tin hnh ci tin, xem xt li h thng ti liu sau mt thi gian.
Thc t hot ng khng p dng nh ti liu quy nh,
Cch thit lp quy trnh
Xc nh nhu cu.
Xc nh mc ch.
Xc nh phm vi p dng.
Hon thin phn nh ngha, ti liu tham kho
Xc nh s bc cng vic.
Xc nh cc im kim sot.
Xc nh ngi thc hin.
Xc nh ti liu phi tun theo v h s.
Xc nh phng php kim sot cc bc cng vic.
Xc nh cc im cn kim tra th nghim.
M t/din gii cc bc cng vic., biu mu km theo.
( Hnh nh mang tnh cht minh ha)
Lu cn phn bit ti liu h s:
+ Ti liu l nhng vn bn c ban hnh m mi thnh vin trong t chc phi tun
theo v d nh: S tay, Quy trnh, Th tc, Quy nh, Hng dn, Biu mu
+ H s l bng chng v vic thc hin theo ti liu v d nh bin bn vi phm k
lut lao ng, quyt nh k lut..
S dng quy trnh hiu qu

Quy trnh c lp ra v thng nht thc hin l mt iu cn thit cho tc nghip

ca nhn vin v l cng c kim sot cho cc cp qun l.
Quy trnh tt hay khng c nh gi qua mc vn dng vo thc tin v n phi
nng cao cht lng ca ngi thc hin cng vic.
Quy trnh c lp ra khng c ngha l hon ton dp khun, trong mt s trng hp
n phi c vn dng linh hot, trnh mc bnh giy t.
Kt lun
Bi vit ny mang tnh cht tng quan, gip cho anh/ch/em hiu nhng iu c bn
nht v Quy trnh v vai tr ca Quy trnh. Khi quy m Cng ty cng ngy cng rng, s
lng nhn s ngy cng ln th Quy trnh thc s pht huy vai tr ca n.