SMK TAMAN TUN DR ISMAIL

JALAN LEONG YEW KOH

60000 KUALA LUMPUR

MINIT CURAI

A. BUTIRAN LAPORAN

1 Kepada Puan Majidah binti Hashim

Pengetua
SMK Taman Tun Dr. Ismail

2 Daripada Puan Norhasmah binti Hassan

3 Salinan Kepada Tiada

4 No. Rujukan Tiada

5 Perkara / aktiviti Kursus Penulisan Surat Rasmi dan Memo Berkualiti

6 Tarikh & Masa 19 hingga 21 Ogos 2014

7 Tempat Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek

8 Anjuran Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek

9 Pengerusi / Urus Setia Puan Sapinah binti Zakaria

10 Turut Hadir Tiada

1
B. PERKARA YANG DIBINCANGKAN

BIL. PERKARA

1 Tujuan Mesyuarat / Kursus

1. Dapat menyediakan surat rasmi mengikut format yang betul.

2. Dapat menggunakan bahasa yang tepat dan sesuai.
3. Dapat mengetahui dan mempelajari cara penulisan surat rasmi dan juga
memo yang betul dan mengikut Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2013
supaya surat yang dihasilkan boleh difahami oleh penerima.

2 Perbincangan & Keputusan

1. Format kepala surat Jabatan hendaklah seragam dan perlu mengandungi
elemen-elemen berikut:
1. Lambang Kerajaan Persekutuan (untuk Kementerian/Jabatan/Agensi
Persekutuan sahaja)
2. Nama Jawatan Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan
3. Nama dan alamat Kementerian/Jabatan/ Agensi Persekutuan
4. Logo Kementerian/Jabatan/ Agensi Persekutuan
5. Maklumat komunikasi (telefon, faksimili, laman sesawang/portal dan e-mel
rasmi Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan)
6. Garisan pemisah
7. Maklumat lain (moto, kempen, dan pengiktirafan yang diterima jika ada)

2. Warna kertas:
1. Kepala surat umum: Putih
2. Kepala surat Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan: Krim

3. Kertas bersaiz 210mm (L) x 297mm (P) dan tidak ada watermark di helaian
kepala surat

4. Terdapat 5 prinsip penulisan surat iaitu:

1. Correct (betul)
2. Clear (jelas)
3. Comprehensive (lengkap)
4. Consice (ringkas)
5. Polite (sopan)

5. Senarai edaran adalah termasuk dalam muka surat, surat rasmi tersebut,
manakala lampiran tidak dikira sebagai sebahagian daripada surat.

6. Surat rasmi tidak boleh dicap. Nama pegawai yang menandatangani surat
tersebut hendaklah ditaip.

7. Surat rasmi kerajaan hanya menggunakan Bahasa Melayu sahaja termasuk

pada kepala surat. Tulisan Jawi boleh digunakan yang melibatkan keagamaan
sahaja dan berada di bawah tulisan rumi manakala Bahasa Inggeris hanya untuk
hubungan antarabangsa dan menggunakan tulisan italic.

8. Penulisan surat rasmi adalah menggunakan fon Arial yang bersaiz 11.

2
C. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL Membuat kursus dalaman kepada semua guru
dan staf dengan segera.

D. TARIKH MESYUARAT YANG AKAN DATANG Tiada

E. PEGAWAI PELAPOR Puan Norhasmah binti Hassan

F. TARIKH LAPORAN DISEDIAKAN 22 Ogos 2014

TANDA TANGAN PELAPOR