Strateko planiranje i unapreivanje organizacije biblioteka

Beograd, Srbija
Septembar 2004
Evelin Denijel
"Ako ne znate kuda ste se uputili, svaki put e vas odvesti tamo"
Ovo je jedna stara amerika izreka koja ukazuje da ovek treba da usvoji aktivan pristup
ivotu, da postavlja odreene ciljeve i gradi put koji e ga dovesti do njih, umesto da besciljno eka
da ga drugi usmere. Cela zamisao stratekog planiranja o kome u vam danas govoriti je jedan
aktivno usmeren koncept. On ukazuje da moete imati udela u stvaranju budunosti kakvu elite.
Poeu predlogom da razradite viziju svoje biblioteke kakvu elite da bude i usluga i fondova koje
elite da poseduje. Zatim u vam opisati tipine korake od kojih se sastoji proces stratekog
planiranja. Poto planiranje znai preduzimanje aktivnosti, a to znai unoenje promena, osvrnuu
se na promene u upravljanju, kao delu tekuih aktivnosti za unapreivanje organizacije, to vodi
stvaranju "organizacije koja ui".
Znai, imamo tri glavne teme: razrada vizije, razumevanje procesa planiranja i razmatranje
kako upravljati organizacionim promenama i poboljanjima.
Prvi i, smatram, najvaniji korak jeste stvaranje vizije onoga to elite da se desi. Oduvek mi se
inilo da je to i najtei korak jer mi uglavnom ne artikuliemo ono to elimo da se dogodi, nego
pasivno ekamo da se neto desi, pa onda prosuujemo da li je to dobro ili loe. Ipak, ako moete
aktivno da odredite ta elite da se dogodi, ve ste na pola puta da postignete ono to elite.
Pa, ta elimo za jednu javnu biblioteku? Sreom, ne moramo sami, od poetka da
osmiljavamo to vienje. Mnogi ljudi pre nas su proli tim putem i razradili standarde i smernice
koji definiu ta je to dobra biblioteka i ta ini dobru biblioteku slubu. UNESCO je, ispred
Ujedinjenih Nacija, 1949. objavio "Manifest za javne biblioteke" koji je imao vie revizija,
najnoviju 1998. Izmeu ostalog, u njemu pie:
"Javna biblioteka, lokalna kapija znanja, obezbeuje osnovne uslove za
uenje tokom celog ivota, samostalno odluivanje i kulturni razvoj
pojedinaca i drutvenih grupa."1
Ovaj Manifest je pripremljen u saradanji sa Meunarodnom federacijom bibliotekih
udruenja i institucija (IFLA) i dostupan je na njenom sajtu na preko dvadeset jezika
(http://www.ifla.org/VII/s8/unesco/manif.htm). Manifest objavljuje da je "javna biblioteka iva
snaga za obrazovanje, kulturu i informisanje i sutinski vaan posrednik u jaanju mira i duhovnog
blagostanja ljudi i ena."2
Mnoge zemlje irom sveta imaju sopstvene deklaracije sa vienjem misije i svrhe javnih
biblioteka. Moda ima i Srbija, ili moda moe da je izradi. Javne biblioteke u raznim zemljama
razvijale su se na razliite naine, sa razliitim stepenom dravne podrke, ueem graana,
nainima finansiranja i strukturom. Javne biblioteke su esto nastajale kao deo procesa drutvenih
promena, kao izvori znanja i naini da graani ostvare mogunost uenja tokom itavog ivota.
U novije vreme, u mnogim zemljama se preispituje postojee vienje javnih biblioteka u
svetlu Interneta i dostupnosti digitalnih informacija. Izgleda da je javnim bibliotekama namenjena
vana uloga u obezbeivanju ravnopravnog pristupa informacijama, informatike pismenosti i
mogunosti uenja tokom itavog ivota, za sve graane.
IFLA je glavno meunarodno telo koje predstavlja interese biblioteka, informacionih slubi i
korisnika. Jedna od osnovnih vrednosti na kojima poiva IFLA jeste verovanje da je ljudima,
1

UNESCO. The IFLA/UNESCO Public Library Manifesto. Dostupno na adresi

http://www.un.org/milenium/declaration/ares552e.htm [provereno 23.9.2004.]
2
Isto

zajednicama i organizacijama potreban univerzalni i ravnopravan pristup informacijama, idejama i

delima ljudskog duha radi njihovog drutvenog, obrazovnog, demokratskog i ekonomskog
blagostanja.
Sekcija javnih biblioteka u okviru IFLA-e razradila je standarde i smernice za javne
biblioteke. Najnovije izdanje nosi naslov "Usluge javnih biblioteka".3 Sastoji se od est glavnih
standarda za sledee oblasti:
o Uloga i svrha javne biblioteke
o Pravni i finansijski okvir
o Zadovoljavanje korisnikih potreba
o Unapreivanje fondova
o Kadrovi
o Upravljanje i marketing u javnim bibliotekama.
Postoje i drugi nacionalni standardi i smernice koji sadre vizije onoga to bi mogla biti
javna biblioteka.
Da bi se vizija pretoila u stvarnost, direktori biblioteka koriste model planiranja koji se
zove strateko planiranje. Ja u definisati ta on znai i predstaviti vam jedan tipian model "korakpo-korak". Koliko mi je poznato, neki od vas e biti na sutranjoj radionici, pa emo podrobnije
proi kroz to.
Svrha stratekog planiranja je da stvorite sopstvenu budunost a ne da reagujete na odluke
koje su drugi doneli za vas. U izvesnom smislu, strateko planiranje je nain razmiljanja o
budunosti. To je i disciplinovani napor da se donesu odluke i planovi delovanja koji e oblikovati i
voditi jednu organizaciju. Neka od svojstava stratekog planiranja su:
1. Ono je AKTIVNO. Polazi od pretpostavke da e oni koji planiraju preduzeti korake da
predvide mogunosti i pretnje i da oblikuju bidunost.
2. Ono je usmereno ka SPOLJANJEM SVETU. Ovo je kljuno obeleje. inioci sredine
obino imaju vie uticaja na jednu organizaciju nego njena unutranja tradicija i politika.
3. Ono je TAKMIARSKI USMERENO. Iako ceo svet voli biblioteke i bibliotekare, on ih
ne finansira uvek, ak ni esto, onako kako ih treba finansirati. Treba shvatiti da biblioteka
mora da se takmii za sredstva sa mnogim drugim nainima na koje ona mogu biti
potroena.
4. Strateko planiranje se usredsreuje na ODLUIVANJE RADI PREIVLJAVANJA. To
je pokuaj da se odredi kako najbolje iskoristiti resurse i kako postupati da bi se iskoristile
budue mogunosti i zadovoljili budui zahtevi.
5. Ono pretpostavlja UKLJUIVANJE i podnosi kontraverze. Vrhunski upravljai moraju
imati mo da prerasporeuju resurse i primenjuju odluke, ali najbolji ishodi nastaju kada se
uini svaki mogui napor da se od svih zainteresovanih dobije ulazna energija od osoblja,
korisnika i onih koji donose odluke u sferi politike. to je vie ljudi ukljueno, vie e biti
razlika u stavovima. Vaan deo procesa je prihvatanje osnovnog pravila da se potuje svaije
pravo na sopstveno miljenje i da se razlike u miljenjima prihvate kao neto normalno i
prirodno.
6. Strateko planiranje rauna sa PREIVLJAVANJEM na due staze, a vitalnost je mnogo
vanija nego ouvanje tradicionalnih naina na koje su se radile stvari.
Proces stratekog planiranja ima puno varijacija ali se naelno sastoji od sledeih uzastopnih
koraka.
Prvo, treba stvoriti plan za planiranje. Sva literatura savetuje da rukovodilac biblioteke bude
u potpunosti naklonjen tom poslu. Obino se za koordinaciju posla zadui radna grupa, komisija ili
tim. Ta grupa postavlja prilagodljive vremenske rokove a rukovodstvo obezbeuje neophodno radno
3

International Federation of Library Associations and Institutions. The Public Library Service: IFLA/UNESCO
Guidelines for Development. Munchen: K. G. Saur, 2001.

vreme tako to uesnicima dodeljuje dogovorene poslove. Tim za planiranje dostavlja jasne i
redovne izvetaje svim uesnicima.
Sledei korak je sprovoenje analize sredine. U Americi to ponekad nazivamo analiza
situacije ili SWOT* analiza. Ona podrazumeva sledee faze:
1.

Otkrijte JAKE STRANE svoje biblioteke interna svojstva koja joj omoguiju
povoljnu poziciju za postizanje dugoronih i kratkoronih ciljeva. To mogu biti: zgrada
i oprema, fondovi, usluge, finansiranje.

2.

Pribeleite SLABE STRANE svoje biblioteke interni inioci koji ometaju biblioteku
da postigne svoje ciljeve. To, opet, mogu biti: zgrada i oprema, fondovi, usluge,
finansiranje.

3.

Potraite MOGUNOSTI spoljne poduhvate u koje biste se mogli upustiti, iako

niste do sada. Moda se korist moe dobiti od marketinkih mogunosti, korienja
novih tehnologija, vladinih propisa ili mogueg partnerstva.

4.

uvajte se PRETNJI spoljnih uticaja koji mogu ugroziti napore biblioteke da

ostvari svoje dugorone i kratkorone cijeve. To moe biti konkurencija, radni moral
zaposlenih, tehnoloke promene, vladini propisi.

Ovaj korak podrazumeva ponovno pregledanje i, eventualno, reviziju izjave o misiji (ili
pisanje po prvi put, ako ne postoji). Svaka biblioteka treba da ima pisanu izjavu o misiji koja
drugima saoptava zbog ega biblioteka postoji i ta nudi svoim korisnicima. "Manifest o javnim
bibliotekama" sadri spisak sa dvanaest glavnih zadataka koji su svi u vezi sa informacijama,
pismenou, obrazovanjem i kulturom. Tipini su:
"stvaranje i unapreivanje italakih navika kod dece od najranijeg uzrasta";
"popularisanje svesti o kulturnom nasleu, znaaju umetnosti, naunih dostignua i
inovacija";
"jaanje dijaloga meu kulturama i blagonaklonosti prema kulturnoj raznolikosti";
"garantovanje pristupa informacijama i drutvenoj zajednici za sve graane";
"pruanje odgovarajuih informacionih usluga lokalnim preduzetnicima i grupama sa
posebnim intersovanjima";
"podrka i uee u knjievnim aktivnostima i programima za sve starosne grupe."4
U SAD, Zajednica javnih biblioteka, kao deo Amerike biblioteke zajednice, sainila je
obimnu literaturu o planiranju. Najnoviji objavljeni naslov je Planning for Results; A Public
Library Transformation Process.5 Tu su predstavljena 23 zadatka, koji se poklapaju sa koracima
koje sam navela, ali na mnogo razraeniji nain. Dvanaesti i trinaesti zadatak podrazumevaju
biranje "usluga kao odgovora na zahteve" i pisanje izjave o misiji. "Usluga kao odgovor" jeste ono
to biblioteka ini, ili nudi javnosti, trudei se da odgovori na posebne potrebe zajednice. Opisano je
trinaest moguih "usluga kao odgovora":

Osnovna pismenost

Informacije u vezi sa poslovanjem i napredovanjem u poslu

Mesto za okupljanje i razmenu informacija (obezbeivanje prostora za okupljanje)

Referensne informacije o drutvenoj zajednici

SWOT : Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats Jake strane, Slabe strane, Mogunosti, Pretnje (prim. prev.)
The IFLA/UNESCO Public Library Manifesto: Missions of the Public Library, str. 88 u: The Public Library
Service; IFLA/UNESCO Guidelines for Development. Op. cit.
5
Himmel, Ethel and William James Wilson. Planning for Results: A Public Library Transformation Process. Chicago:
American Library Association, 1998.
4

Informacije za potroae

Aktuelne teme i naslovi

Podrka formalnom procesu uenja

Opte informacije

Vladine informacije

Informatika pismenost

Uenje tokom itavog ivota

Zaviajna istorija i genealogija

Polazi se od pretpostavke da je svaka zajednica razliita i da svaka javna biblioteka moe da

izae u susret potrebama svoje zajednece na razliit nain. Skup usluga svake biblioteke bie
osmiljen tako da odgovara potrebama odreene zajednice. Ja sam lan saveta nae lokalne Javne
biblioteke epel Hila. Mi smo obavili posao stratekog planiranja i izradili sopstvenu izjavu o
misiji. Neu vam je itati, samo u istai da ona obuhvata "usluge kao odgovore" na Aktuelne teme
i naslove, Opte informacije, Podrku formalnom procesu uenja i Mestu za okupljanje i razmenu
informacija. Izjava o misiji vodi rauna o pojedinanom korienju, delotvornoj tehnologiji,
obezbeivanju aktuelnih i pouzdanih informacija, lakoi pristupa, prijatnom okruenju i podrci
"Povelji o pravima biblioteka" Amerike biblioteke zajednice.6
etvrti korak u procesu planiranje je programski nivo. On se odnosi na organizacione
aktivnosti koje e biblioteku pokrenuti u eljenom pravcu. Tu spada izjava o dugoronim ciljevima,
merljivi kratkoroni ciljevi, mere uspenosti i vremenski rokovi.
Poslednji korak je primena i evaluacija. Ovde u prei na svoju treu temu, upravljanje
promenama i unapreenje organizacije. Moja koleginica, Barbara Moran, jedan je od autora
prirunika koji je doiveo esto izdanje, pod naslovom "Upravljanje bibliotekama i informacionim
centrima". Ona predstavlja sledei dijagram koji pokazuje neke od promena paradigme koje
pogaaju biblioteke.
PROMENA
INFORMACIONE PARADIGME
SOPSTVENI FONDOVI
JEDAN MEDIJUM

Izvori

VIRTUELNA BIBLIOTEKA
VIE MEDIJA

SKLADITE

Usluge

SUPERMARKET

EKANJE NA KORISNIKE
AUTORITET ZAPOSLENIH

Korisnici

PROMOCIJA KORIENJA
SNAENJE POLOAJA KORISNIKA

Jedan od najbolje dokumentovanih nalaza za one koji prouavaju ponaanje pojedinaca i

organizacija jeste da se organizacije i njihovi lanovi opiru promenama. Otpor moe biti otvoren,
posredan, trenutan ili sa zadrkom. On koji upravljaju najlake izlaze na kraja sa otvorenim i
trenutnim otporom. Vei izazov predstavlja bavljenje posrednim i odloenim otporom. On moe biti
6

Chapel Hill (NC) Public Library. Mission Statement. Dostupno na adresi

http://townhall.townofchapelhill.org/library/about/mission.htm. [23. 9. 2004.]

suptilan gubitak lojalnosti, gubitak motivacije, poveanje broja greki. Kada se upravlja
promenama treba paziti na sve te znake.
Otpor moe biti pojedinaan ili organizacioni. Ljudi se opiru promenama jer smo svi mi bia
navike i zato to su promene pretnja sigurnosti. Oni se esto boje nepoznatog i mogu izgraditi
negativan stav prema predloenim promenama zato to se boje da nee biti u stanju da naue nove
postupke i da se prilagode novim nainima obavljanja poslova.
Organizacije su po svojoj prirodi konzervativne. One imaju ugraene mehanizme (kao to su
opisi poslova, pravila i procedure) koji proizvode stabilnost. Grupne norme mogu delovati kao
konica. Promena moe znaiti pretnju strunosti odreene grupe, pretnju uvreenom odnosu snaga
ili nainu raspodele finansijskih sredstava.
Organizaciji koja eli da se promeni potrebni su zastupnici promene. To mogu biti
rukovodioci, ili ne, zaposleni u organizaciji ili spoljni konsultanti. Zastupnici promene mogu
umanjiti otpor prema promenama tako to e komunicirati sa svima i pobrinuti se da ljudi uestvuju
u procesu planiranja. Tee je protiviti se odluci o promenama ako ste uestvovali u njenom
donoenju. Zastupnici promene mogu pomoi pojedincima tako to e ih aktivno sasluati,
obezbediti obuku za nove vetine i pruiti im lina uveravanja da su sposbni za novi posao.. Za
prihvatanje promena mogu se ponuditi nagrade u rasponu od pohvala i javnih priznanja do
poveanja plate i unapreenja.
Otpor e biti manji ako je organizacija osmiljena tako da se neprekidno prilagoava
promenama. Ovakvu vrstu organizacija nazivamo ORGANIZACIJE KOJE UE. Organizacija koja
ui ima viziju koja je zajednika svima i sa kojom se svi slau. lanovi organizacije razmiljaju o
svim procesima, aktivnostima, funkcijama i interakcijama kao o delu sistema meuodnosa.
Otvorena komunikacija, bez straha od kritike ili kazne, vodi se preko vertikalnih i horizontalnih
linija podele. Ljudi u organizacijama koje ue ostavljaju po strani line, kao i interse samo svog
odeljenja, da bi svi zajedno radili na ostvarenju zajednike vizije organizacije.
Unapreivanje organizacije je zbirka planiranih intervencija u cilju promene, zasnovana na
humanistikim i demokratskim vrednostima. Cilj je poboljanje delotvornosti i dobrobiti
zaposlenih. Vrednosti koje su u osnovi napora za unapreenje organizacije su sledee:
o

Potovanje linosti

Poverenje, otvorenost i klima podrke

Ravnotea moi u kojoj se naglasak pomera sa hijerarhijski ustanovljenih autoriteta i

kontrole

Otvoreno suoavanje sa konfliktima u vezi sa ciljevima posla i nainima na koje se

on obavlja koristi se kao nain da se poboljaju radni procesi

Uestvovanje. to su ljudi, pogoeni promenama, vie ukljueni u procese odluivanja

o njima, vea je mogunost da e potruditi da primene te odluke.

Mogla bih vam odrati jo jedno celo predavanje o tehnikama unapreivanja organizacije i
organizacijama koje ue. Mnoge od tih tehnika podrazumevaju stvaranje timova i prikupljanje
povratnih informacija. Ali, treba da privedem ovo izlaganje kraju da bih ostavila vremena za
pitanja. Nadam se da ih imate.
Prevod: Gordana Ljubanovi (Obrazovni centar VBS)