Elektroniko uredsko poslovanje

Uredsko poslovanje predstavlja svojevrsni krvotok u nainu funkcioniranja javne

uprave. Njega ini skup pravila kojima se odreuje nain postupanja i upravljanja
s pismenima (podnescima i aktima) u svim javnopravnim tijelima. Taj skup pravila
jasno je ureen i propisan Uredbom o uredskom poslovanju. Od 1. sijenja 2010.
godine na snagu je stupila nova Uredba (NN 7/09) koja je zamijenila dotadanju
uredbu iz 1987. godine. Njome je omogueno da graani i poslovni subjekti kao
osnovni korisnici usluga javne uprave, mogu u komunikaciji s javnom upravom
pored papirnatih dokumenata koristiti i elektronike dokumente, odnosno isprave.
Tako je pred sva javnopravna tijela postavljena zadaa da, pored klasinog naina
rada s pismenima u papirnatom obliku, to prije uvedu odgovarajue informatike
sustave radi elektronike podrke svojem uredskom poslovanju.
Kako bi se javnopravnim tijelima olakao taj posao, novom je Uredbom propisano
i donoenje 'Standardnog projekta elektronikog uredskog poslovanja' (SPEUP),
kojeg je izradio i objavio Sredinji dravni ured za e-Hrvatsku uz suglasnost
Ministarstva uprave.
Kako u trenutku stupanja na snagu nove Uredbe nije postojala adekvatna
nacionalna infrastruktura koja bi omoguila interoperabilnost razliitih
informatikih rjeenja u pojedinim tijelima dravne uprave, SPEUP se ograniio
samo na definiranje poslovnih procesa uredskog poslovanja koji se zbivaju unutar
pojedinog tijela, dok su svi ostali potrebni procesi i funkcionalnosti opisani u
zasebnom dokumentu 'Program e-Ured'.
Elektroniko uredsko poslovanje predstavlja jedinstveni model za upravljanje,
razmjenu i uvanje elektronikih isprava i dokumenata uz podrku informacijskokomunikacijske tehnologije.
e-URED u tom smislu proiruje funkcionalnosti SPEUP-a i predstavlja opi
informatiki model poslovnih procesa koji mora udovoljiti pravnom i regulatornom
okviru u upravnom postupanju javnopravnih tijela, uvaavajui pravila za uredsko
poslovanje u javnopravnim tijelima koja se odnose na upravljanje, obradu te
sigurnu razmjenu elektronikih isprava i dokumenata, uz punu primjenu
informacijsko-komunikacijske tehnologije.
e-URED stoga, uvaavajui zahtjeve interoperabilnosti, predstavlja jedinstveni
koncept za uspostavu i punu primjenu elektronikog uredskog poslovanja u
umreenoj upravi, neovisno o tehnolokoj platformi ili proizvoaima pojedinih
rjeenja za uredsko poslovanje koja ve postoje ili e se tek uvoditi u javnopravna
tijela u RH.
SPEUP Standardni projekt elektronikog uredskog poslovanja
Standardni projekt elektronikog uredskog poslovanja je dokument u
kojem su detaljno opisani svi poslovni procesi iz nove Uredbe o uredskom
poslovanju (NN 7/09). U njemu su specificirani funkcionalni i nefunkcionalni
zahtjevi kojima mora udovoljiti svako software-sko rjeenje za elektroniki

podrano uredsko poslovanje. Njegov je doseg ogranien na unutarnje procese

uredskog poslovanja koji se odvijaju unutar pojedinog javnopravnog tijela te se ne
bavi potrebama za povezivanje tih rjeenja s drugim rjeenjima ili sustavima radi
meusobne razmjene podataka, dokumenata i isprava. On predstavlja svojevrsni
vodi svim javnopravnim tijelima u postupcima za uspostavu vlastitih sustava za
elektroniki podrano uredsko poslovanje prema jedinstvenom modelu i
specifikacijama. S druge strane, kako se radi o potpuno otvorenoj i javno
dostupnoj specifikaciji, ovaj dokument predstavlja i svojevrsnu uputu tvrtkama iz
ICT sektora koje proizvode i nude ovakva rjeenja da ih usklade sa zahtjevima koji
su navedeni u SPEUP-u.
Program e-Ured Koncept i model uspostave elektronikog uredskog
poslovanja u umreenoj upravi
Program e-Ured je dokument u kojem je detaljno opisan koncept i model
elektronikog uredskog poslovanja u umreenoj upravi. U dokumentu su
identificirani praktini problemi i prepreke vezane uz punu primjenu elektronikog
uredskog poslovanja, te su na jasan nain definirani zahtjevi za promjene u
pravnom, organizacijsko-procesnom i semantikom podruju. Navedene su sve
mjere koje je potrebno provesti, opisani su pozitivni uinci te postavljena
odgovarajua mjerila za ocjenu uspjenosti. Takoer u njemu su u poslovnom i
tehnikom smislu opisani zahtjevi koje elektroniko uredsko poslovanje postavlja
prema buduem Sustavu podrke interoperabilnosti nacionalne administracije
(SPINA) kao zajednikoj infrastrukturi umreene uprave.
Arhitektura generikog modela e-Ureda predstavlja modularno rjeenje
zasnovano na modernim konceptima ICT rjeenja za upravljanje elektronikim
dokumentima (DMS - Document Management System) i upravljanje elektronikim
zapisima (ERMS - Electronic Records Management System) u skladu sa
zahtjevima koje je preporuila Europska komisija u specifikaciji MoReq2 [EC
2008c]. Pritom svako konkretno software-sko rjeenje mora biti usklaeno sa
zahtjevima koje postavlja Standardni projekt elektronikog uredskog poslovanja,
te mora u potpunosti potovati odrednice iz Hrvatskog okvira za interoperabilnost
(HROI). Iskljuivo pod tim uvjetima bit e mogue ostvariti prikljuivanje
pojedinog rjeenja na sustav SPINA, to e onda svakom rjeenju za uredsko
poslovanje omoguiti da iz oblaka umreene uprave, putem nacionalne
infrastrukture za interoperabilnost, dodatno koristi sve potrebne funkcije i
dijeljene resurse, kao to su:

autentikacija i autorizacija slubenika,

elektronika komunikacija s korisnicima javnih usluga,
sigurna razmjena e-pismena,
elektroniko potpisivanje akata,
automatizirani dohvat podataka iz razliitih e-registara,
elektronika naplata upravnih pristojbi,
elektroniko arhiviranje isprava i dokumenata,
kolaboracija i surjeavanje zajednikih predmeta,

povezivanje s drugim informacijskim sustavima,

Pobrojane funkcije dakle proiruju osnovni skup funkcionalnosti iz SPEUP-a i

trebaju omoguiti efektivno koritenje elektronikog uredskog poslovanja u
uvjetima umreene uprave, kako bi dravni slubenici mogli u potpunosti
obavljati svoje poslove elektronikim putem. Vano je istaknuti kako se
izgradnjom brojnih zajednikih funkcija postiu znaajne utede, jer u tom sluaju
nema potrebe da svako javnopravno tijelo mora nadograivati svoje rjeenje
takvim sloenim i skupim funkcionalnostima.