Professional Documents
Culture Documents
Ipgm PPK MK 01
Ipgm PPK MK 01
Ipgm PPK MK 01
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 1/56
IPGM-PPK-MK-01
Telefon:
03-83126666
Faks:
03-83126655
IPGM-PPK-MK-01
MANUAL KUALITI
PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
...
Nama
REKTOR
Jawatan: INSTITUT PENDIDIKAN GURU
MALAYSIA
(WAKIL PENGURUSAN)
Nama
Jawatan:
Tarikh:
Tarikh:
15 Jun 2014
15 Jun 2014
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa
Dokumentasi Induk
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 2/56
IPGM-PPK-MK-01
KANDUNGAN
MUKA SURAT
TAJUK
Pengesahan Manual Kualiti
Kandungan
Senarai Induk Edaran Terkawal
1
2
4
SEKSYEN 1 - PENGENALAN
8
11
12
12
12
13
14
18
26
27
27
27
27
29
31
32
32
32
32
32
33
34
Julai 2014
18
18
18
21
21
23
24
25
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 3/56
IPGM-PPK-MK-01
MUKA SURAT
TAJUK
SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER
6.1
Bekalan Sumber
6.2
Sumber Manusia
6.3
Infrastruktur dan Pengurusan Aset
6.4
Persekitaran Kerja
35
35
36
37
38
SEKSYEN 7-
39
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
39
39
41
43
45
47
48
48
48
52
52
53
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Senarai PK Prosedur Teras
55
Lampiran 2
Julai 2014
56
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 4/56
IPGM-PPK-MK-01
SENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL
No. Salinan
Terkawal
01
Pemegang Dokumen
Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia
(Pengurusan Tertinggi)
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 5/56
IPGM-PPK-MK-01
No. Salinan
Terkawal
23
24
25
Pemegang Dokumen
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato Razali Ismail
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Timbalan Wakil
Pengurusan)
26
27
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Timbalan Wakil
Pengurusan)
28
29
30
31
32
33
34
35
37
38
36
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 6/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 1
PENGENALAN
1.1
Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut
Pendidikan Guru (IPG) ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan
objektif
menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi
pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan
IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), dan Dokumen Rujukan yang
meliputi Akta, Pekeliling, Peraturan dan Garis Panduan yang berkaitan.
1.2
1.2.2
1.2.3
1.3
1.4
Pengenalan
Seksyen 2
Maklumat Organisasi
Seksyen 3
Seksyen 4
Seksyen 5
Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6
Pengurusan Sumber
Seksyen 7
Seksyen 8
MK ini hanya berkuat kuasa setelah mendapat kelulusan Timbalan Ketua Pengarah
Pendidikan Malaysia (TKPPM) Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) sebagai
Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada
pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Wakil Pengurusan (WP) dan Timbalan
Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan
MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 7/56
IPGM-PPK-MK-01
1.5
Kandungan dalam MK tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap
pindaan dalam MK perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan
MK.
1.6
Pengedaran MK kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat
kebenaran PT atau WP.
1.7
Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat
keputusan tentang akademik.
1.7.2
1.7.3
peringkat
IPGM
bagi
membuat
keputusan
tentang
dasar,
1.7.5
1.7.6
1.7.7
lampiran
berkenaan
digunakan
sebagai
panduan
asas.
IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia dan IPG merujuk pada
27 Institut Pendidikan Guru kampus.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 8/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 2
MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Pengenalan
IPGM dan IPG telah diberi mandat untuk melaksanakan Program Pendidikan
Keguruan Praperkhidmatan dan dalam Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam
Akta Pendidikan 1996. Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai
dasar-dasar akademik.
Selain itu IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan
Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG.
Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W), Enterprise Building 3, Blok 2200, Persiaran
Apec, Cyber 6, 63000 CYBERJAYA.
Nama dan alamat IPG seperti yang berikut:
Bil
Nama Institut
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Julai 2014
Alamat Institut
Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.
Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.
Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.
Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.
Mengkuang, Kubang Semang, 14000 Bukit
Mertajam, Pulau Pinang.
31150 Hulu Kinta, Perak.
Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 Bandar
Enstek, Negeri Sembilan.
Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.
Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 9/56
IPGM-PPK-MK-01
Bil
Nama Institut
Alamat Institut
(IPGKBA)
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 10/56
IPGM-PPK-MK-01
20
21
22
23
24
25
26
27
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 11/56
IPGM-PPK-MK-01
2.2
Fungsi
Menurut Akta Pendidikan 1996 Pindaan 2008, IPGM dan IPG bertanggungjawab
menguruskan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan dan
Dalam Perkhidmatan meliputi aspek:
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
peruntukan
perbelanjaan
mengurus
dan
perbelanjaan
pembangunan;
2.2.8
2.2.9
dan
melaksana
program
peningkatan
akademik
dan
profesionalisme guru;
2.2.14 merancang, melaksana dan memantau perlaksanaan program kualiti dan
keutuhan;
2.2.15 merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan
komunikasi;
2.2.16 merancang, menyelaras dan memberi khidmat bantu reka bentuk grafik dan
multimedia
2.2.17 mengurus perkhidmatan kaunseling pelajar.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 12/56
IPGM-PPK-MK-01
2.3
2.3.2
2.3.3
Visi
IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.
2.3.4
Misi
Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program
pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf
dunia.
2.4
Piagam Pelanggan
Kami warga IPGM dan IPG dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji
menumpukan tenaga dan usaha untuk:
2.4.1
2.4.2
2.4.3
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 13/56
IPGM-PPK-MK-01
2.4.4
2.4.5
2.4.6
mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari
bekerja.
2.5
Pelanggan
2.5.1
2.5.2
2.5.3
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 14/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6
Struktur Organisasi
2.6.1
REKTOR
TIMBALAN REKTOR
PENGARAH
PUSAT PEMBANGUNAN
AKADEMIK
PENGARAH
SEKTOR HAL-EHWAL
PELAJAR DAN HUBUNGAN
LUAR
PENGARAH
PUSAT PENYELIDIKAN,
PEMBANGUNAN & INOVASI
KETUA JABATAN
JABATAN PENGURUSAN
KUALITI DAN KEUTUHAN
KETUA JABATAN
JABATAN KEPIMPINAN
PEMBANGUNAN &
PROFESIONALISME
PENGARAH
SEKTOR KHIDMAT
PENGURUSAN
KETUA UNIT
UNIT TEKNOLOGI
MAKLUMAT DAN
KOMUNIKASI
KETUA JABATAN
JABATAN PENGURUSAN
PEPERIKSAAN DAN SENAT
KETUA UNIT
UNIT PSIKOLOGI DAN
KAUNSELING
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 15/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6.1.1 Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGM yang diketuai oleh
seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam
menyelaras dan memantau:
i.
2.6.1.2 Pusat Pembangunan Akademik IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah
dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan
memantau:
i.
ii.
2.6.1.3 Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM yang diketuai oleh
seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam
menyelaras dan memantau:
i.
ii.
Jabatan
Pengoperasian
Perancangan
Unit Dasar
Unit Perancangan
Julai 2014
Dasar
Operasi
Dasar
dan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 16/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6.1.4 Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan
bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan
memantau:
i.
Unit Kewangan
ii.
2.6.1.6
2.6.1.7 Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat diketuai oleh seorang Ketua
Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Timbalan Rektor IPGM bagi
mengurus dan mengawal selia hal ehwal peperiksaan, verifikasi dan senat
IPG:
i.
ii.
iii.
2.6.1.8
Unit ICT diketuai oleh seorang Ketua Unit dan bertanggungjawab terus
kepada Rektor IPGM bagi merancang, mengurus dan mengawal selia hal
ehwal ICT:
Julai 2014
i.
ii.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 17/56
IPGM-PPK-MK-01
iii.
2.6.1.9
ii.
pelatih
dan
seorang
Kaunselor
pentadbir
2.6.1.10
Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Rektor,
Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan/Unit
berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh
Timbalan-Timbalan/Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi bagi
setiap IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masingmasing.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 18/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 3
SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1
Skop Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah
Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan iaitu Program Diploma
Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)
dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).
3.2
Dasar Kualiti
Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah:
"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap
dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras
dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan
Guru.
Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif
kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan
dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan
meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui
saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami
dan dihayati.
3.3
Objektif Kualiti
Objektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu:
3.3.1
Objektif Organisasi:
3.3.1.1
3.3.1.2
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 19/56
IPGM-PPK-MK-01
3.3.1.3
Memastikan
tahap
kepuasan
pelanggan
terhadap
latihan
ii.
iii.
100%
penyelidikan
keperluan/
penilaian
yang
dijalankan
program
berkaitan
IPGM
dan
IPG
dengan
dapat
disempurnakan.
3.3.2.2
ii.
sekali
dalam
tempoh
pelaksanaan
3.3.2.3
keberkesanan
pengurusan
pelaksanaan
pendaftaran
dan
minggu
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 20/56
IPGM-PPK-MK-01
3.3.2.4
ii. mesyuarat
berkala
ke
atas
pengurusan
kewangan,
yang
ditetapkan
iaitu
5%
sebagaimana
yang
ditetapkan
dan
MKSP
dilaksanakan
sekurang-
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 21/56
IPGM-PPK-MK-01
3.4
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap aktiviti
pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan
profesional.
3.4.6
3.4.7
semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
selepas aduan diterima.
3.4.8
elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan
dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari.
3.5
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 22/56
IPGM-PPK-MK-01
PETA PROSES PENGURUSAN PPK
MULA
7.3
PT-04
Perancangan Tahunan
Penggubalan Kurikulum
Pengurusan Aset,
Penyelenggaraan
Infrastruktur ,
Perolehan, ABM,
Elaun Pelajar
Pengurusan Kurikulum
Audit Dalaman
8.2.2 PUP-03
MKSP 5.6,
PUP-01
Pengurusan Peperiksaan
Maklumat Penempatan
Am:
4.1, 4.2,
5.1, 5.5,
8.1
7.5.3, 7.5.5
Analisis dan
Penambahbaikan
8.4, 8.5
PUP-02
Julai 2014
Pelanggan
Organisasi
Maklum Balas
Pelanggan
8.2.1 PUP-04
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 23/56
IPGM-PPK-MK-01
3.6
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 24/56
IPGM-PPK-MK-01
3.7
WAKIL PENGURUSAN
REKTOR
TIMBALAN REKTOR
TWP
TWP
TWP
PENGARAH
TWP
IPG
KJ JPPS KU UTMK KU UTMK
(27 IPG)
TWP
TWP
TWP
TWP
TWP
TWP
PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH
KJ JPKK KJ JKPP
SKP
SHEPHL
PPA
PPPI
PENGERUSI
KJ JPKK
SEKRETARIAT
KPP JPKK
JK PENAMBAHBAIKAN
KPP PPA
JK AUDIT DALAMAN
KPP JPKK
JK DOKUMENTASI
KPP JPKK/ KU UTMK
JK BIMBINGAN &
PEMANTAUAN
KPP JKPP
JK KAWALAN KE ATAS
PRODUK YANG TIDAK
MEMENUHI STANDARD
KPP SHEPHL
JK MAKLUM BALAS
PELANGGAN
KPP PPPI
PEMEGANG PK
JK ADUAN PELANGGAN
KPP SHEPHL
Rajah 2: Majlis Kualiti Institut (MKI) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan
Institut Pendidikan Guru (IPG)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 25/56
IPGM-PPK-MK-01
3.8
PENGERUSI PASUKAN
PELAKSANA
TIMBALAN PENGARAH
SEKRETARIAT ISO
PENGERUSI
JK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN
PENGERUSI
JK MAKLUM BALAS PELANGGAN
PENGERUSI JK DOKUMENTASI
PENGERUSI
JK ADUAN PELANGGAN
PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN
PEMEGANG PK
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 26/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 4
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1
b)
menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir;
c)
d)
e)
f)
Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah
kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan Standard dan Pekeliling yang
sedang berkuat kuasa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 27/56
IPGM-PPK-MK-01
ii.
4.2
Struktur Dokumentasi
SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual
Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti
untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah
seperti dalam Rajah 4.
4.2.2
dengan
menyediakan
dan
melaksanakan
tindakan
tersebut.
PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu:
i.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 28/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
Dokumen Rujukan
Dokumen
Rujukan
ialah
dokumen
yang
diwujudkan
dan
c)
Rekod Kualiti
Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam
prosedur kualiti yang menyokong SPK. Rekod-Rekod yang
ditentukan
oleh
organisasi
bagi
memastikan
Julai 2014
keberkesanan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 29/56
IPGM-PPK-MK-01
PENERANGAN
TANGGUNGJAWAB
Meluluskan - PT (TKPPM)
Menyediakan - WP (REKTOR dan T.REKTOR)
Dokumen Dasar
MK
Meluluskan - PT
Menyedia dan melaksanakan - PP
PK
Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
Dokumen Pengurusan
dan Operasi
Dokumen yang
menyokong SPK
Rekod yang
menyokong SPK
4.2.3
Kawalan Dokumen
TWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan
pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di
peringkat IPGM dan IPG.
Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Dokumen Kualiti dan Dokumen
Rujukan. Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut
keperluan Standard 4.2.4 MS ISO 9001:2008.
Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut:
a)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 30/56
IPGM-PPK-MK-01
PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada
semua IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD mengikut
senarai edaran terkawal Institut Pendidikan Guru.
b)
c)
d)
e)
f)
penggunaannya
Kualiti
seperti
oleh
organisasi
dalam
arahan/pekeliling/garis
Sistem
panduan.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 31/56
IPGM-PPK-MK-01
g)
4.2.4
Kawalan Rekod
Julai 2014
Kawalan Rekod
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 32/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 5
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1
Komitmen Pengurusan
WP terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi
dan misi
seperti berikut:
a)
5.2
b)
c)
d)
e)
5.3
Dasar Kualiti
WP menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2
manual ini.
5.4
Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
WP menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di
para 3.3 manual ini.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
WP memastikan:
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 33/56
IPGM-PPK-MK-01
a) Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi
keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah
ditetapkan; dan
b) Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan
dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak.
5.5
5.5.2
Wakil Pengurusan
Pengurusan Tertinggi melantik WP yang bertanggungjawab untuk:
a) memastikan
proses-proses
dalam
SPK
diwujud,
dilaksana,
dan
diselenggara;
b) melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan
sistem tersebut kepada Pengurusan Tertinggi;
c) memastikan peningkatan kesedaran mengenai keperluan-keperluan
pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi dan berurusan
dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan
dengan SPK IPGM dan IPG.
WP juga melantik TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan
tanggungjawab yang dinyatakan di atas.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 34/56
IPGM-PPK-MK-01
5.5.3
Komunikasi Dalaman
WP
dan
TWP
menyampaikan
maklumat
mengenai
keberkesanan
5.6
5.6.2
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 35/56
IPGM-PPK-MK-01
5.6.3
Manual Kualiti
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan
Pembetulan,
Pencegahan
dan
Penambahbaikan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
SEKSYEN 6
PENGURUSAN SUMBER
6.1
Bekalan Sumber
IPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk
sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan,
sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk;
a)
b)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 36/56
IPGM-PPK-MK-01
Dokumen yang berkaitan ialah:
6.2
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-08
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
Sumber Manusia
6.2.1
Am
IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota
yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi
kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan
menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif
kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut
kaedah yang ditetapkan.
6.2.2
b)
mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidang yang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perlu
seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untuk
meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan;
c)
d)
e)
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-03
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 37/56
IPGM-PPK-MK-01
6.3
Infrastruktur meliputi:
a)
bangunan, tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan seperti
dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama,
pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya;
b)
c)
Maklumat pengurusan aset hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal, mengawal,
menyimpan, menjaga, mengurus, mendapatkan semula dan melupuskan barang
serta menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang digunapakai. Ini
termasuk:
i.
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-07
IPGM-PPK-PUP-09
Julai 2014
Pengurusan Aset
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 38/56
IPGM-PPK-MK-01
6.4
Persekitaran Kerja
IPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran
kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan
yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan
kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada
peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan
pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang
kerja mengikut peraturan am keselamatan.
Dokumen yang berkaitan :
IPGM-PPK-PT-04
IPGM-PPK-PUP-06
Julai 2014
Penyenggaraan Infrastuktur
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 39/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 7
PROSES PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK)
7.1
b)
c)
d)
7.2
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 40/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
c)
d)
7.2.2
b)
c)
Semakan
kepada
keperluan
hendaklah
7.2.3
b)
c)
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 41/56
IPGM-PPK-MK-01
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
IPGM-PPK-PUP-04
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
7.3
Perancangan
Reka
Bentuk
dan
Perancangan
Pembangunan
Kurikulum
IPGM dan IPG merancang, mengawal aktiviti reka bentuk dan
membangunkan kurikulum. Bagi menyediakan perancangan ini, IPGM
dan IPG menentukan:
a)
b)
c)
Julai 2014
Reka
Bentuk
dan
Perancangan
Pembangunan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 42/56
IPGM-PPK-MK-01
7.3.2
7.3.3
7.3.4
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 43/56
IPGM-PPK-MK-01
b) mengenal pasti sebarang masalah dan mencadangkan
tindakan
yang
perlu
diambil
bagi
mengatasi
masalah
berkenaan.
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4
Perolehan
IPGM dan IPG perlu memastikan barangan dan perkhidmatan yang diperoleh untuk
melaksanakan PPK menepati keperluan perolehan yang ditetapkan. Semua
prosedur perolehan adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan yang
berkuatkuasa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 44/56
IPGM-PPK-MK-01
Tender; atau
Maklumat Perolehan
a) Semua permintaan untuk perolehan perlu dibuat oleh Pengarah/Ketua
Jabatan/Unit untuk kelulusan;
b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilakukan berdasarkan Arahan
Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang terpakai; dan
c) Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi dinyatakan dengan
jelas dalam dokumen Pesanan Kerajaan dan verifikasi serta pengesahan
dilakukan dengan menandatangani pada Pesanan Kerajaan
7.4.3
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 45/56
IPGM-PPK-MK-01
7.5
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
7.5.2
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 46/56
IPGM-PPK-MK-01
e) validasi semula proses PPK
7.5.3
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PUP-04
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-02
Kawalan Dokumen
IPGM-PPK-PUS-03
7.5.4
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 47/56
IPGM-PPK-MK-01
7.5.5
meliputi
rekod:
identifikasi,
pengendalian,
pembungkusan,
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 48/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 8
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1
Am
IPGM
dan
IPG
merancang
dan
melaksanakan
pemantauan,
pengukuran,
8.1.1
Kaedah yang bersesuaian termasuk teknik statistik ditentukan dan diguna pakai bagi
tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas SPK.
8.2
Kepuasan Pelanggan
Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dibuat berasaskan soal
selidik Maklum Balas Pelanggan, Audit Dalaman dan Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan.
IPGM dan IPG memantau tahap kepuasan pelanggan terhadap PPK selepas
satu (1) tahun dari tarikh guru baharu ditempatkan di sekolah. Saiz sampel
yang dipilih secara rawak adalah sekurang-kurangnya 30% dari jumlah
populasi guru baharu.
Dokumen yang berkaitan
Julai 2014
IPGM-PPK-PUP-04
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-01
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 49/56
IPGM-PPK-MK-01
8.2.2
Audit Dalaman
Audit Dalaman dijalankan dua kali setiap tahun bagi memastikan SPK
dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan.
Audit Dalaman hendaklah:
a)
b)
c)
ii. melantik Pasukan Audit Dalaman (PAD) yang terlatih dan bebas daripada
proses yang diaudit.
Rekod audit dan dapatannya hendaklah diselenggarakan (lihat 4.2.4) serta
dilaporkan dalam mesyuarat MKI/MKSP. Jawatankuasa Audit Dalaman juga
bertanggungjawab
untuk
memastikan
audit
susulan
dijalankan
bagi
IPGM-PPK-PUP-03
Julai 2014
Audit Dalaman
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 50/56
IPGM-PPK-MK-01
8.2.3
pemantauan
dan
pengukuran
proses
SPK.
Kaedah
Kaedah yang
8.2.4
penyemakan
PPK
yang
dijalankan
pada
peringkat
ii.
8.2.4.2
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 51/56
IPGM-PPK-MK-01
keberkesanan proses berkenaan mengikut struktur kurikulum,
sukatan pelajaran/pro forma dan garis panduan yang ditetapkan.
Ini termasuk penilaian ke atas kemudahan infra dan info
Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum dan Amalan
Profesional.
ii. Kelayakan menduduki peperiksaan
Semakan perlu dilaksanakan untuk memastikan pelajar perlu
memenuhi kriteria kelayakan yang ditetapkan di dalam Panduan
dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah IPGM yang
terkini.
iii. Pentaksiran
Pentaksiran berterusan di peringkat ini dibuat untuk memastikan
pelajar mencapai tahap pencapaian yang ditetapkan dalam Buku
Panduan
dan
Syarat
Penganugerahan
Sijil/Diploma/Ijazah
IPGM.
8.2.4.3
serta
diselenggarakan.
Julai 2014
pentaksiran
hendaklah
disimpan
dan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 52/56
IPGM-PPK-MK-01
8.3
8.4
Analisis Data
IPGM dan IPG hendaklah menetapkan, mengumpul dan menganalisis data yang
bersesuaian bagi menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPK. Tanggungjawab
ini perlu dijalankan oleh process owner/pemegang/penggerak prosedur kualiti di
peringkat IPGM dan IPG. Data yang berkaitan perlu dianalisis mengikut kadar
kekerapan yang telah ditentukan, untuk menilai sama ada penambahbaikan
berterusan terhadap keberkesanan SPK perlu dilaksanakan.
Hasil analisis hendaklah memberikan maklumat tentang:
a)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 53/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
c)
ciri-ciri dan trenda mengenai proses serta produk termasuk tindakan/ langkah
pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4); dan
d)
8.5
Penambahbaikan
8.5.1
Penambahbaikan Berterusan
IPGM dan IPG hendaklah menambah baik keberkesanan SPK secara
berterusan berdasarkan pencapaian dasar kualiti, objektif kualiti, hasil
penemuan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta
kajian semula pengurusan.
8.5.2
Tindakan Pembetulan
IPGM dan IPG hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan puncapunca ketidakpatuhan bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan
hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.
Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menjelaskan
keperluan berikut:
i.
keperluan
untuk
mengambil
tindakan
bagi
memastikan
8.5.3
Tindakan Pencegahan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 54/56
IPGM-PPK-MK-01
pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan masalah yang mungkin
timbul. Suatu prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi
menjelaskan keperluan berikut:
a. Menentukan ketidakpatuhan yang berpotensi dan puncanya;
b. Menilai
keperluan
untuk
tindakan
bagi
mencegah
berlakunya
ketidakpatuhan;
c. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;
d. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan (lihat 4.2.4);
dan
e. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah
dilaksanakan.
Semua tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah
diambil hendaklah dilaporkan oleh TWP kepada Pengurusan Tertinggi dalam
MKSP. TWP bertanggungjawab untuk memastikan tindakan pembetulan,
pencegahan dan usaha penambahbaikan dilaksanakan dan diambil tindakan
susulan.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PUP-01
IPGM-PPK-PUP-02
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 55/56
IPGM-PPK-MK-01
LAMPIRAN 1
PROSEDUR TERAS
Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PT- No. Siri
Bil.
1
2
3
4
5
6
7
No.Kod
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
IPGM-PPK-PT-04
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 56/56
IPGM-PPK-MK-01
LAMPIRAN 2
No.Kod
IPGM-PPK-PUP-01
IPGM-PPK-PUP-02
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
IPGM-PPK-PUP-05
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-07
IPGM-PPK-PUP-08
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
8
9
10
11
No.Kod
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-02
Kawalan Dokumen
IPGM-PPK-PUS-03
Julai 2014