LAPORAN PENILAIAN KENDIRI AUDIT

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

(EKSA)
KEMENTERIAN DALAM NEGERI TAHUN

TARIKH PENGAUDITAN
: 17 OGOS 2016
BAHAGIAN DIAUDIT
: IPSOM/ZON AMANAH
MARKAH
: 93.99%
JURUAUDIT
: FARADATUL AZILA BINTI OSMAN
NUR MOHD
AIZUDDIN BIN MAHAMUD

KANDUNGAN
1.

BORANG LAPORAN RINGKASAN AUDIT EKSA

2.

LATAR BELAKANG PELAKSANAAN EKSA

3.

LAPORAN PENAMBAHBAIKAN
(SELEPAS PELAKSANAAN EKSA)

4.

PENEMUAN AUDIT

5.

IMPAK PELAKSANAAN EKSA

6.

CADANGAN/PENGIKTIRAFAN ZON TERBAIK

7.

RUMUSAN DAN SYOR

8.

KRITERIA EKSA KOMPONEN A-E

9.

KERTAS KERJA AUDIT/ BUKTI AUDIT

1.BORANG LAPORAN RINGKASAN AUDIT EKSA

2

BAHAGIAN YANG DIAUDIT

IPSOM/ZON AMANAH

TARIKH AUDIT

17 OGOS 2016

AUDITI

PUAN KAMILAH BINTI MAT DAUD

JURUAUDIT

PUAN FARADATUL AZILA BINTI OSMAN

ENCIK NUR MOHD AIZUDDIN BIN MAHAMUD

1. ULASAN KESELURUHAN (SYOR / CADANGAN)

Tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut komponen seperti berikut:
Komponen A :
i.

Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang telah ditetapkan oleh J/K
Induk EKSA KDN (sbg cth dari segi pelabelan, bahagian telah melaksanakan penambaikan
namun ianya masih tidak seragam seperti mana contoh label yang telah disediakan oleh J/K
Induk EKSA).

Komponen B :
i.

Memastikan keseragaman pada label di laci seperti mana ketetapan Jawatankuasa Induk
EKSA KDN iaitu Laci 1 : Alat Tulis Laci : 2 Dokumen Rasmi dan Laci 3 : Peribadi. Label juga
menggunakan format yang dikeluarkan oleh J/K Induk EKSA dan perlu dilabel dengan tulisan
yang lebih besar dan jelas.

ii.

Memastikan tanda nama untuk semua pegawai/kakitangan pada bilik/kubikel yang seragam
disediakan. Masih terdapat pegawai/kakitangan yang tidak mempunyai tanda nama dikubikel.

Komponen D :
i.

Hanya sebahagian plag sahaja yang dilabel. Plag-plag di dalam bilik pegawai dan workstation
kakitangan juga perlu dilabel secara seragam.

ii.

Pendawaian elektrik/telefon/kabel perlu diperkemaskan. Masih terdapat pendawaian yang

tidak kemas sebagai cth di atas wayar komputer di atas meja kakitangan dan juga di dalam
bilik mesyuarat.

iii.

Halangan dilaluan kecemasan masih perlu diambil perhatian. Walaupun masih terdapat
sedikit laluan untuk ke tangga kecemasan namun dalam keadaan kecemasan ruang tersebut
sepatutnya tidak dihalang dengan apa-apa sekalipun. Mohon ambil perhatian juga ke atas
tempat penyimpanan sementara (surat khabar lama) yang diletakkan di laluan kecemasan
kerana ianya kurang bersesuaian. Peralatan yang ingin dilupuskan dan dalam tindakan untuk

dihantar ke Bahagian KP perlu diletakkan secara sementara diruang bersesuaian dan tidak
mengganggu laluan dan perlu diletakkan label yang bersesuaian.
iv.

Pelabelan anak kunci perlu seragam dan Buku log peminjaman kunci perlu dikemaskini pada
setiap masa.

2. NOTA PENAMBAHBAIKAN

T/Tangan Auditi :

T/Tangan Ketua Juruaudit :

Tarikh

Tarikh

3. TINDAKAN PEMBETULAN / TINDAKAN SUSULAN

T/Tangan Auditi:

T/Tangan Juruaudit:

2. LATAR BELAKANG PELAKSANAAN EKSA

2.1 PENGENALAN

Tarikh:

MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan

5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya
organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi-agensi sektor
awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi
amalan seluruh warga agensi sektor awam. Secara khususnya, penjenamaan
semula ini dilaksanakan bertujuan untuk membolehkan agensi Kerajaan:
a. meningkatkan imej korporat;
b. menyemarakkan

aktiviti

kreativiti

dan

inovasi

selaras

dengan tuntutan pihak berkepentingan;

c. menggalakkan

aktiviti

ke

arah

mewujudkan

persekitaran

hijau

melalui pembudayaan Go Green;

d. memperluas

pelaksanaan

di

agensi-agensi

Kerajaan

bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif; dan

e. memastikan

elemen

pengauditan

memenuhi

keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan.

Selain

itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan

baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut
mengambil kira kepelbagaian premis agensi Kerajaan mengikut jenis-jenis
perkhidmatan yang diberikan.
2.2 PEMARKAHAN
Sebagai satu usaha untuk meningkatkan motivasi pegawai dan kakitangan
KDN di setiap bahagian supaya lebih gigih memperbaiki, mempertingkat dan
memperkasakan prestasi Amalan EKSA, Jawatankuasa Audit Dalam EKSA
telah melaksanakan sistem pemarkahan melalui 6 komponen iaitu keperluan
utama pelaksanaan, ruang tempat kerja/pejabat, tempat umum, keselamatan
persekitaran, kawasan persekitaran jabatan dan tempat-tempat khusus.
Secara umumnya, bahagian akan diberi pemarkahan prestasi Amalan EKSA
berdasarkan markah keseluruhan seperti berikut:Bintang
5

5
4
3
2
1

3.LAPORAN

Cemerlang
Sangat Baik
Baik
Memuaskan
Tidak Memuaskan

(90% 100%)
(80% - 89%)
(70% - 79%)
(50% - 69%)
(49% - 0%)

PENAMBAHBAIKAN

(SELEPAS

PELAKSANAAN

EKSA)
BIL. PERKARA
1.

HASIL PENAMBAHBAIKAN

Imej Korporat

.
Perhiasan dinding sesuai dengan imej korporat
2.

Kreativiti dan Inovasi

Sudut makluman hari lahir yang kreatif

3.

Go Green

Menggalakkan pelaksanaan Go Green

4.

Persekitaran
Kondusif

Ruang tamu yang selesa dan kondusif

5.

Keselamatan

Tanda arah laluan kecemasan disediakan

4.PENEMUAN AUDIT
Pihak Audit Dalaman

telah membuat semakan terhadap semua kriteria bagi

setiap komponen yang ditetapkan. Hasil pengauditan yang dijalankan adalah

seperti berikut:

KOMPONEN A
BIL.

SUB KOMPONEN

PENEMUAN AUDIT

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1

Dasar/
EKSA

Polisi

Sudut EKSA lengkap dan dikemaskini

A2

Jawatankuasa
Pelaksana EKSA

Jawatankuasa Pelaksana EKSA di Zon terdiri daripada

J/Kuasa Latihan, Promosi dan Audit
A3

Penglibatan
Pengurusan
Atasan

Pelaksanaan EKSA dibincang dan dilaporkan dalam

Mesyuarat Pengurusan Bahagian
9

A4

A5

Penilaian Kendiri
(Self Assessment)

Hasil/laporan audit disebarkan kepada semua warga

Pengiktirafan
TB

A6

Pembudayaan
Kreativiti
dan
Inovasi

Sudut makluman hari lahir yang kreatif

A7

Tindakan
Penjimatan/Go
Green

Notis Penjimatan dipaparkan sebagai langkah kesedaran

10

Hasil jualan kitar semula direkodkan

KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
FIZIKAL
BIL. SUB KOMPONEN
PENEMUAN AUDIT
RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
FIZIKAL
B1

Lantai
Lantai berada dalam keadaan bersih dan selamat

B2

Dinding Dan Siling

11

Hiasan dinding selaras dengan imej korporat

B3

Lampu Dan Soket

Lampu dan soket elektrik berfungsi dengan baik

KEPERLUAN UMUM
B4

Susun Atur Peralatan

Peralatan kerja dalam keadaan kemas dan teratur

12

B5

Keadaan Peralatan

Laci dilabelkan tetapi tidak seragam seperti mana

yang disediakan oleh AJK Induk EKSA .Tulisan pada
label perlu jelas dan mudah dibaca.
B6

Pelabelan Dan Papan

Tanda/Tanda Arah

Papan tanda yang menunjukkan seksyen/unit

disediakan
B7

Perhiasan

Perhiasan minimum,bersih dan tidak berdebu

13

B8

Keperluan Umum

KEWPA.7 telah dikemaskini

RUANG KERJA
B9

Meja
Kerja
Kubikel Kerja

Warga/

Ruang kerja kemas dan berimej korporat

B10

Bilik Pegawai

Bilik Pegawai berada dalam keadaan bersih, kemas

dan teratur
14

B11

Stor Peralatan Pejabat

B12

Bilik Fail

TB

Bilik Fail dalam keadaan teratur, baik dan kemas

B13

Sudut/Bilik
Cetak/Dokumentasi

Bilik Cetak dalam keadaan bersih dan teratur

B14

Bilik Pemandu

TB

B15

Bilik Server/Terperingkat

TB

KOMPONEN C
BIL. SUB KOMPONEN
TEMPAT UMUM

PENEMUAN AUDIT

15

C1

Lobi Utama/ Ruang

Hadapan

TB

C2

Kaunter Utama

TB

C3

Ruang Menunggu

Ruang tamu bersih, kemas dan selesa

C4

Laluan
Utama/Koridor

C5

Bilik Mesyuarat

TB

Bilik Mesyuarat berada dalam keadaan bersih dan

teratur. Namun pendawaian laptop di bilik mesyuarat
perlu diperkemaskan .
C6

Perpustakaan/Pusat
Sumber

TB

C7

Surau/Bilik Solat

TB

C8

Lif

TB

C9

Pantri/Tempat
Minum

16

Pantri bersih, kemas dan terurus

C10 Tandas

TB

KOMPONEN D
BIL. SUB KOMPONEN
PENEMUAN AUDIT
KESELAMATAN PERSEKITARAN
D1

Pelan
Kecemasan

Tindakan

Tanda arah laluan kecemasan di sediakan

D2

Pendawaian/Kabel

Pendawaian perlu diperkemaskan

D3

Peralatan Pencegahan
Kebakaran

17

Peralatan Pencegah Kebakaran diselanggara

dengan baik
D4

Laluan/Tangga
Kecemasan

Masih terdapat sedikit gangguan di laluan

kecemasan iaitu diletakkan pantri yang perlu diberi
perhatian
D5

Kunci

Buku log peminjaman kunci disediakan tetapi perlu

sentiasa dikemaskini

KOMPONEN E

18

BIL. SUB KOMPONEN

PENEMUAN AUDIT
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
E1

E2

(Agensi Mempunyai
Bangunan dan Kawasan
Sendiri)

TB

(Agensi
Mempunyai
Bangunan
dan
Berkongsi Kawasan)

TB

5. IMPAK PELAKSANAAN EKSA

Semakan oeh Juruaudit Dalaman pada 17 Ogos 2016 di Bahagian IPSOM
mendapati pelaksanaan EKSA di Zon ini telah memberikan impak yang baik dan
telah mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan selesa. Antara impak
pelaksanaan EKSA di Bahagian IPSOM (Zon Amanah) adalah seperti berikut:

i)
ii)
iii)
iv)
v)

Suasana kerja lebih kondusif dan selesa.

Persekitaran kerja lebih berimej koprorat.
Wujudnya keseragaman di antara semua bahagian di KDN.
Sistem fail yang cekap dan sistematik.
Wujudnya sikap toleransi dan kerjasama antara warga kerja di bahagian.
vi) Wujudnya program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh melalui
program yang diadakan seperti arahan penjimatan tenaga/peralatan save
energy, penjimatan kertas, penjimatan aira dan kempen hijau.

6.CADANGAN/PENGIKTIRAFAN ZON TERBAIK

-Tiada7. RUMUSAN DAN SYOR

19

Secara keseluruhan, Bahagian IPSOM (Zon Amanah), telah mencapai markah

penilaian kendiri sebanyak 93.99% dan diberi penarafan 5 bintang.
Ringkasan markah mengikut komponen adalah seperti berikut :

BIL.
A.
B.
C.
D.
E.
F.

KOMPONEN
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
TEMPAT UMUM
KESELAMATAN PERSEKITARAN
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI
MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI)
PURATA MARKAH KESELURUHAN

95.79
96.84
100
83.33
TB
TB
93.99

Tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut komponen seperti berikut:

Komponen A :
i. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang telah
ditetapkan oleh J/K Induk EKSA KDN (sbg cth dari segi pelabelan, bahagian
telah melaksanakan penambaikan namun ianya masih tidak seragam seperti
mana contoh label yang telah disediakan oleh J/K Induk EKSA).
Komponen B :
i. Memastikan keseragaman pada label di laci seperti mana ketetapan
Jawatankuasa Induk EKSA KDN iaitu Laci 1 : Alat Tulis Laci : 2 Dokumen Rasmi
dan Laci 3 : Peribadi. Label juga menggunakan format yang dikeluarkan oleh J/K
Induk EKSA dan perlu dilabel dengan tulisan yang lebih besar dan jelas.

20

ii. Memastikan tanda nama untuk semua pegawai/kakitangan pada bilik/kubikel

yang seragam disediakan. Masih terdapat pegawai/kakitangan yang tidak
mempunyai tanda nama dikubikel.
Komponen D :
i.

Hanya sebahagian plag sahaja yang dilabel.Plag-plag di dalam bilik pegawai

dan workstation kakitangan juga perlu dilabel secara seragam.

ii.

Pendawaian elektrik/telefon/kabel perlu diperkemaskan. Masih terdapat

pendawaian yang tidak kemas sebagai cth di atas wayar komputer di atas
meja kakitangan dan juga di dalam bilik mesyuarat.

iii.

Halangan dilaluan kecemasan masih perlu diambil perhatian. Walaupun

masih terdapat sedikit laluan untuk ke tangga kecemasan namun dalam
keadaan kecemasan ruang tersebut sepatutnya tidak dihalang dengan apaapa sekalipun. Mohon ambil perhatian juga ke atas tempat penyimpanan
sementara (surat khabar lama) yang diletakkan di laluan kecemasan kerana
ianya kurang bersesuaian. Peralatan yang ingin dilupuskan dan dalam
tindakan untuk dihantar ke Bahagian KP perlu diletakkan secara sementara
diruang bersesuaian dan tidak mengganggu laluan dan perlu diletakkan label
yang bersesuaian.

iv.

Pelabelan anak kunci perlu seragam dan Buku log peminjaman kunci perlu
dikemaskini pada setiap masa.

Pihak Audit mengesyorkan supaya amalan ekosistem kondusif sektor awam ini
dipraktikkan secara konsisten di bahagian ini bagi meningkatkan budaya
kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat selain daripada melahirkan
idea kreativiti dan inovasi.

21

8.KRITERIA EKSA KOMPONEN A-E

9.KERTAS KERJA AUDIT/ BUKTI AUDIT
-Tiada-

22