PROSEDUR

KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 1/12

IPGM-PPK-PT-03

PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR

Diluluskan oleh:

Disediakan oleh:

..
Jawatan:

Tarikh:

PENGARAH

Jawatan:

REKTOR

SEKTOR HEP DAN

INSTITUT PENDIDIKAN

HUBUNGAN LUAR

GURU MALAYSIA

15 JUN 2014

Tarikh:

15 JUN 2014

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 2/12

IPGM-PPK-PT-03

1.0

OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal
Ehwal Pelajar latihan keguruan praperkhidmatan dapat dijalankan secara sistematik dan
berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru ( IPG ). Prosedur ini merangkumi
proses-proses berikut:
1.1. Keberkesanan penilaian pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu
yang dilaksanakan di IPG dianalisis dalam tempoh satu bulan selepas
pelaksanaan untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai .
1.2. Keberkesanan pelaksanaan program mentor mentee dianalisis pada setiap
hujung semester untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai.
1.3. 100% kes disiplin bawah akta 174 diurus mengikut prosedur kerja yang
ditetapkan dan dianalisis pada setiap hujung semester.

2.0

SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut
Pendidikan Guru (IPG) dalam mengurus Pendaftaran dan Minggu Pengurusan Pelajar
Baharu, Program Mentor-Mentee serta disiplin bagi pelajar latihan keguruan
praperkhidmatan sepenuh masa.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN
3.1

Manual Kualiti IPGM-MK-PPK-01

3.2

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar IPGM-PPK-PT-03

3.3

Kit Pendaftaran

3.4

Garis Panduan Pengurusan Pelajar Baharu semasa

3.5

Buku Panduan Program Mentor-Mentee IPGM dan IPG semakan 2011

3.6

Buku Peraturan Pelajar IPG

3.7

Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran

(Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 3/12

IPGM-PPK-PT-03

3.1.8. Akta Undang-undang Malaysia Akta A1435 Akta Institusi-Institusi

Pelajaran (Tatatertib) (Pindaan) 2012
3.1.9. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010:
P.U(A)388
3.1.10. Garis Panduan Menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan
3.1.11. Buku Panduan Tawaran (versi atas talian) /Iklan Tawaran
3.1.12. Contoh Surat Tawaran Institut Pendidikan Guru
3.1.13. Borang Perjanjian Pendidikan Guru

4.0

DEFINISI
4.1

Istilah
4.1.1

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (PHEP) ialah Pengarah IPG yang dilantik
oleh Menteri Pendidikan bagi menjalankan prosiding Akta 174.

4.1.2

Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu pra

perkhidmatan sepenuh masa yang ditawarkan mengikuti latihan di
IPG.

4.1.3

Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah

jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan
melaksanakan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu.

4.1.4

Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) dan Borang Penjamin

Dan Saksi (BPDS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara
pelajar dengan Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat
diploma dan ijazah pertama yang mesti ditandatangani oleh keduadua pihak dan dua orang penjamin pelajar serta saksi.

4.1.5

Buku Daftar Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan

maklumat pelajar.

4.1.6

Minggu Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang

ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu tentang
program yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG.

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 4/12

IPGM-PPK-PT-03

4.1.7

Jawatankuasa Kerja Unit Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar

ialah

jawatankuasa

yang

boleh

dianggotai

oleh

Ketua

Unit

Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar, Penyelaras Program

Mentor-Mentee dan beberapa orang wakil mentor di IPG.
4.1.8

Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun

secara berjadual untuk pelajar agar mereka dapat berkongsi
maklumat, kemahiran dan pengalaman di bawah bimbingan mentor
masing-masing.

4.1.9

Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang dilantik oleh Bahagian

Psikologi dan Kaunseling (BPsK), KPM ditugaskan untuk memberikan
khidmat kaunseling kepada pelajar.

4.1.10 Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang
berperanan sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan
Program Mentor-Mentee.
4.1.11 Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG.
4.1.12 Kesalahan-kesalahan ialah salah laku tatatertib yang dilakukan oleh
pelajar seperti yang terdapat dalam Undang-undang Malaysia Akta
174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana
pada 1 Disember 2011 dan Akta Undang-undang Malaysia Akta
A1435 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib)(Pindaan) 2012 dan
juga kesalahan-kesalahan tatatertib yang terdapat dalam Buku
Peraturan Pelajar IPG, Buku Panduan Dan Syarat Penganugerahan
Sijil/Diploma/Ijazah, Perjanjian Pendidikan Guru, Surat Tawaran dan
lain-lain Pekeliling/Surat Siaran IPGM/KPM yang berkuat kuasa.
4.1.13 Tindakan Pentadbiran ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan
pada peringkat IPG terhadap pelajar yang melanggar atau tidak
mematuhi peraturan institut.
4.1.14 Tindakan Tatatertib Akta 174 ialah tindakan dan hukuman yang
dikenakan mengikut kaedah dalam Undang-undang Malaysia Akta
174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana
pada 1 Disember 2011
Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 5/12

IPGM-PPK-PT-03

4.2

Singkatan
WP

Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor)

TWP

Timbalan Wakil Pengurusan ( Pengarah)

BPPG

Borang Perjanjian Pendidikan Guru

BPDS

Borang Penjamin Dan Saksi

HEP

Hal Ehwal Pelajar

IPGM

Institut Pendidikan Guru Malaysia

IPG

Institut Pendidikan Guru

JHEP

Jabatan Hal Ehwal Pelajar

JPPPB

Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar

Baharu

Julai 2014

KJ

Ketua Jabatan

KJ HEP

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

PPISMP

Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan

PISMP

Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan

PDPLI

Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah

KPM

Kementerian Pendidikan Malaysia

KU

Ketua Unit

KUK

Ketua Unit Kokurikulum

MPPB

Minggu Pengurusan Pelajar Baharu

MPPP

Majlis Profesional, Pentadbiran dan Pengurusan

PPP

Pengambilan dan Penempatan Pelajar

PPHEP

Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

PHEP

Pegawai Hal Ehwal Pelajar

SHEPHL

Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 6/12

IPGM-PPK-PT-03

5.0

TANGGUNGJAWAB

Tanggungjawab

Tindakan

WP

1. Mengarahkan SHEPHL mengeluarkan surat tawaran kepada

calon yang berjaya.
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
2. Mengarahkan Pengarah IPG melaksanakan Minggu
Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan
Buku Panduan Tawaran serta Buku Garis Panduan MPPPB
di IPG.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
3. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan
Tatatertib Pelajar yang dikenakan hukuman berdasarkan
Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi
Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember
2011.

Pengarah
SHEPHL

PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

4. Menguruskan surat tawaran.
5. Menguruskan proses pelaksanaan Minggu Pendaftaran dan
Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Garis
Panduan MPPPB di IPG dan Buku Panduan Tawaran.
6. Menyedia dan mengedarkan Perutusan Rektor ke IPG.
7. Melantik pemantau pelaksanaan MPPPB di IPG yang dikenal
pasti.

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

8. Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan Tatatertib
Pelajar.

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 7/12

IPGM-PPK-PT-03

Tanggungjawab

Tindakan
9. Merumuskan analisis data pelajar yang dikenakan tindakan
Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi
Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember
2011 pada hujung semester untuk tujuan pelaporan MKSP.
PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE
10. Mengurus dan melaporkan data keberkesanan Program
Mentor-Mentee daripada IPG.

Pengarah IPG

PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

11. Mengeluarkan surat panggilan pendaftaran pelajar baharu
dengan menggunakan LAM-PT-03-01d.
12. Melantik JPPPB, Mentor, Penceramah/ Fasilitator untuk
mengendali dan menguruskan MPPPB dengan
menggunakan LAM-PT-03-01a, LAM-PT-03-01b dan LAMPT-03-01c.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
13. Menerima pelantikan sebagai PHEP yang diberi kuasa oleh
Menteri Pendidikan untuk menjalankan prosiding Akta 174.
14. Menjalankan prosiding dan menjatuhkan hukuman
berdasarkan Akta 174.
15. Memanjangkan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta
174 kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar di
IPGM dalam tempoh 14 hari bekerja.
16. Memaklumkan keputusan rayuan daripada Jawatankuasa
Rayuan kepada pelajar.

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 8/12

IPGM-PPK-PT-03

Tanggungjawab

Tindakan
PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE
17. Melantik mentor dalam kalangan pensyarah mengikut
kumpulan pelajar.
18. Memastikan pelaksanaan Program Mentor-Mentee mematuhi
arahan kerja yang disediakan.

Timbalan
Pengarah IPG

PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

19. Memastikan Minggu Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar
Baharu dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang
ditetapkan.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
20. Memastikan pengurusan disiplin dilaksanakan mengikut
Peruntukan Akta 174 dan Buku Peraturan Pelajar IPG
PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE
21. Memastikan pelaksanaan pengurusan program MentorMentee mematuhi arahan kerja yang ditetapkan.

KJ HEP

PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

22. Mengadakan mesyuarat JPPPB untuk membincangkan
MPPPB.
23. Membuat persediaan MPPPB seperti buku program, jadual
aktiviti, senarai pensyarah tutor, senarai fasilitator/
penceramah serta atur cara majlis pembukaan dan
penutupan rasmi.
24. Memberi taklimat berkaitan dengan cara melengkapkan
BPPG dan BPS kepada pelajar baharu.

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 9/12

IPGM-PPK-PT-03

Tanggungjawab

Tindakan
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
25. Memberikan taklimat kepada pelajar baharu tentang Akta 174
dan peraturan IPG yang berkuat kuasa.

26. Mengumpulkan bahan bukti dan menyediakan laporan untuk

tindakan tatatertib.

PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE

27. Memberikan taklimat kepada semua mentor untuk mengurus
Program Mentor-Mentee.
28. Memastikan keberkesanan pelaksanaan Program MentorMentee.

Pensyarah/
Mentor

PENGURUSAN PELAJAR BAHARU

29. Melaksanakan MPPPB berpandukan Garis Panduan Minggu
Pengurusan Pelajar Baharu IPG.
30. Menyemak dan memastikan BPPG dan BPS serta dokumendokumen yang berkaitan diisi dengan betul oleh pelajar.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
31. Mengurus rekod kehadiran kuliah bagi kumpulan akademik
masing-masing.
32. Mengisi Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan
LAM-PT-03-03 dan menyerahkannya kepada Jabatan Hal
Ehwal Pelajar.
33. Mengisi Bahagian A Borang Maklumat Salah Laku Pelajar
LAM-PT 03-04a jika pelajar melakukan kesalahan tatatertib
dan pelajar dikehendaki memberikan penjelasan secara

Julai 2014

PROSEDUR
KUALITI TERAS

NO.KELUARAN

: 09

NO.PINDAAN

: 01

TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

MUKA SURAT

: 10/12

IPGM-PPK-PT-03

Tanggungjawab

Tindakan
bertulis kepada pensyarah berkenaan.
34. Mengisi Bahagian B, Borang Maklumat Salah Laku Pelajar
jika pelajar perlu dikenakan tindakan tatatertib dan
menyerahkan borang tersebut kepada JHEP.
PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE
35. Melaporkan nama pelajar yang perlu diberi khidmat
kaunseling.
36. Mengendalikan sesi Mentor-Mentee mengikut jadual yang
telah ditetapkan oleh pihak IPG.

Julai 2014

PROSEDUR KUALITI TERAS

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

6.0

NO.KELUARAN

09

NO.PINDAAN

01

TARIKH KUAT KUASA

01.07.2014

MUKA SURAT

11/12

IPGM-PPK-PT-03

REKOD KUALITI
Tempoh

Bil.

Rekod

Lokasi

1,

Surat Pelantikan JPPPB

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01a

2.

Surat Pelantikan Mentor

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01b

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01c

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01d

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01e

Surat Pelantikan Penceramah/

3.

Fasilitator
Surat Panggilan Pendaftaran Pelajar

4.

Baharu
Surat Undangan Ke Majlis Perasmian

5.

Dan Penutupan MPPPB

Disimpan

Lampiran

6.

Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01f

7.

Kit Pendaftaran

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01g

8.

Laporan MPPPB oleh KJHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01h

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-01i

Penilaian Keberkesanan MPPPB

9.

Daripada Persepsi Pelajar

JHEP/
SHEPHL

10.

Laporan Sesi Mentor-Mentee

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-02a

11.

Borang Rujukan Khidmat Kaunseling

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-02b

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-02c

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-03

JHEP

5 Tahun

LAM-PT-03-04a

5 Tahun

LAM-PT-03-04b

5 Tahun

LAM-PT-03-04c

5 Tahun

LAM-PT-03-04d1

Penilaian Keberkesanan Program

12.

Mentor-Mentee Daripada Persepsi

Pelajar

13.

Borang Rumusan Kehadiran Kuliah

Bulanan

14.

Borang Maklumat Salah Laku Pelajar

15.

Kes Tindakan Tatatertib (Prima Facie)

16.

Fakta Pertuduhan

17.

Notis Kehadiran Kepada Pelajar Dalam

Julai 2014

JHEP/
SHEPHL
JHEP/
SHEPHL
JHEP/

PROSEDUR KUALITI TERAS

PENGURUSAN
HAL EHWAL PELAJAR

Bil.

19.

20.

21.
21.

09

NO.PINDAAN

01

TARIKH KUAT KUASA

01.07.2014

MUKA SURAT

12/12

IPGM-PPK-PT-03

Rekod

Lokasi

Perbicaraan Tatatertib

SHEPHL

Notis Kehadiran Kepada Ibu/Bapa

18.

NO.KELUARAN

Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib

JHEP/
SHEPHL

Notis Kehadiran Kepada Saksi Dalam

JHEP/

Perbicaraan Tatatertib

SHEP&HL

Laporan Prosiding Perbicaraan Akta

JHEP/

174

SHEPHL

Hukuman Kesalahan Tatatertib

JHEP/
SHEPHL

Surat Tindakan Tatatertib Terhadap

JHEP/

(Nama Pelajar) Bawah Akta 174

SHEPHL

Tempoh
Disimpan

Lampiran

5 Tahun

LAM-PT-03-04d2

5 Tahun

LAM-PT-03-04d3

5 Tahun

LAM-PT-03-04e

5 Tahun

LAM-PT-03-04f

5 Tahun

LAM-PT-03-04g

5 Tahun

LAM-PT-03-04h

Surat Tindakan Tatatertib Terhadap

(Nama Pelajar) Bawah Akta 174 kepada
22.

Penjaga/ Penjamin 1/ Penjamin 2/

KUPP/ Mentor/ KUK/Pegawai
Kewangan

Julai 2014

JHEP/
SHEPHL