CONCEPT

I.J.H. Koch

Draaipunt en dynamiek.
De Methode van Institutioneel Onderzoek in dynamische archieven.
Vanaf 1991 ontwikkelde PIVOT de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO), waarmee de tekortkomingen
van de voorgaande archiefselectiemethoden zouden worden opgelost. Uitgangspunt van de methode is dat de
selectie niet meer gebeurt op basis van het al gevormd en overgeleverd archief, maar op basis van de taken en
handelingen van de archiefvormende organisatie. Dit wil zeggen dat niet de informatie- of onderzoekswaarde
van losse documenten bepaalt of ze bewaard blijven of niet, maar dat de waarde die aan de handelingen van een
organisatie wordt toegekend, het uitgangspunt van selectie vormt. De neerslag van een handeling wordt bewaard
of vernietigd, op basis van de waardering die aan die handeling wordt toegekend. PIVOT definieert ‘handeling’
onder andere als:

“Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan
op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden
verricht of die onder verantwoordelijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere
organisaties of organisatieleden worden verricht.”1

Hofman en Horsman wijzen er alle twee op dat het begrip handeling met deze beschrijving dicht in de buurt van
het begrip ‘bedrijfsproces’ komt. Hofman noemt de PIVOT-term “een bepaalde abstractie tussen taak en
bedrijfsproces, met als kenmerken dat het een product oplevert en uit meerdere activiteiten en processen kan
bestaan.”2 Horsman noemt “wat PIVOT handelingen noemt, werkprocessen op het hoogste niveau.”3
In Handelend optreden wordt het begrip ‘actor’ gedefinieerd als “de theoretische aanduiding voor een aantal
elementen die werkzaamheden kunnen verrichten.”4 Het kan hier gaan om een orgaan of een (onderdeel van een)
organisatie. Het verschil tussen orgaan en organisatie is voornamelijk een juridisch onderscheid. Een orgaan is
een “juridisch construct dat op grond van attributie of delegatie bevoegd is om te handelen en dat
verantwoordelijkheid draagt voor de verrichting van die handeling.” Een organisatie is “een praktisch instrument
dat op grond van mandatering door een orgaan handelingen kan verrichten waarvoor het mandaterende orgaan
verantwoordelijkheid draagt.” 5 Ik zal de term ‘actor’ hier gebruiken in de betekenis zoals die gegeven wordt
door PIVOT, met de aanvulling van Horsman dat het begrip personen en groepen van personen kan omvatten.6
Een van de resultaten van de MIO is het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO), dat bestaat uit “een
historische schets van (de ontwikkeling van) het beleidsterrein waarop het onderzoek betrekking heeft [en] een
overzicht van de handelingen waarvoor de overheidsorganen verantwoordelijkheid dragen”7 Wanneer alle
handelingen van een bepaald beleidsterrein beschreven zijn, kan bepaald worden van welke handeling de
neerslag bewaard moet blijven. Hiertoe wordt een Basis Selectie Document opgesteld, wat in feite een
samenvatting van het RIO is, inclusief een opsomming van alle handelingen. Per handeling wordt aangegeven of
de neerslag van die handeling bewaard moet blijven of (op termijn) vernietigd kan worden.

Archiefordening volgens PIVOT

Een van de uitgangspunten van PIVOT is dat de MIO ook gebruikt kan worden als ordeningsprincipe in de
dynamische archieffase. Dit zou er op neerkomen dat het archiefplan niet meer op basis van de Basis
Archiefcode wordt opgesteld, maar op basis van de handelingen en processen die een organisatie uitvoert. In de
PIVOT-brochure Handelend optreden staat beknopt beschreven waar een archiefordeningsplan gebaseerd op de
PIVOT-theorie uit zou moeten bestaan. Naast de gegevens uit het Basis Selectie Document zijn dit: “een
overzicht van alle activiteiten, die de bouwstenen zijn van de handeling (complex van activiteiten); per activiteit
de eventuele vernietigingstermijn; per activiteit eventuele openbaarheidsbeperkingen; de regeling van
overbrenging en vernietiging; de relatie met de geautomatiseerde gegevensregistratie; de afspraken over de
materiële verzorging en toegankelijkheid van de op termijn over te brengen archieven.”8

1 Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen (’s Gravenhage 1994), 36.
2 H. Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M.
Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (’s Gravenhage 2000) 48.
3 P. Horsman, ‘De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M.
Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s Gravenhage 2000) 76.
4 Handelend optreden, 35.
5 Handelend optreden, 37.
6 Horsman, ‘De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.’ 78.
7 Handelend optreden, 22.
8 Handelend optreden, 29.
CONCEPT

In een andere brochure geven de PIVOT-onderzoekers aan dat ze vooral denken aan de ontsluiting en
ordening van de administratieve neerslag van routinematige handelingen. Hier zouden standaardinrichtingen en
standaardomschrijvingen voor gemaakt kunnen worden. De standaardomschrijving bestaat dan ten minste uit het
handelingnummer, de vernietigingstermijn, afdeling, dossieromschrijving (uiterlijk kenmerk van ordening + han-
deling + nadere kenmerken) en de datum van aanleg, afsluiting en jaar van vernietiging. Daarnaast is het volgens
PIVOT verstandig om de uiterlijke kenmerken van ordening te beperken tot series, (zaak)dossiers en
objectmappen.9
Willem Küller, die plaatsvervangend projectleider PIVOT was, stelt in 1997 het Structuurplan voor de
Informatievoorziening (SPIN) centraal, waarin gegevens uit het RIO en het BSD opgenomen kunnen (of moeten)
worden. Hij omschrijft een SPIN als “een op de behoefte van een directie of instelling afgestemd raamplan …
dat minimaal het gegevensbeheer inzichtelijk maakt en uitgebreid kan worden tot het aspect bestuurlijke
informatievoorziening.”10
Bij het opstellen van een SPIN moeten binnen de organisatie in ieder geval de werkprocessen en de
producten die de organisatie oplevert, worden geïnventariseerd en beschreven. Daarna moeten de de
geïnventariseerde werkprocessen gerelateerd worden aan de in het RIO beschreven handelingen, waarbij ernaar
gestreefd zou moeten worden om een proces maar aan één handeling te koppelen.11
Wanneer ook een archiefordeningsplan deel uitmaakt van het SPIN, dan moet ook nog het archiefbeheer
gestructureerd worden op basis van handelingen/werkprocessen. Ook zal er een postregistratiesysteem (inclusief
routing) op basis van handelingen en werkprocessen vervaardigd moeten worden. Er zullen procedures moeten
worden opgesteld waarmee verzekerd wordt dat archiefstukken uiteindelijk op de juiste plaats bewaard blijven.
Tenslotte moeten er kenmerken aan gestandaardiseerde dossieromschrijvingen worden toegevoegd, zoals de
relatie met de handeling, bewaartermijn etc.12

Buitenlandse perspectieven
Voor de implementatie van de MIO in de dynamische archieffase zijn de hier aangehaalde richtlijnen te beknopt.
Met behulp van verschillende buitenlandse theorieën en concepten -die gedeeltelijk dezelfde uitgangspunten als
PIVOT hanteren- kom ik uiteindelijk met verder uitgewerkte richtlijnen voor een implementatie dan PIVOT tot
nu toe gegeven heeft. De theorieën die ik wil gebruiken zijn voornamelijk de opvattingen van de Amerikaan
Bearman en enkele Australische concepten, zoals het Series-systeem.

AMERIKAANSE PERSPECTIEVEN: PROVENANCE EN RKS

Een veel geciteerd artikel waarin het belang van functies voor de toegang op archieven beschreven wordt, is van
de Amerikanen Bearman en Lytle. Zij beschreven in 1985 hoe functions (handelingen, functies) zouden kunnen
worden gebruikt als toegang op archieven.13 Bearman en Lytle probeerden met hun artikel aan te tonen dat pro-
venance een goed en bruikbaar uitgangspunt zou kunnen zijn om archieven toegankelijk te maken. Zij
onderscheiden vier stappen die daartoe gezet moeten worden.

“View provenance information as retrieval access points”14

Allereerst moet onderkend worden dat provenance een goede ‘ingang’ voor archieven is. Zij betogen dat daartoe
wel de Amerikaanse opvatting over provenance moet worden aangepast. In de Amerikaanse archivistiek wordt
volgens hen provenance ten onrechte gelijk gesteld aan de record group. Om de finesses van dit onderscheid iets
duidelijker te maken, volgen hieronder eerst de Engelse definities voor provenance, principle of provenance en
record group, met daarna de Nederlandse vertalingen:

“PROVENANCE: the organization or individual that created, accumulated and/or maintained and
used records in the conduct of business prior to their transfer to a records center or archives.
PRINCIPLE OF PROVENANCE: the basic principle that records/archives of the same
provenance must not be intermingled with those of any other provenance.
RECORD GROUP: a body of organizationally related records established on the basis of
provenance by an archives for control purposes. A record group constitutes the archives (or the

9 Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-
instrument uitgaande van het handelen van de overheid (’s Gravenhage 1992) 29-30.
10 W. Küller, ‘Onderzoek: een schakel in de keten.’ In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve duurzaamheid in
de informatiemaatschappij (Alphen aan den Rijn 1997) 130.
11 Küller, ‘Onderzoek: een schakel in de keten.’ 130.
12 Küller, ‘Onderzoek: een schakel in de keten.’ 132.
13 D. Bearman, R. Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M.
Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s Gravenhage 2000).
14 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 37.
CONCEPT

part thereof in the custody of an archival institution) of an autonomous record keeping corporate
body.”15

In het Nederlands zouden deze begrippen waarschijnlijk het best vertaald kunnen worden met achtereenvolgens
archiefvormer, bestemmingsbeginsel en archiefblok, al geeft Horsman aan dat voor record group eigenlijk geen
goed Nederlands equivalent bestaat.16
Voor Bearman en Lytle voldoet de Engelstalige definitie -en daarmee de Nederlandse vertaling- voor
provenance niet. Zij betogen dat niet degene die het archief gevormd heeft, als provenance beschouwd moet
worden, maar dat het gaat om de handelingen of taken (functions) waar de archiefstukken het gevolg en het
bewijs van zijn. Het ontstaan van archieven is niet afhankelijk van de organisatie die ze ‘gemaakt’ heeft, maar
van het werk dat die organisatie doet, waarbij Bearman en Lytle ervan uit gaan dat handelingen onafhankelijk
van organisatiestructuren zijn. Archiefstukken zijn het resultaat van bedrijfsactiviteiten die worden gedefinieerd
door de organisatorische handelingen/taken.17 Of een archiefstuk gemaakt wordt, wordt grotendeels bepaald door
de eisen van verantwoording, die door de handeling gedefinieerd worden.
Dit is dus aanmerkelijk abstracter dan de concrete term ‘archiefvormer’. Een archiefvormer komt in de
Nederlandse situatie, net als in de Amerikaanse, overeen met de organisatie of persoon die het archief gemaakt
heeft. Ik zal in het vervolg de term ontstaanscontext gebruiken als vertaling voor het provenance-begrip van
Bearman en Lytle. De term ‘archiefvormer’ zal ik in dit geval helemaal niet gebruiken. Voor wat Bearman in
‘Record-keeping Systems’ de creator of office of origin noemt, 18 zal ik de term ‘actor’ gebruiken.

“Emphasize form and function”19

Bearman en Lytle betogen echter ook dat handelingen alleen niet genoeg zijn om archieven goed toegankelijk te
maken. Zij zien een sterk verband tussen handelingen en wat zij de ‘uiterlijke vorm’ (“form of material”) van
archiefstukken noemen.20 Het gaat hierbij om namen of omschrijvingen die door de contemporaine
‘archiefmakers’ gegeven worden aan de soorten archiefstukken die zij maken en gebruiken. Deze soorten
worden niet van elkaar onderscheiden op basis van een uitgebreide studie van de inhoud van de stukken, maar op
basis van hun structuur. Voorbeelden hiervan zijn kwitantie, aanvraagformulier en correspondentie. Meestal
worden stukken die dezelfde uiterlijke vorm hebben, samengebundeld tot series of dossiers. Dit soort
omschrijvingen vormen “in cultural shorthand a description of the kind of informational content of the record.”21
Archivarissen maken al sinds jaar en dag onderscheid tussen de verschillende uiterlijke vormen en kunnen op
grond daarvan inschatten wat voor soort informatie in dergelijke stukken zal zijn opgenomen.

“Establish provenance authority records and rigorously separate authorities from description of
records”22
Bearman en Lytle beschouwen functions als “eindig en taalkundig eenvoudig.” Bearman is ervan overtuigd dat
alle handelingen (van overheid, bedrijfsleven en kerken) zijn te omschrijven door middel van ongeveer
vijfhonderd overgankelijke werkwoorden en een relatief klein aantal zelfstandige naamwoorden.23 Voor de
toegang op archieven zou in een provenance authority file voor iedere handeling een authority record gemaakt
moeten worden.24

“Authority file: een bestand van trefwoorden met hun betekenis, of van namen met eventuele
omschrijving.
Authority record: een beschrijving in een authority file van een indexterm. Een authority record
omvat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt kruisverwijzingen en verbanden met andere
beschrijvings- of indextermen.”25

15 A. Menne-Haritz, DAT III. Internationale Fachsprache / International archival terminology with clickable lists of
English and German terms and cross references between both (Marburg 1999) http://staff-www.uni-
marburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm.
16 P. Horsman, ‘Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M.
Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 231-242.
17 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 38.
18 D. Bearman, ‘Record-keeping systems.’ In: Archivaria 36. Association of Canadian Archivists, (Ottawa 1993) 21.
19 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 37.
20 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 38.
21 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 38.
22 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 38.
23 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 38, noot 13.
24 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 39.
25 Horsman, 1999, ‘Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.’ 234.
CONCEPT

Daarnaast moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext en het archiefstuk van elkaar gescheiden worden.
Voor iedere archiefeenheid moet een beschrijving gemaakt worden (archival control record) en deze
beschrijvingen moeten gekoppeld worden aan de (aparte) beschrijvingen van de ontstaanscontext.26

“Integrate archival processes”27

De laatste stap die gezet zou moeten worden om tot een archieftoegang op basis van ontstaanscontext te komen,
is een integratie van de archiefprocessen. Ze doelen hiermee vooral op het opheffen van de scheidslijn die nu bij
archiefbewaarplaatsen bestaat tussen de informatie over contemporaine actoren en ontstaanscontexten,
informatie ontstaan ten tijde van de dynamische archieffase en de informatie die verzameld wordt ten tijde van
de selectie, overdracht en beschrijving van archieven.

In zijn artikel ‘Record-keeping systems’ doet Bearman het nog eens dunnetjes over.28 Hij beschrijft het
voorgaande nogmaals, maar noemt ‘uiterlijke vorm’ nu “documentary form”, voegt “business transactions” toe
en geeft het geheel weer in een grafisch model. Archiefstukken zijn het resultaat en het bewijs van wat Bearman
business transactions noemt. Hij bedoelt hiermee “actions taken in the course of conducting ... business.”29 Een
transactie omvat minstens twee partijen, die niet fysiek aanwezig hoeven zijn, grijpt in in de rechten van mensen
of instellingen en kan de aanleiding zijn voor een (re)actie.30
De inrichting van de transacties (het business process), wordt volgens Bearman bepaald door de
organizational functions of competencies. Wij zouden hier begrippen als handelingen/functies en mandaat voor
gebruiken.31 De taken en bevoegdheden van een organisatie bepalen welk werk door die organisatie gedaan
wordt. Aangezien het archiefsysteem de uitvoering van de taken ondersteunt, door middel van het maken en
beheren van archiefstukken, wordt de inrichting van het systeem voor een groot deel bepaald door de taken en
handelingen die uitgevoerd (moeten) worden. Hierin speelt wat Bearman the office of origin of the creator noemt
een minder belangrijke rol.
Hieronder heb ik het schema, waarin Bearman alles samenvat, in vertaling en met enkele esthetische
aanpassingen, overgenomen.32

26 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 39.

27 Bearman, Lytle, ‘The power of the principle of provenance.’ 40.
28 Bearman, ‘Record-keeping systems.’
29 Bearman, ‘Record-keeping systems.’ 17.
30 W. Duff, Defining Transactions: To Identify Records and Assess Risk ( December 6 1994)
http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/prog5.html.
31 Bearman, ‘Record-keeping systems.’ 19.
32 Bearman, ‘Record-keeping systems.’ 21.
CONCEPT

zijn bewijs van zijn georganiseerd dmv

Archiefstukken

creëert structureert

definieert info.
inhoud
Transactie Uiterlijke vorm

toont de info.
relaties
is uitvoering autoriseert bepaalt ordent
van
bepaalt
toegangspunten op
Taak / Dossiers /
Handeling series
ordening ondersteunt
is toegewezen
aan
is verantwoordelijk vormt
voor beheert

gebruikt

Actor Archiefsysteem

bepaalt gebruik en
toegankelijkheid van
informatie

Figuur 1: Bearmans Model van Recordkeeping Systems.

Bearman en PIVOT
De waarde van de hier gepresenteerde inzichten hebben vooral betrekking op het toegankelijk maken van een
archief met behulp van handelingen. Aangezien de PIVOT-methode een archiefordening gebaseerd op
handelingen voorstaat, kunnen deze inzichten van belang zijn voor een toepassing van de MIO in dynamische
archieven.
De vier voorwaarden die Bearman en Lytle stellen, komen gedeeltelijk ook terug in de opvattingen van
PIVOT en de MIO. Een van de belangrijkste uitgangspunten van PIVOT is de selectie van archiefstukken op
basis van de ‘ontstaanscontext’: afhankelijk van de waarde die aan een handeling (function) wordt toegekend,
worden de archiefstukken die ten gevolge van die handeling ontstaan, bewaard of vernietigd. Hierbij speelt de
actor een ondergeschikte rol. Zoals al vaker opgemerkt gaat PIVOT er ook van uit dat het mogelijk is om een
archief (dynamisch of statisch) op basis van handelingen toegankelijk te maken. Dit blijkt voor het dynamisch
archief uit de opmerkingen in Handelend optreden, waar naar een ordeningsplan op basis van handelingen
verwezen wordt. Voor het statisch archief blijkt dit uit de institutionele toegangen die door de Centrale
Archiefselectiedienst zijn gemaakt op basis van de MIO.
Aan de tweede voorwaarde van Bearman en Lytle (“benadruk uiterlijke vorm en functie”) wordt in de
PIVOT-theorie en -praktijk maar voor een klein deel voldaan. In de theorie van PIVOT en MIO wordt op een
indirecte manier aandacht besteed aan de uiterlijke vorm van documenten. Het gaat hierbij echter alleen om de
producten die het resultaat van handelingen zijn. Deze worden in de RIO’s, als ze al genoemd worden,
omschreven als besluit, regeling, verdrag, wet, leidraad enzovoorts. De neerslag van handelingen bestaat
daarnaast ook uit “notities van ambtenaren, verslagen van vergaderingen met belangengroeperingen,
adviesaanvragen en adviezen van adviescommissies, correspondentie etc.”33 Die laatste opsomming is waar het
Bearman en Lytle om gaat. Op basis van deze opsomming en de omschrijving van de handeling is het mogelijk
op zeer grote lijnen in te schatten welke informatie in de betreffende neerslag te vinden zou kunnen zijn.

33 Bearman, ‘Record-keeping systems.’ 21.

CONCEPT

De derde voorwaarde voor een goed gebruik van ontstaanscontext als toegang op archieven is een
onderscheid maken tussen de beschrijving van de ontstaanscontext en de beschrijving van een archiefstuk.
Hierbij moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext in een authority file opgenomen worden. Aan het
eerste deel van deze voorwaarde wordt in de PIVOT-methode voldaan. Aan het tweede deel van deze
voorwaarde wordt gedeeltelijk tegemoet gekomen met de ontwikkeling van de zogenaamde Handelingenbank
door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van deze database is: “Het bieden
van een referentiemodel voor de formele beschrijving van het handelen van de Rijksoverheid waarmee dat
handelen zowel actueel als historisch kan worden vastgelegd en geraadpleegd.”34 In de Handelingenbank
worden, onder andere om “de herkomst en samenhang van archiefstukken te kunnen bepalen,” gegevens
opgenomen over handelingen en beleidsterreinen en verwijzingen naar de organen, producten en grondslagen en
bronnen.35 In de beschrijving van handelingen en beleidsterreinen wordt de informatie uit de RIO’s verwerkt,
maar helaas wordt er (voorlopig) geen thesaurus gebouwd voor de ontsluiting van handelingen en
beleidsterreinen.
Voor de toepassing in dynamische archieven betekent de ontwikkeling van de Handelingenbank, dat
organisaties binnen de rijksoverheid (actoren) door middel van de database kunnen achterhalen welke
handelingen ze eigenlijk moeten uitvoeren, op basis van welke bron of grondslag dit gebeurt en wat de te leveren
producten zijn. Dit kan als uitgangspunt gebruikt worden voor nadere beschrijving van de werkprocessen en de
(te verwachten) neerslag. Om voor de hand liggende redenen (te specifieke informatie voor een algemeen
systeem; te veel werk) wordt hierover geen informatie opgenomen in de centrale handelingenbank. Iedere actor
zal hier zelf een beschrijving voor moeten maken, die in het ideale geval naadloos aansluit bij de gegevens uit de
handelingenbank.
De vierde voorwaarde die Bearman en Lytle noemen, is het integreren van de informatie die in de
verschillende archiefstadia voor handen is. Aan deze voorwaarde wordt in de PIVOT-methode uitvoering
gegeven door allereerst een RIO op te stellen, dat in feite het uitgangspunt is voor alle verdere archiefprocessen:
het Basis Selectie Document wordt aan de hand van het RIO opgesteld, het ordeningsplan voor dynamische
archieven moet gebaseerd zijn op de gegevens uit de RIO’s en de toegang tot het overgedragen archief (de
institutionele toegang) is ook voor een belangrijk deel een afgeleide van het Rapport Institutioneel Onderzoek.
Wat van belang is uit Bearmans model is het onderscheid tussen functies en transacties. Archiefstukken
ontstaan ten gevolge van transacties, die ten gevolge van de functies van de organisatie uitgevoerd worden.
Archiefstukken zijn dus geen rechtstreeks gevolg van de bedrijfsfuncties. Bij PIVOT betekent dit dat het archief
ook geen rechtstreeks gevolg is van de handelingen die een organisatie moet uitvoeren. Ze zijn een resultaat van
de werkprocessen waarmee de handelingen uitgevoerd worden.

AUSTRALISCHE PERSPECTIEVEN: SERIES EN DIRKS

In de jaren vijftig en zestig zocht men bij de Commonwealth Archives Office “een systeem dat op ieder moment
in staat is om de wettelijke, functionele en organisatorische contexten van archiveringssystemen te
reconstrueren.” Het systeem dat het resultaat van die zoektocht was, werd het “Commonwealth Records Series
(CRS)” systeem36 gedoopt. In de rest van de wereld is dit vooral bekend geworden als het “Series-system”.
Het CRS-systeem verschilt van andere systemen door de nadruk die gelegd wordt op een strikte scheiding die
gemaakt moet worden tussen de beschrijvingselementen van het archiefbeheer en beschrijvingselementen van de
context. Pas wanneer beide beschrijvingen ‘af’ zijn, worden de onderlinge verbanden aangelegd. Anders gezegd,
worden in het Australisch systeem los van elkaar beschreven:
• de archiefvormer (provenance) en eigenaar van archiefbescheiden, samen met de grotere
organisatorische, familiale en sociale omgeving (ambience) waarin archiefvormers, archiefbeheerders en
archiefgebruikers functioneren (‘context-domein’)
• de processen voor het maken, opslaan en benaderen van archiefbescheiden en het onderhouden van het
archiveringssysteem (‘archiefbeheer-domein’)
• de relaties die tussen deze twee entiteiten bestaan.
In het systeem kan het archiefbeheer-domein worden opgesplitst in verschillende entiteiten. Hurley noemt
hier archief-entiteiten en contents-entiteiten. Onder archief-entiteiten vallen bijvoorbeeld de logische ordening
van archiefbestanddelen en de manier waarop de archiefstukken toegankelijk zijn. Contents-entiteiten worden
vooral gebruikt voor de fysieke overdracht van archiefbestanddelen en het depotbeheer. Het gaat hier
bijvoorbeeld om ‘tienjarenblokken’, dozen of folianten. Onder de contents-entiteiten kunnen ook kenmerken als
selectiecategorie of vertrouwelijkheidscode opgenomen worden.
Bij de ontwikkeling van het systeem werd het context-domein verdeeld in vier basis-elementen: organisatie,
actor (agency), familie en persoon. Organisaties en families zijn hierbij beschrijvingen van administratieve of

34 R. Balt, G. van der Harst, Systeemconcept Handelingenbank. Concept eindrapport (6 februari.2001) 4.

35 Balt, Van der Harst, Systeemconcept Handelingenbank, 4.
36 S. McKemmish, Are records ever actual (1994) http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/smcktrc.html.
CONCEPT

familiale structuren of groepen waartoe actoren behoren. Het zijn zelf geen archiefvormende eenheden, maar
vallen in het systeem onder de ‘omgeving’ (ambience).
Ondertussen heeft men vastgesteld dat er nog veel meer context-entiteiten mogelijk zijn en dat er heel veel
verschillende relaties tussen de entiteiten mogelijk zijn. Een belangwekkende omgevings-entiteit zijn functions,
die volgens Hurley apart beschreven zouden moeten worden. Functions worden in het CRS Manual omschreven
als: “[reflections of] the responsibilities of an organisation or an agency that can be delegated through official
channels. In the Commonwealth, a function is the business of a particular agency, which it has a legislative
requirement to implement.”37 De Engelse term function komt waarschijnlijk het meest overeen met het
Nederlandse begrip ‘taak’ of ‘functie’. PIVOT omschrijft een taak als: “opdracht die is gericht op het realiseren
van een doel voor of het oplossen of verkleinen van een probleem van de omgeving.”38
In de volgende figuur vormen de bovenste drie blokken het context-domein, waarin als voorbeeld zijn
opgenomen de actor (personen of instellingen die archieven maken - urley noemt dit ‘Records Makers’-
onderhouden, gebruiken, beheren of overdragen), de omgeving (organisaties en families, die de actoren
verbinden in structuren en functionele of formele verantwoordelijkheden) en functies.39 Die laatste entiteit heb ik
zelf toegevoegd aan het origineel van Hurley. Het archiefbeheer-domein wordt door de twee onderste blokken
weergegeven. Ik heb geprobeerd de gebruikte Engelse termen te vertalen in het Nederlands.40
OMGEVINGS-ENTITEITEN ACTOR-ENTITEITEN FUNCTIONELE-ENTITEITEN
(organisaties, families, groepen) (‘archief-makers’, afdelingen, (functies, handelingen, taken)
personen)
IDENTITEIT: IDENTITEIT: IDENTITEIT:
Code Code Code
Naam Naam Naam
Data Data Data
Beheersgegevens Beheersgegevens Beheersgegevens

ATTRIBUTEN: b.v. ATTRIBUTEN: b.v. ATTRIBUTEN: b.v.

Geschiedenis Geschiedenis Geschiedenis
etc. taken Activiteit
etc. etc.

RELATIES
Tussen gelijksoortige entiteiten:
Bestuurt, bestuurd door, gesteld boven, ondergeschikt aan, anders aan elkaar
gerelateerd
Tussen andersoortige entiteiten:
Bezit, eigendom van (b.v. actor die archieven overdraagt; actor die archieven creëert.)

ARCHIVERINGS-ENTITEITEN ‘CONTENTS’-ENTITEITEN
(archiveringssyteem, reeksen, (archiefbestanddelen, documenten)
dossiers)
IDENTITEIT: IDENTITEIT:
Code Code
Naam Naam
Data Data
Beheersgegevens Beheersgegevens

ATTRIBUTEN: b.v. ATTRIBUTEN: b.v.

Ordening Hoeveelheid
Toegankelijkheid Locatie
etc. etc.

Figuur 2: Uitgebreid CRS-model; origineel van Hurley, door mij aangepast en vertaald
Hoewel Hurley aangeeft dat hij niet weet wat een functie is, geeft hij wel duidelijk aan wat een functie niet
is: “A function is not a subject.” Op het eerste oog lijken ze op elkaar, maar nadere inspectie leert anders. Hij

37 Recordkeeping & Descriptive Standards, CRS Manual. Registration & description procedures for the CRS System
(December 1999) http://naa12.naa.gov.au/manual/provenance/agencyfunction.htm.
38 Handelend optreden, 37.
39 C. Hurley, The Australian (“Series”) System: an exposition (1994)
http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chtrc.html.
40 Hurley, The Australian (“Series”) System: an exposition, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chfig2.gif.
CONCEPT

geeft het voorbeeld van de “legislature;” de taak van de wetgever is ‘wetgeven’, maar dit kan gebeuren voor
oneindig veel onderwerpen.41
Volgens Hurley zijn functions het ideale middel om de relatie tussen context-omschrijvingen, archief en
actoren te leggen. Daartoe moeten volgens hem taken niet beschouwd worden als attributen van andere entiteiten
(actoren of archiefstukken), maar moet informatie over archiefstukken en actoren juist beschouwd worden als
attribuut van een taak.42 Op basis van functions zou het archief ook toegankelijk gemaakt kunnen worden, mits
de namen in een thesaurus worden opgenomen. Op die manier kunnen archieven toegankelijk gemaakt worden
“at any level and thus afford the nearest that archivists may ever get to something like a subject approach - one
which is based on provenance.”43
Hurley wijst in zijn artikel van 1993 ook op de problemen die kunnen ontstaan bij de beschrijving van
functions. Een van de problemen is, dat functions niet ‘vanzelf’ van elkaar onderscheiden worden. Ze worden
gedefinieerd door mensen, waardoor een ‘objectieve’ taxonomie zo goed als onmogelijk is. Daarnaast
veranderen taken in de loop der tijd en het is lastig te bepalen wanneer een functie zodanig veranderd is, dat het
een andere functie wordt. “To be of any practical use in information retrieval, a functional entity must to some
degree misrepresent variant forms as correct and unchanging categories. Functions undergo an evolutionary
process of change like organisms, yet we must bind the different forms together as discrete entities, otherwise we
confuse and baffle understanding.”44 Een derde probleem dat Hurley signaleert is de verandering die de namen
van taken in de loop der tijd ondergaan. De omschrijving die ‘onthouden’ wordt, hoeft niet per se de officiële
term voor de functie te zijn. Dit zou overigens ondervangen kunnen worden door een thesaurus met ‘alternatieve
namen’.45

PIVOT en CRS
De belangrijkste overeenkomsten tussen het Commonwealth Records Series system en de MIO is de scheiding
die aangebracht wordt tussen de archiefstukken en de context. Uit het voorgaande blijkt dat dit een van de
belangrijkste theoretische uitgangspunten van het Series-systeem is. Bij PIVOT wordt deze scheiding, zij het niet
zo expliciet geformuleerd, ook als uitgangspunt genomen. Dit leidt in de praktijk tot de RIO’s: beschrijvingen
van de organisaties en de handelingen die deze op een bepaald beleidsterrein uitvoeren. In de RIO’s komt geen
enkele verwijzing naar het eventueel gevormd archief voor. Dat gebeurt zelfs niet bij de vaststelling van het
Basis Selectie Document.
Het is heel goed mogelijk om in het CRS-model het begrip ‘beleidsterrein’ als entiteit op te nemen.
‘Beleidsterrein’ maakt dan deel uit van het contextdomein en wordt geplaatst naast entiteiten als functies of
actors. Het is eenvoudiger dit voor PIVOT cruciale begrip in het CRS-model te integreren dan in het ‘gesloten’
model voor Recordkeeping systems dat David Bearman ontwikkeld heeft.

Designing and implementing record keeping systems (DIRKS)

Een ander bruikbaar Australisch concept is het zogenaamde DIRKS, wat staat voor Designing and implementing
record keeping systems. Dit is een uitwerking van het derde deel van de Australian Records Management
Standard AS 4390, waarin een beschrijving van de ‘best practices’ ten aanzien van archivering wordt gegeven.
Op de internet pagina’s van de National Archives van Australië is deze ‘handleiding’ integraal weer gegeven.46
De uitgangspunten van de Australische standaard komen op diverse punten overeen met de uitgangspunten
van PIVOT. Zo wordt een ‘record’ omschreven als:

“recorded information, in any form, including data in computer systems, created or received and
maintained by an organisation or person in the transaction of business or the conduct of affairs and
kept as evidence of such activity.”47

Dit komt globaal overeen met de omschrijving die PIVOT van een archief geeft in het Handelend optreden.48
Daarnaast wordt in de Australische standaard ‘appraisal’ omschreven als

41 C. Hurley, ‘What, if anything is a function?’ In: Archives and Manuscripts. 21, 2 (1993) 212.
42 Hurley, ‘What, if anything is a function?’ 217-218.
43 Hurley, The Australian (“Series”) System: an exposition
44 Hurley, ‘What, if anything is a function?’ 215
45 Hurley, ‘What, if anything is a function?’ 217
46 Zie de internetpagina’s van de National Archives of Australia, www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html
47 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard. (Paper presented on 19 July 1997 at the Annual
Meeting of the National Association of Government Archives and Records Administrators (NAGARA), Sustainable
Change: Getting to the Heart of Our Challenge, held in Sacramento, CA, 16-19 July 1997),
http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento.htm.
48 Handelend optreden 17-19
CONCEPT

“[T]he process of evaluating business activities [cursivering van mij, IK] to determine which
records need to be captured and how long they need to be kept, to meet business needs, the
requirements of organisational accountability and community expectations.”49

Het gaat hier nadrukkelijk om de selectie van activiteiten en niet van archiefstukken. Ook dit komt sterk overeen
met de opvattingen achter PIVOT.
Een derde opvatting die in de standaard naar voren komt, is de opvatting dat een classificatieschema
gebaseerd op de bedrijfsactiviteiten (‘business classification scheme’) gebruikt kan worden voor verschillende
doeleinden: het vaststellen van bewaartermijnen, het bepalen toegangsbeperkingen en als hulpmiddel bij de
toegang tot archieven. Dit laatste is ook een van de uitgangspunten van PIVOT. Omdat ik ervan uitga dat de
DIRKS-methodiek heel goed inpasbaar is in de PIVOT-opvattingen, zal ik een beknopte beschrijving van de
methode geven.

DIRKS-methodologie
De Australische archiefstandaard is opgebouwd rond acht stappen die gezet zouden moeten worden om een
archiefsysteem systematisch te ontwerpen:50

Stap A: Voorbereidend onderzoek

Het doel van deze stap is om een totaal beeld te krijgen van de organisatie waar het archiefsysteem voor wordt
ontworpen. Het gaat hierbij om het beschrijven van:
• de organisatie, haar functies, taken en organisatiestructuur;
• het wettelijke en juridische raamwerk waar de organisatie in functioneert;
• de ‘bedrijfscontext’ van de organisatie (industriesector, producten of diensten die geleverd worden enz.
In de PIVOT-methode zouden hier ook de beleidsterreinen onder kunnen vallen.)
• de bedrijfscultuur en ‘interne’ context (strategie, huidig archiefbeheer, gebruikte technologie enz.)51

Stap B: Analyse van de bedrijfsactiviteiten

Het doel van deze stap is het ontwerpen van een model van wat de organisatie doet en op welke manier zij dit
doet. Dit gebeurt op basis van een beschrijving van de werkprocessen en bedrijfsactiviteiten. De belangrijkste
onderdelen van deze stap zijn:
• benoemen en beschrijven van de functies, activiteiten en transacties die in de organisatie uitgevoerd
worden;
• ontwerpen van een ‘bedrijfsclassificatie schema’ gebaseerd op de hiërarchische relaties tussen functies,
activiteiten en transacties;
• analyseren en in kaart brengen van de werkprocessen en de transacties die daar deel van uitmaken.52

Stap C: Vaststelling van archiveringseisen

In deze stap moet worden bepaald welke eisen de organisatie stelt aan het creëren en behouden van bewijs
(evidence) van haar activiteiten. Hier moet rekening gehouden worden met interne verantwoording, wettelijke
vereisten en wensen van belanghebbenden en de samenleving. De aard van de organisatie en het werk dat door
de organisatie gedaan wordt, bepaalt of en in welke vorm bewijs van haar handelen gecreëerd en bewaard moet
worden. Belangrijkste onderdelen van deze stap zijn:
• bepalen welke juridische, bedrijfskundige en maatschappelijke eisen de organisatie aan archivering
stelt. Dit moet gebeuren voor iedere activiteit die in Stap B beschreven is;
• vaststellen van de risico’s wanneer de organisatie niet aan deze eisen voldoet;
• bepalen aan welke eisen de organisatie wel en niet zal voldoen.53

Stap D: Beoordeling van de bestaande systemen

In deze stap is het de bedoeling de bestaande archief- en andere informatiesystemen te evalueren om te bekijken
in hoeverre deze voldoen aan de eisen die in stap C zijn geformuleerd met betrekking tot het leveren van bewijs
van het handelen van de organisatie.54

49 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard.

50 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard.
51 National Archives of Australia, Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS). (February 2000)
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_A.html.
52 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
53 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_C.html.
54 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_D.html.
CONCEPT

Stap E: Vaststellen van een archiveringsstrategie

Het doel van deze stap is om voor de organisatie vast te stellen wat de beste beleidsregels, toepassingen,
hulpmiddelen en andere strategieën zijn om tot een voor de organisatie adequate archivering te komen.55

Stap F: Ontwerp van het archiveringsysteem

In deze stap worden de strategie en tactiek van Stap E omgezet in een blauwdruk voor een archiveringssysteem
dat voldoet aan de archiveringseisen van Stap C en een oplossing aandraagt voor de gesignaleerde
tekortkomingen uit Stap D.56

Stap G: Implementatie van een archiveringssysteem

Het doel van deze voorlaatste stap is om te komen tot een systematische en succesvolle implementatie van het
archiveringssysteem. Uitgangspunt hierbij is het implementatieplan uit Stap F.57

Stap H: Post-implementatie terugblik

Het doel van deze laatste stap is om vast te stellen hoe effectief het archiveringssysteem functioneert, hoe
effectief het ontwikkelproces is verlopen, welke bijsturing er nog nodig is en op welke manier het systeem
tijdens zijn bestaan geëvalueerd moet worden.58

PIVOT en DIRKS
In zijn artikel in Het boek van bewaring geeft Küller aan dat de resultaten van een Rapport Institutioneel
Onderzoek en de gegevens uit een Basis Selectie Document geïntegreerd moeten worden in een Structuurplan
Informatievoorziening. De werkzaamheden die daartoe uitgevoerd moeten worden zijn het inventariseren van de
werkprocessen en producten van een organisatie en deze afstemmen op de te verrichten handelingen.
Deze werkzaamheden zouden heel goed aan de hand van Stap B uit de DIRKS-methode uitgevoerd kunnen
worden. Tijdens de analyse worden de bedrijfsprocessen allereerst op het hoogste niveau beschreven, waarna ze
worden opgedeeld in kleinere entiteiten. De activiteiten van een organisatie kunnen op vijf niveaus, van abstract
naar steeds concreter worden beschreven:
1. het niveau van de doelstellingen en missies van de organisatie, inclusief het beleid gericht op het
bereiken van de gestelde doelen (“goals and strategies”).
2. het niveau van de taken en handelingen die de organisatie uitvoert om haar doelstellingen te bereiken
(“functions”).
3. het niveau van de activiteiten waarmee de handelingen uitgevoerd worden, waarbij verschillende
activiteiten onderdeel van één handeling kunnen zijn (“activities”).
4. het niveau van de herhaalde transacties of processen, de kleinste onderdelen van een activiteit
(“transactions”).
5. het niveau van het ‘echte’ werk, de verschillende acties waar een transactie uit bestaat. 59
In model-vorm ziet dit er als volgt uit:60

55 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_E.html.
56 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_F.html.
57 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_G.html.
58 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_H.html.
59 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
60 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/images/f3_business.gif.
CONCEPT

Figuur 3: Model van de analyse van de bedrijfsactiviteiten

In DIRKS wordt het volgende voorbeeld gegeven om de relaties tussen de verschillende entiteiten aan te geven:

“Function: Publication – the function of having works, irrespective of format, issued

for sale or general distribution internally or to the public.
Activity: Drafting – the activities associated with preparing preliminary drafts or
outlines of addresses, reports, plans, sketches, etc prior to publication.
Transaction(s): Create draft copies of publications, website and/or intranet text with
associated metadata; distribute drafts for comment; file comments made on
these drafts.”61

Een voorbeeld gebaseerd op een Rapport Institutioneel Onderzoek zou het volgende kunnen zijn:

Handeling: “Het jaarlijks uitbrengen van verslag van de werkzaamheden en

bevindingen aan Onze minister.”62
Activiteit: Het opstellen van een conceptverslag.
Transactie: Het schrijven van een conceptverslag; het verspreiden van het concept voor
commentaar; het verwerken van commentaar etc.

Hier wordt duidelijk dat het Angelsaksische begrip function veel abstracter en ruimer is dan de Nederlandse term
handeling. Dit verklaart ook waarom Bearman aangeeft dat alle business functions beschreven zouden kunnen
worden met een beperkt aantal werkwoorden en zelfstandige naamwoorden. PIVOT schat dat het hele
overheidshandelen vanaf 1945 kan worden beschreven in ongeveer 174 beleidsterreinen met niet minder dan
50.000 verschillende handelingen. In februari 2001 waren ongeveer 10.000 handelingen officieel vastgesteld.63
Wanneer alle handelingen, activiteiten en transacties afdoende beschreven en van elkaar onderscheiden zijn,
moeten deze geplaatst worden in een zogenaamd business classification scheme, waarin de (hiërarchische)

61 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
62 Van monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis met monumentenzorg, 1945 -
1990 (’s Gravenhage 1996) 65.
63 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, De handelingen gewaardeerd. Een evaluatie van het Project Invoering Verkorting
OverbrengingsTermijn (’s Gravenhage 2000) 29; Balt, Van der Harst, Systeemconcept Handelingenbank, ii.
CONCEPT

relaties van de entiteiten naar voren komen. Hieronder staat een nadere uitwerking van het hierboven
aangehaalde voorbeeld uit een RIO.
Actor
Raad voor het Cultuurbeheer

Handelingen op het beleidsterrein Handelingen op het beleidsterrein

Archieven en musea Monumentenzorg

Handeling Handeling
No. MON100: No. MON101:
Het jaarlijks opstellen van een Het jaarlijks uitbrengen van verslag
ontwerpbegroting voor Onze minister van de werkzaamheden en
bevindingen aan Onze minister

Activiteit Activiteit
No. MON101-a: No. MON101-b:
Het opstellen van een conceptverslag Het opstellen van het definitief verslag

Transactie Transactie
No. MON101-a-1: No. MON101-a-2:
Het schrijven van een conceptverslag Het verwerken van op het concept
geleverd commentaar

Figuur 4: Gefingeerd 'business classification scheme' van de Raad voor het Cultuurbeheer
In dit schema zijn de verschillende handelingen van elkaar onderscheiden met behulp van een uniek nummer, dat
gebaseerd is op een afkorting voor het beleidsterrein (MON), gecombineerd met het handelingnummer uit het
Rapport Institutioneel Onderzoek.
Het derde deel van Stap B is het beschrijven van de bedrijfsprocessen waarmee de organisatie haar
werkzaamheden uitvoert. Hierbij moet ook bepaald worden welk archiefmateriaal bij welke processtap gecreëerd
zou moeten worden. In Handelend optreden wordt het overheidshandelen op drie niveaus bekeken en
gemodelleerd.64 Hierbij wordt ervan uit gegaan dat beleidsprocessen uit verschillende deelprocessen bestaan en
een cyclisch karakter hebben:

voorbereiding
bepaling
uitvoering
evaluatie
terugkoppeling
voorbereiding

Ieder deelproces kan verder opgedeeld worden in één of meer deelprocessen op een lager niveau. Daarbij kan
aangegeven worden welke organen verantwoordelijk zijn voor welk deelproces en welke (deel)producten
gecreëerd worden. De figuur hieronder is een poging om de twee modellen van pagina 13 en 15 uit Handelend
optreden samen te voegen in één figuur.

64 Handelend optreden, 12-15.

CONCEPT

Niveau 1:

invoer beleid product

informatie
Niveau 2: evaluatie terugkoppeling

uitvoeringsinformatie

invoer voorbereiding product bepaling product uitvoering

product
invoer invoer

Voorstel advies
Niveau 3: art. 3/4 art. 3/4

Voorbereiden Adviseren over Vaststellen art.

AMVB art. 3/4 3/4

beschikking
art. 3/4
Beslissen over
inwilligen info.
verzoek

verantwoordingsinformatie

Figuur 5: Model van beleidsprocessen uit Handelend optreden

In Handelend optreden wordt aan de hand van de onderste helft van deze figuur aangetoond dat het mogelijk is
om te bepalen welke neerslag bij welk (deel)proces gevormd wordt,65 maar dit is zeker niet altijd gedetailleerd
genoeg om van pas te kunnen komen in een dynamisch archief. Daartoe zal in het model nog enkele niveaus
lager afgedaald moeten worden.
In navolging van de DIRKS-methodiek zou dat toegepast op de Raad voor het Cultuurbeheer en de
gefingeerde bedrijfsclassificatie het onderstaande procesmodel op kunnen leveren. Hierin wordt activiteit
MON101-a: Het opstellen van een conceptverslag weergegeven. Uit dit model blijkt ook op welke momenten in
het proces welke archiefstukken geproduceerd (moeten) worden. Het gaat in dit voorbeeld overigens meer om
het principe dan om de daadwerkelijke invulling van de acties en transacties.
acties transacties activiteit

Transactie
Verzamelen van Opstellen van Corrigeren van No. MON101-a-1:
gegevens eerste versie eerste versie Het schrijven van een
conceptverslag
Activiteit
No. MON101-a:
Het opstellen van een
Neerslag Neerslag conceptverslag

Transactie
No. MON101-a-2:
Verspreiden van Verzamelen van
Het verwerken van op het
het concept- het commentaar
concept geleverd commentaar
verslag

Neerslag Neerslag

Figuur 6: Gefingeerd procesmodel voor een activiteit van de Raad voor het Cultuurbeheer

65 Handelend optreden, 16.

CONCEPT

Wat uit de procesmodellen van DIRKS lang niet zo duidelijk naar voren komt als uit het Model van
beleidsprocessen van PIVOT, is de relatie tussen het resultaat (product) van transactie 1 en de invoer van
transactie 2. In het bovenstaande voorbeeld is de neerslag van transactie MON101-a-1 (het conceptverslag) de
invoer voor de acties die deel uitmaken van transactie MON101-a-2. Dit is ook wat Horsman bedoelt wanneer
hij het heeft over onderscheid tussen de creatie en het gebruik van archiefstukken.66 Ik denk dat deze relatie een
belangrijke aanvulling zou zijn op de modellen van DIRKS, met name omdat met behulp hiervan bepaald kan
worden welke dossiers/informatie/neerslag nodig is om een transactie uit te kunnen voeren.

PIVOT TOEGEPAST IN EEN DYNAMISCHE ARCHIEF.

Het onderstaand model is voor een belangrijk deel gebaseerd op de modellen van Hofman en Horsman in het
S@P-jaarboek 2000, 67 met de voorgaande theorieën in het achterhoofd. Het model is in eerste instantie
nadrukkelijk bedoeld voor de archieven die ook het object van PIVOT zijn: moderne archieven van de
rijksoverheid. Ik ben wel van mening dat de uitgangspunten ook toegepast kunnen worden op de provinciale en
gemeentelijke overheid en in het bedrijfsleven. Dan zal meer onderzoek gedaan moeten worden naar het
beschrijven en definiëren van functies. Ik ben nu enkel uitgegaan van de beschrijvingen van handelingen die in
het kader van PIVOT zijn beschreven.
Daarnaast is het model een beschrijving van het dynamisch archief, zoals dat in één organisatie
geïmplementeerd zou moeten worden. Het gaat nadrukkelijk niet om het beschrijven van de totale context van
een archief, of om een beschrijving van een statisch archief in een archiefbewaarplaats.
Het model bestaat uit drie niveaus: handelingen, processen en archiefstukken. Hierin valt de driedeling van
de archiefcontext zoals Thomassen die beschrijft, te herkennen: functionele context, organisatorische context en
documentaire context.68 Ik bespreek eerst ieder niveau afzonderlijk om ze daarna samen te voegen in het
uiteindelijke model.

Niveau van de Handelingen

Beleidsterrein

Wettelijke basis

Actor Handeling

Figuur 7: Niveau van de handelingen

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is bezig met de ontwikkeling van een zogenaamde
Handelingenbank. Zoals al eerder beschreven is dit een database die onder andere wordt opgezet om te komen
tot een uniforme vastlegging van de handelingen van de overheid. In de database wordt geprobeerd de gegevens
van de Rapporten Institutioneel Onderzoek en de Basis Selectiedocumenten op te nemen, inclusief hun relaties.
Helaas is de Handelingenbank nog (lang) niet operationeel, wat wil zeggen dat er voorlopig ook nog geen
sprake is van een uniforme vastlegging van de handelingen van overheidsorganen. Tot de tijd dat de database
voor alle overheidsinstellingen toegankelijk is, zullen deze voor eigen gebruik een overzicht van ‘hun’
handelingen moeten maken. Hierbij dienen de RIO’s en BSD’s als uitgangspunt, maar deze kunnen niet zonder
aanpassingen overgenomen worden, omdat ze een beschrijving zijn van een beleidsterrein waarop meerdere
actoren werkzaam zijn.
De gegevens die op dit niveau in ieder geval voor alle entiteiten geregistreerd moeten worden zijn:69

66 Horsman, ‘De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.’ 81.
67 Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.’ 58; Horsman, ‘De erfenis van Copernicus. Naar een
model van de context.’ 81.
68 T. Thomassen, ‘Het begrip context in de archiefwetenschap.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen
(red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (‘s Gravenhage 2000) 24.
69 Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.’ 62
CONCEPT

Actor Handeling
Aggregatieniveau Aggregatieniveau
Naam Omschrijving (naam, doel, product)
(Vestigings)plaats Relatie met andere handelingen
Bestaansperiode Periode waarin uitgevoerd
Relatie naar handeling Relatie naar actor
Relatie naar wettelijke basis Relatie naar wettelijke basis

Wettelijke basis Beleidsterrein

Omschrijving
Periode van geldigheid
Relatie naar actor
Relatie naar handeling
Relatie naar wet- en regelgeving
Omschrijving
Periode van geldigheid
Relatie naar actor
Relatie naar handeling
Relatie naar wettelijke basis

Niveau van de processen

input
Bedrijfsproces

Sub-bedrijfsproces

Actor Activiteit

Actor Transactie

output

Figuur 8: Niveau van het bedrijfsproces

Bij het ontwerpen van de Handelingenbank is er bewust voor gekozen om er geen informatie over
bedrijfsprocessen in op te nemen, omdat deze veel te veranderlijk zijn. Voor een organisatie die haar archief wil
ordenen op basis van handelingen betekent dit, dat zij zelf een beschrijving van haar bedrijfsprocessen en
organisatorische inrichting moet maken.
Bedrijfsprocessen (of werkprocessen) kunnen getypeerd worden op basis van hun structuur en
voorspelbaarheid.70 Aan de ene kant van de schaal staan heel gestructureerde processen, waarvan de uitkomst
van te voren al bekend is, zoals bij het verlenen van een vergunning. Aan het andere uiterste staan heel
ongestructureerde processen, waarvan bij voorbaat niet bekend is wat het resultaat zal zijn, zoals “het
voorbereiden en bepalen van het beleid op het gebied van de monumentenzorg.”71
PIVOT geeft in Handelend optreden een cyclisch model dat weergeeft op welke manier beleidsprocessen
beschreven zouden kunnen worden. Afhankelijk van de structuur en voorspelbaarheid van de bedrijfsprocessen
kunnen deze verder onderverdeeld worden in activiteiten en transacties. Wanneer het om een heel uitgebreid
bedrijfsproces gaat, zouden ook subprocessen beschreven kunnen worden, die daarna weer onderverdeeld
kunnen worden in activiteiten en transacties.

70 P.M.H. Waters, ‘Naar Digitale Postregistratie.’ In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve duurzaamheid in
de informatiemaatschappi. (Alphen aan den Rijn 1997) http://www.archief.nl/digiduur/bibliotheek/postreg.pdf.
71 Van monumentale waarde, 43
CONCEPT

Wat van groot belang is, is dat niet alleen de bouwstenen van een bedrijfsproces worden vastgelegd, maar dat
ook wordt aangegeven welke actor verantwoordelijk is voor de uitvoering van dat proces of procesonderdeel.
Daarnaast is op dit niveau wat Horsman het ‘historisch bewustzijn’ van een archiveringssysteem noemt, heel
belangrijk.72 De beschrijving van de administratieve organisatie moet dusdanig zijn dat het mogelijk is om de
veranderingen in bedrijfsprocessen en verantwoordelijken bij te houden. Het moet op ieder moment mogelijk
zijn om de relaties te tonen zoals die op enig moment in het verleden hebben bestaan tussen bedrijfsprocessen,
actoren, activiteiten, enz. Dit lijkt op het eerste gezicht beter te realiseren in een relationele database dan in een
classificatieschema.
Bij de beschrijving van de bedrijfsprocessen moeten in ieder geval de volgende gegevens opgenomen
worden:
Actor Bedrijfsproces
Aggregatieniveau Aggregatieniveau
Naam Omschrijving (naam, doel, product)
(Vestigings)plaats Wanneer uitgevoerd
Bestaansperiode Plaats
Relatie naar handeling Geldende procedure(s)
Relatie naar wettelijke basis Gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd
Relatie naar handeling
Relatie naar actor

Deze gegevens komen grotendeels overeen de elementen die Hofman in zijn artikel in het tweede S@P-jaarboek
opsomt, 73 met enkele aanvullingen. Bij de actoren moeten niet alleen gegevens opgenomen worden over de
‘officiële’ organisatieonderdelen, maar ook over ad hoc en tijdelijke onderdelen als werkgroepen,
projectorganisaties en allerlei tijdelijke commissies.
Verder heb ik aggregatieniveau toegevoegd aan de beschrijvingselementen van een bedrijfsproces. Ik
onderscheid in mijn model vier niveaus in de beschrijving van een bedrijfsproces: bedrijfsproces, sub-bedrijfs-
proces, activiteit en transactie. Door middel van het aangeven van het aggregatieniveau kunnen deze van elkaar
onderscheiden worden. Daarnaast is het mogelijk om nog meer verschillende niveaus aan te brengen, wanneer
dit nodig mocht blijken.
Al deze gegevens zouden opgenomen moeten worden in een thesaurus (Bearman en Lytle noemen dit
‘provenance authority records’), om de toegankelijkheid te bevorderen. Deze thesaurus moet constant aangevuld
worden, met onder andere nieuwe actoren en nieuwe bedrijfsprocessen.

Niveau van het archief

output input

Archiefstuk

Documentaire Administratief
context beheer

Figuur 9: Niveau van het archief

Het derde niveau is het archief, waar de archiefstukken in moeten worden opgeslagen. In het model wordt ervan
uitgegaan dat een archiefstuk altijd de output is van één bedrijfsproces (ongeacht aggregatieniveau) en de input
kan zijn van een of meer bedrijfsprocessen (ongeacht aggregatieniveau).
De onderstaande opsomming van de beheergegevens is weer gebaseerd op Hofman, maar ik heb me beperkt
tot het strikt noodzakelijke voor het gebruik in een dynamisch archief:

72 P. Horsman, Archiveren. Een inleiding (Amsterdam 1999) 32.

73 Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.’ 62
CONCEPT

Documentaire context Administratief beheer

Ordening / classificatie Locatie
Archiveringseisen Omvang
Bewaartermijn Autorisatie van toegang
Uiterlijke vorm Formaat

Ik heb hier archiveringseisen toegevoegd aan het lijstje van Hofman. Dit is een vertaling van de Engelse term
‘recordkeeping requirements’ uit stap C van DIRKS. Bij ieder proces moet vastgesteld worden welke eisen dit
stelt aan de neerslag die geproduceerd wordt. De vragen die hierbij beantwoord moeten worden zijn niet alleen:
‘Hoe lang moeten archiefstukken bewaard blijven?’, maar ook ‘Welk archiefstuk is de output van dit proces?’ en
‘Welke archiefstukken zijn essentieel als input voor een bepaald proces?’ Mede op basis van deze informatie kan
daarna de bewaartermijn van een stuk bepaald worden.
Daarnaast heb ik, in navolging van Bearman, uiterlijke vorm aan de documentaire context toegevoegd, omdat
aan de hand van deze omschrijvingen bepaald kan worden om wat voor soort document het gaat en wat de
informatiewaarde ervan is.
CONCEPT

Volledig model
Het hele model ziet er dan als volgt uit:

Beleidsterrein

Handelingen

Wettelijke basis

Actor Handeling

Bedrijfsproces

Sub-bedrijfsproces input
Processen Actor Activiteit

Actor Transactie

output

Archiefstuk
Archiefstukken

Documentaire Administratief
context beheer

Figuur 10: Model voor een ordening gebaseerd op MIO

Uitgangspunt van het model is dat aan de ene kant een handeling uitgevoerd moet worden door minstens één
actor en dat deze uitvoering gebeurt in een bedrijfsproces. Het model gaat er ook vanuit dat alle activiteiten die
in een organisatie ondernomen worden op de een of andere manier aan een handeling gekoppeld kunnen worden.
De processen waarin deze activiteiten bij elkaar gebracht worden, vormen het centrum van het model. Zij
vormen de verbinding tussen de handelingen aan de ene kant en de archiefstukken aan de andere kant.
Wanneer een organisatie besluit het dynamisch archief met behulp van het hierboven geschetste model in te
richten, dan heeft ze in ieder geval het volgende nodig:
• Inzicht in de handelingen die een organisatie zou moeten ondernemen;
• Inzicht in de bedrijfsprocessen die de organisatie uitvoert, inclusief de onderdelen waar deze processen
uit zijn opgebouwd, inclusief de actoren;
• Inzicht in de archiveringseisen die ieder proces stelt en die door de organisatie gesteld worden;
• Inzicht in de archiefstukken die ontstaan ten gevolge van de processen;
• Inzicht in welke archiefstukken nodig zijn om de processen te kunnen uitvoeren.
CONCEPT

Het lijkt het waarschijnlijkst dat al deze informatie het beste opgeslagen kan worden in een relationele database,
waarbij overwogen moet worden of de informatie die onder 1 tot en met 3 valt, opgenomen moet worden in een
thesaurus, om de toegankelijkheid in de loop der tijd te waarborgen. Aangezien de namen en omschrijvingen van
handelingen en vooral de betekenis ervan aan veranderingen onderhevig zijn, moeten in de thesaurus continu
alternatieve en afgewezen benamingen en omschrijvingen toegevoegd worden.
Bij het opnemen van het archiefstuk in het archiefsysteem moeten zogenaamde ‘metadata’ aan het stuk
toegekend worden. Ieder archiefstuk zal in ieder geval voorzien moeten zijn van de volgende metadata, die
gedeeltelijk afkomstig zouden kunnen zijn uit de eerder genoemde database.
Benodigde metadata Door middel van de uiterlijke vorm kan vastgesteld worden om wat voor een soort
Handeling informatie het in het document gaat. De object/subject omschrijving vormt de
Actor beschrijving van het specifieke geval ten behoeve waarvan de handeling uitgevoerd
Uiterlijke vorm wordt.
Object/subject Bij ieder archiefstuk moet worden aangegeven van welk bedrijfsproces het de
Datum van document output is. Wanneer ook bekend is van welk proces het stuk de input vormt, kan dit ook
Input van proces(sen) al vastgelegd worden. Aangezien het regelmatig niet van te voren is te bepalen voor
Datum input welke processen het stuk de input vormt, zal dit iedere keer wanneer een archiefstuk
Output van proces gebruikt wordt, vastgelegd moeten worden. Waarschijnlijk kan hierbij volstaan worden
Datum output met een verwijzing naar de volledige beschrijving van de bedrijfsprocessen en de
Formaat handelingen in de al eerder genoemde database.
Archiveringseisen De bewaartermijn en vernietigingsdatum van een archiefstuk moeten ook
Bewaartermijn vastgelegd worden, waarbij moet aangetekend worden dat deze sterk afhankelijk is van
Vernietigingsdatum de archiveringseisen die het bedrijfsproces stelt. De bewaartermijn is geen vaststaand
Ordening gegeven, maar kan veranderen zodra een stuk als input voor een proces gebruikt wordt.
Toegang Door de vernietigingsdatum bij ieder archiefstuk afzonderlijk aan te geven, is het
Locatie mogelijk om losse archiefstukken ‘gelijktijdig’ te selecteren en vernietigen. Vooral in
Omvang een digitale omgeving is dit van belang.74
Afhankelijk van de eisen die een bedrijfsproces stelt aan de input van
archiefstukken (heeft het proces genoeg aan de output van één transactie, of is de output van verschillende
transacties vereist) kunnen de archiefstukken ‘gebundeld’ worden op het niveau van het bedrijfsproces of de
activiteit (dossiers) of de transactie (series). Deze eisen maken ook weer deel uit van de archiveringseisen die bij
de beschrijving van een archiefstuk gegeven moeten worden. In het bovenstaand model maakt dit deel uit van de
ordening in de documentaire context. Door middel van het vastleggen van de (fysieke) omvang van een
archiefstuk, kan bepaald worden of het bij gebruik compleet is. Toegang en locatie zijn in eerste instantie alleen
van belang voor de logistiek: waar is het stuk en wie mag het gebruiken of inzien?
Bij een toepassing in een elektronische omgeving zal invoering van een dergelijke functionele methodiek
inhouden dat de digitale documenten toegankelijk gemaakt worden met behulp van een database die in ieder
geval de hierboven beschreven gegevens bevat. In een analoge situatie ligt het iets gecompliceerder. De fysieke
volgorde kan waarschijnlijk grotendeels bepaald worden aan de hand van de logische orde. Een belangrijk
onderdeel van het beschrijven van de logische structuur is het vaststellen van de archiveringseisen, om te bepalen
uit welke documenten een dossier moet bestaan om bruikbaar te zijn voor de bedrijfsvoering. Dit bepaalt dus ook
de fysieke ordening van ‘losse’ archiefstukken.
Momenteel is het fysieke dynamische archief meestal geordend aan de hand van de Basis Archiefcode. De
dossiers worden aan de hand van de toegekende classificatiecode op de juiste plek in het archief geplaatst. Op
basis van de archiveringseisen uit mijn model kan besloten worden het fysiek archief te ordenen op basis van de
bedrijfsprocessen. Daartoe moeten de processen uiteraard eenduidig beschreven worden, waarna deze zouden
kunnen worden geordend op basis van de handelingen uit het RIO en BSD. Hierbij kan de volgorde van het RIO
en BSD aangehouden worden, maar dat is niet strikt noodzakelijk.

Ten slotte
In het voorgaande heb ik een model gepresenteerd waaruit de logische ordening van archiefstukken blijkt,
inclusief handelingen en werkprocessen. Het uitgangspunt van het model is dat iedere handeling wordt
uitgevoerd in één of meer werkprocessen en dat ieder archiefstuk de output is van één werkproces en de input
kan zijn van één of meer werkprocessen. Hierbij geldt dat werkprocessen en archiefstukken op verschillende
aggregatieniveaus beschreven en aan elkaar gerelateerd kunnen worden. In het model heb ik werkprocessen
onderverdeeld in activiteiten en transacties, maar hier zijn nog verdere onderverdelingen mogelijk. De
aggregatieniveaus van de archiefstukken heb ik niet verder gemodelleerd, maar hier vallen de series en dossiers

74 D. Bearman, Item Level Control and Electronic Recordkeeping. (Draft August 29 1996)
http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/item-lvl.html.
CONCEPT

onder. Op welke manier archiefstukken ‘gebundeld’ worden, in bijvoorbeeld dossiers of series, hangt af van de
archiveringseisen die de werkprocessen aan het archief stellen.
Het model is een generiek model, in die zin dat het niet specifiek voor een digitale of analoge omgeving
ontwikkeld is en in beide omgevingen toepasbaar is. Praktisch gezien zal het in een digitale omgeving echter
eenvoudiger zijn om te voldoen aan de archiveringseisen die ieder werkproces stelt. Een digitaal document kan
eenvoudiger in meerdere dossiers en/of series tegelijk opgenomen worden dan een analoog, fysiek document.
Voor wat betreft de toepassing in verschillende soorten archieven is het geen generiek model. Het is specifiek
ontwikkeld voor een toepassing van de Methode van Institutioneel Onderzoek in de dynamische archieffase. Dat
wil zeggen dat het in eerste instantie ook alleen geldig is voor de archieven die op het werkterrein van PIVOT
liggen, dat wil zeggen moderne archieven van de rijksoverheid. Of het model ook toepasbaar is bij lagere
overheden en niet-overheidsorganisaties zou nog verder bekeken moeten worden. Op het eerste gezicht lijkt dit
overigens wel mogelijk.

Aanbevelingen
De kritiek die in de loop der tijd op PIVOT en de Methode van Institutioneel Onderzoek is geuit, zijn vooral
gericht op de abstractie van de beschreven handelingen en de discrepantie die tussen handelingen en
bedrijfsprocessen kan bestaan. PIVOT heeft in diverse publicaties wel aangegeven dat de bedrijfsprocessen in
een organisatie moeten worden beschreven en gerelateerd moeten worden aan de beschreven handelingen, maar
heeft nergens uitgewerkt hoe dat zou moeten. Ik heb geprobeerd aan de kritiek tegemoet te komen door aan de
hand van de DIRKS-methode te beschrijven op welke manier de bedrijfsprocessen in een organisatie beschreven
en gerelateerd kunnen worden aan de handelingen uit de RIO’s en BSD’s. Het zou heel goed zijn wanneer
PIVOT (of zijn eventuele opvolger) zou besluiten om een equivalent van de DIRKS-methode op te stellen en te
publiceren. Dit zou kunnen fungeren als een praktische handleiding voor organisaties die de Methode van
Institutioneel Onderzoek in hun dynamisch archief willen implementeren.
Een ander punt van kritiek dat geopperd is, is dat lang niet alle handelingen die een organisatie verricht
gebaseerd zijn op wet- en regelgeving. Deze kritiek is een direct gevolg van voortschrijdend inzicht bij de leden
van PIVOT. In verschillende publicaties worden van elkaar afwijkende definities gebruikt voor centrale
begrippen als handeling of beleidsterrein. Dit zorgt bij gebruikers die zich baseren op verschillende publicaties
voor verwarring, omdat nergens aangegeven wordt waarom een definitie is gewijzigd. PIVOT zou er dan ook
goed aan doen een ‘definitieve’ woordenlijst te publiceren met de uiteindelijke definities. Hier zou ook nog een
soort ‘ontstaansgeschiedenis’ aan toegevoegd kunnen worden, waarin de evolutie van verschillende definities
besproken wordt.